Информационная деятельность Администрации Муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан

Изучение основных задач и функций управления информационной деятельностью муниципального учреждения. Выявление проблем информатизации органов муниципального управления. Анализ роли информационного обеспечения в осуществлении муниципального управления.

Рубрика Государство и право
Вид дипломная работа
Язык русский
Дата добавления 18.09.2013
Размер файла 207,5 K

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

2. Блок имущества и ресурсов: управление муниципальным казенным имуществом; координация деятельности муниципальных предприятий и учреждений; управление муниципальными природными ресурсами; контроль за использованием и охрана муниципальных лесов и земель.

3. Блок строительства, коммунального хозяйства и благоустройства: организация электро-тепло-, газо- и водоснабжения населения, водоотведения, снабжения населения топливом; содержание и строительство автомобильных дорог общего пользования, мостов и иных транспортных инженерных сооружений; обустройство мест для отдыха населения; организация сбора и вывоза бытовых отходов и мусора; уличного освещения и установки уличных указателей; строительства и содержания муниципального жилищного фонда, создание условий для жилищного строительства; благоустройство и озеленение территории поселения; планирование застройки территории поселения, территориальное зонирование земель; участие в предупреждении и ликвидации последствий чрезвычайных ситуаций в границах поселения; обеспечение первичных мер пожарной безопасности в границах населенных пунктов поселения; организация ритуальных услуг и содержание мест захоронения.

4. Блок социальной политики: обеспечение жилыми помещениями малоимущих граждан, нуждающихся в улучшении жилищных условий; содействие в установлении опеки и попечительства; предоставление адресных субсидий отдельным категориям граждан; создание условий для предоставления транспортных услуг населению и организация транспортного обслуживания населения в границах поселения; создание условий для обеспечения жителей поселения услугами связи; организация библиотечного обслуживания населения; создание условий для организации досуга и обеспечения жителей поселения услугами культурно-зрелищных учреждений, общественного питания, торговли и бытового обслуживания; охрана памятников истории и культуры местного значения; обеспечение условий для развития на территории поселения массовой физической культуры и спорта.

5. Блок организационного обеспечения: кадровая политика, бухгалтерское обслуживание, юридическое обслуживание, хозяйственное обслуживание, делопроизводство, формирование архивных фондов, информационное обеспечение, ведение муниципальной статистики, связи с общественностью и средствами массовой информации, контроль исполнения.

Организация структуры управления муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан представлена на схеме рисунка 1.1.

Рис. 1.1. Организация структуры управления муниципального района Благовещенский район

В соответствии с Уставами муниципальных образований Благовещенского района Республики Башкортостан все представительные органы муниципальных образований Благовещенского района формируются на муниципальных выборах, на основе всеобщего, равного, прямого избирательного права, по одномандатным округам, при тайном голосовании.

Выборы Совета муниципального района Благовещенский район первого созыва прошли 30 октября 2005 года на основании республиканского закона, в условиях отсутствия уставов. Срок полномочий Советов муниципальных районов первого созыва был установлен 2 года 9 месяцев. Для последующих созывов в Уставе муниципального района Благовещенский район был установлен срок полномочий представительного органа - 4 года.

Численность представительных органов муниципального района Благовещенский район обусловлена в законодательстве численностью избирателей, проживающих на территории муниципальных образований. На основании статьи 35 Федерального Закона «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» и Устава муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан для Совета муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан закреплено не менее 15 депутатских мандатов. На прошедших 5 октября 2008 года выборах избрано 15 депутатов.

По возрастному критерию депутаты представлены следующим образом - 50-59 лет - 10 депутатов (66,67% от общего числа депутатов), 40-49 лет - 4 депутата (26,66%), 36-39 лет - 1 депутат (6,67%).

Имеют высшее образование - 10 депутатов, которые обрели многолетний опыт работы в качестве руководителей различных предприятий, организаций и учреждений района, председателей сельскохозяйственных производственных кооперативов, отличаются определенным профессиональным уровнем знаний, необходимым для эффективной работы в Совете.

В составе Совета муниципального района 2 депутата - представители сельского хозяйства, 4 - индивидуальные предприниматели, 1 - представитель образования, 1 - представитель здравоохранения и 7 депутатов - различных отраслей производства. Из числа депутатов избраны впервые 8 депутатов, 4 - второй и 3 депутатов - в третий раз. В числе депутатов - 2 женщины.

По партийной принадлежности в большинстве своем депутаты (10 человек) - беспартийные.

По моему мнению, профессионализм депутатов должен состоять в умении формулировать и реализовывать интересы тех групп избирателей, которыми они избраны, а также в умении организованно участвовать в работе коллегиального органа. Поэтому очень важно было, чтобы депутатский корпус Совета муниципального района Благовещенский район был сформирован из наиболее грамотных, авторитетных людей района.

Как уже отмечалось ранее 5 октября 2008 года прошли выборы в представительный орган муниципального района Благовещенский район второго созыва. Срок полномочий первого созыва составил 2 года 9 месяцев.

Представительные органы местного самоуправления действуют на основе регламентов, которые устанавливают, в частности, формы деятельности Советов. Согласно ст. 3 Регламента Совета муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан, основной формой работы Совета являются заседания, которые созываются по мере необходимости, но не реже одного раза в 3 месяца.

В целях обеспечения деятельности представительного органа депутаты ежегодно утверждают План Совета муниципального района Благовещенский район, иными словами, план проведения сессионных заседаний с указанием вопросов для рассмотрения и ответственных за подготовку этих вопросов. Полномочия представительных органов местного самоуправления сводятся к принятию нормативных актов, действующих на муниципальном уровне, и контролю за деятельностью исполнительного звена местного самоуправления.

Для подготовки вопросов к заседанию представительного органа образуются рабочие группы из числа депутатов и работников аппарата представительных и исполнительных органов местного самоуправления, а также специалистов в той или иной сфере. По итогам подготовительной работы составляются материалы и проекты решений, которые в установленный регламентом срок направляются депутатам представительного органа.

Обсуждение вопросов на заседании Совета носит коллегиальный характер. Каждый депутат вправе участвовать в обсуждении вопросов, рассматриваемых на заседании, вносить свои предложения и замечания. В соответствии с Регламентом Совета по основному вопросу, как правило, определяется докладчик. Этот вопрос решается предварительно на заседаниях постоянных комиссий, рабочих групп, подготовивших материалы заседания Совета, обсуждается на заседании Президиума Совета. После доклада начинается обсуждение вопроса.

Обеспечивает работу Совета аппарат Совета. Аппарат Совета состоит из начальника аппарата Совета, главного специалиста.

Возглавляет аппарат Совета - секретарь Совета, назначенный самим Советом.

Аппарат Совета обеспечен Интернетом, программой «Консультант плюс», факсом, переплетной машиной, а также 2 компьютерами и множительной техникой.

В соответствии с частью 5 статьи 84 ФЗ - № 131 и статьями 16,19,23,31 регламента Совета на первом организационном заседании утверждена структура представительного органа: Председатель Совета, заместитель Председателя Совета, президиум Совета, постоянные комиссии Совета, Комиссия по соблюдению Регламента Совета, статуса и этики депутата.

В соответствии с частью 3 статьи 43 и частью 5 статьи 84 ФЗ - № 131, статьями 19 и 20 регламента Совета из числа депутатов Совета были сформированы на срок своих полномочий составы постоянных комиссий Совета, утверждены их председатели.

Исходя из условий социально-экономического развития Благовещенского района, задач стоящих перед местным самоуправлением в целях наиболее эффективной реализации полномочий представительного органа, инициативная группа депутатов внесла предложение сформировать следующие постоянные комиссии Совета муниципального района Благовещенский район:

1. Комиссия по бюджету, налогам, вопросам экономического развития и собственности;

2. Комиссия по аграрным вопросам, использованию земель и природных ресурсов, жилищно-коммунальному хозяйству, экологии;

3. Комиссия по социально-гуманитарным вопросам, охране правопорядка;

Постоянные и иные комиссии Совета являются подотчетными и подконтрольными органами Совета.

Предметы ведения и порядок деятельности постоянных и иных комиссий Совета устанавливаются Регламентом, соответствующими положениями и решениями Совета муниципального района.

Постоянные комиссии большинством голосов от общего числа членов постоянной комиссии избрали из своего состава председателя, заместителя председателя, секретаря постоянной комиссии.

Наряду с постоянными комиссиями решением Совета была сформирована Комиссия по соблюдению Регламента Совета, статусу и этике депутата. Данная Комиссия осуществляет контроль за соблюдением положений Регламента, рассматривает вопросы, связанные со статусом депутата Совета, нарушениями депутатами депутатской этики и невыполнением ими установленных депутатских обязанностей.

На основании ч.1 ст.21 Устава муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан сформирована избирательная комиссия муниципального района, которая организует подготовку и проведение муниципальных выборов, местного референдума, голосования по вопросам изменения границ муниципального района, преобразования муниципального района, голосования по отзыву депутата Совета.

В соответствии с регламентом Совета, в соответствии с Уставом на первом заседании был сформирован Президиум Совета. Президиум формируется на срок полномочий Совета и является подотчетным Совету органом. В состав Президиума вошли Председатель Совета, заместитель председателя Совета, председатели постоянных комиссий Совета и Комиссии по соблюдению Регламента Совета, статуса и этики депутата.

Президиум Совета создан для предварительной подготовки и рассмотрения вопросов деятельности Совета и осуществления иных полномочий, предусмотренных Уставом, Регламентом и решениями Совета.

Президиум Совета:

1) формирует проект плана деятельности Совета на очередной год;

2) созывает заседания Совета;

3) формирует проект повестки дня очередного заседания Совета;

4) осуществляет предварительное рассмотрение и обсуждение вопросов, вносимых на рассмотрение Совета;

5) рассматривает выполнение решений Совета;

6) координирует деятельность постоянных комиссий Совета;

7) регистрирует депутатские объединения (депутатские группы);

8) осуществляет иные полномочия по решению Совета.

По вопросам, рассмотренным Президиумом Совета, принимаются постановления Президиума Совета.

Основными документами, регулирующими деятельность аппарата администрации муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан являются Федеральный закон № 25-ФЗ от 2 марта 2007 года «О муниципальной службе в РФ», вступивший в силу 1 июля 2007 года, и законом № 453-З от 16 июля 2007 года «О муниципальной службе в РБ», вступившем в силу 1 августа 2007 года. Предметом регулирования ФЗ №25-ФЗ являются отношения, связанные с поступлением на муниципальную службу граждан РФ, граждан иностранных государств - участников международных договоров РФ, прохождением и прекращением муниципальной службы, а также с определением правового положения (статуса) муниципальных служащих.

Закон РБ направлен на регулирование отношений в сфере муниципальной службы в пределах полномочий органов государственной власти РБ, установленных ФЗ «О муниципальной службе в РФ».

Действие обоих законов не распространяется на статус депутатов, членов выборных органов местного самоуправления, выборных должностей органов местного самоуправления, членов избирательных комиссий муниципальных образований, действующих на постоянной основе и являющихся юридическими лицами, с правом решающего голоса, поскольку указанные лица не являются муниципальными служащими.

Законы определяют понятие должности муниципальной службы.

Должность муниципальной службы - должность в органе местного самоуправления, аппарате избирательной комиссии муниципального образования, которые образуются в соответствии с уставом муниципального образования, с установленным кругом обязанностей по обеспечению исполнения полномочий органа местного самоуправления, избирательной комиссии муниципального образования или лица, замещающего муниципальную должность.

Должности муниципальной службы подразделяются на следующие группы:

1) высшие должности муниципальной службы;

2) главные должности муниципальной службы;

3) ведущие должности муниципальной службы;

4) старшие должности муниципальной службы;

5) младшие должности муниципальной службы.

При составлении и утверждении штатного расписания органа местного самоуправления, аппарата избирательной комиссии муниципального образования используются наименования должностей муниципальной службы, предусмотренные реестром должностей муниципальной службы в субъекте Российской Федерации.

В соответствии с законом РБ от 23 декабря 2005 года № 259-з « О реестре муниципальных должностей муниципальной службы в Республике Башкортостан» и Перечнем специализаций муниципальных должностей муниципальной службы в Республике Башкортостан представительный орган муниципального образования утверждает Перечень муниципальных должностей муниципальной службы муниципального образования.

В Реестре определена классификация муниципальных должностей:

1). Муниципальные должности муниципальной службы, замещаемые в администрации сельского и городского поселений в составе муниципального района (при численности населения до 7,5 тысячи человек);

2). Муниципальные должности муниципальной службы, замещаемые в администрации сельского и городского поселений в составе муниципального района (при численности населения от 7,5 до 20 тысяч человек);

3). Муниципальные должности муниципальной службы, замещаемые в администрации сельского и городского поселений в составе муниципального района (при численности населения от 20 тысяч человек);

4). Муниципальные должности муниципальной службы, замещаемые в администрации муниципального района, городского округа (за исключением городских округов город Уфа, город Стерлитамак);

5). Муниципальные должности муниципальной службы, замещаемые в администрации муниципального образования городских округов город Уфа, город Стерлитамак;

6). Муниципальные должности муниципальной службы, замещаемые в аппарате представительного органа муниципального района (городского округа);

7). Муниципальные должности муниципальной службы, замещаемые в аппарате представительного органа сельского и городского поселений в составе муниципального района.

Должности администрации муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан относятся к категории муниципальных должностей муниципальной службы, замещаемых в администрации муниципального района, городского округа (за исключением городских округов город Уфа, город Стерлитамак).

Кроме того, закон о муниципальной службе в РБ определяет права, обязанности муниципального служащего, ограничения и запреты, связанные с муниципальной службой, а также порядок поступления на муниципальную службу, ее прохождение и прекращение.

Муниципальным служащим Муниципального района могут стать граждане Российской Федерации, достигшие возраста 18 лет, исполняющие в порядке, определяемом настоящим Уставом в соответствии с федеральными законами и законами Республики Башкортостан, обязанности по муниципальной должности муниципальной службы в Республике Башкортостан за денежное вознаграждение, выплачиваемое за счет средств местного бюджета.

Например, при поступлении на муниципальную службу в администрацию муниципального района Благовещенский район каждый устраивающийся заключает трудовой договор определенной формы, который оговаривает его права и обязанности, рабочее время и время отдыха и т.д.

Основные правила подготовки, оформления, прохождения и контроля за исполнением документов несекретного характера, рассмотрения обращений граждан в администрацию и ее подразделения определяет регламент работы с документами в администрации муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан.

Регламент разработан в соответствии с законами РФ и РБ, ГОСТом Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.»

В работе администрации большое значение имеет устав.

Устав муниципального района Благовещенский район РБ определяет границы, состав и административный центр Муниципального района, официальные символы Муниципального района, полномочия органов местного самоуправления по решению вопросов местного значения, формы, порядок и гарантии участия населения в решении вопросов местного значения, бюджетные полномочия органов местного самоуправления, ответственность органов местного самоуправления и должностных лиц местного самоуправления.

Положения данного Устава применяются в части, не противоречащей федеральным законам и принимаемым в соответствии с ними законам Республики Башкортостан.

2.2 Документационное и информационное обеспечение Администрации Муниципального района Благовещенский район РБ

муниципальный учреждение информационный обеспечение

Основным документом развития документационного и информационного обеспечения управления в муниципальном районе Благовещенский район Республики Башкортостан является принятая в 2001 году Концепция движения муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан к информационному обществу (Распоряжение от 20 июля 2001 г. N 715-РР).

Для удовлетворения потребностей органов местного управления, хозяйствующих субъектов и населения муниципального района в информации и современных услугах связи, обеспечения стимулирующих условий для развития телекоммуникаций и обеспечения их конкурентного преимущества на рынке Концепцией движения муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан к информационному обществу предусмотрен следующий комплекс мероприятий:

1. Учитывая высокую зависимость отрасли "связь" от технико - технологического уровня основных компонентов информационно - индустриального комплекса экономики для преодоления технико - технологического отставания муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан от уровня ведущих районов РБ, разработать программу поддержки и финансирования развития информационных технологий, определяющих стратегические направления научно - технического прогресса.

2. Предусмотреть возможности и разработать механизмы обеспечения государственной поддержки развития технологий телекоммуникаций со стороны муниципальных властей за счет:

- совершенствования налоговой и амортизационной политики, форм организации управления информационно - телекоммуникационными сетями;

- оплаты до 50% стоимости займов, идущих на разработку и освоение техники связи, до момента ее коммерческой реализации;

- краткосрочного (3-5 лет) государственного субсидирования фирм, ведущих стратегические исследования в области новейших информационно - телекоммуникационных технологий (до 50% стоимости проекта).

3. Исключить возрождение монополизма в развитии муниципальных телекоммуникаций и создать условия для свободной конкуренции при сохранении государственного контроля за данным сегментом рынка.

4. Поддерживать инвестиционную привлекательность телекоммуникационного бизнеса муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан (если понадобится, то и налоговыми льготами).

5. Создать условия для гарантированного доступа к базовым услугам телекоммуникаций (обычная телефония как перспективная цель - доступ к услугам Интернет) социально незащищенных слоев населения.

6. Создать условия и разработать необходимые нормативные документы, обязывающие застройщиков при возведении новых жилых и офисных зданий комплектовать их современной кабельной инфраструктурой.

Основными направлениями работ являются:

- создание общерайонной системы управления работами по информатизации и отраслью информационных услуг;

- централизация и ускорение работ по общесистемному обеспечению районной информационной инфраструктуры;

- продолжение развития отраслевых информационных систем и аттестация всех отраслевых учреждений на соответствие требованиям к "электронному учреждению";

- интеграция отраслевых информационных систем между собой, а также с общерайонными и территориальными информационными системами;

- создание комплексных, интегрированных с общерайонными и отраслевыми системами, территориальных автоматизированных информационных систем (ТАИС);

- создание единого общерайонного корпоративного информационного портала;

- создание общерайонного публичного информационного портала, интегрированного с другими публичными информационными системами.

Одним из важнейших направлений является общесистемное обеспечение городской информационной инфраструктуры. За последние годы здесь проделан большой объем работ. Разработан системный проект развития общей информационной системы, начался процесс интеграции информационных систем на межкомплексном уровне, в частности систем Комплекса районного хозяйства и Комплекса по имущественно - земельным отношениям, разрабатывается Единая государственная картографическая основа муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан, создан и ведется реестр районных информационных систем.

На основании вышеназванной концепции внесены изменения и разработан целый ряд документов регламентирующих основы документационного и информационного обеспечения деятельности органов государственного и муниципального управления в районе.

Перечень информационных систем (ИС), банков данных, реестров, регистров, находящихся в ведении органов местного самоуправления муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан представлен в приложении 1.

Территориальная автоматизированная информационная система (ТАИС) для муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан относится к классу базовых районных муниципальных систем.

ТАИС муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан являются многоуровневыми распределенными информационной системой, интегрированной по информационным ресурсам с отраслевыми АИС республиканских комплексов. Практически вся первичная информация в общерайонных и ведомственных АИС "привязана" к конкретным объектам, субъектам и процессам на конкретной территории, конкретного муниципалитета и собирается территориальными органами управления - Администрацией муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан. Однако значительная часть этих информационных потоков имеет восходящий характер и, пройдя зачастую многоуровневую обработку, капсулируется в ведомственных информационных системах.

В целом, комплекс нормативно-правовых актов в сфере формирования и использования территориальных информационных ресурсов регламентирует:

1. права собственности, владения и распоряжения информационными ресурсами, создаваемыми на территории муниципального образования;

2. права и обязанности владельцев информационных ресурсов;

3. юридические формы отношений владельцев и пользователей информационных ресурсов;

4. обязанности юридических и физических лиц, представляющих информацию для формирования информационных ресурсов;

5. порядок доступа к информационными ресурсам;

6. ответственность субъектов в области работы с информационными ресурсами;

7. принципы финансирования процессов формирования и использования информационных ресурсов.

Наряду с нормативно-правовыми актами общего спектра действия, в администрации муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан идет разработка правовой базы, регламентирующей отдельные функциональные сферы создания, ведения и использования информационных ресурсов муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан.

Для правового обеспечения процесса создания важнейших видов информационных ресурсов разработаны нормативно-правовые документы, обеспечивающие создание и ведение системы баз данных, а также использование хранящейся в них информации для принятия решений органами государственной власти и местного самоуправления.

Наиболее важными документами в этой сфере являются:

1. Положения о системе баз данных;

2. правовые акты, утверждающие перечни информации, порядок ее документирования, периодичность сбора и т.п.;

3. правовые акты, устанавливающие ответственность за сохранность, достоверность и точность информации;

4. правовые акты, устанавливающие обязанности и ответственность владельцев информации по соблюдению режима обработки и правил предоставления информации;

5. правовые акты по гарантиям и мерам по защите информации.

Наряду с правовой базой по каждой базе данных разработано нормативно-правовое обеспечение, регламентирующее вопросы их интеграции, включая:

1. правовые акты, регламентирующие взаимодействие организаций, ответственных за ведение баз данных между собой и с органами городского и муниципального управления;

2. нормативно-правовые документы, обеспечивающие информационную совместимость баз данных и государственных кадастров и регистров;

3. правовые документы по лицензированию деятельности по созданию систем ведения баз данных.

Нормативно-правовое обеспечение системы информационных ресурсов включают следующие группы документов:

1. Нормативно-правовые документы общего характера, определяющие:

1.1 - состав и структуру информационных ресурсов, создаваемых и используемых на территории муниципального образования;

1.2 - обязанности субъектов города в области формирования информационных ресурсов;

1.3 - порядок информационного обеспечения органов государственной власти, местного самоуправления и других потребителей информации;

1.4 - основы обеспечения информационной безопасности органов власти и управления;

1.5 - основные положения по защите прав собственности на информационные ресурсы.

2. Документы, определяющие организационные принципы построения системы информационных ресурсов:

2.1 - порядок разработки и производства информационных систем и технологий для формирования и предоставления информационных ресурсов;

2.2 - требования по лицензированию деятельности предприятий и организаций в области информатизации органов власти и управления и сертификации их продуктов и услуг;

2.3 - порядок финансирования научно-методических и проектных разработок в области информатизации и информационного обслуживания органов местного самоуправления и т.д.

3. Документы, регламентирующие процессы информационного взаимодействия субъектов округа:

3.1 - порядок информационного взаимодействия подразделений и служб федеральных и региональных органов государственной власти и управления и органов местного самоуправления;

3.2 - порядок использования информационных ресурсов субъектами с различной организационно-правовой формой собственности.

4. Документы, определяющие вопросы методического обеспечения процессов формирования информационных ресурсов, обеспечения условий для формирования единого информационного пространства:

4.1 - методические рекомендации и указания по разработке и приемке информационных систем, технологий, услуг и включения их в систему информационного обеспечения деятельности органов власти и управления;

4.2 - положения по созданию общесистемного информационно-лингвистического обеспечения.

5. Документы, регламентирующие процессы учета информационных ресурсов, порядок и правила регистрации информационных систем и баз данных, содержащих информационные ресурсы.

Приведенный перечень документов не является полным и может быть существенно расширен. Однако состав и содержание указанных документов охватывает важнейшие процессы формирования и использования документационных и информационных ресурсов для органов местного самоуправления муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан - Администрации района.

Организация работы с документами в Администрации муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан включает в себя рациональный документооборот, создание информационно-поисковых систем по документам. Анализируя общий документооборот Администрации муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан за последние 3 года (таблица 2.1), была выявлена тенденция к его росту.

Таблица 2.3. Анализ документооборота Администрации муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан

Годы

Количество входящих документов, тыс. шт.

Количество исходящих документов, тыс. шт.

Количество внутренних документов, тыс. шт.

2007

3,18

3,89

3,4

2008

5,39

4,87

3,1

2009

7,20

6,80

3,54

Стабильное увеличение объема документооборота связано, прежде всего, с расширением организационной структуры Администрации муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан за счет расширения сферы деятельности, возрастанием количества служащих.

Наиболее распространенной входящей корреспонденцией являются письма по вопросам сотрудничества. Поступает большое количество писем по вопросам проведения различных совещаний и конференций.

Из муниципалитетов, кроме служебных писем, регулярно поступают документы, содержащие информацию в отношении отчетов о проделанной работе.

Исходящие документы, в соответствии с ГОСТ Р 51141-98, это официальные документы, отправляемые из Администрации муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан. Исходящие документы, создающиеся в процессе деятельности Администрации муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан, оформляются на бланках и имеют установленный состав и порядок расположения реквизитов. Бланки отпечатаны типографским способом на бумаге формата А4. Применяются следующие виды бланков:

- бланк для письма;

- общий бланк для всех других видов документов (служебная записка, докладная записка и т.д.).

Внутренний документ - это официальный документ, не выходящий за пределы организации, подготовившей его.

Внутренние документы Администрации муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан по формам и назначению можно разделить на 3 группы:

- организационные документы, которые регламентируют деятельность Администрации муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан (Устав, Положения об отделах, инструкции и т.п.);

- распорядительные документы, издаваемые Главой Администрации муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан, его заместителями и руководителями структурных подразделений;

- информационно-справочные документы, создаваемые для решения оперативных вопросов (докладные и служебные записки, акты, справки и т.д.).

Необходимо отметить, что при внутренней переписке сотрудники Администрации муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан используют два вида документов - докладные и служебные записки.

Служебная записка - документ, широко использующийся при сообщении и передаче информации от одного сотрудника Администрации муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан другому, но в существующую официальную классификацию этот документ не входит. Для этой функции существует докладная записка, при помощи которой происходит информирование руководителя о нештатных ситуациях, нарушениях правил внутреннего трудового распорядка и т.д. Эти два документа по своему содержанию и оформлению идентичны, и представляется нецелесообразным введение в управленческую практику еще одного вида документов того же целевого назначения, что и докладная записка.

Прием всей входящей корреспонденции и вся последующая обработка осуществляется централизованно секретарем-референтом Главы Администрации муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан.

Заканчивается первичная обработка распределением на документы регистрируемые и нерегистрируемые. Иногда поступает такая корреспонденция, при рассмотрении которой секретарь-референт затрудняется определить к регистрируемой ли она относится или нет. Для уточнения он идет к руководителю.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям Администрации муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан.

Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки их содержания, на основании установленного в Администрации муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан распределения обязанностей.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам Администрации муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан.

На рассмотрение руководства Администрации муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан передаются документы, полученные от правительственных и вышестоящих органов, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности Администрации муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан, требующие решения руководства. Остальные документы после предварительного рассмотрения направляются исполнителям.

Корреспонденция, поступившая на имя Главы Администрации муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан передается секретарю Главы. Она рассматривает поступившую корреспонденцию, регистрирует и относит на рассмотрение руководителю.

После рассмотрения документов Глава Администрации муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан наносит резолюцию - распределяет поручения между заместителями. С документа снимаются копии, оригинал подшивается в дело, копии разносятся исполнителям. Если документ требует контроля исполнения, то секретарь ставит на контроль и вносит данные в компьютерную базу.

Порядок прохождения входящих документов Администрации муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан представлен на рисунке 2.2.

Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре.

В Администрации муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан проект исходящего документа обязательно согласовывается с юристом. Такое согласование оформляется визой. После подписания руководителем, исходящий документ передается секретарю-референту для регистрации. Затем исходящие документы в тот же день отправляются адресату. Второй экземпляр отправленного письма и единственный экземпляр факса подшиваются в дело с исходящей перепиской.

Порядок работы с исходящими документами Администрации муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан на рисунке 2.3.

Рис.2.2. Оперограмма движения входящих документов

Кто выполняет операции

Общий отдел

Руководство

Секретари структурных подразделений

Руководство структурных подразделений

Исполнители

1.Прием документов

2. Вскрытие

3. Сортировка

4.Регистрация

5.Передача на рассмотрение руководству

6.Рассмотрение руководством

7.Получение от руководства рассмотренных документов

8.Фиксация резолюции

9. Постановка на контроль

10. Передача в подразделение

11. Получение документа подразделением

12.Регистрация документов

13.Рассмотрение руководством подразделения

- движение документов, поступающих на имя Главы

- движение документов, поступающих на имя руководителей структурных подразделений

- движение нерегистрируемых документов.

Рис.2.2. Оперограмма движения входящих документов

Кто выполняет

Операции

Исп-ли

Структурные подразделения

Секретари Руководство

Юрист

Глава Адм-ции

Общий отдел

1.Составление проекта

2. Согласование

3. Внесение изменений

4.Печать

5. Визирование

6.Внесение изменений

7. Считка

8. Визирование

9. Передача на подпись

10 Подписание

11 Передача на регистрацию

12. Регистрация

13. Отправка

- движение документов, подписываемых Генеральным директором

- движение документов, подписываемых руководителями структурных подразделений

Таблица 2.2. Форма регистрационного журнала для входящих документов Администрации муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан

Дата поступления

Вх. №

Дата и № док-та

Корреспондент/кто подписал

Заголовок

Исполнитель

1

2

3

4

5

6

Резолюция руководителя Администрации муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан вносится в базу документов, поставленных на контроль. С учетом того, что контроль исполнения ведется в компьютерной базе, а не в журнале, необходимый состав реквизитов регистрации присутствует, но необходимо добавить графу «название вида документа».

На исходящих документах проставляется исходящий регистрационный номер в соответствии с действующими требованиями. Он располагается в верхнем левом углу первого листа и состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов. В соответствии с требованиями ГСДОУ в индекс документа должен входить индекс по номенклатуре дел подразделения, код подразделения, порядковый номер и дата. В Администрации муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан номенклатура дел находится в стадии разработки и номер по ней в индекс не входит.

Регистрация исходящих документов ведется в журнале, содержащем следующие графы (таблица 2.3).

Таблица 2.3. Регистрация исходящих документов Администрации муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан

Дата док-та

Исход. №

Адресат

Краткое содержание/ кто подписал

Исполнитель/ Кто принял

Прим.(кто принял док-нт)

1

2

3

4

5

6

В Администрации муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан регистрацией внутренних документов занимаются секретари структурных подразделений. Все внутренние документы, поступающие на имя Главы, а также приказы по основной и административно-хозяйственной деятельности Администрации муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан регистрирует секретарь руководителя.

Таблица 2.4. Журналы регистрации внутренних документов Администрации муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан

Дата и номер поступления

Дата и номер док-та

Структурное подразделение

Вид док-та

Содержание

Исполнитель

1

2

3

4

5

6

Практическую работу по контролю управления информационной деятельностью Администрации Муниципального района Благовещенский район РБ осуществляют сотрудники Общего отдела Администрации муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан по поручению руководства Администрации муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан, что подробно рассмотрено в следующем параграфе.

2.3 Структура и условия функционирования управления информационной деятельностью Администрации Муниципального района Благовещенский район РБ

Организационная структура управления информационной деятельностью Администрации муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан - Общего отдела Администрации муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан представлена на рисунке 2.4.

Начальник Общего отдела

_______________ - непосредственное подчинение

----------------------- - функциональное подчинение

Рис. 2.1. Организационная структура службы документационного и информационного обеспечения управления Администрации муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан

Общий отдел возглавляет начальник, назначаемый на должность приказом Главы Администрации муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан.

Общий отдел в своей деятельности руководствуется законами РФ, правилами, инструкциями и методическими рекомендациями государственной архивной службы РФ, действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления, Уставом муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан и работает в тесном взаимодействии с другими подразделениями Администрации муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан.

Сведения о составе основных работников службы документационного и информационного обеспечения управления Администрации Благовещенский район РБ можно посмотреть в таблице 2.5.

Таблица 2.5. Сведения о составе основных работников службы документационного и информационного обеспечения управления Администрации муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан

Профессия (должность)

Всего

Начальник общего отдела

Секретарь

Инспекторы

Юрист

Итого

1

1

2

1

5

Рассмотрим данные о составе служащего персонала и его квалификации (таблица 2.6).

Таблица 2.6. Данные о квалификационном составе специалистов Общего отдела Администрации муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан ООО «Восход»

Должность

Образование

Специальность

Кол-во

Стаж работы

Начальник

Секретарь

Инспекторы

Юрист

Высшее

Средне-техн.

Высшее

Высшее

Инженер-экономист

бухгалтер

бухгалтеры

юридическое

1

1

2

1

Свыше 5 лет

Свыше 3 лет

3-4 года

Свыше 5 лет

Как, мы видим уровень подготовки специалистов довольно высокий, все они имеют стаж работы по специальности более 3 лет.

Положение об общем отделе Администрации муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан состоит из следующих разделов:

общие положения;

задачи;

структура;

функции;

взаимоотношения с другими подразделениями Администрации муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан;

права;

ответственность.

В разделе «Общие положения» закреплены подчиненность отдела Главе Администрации муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан.

Раздел «Задачи» содержит четко сформулированные направления деятельности отдела, важнейшими из которых являются организация работы по обеспечению документационного оборота в Администрации муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан, организация системы учета документов.

В разделе «Структура» указан порядок разработки и утверждения структуры отдела, его численный состав, конкретные направления работы и закрепленные за ними подразделения отдела.

В разделе «Функции» рассмотрены функциональные обязанности в области работы, в частности:

разработка планов комплектования документации в соответствии с программой развития Администрации муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан;

ведение документации по делопроизводству;

контроль за исполнением руководителями подразделений приказов и распоряжений;

ведение всей отчетности по управленческим вопросам.

Раздел «Взаимоотношения с другими подразделениями Администрации муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан» содержит перечень документов, которые поступают в отдел, и документов, которые направляются из отдела в другие подразделения Администрации муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан.

В разделе «Права» указаны основные полномочия, которыми наделен отдел, в частности:

право требовать от всех подразделений Администрации муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан необходимых для полноценной работы отдела материалов;

право принимать работников Администрации муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан по вопросам приема, перемещения и увольнения;

право осуществлять связь с другими организациями по организационным вопросам;

право требовать от других подразделений Администрации муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан обязательного выполнения тех указаний, которые предусмотрены положением об отделе.

В разделе «Ответственность» установлена ответственность начальника отдела за выполнение возложенных на отдел функций и ответственность работников отдела, которая устанавливается должностными инструкциями.

Любая должностная инструкция работника Администрации муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан имеет три раздела: должностные обязанности, требования к знаниям и требования к квалификации по разрядам оплаты.

Основными должностными обязанностями начальника общего отдела являются:

руководство работой отдела;

обеспечение выполнения работ;

разработка необходимой документации, предложений, рекомендаций, инструкций;

обеспечение рационального использования материальных, финансовых и технических средств;

проведение работ по защите информации, составляющей государственную тайну;

обеспечение рационального распределения нагрузки между работниками отдела;

создание условий для роста и повышения квалификации персонала;

контроль соблюдения работниками правил внутреннего трудового распорядка, правил и норм охраны труда и противопожарной безопасности, производственной и трудовой дисциплины;

внесение предложений о поощрении отличившихся работников, наложений взысканий на нарушителей производственной и трудовой дисциплины;

обеспечение составления уставной отчетности.

Начальник отдела должен знать:

постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов Администрации муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан, касающиеся деятельности отдела;

нормативные акты и методические рекомендации, определяющие порядок проведения работ в отделе;

основы экономики, организации труда и управления;

правила внутреннего трудового распорядка;

правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

Численный состав отдела и перечень видов основных работ определяется численностью работающих в организации.

В Администрации муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан для ведения контроля исполнения сотрудники службы документационного обеспечения управления используют компьютерные базы данных, в которые заносятся все документы требующие исполнения. Базы данных по контролю содержат следующие графы.

Таблица 2.7. База данных по контролю

№ док-та

Дата док-та

Вид док-та

Краткое содержание

Испол-ль

Срок исполн.

Ход исполн.

Отметка о снятии с контроля

1

2

3

4

5

6

7

8

9

Сотрудниками Общего отдела осуществляются следующие операции:

- формирование базы контролируемых документов; направление контролируемого документа (пункта задания) в подразделение-исполнитель;

- напоминание подразделению-исполнителю о сроке исполнения;

- получение информации о ходе и результатах исполнения;

- занесение в базу данных информацию о ходе и результатах исполнения контролируемого документа;

- регулярное информирование руководителя о состоянии и результатах исполнения;

- снятие документов с контроля по указанию руководителя.

После указания руководителя о постановке документа на контроль секретарь просматривает его, ставит штамп красного цвета на левом поле напротив реквизита «заголовок» букву «К». Затем заносит номер этого документа, содержание резолюции, исполнителя, контрольный срок исполнения в регистрационную базу данных.

Затем снимает копию для исполнителя и подшивает в папку с текущими документами, поставленными на контроль. Сроки подготовки, представления и типовые сроки исполнения должны быть закреплены в инструкции по документационному обеспечению.

Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других организаций -- с даты их поступления.

Типовые сроки исполнения документов в Администрации муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан, если они не указываются в самом документе, устанавливаются в соответствии с ГСДОУ. Индивидуальные сроки устанавливает Глава.

Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя в следующем порядке: типовые сроки -- принятием нового акта, индивидуальные - руководителями, которые их установили.

Результаты исполнения отмечаются только в регистрационной базе в компьютере. На самом документе отметка о снятии с контроля, надпись «В дело» с подписью и датой, проставляемой в нижнем правом углу оборотной стороны последнего листа исполненного документа, не проставляется.

Ежедневно сотрудники Общего отдела учитывают и обобщают данные о ходе и результатах исполнения документов в сроки, установленные руководителями. В случае существенного отставания, задержки исполнения, делается доклад руководителю для принятия экстренных мер.

В структурных подразделениях Администрации муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан контроль исполнения документов ведется на общих основаниях. При ведении контроля используются компьютерные базы данных.

Недостатком существующего порядка контроля за исполнением документов является то, что формируемые базы не сведены в одну единую и в каждом подразделении Администрации муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан ведется своя база.

К настоящему времени в Администрации муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан в рамках единой муниципальной информационной системы, созданной на основе Microsoft Windows и Microsoft SQL Server, уже действует и продолжает развиваться ряд автоматизированных программных комплексов, обеспечивающих контроль за выполнением муниципальными органами своих обязательств перед гражданами и объективность принятия управленческих решений. Внедрение этой информационной системы помогает решить проблему повышения эффективности работы муниципальных служащих и добиться большей прозрачности использования бюджетных средств.

Сегодня перед администрацией любого муниципального органа власти стоит важная и актуальная задача - обеспечить переход всех своих служб и подразделений на качественно новый уровень работы. Использование автоматизированных информационных систем позволяет оптимизировать технологии управления как самим муниципальным образованием в целом, так и бюджетными средствами, выделяемыми на его развитие.

Работы по внедрению информационных технологий в административные процессы были начаты в Администрации муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан в 2005 году, когда стала использоваться первая автоматизированная система казначейского исполнения бюджета - технологическое решение, реализующее функции учета, контроля и исполнения бюджета. Успешная эксплуатация этой системы показала, однако, что финансово-казначейский контроль не является универсальным средством решения всех проблем управления и может лишь частично повысить эффективность использования бюджетных средств. Перед администрацией Администрации муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан встала задача разработать и внедрить единую информационную систему, которая бы автоматизировала процесс управления муниципальными ресурсами и осуществляла контроль над выполнением всех бюджетных обязательств - по обеспечению населения услугами здравоохранения и образования, по социальной защите горожан, по созданию и развитию муниципальной инфраструктуры (коммунальных услуг, транспорта) и т. д.


Подобные документы

Работы в архивах красиво оформлены согласно требованиям ВУЗов и содержат рисунки, диаграммы, формулы и т.д.
PPT, PPTX и PDF-файлы представлены только в архивах.
Рекомендуем скачать работу.