Виды и порядок применения печатей и штампов

Отказ от печати с одной стороны, шаг достаточно прогрессивный. Результатом реализации отказа станет упрощение порядка оформления документов в сфере деятельности хозяйственных обществ с учетом повсеместного увеличения использования электронной подписи в документообороте. Кроме того, это может сподвигнуть использовать иные более совершенные методы идентификации, что благотворно скажется на деловом обороте.

С другой стороны, все эти новшества очень узко «заточены» под конкретные организационно-правовые формы юридических лиц, а значит и на общем деловом обороте скажутся не так глобально, как могли бы.

При этом необходимо согласиться с мнением специалистов правового управления аппарата Совета Федерации ФС РФ, высказанным в пояснительной записке к проекту федерального закона № 636191-6 о том, что «отмена обязательного наличия печати может потребовать решения вопроса об уточнении средств индивидуализации хозяйственных обществ, у которых печать отсутствует и, соответственно, надлежащее подтверждение полномочий их должностных лиц может вызвать затруднения в правоприменительной практике».

5 

5. ОБЩИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО РАБОТЕ С ПЕЧАТЬЮ И ШТАМПАМИ

Если правила учета печатей и штампов соблюдаются на госпредприятиях в силу существующих инструкций, и даже традиций, сложившихся с советских времен, то в коммерческих фирмах такой учет ведется не всегда. Ниже приведу некоторые рекомендации для руководителей, желающих построить или же привести в порядок существующую систему учета печатей и штампов:

1. В первую очередь, необходимо выделить конкретного сотрудника предприятия, отвечающего за учет печатей на предприятии. Именно он будет отвечать за соблюдение либо официально возложить ответственность за ведение учета печатей и штампов, необходимо провести сверку и убедиться, что все зарегистрированные в «Журнале учета» печати и штампы организации находятся в целости и сохранности. Если такого журнала нет, то сверка поможет его завести.

2. Работу по учету печатей и штампов нужно регламентировать приказом по организации, в котором руководство должно возложить соответствующие обязанности на конкретных сотрудников. Необходимо предусмотреть в приказе пункты об ответственности руководителей структурных подразделений за проведение сверки в их подразделениях.

3. Рекомендуется заранее подготовить бланки актов сверки, в которых следует предусмотреть место для оттиска печати или штампа и для росписи ответственного за них руководителями соответствующих структурных подразделений.

4. Если при проведении сверки выявляется отсутствие каких-либо печатей или штампов, то необходимо составить акт об этом факте. Обнаруженные незарегистрированные печати и штампы, естественно, нужно взять на учет.

5. По результатам сверки в организации появляется объективная информация о состоянии дел с печатями и штампами, на основании которой можно будет разработать предложения по совершенствованию этой работы. Эти предложения вместе с итоговыми результатами сверки следует доложить руководству.

6. Если в организации отсутствуют какие-либо внутренние правила изготовления, использования, учета, хранения и уничтожения печатей и штампов, рекомендуется рассмотреть вопрос об их разработке. Такой документ никогда не будет лишним.



6. РАЗРАБОТКА В ОРГАНИЗАЦИИ ИНСТРУКЦИЙ ПО ИСПОЛЬЗОВАНИЮ ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ

Инструкция регулирует единый порядок учета использования, хранения и уничтожения печатей и штампов в организации, в процессе выполнения возложенных на него функций.

Инструкция определяет основные правила оформления, учета, использования и хранения и уничтожения штампов в организации. Инструкция разрабатывается в соответствии с Национальным стандартом Российской Федерации «Печати мастичные удостоверительные. Форма, размеры и технические требования», утвержденным на основании Федерального закона от 27.12.2002 № 184-ФЗ «О техническом регулировании», и законодательством Российской Федерации.

Основные разделы Инструкции по использованию печатей и штампов:

- Общие положения (определяется цель и задачи Инструкции, наименование организации, расшифровка основных терминов, для каких целей используются печати и штампы;

- Технические требования к изготовлению клише печатей, штампов, факсимиле (размер, форма, экземплярность);

- Порядок изготовления печатей, штампов, факсимиле (нормативные акты, необходимость заявки на изготовление);

- Порядок учета, выдачи, использования и хранения печатей, штампов и факсимиле (требования к условиям оформления журнала учета, хранения, к ответственным за хранение печатей и штампов);

- Порядок уничтожения печатей, штампов и факсимиле (методы уничтожения печатей и штампов, создание ликвидационной комиссии, условия и сроки).

Инструкция о порядке изготовления, учета, хранения и уничтожения утверждается вышестоящим руководством.



ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Курсовая работа «Виды и порядок применения печатей и штампов» имеет разделы:

- Требования к содержанию и внешнему виду печатей и штампов;

- Изготовление, учет, использование, хранение и уничтожение печатей, штампов;

- Контроль состояния учета и хранения печатей и штампов;

- Определение подделки, защита и идентификация печатей и штампов;

- Проблемные моменты использования печати.

Даны общие рекомендации по работе с печатью и штампами, разработана Инструкция по использованию печатей и штампов в организации.

В заключении работы сделаны выводы по теме «Виды и порядки применения печатей и штампов», составлен список литературы.

При написании работы были изучены более 20 источников - учебной, научной и нормативной.

Во-первых, в работе рассматривались виды печатей, которые по своему назначению подразделяются на основные (гербовые и печати юридических лиц) и вспомогательные (простые), в том числе отличия гербовых печатей. Гербовая печать имеют круглую форму. В центре находится изображение государственного герба Российской Федерации, а по окружности - наименование организации. Герб города и района Российской Федерации помещается на печатях органов представительской и исполнительной власти города и района в соответствии с нормативно-правовыми актами этого города или района.

Рассмотрен рекомендуемый перечень документов, которые заверяются основными печатями, предложены виды оттисков вспомогательных печатей.

Во-вторых, рассмотрен вопрос « Как использовать штампы в организации». Штамп - это вид печати прямоугольной формы. Штампы формально заменяют рукописную запись в повторяющихся однотипных ситуациях в бумажном делопроизводстве. В этом случае штампы, представляют собой реквизиты, участвующие в придании документу юридической силы и ускоряющие документооборот.

В-третьих, освещен вопрос: «Как хранить печати и штампы?».

Основная круглая печать организации должна находиться у руководителя отдела, назначенного приказом руководителя организации, и храниться у него в сейфе. Она может выдаваться под расписку другим работникам в случаях, когда этот руководитель отсутствует длительное время либо возникает необходимость использования печати в выходные и праздничные дни или использования ее за пределами организации.

Простые (вспомогательные) печати и штампы находятся у работников организации, ответственных за их использование и сохранность.

Вспомогательные штампы хранятся в закрывающихся столах. Основные и простые (вспомогательные) печати, угловой (адресный) штамп хранятся в опечатываемых сейфах (металлических несгораемых шкафах), доступ к которым имеет работник, получивший печати и штампы и отвечающий за их сохранность

В курсовой работе рассматривается тема , как вести учет печатей и штампов и сделан вывод, что для учета печатей и штампов необходимо вести журнал, который находится у работника, ответственного за сохранность печатей и штампов. Журнал должен вестись по правилам ведения документов строгой отчетности. Каждый лист журнала нумеруется, журнал прошнуровывается, скрепляется печатью (штампом) и подписью руководителя организации. Журнал хранится в несгораемом шкафу (сейфе). Поступившие печати и штампы должны быть немедленно зарегистрированы

Для проведения проверок состояния учета и хранения печатей и штампов в организации могут создаваться специальные комиссии. По результатам проверки составляется справка (акт), представляемая руководителю для принятия мер по обеспечению надлежащего учета и условий хранения печатей и штампов. При переводе или увольнении работника, ответственного за учет и хранение печатей и штампов, руководитель назначает комиссию для проверки фактического наличия печатей и штампов.

Результаты проверки отражаются в акте приема-передачи печатей и штампов другому работнику, назначенному приказом руководителя ответственным за их учет и хранение. В акте должно быть приложение с оттисками печатей и штампов.

В-четвертых, рассмотрена тема о замене и приобретении печатей и штампов.

Замена и приобретение печатей (штампов) производятся на основании приказа (распоряжения) руководителя по представлению руководителей структурных подразделений организации. Для изготовления печатей и штампов оформляется заказ в организацию (фирму), изготавливающую печати и штампы. Печати и штампы числятся за получившим их лицом до их передачи (сдачи) либо замены (уничтожения). Печати (штампы), подлежащие замене, уничтожаются.

В-пятых, тщательно разработаны темы уничтожение печатей и штампов, которое производится комиссией. Создается она приказом руководителя организации;

Способ уничтожения определяется комиссией. Уничтожение печатей и штампов предполагает полное разрушение их печатающей поверхности и формы, не допускающее возможности восстановления и дальнейшего использования. Изделия из каучука, резины, полимеров разрезаются на мелкие части или сжигаются, из металла - опиливаются двумя перекрестными линиями. Об уничтожении печатей и штампов составляется акт, который утверждается руководителем. Отметка об уничтожении печатей (штампов) делается в журнале, с проставлением номера и даты акта.

В акте должны быть указаны:

- время и место уничтожения;

- состав комиссии;

- основание уничтожения печатей и штампов;

- наименование и оттиски уничтоженных печатей и штампов;

- способ уничтожения;

- заключение комиссии о приведении печати (штампа) в состояние, исключающее возможность ее восстановления и дальнейшего использования;

- подписи членов комиссии.

Акты хранятся вместе с журналом учета печатей и штампов.

- определение подделки, защита и идентификация печатей и штампов.

В-шестых, сделан вывод на тему, кто несет ответственность за печати и штампы. Изготовление, учет, замену, хранение, передачу и уничтожение печатей и штампов обеспечивает лицо, назначенное приказом руководителя организации. В случае его увольнения приказ переиздается и назначается другое ответственное лицо.

Ответственность за использование и хранение печатей и штампов после выдачи их структурным подразделениям возлагается приказом руководителя на работников, получивших такие печати и штампы. Вопрос о том, кто в организациях должен отвечать за учет печатей и штампов, не регламентирован никакими нормативными правовыми актами. В каждой организации этот вопрос решают в зависимости от особенностей и понимания важности этой работы.

Выдача печатей и штампов осуществляется под расписку в журнале работникам, персонально ответственным за их использование.

В-седьмых, рассмотрена тема о проблемных моментах использования печати и предложены выводы о действиях организации, которые отказались от печати.

В-восьмых, в тексте сделаны ссылки на правовые документы.

Курсовая работа имеет раздел «Приложения», где показаны основные документы, которые рекомендованы использовать в работе.

Приложение 1

Инструкция о порядке учета, использования, хранения и уничтожения штампов

1 Общие положения

1.1 Настоящая Инструкция регулирует единый порядок учета использования, хранения и уничтожения штампов в обществе с ограниченной ответственностью «Фирма», далее - организация, в процессе выполнения возложенных на него функций.

Инструкция определяет основные правила оформления, учета, использования и хранения и уничтожения штампов в организации. Инструкция разработана в соответствии с Национальным стандартом Российской Федерации «Печати мастичные удостоверительные. Форма, размеры и технические требования», утвержденным на основании Федерального закона от 27.12.2002 № 184-ФЗ «О техническом регулировании», и законодательством Российской Федерации.

2 Изготовление и использование штампов

2.1 Штампы применяются для облегчения процесса учета, регистрации, составления и оформления документов, других отметок справочного характера. В случае изготовления дубликата штампа на оттиске проставляется буква «Д» с записью через дефис порядкового номера дубликата.

2.2 Изготовление штампов, необходимых для обеспечения деятельности организации и его структурных подразделений, производится по заявкам руководителей структурных подразделений, которые согласовываются решением генерального директора организации.

2.3 Все изготовленные штампы учитываются в кадровой службе и выдаются под расписку руководителям структурных подразделений, отвечающих за последующее их использование и сохранность.

2.4 Передача штампов посторонним лицам, вынос штампов за пределы организации не допускаются.

2.5 Об утере штампа в структурном подразделении незамедлительно ставится в известность ответственное лицо в кадровой службе.

2.6 В случае увольнения или временного отсутствия ответственного работника (например, в связи с отпуском или командировкой) издается приказ о передаче его полномочий относительно штампов другому лицу. При смене ответственного работника штампы передаются вновь назначенному должностному лицу по акту. При оставлении должности работником, которому были выданы штампы, он обязан сдать их в кадровую службу организации.

2.7 Контроль за использованием штампов в структурных подразделениях возлагается на начальников структурных подразделений.

3 Порядок хранения и уничтожения штампов

3.1 Пришедшие в негодность в результате эксплуатации и утратившие значения штампы подлежат возврату с отметкой в журнале учета штампов и уничтожаются, о чем составляется акт. Отбор и уничтожение печатей и штампов производятся комиссией, назначаемой приказом руководителя организации. В состав комиссии назначаются не менее трех человек, один из которых должен быть работник, ответственный за учет штампов.

3.2 Штампы должны храниться в несгораемых металлических шкафах или сейфах. Хранить штампы в ящиках стола, передавать их на хранение лицам, не имеющим на это права, запрещается. Ответственность за соблюдение порядка хранения и пользования штампами возлагается на руководство организации и начальников структурных подразделений.

4 Заключительные положения

4.1 Выполнение настоящей Инструкции обязательно для всех работников организации, которые несут персональную ответственность за выполнение ее требований. За нарушение правил хранения штампов или их утрату виновное лицо привлекается к дисциплинарной ответственности.



Приложение 2

Таблица 1 - Журнал учета заявок на изготовление печатей (кроме гербовых), штампов и бланков

№ п/п	Структурное подразделение суда	Руководитель подразделения, подписавший заявку	Наименование печати, штампа или бланка	Количество заявленных печатей, штампов или бланков	Дата выполнения заявки
1	2	3	4	5	6



Приложение 3

Таблица 2 - Журнал учета печатей и штампов

№ п/п	Наименование печатей и штампов	Оттиски печатей и штампов	Должность и фамилия лица, у которого находится печать или штамп в пользовании или на хранении	Расписка в получении	Отметка о возвращении печатей и штампов
1	2	3	4	5	6



Приложение 4

Таблица 3 - Журнал учета выдачи и возвращения печатей (кроме гербовых) и штампов работнику подразделения, судебного состава

№ п/п	Наименование печати, штампа	Оттиск печати, штампа	Должность, инициалы, фамилия, расписка в получении	Возвращение печати. Должность, инициалы, фамилия, дата	Номер акта на уничтожение, дата	Примечание
1	2	3	4	5	6	7



Приложение 5

Таблица 5 - Журнал учета проставления гербовой печати

№ п/п	Дата	№ документа, на котором проставляется печать	Наименование документа	Фамилия лица, подписывавшего документ	Подпись лица, поставившего печать	Подпись исполнителя документа
1	2	3	4	5	6	7



Приложение 6

Таблица 6 - Журнал учета печатей и штампов, выделенных на уничтожение

№ п/п	Наименование печати (штампа), инициатор заказа, дата поступления	Оттиск печатей (штампов, возвращенных для уничтожения, дата возврата	Отметка об уничтожении, номер акта и дата	Примечание
1	2	3	4	5



Приложение 7

Общество с ограниченной Утверждаю

ответственностью «Люкс» Генеральный директор

_________ Петров И.И.

(подпись)

10.01.2015

Акт

об уничтожении печати

Составлен комиссией в составе:

- председатель комиссии - генеральный директор И. И. Петров;

- члены комиссии - начальник службы безопасности А. А. Волков;

- начальник отдела кадров - Б. Б. Каминский.

Основание: приказ генерального директора ООО «Люкс» от 1 сентября 2011 г. № 3 «О порядке уничтожения печатей и штампов», Инструкция по делопроизводству в ООО «Люкс» (утв. Приказом генерального директора ООО «Люкс» 28.10.2011).

Настоящий акт составлен в том, что указанная комиссия отобрала деформированные печати, а именно «Отдел кадров», «Для справок», и уничтожила их 10 января 2015 г. в 11 часов 25 минут на территории склада путем опиливания поверхности печати двумя перекрестными линиями.

Возможность дальнейшего использования печати и восстановления исключена.

Оттиски уничтожаемых печатей:

Подписи членов комиссии:

Председатель комиссии _________________ И. И. Петров

(подпись)

Члены комиссии: _________________ А. А. Волков

(подпись)

_________________ Б. Б. Каминский

(подпись)

Настоящий акт составлен в 3 экземплярах:

1-й экз. - у председателя комиссии;

2-й экз. - у службы безопасности;

3-й экз. - в деле № 03-15.

Акт утверждается руководителем предприятия. Хранится данный документ постоянно во избежание споров по тем документам, которые закреплены старой печатью.

На основании акта об уничтожении печати делается запись в журнал учета печатей и штампов.



Приложение 8

Образец бланка письма об изготовлении штампа

ООО «Фирма»

Адрес: Генеральному директору

Тел./факс: ООО «Ширма»

Банковские реквизиты А. И. Фамину

_____________ № 0-0/00

На № _____ от ____________

Уважаемый Александр Иванович!

Просим Вас изготовить для организации ООО «Фирма» штамп, имеющий следующие характеристики:

- текст на штампе (приводится текст);

- эскиз штампа в любом формате (указывается точный размер в мм);

- желаемая оснастка (указывается, автоматическая или ручная).

Оплату гарантируем.

Наши банковские реквизиты: ИНН 7735109991 Р/сч. 40702810800020000083

ОКБ «Русь-банк» БИК 044583267 Кор./сч. 30101810400000000267

Генеральный директор И. О. Сидоров



Приложение 9

АКТ № __________

приема-передачи печати (штампа)

На основании приказа

____________________________________________________________

(наименование суда)

от «__» ____________ 20__ г. № ___________ составлен настоящий акт о том, что

_____________________________________________________передал,

(инициалы, фамилия, должность, подразделение)

______________________________________________________________________________________________________________________________

(инициалы, фамилия, должность, подразделение)

принял печать (штамп)

____________________________________________________________

(наименование печати, штампа)

со следующим оттиском:

ОТТИСК ПЕЧАТИ (ШТАМПА)

Передал Принял

________________ __________________

(должность) (должность)

___________ ________________ ___________ ______________________

(подпись) (инициалы, фамилия) (подпись) (инициалы, фамилия)

Акт составлен в 2 экземплярах.

«__» ____________ 20__ г.



Приложение 10

УТВЕРЖДАЮ

_____________________________

(руководитель)

_____________________________

(подпись, фамилия и инициалы)

«__» __________________ 20__ г.

Акт

проверки наличия печатей

«__» __________________ 20__ г. г. _____________________

Комиссия в составе: __________________________________________

(должность, фамилия и инициалы)

_____________________________________________________________

(должность, фамилия и инициалы)

______________________________,(должность, фамилия и инициалы)

осуществила проверку наличия печатей и соответствия их выданным

____________________________________________________________

____________________________________________________________

_____________________________________________________________

_____________________________________________________________

____________________________________________________________

(указать результаты проверки, причины выявленных несоответствий, перечислить недостающие (утраченные))

Подписи членов комиссии:

Дата



СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

1. Александрова, А. Печать приказано уничтожить // Практическая бухгалтерия. 2009. - № 11.

2. Волков, А. А., Косыгин, О. А., Финогенов, В.Ф. Возможности диагностического исследования оттисков самонаборных печатных форм // Эксперт-криминалист. 2007. № 3. С. 2-7.

3. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст). [Электронный ресурс].

4. ГОСТ 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования».

5. «ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст).

6. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документацией».

7. Котова, С. Печати и штампы в хозяйственной деятельности // Информационный бюллетень «Экспресс-бухгалтерия». 2012. - № 1-2.

8. Огудин, И. Печати - дело тонкое // Бухгалтерия и банки. 2011. - № 8.

9. Огудин, И. Немного о печатях // Практический бухгалтерский учет. 2011. - № 7.

10. Постановление Госстандарта России от 25 декабря 2001 г. № 573-ст (М., ИПК Издательство стандартов, 2002).

11. Постановление Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. № 12 68 (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, № 2, ст. 123).

12. Положение о порядке изготовления, хранения и пользования печатей и штампов от 15.01.2004, №1077-1.

13. Судакова, А. Л. Когда нужна печать на документах // Главная книга. 2010. - № 9.

14. Шашкин, С. Б. Печати и штампы: проблемы экспертизы // ЭЖ-Юрист. 2006. - № 18.

Размещено на Allbest.ru