Порядок составления и оформления документов в РФ

Процедуру составления и оформления распорядительного документа желательно описать в инструкции по делопроизводству. В ней излагаются последовательность работ над проектом документа и те требования, соблюдение которых обеспечивает юридическую полноценность документа.

Подготовка проекта распорядительного документа может быть поручена одному или нескольким структурным подразделениям или отдельным должностным лицам. При разработке проектов сложных и больших распорядительных документов могут создаваться рабочие группы (комиссии), привлекаться ученые или квалифицированные специалисты из числа практических работников. Главное условие, обеспечивающее * качество документа, -достаточная компетентность лиц, его готовящих. ; Чем выше уровень составляемого документа, тем выше требования, предъявляемые к его составителям (профессионализм, глубина знания вопроса, общий культурный уровень, умение излагать мысли),

Юридическим основанием разработки распорядительного документа может быть издание документа органами власти и управления, конкретное поручение вышестоящего органа, необходимость осуществления исполнительной и распорядительной деятельности для осуществления задач, возложенных на учреждение. Учреждение или структурное. подразделение может выступить с инициативой разработки распорядительного документа по какому-либо вопросу.

Приказ - основной распорядительный документ, чаще всего встречающийся в практике управления. Приказы издаются руководителем организации, действующим на основе единоначалия, т.е. подписать приказ вправе только первое лицо организации или лицо, исполняющее его обязанности, если это оформлено в установленном порядке. Приказы издаются по вопросам административной деятельности, требующим правового решения.

В любой организации существуют две группы приказов: приказы по основной деятельности и приказы по личному составу. Приказ по основной деятельности является нормативным документом, отражающим управленческие решения по вопросам производственно-хозяйственной деятельности, планирования, отчетности, финансирования, кредитования, реализации продукции, внешнеэкономической деятельности, совершенствования структуры и организации работы предприятия (создание, изменение масштаба деятельности, ликвидация структурного подразделения, утверждение или изменение положений, инструкций, правил, планов, структуры, назначение комиссий и т.д.). Готовит проект приказа структурное подразделение или должностное лицо, к работе которого он будет иметь отношение или деятельность которого связана с его исполнением.

Текст приказа состоит из констатирующей и распорядительной частей.

В констатирующей части излагают факты, соображения, т.е. основание (мотивы) издания приказа. Как правило, констатирующая часть приказа начинается со слов В целях..., С целью..., В соответствии с ... (ссылка на нормативный документ), На основании... (ссылка на нормативный документ или на документ вышестоящей организации), В связи... и т.д. В констатирующей части приказа могут быть перечислены факты, события, послужившие основанием для его издания, дана оценка ситуации. Констатирующую часть приказа можно опустить, если распорядительная часть не нуждается в обосновании.

В распорядительной части перечисляют предписываемые действия. Распорядительная часть начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ, которое указывается прописными буквами всегда на отдельной строке от границы левого поля.

Распорядительная часть делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Каждый пункт должен отвечать на вопросы «кому? что? когда сделать?». В качестве ответа на вопрос «кому?» указывают должность (в дательном падеже), фамилию (в дательном падеже), инициалы исполнителя.

21 Требования к составлению и оформлению объяснительных, докладных записок и справок

Объяснительные записки, как приложение к основному документу, поясняющие и дополняющие его, оформляют на общих бланках. Подписывает такую записку руководитель.

Объяснительные записки, где объясняются причины поведения, поступки, ситуации, составляют отдельные работники. Как и внутренние докладные записки, они могут быть оформлены рукописным способом на стандартном листе бумаги. Подписывают такие записки составители. Ее реквизиты те же, что и во внутренней докладной записке.

Реквизиты ОБЪЯСНИТЕЛЬНОЙ ЗАПИСКИ:

- наименование организации (наименование министерства или ведомства, структурного подразделения) - автора документа;

- наименование вида документа - ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА;

- дата, номер (если есть);

- заголовок к тексту;

- текст;

- подпись;

- отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Докладная записка - документ информационно-справочного характера. Может содержать изложение какого-либо вопроса или факта, выводы и предложения составителя, адресована руководителю своей организации или в вышестоящую инстанцию.

В зависимости от содержания и назначения докладные записки делятся на информационные и отчетные.

В зависимости от адресата докладные записки бывают внутренними (действуют внутри организации) и внешними (направлены в вышестоящие или другие организации).

Внутренние записки пишут на листе бумаги (можно рукописным способом) формата А4 или А5. Подписывает их автор-составитель.

Внешние записки оформляют на общем бланке организации формата А4. Подписывает их руководитель организации. Датой документа считается дата ее подписания.

Докладная записка может быть составлена как по инициативе автора, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки - побудить руководителя принять решение. Информационные докладные записки о ходе выполнения работ должны представляться руководству постоянно.

Текст докладной записки делится на две части. Первая - изложение фактов, послуживших причиной ее составления, вторая - выводы, мнения составителя - организации или должностного лица.

Реквизиты внутренней ДОКЛАДНОЙ ЗАПИСКИ:

- наименование структурного подразделения - автора документа;

- наименование вида документа - ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА;

- дата, номер (не обязательно);

- адресат;

- заголовок;

- текст;

- приложение (если есть);

- подпись;

- отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Реквизиты внешней ДОКЛАДНОЙ ЗАПИСКИ:

- наименование организации (наименование министерства или ведомства, структурного подразделения) - автора документа;

- наименование вида документа - ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА;

- дата, номер;

- место издания; адресат;

- заголовок;

- текст;

- приложение (если есть);

- подпись;

- отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Справка - документ, подтверждающий какие-либо факты или события.

Справки бывают двух видов:

1 Справки, описывающие и подтверждающие факты или события в производственной деятельности организации.

Справки составляют по указанию вышестоящей организации или руководителя организации для информации о выполнении планов, заданий, поручений. Их представляют в установленные сроки. Текст такой справки состоит из двух частей.

В первой Части справки излагаются факты, послужившие поводом к ее написанию, во второй - приводятся конкретные данные.

Выводов и предложений в справке не приводят. Это отличает ее от докладной записки. В справке фиксируют сведения на определенном отрезке времени. Заголовок справки может содержать период времени или дату, на которые приходятся сведения, приведенные в документе. Например, "О... за 1 квартал 2008 года".

Справка должна объективно отражать состояние дел, поэтому ее составление требует тщательного сбора и проверки сведений. В справках могут приводиться таблицы.

22 Требования к составлению и оформлению актов

Некоторые акты подлежат утверждению (контрольно-ревизионного характера, содержащие рекомендации и предложения). Акт утверждается распорядительным документом или руководителем, по указанию которого составлен документ или к компетенции которого относится содержание акта. Акт может иметь гриф согласования. Текст акта состоит из вводной и констатирующей части.

В вводной части указывают основание для составления акта, перечисляют лиц, составивших акт и присутствующих при этом (председатель, члены комиссии, присутствующие).

В констатирующей части текста дают описание проделанной работы (сущность, характер, методы, сроки), фиксируют факты (события), излагают выводы, предложения, заключения составителей акта. Текст может делиться на пункты и подпункты, может быть составлен в форме таблицы.

При наличии приложений отметку об их присутствии делают после текста. В конце текста (под отметкой о приложении) указывают, если необходимо, количество экземпляров акта, в соответствии с нормативными правилами или практической необходимостью, место нахождения каждого экземпляра или адресаты, по которым они направлены. Акт подписывают все лица, принимавшие участие в его составлении (должности не указывают).

С актами ревизий и обследований знакомят всех лиц, деятельности которых они касаются. При этом проставляют согласующую отметку (С актом ознакомлены: подпись, дата). При наличии замечаний акт визируют с отметкой: "Замечания прилагаются". Акты оформляют на общем бланке. Внутренние акты могут быть оформлены не на бланке.

Формуляр-образец АКТА состоит из реквизитов:

- наименование организации (наименование министерства или ведомства, структурного подразделения) - автора документа;

- наименование вида документа - АКТ;

- дата (дата актируемого события, которую проставляют сразу, независимо от того, когда подписан акт);

- номер (на одной строке с датой);

- заголовок документа;

- место издания (город);

- текст (пишут через 1,5 интервала);

- приложение (если есть);

- грифы утверждения и согласования (если необходимо);

- подпись (лиц, указанных в вводной части, с расшифровкой фамилий, указанием инициалов; должность не указывают);

- отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Реквизиты отделяют друг от друга 1,5-3 интервалами.

23 Разновидности писем. Требования к их составлению и оформлению

Письмо используют в том случае, когда невозможно решить вопрос другими средствами (личная беседа, телефонный разговор). Существует много видов писем: письма, содержащие просьбу, предложение, претензию, запрос, требующие ответа. Есть письма, которые содержат извещение, информацию, отказ, напоминание и не требуют ответа.

Реквизиты формуляра - образца ПИСЬМА:

- наименование организации (наименование министерства или ведомства) - автора документа;

- справочные данные об организации (адрес, телефон, факс, номер счета в банке);

- дата, номер;

- адресат (кому направляется, однако не более четырех адресатов на одном письме);

- ссылка на регистрационный индекс (номер) и дату документа-запроса (например, инициативного письма) только на бланке для писем;

- заголовок к тексту (не более 28 знаков в строке; при более длинной строке заглавие делят на строчки (пишут через 1 интервал), имеющие законченный смысл; в конце строчек не ставят, точку и кавычки;

- текст;

- отметка о наличии приложений;

- подпись (указывают наименование должности, проставляют личную подпись и расшифровывают ее);

- печать (если нужно);

- отметка об исполнителе (фамилию и телефон исполнителя проставляют от левого поля, внизу бланка);

- отметка об исполнении документа (Ф. И. О. машинистки, количество экземпляров, если нужно);

- гриф ограничения доступа к документу ("секретно", "конфиденциально" и т.п.).

Письма оформляют на специальных бланках для писем формата А4 и А5, в зависимости от объема письма. Если письмо не превышает десяти строк, его оформляют на бланке формата А5 (заголовок не пишут, текст можно печатать через 1,5 или 1 интервал). Название вида документа - письмо - не пишут.

Применение бланков с продольным расположением реквизитов для оформления писем не рекомендуется.

Письма могут быть адресованы в организацию, ее структурное под-разделение, конкретному должностному лицу, руководителю организации.

Документ информирует адресата, о направлении к нему прилагаемых и письму документов или отправленных материальных ценностей. Сопроводительные письма составляют в том случае, если необходимо пояснение характере исполнения или цели направления приложенного документа.

Цель письма - приглашения - приглашение на заседание, совещание, конференцию, семинар и т.д. Адресовать письмо-приглашение можно конкретному лицу, группе лиц или организации.

Письмо может содержать полную повестку дня мероприятия, фамилии докладчиков по вопросам повестки дня, фамилию и телефон ответственного за проведение мероприятия, информацию о проезде к месту приглашения и другую информацию.

Письмо-извещение составляют для конкретного адресата, оно является ответом на запрос. Устойчивыми словосочетаниями письма-извещения являются: "Ставим Вас в известность...", "Сообщаем Вам о переносе сессии..."

Этот вид письма близок к информационному письму.

Рекламное письмо посылают конкретным адресатам. Оно содержит описание рекламируемых услуг и товаров.

Цель письма - побудить адресата воспользоваться предложенными услугами, заказать товар.

Текст содержит полную, четкую, конкретную информацию. В конце текста может быть указан адрес организации и телефон для справок.

Письмо-подтверждение уведомляет отправителя о получении документов, ценностей (переводы, письма, бандероли), подтверждает факты, действия. Направление писем-подтверждений относится к обязательной части деловых отношений, т.к. позволяет снять вопрос с контроля. Ниже приведен образец письма-подтверждения.

Текст письма-напоминания сообщает о приближении, ускорении или истечении срока исполнения, какого-либо действия, мероприятия, события.

Письмо направляют адресату тогда, когда не удается получить ответ с помощью личного контакта или телефонных переговоров.

Текст письма-напоминания сообщает о приближении, ускорении или истечении срока исполнения, какого-либо действия, мероприятия, события.

Письмо направляют адресату тогда, когда не удается получить ответ с помощью личного контакта или телефонных переговоров.

В тексте гарантийного письма адресату дают гарантии, оплаты выполненной работы или предоставление каких-либо услуг (работы, помещения, жилья и т.п.).

В письме организация-адресант берет на себя определенные обязательства, поэтому письмо имеет правовую силу.

Письма-претензии обычно посылают предприятия-покупатели в адрес нерадивой организации-поставщика.

В тексте указывают требования и претензии заявителя, обосновывают эти требования и, если необходимо, указывают подробный расчет суммы, которую заявитель просит ему перечислить.

Текст письма-ответа зависит от инициативного документа. Ответа посылают на письма, запросы, просьбы, обращения, предложения, требования.

Письмо-ответ должно содержать ссылку на индекс и дату инициативного (входящего) письма, на который дается ответ: "На №______ от __". Если инициативное письмо поступило от частного лица, в ссылке указывают дату поступления входящего документа.

В тексте излагают решение, принятое по инициативному документу: отказ от предложения, выполнение просьбы, ответ на запрос. Ответ должен быть изложен в конкретной, четкой форме. Если в письме содержится отказ, он должен быть хорошо аргументирован.

Письмо иностранному партнеру должно иметь четкую структуру. Размер полей на бланке по 1 дюйму (2.54 мм). Реквизиты на нем располагают в следующем порядке.

24 Документы, создаваемые в процессе подготовки совещаний. Составление и оформление протокола

Среди основных документов для подготовки к совещанию можно выделить:

паспорта зданий и сооружений - памятников архитектуры, находящихся под охраной государства;

· акты, ведомости переоценки и определения износа основных средств;

· штатные расписания (если они хранятся в бухгалтерии);

· лицевые счета по учету основного фонда.

Если по какой-либо причине подлинники этих документов отсутствуют, на хранение оставляют заверенные копии документов.

Бухгалтерские документы являются неотъемлемой частью всех документов организации (фирмы). Они обрабатываются и сдаются в архив по общим правилам подготовки документов к архивному хранению.

Протокол -- документ, в котором фиксируются обсуждение вопросов и принятые решения на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

В вводной части заполняются реквизиты: председатель, секретарь, количество присутствовавших, повестка дня.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

Доклады, решения прилагаются к протоколу.

25 Понятие «ценность документа», экспертиза ценности. Принципы и критерии экспертизы ценности документа

Экспертиза ценности документа - это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.

Экспертиза ценности документов в организации проводится:

в делопроизводстве - при составлении номенклатур дел, в процессе формирования дел и при подготовке дел к передаче в архив;

в архиве - в процессе подготовки к передаче дел на постоянное хранение.

Экспертиза ценности документов проводится на основе:

· действующего законодательства и правовых актов Российской Федерации по архивному делу и документационному обеспечению управления;

· типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел;

· нормативно-методических документов Федеральной архивного агентства (Росархива) и органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации в области архивного дела.

Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно работниками службы документационного обеспечения управления (ДОУ) совместно с Центральной экспертной комиссией (ЦЭК) или экспертной комиссией (ЭК) организации под методическим руководством архива организации.

При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется:

· отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив организации;

· отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях;

· выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел.

Отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения проводится путем полистного просмотра дел. При этом не допускается отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел.

Дела с отметкой “ЭПК” подвергаются полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению. Дела с отметкой “ЭПК”, содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела.

Сроки хранения дел, содержащих оставшиеся документы временного хранения, определяются по перечню документов с указанием сроков их хранения или по номенклатуре дел организации. Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.

· Подготовка электронных документов к передаче в архив организации состоит из следующих этапов:

· проверка физического состояния машинных носителей, предназначенных для передачи в архив;

· запись электронных документов на машинные носители;

· проверка качества записи;

· описание электронных документов;

· проставление архивных шифров на единицах хранения (на футлярах) в соответствии с архивной описью (описями) электронных документов постоянного хранения и по личному составу;

· подготовка комплекта сопроводительной документации.

Сопроводительная документация электронных документов должна быть достаточной для обеспечения их сохранности и использования. В ней отражается следующая информация:

· название документа,

· дата его создания,

· характеристика содержания (аннотация),

· электронный формат,

· физическая и логическая структура (для баз данных, сайтов и т.п.),

· объем документа (для баз данных также - количество записей).

По результатам экспертизы ценности документов в организации составляются сотрудниками архива организации сводные описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению (формы данных видов документов приводятся в приложениях 1, 2, 3 и 4 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).

Указанные описи и акты рассматриваются на заседании центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии) организации одновременно. Одобренные центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) акты и описи утверждаются руководителем организации только после утверждения экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения описей дел постоянного хранения. После этого организация имеет право уничтожать дела, включенные в данные акты.

Список использованных источников

1. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учеб. пособие. - 4-е изд. - М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2007.

2. Стрельцова Л. А. Методы совершенствования ДОУ: создание корпоративной нормативно-методической базы ДОУ.// Делопроизводство.- №6.-2008

3. Энциклопедия делопроизводства и документооборота. М.:Москва. - 2007

4. Фионова Л.Р. Организация и технология документационного обеспечения управления. Конспект лекций.М.: Пенза.-2006.

Организация и технология ДОУ

1 Перечислить законодательные и нормативные акты РФ, в которых установлены нормы документирования и работы с документами (назовите законодательный акт, год его разработки, дайте краткую характеристику)

В настоящее время регламентация вопросов ДОУ на государственном уровне ведется в нескольких направлениях: законодательное регулирование, стандартизация, разработка нормативно-правовых и нормативно-методических документов. Высшей юридической силой обладают законы Российской Федерации. Отдельные направления деятельности организаций и предприятий регламентируются соответствующими законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ, приказами и распоряжениями органов государственной власти и управления. Деятельность каждого предприятия или организации определяется положением о нем (Уставом). В действующем законодательстве содержится значительное количество обязательных для исполнения норм, правил и требований к документированию различных направлений деятельности государственных и негосударственных организаций, к оформлению тех или иных видов документов, их содержанию и структуре текста.

К сегодняшнему дню сложилась достаточно обширная государственная система законодательных и нормативных актов, регулирующих сферу информации и документации. На основе законодательной базы, затрагивающей различные аспекты ДОУ, разрабатываются локальные (корпоративные) нормативно-методические документы по документационному обеспечению управления и архивному делу, которые составляют область корпоративного регулирования ДОУ любой организации.

Примерный перечень законодательных актов и нормативно-методических документов, регулирующих сферу информации и документации, документационного обеспечения управления, управления документами и архивного дела:

Федеральный закон «Об акционерных обществах» от 26.12.1995 № 208-ФЗ

Федеральный закон «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 08.02.1998 № 14-ФЗ

Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» от 10.01.2002 № 1-ФЗ (Приказ ФСФР РФ от 16.12.2008 N 08-57/пз-н "О внесении изменений в приказ ФСФР России от 1 сентября 2004 г. N 04-442/пз-н "О представлении в Федеральную службу по финансовым рынкам электронных документов с электронной цифровой подписью)

Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ

Федеральный закон «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» от 02.05.2006 № 59-ФЗ

Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 № 149-ФЗ

Федеральный закон «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ

Закон Российской Федерации «О государственной тайне» от 21.07.1993 № 5485-1

Указ Президента Российской Федерации от 30.11.1995 № 1203 «Об утверждении перечня сведений, отнесенных к государственной тайне»

Указ Президента Российской Федерации от 06.03.1997 № 188 «Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера»

Постановление Правительства Российской Федерации от 27.12.1995 № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением государственного герба Российской Федерации»

«Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Требования к документам и службам документационного обеспечения» - М., 1991 г.

«Положение о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти», утвержденное Постановлением Правительства Российской Федерации от 03.11.1994 № 1233

«Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ», утвержденное Постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 16.07.2003 № 03-33/пс

«Примерное положение об архиве государственного учреждения, организации, предприятия», утвержденное приказом Роскомархива от 18.08.1992 № 176

«Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия», утвержденное приказом Росархива от 19.01.1995 № 2

«Типовой регламент взаимодействия федеральных органов исполнительной власти», утвержденный Постановлением Правительства Российской Федерации от 19.01.2005 № 30

«Типовой регламент внутренней организации федеральных органов исполнительной власти», утвержденный Постановлением Правительства Российской Федерации от 28.07.2005 № 452

«Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти», утвержденная приказом Минкультуры России от 08.11.2005 № 536 и зарегистрированная в Минюсте РФ 27.01.2006 № 7418

«Правила подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации», утвержденные Постановлением Правительства Российской Федерации от 13.08.1997 № 1009

Приказ Минюста РФ от 04.05.2007 N 88

(ред. от 26.05.2009)

"Об утверждении Разъяснений о применении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации"

(Зарегистрировано в Минюсте РФ 14.05.2007 N 9449)

«Основные правила работы архивов организаций», одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002

«Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях российской Академии наук», утвержденные приказом Министра культуры от 18.01.2007 № 19

Приказ Минкультуры от 10.09.2007 № 1273 «Об утверждении форм учетных и иных документов по организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской Академии наук»

«Положение «О Федеральном архивном агентстве», утвержденное Постановлением Правительства Российской Федерации от 17.06.2004 № 290

«Регламент Федерального архивного агентства», утвержденный приказом Росархива от 09.03.2005 № 17 ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденный постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 № 28

ГОСТ Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования», утвержденный постановлением Госстандарта России от 25.12.2001 № 573-ст

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятый и введенный в действие постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст

ГОСТ Р ИСО15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования» - М., Стандартинформ, 2007 «Методические рекомендации по разработке примерных номенклатур дел», утвержденные Росархивом 05.08.2005

«Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТа Р 6.30-2003». - М., ВНИИДАД, 2008.

«Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденный Росархивом 06.10.2000

«Перечень документов, образующихся в деятельности Министерства Российской Федерации по налогам и сборам, его территориальных органов и подведомственных организаций, с указанием сроков хранения», утвержденный приказом МНС РФ от 21.04.2004 № САЭ-3-18/297

«Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления», утвержденные Постановлением Минтруда от 25.11.1994 № 72

«Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления», утвержденные Постановлением Минтруда от 10.09.1993 № 152 «Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти», утвержденные Постановлением Минтруда от 26.03.2002 № 23.

2 Перечислить действующие нормативно-методические документы межотраслевого действия, которые определяют современную работы с документами (назовите наименование документа, год его разработки, дайте краткую характеристику)

Корпоративная нормативно-методическая база ДОУ предполагает создание системы работы с документами, учитывающей специфику и особенности документирования деятельности конкретной компании. В этих целях разрабатываются документы, закрепляющие состав управленческой документации компании, требования к формам применяемых в компании документов, правила и процедуры подготовки и оформления документов, технологические процессы организации работы с документами и способы, обеспечивающие эффективное и рациональное хранение документов, в том числе с применением информационных технологий, а также нормативные документы, которые закрепляют правовой статус, задачи и функции службы документации и регламентируют деятельность ее работников.

В состав разрабатываемых корпоративных документов, как правило, включаются:

· различные классификаторы (справочники, перечни) управленческой документации (документных систем, справочной информации и др. объектов);

· табель и альбом форм документов;

· номенклатура дел компании;

· стандарты, положения, инструкции, методические рекомендации по организации делопроизводства и архивного дела, в т.ч с использованием автоматизированных систем электронного документооборота (АСЭД) положение о Службе ДОУ и должностные инструкции ее работников.

Примерный перечень корпоративных нормативных документов в области ДОУ (управления документами) и архивного дела

1. Стандарт по управлению документами, включающий описание:

· стратегии, политики и ответственности в области управления документами;

· требований к управлению документами;

· состава нормативной базы в области управления документами;

· порядка проектирования и внедрения документных систем;

· процессов и процедур управления документами;

· правил проведения мониторинга и аудита в области управления документами;

· организации обучения персонала технологическим аспектам в работе с документами;

2. Инструкция по документационному обеспечению управления (делопроизводству), включающая следующие основные разделы:

Общие положения

Документирование управленческой деятельности, включающий подразделы:

· состав управленческих документов

· классификация, унификация, стандартизация управленческих документов

· Правила подготовки и оформления управленческих документов, включающие подразделы:

· требования к бланкам документов;

· требования и правила оформления реквизитов служебных документов;

· требования и правила оформления текстов служебных документов;

· правила подготовки и оформления распорядительных документов:

· Приказ;

· Распоряжение;

· Протокол;

· Решение;

· другие (по необходимости);

правила подготовки и оформления организационных документов:

· Положение;

· Правила;

· Инструкция;

· Решение;

· другие (по необходимости);

· правила оформления информационно-справочных документов:

· Служебное письмо;

· Служебная записка;

· другие (по необходимости);

Организация документооборота, включающая описание:

· порядка обработки и движения поступающих (входящих) документов;

· порядка подготовки, обработки и движения отправляемых (исходящих) документов;

· порядка подготовки, обработки и движения внутренних документов;

· порядка работы исполнителей с документами;

· порядка регистрации документов;

· организации контроля исполнения документов;

· порядок учета объема документооборота;

Организация документов в делопроизводстве, включающая описание:

· правил составления номенклатуры дел компании;

· правил формирования и оформления дел;

· порядка систематизации и организации оперативного хранения документов;

· правил подготовки документов к передаче в архив;

· Другие разделы, определяющие специфику компании (по необходимости).

Положение об архивном хранении документов включающая описание:

· порядка отбора документов для последующего хранения или уничтожения, проведение экспертизы ценности документов (положение об экспертной комиссии);

· порядка приема документов и дел в архив компании;

· правил комплектования, фондирования документов и дел;

· порядка организации научно-справочного аппарата фонда;

· порядка выдачи из архива документов и дел во временное пользование;

· порядка обеспечения сохранности документов и дел;

· порядка уничтожения документов и дел;

· порядка передачи документов на государственное хранение.

4. Положение о печатях и штампах,

· включающая описание:

· порядка изготовления, учета, использования и уничтожения печатей и штампов;

· оттиски печатей и штампов, используемых в компании;

5. Инструкция по работе с документами конфиденциального характера

включающая описание:

· перечень сведений, составляющих коммерческую тайну (конфиденциальную информацию);

· перечень документальных носителей коммерческой тайны (конфиденциальной информации);

· описание порядка предоставления и разграничения прав доступа к документам, содержащих коммерческую тайну и сведения конфиденциального характера;

· описание порядка ведения делопроизводства (прием/отправка, обработка, движение и хранение документов, содержащих коммерческую тайну и сведения конфиденциального характера);

Корпоративный Стандарт по управлению документами может быть разработан на основе национального стандарта РФ ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 (Управление документами. Общие требования), который будет включать общие (основные) положения о политике, ответственности, процедурах, системах и процессах, связанных с документами компании. А технологические операции работы с документами в компании могут регламентироваться в Инструкции по документационному обеспечению управления (делопроизводству).

Инструкция по делопроизводству определяет правила, приемы, процессы создания документов и порядок работы с ними в компании, а также регулирует отдельные сферы (моменты), относящиеся к специфике компании. В инструкции по делопроизводству закрепляется выбранная форма организации документооборота, определяется порядок работы с документами сотрудников компании как исполнителей документов, закрепляются функциональные обязанности лиц, ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях.

Инструкция состоит из основных разделов (как представлено в Приложении 2) и может быть добавлена разделами, уточняющими или раскрывающими специфику работу с документами в компании. Например, в инструкции, при необходимости, можно отразить общий порядок организации документационного обеспечения управления в структурных подразделениях компании, в том числе документооборот между управленческим аппаратом компании и ее территориально-распределенными структурными единицами (филиалами, представительствами и т.д.). Если специфика компании определяет постоянную работу с конкретными видами документами, не включенными в основные разделы инструкции по делопроизводству, то желательно в ней выделить раздел (подраздел) по описанию правил работы с данной категорией документов, а также включить образцы форм этих документов. Если компания работает с документами ограниченного распространения, то в инструкции по делопроизводству целесообразно включить раздел по организации работы с конфиденциальными документами или разработать для этих целей отдельную инструкцию.

Инструкция по документационному обеспечению управления должна содержать приложения, состоящие из максимума справочно-иллюстративного и информационного материала, систематизированного в порядке расположения разделов, в каждом из которых делаются соответствующие ссылки.

При разработке данной инструкции можно руководствоваться Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, в той части, в какой она не противоречит особенностям работы с документами в конкретной организации, а также использовать иные нормативные правовые и законодательные акты (см. Приложение 1).

Важно учитывать, что Инструкция по делопроизводству - это регламентирующий документ не только для Службы ДОУ, но и для всех сотрудников аппарата управления компании. Поэтому, чем более подробно будут описаны все разделы инструкции, тем более понятным и прозрачным для всех будет не только сам документ, но и все процессы работы с документами.

3 Каким документом закрепляется статус службы ДОУ, ее структура, права и обязанности, виды работы? (назовите наименование документа, порядок его разработки, требования к содержанию, порядок утверждения, ввода в действие и переработки)

Положение о службе ДОУ и должностные инструкции ее сотрудников разрабатываются на основании типовых либо примерных положений или инструкций, а также организационных документов, регламентирующих деятельность самой компании (устава, положений о структурных подразделениях). При разработке положения о подразделении необходимо помнить, что оно должно содержать четкие формулировки, не допускающие разногласий в вопросе о том, кто и что должен делать, кто кому подчинен и т.д. Пункты положения, определяющие взаимоотношения службы ДОУ с другими подразделениями компании, должны быть согласованы с этими подразделениями.

На основании Положения о службе ДОУ разрабатывается должностная инструкция для каждого работника службы. Должностная инструкция определяет организационно-правовое положение работника в структурном подразделении и условия для его эффективной работы, регламентирует разграничение обязанностей и прав между другими сотрудниками, а также служит основой для устранения параллелизма и дублирования в выполнении отдельных операций, для установления взаимосвязей отдельных должностей. Кроме того, должностные инструкции позволяют объективно оценивать деятельность каждого работника службы и применять соответствующие меры воздействия.

4 Каким документом закрепляется статус каждого работника службы ДОУ, его права и обязанности, виды выполняемой работы? (назвать наименование документа, порядок его разработки, требования к содержанию, порядок утверждения, ввода в действие и переработки)

При определении должностного состава работников следует руководствоваться Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) и Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержден постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37).

Для определения численности персонала службы ДОУ используются нормативные документы по труду и организации труда. Нормирование труда работников делопроизводства, в том числе расчет их штатной численности осуществляются на основании следующих документов:

1. Межотраслевые укрупненные нормы времени на работы по документационному обеспечению управления. М., 1995.

2. Нормативы времени на работы по совершенствованию документационного обеспечения управления министерств, ведомств, предприятий и организаций. М, 1992.

3. Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления. М., 1993.

4. Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти. М., 2002.

Как правило, определение численности подразделения не входит в обязанности самой службы ДОУ - эта работа проводится отделами труда и заработной платы или экономическими подразделениями, но при необходимости такие расчеты могут провести и работники службы ДОУ. Названные выше нормативные документы по труду содержат методические указания, касающиеся применения этих документов на практике.

5 Какие формы организации делопроизводства (документационного обеспечения управления) применяются на практике? (Дайте характеристику каждой формы)

Существует три формы организации делопроизводства: централизованная, децентрализованная и смешанная.

При централизованной форме организации делопроизводства все операции по обработке документов сосредоточиваются (централизуются) в едином для всего учреждения центре -- канцелярии, общем отделе или у секретаря. Децентрализованная форма предполагает рассредоточение делопроизводственных операций между структурными подразделениями учреждения; при этом в каждом из них выполняется относительно однородный набор делопроизводственных операций. Не следует смешивать децентрализованную форму организации делопроизводства, при которой делопроизводственные операции выполняются в различных структурных подразделениях учреждения, с организационной структурой службы делопроизводства, имеющей специализированные подразделения: экспедиции, машбюро, контрольные группы и т.д. При смешанной форме операции выполняют централизованно (прием, регистрация, контроль, размножение документов) и децентрализованно (справочноинформационное обслуживание, хранение документов, формирование дел).

6 Дайте определение термина «Документооборот». Перечислите операции, которые выполняются с входящими документами

Документооборот -- это движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. Правильная организация документооборота способствует оперативному прохождению документов в аппарате управления, равномерной загрузке подразделений и должностных лиц, оказывает большое положительное влияние на управленческий процесс в целом.

Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления организуется в соответствии с общим порядком обращения исходящих документов, а на этапе исполнения (использования) -- входящих документов.

Документопоток входящих документов составляют:

· Документы вышестоящих организаций, органов власти;

· Документы подведомственных организаций, присылающих отчётно-

учётную документацию и различного рода запросы;

· Документы организаций-смежников и прочих организаций, обменивающихся информацией для решения вопросов, требующих совместных действий;

· Жалобы и заявления граждан.

В процессе движения входящих документов выполняются следующие операции:

· Приём входящих документов;

· Первоначальная (экспедиционная обработка);

· Предварительное рассмотрение и распределение;

· Регистрация;

· Рассмотрение документов руководством;

· Исполнение резолюций;

· Отправление.

7 Определите назначение предварительного рассмотрения документов. Укажите функции работников, участвующих в предварительном рассмотрении документов

После этапа экспедиционной обработки документов проводится предварительное рассмотрение документов, целью которого является распределение поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.

При этом предварительно в службе документационного обеспечения управления (ДОУ) рассматриваются только документы, адресованные руководству организации или без указания конкретного должностного лица и структурного подразделения, а документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам, передаются по назначению без предварительного рассмотрения.

Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки содержания документов, на основании установленного в организации распределения обязанностей.

Предварительное рассмотрение поручается достаточно опытному сотруднику службы ДОУ, хорошо знающему структуру организации и должностные обязанности сотрудников. Эффективную помощь при предварительном рассмотрении оказывает разработка серии справочных материалов:

· примерного перечня документов, требующих обязательного рассмотрения руководством;

· перечня должностных лиц и их обязанностей;

· технологических графических схем последовательности экспедиционной обработки и распределения различных поступающих документов и т.д.

При рассмотрении поступившего документа учитываются:

· важность его содержания;

· сложность и новизна поставленных вопросов;

· авторство, т.е. общественное положение лица, автора документа, место учреждения-отправителя в структуре управления, роль общественной организации в жизни общества;

· реальная срочность исполнения документа;

· вид документа: закон, распоряжение, письмо, отчет и др.

К руководителю должны поступать только документы, касающиеся основных вопросов деятельности организации, по принципиальным вопросам или несущие новую информацию, распорядительные документы вышестоящих организаций. После рассмотрения руководителем документы передаются на исполнение в соответствии с резолюцией.

Остальные документы должны передаваться в структурные подразделения или непосредственно исполнителям-специалистам. При этом если документ предназначен к исполнению нескольким структурным подразделениям или лицам, то с него снимается копия или устанавливается очередность исполнения.

Предварительное рассмотрение документов службой ДОУ должно проводиться в день их поступления или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время

8 Перечислите делопроизводственные операции, которые выполняются при первичной обработке поступающих документов. Дайте характеристику каждой операции

Все поступающие в организацию документы независимо от способа поступления (почта, телеграф, спецсвязь, факс и др.) передаются конкретному должностному лицу службы делопроизводства. При поступлении документа по почте до вскрытия конверта проверяют правильность их доставки по адресу, целостность конвертов, упаковки, а также документов и вложений. Неправильно адресованные и повреждённые документы возвращаются отправителю. Если в конверте находится служебный документ, то адресат после прочтения возвращает его в канцелярию для регистрации. Вместе с документами необходимо сохранять конверты. Прежде чем зарегистрировать документ, необходимо его предварительно рассмотреть. Предварительное рассмотрение документа работником службы делопроизводства повышает эффективность управленческого процесса в целом. Главная цель предварительного рассмотрения документа - установить подразделение или должностное лицо, которому необходимо отправить документ на рассмотрение. При предварительном рассмотрении документа необходимо учитывать важность его содержания, сложность и новизну поставленных вопросов, авторство, вид документа. Исходя из оценки документа, и в соответствии с функциями структурных подразделений производится распределение поступающих документов. Предварительное рассмотрение документов осуществляют секретари-референты, заведующие канцелярией, секретариатами, общими отделами, помощники руководителей.

9 Дайте определение термина «Документооборот». Перечислите операции, которые выполняются с исходящими документами

Документооборот -- это движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. Правильная организация документооборота способствует оперативному прохождению документов в аппарате управления, равномерной загрузке подразделений и должностных лиц, оказывает большое положительное влияние на управленческий процесс в целом.

Основные этапы обработки исходящих (отправляемых) документов состоит из следующих операций:

- составление проекта документа;

- согласование проекта;

- проверка правильности оформления документа;

- подписание или утверждение (если необходимо);

- регистрация корреспонденции;

- отправка документа адресату;

- подшивка второго экземпляра в дело.

Проект документа (ответного или инициативного) составляют руководители или специалисты. В ответных документах излагают результат работы с поступившими документами, устными запросами организаций и лиц. Инициативные документы передают решения руководителей и специалистов, принятые ими в ходе управленческих решений.

Проект документа согласовывают с составившим его специалистом, руководителями заинтересованных структурных подразделений, другими организациями (при необходимости) и юридической службой. Количество согласований должно определяться деловой необходимостью.

Согласованный проект документа представляют руководителю организации или структурного подразделения для подписания вместе с материалами, на основании которых проект готовился.

До передачи подготовленного документа на подпись исполнитель проверяет его содержание, приложения; секретарь проверяет правильность оформления, наличие необходимых реквизитов. Неправильно оформленные документы возвращают на доработку исполнителям.

Подписанные документы регистрируют: проставляют регистрационный номер и дату.

После регистрации секретарь или специальный отдел проводят экспедиционную обработку отправляемых документов. Она включает в себя сортировку по адресатам, упаковку в конверты, написание на конверте почтового адреса и наименование адресата, проставление штампа организации, проставление знака почтовой оплаты, передачу корреспонденции в почтовое отделение.

При необходимости составитель документа указывает вид отправления - заказное письмо, нарочным и т.д.