Офіційно-ділова стилістика

Реквизити наказу по особовому складу такі:

Назва виду документа (Н А К А З) зумовлює особливості викладу й побудови тексту документа, характеризує його призначення й ступінь обов'язковості виконання положень, які в ньому викладаються, а також підвищує його інформативність, її друкують великими літерами.

Дата є обов'язковим реквізитом документа. Позбавлений дати діловий папір до певної міри втрачає юридичну силу. Дата є пошуковою ознакою й використовується при посиланнях на цей документ разом з його назвою та реєстраційним індексом, до якого додають літери ВК (відділ кадрів). Дата ставиться зліва. Вона записується словесно-цифровим способом (24 серпня 1996 р.) або цифровим - трьома парами арабських цифр у такій послідовності: день, місяць, рік - 17.06.96. Її проставляють у день підписання наказу.

Місце видання містить назву міста чи населеного пункту, де видається наказ.

Заголовок розміщується в лівому верхньому кутку документа під номером і датою. У ньому коротко, однією фразою в узагальненій формі викладається зміст ділового папера. Називається не лише поняття, про яке йдеться, а й викладається суть дії. Заголовки до тексту наказу можуть бути такі: «Про прийняття на роботу», «Про переведення на іншу роботу», «Про звільнення», «Про надання відпустки», «Про заохочення», «Про порушення», «Про накладання дисциплінарного стягнення».

Текст наказу складається з двох частин - констатувальної та розпорядчої.

У констатувальній частині висвітлюють цілі й завдання приписаних дій та причини видання наказу, дають посилання на документ, що є підставою для видання наказу. У текстах нказiв по особовому складу констатувальної (вступної) частини може не бути.

Розпорядча частина викладається в наказовій формі. Її подiляють на пункти. Кожен пункт починають дiєсловом: «ПРИЗНАЧИТИ», «ПЕРЕВЕСТИ», «НАДАТИ», «ОГОЛОСИТИ ПОДЯКУ», «ЗВІЛЬНИТИ», «ОГОЛОСИТИ ДОГАНУ» й т. ін. Ці слова друкують великими літерами від нульового положення табулятора. Після них ставлять двокрапку.

В наступному рядку з абзацу оформляють текст розпорядчої частини. Прiзвище друкують великими лiтерами, iм'я й по батьковi -- звичайним шрифтом. Далi зазначають посаду, структурний пiдроздiл та змiст дiї стосовно особи, про яку йдеться. Наприкінці кожного пункту зазначається підстава для його складання.

До викладу тексту наказу існують певні вимоги:

1. У наказах про прийняття на роботу обов'язково зазначають: а) на яку посаду; б) до якого структурного підрозділу; в) з якого числа оформляється на роботу; г) вид прийняття на роботу (на постійну, тимчасову, за сумісництвом); д) особливі умови роботи (з прийняттям матеріальної відповідальності, зі скороченим робочим днем).

2. У наказах про переведення на іншу роботу вказують вид і мотивування переведення.

3. У наказах про надання вiдпустки зазначають: вид вiдпустки, загальна кiлькiсть робочих днів, дата виходу у відпустку і повернення, період, за який надано відпустку.

4. У наказах про звiльнення працівників зазначають: а) дату звільнення; б) мотивування.

Підпис є обов'язковим реквизитом документа. Він складається з назви посади особи, яка підписує документ (ліворуч), її особистого підпису (посередині) та його розшифрування (праворуч). Розшифрування підпису в дужки не береться. Засвідчення документа означає затвердження підготовки, воно надає документові юридичної сили, підтверджує відповідальність певної службової особи за його зміст.

Гриф погодження складається зі слова «ПОГОДЖЕНО», назви посади особи, яка погоджує документ (включаючи назву організації), її особистого підпису, його розшифрування й дати. Гриф погодження розташовують під підписом, а якщо є візи, то під ними.

Попереднє погодження проекту документа є однією з важливих і відповідальних чинностей. У процесі погодження визначається правильність зафіксованих положень, їх обгрунтованість, правомірність документа стосовно чинного законодавства і правових актів, які визначають компетенцію установи.

Візи складаються з особистого підпису особ, що візують документ й дати. У разі потреби зазначається посада особи, що візує, і розшифровується її підпис (зазначаються ініціали і прізвище). Невеликі зауваження (1-2 рядки) розташовуються перед візою.

Позначку про виконавця розташовують в лівому нижньому куті документа. Вона складається з прізвища виконавця і номера його службового телефона. У разі потреби зазначають шифр друкарки, кількість віддрукованих примірників, дату віддрукування, куди направлено примірники.

Наказ набуває чинності з моменту його підписання. Начальник відділу кадрів зобов'язаний ознайомити зі змістом наказу осіб, які розписуються в оригіналі.

53. Укладання наказу про надання відпустки та про припинення трудового договору.

Право працiвника на щорiчну основну та додатковi вiдпустки повної тривалості у перший рiк роботи настає пiсля закiнчення шести мiсяцiв безперервної роботи на даному пiдприємствi (п. 1 / ст. 79 КЗпП України). До закiнчення зазначеного строку вiдпустка може надаватися: працiвникам, переведеним на роботу вiд одного суб'єкта господарювання до iншого; жiнкам, якi виявили бажання приєднати щорiчну вiдпустку до вiдпустки у зв'язку з вагiтнiстю i родами; працiвникам молодше вiсiмнадцяти рокiв; працiвникам, якi навчаються у вищих i середнiх спецiальних навчальних закладах на вечiрнiй i заочнiй формах навчання; в iнших випадках, передбачених чинним законодавством (ст. 79, 180, 195, 212 КЗпП України).

Допускається на прохання працiвника подiл вiдпустки на частини за умови, щоб основна її частина була не менше шести днiв для дорослих i дванадцяти -- для осiб молодших вiсiмнадцяти рокiв (ст. 79 КЗпП України), а також перенесення у виняткових випадках, за згодою працiвника та за погодженням з профспiлковим органом, вiдпустки на наступний календарний рiк (ст. 80 КЗпП України).

Працiвниковi може бути надана короткочасна вiдпустка без збереження заробiтної плати, як правило, до двох тижнiв за сiмейними обставинами та з iнших поважних причин. У необхiдних випадках за згодою сторiн ця вiдпустка може бути вiдпрацьована у наступний перiод, виходячи з умов i можливостей виробництва (ст. 84 КЗпП України).

Накази (розпорядження) про надання iнших вiдпусток (вiдпустки у зв'язку з навчанням, учасникам лiквiдацiї наслiдкiв аварiї на Чорнобильськiй АЕС та iн., передбаченi чинним законодавством) оформляються на пiдставi заяв працiвникiв та документiв, що пiдтверджують право на вiдпустку за зазначеними мотивами.

Щорiчна вiдпустка в календарних днях може надаватися частинами, кратними 7, за винятком її залишкової частини. Якщо така вiдпустка подiляється на частини, якi не є кратними 7, то невикористана частина вiдпустки надається з дня тижня, що є наступним за днем закiнчення попередньої використаної її частини.

Оформляючи щорічну та інші види відпусток (не для груп), які надаються працівникам згідно з чинними законодавствчими актами й положеннями, колективними договорами, контрактами й графіками відпусток, на великих підприємствах застосовують уніфіковану форму наказу про надання відпустки [типова форма № П - 6 (дод. )]. Цю форму заповнюють у двох прімірниках, один з яких залишається у відділі кадрів, а інший - передається до бухгалтерії. Заповнену належним чином форму підписують керівник структурного підрозділу та керівник підприємства.

Відпустки для груп працівників доцільно оформляти за списком [типова форма № П - 7 (дод. )]. Позначок про здачу інструменту, спецодягу та іншого реманенту на період відпустки працівників у формі № П - 7 не роблять.

На пiдприємствах iз невеликим обсягом документообiгу зазначенi накази оформляють на загальних, спецiальних бланках або на чистих аркушах паперу формату А4. Перевагу віддають варіантові поздовжнього розташування постійних реквізитів.

Великими літерами пишуть слово «Н А К А З». Нижче проставляють дату, номер і вказують місце видання.

У заголовку маленькими літерами пишуть: «Про надання відпустки».

Далі з лівого берега аркуша великими літерами пишуть слово «НАДАТИ» і ставлять двокрапку.

Текст наказа викладають з нового рядка з абзацу, в якому зазначають: а) вид вiдпустки (основна, додаткова, за тривалий стаж роботи на одному підприємстві, навчальна, у зв'язку з тимчасовою непрацездатністю, без збереження зпробітної плати, за сімейними обставинами); б) загальна кiлькiсть робочих днів; в) дата виходу у відпустку і повернення; г) період, за який надано відпустку.

Під текстом зліва маленькими літерами пишеться слово «Підстава», ставиться двокрапка і зазначається підстава. Підставою для формалювання наказу є заява працівника.

Підписують наказ керівник підприємства та керівник структурного підрозділа. Підпис складається з назви посади особи (ліворуч), її особистого підпису (посередині) та його розшифрування (праворуч). Розшифрування підпису в дужки не береться. Розташовуються вони один під одним, у послідовності, що відповідає обійманим посадам.

Наказ набуває чинності з моменту його підписання. Начальник відділу кадрів зобов'язаний ознайомити зі змістом наказу працівника, який повинен розписатися в оригіналі.

Накази про розiрвання трудових договорiв (звiльнення з роботи) готуються за розпорядженням керiвника суб'єкта господарювання на пiдставi заяв працiвникiв, подання керiвникiв вiдповiдних структурних пiдроздiлiв, третьої особи, яка не є стороною трудового договору. Слiд звернути увагу на те, що пiдготовка й видання наказу (розпорядження) про розiрвання трудового договору (звiльнення з роботи) правомiрне тiльки за наступних умов: є пiдстави, викладенi в законi; дотримано певного порядку звiльнення працiвника за конкретною пiдставою.

У разі звільнення працівників на підприємствах із великим обсягом документообігу застосовують уніфіковану форму наказу про припинення трудового договору. Бланк такої форми [типова форма № П - 8 (дод. )] заповнює відповідальний працівник відділу кадрів у двох примірниках на всіх працівників, за винятком тих, що звільняються вищим органом управління. Один примірник наказу залишається у відділі кадрів, а інший - передається до бухгалтерії. Підписують наказ керівник структурного підрозділу та керівник підприємства. Заповнюючи форму № П - 8, у пункті «Довідка про нездані майново-матеріальні та інші цінності» роблять відповідні позначки.

У разі звільнення працівника з власної ініціативи (за власним бажанням) він оформляє заяву на лицьовому боці типової форми № П - 8.

На пiдприємствах iз невеликим обсягом документообiгу зазначенi накази оформляють на загальних, спецiальних бланках або на чистих аркушах паперу формату А4.

Великими літерами пишуть слово «Н А К А З». Нижче проставляють дату, номер і вказують місце видання.

У заголовку маленькими літерами пишуть: «Про припинення трудового договору».

Далі великими літерами пишуть слово «НАДАТИ» і ставлять двокрапку.

Кожний реквизит розташовують у верхній частині сторінки зліва.

Текст наказа про розiрвання трудового договору (звiльнення з роботи) викладають з нового рядка з абзацу, він складається, як правило, з двох частин: констатуючої (зазначаються коротко мотиви та причини припинення трудового договору) та розпорядчої, де зазначаються (прiзвище, iм'я, по батьковi працiвника, посада, структурний пiдроздiл, дата i причина розiрвання трудового договору, вiдповiдна стаття КЗпП України, iншi акти законодавства), пiльги та компенсацiї, передбаченi чинним законодавством, пiдстава видання наказу.

Підписують наказ керівник підприємства та керівник структурного підрозділа. Підпис складається з назви посади особи (ліворуч), її особистого підпису (посередині) та його розшифрування (праворуч). Розшифрування підпису в дужки не береться. Розташовуються вони один під одним, у послідовності, що відповідає обійманим посадам.

Зліва під підписом ставляться візи, які складаються з особистого підпису осіб, що візують документ й дати. У разі потреби зазначається посада особи, що візує, і розшифровується її підпис (зазначаються ініціали і прізвище).

Під візами великими літерами пишеться слово «ПОГОДЖЕНО» і зазначається колегіальний орган, з яким погоджено документ.

Наказ набуває чинності з моменту його підписання. Начальник відділу кадрів зобов'язаний ознайомити зі змістом наказу працівника, який повинен розписатися в оригіналі.

59. Розписки. Правила укладнення.

Розписка - це документ, у которому підтверджуються дії, що вже відбулися (як правило, одержання грошей або матеріальних цінностей).

Розписка може бути приватного (особа отримує цінномтівід особи) і службового (особа - представник установи - отримує цінності від цієї або іншої установи) характеру.

Складають розписку в довільній формі на чистому аркуші паперу здебільшого від руки. У розписці категорично забороняється робити будь-які виправлення чи стирання. Всі вільні місцяміж текстом та підписом перекреслюють. Розписку складають в одному примірнику й зберігають нарівні з грошовими й цінними документами.

У розписці мають бути такі відомості:

- назва виду документа (Розписка). Її розташовують посередині рядка.

- прізвище, ім'я, по батькові та посада особи (в разі потреби), яка дає розписку і підтверджує отримання цінностей.

- прізвище, ім'я, по батькові та посада особи (в разі потреби), яка передала цінності.

- сумма взятих грошей (зазначають цифрами, а в дужках - розшифровують словами) або точні найменування матеріальних цінностей, їх кількість і вартість - словами і цифрами.

- відомості про документ (паспорт, посвідчення), що засвідчує особу, яка отримує цінності.

- підстава передачі й отримання цінностей.

- дата оформлення документа.

- підпис особи, яка отримала цінності.

Іноді в розписці зазначають свідків, тобто осіб, у присутності яких її було написано. В такому разі ці особи засвідчують документ своїми підписами.

72. Приймання, попередній розгляд і реєстрація службових паперів.

Усi документи, якi надходять до пiдприємства, в тому числi створенi за допомогою ПК, приймаються централiзовано в канцелярiї (офiсi). Якщо документи надходять у неробочий час, то їх приймає черговий працiвник служби документування. В канцелярiї (офiсi) розкривають усi конверти, за винятком тих, що мають напис «ОСОБИСТО». Якщо конверт пошкоджено, то про це обов'язково роблятъ позначку в поштовому реєстрi. Конверти слiд зберiгати й додавати до документiв у тому разi, коли тільки за конвертом можна встановити адресу вiдправника, дати вiдправлення й одержання документа або коли в конвертi бракує окремих документiв чи виявлено документи, надiсланi не за призначенням.

Неправильно оформленi (непiдписанi, незасвiдченi тощо), пошкодженi або надiслані не за адресою документи повертаються вiдправниковi.

Усi документи, що надiйшли до пiдприємства, пiдлягають обов'язковому попередньому розглядові завiдувачем канцелярiї (або секретарем чи офiс-менеджером). Мета попереднього розгляду полягає у виявленнi тих документiв, з якими неодмiнно має бути ознайомлене керiвництво установи або виконавцi вiдповiдно до функціональних обов'язкiв, у визначеннi необхідностi реєстрації документiв, а також установленнi термiнів виконання документiв, що передаються до структурних підроздiлiв чи безпосереднiм виконавцям. Попереднiй розгляд документiв здiйснюють у день їх одержання або в перший робочий день (якщо вони надiйшли в неробочий час чи день).

Доручення органiв вищого рiвня, телеграми, телефонограми розглядають негайно. 3дiйснюючи попереднiй розгляд документiв, слід керуватися положенням про пiдприємство та його структурнi пiдроздiли, посадовими iнструкцiями, номенклатурами справ. Керiвництву пiдпримєтва першочергово передають закони України, акти й кореспонденцiю Верховної Ради України, Президента України, Кабiнету Мiнiстрiв України, Верховної Ради Автономної Республiки Крим, Ради мiнiстрiв Автономної Республiки Крим, органiв виконавчої влади, органiв мiсцевого самоврядування, а також найважливiшi документи, що мiстять iнформацiю з принципових питань дiяльностi пiдприємства, якi потребують вирiшення керiвництвом. Iншi документи передають до структурних пiдроздiлiв i викопавцям.

На великих пiдприємствах для забезпечення ритмiчностi їхньої роботи канцелярiя за погодженням iз керiвниками пiдприємства й структурних пiдроздiлiв розробляє графiк доставляння кореспонденцiї керiвництву й до структурних пiдроздiлiв.

Реєстрація документів - це фiксування факту створення або одержання документiв через присвоєння їм порядкових номерiв i запис потрiбних вiдомостей, що мiстяться в них (ДСТУ 2732--94).

Мета реєстрацiї полягає в забезпеченнi облiку документа, контролю за його виконанням та оперативного використання iнформаiї, що мiститься в документi.

Кожний документ реєструють на даному пiдприємствi лише один раз. Вхiдні документи реєструють у день їх надходження або наступного дня (якщо документи надiйшли в неробочий час), а вихiднi та внутрішні -- в день пiдписання чи затвердження. Якщо зареєстрований документ передається з одного структурного пiдроздiлу до iншого, то його повторно не реєструють.

Обов'язково реєструють документи, якi надходять вiд вищих органiзацiй (установ), i тi, що надсилаються до них, важливi внутрiшнi документи (накази, розпорядження, протоколи, доповiднi записки й т. п.), а також пропозицiї, заяви, скарги громадян.

Мiсце реєстрації документiв, як правило, визначається iнструкцiєю з дiловодства, до якої має додаватися затверджений керiвником пiдприємства перелiк документiв, що не пiдлягають реєстацiї службою документування. До цього перелiку можуть входити:

1) листи, що надiйшли, й копiї до вiдома;

2) телеграми й листи про дозвiл на вiдрядження та вiдпустки;

3) графiки, наряди, заявки, рознарядки;

4) зведення та iнформацiя до вiдома;

5) навчальнi плани, програми (копiї);

б) рекламнi повiдомлення, плакати, програми нарад, конференцій;

7) прейскуранти (копiї);

8) норми витрат матерiалiв;

9) поздоровнi листи й запрошення;

10) друкованi видання (книги, журнали, бюлетенi);

11) науковi звiти;

12) щомiсячнi, щоквартальнi, пiврiчнi, рiчнi звiти;

13) форми статистичної звiтностi тощо.

Документи слiд реєструвати в межах груп залежно від назви виду, автора й змiсту. Наприклад, окремо реєструють: закони України, акти й кореспонденцiю Верховної Ради України, Президента України та Кабiнету Мiнiстрiв України; накази пiдприємства з основної дiяльностi; накази пiдприємства по особовому складу; рiшення колегiальних органiв пiдприємства; заявки на матерiально-технiчне постачання тощо.

Для реєстрації документiв усiх категорiй (вхiдних, вихiдних, внутрiшнiх) використовують реєстрацiйно-контрольнi картки або спецiальнi журнали.

Література.

1. Потелло Н.Я., Українська мова і ділове мовлення: Навч. посіб. - 4-те вид., випр. - К.: МАУП, 2001. - 256 с.

2. Глущик С.В. та ін. Сучасні ділові папери: Навч. посіб. / С.В. Глущик, О.В.Дияк, С.В.Шевчук. - 4-те вид., переробл. І допов. - К.: А.С.К., 2006. - 400 с.

3. Діденко А.Н. Сучасне діловодство: Навч. посібник. - 5-те вид. - К.: Либідь, 2006. - 384 с.

4. Універсальний довідник-практикум з ділових паперів / Уклад.: С.П.Бібік, І.Л.Михно, Л.О.Пустовіт, Г.М.Сюта. - К.: Довіра: УНВЦ «Рідна мова», 1997. - 399 с.

1. Зразок опрацьованого супровідного листа, оформленого на бланку.

07.04.2000 № 01-03/186

на № 01-01/123 від 24.03.2000

Генеральному директорові

Криворізького металургійного

комбінату ім.В.Р.Васильченка

п. Лескову Р.Н.

вул. Металургів, 21

м. Кривий Ріг

Дніпропетровська обл.,

67876

Надсилаємо на Ваше прохання креслення конструкцій за номерами: 34243, 34247, 3765, 3913, 3917.

Додаток: на 10 арк. в 1 прим.

Головний конструктор (підпис) В.К.Антонов

Інформацію перенесено

У справу № 01-01 на машинний носій КМК

(підпис) А.Василенко (підпис) В.Хоменко ВХ. № 171

16.05.2000 15.05.2000 12.04.2000

2. Зразок опрацьованого гарантійного листа, оформленого на бланку.

29 липня 2000 р. № 02-01/321

На № ________ від ________

Друкарня видавництва

«Десна»

вул. Річкова, 3

м. Єнакієве, 86400

Просимо до 20 вересня 2000 р. виготовити на папері друкарні бланки звітності в кількості по дві тисячі примірників кожного зі зразків.

Оплату гарантуємо. Наш розрахунковий рахунок № 26003035600 АК Донміськбанк МФО 334970.

Додаток: зразки бланків на 5 арк. в прим.

Генеральний директор (підпис) А.Г. Хоменко

Головний бухгалтер (підпис) Д.А.Бондарчук

ДВ

У справу № 04-10 «Десна»

(підпис) А.Котова Вх. № 147

27.09.2000 30.07.2000

3. Зразок протоколу, оформленого на чистому аркуші паперу.

ВАТ МК «АЗОВСТАЛЬ»

П Р О Т О К О Л

18. 06. 2006 № 24

м. Маріуполь

Засідання ради директорів

Голова - Клименко Д.Н.

Секретар - Волощенко С.Г.

Присутні: Волобуєв А.К., Громов А.В., Зайчук С.К., Коновалов В.Ш., Сухинський З.П.

Порядок денний:

Скорочення часу знаходження вагона «УЗ» на під'їзній колії комбінату (Доповідь директора по транспорту Громова А.В.).

СЛУХАЛИ:

Громова А.В. - Текст доповіді додається.

ВИСТУПИЛИ:

Зайчук С.К. - справді, необхідність скорочення часу знаходження вагона на під'їзній колії настала вже давно. Для цього треба разробить комп'ютерну програму АСУ ЗД, яка буде просліжувать рух вагонів по залізничних станціях комбінату.

Волобуєв А.К. - за допомогою програми АСУ ЗД насправді можна скоротити час перебування вагонів «УЗ» на комбінаті, також можна деяку продукцію вивозити автомобільним транспортом.

УХВАЛИЛИ:

1. Разробить комп'ютерну програму АСУ ЗД для обліку вагонів на комбінаті до 18. 10. 06 (відповідальний - Коновалов В.Ш.).

2. Підготувати техніко-економічне обгрунтування для транспортування частки товарної продукції з комбінату до порту до 01.07.06 (відповідальний - Сухинський З.П.).

3. На підставі техніко-економічного обгрунтування знайти більш приємлеві варіанти для закупівлі техніки і фінансування пректу до 20.07.06 (відповідальні - Сухинський З.П., Волобуєв А.К.).

4.

Додаток: текст доповіді на 3 арк. в 1 прим.

Голова Д. Н. Клименко Д.Н.

Секретар С. Г. Волощенко С.Г.

4. Зразок положення, оформленого на чистих аркушах паперу.

НАЦІОНАЛЬНЕ КОСМІЧНЕ ЗАТВЕРДЖЕНО

АГЕНСТВО УКРАЇНИ

УКРАЇНСЬКИЙ Наказ директора

ІНСТИТУТ КОСМІЧНИХ інституту

ДОСЛІДЖЕНЬ 11 травня 2000 Р. № 74

П О Л О Ж Е Н Н Я

« 10 » травня 2000 р. № 04

м. Дніпропетровськ

Про секретний

архівний відділ

1 Секретний архівний відділ створено відповідно до Закону України «Про Національний архівний фонд і архівні установи» з метою тимчасового зберігання документів особливої важливості, таємних і цілком таємних (далі - «секретні документи») та документів довгострокового (10 і більше років) практичного значення, для їх обліку, використання в службових, виробничих, наукових та інших цілях, а також для захисту законних прав та інтересів громадян.

2 У своїй роботі секретний архівний відділ взаємодіє з режимно-секретним відділом інституту (далі - «РВС»).

3 У своїй діяльності секретний архівний відділ керується Конституцiєю України, законами України, актами Президента України й Кабiнету Мiністрiв України, цим Положенням та iншими нормативними актами й рекомендацiями Нацiонального космічного агентства України, Державного комітету архiвiв України (Держкомархiвiв) i Державного комiтету України з питань державних секретiв технiчного захисту iнформацiї (Держкомсекретів).

4 Роботу секретного архiвного вiддiлу контролює директор iнституту та РСВ. Контролю з боку РСВ пiдлягають:

умови зберiгання документiв, у тому числі пiд час їх вимушеної евакуацiї;

додержання секретним архівним вiддiлом установленого чинним законодавством порядку доступу до документiв усiх ступенiв секретностi;

умови роботи виконавцiв iз секретними документами;

порядок виготовлення копiй та витягiв iз секретних документiв;

забезпечення персональної вiдповiдальності працiвникiв секретного архiвного вiддiлу за документами, якi за ними числяться;

організацiя та проведення робiт, пов'язаних iз перевiркою наявностi документiв, їх мiкро- фiльмуванням, розмноженням i знищенням.

5 Науково-методичне керiвництво роботою секретного архiвного вiддiлу iнституту здійснюють відповідні державні архівні установи - Державний комітет архівів України, Дніпропетровський обласний державний архів.

6 Секретний архівний відділ працює за річним планом, що затверджується директором інституту, й звітує перед ним про виконану роботу.

7 Коло обов'язків працівників секретного архівного відділу визначається їхніми посадовими інструкціями.

8 До основних завдань секретного архівного відділу належать:

прийняття від РСВ інституту та зберігання секретних документів на носіях інформації різних видів;

здійснення контролю за станом зберігання й правильністю оформлення в РСВ секретних документів, які підлягають архівному зберіганню;

участь у складанні номенклатури секретних справ інституту;

перевірка відповідності формування секретних документів у справи затвердженій номенклатурі секретних справ;

проведення разом з експертною комісією (ЕК), РСВ та іншими спеціалістами інституту експертизи цінності секретних документів, що зберігаються в РСВ;

складання й подання на розгляд ЕК інституту описів секретніх документів Національного архівного фонду та актів про відбір для знищення секретніх документів, не віднесених до Національного архівного фонду;

створення та вдосконалення обліково-довідкового апарату до секретних архівних документів;

органiзацiя використання секретних документiв, видавання з додержанням вимог Закону України «Про державну таємницю» архiвних довiдок, копiй, витягів юридичним особам i громадянам;

пiдготування й передавання секретних документів до вiдповiдної державної архiвної установи;

участь у заходах iз пiдвищення фахової квалiфiкацiї працiвникiв iнституту, якi вiдповiдають за роботу iз секретними документами;

органiзацiя роботи з перегляду грифiв секретностi на секретних документах, що зберiгаються.

9 Для виконання покладених на секретний архiвний вiддiл завдань йому надаються такi права:

вимагати вiд РСВ iнституту передавання на зберiгання секретних документiв, оформлених згідно з чинними державними стандартами та iнструкціями;

повертати РСВ iнституту на доопрацювання секретнi документи, оформлені з порушенням установлених вимог;

давати РСВ, структурним пiдроздiлам iнституту рекомендацiї з питань, що входять у компетенцiю секретного архiвного вiддiлу;

одержувати від ПСВ , структурних підрозділів інституту відомості, необхідні для роботи;

інформувати керівництво інституту про стан роботи із секретними документами та подавати пропозиції щодо її поліпшення;

брати участь у засіданнях дорадчих органів, нарадах, які проводяться в інституті, в разі розгляду на них питань про роботу із секретними документами.

10 Секретний архівний відділ комплектується спеціалістами, яким надано допуск до державної таємниці зі ступенем секретності «цілком таємно», «таємно», якщо за характером виконуваних робіт не вимагається допуску до державної таємниці зі ступенем секретності «особлива можливість», і які мають відповідні ділові якості, необхідні знання й досвід і здатні виконувати обов'язки, покладені на них згідно з цим Положенням.

Начальника секретного архівного відділу призначає на посаду й звільняє з посади директор інституту.

11 Працівник секретного архівного відділу, котрий не вжив передбачених чинним законодавством заходів з дотримання правил роботи із секретними документами, що призвело до розголошення державної таємниці, порушень режиму секретності, псування, знищення документів, які підлягають внесенню до нього, а також до економічних збитків, зачіпання прав і законних інтересів працівників інституту, несе відповідальність у встановленому чинним законодавством порядку.

12 До документів секретного архівного відділу належать:

відпрацьовані в поточному діловодстві секретні документи на паперовій основі постійного та довгострокового (10 і більше років) зберігання, створені в структурних підрозділах інституту;

секретні науково-технічні, кіно- , фото- , фоно- , відео- й машиноорієнтовані документи, створені в інституті або одержані ним на законних підставах;

секретні особові документи працівників інституту;

секретні документи на різних носіях інформації підприємств, установ, організацій, які ліквідовано;

друковані видання, що доповнюють архівні документи й необхідні для науково-методичної та інформаційно-довідкової роботи секретного архівного відділу;

довідковий та обліковий апарат до архівних документів.

13 Секретні документи на кожному з видів носіїв інформації мають зберігатися в секретному архівному відділі окремо.

14 Секретні документи на паперовій основі передаються з РСВ інституту до секретного архівного відділу через два роки після завершення роботи з ними в упорядкованому стані за формами описів справ, установленими Держкомсекретів і Держкомархівів України.

Секретні науково-технічні, кіно- , фото- , фоно- , відео- й машиноорієнтовані документи передаються до секретного архівного відділу в порядку, встановленому чинними державними стандартами України, інструкціями Держкомсекретів і Держкомархівів України.

15 Граничні терміни тимчасового зберігання секретних документів різних видів у секретному архівному підрозділі інституту визначено Типовим положенням про архівний підрозділ державного органу місцевого самоврядування, державного підприємства, установи, організації, затвердженим наказом Головархівів України.

Начальник секретного

архівного відділу (підпис) В.К.Писаний.

5. Зразок вказівки, оформленої на чистому аркуші паперу.

Міністерство економіки України ЗАТВЕРДЖЕНО

Головне управління Постановою № 15

цінової політики від 27. 12 96

В К А З І В К А

про порядок формування регульованих

цін та тарифів для розрахунків з підприємствами

1. Ця вказівка поширюється на продукцію виробничо-технічного призначення, яка реалізуєтся організаціям і населенню.

2. Формування регульованих цін і тарифів для розрахунків з підприємствами здійснюються:

2.1. Підприємствами, які виробляють продукцію виробничо-технічного призначення, - виходячи з чинних у 1996 р. оптових цін і встановлених до них граничних коефіцієнтів.

2.2. Підприємствами, які виробляють нафтопродукти, - виходячи із собівартості продукції.

2.3. Посередницькими організаціями - виходячи з ціни придбання продукції, межі рівня рентабельності до власних витрат.

Начальник відділу ціноутворення

на продукцію виробничо-технічного

призначення, послуги транспорту

та зв'язку (підпис) Т.Л.Дідух

6. Зразок розпорядження, оформленого на чистому аркуші паперу.

ВАТ МК «АЗОВСТАЛЬ»

Р О З П О Р Я Д Ж Е Н Н Я

18. 06. 2006 № 289

м. Маріуполь

про надання шефської допомоги

установам освіти Ордженікідзевського

району міста Маріуполь

Для поліпшення виховної роботи та матеріальної бази в установах освіти району

ПРОПОНУЮ:

1. Закріпити цеха комбінату за установами освіти згідно з додатком 1.

2. Контроль за виконанням цього розпорядження покласти на заступника директора по соціальним питанням О.Н.Микитова та завідуючого відділом молоді Р.І.Рогозіна.

Генеральний директор (підпис) Д.А.Лившиц

7. Зразок договора по спільну діяльність, оформленого на чистому аркуші паперу.

Д О Г О В І Р

«24» лютого 2000 р. Київ № 12/21

Про спільну діяльність

Товариство з обмеженою вiдповiдальнiстю «Гравiтон» (зареєстровано Виконавчим комiтетом Печерської районної Ради народних депутатiв м. Києва 29 сiчня 1995 року, свiдоцтво № 59672451 «Про державну реєстрацiю суб'єкта пiдприємницької дiялъностi», iдентифiкацiйний код за ЄДРПОУ 74992614), що далi називатиметься «Фiрма», в особi директора Барні Крiстофера Вiльяма, який дiє на пiдставi Статуту товариства, з однієї сторони, та акцiонерне товариство «Троянда» (зареєстровано Виконавчим комiтетом Старокиївської районної Ради народних депутатiв м. Києва 14 лютого 1995 року, свiдоцтво 44553368 «Про державну реєстрацiю суб'єкта пiдприємницької дiяльностi», iдентифiкацiйний код за ЄДРПОУ 88775431), що далi називатиметься «Товариство», в особi директора Петренка Василя Олексакдровича, яккй дiє на пiдставi Статуту акцiонерного товариства, з iншої сторони, керуючися ст. 000-000 Цивiльного кодексу України та iншими законодавчими актами, що регулюють спiльну дiяльнiсть, уклали цей договiр про таке:

1 Предмет договору

1.1 Спiльна господарська дiяльнiсть Фiрми й Товариства з органiзацiї виробництва та реалiзацiї споживачам високоякiсних продуктiв харчування, ефективна ехсплуатацiя площ Товариства, на яких зазначена дiяльність здiйснюватиметься об'єднанням матерiальних, фiнансових та iнтелектуальних ресурсiв сторiн з урахуванням їхніх економiчних iнтересiв.

1.2 Участь у насиченні споживчого ринку України високоякiсними продовольчими та непродовольчими товарами й послугами, створення й закрiплення iміджу Фiрми й Товариства та одержання прибутку як результату спiльної дiяльностi сторiн.

2 Зобов'язання сторiн

2.1 Фiрма зобов'язується:

2.1.1 За рахунок своїх коштiв зробити комплексний ремонт примiщень Товариства, що використовуються для спiльної господарської дiяльностi й потребують ремонту.

2.1.2 За рахунок своїх коштiв здiйсняти оздоблювальнi роботи в примiщеннi, що використовуватиметься для реалiзацї виробленої продукцiї. (далi називатиметься «кафе»).

2.1.3 Своїми силами й на свої кошти придбати нове технологiчне обладнання, необхiдне для рентабельного виробництва високоякiсних продуктiв харчування та обслуговування споживачив; доставити й установити його на площах, наданих для цього Товариством.

2.1.4 Пiд час установлення та ехсплуатацiї обладнання кафе дотримуватися вiдповiдних стандартiв i технiчних умов.

2.1.5 Пiд час установлення нового обладнання i в процесi його експлуатацiї, а такок у ходi iншої дiяльностi дотримуватися санiтарно-гiгiєнiчних, технiчних, протипожежних та iнших норм.

2 .1.6 Здiйсяювати ремонт, профiлактичне та сервiсне обслуговування виробничого обладнання кафе.

2.1.7 Взяти на себе керiвництво дiяльнiстю кафе та укомплектувати робочi мiсця. Працiвникiв найняти за контрактом.

2.1.8 Силами своїх фахiвцiв забезпечити виробництво високоякiсних продуктiв харчування.

2.1.9 Безперебiйно постачати кафе всiма необхiдними продуктами, матерiалами, упаковкою й супутніми товарами.

2.1.10 Здiйснювати вiдповiдну рекламну дiяльнiсть.

2.1.11 Здiйснювати маркетииг продукцiї, товарiв i послуг кафе.

3 Особливi умови

3.1 Прибуток, одержаний у резулътатi спiльної дiяльностi сторiн, за цим договором розподiляється мiж ними в такому спiввiдношеннi:

Фiрма -- 70 % (сiмдесят процентiв) прибутку;

Товариство -- 30 % (тридцять процентiв) прибутку.

Весь одержаний сторонами прибуток, що зазначений у цьому пунктi, направляється на погашення витрат сторiн, пов'язаних з органiзацiєю дiяльностi кафе (на ремонт, оформлення та обладнання).

3.2 В разi повного погашення витрат сторiн (див. п. 3.1 договору) складається акт про це, який пiдписується сторонами й додається до цього договору.

3.3 Пiсля пiдписання акта (див. п 3.2 договору) п.3.1 договору втрачає силу, й прибуток за цим договором розподiляється нiж його сторонами порiвну:

Фiрма -- 50 % (п'ятдесят процентiв) прибутку;

Товариство -- 50 % (п'ятдесят процентiв) прибутку.

3.4 Порядок розрахункiв за цим договором: Товариство переказує на розрахунковий рахунок Фiрми частину (до погашення витрат -- 70 %, а пiсля погашення -- 50 %) чистого прибутку, одержаного в результатi спiльної дiяльностi.

3.5 Зазначенi в п.3.4 цього договору розрахунки проводяться до 01 числа наступного мiсяця.

3. 6 Загальнi витрати й збитки покриваються за рахунок спiльних коштiв та майна сторiн.

4 Вiдповiдальнiсть сторiн

4.1 Сторони несуть вiдповiдальнiсть одна перед одною в межах узятих на себе зобов'язань за цим договором.

4.2 Сторони не несуть вiдповiдальностi за виникнення обставин, що не залежать вiд волi сторiн (форс-мажор).

У разi виникнення обставин форс-мажору в однiєї зi сторiн вона зобов'язується впродовж 2 (двох) дiб письмово сповiстити про це iншу сторону. В противному разi обставини форс-мажору вважаються вигаданими й положення першої частини цього пункту на них не поширюється.

4.3 В разi одностороннього дострокового розiрвання цього договору винна сторона зобов'язується вiдшкодувати iншiй сторонi збитки у зв'язку з цим.

4.4 Всi суперечки мiж сторонами, якi неможливо врегулювати через переговори або взаємнi консультацiї, розв'язуються в порядку, встановленому Арбiтражно-процесуальним кодексом країни.

5 Iншi умови

5.1 Грошовi й майновi внески сторiн, а також майно, створене або надбане в результатi спiльної дiяльностi сторiн, вважаються їхньою спiльною власнiстю.

Сторона за цим договором не має права розпоряджатися своєю часткою спiльного майна без згоди на те iншої сторони.

5.2 Цей договiр може бути змiнено чи розiрвано будь-якою зi сторiн iз письмових оповiщенням iншої сторони за З (три) мiсяцi з викладенням причини та за умови згоди iншої сторони.

5.3 В разi розiрвання цього договору свої первiснi внески сторони одержують натурою. Майно, створене чи надбане сторонами спiльно, розподiляється мiж ними порiвну, натурою, а якщо це неможливо, то залишається в однiєї зi сторiн, яка повинна сплатити вiдповiдну компенсацiю iншiй сторонi. Сторони мають право за згодою реалiзувати спiльне майно третiм особам i розподiлити кошти вiд реалiзацiї пропорцiйно своїм внескам.

5.4 В разi реорганiзацiї чи зміни пiдпорядкування однiєї зi сторiн цей договiр залишається в силi.

5.5 Жодна зi сторiн не може передавати свої права чи обов'язання за цим договором третiм особам без письмової згоди на те iншої сторони.

5.6 Усi змiни та доповнення до цього договору погоджуються сторонами й додаються до цього договору.

5.7 Цей договiр набуває юридичної сили з моменту пiдписання його сторонами й дiє протягом 5 (п'яти) рокiв.

Якщо по закiнченнi зазначеного термiну жодна зi сторiн не заявить про розiрвання договору, то вважається, що його пролонговано на невизначений термiн.

Цей договiр складено на шести аркушах у двох примiрниках, що мають однакову юридичну силу, по одному для кожкої зi сторiн.

ЮРИДИЧНІ АДРЕСИ ТА ПІДПИСИ СТОРІН:

«ФІРМА» «ТОВАРИСТВО»

Товариство з обмеженою Акцiонерне товариство

вiдповiдальнiстю «Троянда»

«Гравітон» вул. Автозаводська, 187,

вул. Днiпровська, 64/2, м. Київ, 02870.

м. Київ, 02950. Розрахунковий рахунок

Розрахунковий рахунок № 000800900 у Старокиїв-

№ 000750600 у Печерськомуському ському відділенні Пром-

вiддiленнi Промбудбанку інвестбанку м. Києва,

м. Києва, МФО 370600 МФО 200710

(печатка) (печатка)

Директор (підпис) К.В.Барін Директор (підпис) В.О.Петренко

8. Зразок наказу по особовому складу, оформленого на чистих аркушах паперу.

Відкрите Акціонерне Товариство

«Єнакіївський металургійний завод»

Н А К А З

24 квітня 2000 р. № 76

м. Єнакієве

щодо особового складу

1 ЗВІЛЬНИТИ:

1.1 ПЕТРЕНКО Валентину Степанівну, начальника планового відділу, від обійманої посади з 29 квітня 2000 року у зв'язку з виходом на пенсію (ст. 40, п. 1-1 КЗпП України).

Підстава: заява Петренко В.С. з візами.

1.2 ГОРБАТЮК Галину Андріївну, завідуючу відділом постачання та збуту, від обійманої посади з 27 квітня 2000 року за угодою сторін (ст. 36,

п. 1 КЗпП України).

Підстава: заява Горбатюк Г.А. з візами.

2 ПРИЗНАЧИТИ:

2.1 ГЕРАСИМЕНКО Антоніну Василівну на посаду начальника планового відділу з 30 квітня 2000 року з окладом згідно зі штатним розкладом.

2.2 ШЕВЧЕНКА Василя Федоровича на посаду завідуючого відділом постачання та збуту з 28 квітня 2000 року з окладом згідно зі штатним розкладом.

Підстави: заяви Герасименко А,В, і Шевченка В.Ф. з візами.

3 НАДАТИ:

3.1 ПАСІЧНИКОВІ Віталію Андрійовичу, економістові відділу праці та зарплати, чергову відпустку з 26 квітня по 26 травня 2000 року на 24 робочих дні, за період роботи з 24 травня 1999 р. по 24 квітня 2000 р.

Підстава: заява Пасічника В.А. з візами.

Генеральний директор (підпис) А.Г. Хоменко

З наказом ознайомлені: (підпис В.С.Петренко)

(підпис Г.А.Горбатюк)

(підпис А.В.Герасименко)

(підпис В.Ф.Шевченка)

(підпис В.А.Пасічника)

Кириленко 127 47 56

АН 4 24. 04. 2000

9. Зразок наказу по особовому складу, оформленого на бланку.

ВАТ МК «АЗОВСТАЛЬ»

Н А К А З

« 24» червня 2000 р. м. Маріуполь № 86 - ВК

Про заохочення

ОГОЛОСИТИ ПОДЯКУ:

ТИМОШЕНКО Ганні Андріївні, бухгалтеру фінансової бухгалтерії, за багаторічну сумлінну працю, активну участь у громадському житті комбінату та у зв'язку з 50-річчям від дня народження.

Підстава: подання начальника фінансової бухгалтерії 14. 06. 2000 № 12.

Генеральний директор (підпис) Д.А.Лівшиц

10. Зразок бланку наказу (розпорядження) про надання відпустки (типова форма № Т-6).

ВАТ «ЄМЗ» Типова міжвідомча форма № Т-6

(підприємство) затверджена ЦСУ СРСР 14.12.72г.№816

НАКАЗ (РОЗПОРЯДЖЕННЯ) ПРО НАДАННЯ ВІДПУСТКИ

«14» квітня 2000 р.

Прізвище, ім'я, по батькові Самойленко Віктору Миколайовичу

Цех, відділ	Дільниця	Разряд, оклад	Категорія	Професія	Фах	Табельний номер
1	2	3	4	5	6	7
10	03	4	-	8612	Машиніст потягу	12407

Надається річна відпустка за робочий рік з 5 квітня 2000 року________

по ____3 липня 2000 року включно на _____28 робочих днів

та додаткова за шкідливі умови праці на _____14 днів.

Разом 42 днів з « 5 » квітня 2000 р. по « 17 » _____липня 2000 р. включно.

Підпис робітника В.Самойленко

Підпис начальника цеху, відділу В.О.Захаричев

11. Зразок наказу по про припинення трудового договору, оформленого на чистому аркуші паперу.

ВАТ «Єнакіївський металургійний завод»

Н А К А З

24. 07. 2000 № 76 - ВК

м. Єнакієве

Про припинення трудового договору

ЗВІЛЬНИТИ:

ГОРОБЕЦЬ Антоніну Василівну, завідуючу технічним відділом, від обійманої посади з 25. 07. 2000 за угодою сторін (ст. 36, п. 1 КЗпП України).

Підстава: заява Горобець А.В.

Генеральний директор (підпис) В.Т.Артеменко

Візи:

Нач.відділу кадрів

(підпис) А.М.Кравченко

19. 07. 2000

Головний бухгалтер

(підпис) Н.К.Сидоренко

20. 07. 2000

ПОГОДЖЕНО

Протокол засідання

профспілкового комітету

заводу 20. 07. 2000 № 09

З наказом ознайомлена (підпис А.В.Горобець)

12. Зразок бланка наказу (розпорядження) про надання відпустки (типова форма № П-6).

Типова форма № П-6

ЗАТВЕРДЖЕНО

ВАТ «Єнакіївський металургійний завод»

(підприємство, організація) Наказ Мінстату України

09.10.95 № 253

Ідентифікаційний Код за УКУД

код за ЄДРПОУ

НАКАЗ (РОЗПОРЯДЖЕННЯ) № 86 ПРО НАДАННЯ ВІДПУСТКИ

Номер документа	Дата складання
	20.03.2006

_____ ______Рибалкіна Тетяна Валентинівна___________________

(прізвище, ім'я, по батькові)

Цех, відділ	Дільниця	Категорія персоналу	Професія, посада	Тарифний розряд (клас),оклад	Табельний номер
47	-	-	8643		11392
Код

Умови праці _________нормальні_________________________

(нормальні, шкідливі, небезпечні)

Надати щорічну відпустку за робочий рік з «_26_» березня __2006 р.___

по «_22» __квітня 2006 р. включно, на 28_ робочих (календарних) днів.

Додаткова відпустка на 7 робочих (календарних) днів:

За роботу в шкідливих умовах матерям, які мають дітей до 14

праці - на __ робочих днів; років, - на 7 робочих днів;

за безперервний стаж роботи - за багатозмінний режим роботи -

на ___ робочих (календарних) днів; на ___ робочих днів;

інші види додаткової відпустки -

на ___ робочих (календарних) днів.

Усього - на _35_ робочих (календарних) днів:

з «_26_» березня __2006 р.___ по «_29» __квітня 2006 р. Включно.

Підпис керівника _М.Н.Степанов__

(підпис)

Підпис начальника _А.А.Перерва _ _______ Підпис

(цеху, відділу) (майстра) працівника Рибалкіна Т.В.

« 20» березня 2006р. « 20» березня 2006р.