Виды и порядок применения печатей и штампов

Размещено на http://www.allbest.ru/

СОДЕРЖАНИЕ

Введение

1. Требования к содержанию и внешнему виду печатей и штампов

2. Изготовление, учет, использование, хранение и уничтожение печатей, штампов

2.1 Изготовление печатей и штампов

2.2 Учет печатей и штампов

2.3 Порядок использования печатей и штампов

2.4 Хранение печатей и штампов

2.5 Утрата печати или штампа

2.6 Уничтожение печатей и штампов

2.7 Контроль состояния учета и хранения печатей и штампов

3. Определение подделки, защита и идентификация печатей и штампов

4. Проблемные моменты использования печати

5. Общие рекомендации по работе с печатью и штампами

6. Разработка в организации Инструкций по использованию печатей и штампов

Заключение

Приложения

Список использованных источников и литературы



ВВЕДЕНИЕ

В области организации работы с документами немаловажное значение имеет, как организованы учет, хранение и использование бланков, печатей и штампов на предприятии, в учреждении, в организации (далее - организации).

Задачи курсовой работы «Виды и порядок применения печатей и штампов»:

- рассмотреть такие темы, как: требование к содержанию и внешнему виду, порядок изготовления, пользование, учет и хранение, определение подделки, защита и идентификация печатей и штампов;

- раскрыть вопросы о праве использования печати с воспроизведением изображения государственного герба РФ, требованиях для утверждения эскизов, о форме, размерах и реквизитах печатей и штампов;

- разработать Инструкции по использованию печатей и штампов;

- составить список используемой литературы.

При изучении учебной литературы, выяснилось, что в современной России печать является одним из средств индивидуализации организации. Однако гражданское законодательство уделяет мало внимания этому вопросу. Общей нормы (закрепленной, например, в Гражданском кодексе РФ), которая бы обязывала все юридические лица иметь печать, сегодня не существует: такое требование содержится в отдельных законах о конкретных организационно-правовых юридических лиц. Не все благополучно и с вопросами изготовления, хранения и уничтожения печатей.

После распада СССР в 1993 г. приказом МВД с органов внутренних дел снимаются функции по выдаче разрешений на изготовление печатей и штампов, открытию штемпельно-граверных предприятий России и контролю за их деятельностью и уничтожению печатей «Об исполнении постановления Cовета министров - Правительства Российской Федерации» от 22 сентября 1993 г. № 960 Лицензирование и контроль за деятельностью штемпельно-граверных предприятий возложен на Министерство печати и информации РФ. (Сейчас деятельность по изготовлению печатей не лицензируется. В Федеральном законе от 08.08.2001 №128-ФЗ «О лицензировании отдельных видов деятельности» в ст. 17 в перечне видов деятельности, на осуществление которых требуются лицензии, изготовление печатей и штампов не указано).

После отмены разрешительной функции МВД и с появлением недорогой в использовании фотополимерной технологии, резко увеличилось число подделок печатей.

Правительство Российской Федерации предпринимало определенные шаги для наведения порядка в этой области. В первую очередь законодателей волновала тема печатей с воспроизведением Государственного герба РФ и Положительным моментом Постановления № 1268 явилась разработка и принятие» (введен в действие Постановлением Госстандарта № 254-ст 26.06.2002 г.). Этот стандарт определил вид современной гербовой печати, требования к её защите, и заложил основы для сертификации штемпельных производств. Теперь для производства гербовых печатей изготовителю необходимо получить сертификат, удостоверяющий, что производственная база удовлетворяет всем необходимым требованиям для изготовления печатей с Государственным гербом Российской Федерации.

По просьбе Министерства РФ по налогам и сборам в текст гербовой печати включен ОГРН, т.к. согласно п.8 Правил ведения Единого государственного реестра юридических лиц, утверждённых постановлением Правительства РФ от 19.06.2002 №438 основной г27 декабря 1995 г. было принято Постановление Правительства Российской Федерации № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» государственный регистрационный номер (ОГРН) указывается во всех документах этого юридического лица наряду с его наименованием и «учитывая, что документы юридического лица заверяются его печатью, то включение ОГРН в качестве обязательного элемента печати, позволит реализовать приведённую выше норму» (Письмо МНС РФ от 27.06.2002 № БГ-15-09/512 «О применении ГОСТ Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации»).

Цель курсовой работы - определить положение о порядке изготовления, хранения, пользования, учета, защиты от подделок печатей и штампов.

Современный толковый словарь русского языка дает следующее определение печати и штампу.

Печать - устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу.

Штамп (от ит. stampa) - это 1) форма с углублением или рельефным изображением текста рисунка или украшения, служащая для тиснения на переплетной крышке (в полиграфии); 2) вид печати, обычно прямоугольной, - с выпуклым изображением названия учреждения организации, адреса и т.п. С юридической точки зрения, если печать удостоверяет или подтверждает какой-либо документ, то штамп выполняет в основном лишь информационные функции. Штампы формально заменяют рукописную или машинописную запись в повторяющихся оборотах слов в основном при бумажном документообороте, что актуально в кадровом делопроизводстве.

По «ГОСТу Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст) определение печати:

«... Устройство, используемое для заверения подлинности подписи должностного лица посредством нанесения его оттиска на документ...».

По «ГОСТу Р 51511-2001. Государственный стандарт Российской Федерации. Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования» (утв. Постановлением Госстандарта России от 25.12.2001 N 573-ст):

«Гербовые печати используются для подтверждения официальных документов, содержание которых в соответствии с законодательством удостоверяется оттиском гербовой печати; на денежных и иных финансовых документах, связанных с распоряжением денежными средствами и материальными ценностями».

Документы: «Постановление Правительства Москвы от 21.02.2006 № 112-ПП «О Регламенте Правительства Москвы», «ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст) дают определение штампу:

«...Штамп - разновидность печатной формы, содержащая информацию служебного характера: о наименовании организационной структуры, ее адресе, дате и номере регистрации документа, выполнении функции и т.п...».



1. ТРЕБОВАНИЯ К СОДЕРЖАНИЮ И ВНЕШНЕМУ ВИДУ ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ

Печати и штампы - изготавливаются в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации, нормативных правовых актов Российской Федерации [1], факсимиле в соответствии с образцом оригинала подписи соответствующего должностного лица.

Оттиск основной печати ставится на документах для удостоверения их подлинности. В ст. 4 Федерального конституционного закона от 25.12.2000 г. № 2-ФКЗ «О государственном гербе Российской Федерации» определено право на воспроизведение государственного герба РФ на печатях федеральных органов государственной власти, иных государственных органов, организаций и учреждений, на печатях органов, организаций и учреждений независимо от форм собственности, наделенных отдельными государственно-властными полномочиями, а также органов, осуществляющих государственную регистрацию актов гражданского состояния.

Печать имеют, как правило, круглую форму. По окружности указывается полное или сокращенное наименование организации или подразделения, а в середине - номер печати или ее предназначение (например: «№ 2» или «Для пакетов»).

Печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации может изготавливаться в одном или нескольких экземплярах. При этом на клише экземпляра № 1 печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации номер экземпляра не проставляется, на других экземплярах печати последующий номер обозначается арабскими цифрами.

Допускается на клише экземпляров печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, за исключением экземпляра № 1, изображать дополнительный текст (например: «Для хозяйственных и денежных документов»).

При необходимости могут изготавливаться дубликаты экземпляров печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. В этом случае на клише дубликата печати кроме номера экземпляра дополнительно воспроизводится буква «Д» и через дефис - порядковый номер дубликата, начиная с римской цифры I для первого дубликата печати (например: второй дубликат экземпляра № 2 печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации имеет номер «2Д-II») [2].

Организации могут иметь вспомогательные (дополнительные) печати, они воспроизводят наименование организации, ее структурного подразделения, вид печати. В этом случае в печати должна содержаться дополнительная надпись, как то: секретариат, для счетов, для справок и т.д.

Дополнительная печать, содержащая надпись «Для счет-фактур», должна содержать идентификационный номер налогоплатильщика (основание: письмо МНС от 21.05.2001 №ВГ-6-03/404 2О применении счет-фактур при расчетах по налогу на добавленную стоимость»).

Вспомогательные печати имеют различную форму: круглую, треугольную, четырехугольную и др.

Оттиск вспомогательных печатей проставляется для заверения справок, копий документов, выписок из документов, для заверения учетных документов и др.

Требования к штампам содержатся в Национальном стандарте Российской Федерации «Печати мастичные удостоверительные. Форма, размеры и технические требования» разработанном в соответствии Федеральным законом от 27.12.2002 № 184-ФЗ «О техническом регулировании».

В настоящее время не существует нормативного акта, который регулировал бы порядок изготовления, использования, учета, хранения и уничтожения штампов; организации осуществляют эту деятельность самостоятельно.

Угловой штамп является основным штампом, содержит основные реквизиты организации. Все остальные штампы называются вспомогательными (штамп для регистрации входящих документов, для внутренней переписи, для денежно-расчетных документов).

Размеры и формы простых штампов, используемых для внутренних документов организации, могут быть самыми разными с учетом потребностей и специфики ее деятельности. В основном используются штампы прямоугольной и квадратной формы, где обычно указываются справочная информация или реквизиты организации (наименование, адрес, телефон, ИНН и т.п.), а также треугольные - как правило, используемые для внутренних документов и справок.

Информация для штампа может размещаться как в одной, так и в нескольких строках, причем отдельные строки могут выделяться шрифтом другой формы или размера. Вообще размеры штампа зависят от объема и содержания информации, которую нужно указать, а также от наличия имеющейся или приобретаемой оснастки. В роли оснастки может быть как прикладная или ручная оснастка, изготавливаемая из различных материалов (камень, дерево, стекло, керамика, металл, пластмасса), так и сложный дорогостоящий механизм.

Временные правила предписывали выполнять штамп в форме прямоугольника со сторонами до 70x100 мм. Они предусматривали, что штамп может иметь как стандартные размеры (27x10 мм, 38x14 мм, 47x18 мм, 59x23 мм, 69x30 мм, 76x37 мм), так и нестандартные размеры, превышающие по ширине 76 мм, а по высоте 36 мм.

Работники кадровой службы часто используют штампы для проставления служебных отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении соответствующих документов. К таким документам относятся различные справки с места работы, документы, связанные с трудовой деятельностью сотрудников. Причем количество штампов законодательством не ограничивается. Так, отдел кадров может иметь ряд дополнительных и вспомогательных штампов в соответствии с артикулами:

1) «Копия верна» (размер 14x38 мм) - применяется для заверений копий документов;

2) «Выдан вкладыш серия _____ № _____ (размер 60 x 33 мм) - применяется для проставления отметки о выдаче нового вкладыша в трудовую книжку (руководствуясь ст. 39 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках»: «При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью: «Выдан вкладыш» и указывается серия и номер вкладыша»);

3) «С записями ознакомлен(а)» (размер 18x47 мм) - применяется при внесении записи об увольнении в трудовой книжке или вкладыше к трудовой книжке;

4) «Экземпляр организации» (размер 10x27 мм) - применяется для маркировки кадровых документов и хранится в организации;

5) «Экземпляр сотрудника» (размер 10x27 мм) - применяется для маркировки экземпляра для сотрудника;

6) «Всего скреплено и пронумеровано _____ лист(ов)» (размер 33x60 мм) - применяется при изготовлении и заверении листов на документе (количество листов указывается цифрами);

7) «Второй экземпляр документа на руки получен ________________________ Ф.И.О. ___________ подпись «__» _________ 201_ г. (размер 23x59 мм) - применяется при составлении документов в двух экземплярах, а также при передаче второго экземпляра на руки сотруднику. Например, трудового договора в письменной форме в соответствии с ч. 1 ст. 67 ТК, которая предусматривает, что один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя. При этом получение работником экземпляра трудового договора должно подтверждаться подписью работника на экземпляре трудового договора, хранящемся у работодателя;

8) «Фамилия... изменена на фамилию... на основании...» (размер 33x60 мм) - применяется при внесении записи об изменении фамилии в трудовой книжке. Согласно п. 3 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69, указанные изменения вносятся на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки. Одной чертой зачеркиваются прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы);

9) «Сведения об образовании и специальности дополнены на основании диплома о высшем образовании серия ____ № ___ выдан «__» _________ 201_ г.» (размер 37x76 мм) - применяется при внесении записи об изменении сведений об образовании в трудовой книжке. В соответствии с п. 2.4 Инструкции по заполнению трудовых книжек изменение (дополнение) на первой странице (титульном листе) трудовой книжки записей о полученных новых образовании, профессии, специальности осуществляется путем дополнения имеющихся записей (если они уже имеются) или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее внесенных записей;

10) «Дубликат» (размер 10x14 мм) - применяется при выдаче дубликата трудовой книжки на основании п. 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек. При этом в правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки делается надпись: «Дубликат». На первой странице (титульном листе) прежней трудовой книжки пишется: «Взамен выдан дубликат» с указанием его серии и номера;

11) «Инспектор отдела кадров» (размер 10x27 мм) - применяется для указания должности на документах;

12) «Начальник отдела кадров» (размер 10x27 мм) - применяется для указания должности на документах;

13) «Директор по персоналу» (размер 10x27 мм) - применяется для указания должности на документах.

Многие штампы для внутренних документов можно приобрести готовыми, а изготовление некоторых штампов, необходимых для обеспечения деятельности, надо заказывать у сторонних организаций, выполняющих полиграфические или штемпельно-граверные работы. Для начала процедуры изготовления штампа руководителю структурного подразделения необходимо составить письменную заявку, содержащую эскиз штампа, и согласовать ее с руководителем организации. К письму следует приложить эскиз штампа, выполненный методом компьютерной или чертежной графики, с указанием его размеров и требуемой оснастки. Письмо необходимо составить на фирменном бланке организации по форме, приведенной в приложении № 8.

Печати, штампы, факсимиле должны быть изготовлены таким образом, чтобы оставался четкий оттиск всех элементов изображения. Насыщенность и цветовой тон всех участков оттиска должны быть равномерными. Не допускаются визуально различимые: выдавливание штемпельной краски за края печатных элементов, недопечатки и непропечатки, искажения элементов изображения на оттиске, а также смазывание и стирание.

Размеры шрифтов, используемых при изготовлении печатей, штампов, не должны значительно отличаться друг от друга. Допускается выделение более крупным шрифтом в штампах наименования подразделения.

В оттиске должны проявляться все обязательные и дополнительные элементы изображения и защиты.



2. ИЗГОТОВЛЕНИЕ, УЧЕТ, ИСПОЛЬЗОВАНИЕ, ХРАНЕНИЕ И УНИЧТОЖЕНИЕ ПЕЧАТЕЙ, ШТАМПОВ

Изготовление, учет, замену, хранение, передачу и уничтожение печатей и штампов обеспечивает персонально начальник организационного отдела, назначенный приказом начальника. В случае его увольнения приказ переиздается. Ответственность за использование и хранение печатей и штампов, после выдачи их структурным подразделением организации для работы, возлагается приказом начальника на работников, получивших печати и штампы и расписавшихся в учетном журнале.

2.1 Изготовление печатей и штампов

Печати изготавливаются в строго ограниченном количестве и исключительно в служебных целях. Решение о необходимости изготовления печатей и их количестве принимает руководитель структурного подразделения по согласованию с высшим руководством.

Заявки на изготовление необходимых печатей, штампов, факсимиле готовятся подразделениями службы ДОУ, подписываются его руководителем (уполномоченным заместителем руководителя) и направляются в соответствующее структурное подразделение обеспечения.

Заявка на изготовление гербовых печатей, штампов и бланков подписывается руководителем организации или структурного подразделения, которому предоставлено право пользования гербовыми печатями.

Эскизы печатей и штампов разрабатываются отделом делопроизводства и утверждаются руководителем компании. О введении в обращение печатей и штампов и порядке их использования руководитель компании издает приказ.

Проект приказа готовит отдел делопроизводства. Введение в обращение новых видов печатей и штампов (в том числе с одновременным изъятием из обращения прежних видов) разрешается после их утверждения руководителем компании и издания (в дополнение к ранее изданному приказу,) соответствующего распоряжения.

Печати и штампы изготавливаются по утвержденным эскизам на основании договора-заказа... (указать наименование предприятия-изготовителя).

Печати с воспроизведением государственного герба РФ (форма, размеры и технические требования) изготавливаются с учетом требований ГОСТ 51511-2001.

Изготовление гербовых печатей, штампов и бланков осуществляется:

- в связи с образованием (созданием), реорганизацией организации;

- в связи с их износом, потерей (утратой), хищением и т.д.

В случае необходимости изготовления гербовых печатей и штампов в связи с износом к заявке прилагаются также оттиски пришедших в негодность печатей и штампов.

В случае необходимости изготовления гербовых печатей, штампов и бланков в связи с их потерей (утратой) или хищением к заявке прилагаются копии соответствующих документов.

Штемпельно-граверные предприятия в установленном порядке ведут строгий учет изготовленных гербовых печатей, штампов и бланков с их оттисками в специальном журнале учета, прошнурованном, скрепленном печатью и заверенном руководителем предприятия-изготовителя.

Заявки на изготовление печатей, штампов, факсимиле учитываются в журнале учета заявок на изготовление печатей, штампов, факсимиле.

Получение изготовленных печатей, штампов и факсимиле от полиграфических и штемпельно-граверных организаций осуществляется по доверенности, оформленной в установленном порядке.

Полученные печати, штампы и факсимиле передаются в подразделения службы ДОУ под подпись в журнале учета заявок на изготовление печатей, штампов и факсимиле.

2.2 Учет печатей и штампов

В подразделении службы ДОУ печати, штампы, факсимиле учитываются в журнале учета печатей, штампов, который находится у лица, ответственного за хранение печатей и штампов и хранится в сейфе.

Журнал ведется по правилам ведения документов строгой отчетности. Каждый лист журнала нумеруется, журнал прошнуровывается,

Скрепляется сургучной печатью и подписью руководителя организации, назначившего своим приказом лицо, ответственное за учет и хранение печатей и штампов. Поступившие печати и штампы должны быть немедленно зарегистрированы.

Печати, штампы выдаются сотрудникам, назначенным ответственными за их хранение, выдачу и использование, под расписку в журнале учета печатей, штампов, факсимиле.

2.3 Порядок использования печатей и штампов

печать штамп подделка защита

Основная круглая печать организации находится у начальника организационного отдела, используется в работе и хранится у него в сейфе и может выдаваться под расписку другим сотрудникам в особых случаях (длительное отсутствие начальника организационного отдела, необходимость использования печати в выходные и праздничные дни, необходимость использования ее за пределами организации).

Гербовые печати используются для подтверждения официальных документов, содержание которых в соответствии с законодательством удостоверяется оттиском гербовой печати; на денежных и иных финансовых документах, связанных с распоряжением денежными средствами и материальными ценностями.

Организации могут иметь в пользовании по одному экземпляру соответствующей гербовой печати:

- каучуковой (мастичной) большой печати со своим наименованием;

- каучуковой (мастичной) большой печати с тем же наименованием и дополнительным текстом «Для хозяйственных и денежных документов», «Для утверждения проектов и смет»;

- каучуковой (мастичной) или металлической малой печати для подтверждения удостоверений личности, служебных удостоверений и пропусков.

Структурное подразделение организации может иметь в пользовании гербовые печати, если это предусмотрено Положением о данном структурном подразделении или приказом о его образовании. В этом случае в текст печати дополнительно вписывается название структурного подразделения («Филиал», «Управление» и т.д.).

Примерный перечень документов, на которые ставится гербовая печать

- Акты (приемки законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ; описания; экспертизы и другие).

- Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в суде и другие).

- Договоры, контракты (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений, о производстве работ и другие).

- Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство, технические и другие).

- Заявки (на оборудование, изобретения и другие).

- Заключения и отзывы организаций на диссертации и авторефераты, направляемые в высшую аттестационную комиссию.

- Исполнительные листы.

- Командировочные удостоверения.

- Нормы расхода на драгоценные металлы.

- Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций.

- Представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями, премиями и другие).

- Положения о структурных предприятиях.

- Протоколы (согласования планов поставок и другие).

- Финансово-распорядительные и бухгалтерские документы.

В случае отсутствия изготовленных типографским способом гербовых бланков, организационно-распорядительных документов, содержащих реквизиты штампа организации или структурного подразделения, организация при переписке может использовать мастичный бланковый штамп.

Переписка, как правило, внутри аппарата организации осуществляется без использования бланкового штампа или бланков.

Организации независимо от наличия у них гербовых печатей могут иметь необходимое количество негербовых (простых) печатей со своим наименованием для использования в своей деятельности

Структурные подразделения организаций, имеющие право самостоятельно вести переписку, пользуются, как правило, штампами с указанием собственных реквизитов без изображения Государственного герба.

Вспомогательные печати и штампы находятся у работников организации ответственных за их использование и сохранность.

Штампы формально заменяют рукописную запись в повторяющихся однотипных ситуациях в бумажном делопроизводстве. В этом случае штампы, представляют собой реквизиты, участвующие в придании документу юридической силы и ускоряющие документооборот. Штампы бывают нескольких видов:

- угловой (адресный);

- регистрационный;

- ограничения права доступа;

- с реквизитами организации;

- маркировочные.

Угловой (адресный) штамп используется, если в организации отсутствует типографские или «электронные» бланки. Угловой штамп может использоваться при переписке, выдаче текущих справок и т.п. В данном случае угловой штамп, изготовленный в соответствии с необходимыми требованиями, придает документу официальный характер. В угловых штампах реквизиты организации располагаются в той же последовательности, что и в бланке. Реквизиты, указанные в угловых штампах и печатях, должны совпадать. Размер углового штампа, как правило, соответствует размерам углового бланка (70х100 мм).

Регистрационный штамп содержит наименование организации, поля для указания даты поступления и номера (индекса) входящего документа. Такой штамп устанавливает ответственность организации за документ, начало отсчета срока исполнения. В регистрационный штамп не проставляется на приложениях к документу, а только на самом документе.

Штамп ограничения права доступа проставляется в верхнем правом углу каждого листа документа, на журналах регистрации документов с ограниченным правом доступа и на пакетах с документами с ограниченным правом доступа. Этот штамп может быть дополнен данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации.

Штамп с реквизитами предприятия, как правило, небольшого размера с рамкой. Он включает краткое наименование организации, место регистрации, ИНН.

Маркировочные штампы используются для внутренних нужд предприятия (маркировки продукции, тары и др.) с использованием специальной штемпельной краски. Их размеры, форма и содержание не регламентируются.



2.4 Хранение печатей и штампов

Запрещается хранить печати, штампы, факсимиле в других местах, передавать их на хранение другим сотрудникам, минуя подразделение делопроизводства и режима, а также носить в карманах одежды (кроме металлических печатей индивидуального пользования).

Печати, штампы, факсимиле хранятся в металлических хранилищах, опечатываемых металлической печатью индивидуального пользования ответственного за их хранение и использование.

Место, где хранится основная печать компании, должно быть недоступно для посетителей. Наиболее подходящим является кабинет директора или бухгалтера. Эти кабинеты чаще всего оборудованы сейфами, в которых можно оставить печати предприятия и они будут находиться под надежной защитой. Если сейфа нет в наличии, то можно оставить в запертом ящике стола или в охраняемом помещении. Не рекомендуется оставлять штемпельные изделия на столе или на окне, так как они будут находиться на виду и будут доступны для хищения. Нелишне подумать и о сигнализации, что увеличивает защищенность помещения при хранении в нем штемпельной продукции.

Вспомогательные печати и штампы находятся у работников организации, ответственных за их использование и сохранность. Простые штампы хранятся в закрытых столах.

Испорченные и устаревшие печати и штампы сдаются в отдел делопроизводства, где хранятся до конца текущего года, после чего уничтожаются (дроблением на фракции 1 - 2 мм с последующей утилизацией) руководителем отдела делопроизводства в присутствии заместителя директора по управлению и помощника директора. Об уничтожении печатей (штампов) составляется акт.

Наличие печатей, штампов и факсимиле, правильность их хранения и пользования проверяются не реже одного раза в год специальной комиссией, назначаемой руководителем организации, в составе не менее 3 человек из числа сотрудников организации, о чем составляется акт.

В акте проверки перечисляются все печати, штампы, факсимиле с указанием их количества согласно журналу учета печатей, штампов, факсимиле, а также указываются выявленные факты утраты, хищения или порчи печатей, штампов, факсимиле, нарушения порядка их хранения и использования. Акт подписывается членами комиссии и утверждается руководителем организации.

При обнаружении фактов утраты, хищения или порчи печатей, штампов, факсимиле, а также их незаконного использования руководителем организации в установленном порядке проводится служебная проверка.

При смене вышестоящих руководителей, руководителя подразделения делопроизводства и режима в актах приема-сдачи дел указываются сведения о наличии и передаче печатей, штампов и факсимиле.

2.5 Утрата печати или штампа

В случае утраты нелишним будет подать объявление в СМИ. Эти официальные заявления помогут не допустить противозаконное использование новыми хозяевами утерянных оттисков. В случае утери или замены печати обязательным является уведомление об этом банка, где открыт расчетный счет предприятия. Изготовление печатей и штампов взамен утерянных, производится по истечении 10 дней с момента подачи объявления. Печати и штампы, изготовленные взамен утерянных должны иметь в тексте букву «Д» (дубликат).

Факт возврата печатей (штампов) в отдел делопроизводства фиксируется в журнале.



2.6 Уничтожение печатей и штампов

Замена и приобретение печатей (штампов) производится на основании приказа (распоряжения) начальника по представлению руководителей структурных подразделений организации. Для изготовления печатей и штампов производится заказ в штемпельную мастерскую. Печати штампы числятся за получивших их лицом до их передачи (сдачи), либо замены (уничтожения).

Пришедшие в негодность, изношенные, неиспользуемые и устаревшие печати, штампы и факсимиле, а также печати и штампы, содержащие устаревшие наименования структурного подразделения (территориального органа), факсимиле бывших руководителей подразделения в обязательном порядке сдаются в подразделение службы ДОУ для последующего уничтожения.

Уничтожение металлических печатей производится путем полного спиливания текста или расплавления клише печатей, а мастичных печатей, штампов, факсимиле путем сожжения или измельчения клише печатей, штампов, факсимиле с последующим сожжением.

На отобранные для уничтожения печати, штампы и факсимиле специальной комиссией в составе не менее 3 человек составляется акт, который подписывается членами комиссии и утверждается руководителем организации.

В акте на уничтожение печатей, штампов, факсимиле в обязательном порядке указываются наименования печатей, штампов, факсимиле, их количество и номера экземпляров, регистрационные номера по журналу учета печатей, штампов, факсимиле, способ уничтожения печатей, штампов, факсимиле, а также воспроизводятся оттиски уничтожаемых печатей, штампов, факсимиле с использованием штемпельной краски.

Акт подшивается в специальный наряд, который хранится вместе с журналом учета. Данный акт является основанием для внесения отметки об уничтожении печати (штампа) в журнале учета.

При реорганизации или ликвидации территориальной организации, находящиеся у него в пользовании печати, штампы, факсимиле уничтожаются в суточный срок с момента прекращения работы ликвидационной комиссии.

В случае служебной необходимости по решению руководителя федерального органа исполнительной власти допускается изготовление дополнительных экземпляров печатей.

Печатью заверяются подписи руководителя, его заместителей, финансовой службы, главного бухгалтера, а также других должностных лиц, которым или приказом вышестоящего руководства или доверенностью предоставлены соответствующие полномочия.

2.7 Контроль состояния учета и хранения печатей и штампов

Для проведения проверок состояния учета и хранения печатей и штампов могут создаваться специальные комиссии. По результатам проверки составляется справка (акт), представляемая начальнику для принятия мер по обеспечению надлежащего учета и условий хранения печатей и штампов. При переводе или увольнении работника, ответственного за учет и хранение печатей и штампов, начальник назначает комиссию для проверки соответствия фактического наличия и состояния печатей и штампов, переданных на хранение указанному лицу, записям в журнале учета. Результаты проверки отражаются в акте приема-передачи печатей и штампов другому лицу, назначенному ответственному за их учет, с приложением оттисков, передаваемых печатей и штампов.



3. ОПРЕДЕЛЕНИЕ ПОДДЕЛКИ, ЗАЩИТА И ИДЕНТИФИКАЦИЯ ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ

С развитием науки и техники появляются новые технологии изготовления удостоверительных печатных форм (лазерное гравирование, фотополимерный способ и другие). Высокое качество и относительная дешевизна печатей, изготовленных по новым технологиям, позволяющим в короткое время получать оттиски различного содержания, доступность технических средств и расходных материалов делают их опасным оружием в руках злоумышленников.

В свободной продаже появились самонаборные печати и штампы, состоящие из набора шрифта из эластичного полимерного материала и оснастки круглой или прямоугольной формы для крепления печатающих элементов. Данные «конструкторы» при выработке определенных практических навыков позволяют получать оттиски круглых простых и гербовых печатей и прямоугольных штампов различного содержания и хорошего качества, которые могут быть использованы для имитации последних при изготовлении поддельных документов. Преступнику часто не нужно воссоздавать изображение подлинной печати, достаточно только воспроизвести ее основные реквизиты, название, территориальное расположение, в редких случаях эмблему.

Поэтому при заказе печати требуется продумать следующее:

- При наборе текста, расположенного по окружности, оценить количество знаков текста, знаков препинания, разделительных знаков, количество слов, положение основания печати и длину концентрической направляющей текстовой платы.

- Сделать эскиз, как будет выглядеть воображаемый оттиск.

Размерные характеристики текстовой платы и литер определяют объем текста, который может быть набран при изготовлении самонаборной печатной формы. Поэтому при необходимости набора текста большого объема могут встречаться необоснованные сокращения. При наборе текста малого объема наблюдаются значительные расстояния между словами и разделительными знаками по сравнению с протяженностью самого текста. Минимальное расстояние между буквами в тексте печати при наборе вплотную в идеале должно равняться 1 - 1,5 мм.

Для нанесения оттисков могут быть использованы штемпельные подушки различной пористости, пропитанные штемпельной краской синего, красного, черного и фиолетового цветов.

Решение вопроса о способе изготовления удостоверительной печатной формы при криминалистическом исследовании оттисков особенно важно, так как сам процесс создания печатающих и пробельных элементов во многом обусловливает происхождение как общих, так и частных признаков, а также частоту их встречаемости. При этом учитываются следующие характеристические данные:

- строение печатающей поверхности;

- графическое изображение знаков;

- линейные размеры ободков и знаков текста;

- рельеф печатающей поверхности;

- состав и взаиморасположение составных частей оттиска;

- распределение красителя в штрихах;

- особенности оттиска (сокращения, наличие перевернутых знаков и т.п.);

- качество оттиска.

Для опознания поддельной печати рекомендуется:

- решить вопрос: является ли оттиск непосредственно оттиском либо его изображением (рисование, влажное копирование, выполнение при помощи принтеров или электрофотографических устройств);

- присмотреться к гарнитуре и кеглю шрифта, наличию эмблем и рисунков в центре оттиска, количеству строк текста, расположенного между ободками;

- уделить внимание качеству и соответствию правилам симметрии в расположении знаков в тексте, наличию смещения основания заглавных букв ниже основания строчных букв.

К сожалению, правоохранительная практика показывает, что подделка документов с использованием печатей и штампов приобретает все больший масштаб. Все больше становится случаев массовой фальсификации документов с использованием поддельных печатей и штампов, изготовленных современными способами.

Бывают случаи, когда для изготовления поддельных документов используются подлинные печати или штампы другой организации, но при этом маскируется их содержание. С этой целью печать во время прикосновения к листу бумаги слегка поворачивается, ее оттиск получается расплывчатым.

Если оттиск печати перенесен на документ с помощью копировальной техники или методом сканирования при помощи электронно-вычислительной техники, то обнаружить подделку можно при осмотре обратной стороны страницы документа. На ней не наблюдается проникновения красителя печати в структуру бумаги. Подписи на подобных подделках в основном располагают на изображении печати.

Однако представляет опасность фальсификация клише самой печати при помощи синтеза компьютерных и фотополимерных технологий.

Существуют самонаборные печати, комплект которых в недалеком прошлом любой человек мог купить в обычном магазине канцтоваров и сделать печать (включая гербовую) любой организации. Оттиски фальшивой печати, изготовленной последними двумя способами, не поддаются распознаванию, если подлинная печать не снабжена современными методами и способами защиты.

Специфическими признаками поддельных документов, изготовленных данным методом, являются следующие (перечислены в порядке убывания надежности признака).

1. Прежде всего, злоумышленников подводит слишком высокое качество сфабрикованных документов. Они отличаются высокой четкостью и детальностью изображения бланков, фоновой сетки, печатей и штампов. Все буквы идеально ровные, края четкие. Печати и штампы прорисованы равномерно по всей площади. Отсутствует расплывание, смазывание и непропечатывание краски. Цвета яркие и чистые.

2. При использовании не слишком дорогих принтеров, имеющих разрешение до 300 точек на дюйм, заметна глазу «ступенчатость» на кривых участках штрихов печатей и рисунков. В других мелких деталях также могут быть заметны отдельные точки изображения (пикселы), например, на участках штриховки или вместо полутонов.

3. Отсутствуют вдавленности букв, характерные для типографской высокой печати, и вдавленности от проставления штампов.

4. При использовании струйных принтеров изображение получается нестойким и размазывается при смачивании водным раствором спирта или дихлорэтаном. При использовании лазерных принтеров отдельные буквы переходят на пластиковую основу, если ее прижать к документу и слегка подогреть. Этот эффект хорошо заметен, когда поддельный документ заключен в пластиковую обложку.

5. Если изображение цветное, то при печати на струйном принтере нужный цвет достигается наложением нескольких красок. Иногда на краях одноцветных участков бывают заметны следы такого смешения.

Для этих поддельных документов не характерен такой признак, как одинаковые номера бланков. В отличие от метода копирования, на компьютере можно без всякого труда поставить любые номера и даже задать автоматическую расстановку последовательных номеров и серий.

Как упоминалось выше, простые компьютерные подделки изготавливаются, чаще всего, для себя. Таким образом, хотя данное преступление фактически и является в последнее время массовым (особенно в крупных городах), но выявление его на сбыте подделок затруднено.

Специалисты [2] считают большим минусом, что существующая практика производства печатей и штампов не предполагает выполнения на них выходных данных предприятия-изготовителя, воспроизводимых на оттисках, так как это, например, делается в полиграфии при печатании бланочной и иной продукции. Таким образом, оттиски печатей являются обезличенными с точки зрения установления легитимного производителя удостоверительной печатной формы. Такое положение создает значительные трудности при проведении следственных действий по уголовным делам, связанным с различными категориями преступлений, в которых в качестве вещественных доказательств фигурируют документы, содержащие оттиски печатей и штампов. Например, для решения вопроса о том, не изготовлен ли данный оттиск конкретной удостоверительной печатной формой, необходимо иметь образцы для сравнительного исследования, причем в соответствии с методикой экспертного исследования они должны быть выполнены печатью, которая подлежит проверке.

Предлагается, чтобы контрольные оттиски печатей и штампов в обязательном порядке проставлялись в журнале регистрации выданных печатей и штампов на предприятии-изготовителе. Однако определить его по оттискам печатей или штампов практически невозможно. Налицо явное противоречие: с одной стороны, имеются контрольные оттиски, с другой - затруднена возможность их получения. Данное противоречие является не единственным.

Эксперты вносят чаще всего такие предложения по упорядочению оборота печатей, например:

- осуществлять учет предприятий, занимающихся изготовлением печатей и штампов;

- обязать предприятия выполнять на изготавливаемых ими печатях и штампах выходные данные этих предприятий, которые бы читались на оттисках.

Думается, принятие определенных мер будет способствовать упорядочению использования печатей.



4. ПРОБЛЕМНЫЕ МОМЕНТЫ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ПЕЧАТИ

Целым рядом законодательных актов предусмотрено, что юридические лица должны иметь печать [6]. Но это совсем не означает, что ее нужно ставить на всех документах. Как гласит ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документацией», целью проставления оттиска печати является заверение подлинности подписи должностного лица на документах [6]. В то же время какого-либо общего порядка, обязывающего ставить печать на всех документах, где есть подпись должностного лица, нет [1]. Однако в отдельных случаях законодательство все же предусматривает необходимость проставления печати на отдельных документах.

Но в то же время повсеместно можно видеть оттиск печати на тех документах, где законодательством их появление не предусмотрено. Например, Гражданский кодекс РФ не требует обязательного наличия печати на договорах. Однако положение о том, что договор и изменения к нему должны быть скреплены печатями сторон договора, стороны очень часто включают в текст самого договора (как правило, такая оговорка содержится в разделе «Иные (или прочие) условия»).

Трудовой кодекс РФ тоже не требует ставить печать на трудовых договорах. Так, в перечне обязательных реквизитов (ч. 1 ст. 57 ТК РФ) нет никакого упоминания о печати. Значит, отсутствие печати не делает трудовой договор недействительным. Но на практике не каждый работник готов мириться с тем, что действительность его трудового договора подтверждается только подписью. Думается, что в таких случаях можно в тексте трудового договора создать следующую оговорку: «Настоящий договор, а равно все приложения, дополнения и изменения к нему действительны лишь при условии, если они совершены в письменной форме, подписаны полномочными представителями и скреплены печатями сторон».

А вот если трудовой договор подписывает не первое лицо предприятия, а его уполномоченный представитель по доверенности, то на самой доверенности в обязательном порядке должна содержаться печать. Этого требует п. 5 ст. 185 ГК РФ. Ведь доверенности на право совершения юридически значимых действий создаются по правилам не трудового права, а гражданского законодательства. Без печати доверенность является недействительной. А вот подписанный таким лицом трудовой договор будет иметь юридическую силу при условии правильного оформления самой доверенности на передачу полномочий.

Унифицированные формы по учету кадров и рабочего времени, утвержденные Госкомстатом и Росстатом, не содержат среди реквизитов печать работодателя. И это оправданно. Среди унифицированных форм подавляющее большинство составляют приказы по той или иной кадровой операции. С точки зрения делопроизводства приказ относится к категории внутренних документов, и потому нет необходимости проставлять на нем оттиск печати.

Однако постановка печати предусмотрена для следующих унифицированных форм:

- командировочное удостоверение (форма № Т-10). Печатями в нем заверяются отметки о прибытии командированного работника в место командировки и выбытии из него. Командировочные удостоверения, в которых не проставлена печать организации, в которую работники отправлены в командировку, однажды были признаны судом оформленными ненадлежащим образом и вследствие этого не подтверждающими командировочные расходы;

- акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы (форма № Т-73). Печатью заверяется подпись руководителя организации, утвердившего акт, или уполномоченного им на это лица.

Как видно, не все унифицированные формы «не признают» печатей. Если, к примеру, был сделан заказ на канцелярские товары, то на вручаемой покупателю товарной накладной (унифицированная форма № ТОРГ-12) печать должна проставляться в обязательном порядке, иначе организации грозят самые неблагоприятные налоговые последствия. К товарной накладной следует приложить доверенность лица, которое получило канцтовары.

Если организация для каких-либо кадровых операций не применяет унифицированные формы, то и не должна включать в состав реквизитов «Место печати». Ведь включение такого реквизита будет обязывать ставить оттиск печати на таких документах постоянно.

Если возникла необходимость передать документы для проверяющих органов, то придется ставить оттиск печати на всех передаваемых заверенных копиях.

Особо следует сказать про использование печати в трудовых книжках. Обязательность постановки печати указана в целом ряде нормативных документов (п. п. 2.2, 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69).

Проставлять оттиск печати в трудовой книжке необходимо:

- при оформлении трудовой книжки - на первой странице (титульном листе), содержащей сведения о работнике;

- при изменении фамилии, имени, отчества или даты рождения работника - на внутренней стороне обложки, где указываются документы, на основании которых вносятся такие изменения;

- при внесении записи об увольнении работника.

Говоря о трудовых книжках, надо отметить важную деталь: в отличие от организаций, индивидуальные предприниматели иметь собственную печать не обязаны. В то же время им и не запрещается использовать собственную печать. Непривычно смотрится трудовая книжка без печатей, оформленная предпринимателем, нанимающим на работу персонал. Неизменно возникает вопрос о ее подлинности.

Рассматривая вопрос «использовать печать или нет?», можно дать неоднозначный ответ. Если нет желания сталкиваться с дополнительными проблемами в работе в виде частых конфликтов со специалистами банков и самых разных государственных органов, а также со всеми теми, кто об отмене печати еще не слышал, то надо жить по старинке - с печатью.

Если же представляется, что печать излишня в работе, то надо быть готовым следующие год-полтора (пока все не привыкнут) носить с собой:

- распечатку Закона, сделавшего печати правом, а не обязанностью для хозяйственных обществ;

- устав организации;

- выписку из Единого государственного реестра юридических лиц;

- кипу информационных писем за подписью генерального директора о том, что в соответствии с действующим законодательством общество печатью не пользуется.

Причем отдельные особо дотошные сотрудники контрагентов могут попросить представить, например, еще и нотариально заверенный документ, содержащий подпись генерального директора.

В современном обществе некоторые фирмы начинают отказываться от печати, но для этого необходимо:

1. Особо оговорить это в уставе. Во-первых, этого теперь прямо требуют Законы об ООО и АО. А во-вторых, любой юрист, по долгу службы сталкивающийся с необходимость анализировать уставы организаций, работает по принципу: «Чем конкретнее и проще его положения, тем легче работать». Например, можно дать такую редакцию формулировки об отсутствии печати в уставе организации:

«Общество не имеет круглой печати, служащей для его идентификации путем указания на ней полного фирменного наименования на русском языке и места нахождения Общества.

Общество может иметь и использовать в своей работе штампы и бланки со своим наименованием, собственную эмблему, а также может иметь зарегистрированные в установленном порядке товарные знаки и другие средства индивидуализации. Порядок использования средств идентификации общества определяется настоящим уставом и локальными нормативными актами Общества».

2. Как правило, организация обладает не одной печатью (основной, гербовой), а еще и дополнительными, в наименовании которых добавлено «Для документов», либо «Отдел кадров» и т.п. Отказ от основной печати с сохранением дополнительных нелогичен.

Если регламентация работы с печатями в организации была налажена, то придется откорректировать эти документы (например, положение об использовании печатей и штампов, соответствующие приказы, закрепляющие ответственных за сохранность и использование печатей лиц).

3. При утверждении шаблонов первичной бухгалтерской документации и других документов требуется проконтролировать отсутствие на бланках пометок «М.П.».

4. Для определения полномочий обратившегося в организацию лица, действующего от имени организации, не имеющей печати, можно рекомендовать запрашивать кроме обычного в таких случаях перечня документов еще и:

- копию устава организации;

- письмо, содержащее указание на отсутствие в организации печати.

Только при их наличии можно принимать первичные документы без оттиска печати контрагента (если печать на них прежде была обязательна). Если их не будет, то принимающая организация может в глазах налоговых органов оказаться «не проявившей должной осмотрительности при выборе контрагента». Как правило, из этого вытекают серьезные последствия в виде взыскания пени, штрафов и недоимок в бюджет.