Аннотация как вид библиографической записи

В книге (статье) подробно рассмотрены … приведены многочисленные примеры (цифровые данные), малоизвестные сведения, дано систематическое изложение … делается попытка

Для кого?

Книга предназначена для …, а также для …

Для чтения книги не требуется специальных знаний в области …

В качестве исходного продукта при аннотировании выступают научные, справочные, официальные документы, обладающие четко выделенными элементами внешней структуры издания: справочным аппаратом и основным текстом.

Справочный аппарат издания - сведения справочного, научного или пояснительного характера, дополняющие основной текст, помогающие лучше понимать его. В его состав входят: титульный лист, предисловие, вступительная статья, послесловие, примечания, списки литературы, содержание (или оглавление), указатели, приложения. Именно из этих элементов извлекаются основные сведения для составления справочной аннотации.

Основной текст издания отличается четкой логической последовательностью изложения, предусматривающей его деление на части, разделы, главы, параграфы. Заголовки этих структурных элементов являются наиболее информативными и служат основой для характеристики содержания документа при аннотировании.

В основе построения справочной аннотации лежит формализованный подход. Сущность используемого метода заключается в том, что при составлении справочной аннотации заранее заданы некоторые формальные правила, которые регламентируют деятельность человека при аннотировании.

Формальные правила сводятся к следующему:

1. Определяются элементы структуры издания, которые подлежат анализу с целью извлечения информации для составления справочной аннотации;

2. Определяется набор сведений (аспектов содержания), которые следует обязательно включить в состав аннотации;

3. Приводится перечень формальных текстовых признаков (маркеров и индикаторов), позволяющих выделить заданные в структуре справочной аннотации аспекты содержания;

4. Задаются правила редактирования извлекаемых из первичного документа предложений, подлежащий включению в аннотацию.

Технология формализованного аннотирования включает выполнение следующих операций:

- составление библиографического описания первичного документа;

- анализ текста первичного документа (просмотр первичного документа, анализ справочного аппарата издания);

- синтез текста (определить состав и последовательность изложения аспектов содержания, выявленных в ходе анализа справочного аппарата первичного документа);

- редактирование предложений, извлеченных из текста первичного документа (достигнуть четкость и ясность изложения);

- запись и оформление аннотации.

Результатом использования методики формализованного аннотирования является составление справочной аннотации - вторичного документа, характеризующего первичный документ с точки зрения его назначения, содержания, вида, формы и других особенностей без оценки и без рекомендаций по его использованию.

Структура справочной аннотации включает:

- библиографическое описание;

- текст аннотации, состоящий из следующих аспектов содержания первичного документа:

- сведения об авторе;

- сведения о форме (жанре) первичного документа;

- предмет, объект или тема первичного документа;

- время и место исследования;

- характеристика содержания первичного документа;

- причины переиздания и отличительные особенности данного издания;

- целевое и читательское назначение первичного документа.

В аннотируемом документе могут отсутствовать какие-либо аспекты из приведенного перечня, однако последовательность их изложения в аннотации сохраняется.

Особенностью справочной аннотации, полученной в результате использования формализованной методики, является выделение основного смыслового содержания текста первичного документа на основе представлений о ценности, новизне, значимости, информации непосредственно самого автора, составителя или редактора первичного документа, а не на основе субъективных суждений составителя аннотации. Фокеев В. А. Библиография: теоретико-методологические основания. - М.: Профессия, 2006

Методика формализованного составления рекомендательной аннотации

В качестве объектов аннотирования выступают научно-популярные, литературно-художественные, детские издания, тексты, которые имеют слабоструктурированный характер и в меньшей степени поддаются формализации. Другие виды документов в качестве элементов внешней структуры могут наряду с текстом включать справочный аппарат издания.

Тексты художественных и научно-популярных изданий отличаются метафоричностью, образностью, широким использованием синонимов, многозначных слов, разнообразными стилевыми пластами лексики. Они характеризуются эмоциональностью и особой экспрессивностью.

В качестве основного источника выявления информации при составления рекомендательной аннотации выступает справочный аппарат.

В основе построения рекомендательной аннотации лежит формализованный подход. Сущность используемого метода заключается в том, что при составлении рекомендательной аннотации заранее заданы некоторые формальные правила, которые регламентируют деятельность человека при аннотировании.

Формальные правила сводятся к следующему:

1. Устанавливается вид и жанр издания;

2. Определяются элементы структуры издания, которые подлежат анализу с целью извлечения информации для составления рекомендательной аннотации;

3. Определяется набор сведений (аспектов содержания), которые следует обязательно включить в состав аннотации;

4. Приводится перечень формальных текстовых признаков (маркеров и индикаторов), позволяющих выделить заданные в структуре рекомендательной аннотации аспекты содержания;

5. Перечисляются приемы, обеспечивающие рекомендательную (рекламную) функцию аннотации;

6. Задаются правила редактирования извлекаемых из первичного документа предложений, подлежащих включению в аннотацию.

Однако использование формализованного подхода носит ограниченный характер, поскольку составление рекомендательных аннотаций является разновидностью творческой деятельности, сходной с литературной критикой и рецензированием. Формализация проявляется лишь в определении элементов структуры рекомендательной аннотации и приведении примерного перечня маркеров, позволяющих выделить заданные аспекты содержания.

Технология формализованного аннотирования включает выполнение следующих операций:

- Составление библиографического описания первичного документа.

- Анализ текста первичного документа (просмотр первичного документа и анализ справочного аппарата).

- Анализ дополнительных источников информации (рецензий, критических статей, справочных изданий и т.д.)

- Синтез текста (определить состав и последовательность изложения аспектов содержания).

- Редактирование предложений, извлеченных из текста первичного документа (четкость и простота изложения).

- Запись и оформление аннотации ( в соответствии с ГОСТ 7.9-95).

Результатом использования методики формализованного аннотирования является составление рекомендательной аннотации - вторичного документа, не только характеризующего первичный документ с точки зрения его назначения, содержания, вида, формы и других особенностей, но и дающего оценку и рекомендации по его использованию. Цель рекомендательной аннотации - заинтересовать читателя, показать значение и отличительные особенности данной книги или статьи, привлечь внимание пользователей к первичному документу. Практически рекомендательная аннотация выполняет функцию рекламы издания.

Структура рекомендательной аннотации включает:

- библиографическое описание;

- текст аннотации, состоящий из следующих аспектов содержания:

- первичного документа:

- сведения об авторе;

- краткая характеристика творчества автора;

- характеристика аннотируемого произведения;

- оценка аннотируемого произведения;

- стилистические особенности аннотируемого произведения;

- характеристика художественно-полиграфического и редакционно-издательского оформления;

- целевое и читательское назначение аннотируемого документа.

В аннотируемом документе могут отсутствовать какие-либо аспекты из приведенного перечня, однако последовательность изложения в аннотации сохраняется.

Особенностью рекомендательной аннотации, полученной в результате формализованного аннотирования, является характеристика и оценка первичного документа на основе представлений о ценности, значимости информации составителя или редактора первичного документа, выдающихся деятелей культуры и искусства, критиков и литературоведов и др., а не субъективных суждений составителя аннотации.

Общие требования, а также требованиям, предъявляемым к рекомендательной аннотации:

- лаконичность в сочетании с точностью характеристики содержания первичного документа;

- наличие оценок и рекомендаций по использованию первичного документа. Фокеев В. А. Библиография: теоретико-методологические основания. - М.: Профессия, 2006

библиографический запись аннотация архивный

2.2 Правила подготовки аннотации при характеристике архивных фондов

Аннотация - основной источник информации о составе и содержании документов фонда.

Аннотация состава и содержания фонда включает характеристику состава документов по видам и содержания документов по темам, вопросам, отражающим направления деятельности; с указанием хронологии тем, вопросов или отдельных групп документов и обозначением их географических (административно- территориальных) границ.

При аннотировании документов применяется дифференцированный подход к подаче информации в зависимости от степени информативности фонда и вида характеристики. Вместе с тем существуют общие требования к аннотации фонда:

· недопустимость пересказа содержания документов и некритического использования формулировок из текста документов;

· соблюдение выбранного для фондов принципа группировки информации (структурный, тематический, производственно-отраслевой, номинальный);

· соблюдение принятой последовательности расположения сведений в аннотации, группировка сведений по одному вопросу (теме) в одном месте.

Для включения в аннотацию из общей совокупности сведений выделяются те, которые имеют решающее значение для характеристики основного направления деятельности данной организации. В аннотацию включаются документы, отражающие характерные особенности конкретного региона.

Первоочередному отбору для включения в аннотацию подлежат документы, которые отражают основные функции фондообразователя и особенно те из них, которые могут выступать в качестве своеобразного итога деятельности, закрепляют важные стороны работы организации.

При отборе групп документов учитываются: значение (масштаб) деятельности фондообразователя, функции, место документа в осуществлении функции, время образования документа. Кроме того, в каждом конкретном случае на отбор сведений о тех или иных документах влияют степень сохранности и полнота освещения в них событий.

Сведения о документах вышестоящих организаций могут включаться в аннотации на фонды нижестоящих организаций только в тех случаях, если установлено, что документы этих фондов не сохранились или содержат прямые указания о деятельности фондообразователя. В тех случаях, когда рассылка документов вышестоящих организаций носила массовый характер, включение сведений о них в аннотации на фонды нижестоящих организаций нецелесообразно.

Сведения о документах нижестоящих организаций, присланные для контроля и обобщения, включаются в аннотацию только в том случае, если фонды нижестоящих организаций не поступили в данный архив или есть возможность убедиться, что эти фонды не сохранились.

Наиболее подробные аннотации составляются на фонды первой категории.

К фондам большого объема со сложной структурой и большим количеством описей на отдельные структурные части могут составляться самостоятельные аннотации (например, к фондам обкомов КПСС и ВЛКСМ). В этом случае после названия фондообразователя, общих справочных данных и исторической справки к фонду приводится название структурного подразделения, даты его существования, номера описей, количество включенных в них дел и хронология документов, краткая историческая справка о структурном подразделении и аннотация документов.

Необходимо различать объем аннотации и полноту обозначения содержания документов. Наиболее полной является аннотация, в которой по строго установленной системе обобщены сведения об основных группах документов данного фонда с раскрытием их характерных особенностей.

Группировка информации в аннотации зависит от категории фонда, специфики его состава и содержания, принципа систематизации документов, объема фонда.

Информация о составе и содержании документов в аннотации может быть сгруппирована по следующим признакам:

· структурному

· тематическому

· производственно-отраслевому

· номинальному

Структурный принцип построения аннотации применяется для фондов первой категории с четко выраженной структурой фондообразователя. Единая аннотация составляется по структурным частям, структурные группы информации располагаются в хронологической последовательности образования структурных частей. Внутри структурной части информация группируется по тематическому или номинальному признакам. Расположение информации по структуре применимо, в основном, к фондам 1 категории.

Тематический принцип построения аннотации применяется для фондов первой и второй категории, без четкой структуры фондообразователя или при наличии их отраслевой направленности. Аннотирование целесообразно проводить по тематическим группам.

По тематическому принципу могут строиться аннотации структурных частей объемных фондов 1 категории, таких как фонды обкомов КПСС и ВЛКСМ.

Производственно-отраслевой или функциональный принцип построения аннотации применяется для фондов первой и второй категории, фондообразователи которых имели четко обособленные отрасли (направления) деятельности или функции, подтвержденные содержанием документов. В такой аннотации сначала указываются документы о деятельности фондообразователя в целом, а затем, относящиеся к отдельным отраслям или функциям. Внутри каждой группы документы располагаются в порядке значимости.

Номинальный принцип, т. е. расположение информации по видам и разновидностям документов применяется при аннотировании узкоотраслевых фондов второй категории и коллекций, созданных по одной теме. Аннотации может ограничиваться перечислением основных разновидностей документов без раскрытия их содержания, т. к. часть информации о содержании документов раскрывается в предыдущих элементах характеристики (названии, исторической справке), что позволяет опустить конкретные вопросы содержания документов.

Вышеперечисленные принципы группировки информации могут применяться в аннотации на объединенный фонд и в групповой характеристике фондов в зависимости от категории фондов, специфики состава и содержания документов.

Обобщение сведений по одной теме (вопросу) производится в одном месте, виды документов в пределах темы (вопроса) располагаются в порядке их значимости.

Виды документов в пределах одной темы или структурной части указываются в аннотации в единообразной последовательности, в порядке их значимости: постановления, решения, приказы, распоряжения, циркуляры, положения, уставы, протоколы заседаний, планы, отчеты, обзоры, статистические отчеты, статистические таблицы, доклады, докладные записки, переписка.

Если аннотация составляется на документы партийной, комсомольской, профсоюзной, кооперативной, иной общественной организации, в основе деятельности которой были коллегиальные решения, на первое место выносятся протоколы заседаний и решения съездов, конференций, пленумов, бюро и другие документы коллегиального характера, а затем помещается информация о документах, в которых отражены сведения по определенным темам или вопросам.

При описании распорядительной, нормативной документации и протоколов обозначается лишь их разновидность, прямые сведения о содержании документов не приводятся (постановления, приказы, циркуляры, инструкции, протоколы). Информация дополняется указанием на авторство и обозначением направленности действия, за исключением тех случаев, когда автором является фондообразователь.

При описании плановой и отчетной документации, помимо разновидностей документов и указания в определенных случаях автора, обозначается их содержание, дополненное при необходимости хронологическими и географическими данными.

При аннотировании переписки указывается ее обобщенное содержание. Указание адресатов и корреспондентов дается в том случае, если эти данные являются дополнительным источником информации о содержании описываемых документов.

При аннотировании переписки в фондах личного происхождения указываются авторы и основные корреспонденты.

Обозначается подлинность или копийность в комплексах документов коллекционного характера (например, фонд Истпартотдела).

Датируются:

· наиболее важные факты и события, упоминаемые в аннотации

· комплексы документов и отдельные документы, если они имеются в фонде не за все годы, указанные в справочных данных, а за отдельные периоды

· комплексы документов персонального характера, образовавшиеся в ходе партийных чисток, репрессий, реабилитации

· если даты документов фонда выходят за рамки дат существования фондообразователя.

Все вышесказанное для индивидуальной аннотации применимо для аннотации объединенного фонда и групповой аннотации.

При аннотировании документов, характерных не для всех частей объединенного фонда, включенных в его характеристику или не для всех фондов группы фондов, необходимо указывать название структурной части объединенного фонда, номер фонда, в котором находятся эти документы (для групповой аннотации).

Аннотирование для объединенного фонда:

Если объединены однородные по содержанию документы, то аннотация составляется как групповая.

Когда в объединенном фонде отдельные части состоят из индивидуальных по содержанию документов, документы каждой части аннотируются индивидуально.

Сведения, характерные для всех фондов, помещаются в виде общей аннотации.

Аннотация может строиться по структурной, производственно-отраслевой, номинальной схемам.

Аннотирование для групповой характеристики фондов:

Составляется общая аннотация на однотипные фонды при условии приблизительного совпадения состава этих фондов; ссылки на конкретный фонд опускаются.

В аннотацию включаются сведения о документах, характерных для всей группы фондов, а сведения о документах, характерных только для одного из фондов, из общей аннотации исключаются и помещаются вслед за общей аннотацией, с указанием номера данного фонда.

В основной части путеводителя приводятся групповые характеристики наиболее полных комплексов документов данной группы фондов, сведения об остальных однотипных фондах, в частности, плохо сохранившихся, могут помещаться в список неаннотируемых фондов.

При общем заголовке и общей исторической справке на все фонды, входящие в группу, конкретные сведения по каждому фонду (по истории фондообразователя и фонда, состава и содержания его документов), могут приводиться раздельно после его названия и справочных данных.

Аннотация на фонды личного происхождения строится в следующем порядке:

· документы творческого и служебного характера;

· переписка (письма фондообразователя, письма к нему);

· официальные документы, относящиеся к биографии фондообразователя, в т.ч. личные документы;

· статьи, заметки, воспоминания о фондообразователе;

· документы родственников;

· коллекции, собранные фондообразователем;

· документы других лиц;

· фотографии фондообразователя, других лиц, рисунки.

Коллекции: в коллекциях, собранных коллекционером, на первое место выносятся документы коллекции, а затем документы коллекционера. Если коллекция документов создана по тематическому признаку, документы аннотируются по более узким темам или вопросам, располагаемым в порядке значимости или хронологии. Выделяется преобладающее направление. Аннотация. http://www.rusarchives.ru/methodics/guide_party/method6.shtml

Заключение

Требования к составлению аннотаций различных видов ,помимо действующего ГОСТ 7.9.95,изложены во многих научных работах. «Методика составления аннотаций» Е.И. Шамурина, Аннотирование произведений печати Истриной М.В., а так же в работах Гречихина А.А. и Здорова И.Г., Никитенковой Н., Правила подготовки аннотаций. и трудах Сазоновой Л.И.

Несмотря на то что существует ГОСТ 7.9-95. «Реферат и аннотация», пока нет общепринятой методики аннотирования, хотя этот вопрос многократно поднимался на страницах специальных изданий. Так, М. В. Истрина выделяет пять групп сведений об изданиях литературы, которые обычно содержатся в издательской аннотации. Но А. А. Гречихин, И. Г. Здоров, в типологии М. В. Истриной находят много недостатков. А. А. Гречихин, И. Г. Здоров предлагают типологию аннотаций, беря за основу именно целевое назначение, и выделяют три типа аннотаций. М.В. Истрина не предложила и своей типологии аннотаций, что является первым и обязательным условием и от ее качества зависит методика аннотирования. Наиболее фундаментально типология аннотаций и методика аннотирования разработана у Е.И. Шамурина. Но она уже во многом устарела, да и была излишне усложнена и в то же время формализована. К явной удаче Е.И. Шамурина следует отнести данное им определение аннотации, в котором несколько пространно указаны все ее наиболее существенные признаки: Аннотацией принято называть краткие сведения, характеризующие произведение печати со стороны его содержания, идейно-политической направленности, ценности, назначения, литературно-библиографической истории, оформления и пр., которые составляются библиографом на основании текста издания или других источников с целью углубить информацию о произведении печати и помочь читателю в выборе литературы.

Как видим, на первом месте стоит краткая характеристика содержания, вошедшая затем почти во все последующие определения. Но у Е.И. Шамурина нет ни слова о дополнении библиографического описания. Обратимся к типологии аннотаций и методике аннотирования, предложенных О.П.Коршуновым. Он по функциональному назначению делит аннотации на справочные и рекомендательные. В свою очередь, они по второму признаку - способу характеристики документов - подразделяются на общие, аналитические и групповые. О.П.Коршунов более четко квалифицировал содержательный аспект типологии. Более того, он ввел еще и количественный критерий, так как аннотирование осуществляется не только на один документ (составную часть его), но и на некоторое множество их - групповое аннотирование (аннотация). Сравнив эти методики можно сделать вывод, что при общей их повторяемости в смысле идентификации содержания обязательно указывается необходимость оценки (краткой рецензии) соответствующего произведения, документа, издания (книги).Целенаправленная оценка - особая функция библиографии, в данном случае - аннотации. Аннотация - это результат более или менее углубленного изучения книги. Чтобы грамотно составить библиографическую запись нужно воспользоваться действующими нормативными документами ГОСТами 7.1.-2003, ГОСТ 7.9-95,ГОСТ 7.80-2000. Но в порядке поиска «золотой середины» в современной методике составления библиографических записей можно предложить типовую структуру аннотации. Эта структура определяет те составляющие аннотации, которые образуют как бы ее стержень. В частности, показывает, что без библиографического описания такого жанра в библиографии, как аннотация, не бывает. И никакой речи о дополнительности аннотации к библиографическому описанию быть не должно. Специфика аннотации заключается в особенностях отражения в ней содержания произведения. Эта специфика обусловлена, прежде всего, функциями аннотирования, соотносимыми с основными функциями библиографии.

Библиографический список

1. Баранов, В. М. Традиционная и автоматизированная каталогизация: (Теорет. и технолог.аспекты) : учеб.пособие/В.М. Баранов; МГИК.-М., 1990. 74 с.

2. Гринина, Р. Ф. Теоретические основы предметизации и предметного каталога: учеб.пособие для студентов библ. фак. Р.Ф. Гринина. - Л., 1989. -73с.

3. Диомидова, Г. Библиография. Общий курс: учебник для вузов Г. Диомидова. - М.: Просвещение, 1991. - 328 с.

4. Зупарова, Л. Б. Аналитико-синтетическая переработка информации/ Л. Б Зупарова ,Т.А. Зайцева. - М.: Гранд-фаир, 2005. - 290 с.

5. Коготков, Д. Я. Библиографическая деятельность библиотеки: организация, технология, управление: учебник для вузов/ Д.Я.Коготков. - СПб.: Профессия, 2003. - 304 с.

6. Никифоровская, Н. А. Библиографическое описание: вопросы теории, истории и методики/ Н.А Никифоровская. - М.: Наука, 1978. - 150 с.

7. Никифоровская, Н. А. Библиографическое описание в России: очерк истории до середины XIX в./Н.А. Никифоровская. - М.: Наука, 1981. - 127 с.

8. Мильчин, А. Э. Издательский словарь-справочник/А.Э. Мильчин. -- М.: ОЛМА-Пресс, 2006. - 390 с.

9. Моргенштерн, И. Г. Общее библиографоведение: учебник для вузов/И.Г. Моргенштерн. - СПб.: Профессия, 2006. - 171 с.

10. Савина, И. А. Библиографическое описание документа/И.А.Савина. - СПб.: Профессия, 2006. - 272 с.

11. Сазонова, Л. И. Библиотечные каталоги/Л.И.Сазонова. - М.: Наука, 1975. 239 с.

12. Степанов, В. К. Библиографические базы данных // Библиотека. - 1998. - № 10. - С. 52-53.

13. Степанов ,В. К. Библиографические ресурсы и каталоги // Библиотека. - 1998. - № 6. - С. 61-62.

14. Стефанов, С. И. Реклама и полиграфия: опыт словаря-справочника/С.И. Стефанов. -- М.: Гелла-принт, 2004. - 320 с.

15. Сукиасян, Э. Р. Конверсии каталогов / Э.Р.Сукиасян. - М.: Наука, 1992. - 135 с.

16. Фокеев, В. А. Библиографическая наука и практика: терминологический словарь/В.А. Фокеев. - М.: Профессия, 2008. - 272 с.

17. Фокеев ,В. А. Библиография: теоретико-методологические основания/В.А. Фокеев. - М.: Профессия, 2006. - 240 с.

18. Хортюнова, Л. В. Библиотечные каталоги: назначение и виды/Л.В.Хортюнова. - М.: Наука, 1992. - 237 с.

19. Шамурин ,Е. И. Методика составления аннотаций / Е.И Шамурин. - М., 1959. - 230 с.

20. Шиманов, А. Е. Аннотирование и реферирование в издательском деле: конспект лекций А.Е. Шиманов - М.: МГУП, 2004. - 131 с.

21. Аннотация. [Электронный ресурс] / «Архивы России». М.,2001.- Режим доступа: http://www.rusarchives.ru/methodics/guide_party/method6.shtml.

22. Гречихин А. А. Общая библиография [Электронный ресурс]/ Электронная гуманитарная библиотека.-М.,2002.-Режим доступа: http://www.gumfak.ru/bib_html/biblio/content.shtml.

23. Кричевский Г. Г. Большая советская энциклопедия. Библиография [Электронный ресурс] / «Яндекс Словари»-М.,2001.-Режим доступа: http:// www.slovari.yandex.ru/dict/bse/article/00008/36500.htm.

24. Никитенкова Н. Аннотация. Правила подготовки [Электронный ресурс] / Российская книжная палата.- М.,2002.-Режим доступа: http://www.bookresearch.ru/creatingAnnotation.htm.

Размещено на Allbest.ru