Технология работы с письменными обращениями граждан в Министерстве образования и науки

2. Запрашивает необходимые для рассмотрения обращения документы и материалы в других государственных органах, органах местного самоуправления и у иных должностных лиц.

3. Принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов гражданина.

4. Дает письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов

5. Уведомляет гражданина о направлении его обращения на рассмотрение в другой государственный орган, орган местного самоуправления или иному должностному лицу в соответствии с их компетенцией.

4.10. Письменное обращение, поступившее в МОиН УР в соответствии с его компетенцией, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации письменного обращения.

4.11. В исключительных случаях, а также в случае направления запроса в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу Министр или его заместители вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней, о чем уведомляется гражданин, направивший обращение.

4.12. Для продления срока рассмотрения обращения исполнитель представляет заявление на имя Министра либо его заместителя не позднее трех дней до истечения установленного срока с указанием причин продления и конкретных мер, необходимых для завершения рассмотрения обращения.

4.13. Сроки, предусмотренные настоящей Инструкцией, исчисляются в календарных днях. Если окончание срока рассмотрения обращения приходится на нерабочий день.

4.14. Гражданин, обращение которого рассматривается в МОиН УР, имеет право:

1. Представлять дополнительные документы и материалы либо обращаться с просьбой об их истребовании.

2. Знакомиться с документами и материалами, касающимися рассмотрения обращения, если это не противоречит законодательству Российской Федерации, не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц и если в указанных документах и материалах не содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую законом тайну. В этом случае МОиН УР вправе мотивированно отказать гражданину в ознакомлении с материалами по разрешению его обращения.

3. Получать письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

4. Обращаться с жалобой на принятое по обращению решение или на действие (бездействие) в связи с рассмотрением обращения в административном и (или) судебном порядке в соответствии с законодательством Российской Федерации.

4.15. Ответ гражданину по существу поставленных в обращении вопросов дается в письменной форме на бланке письма МОиН УР за подписью Министра или его заместителей.

4.16. Текст ответа составляется в официальном стиле и не должен содержать служебные аббревиатуры. Ссылки на те или иные статьи нормативных правовых актов без дальнейшего разъяснения их требований не допускаются.

4.17. Запрещается направлять гражданам ответы с исправлениями и ошибками (в том числе в реквизитах).

4.18. В случае, если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается. Если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией.

4.19. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

4.20. Если письменное обращение содержит нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностных лиц МОиН УР, а также членам их семей, то такое обращение остается без ответа по существу поставленных в нем вопросов, а гражданину, направившему обращение, сообщается о недопустимости злоупотребления правом.

4.21. В случае, если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается и оно не подлежит направлению на рассмотрение в структурные подразделения МОиН УР, о чем сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

4.22. В случае, если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, Министр или его заместители вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в МОиН УР. О данном решении уведомляется гражданин, направивший обращение.

4.23. В случае, если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, гражданину, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

4.24. Предложения, заявления и жалобы граждан считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, по ним приняты необходимые меры и даны исчерпывающие ответы, соответствующие действующему законодательству. Ответы на обращения граждан должны быть аргументированными, по возможности со ссылкой на нормы законодательства Российской Федерации, с разъяснением всех затронутых в них вопросов, а если в удовлетворении обращения заявителю отказано, - содержать четкое разъяснение порядка обжалования принятого решения с указанием органа, к которому может быть направлена жалоба.

4.25. Подготовленный и подписанный Министром ответ на обращение поступает в сектор по контролю за исполнением нормативно-распорядительных документов для регистрации и дальнейшего хранения.

4.26. Индекс ответного документа состоит из регистрационного номера обращения, который дополняется индексом дела по номенклатуре дел. Элементы индекса ответного документа отделяются друг от друга дефисом.

4.27. В РКК обращения сотрудниками сектора по контролю за исполнением нормативно-распорядительных документов вносится отметка о его исполнении.

4.28. Копия ответного документа остается в секторе по контролю за исполнением нормативно-распорядительных документов в справочных и других целях, а оригинал отправляется автору обращения.

5. Контроль за исполнением поручений по рассмотрению обращений граждан

5.1 Контроль устанавливается в целях обеспечения своевременного рассмотрения обращений граждан, устранения недостатков в работе подразделений Министерства образования и науки УР.

5.2 Контроль за исполнением обращений граждан осуществляется сектором по контролю за исполнением нормативно-распорядительных документов, сотрудники которого обязаны обеспечивать своевременное, правильное и полное рассмотрение писем и исполнение решений, принятых по предложениям, заявлениям и жалобам граждан.

5.3 Контролю подлежат все зарегистрированные обращения граждан, требующие исполнения.

5.4 Контроль за поступившим обращением начинается с момента его регистрации и заканчивается при регистрации письменного ответа его автору.

5.5 Сотрудники сектора по контролю за исполнением нормативно-распорядительных документов обязаны, используя данные автоматизированной программы «Олимп-Делопроизводство», уведомлять исполнителей каждые 10 дней и за 5 дней до истечения срока исполнения обращения.

5.6. Должностные лица, осуществляющие контроль, имеют право:

а) запрашивать у исполнителей и их непосредственных начальников необходимые сведения о ходе исполнения обращений;

б) знакомиться в установленном порядке с материалами, отражающими состояние исполнения поручения;

в) требовать от исполнителей справки о причинах задержки исполнения поручений;

г) вносить предложения по устранению выявленных нарушений сроков исполнения обращений.

5.7. Снятие обращения с контроля осуществляет Министром или его заместителями или по их поручению сектором по контролю за исполнением нормативно-распорядительных документов.

5.8. Предложения, заявления и жалобы граждан, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются. Контроль завершается только после вынесения решения и принятия исчерпывающих мер по разрешению предложения, жалобы, заявления.

5.9. Сотрудники сектора по контролю за исполнением нормативно-распорядительных документов обязаны анализировать содержание поступающих обращений, принимать меры по своевременному выявлению причин нарушений прав, свобод и законных интересов граждан, а также с целью совершенствования работы МОиН УР.

5.10. Материалы для анализа содержания поступающих обращений оформляются в виде аналитических справок.

5.11. Сотрудники сектора по контролю за исполнением нормативно-распорядительных документов должны составлять ежемесячные аналитические справки о состоянии работы с обращениями и предоставлять их на рассмотрение Министру или его заместителям.

5.12. Сотрудники сектора по контролю за исполнением нормативно-распорядительных документов должны составлять итоговые годовые аналитические справки о тематике обращений и о состоянии работы с обращениями и предоставлять их на рассмотрение Министру 15 января каждого года.

6. Хранение письменных обращений и материалов, связанных с их рассмотрением

6.1. На документах, связанных с рассмотрением обращений граждан, после принятия решения и их исполнения должна быть внесена запись "В дело" с указанием индекса дела по номенклатуре и проставлена подпись должностного лица, принявшего это решение. Соответствующая запись вносится в РКК обращения.

6.2. Дела, формируемые по обращениям граждан в соответствии с номенклатурой дел МОиН УР, хранятся в секторе по контролю за исполнением нормативно-распорядительных документов.

6.3. Предложения, заявления и жалобы граждан, копии ответов на них и документы, связанные с их разрешением формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел МОиН УР.

6.4. Предложения, заявления и жалобы граждан, копии ответов на них и документы, связанные с их разрешением и относящиеся к одному вопросу, составляют в деле самостоятельную группу. Внутри группы документы располагаются в логической последовательности решения вопроса по принципу «вопрос-ответ». В случае получения повторного предложения, заявления, жалобы или появления дополнительных документов они подшиваются к данной группе документов.

6.5. Самостоятельные группы внутри дела располагаются в хронологическом порядке.

6.6. При формировании дел проверяется правильность направления документов в дело, их полнота (комплектность), правильность оформления.

6.7. Неразрешенные предложения, заявления и жалобы граждан, а также неправильно оформленные документы подшивать в дела запрещается. Данные документы возвращаются исполнителям на доработку.

6.8. Законченные дела с предложениями, заявлениями и жалобами граждан хранятся в секторе по контролю за исполнением нормативно-распорядительных документов в справочных и других целях.

6.9. Для обращений личного характера устанавливается срок хранения 5 лет ЭПК. Отметка ЭПК означает, что обращения личного характера в ходе проведенной экспертизы должны быть изучены. Обращения, представляющие научно - исторический интерес, остаются на постоянное хранение.

6.10. Обращения второстепенного и оперативного характера хранятся 5 лет.

6.11. В случае неоднократного обращения, документы хранятся 5 лет после последнего обращения.

6.12. Предложения, письма творческого характера, заявления, жалобы, содержащие сведения о серьезных недостатках и злоупотреблениях хранятся постоянно.

6.13. Дела с обращениями граждан временного (до 10 лет включительно) срока хранения передаче в архив МОиН УР не подлежат. Они хранятся в секторе по контролю за исполнением нормативно-распорядительных документов и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

6.14. Дела с обращениям граждан, имеющими постоянный срок хранения, предаются через год после завершения по ним делопроизводства в архив МОиН УР.

6.15. Сотрудники сектора по контролю за исполнением нормативно-распорядительных документов производят полное оформление дел с обращениями граждан перед сдачей их в архив.

6.16. Полное оформление дела производится в соответствии с Инструкцией по делопроизводству МОиН УР.

6.17. Передача дел с обращениями граждан производится по описям.

министерство нормативный делопроизводство обращение

Заключение

Для обеспечения законности в деятельности органов исполнительной власти существенное значение имеют обращения граждан с жалобами, предложениями и заявлениями. В ходе изучения организации работы с обращениями граждан в Министерстве образования и науки УР были сделаны следующие выводы:

1. Министерство образования и науки УР выполняет различные функции, направленные на реализацию государственной политики в области образования на территории Удмуртской Республики. К числу основных функций МОиН УР относится организация работы с письменными и устными обращениями граждан с целью налаживания, прогнозирования и дальнейшего грамотного функционирования системы образования. Обращения граждан в Министерство образования и науки УР являются не только важным средством осуществления и охраны прав личности, укрепления связей с населением, но и существенным источником информации, необходимым при решении текущих и перспективных вопросов в области образования. В силу всего этого обращения граждан в деятельности МОиН УР занимают одно из важнейших мест.

2. Организация работы с письменными обращениями граждан в МОиН УР возложена на сектор по контролю за исполнением нормативно-распорядительных документов. Несмотря на то, что обращения граждан является важной составляющей частью делопроизводства МОиН УР, отдельного нормативного документа, регулирующего ведение делопроизводства по обращениям граждан, в данном секторе не разработано. Отсутствие подобного нормативного документа в значительной мере затрудняет и усложняет работу должностных лиц МОиН УР.

3. Технология работы с обращениями граждан в МОиН УР в целом соответствует законодательству об организации работы с обращениями граждан, но, тем не менее, существуют и некоторые недостатки, которые осложняют работу сотрудников МОиН УР с этой группой документов. В связи с этим сотрудникам сектора по контролю за исполнением нормативно-распорядительных документов следует разработать Инструкцию по ведение делопроизводства по обращениям граждан либо дополнить Инструкцию по делопроизводству МОиН УР соответствующим разделом.

4. При создании Инструкции по ведению делопроизводства по обращениям граждан следует руководствоваться Конституцией РФ, Федеральным законом «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ и Типовым положением о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях.

Результатом изучения организации работы с письменными обращениями граждан является создание для Министерства образования и науки УР Инструкции по ведению делопроизводства по обращениям граждан, которая максимально точно отображает особенности документирования данного вида деятельности в МОиН УР, а также полностью соответствует действующему законодательству в данной области. Разработанная Инструкция по ведению делопроизводства по обращениям граждан в значительной мере облегчит и урегулирует работу с обращениями граждан не только сотрудников сектора по контролю за исполнением нормативно-распорядительных документов, но и работников других структурных подразделений МОиН УР.

Список использованных источников и литературы

1. Конституция Российской Федерации// РГ.1993. 25 дек.; СЗ РФ. 2004. №13. ст. 1110.

2. Федеральный закон от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» // Собрание законодательства Российской Федерации. 2006. № 19, ст. 2060.

3. Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях, и организациях, утвержденное постановлением ГКНТ СССР № 463, Госстандарта СССР № 162, Главархива СССР №298 от 30.11.1981//Бюллетень нормативных актов министерств и ведомств СССР. 1982. №2.

4. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Росархива от 27.11.2000 №68// Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти. 2001. №4.

5. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Росархивом 06.10.2000.

6. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения, утвержденная приказом Главархива СССР от 23.05.1988 №33.

7. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: Госстандарт России, 1998.

8. ГОСТ Р 17914-72. Обложка дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования. М.: Госстандарт России, 1972.

9. Андреева В.И. Практика делопроизводства - организация и ведение. М.:Кнорус, 2006

10. Вялова Л.М. Законодательное регулирование работы с обращениями граждан в г. Москве// Секретарское дело.-1999.- №4. С.17-20.

11. Вялова Л.М. Проблемы современной организации работы с обращениями граждан// Делопроизводство - 1999-№1. С.16-17.

12. Емышева Е.М., Мосягина О.В. Законодательно-нормативные акты о работе с обращениями граждан// Секретарское дело.-1997.-№4. С.99-105.

13. Емышева Е.М., Мосягина О.В. Технология работы с обращениями граждан// Секретарское дело.-1997.-№2. С.113-117.

14. Кузнецова Т.В., Мосягина О.В., Овчинникова Н.В. Организация и документирование работы с предложениями, заявлениями и жалобами граждан:Учеб.-метод. пособие. М.:РГГУ, 1992.

15. Мосягина О.В. Работа с обращениями граждан: нормативное регулирование// Справочник секретаря и офис-менеджера.-2002.-№4. С.41-47.

16. www.top-personal.ru

17. www.vkursedela.ru

18. www.szrf.ru

Приложения

Приложение 1

Министерство образования и науки Удмуртской Республики

Регистрационная карточка входящего документа

На контроле до 14.06.2005

Приложение 2

Аналитическая справка о состоянии работы с обращениями граждан, поступившими в Министерство образования и науки УР

Приложение 3

Аналитическая справка о тематике обращений граждан, поступивших в Министерство образования и науки УР за период_____________

Размещено на Allbest.ru