Назва установи відтворюється на бланку в повному розгорнутому найменуванні.

Назва (вид, різновид) документа - обов'язковий його реквізит, який не проставляється лише у листах. Назва документа наявна на бланку або вдруковується в лівому верхньому кутку. Залежно від виду документа встановлюються перелік необхідних для його оформлення реквізитів, побудова тексту й ступінь обов'язковості виконання його положень.

Індекс підприємства зв'язку, поштова та телеграфна адреса, номер телетайпа, абонентського телеграфу, номер телефону, факсу оформляються відповідно до поштових правил.

Наприклад: 252053, Київ-53, вул. Ю. Коцюбинського, 15 тел. 216-20-32, факс 214-16-25

Для здійснення розрахунково-грошових операцій у бланках вказується номер розрахункового рахунку у відділенні банку.

Наприклад: Розрахунковий рахунок № 3467059 в Залізничному УСБ м. Києва МФО 322034.

Дата - це обов'язковий реквізит усіх документів. Документ датується днем його підписання (для наказів) або затвердження (для інструкцій). Акти і протоколи датуються днем здійснення документованих у них подій. Дату проставляє власноручно особа, яка підписує або затверджує документ.

До складу дати входять число, місяць і рік, які проставляються в одному рядку трьома парами арабських цифр.

Наприклад: 12.07.95 (тобто 12 липня 1995 p.).

Дата підписання ставиться у лівій верхній частині документа разом з індексом. Якщо документ складено не на бланку, його дата ставиться нижче тексту, зліва, поряд з підписом.

Індекс. До складу індексу входять три пари арабських цифр: перша пара - індекс структурного підрозділу, друга - номер справи за номенклатурою, третя - порядковий номер за книгою обліку.

Наприклад: вхідний № 08-13/86, де 08 - шифр структурного підрозділу автора документа; 13 - номер справи, де зберігається копія вхідного документа; 86 - реєстраційний номер документа за книгою обліку вхідних документів.

Місце складання або видання. Цей реквізит вказує на назву міста чи населеного пункту, де видано документ.

Адресат. Листи, доповідні записки, довідки, повідомлення та інші документи адресуються до організації, установи, структурного підрозділу, службової або приватної особи. Назва установи і структурного підрозділу подається у називному відмінку, а найменування посади й прізвища - у давальному.

Наприклад: Кам'янець-Подільський педінститут Відділ кадрів Коваленку І. П.

Якщо документ адресовано керівникові установи, її назва входить у найменування посади й пишеться у давальному відмінку.

Наприклад: Ректорові Українського державного педагогічного університету ім. М.П. Драгоманова проф. Шевченку І. М.

До реквізиту "адресат" може також входити поштова адреса. Слід пам'ятати, що коли документ адресовано до установи, поштова адреса вказується після назви установи, структурного підрозділу й прізвища службової особи. Кожний елемент реквізиту друкується з нового рядка. Наприклад: Київський університет

імені Тараса Шевченка

Навчальна частина

Пономаренку О. П.

252060 Київ-60

вул. Грінченка, 8/2

Якщо документ адресовано приватній особі, то поштову адресу вказують перед її прізвищем. У таких випадках слід користуватися конвертами.

Наприклад: 123086, м. Ніжин-86

вул. М. Гоголя, 13, кв. 106 Гордієнку М.І.

Підпис - це обов'язковий реквізит будь-якого документа, він засвідчує законність його. Підписує документи, як правило, керівник установи, його заступник чи керівник структурного підрозділу. Керівник установи або його заступник підписує документи, що надсилаються до вищих організацій. Деякі документи підписують керівники структурних підрозділів, але у межах своєї компетенції.

Документи колегіальних органів (протоколи, постанови, рішення) підписують дві особи - голова та секретар колегіального органу.

Підписується, як правило, перший примірник документа. Якщо документ написано на бланку установи, зазначається тільки посада і прізвище та ініціали особи, яка підписує документ (не повторюється повна назва установи).

Наприклад:

Директор видавництва (підпис) Г.К. Стеценко Проректор з наукової роботи (підпис) С.В. Васильченко

Якщо документ написано не на бланку, то вказується повна назва установи, посада, прізвище та ініціали особи, що підписує документ.

Наприклад:

Директор

видавництва "Освіта" (підпис) І.І. Лукаш

При підписанні документів колегіальних органів зазначаються обов'язки осіб, що підписали документи, а не їхні посади.

Наприклад:

Голова зборів (п і д п и с) Г.К. Мусієнко

Секретар зборів (підпис) В.А. Грищук

Підпис ставиться праворуч під текстом через два-три рядки після його закінчення. Найменування посади пишеться ліворуч від прізвища, яке вказується на рівні останнього рядка посади.

Наприклад:

Директор Київської середньої школи № 165 Б.П. Мандрик

Гриф затвердження. Після підписання документ затверджується, тобто засвідчується його дія на визначене коло організацій, структурних підрозділів чи приватних осіб. Реквізит затвердження включає: слово Затверджую, назву посади, особистий підпис, ініціали та прізвище особи, що затвердила документ, дату затвердження.

Наприклад:

Затверджую:

Директор Інституту змісту і методів навчання Міністерства

освіти України

(підпис) О.А. Тименко

09.11.95

Гриф затвердження розміщується у правому верхньому кутку документа і пишеться великими літерами. Після затвердження документ набуває юридичної сили.

Віза - це позначка, зроблена службовою особою на документі, що свідчить про його вірогідність або надає йому юридичної сили.

Печатка. Документи, які потребують особливого засвідчення, завіряються печаткою. Гербова печатка ставиться на документах, що засвідчують права певних осіб, витрати коштів і матеріальних цінностей, а також на документах, які передбачають наявність відбитка печатки правовими актами.

Простими печатками засвідчують документи, які виходять за межі організації, й розмножені примірники.

Печатка ставиться перед особистим підписом таким чином, щоб відбиток її захоплював частину слів назви посади і підпису особи, що засвідчила документ.

Наприклад:

Ректор університету (підпис) О.П. Потапенко

Печатка

Резолюція - це напис службової особи на документі, що являє собою коротке рішення з приводу викладених у цьому документі питань.

Резолюція складається з таких елементів: прізвища та ініціалів виконавця, якому передається документ; вказівки про порядок виконання документа; особистого підпису керівника; дати резолюції.

Якщо резолюція вказує на кількох виконавців, то обов'язково зазначається особа, відповідальна за виконання документа. Відповідальний виконавець має право скликати спів-виконавців та отримувати від них необхідну інформацію.

Як правило, у резолюції керівник висловлює своє рішення щодо суті розглянутих питань. Але інколи в резолюції немає вказівок, отже, рішення мусить приймати виконавець.

Резолюції з конкретними вказівками передаються за допомогою наказового способу або неозначеної форми дієслова.

Наприклад: Про результати і вжиті заходи повідомте.; Терміново відрядіть.; Негайно підготуйте листа.; Розглянути й доповісти в десятиденний, строк.

Загальні вказівки, як правило, виражаються так: До виконання; До керівництва; До відома.

Резолюція пишеться на першій сторінці документа (з лицевого боку) у верхній частині.

Заголовок до тексту. Кожний службовий документ, незалежно від його змісту, призначення й виду, має заголовок, який відбиває головну ідею документа (крім повідомлення і телефонограми). Він друкується в лівому верхньому кутку під датою і номером документа. Заголовок має бути лаконічним, точним і максимально повно розкривати суть документа. Наприклад: Про додаткове видання "Російсько-українського словника"; Про заходи щодо поліпшення використання відходів підприємства шкіряно-взуттєвої промисловості.

Наявність чітких заголовків скорочує час ознайомлення з документом та період проходження його через службових осіб та структурні підрозділи до реального виконавця.

Відмітка про наявність додатка. Якщо документ має додатки, то в лівому кутку його під текстом з нового рядка зазначається: Додаток: на 4 арк. у 2 пр.

Після слова Додаток можна перелічити назви документів, що додаються, у цифровій послідовності:

Додаток:

1. Акт оцінки вартості використаних матеріалів 2 арк. в 1 пр.

2. Акт прийому нових будівельних матеріалів 3 арк. У 2 пр.

При великій кількості додатків окремо складається їх " список, а в документі після тексту зазначається: Додаток: відповідно до списку на 10 арк.

Відмітка про виконавця. Цей реквізит обов'язковий лише у вихідних документах (листах, довідках, висновках) і складається з прізвища виконавця та номера його службового телефону. Ці відомості проставляються на останній сторінці документа у нижньому лівому кутку (лицевої сторони або звороту).

Відмітка про виконання документа та скерування його до справи містить такі відомості: коротку довідку про виконання, якщо немає документа, що засвідчує це; вказівку на номер справи, до якої буде підшито документ; дату скерування документа до справи; підпис керівника структурного підрозділу або виконавця.

Наприклад:

Ухвалено протоколом засідання

вченої ради інституту від 08.06.94 № 5

До справи № 6/11 О. Міщенка.

05.07.94. (підпис)

Відмітка про виконання вміщується в лівій або центральній частині нижнього поля першої сторінки документа.

Відмітка про надходження. Цей реквізит містить: скорочену назву організації, що надіслала документ; реєстраційний номер документа (індекс); дату його надходження.

Відмітка про надходження робиться праворуч на нижньому полі першої сторінки документа за допомогою реєстраційного штампа.

При оформленні документів слід дотримуватися основних правил їх складання, які передбачають правильне написання реквізитів, їх розміщення на бланку документа. Додержання цих вимог надає документові юридичної сили.

Анотація, відгук

Це документ, що містить висновки уповноваженої особи (або кількох осіб) чи установи щодо запропонованих на розгляд. вистави, фільму, творів мистецтва, рукописних робіт та інше.

Реквізити:

1. Назва виду документа.

2. Заголовок.

3. Текст, який містить:

вступ;

короткий виклад основних положень аналізованої роботи;

висновок з пропозиціями, оцінкою і критичними зауваженнями.

4. Підпис.

5. Печатка.

6. Штамп підтвердження підпису.

7. Дата.

За потреби підпис особи, яка написала відгук, завіряється секретарем (вченим секретарем) установи за допомогою спеціального штампа.

Зразок:

Відгук

на дипломну роботу студентки 5-го курсу факультету української філології Національного університету імені Т.Г. Шевченка (спеціальність: українська мова та література, денна форма навчання)

Федоренко Оксани Петрівни на тему: "Синтез традицій

і новаторства у драматургії Миколи Куліша. Питання поетики

(на матеріалі п'єс "97", "Народний Малахій", "Мина Мазайло",

"Патетична соната")"

Взаємодія традицій і новацій - одне з "вічних" літературознавчих питань, яке в кожну епоху розв'язувалося по-різному, не кажучи вже про той надзвичайно драматичний період, що випав на долю Миколи Куліша. Цим і зумовлена актуальність рецензованої роботи, присвяченої дослідженню поетики драматургії М. Куліша у контексті розвитку українського театру попередніх епох та сучасної драматургові доби, з'ясуванню її новаторського характеру, аналізу принципів розвитку драматичного та епічного театрів.

Дипломна робота складається із вступу, трьох розділів, висновків та великого бібліографічного списку використаних джерел.

Загальне враження від роботи більш ніж позитивне. Дипломниця глибоко та сумлінно опрацювала як критичні, так і художні джерела про широкий і досить складний пласт українського літературного процесу й спромоглася максимально заглибитись у нелегкі проблемні питання обраної теми. Відчувається, що випускниця прекрасно орієнтується у матеріалі, вільно володіє теоретичними основами, вдумливо сполучає теорію із практичним аналізом як художніх текстів, так і літературознавчого матеріалу з обраної теми.

Вартісним у дослідженні теми є те, що драматургія Миколи Куліша аналізується не відокремлено, а у контексті розвитку українського театру ("драма корифеїв", драматичні твори Лесі Українки, В. Винниченка, культура революційних масових дійств).

У роботі висловлено чимало свіжих самостійних суджень, цікавих теоретичних спостережень. Заслуговує, наприклад, на схвалення відображення окремих теоретичних питань у своєрідних схемах, що свідчить про ґрунтовну обізнаність випускниці із західноєвропейськими літературознавчими напрямами.

Найбільш позитивним, на наш погляд, є те, що дипломниця насамперед приділяє увагу поетичним формам у драматургії обраного періоду, характеризуючи при цьому їх функціональне значення.

Слід відзначити, що з теми роботи опублікована стаття в журналі "Дивослово".

У цілому дипломна робота свідчить про високий фаховий рівень випускниці й заслуговує на відмінну оцінку. Кандидат філологічних наук (підпис) А.О. Ткаченко

02.05.02 Печатка

Використана література

1. Коваль "Ділове спілкування" - К., 1992

2. Каламар, Кацовець "Мова ділових паперів" - К., 1993

3. Шувчук "Українське ділове мовлення” - К., 1997

4. Вороніка "Культура спілкування ділових людей" - К., 1998

5. Шмут "Етика ділового спілкування" - К., 1998

Размещено на Allbest.ru