Порядок составления и оформления документов в РФ

Последовательный метод -- в кодовом обозначении знаки на каждой ступени деления зависят от результатов разбиения на предыдущих ступенях. В результате кодовое обозначение группировки дает информацию о последовательности признаков, характеризующих эту группировку. Наиболее подходит иерархическому методу классификации.

Параллельный метод -- признаки классификации кодируются независимо друг от друга определенными разрядами или группой разрядов кодового обозначения. Метод параллельного кодирования чаще всего используется при фасетной классификации, но применяется также и в иерархической классификации. При этом либо соподчиненные признаки, обладая полной однородностью, располагаются параллельно во всех звеньях иерархической цепи, либо несоподчиненные параллельные признаки искусственно устанавливаются в определенной последовательности.

Общероссийские классификаторы должны соответствовать требованиям Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации РФ (ЕСКК) ТЭСИ. Национальные и отраслевые классификаторы являются нормативными документами, внесение изменений в которые должны согласовываться с Госкомстатом и Комитетом РФ по стандартизации, метрологии и сертификации.

Методы классификации ТЭСИ. Классификация как универсальный метод изучения явлений объективной действительности и как основа построения систем хранения и обработки информации. Общие требования, предъявляемые к методам классификации ТЭСИ. Факторы, влияющие на выбор методов классификации ТЭСИ. Иерархический и фасетный методы классификации, их преимущества и недостатки. Формально-логические правила использования методов классификации, их преимущества и недостатки. Формально-логические правила использования методов классификации в классификаторах ТЭСИ.

Значение международных классификаций информации для обеспечения информационной совместимости информационных систем разных стран. Международные организации, осуществляющие разработку классификаций информации.

Методы кодирования ТЭСИ. Кодирование как процесс преобразования данных, направленный на их приспособление к каналу передачи данных или техническому устройству их переработки и хранения. Общие требования, предъявляемые к методам кодирования ТЭСИ. Порядковый, серийно-порядковый, последовательный и параллельный методы кодирования ТЭСИ, их преимущества и недостатки. Критерии выбора методов кодирования ТЭСИ.

14 Методика разработки и внедрения АСДОУ

Разработка АСДОУ связана с:

Оптимизация и унификация сквозных бизнес-процессов документооборота, охватывающих различные структуры организации. В частности, унификация правил ведения внутренней переписки и работы с корреспонденцией

Создание и поддержка регламентов работы с договорами, специфических для крупных промышленных предприятий

Сокращение времени на принятие решений и трудозатрат на управленческую деятельность

Создание действенных механизмов контроля исполнительской дисциплины

К организационно-методическим документам, используемым при внедрении АСДОУ, относятся рекомендации:

· по организации внедрения и использования системы;

· о порядке установки клиентских мест;

· по оптимизации технологии документооборота;

· типовые классификаторы.

15 Классификаторы технико-экономической и социальной информации и их место в информационном обеспечении управления

Для реализации государственной политики в области развития единой системы классификации и кодирования Правительство Российской Федерации утвердило ряд постановлений в которых описана ответственность федеральных органов исполнительной власти за ведение общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации.

Постановлением Правительства РФ от 1 ноября 1999 г. N 1212 было утверждено Положение "О проведении работ по развитию единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации" в котором были определены общероссийских классификаторов технико - экономической и социальной информации. Данное Положение утратило силу в связи с изданием Постановления Правительства РФ от 10.11.2003 N 677 Об общероссийских классификаторах технико-экономической и социальной информации в социально-экономической области.

16 Закон РФ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»

Проект федерального закона "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" разрабатывался в соответствии с п. 22 Плана законопроектной деятельности Правительства РФ на 2005 г., утвержденного распоряжением Правительства РФ от 6 апреля 2005 г. N 335-р. Разработчики нового Федерального закона исходили из того, что информационная сфера - одна из наиболее динамичных и быстро развивающихся сфер общественных отношений, нуждающихся в адекватном правовом регулировании. Принятые во второй половине 90-х гг. законодательные акты уже не отвечают современному состоянию общественных отношений, по отдельным вопросам вступают в противоречие с более поздними актами, в том числе с ГК РФ, тормозят развитие информационного общества.

Разработка законопроекта была направлена на достижение следующих целей:

устранение имеющихся пробелов и противоречий, в частности, приведение понятийного аппарата и механизмов регулирования в соответствие с практикой применения информационных технологий, в том числе определение понятий "информационная система", "информационно-телекоммуникационная сеть", "электронное сообщение" и др.;

решение актуальных проблем, которые обозначил опыт существования Федерального закона "Об информации, информатизации и защите информации" (например, определение правового статуса различных категорий информации, регулирование создания и эксплуатации информационных систем, установление общих требований к использованию информационно-телекоммуникационных сетей);

создание необходимой правовой основы для реализации конституционных прав граждан, защиты общественных и государственных интересов в сфере использования современных информационных технологий;

уточнение закрепленных в действующей редакции подходов к регулированию различных категорий информации

17 Нормативная база информационного обеспечения управления в РФ

Основными элементами организационной основы системы обеспечения информационной безопасности Российской Федерации являются: Президент Российской Федерации, Совет Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, Государственная Дума Федерального Собрания Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, Совет Безопасности Российской Федерации, федеральные органы исполнительной власти, межведомственные и государственные комиссии, создаваемые Президентом Российской Федерации и Правительством Российской Федерации, органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления, органы судебной власти, общественные объединения, граждане, принимающие в соответствии с законодательством Российской Федерации участие в решении задач обеспечения информационной безопасности Российской Федерации.

Основными источниками права в данной области являются Конституция Российской Федерации, Закон Российской Федерации «О безопасности», федеральные законы «О Правительстве Российской Федерации», «О судебной системе Российской Федерации», «Об органах федеральной службы безопасности», «Об органах правительственной связи и информации и других федеральных органах исполнительной власти».

Закрепленные ими правовые нормы в целом создают определенную правовую базу для противодействия выделенным угрозам, но в то же время они имеют некоторые пробелы. Так, остаются неурегулированными федеральными законами вопросы:

координации деятельности федеральных органов исполнительной власти по решению задач противодействия угрозам национальным интересам в информационной сфере;

разграничения компетенции федеральных органов исполнительной власти в области обеспечения информационной безопасности Российской Федерации;

согласования деятельности федеральных органов исполнительной власти и деятельности органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации по решению задач обеспечения информационной безопасности в рамках установленного законодательством разграничения предметов ведения и полномочий.

18 Внутренняя и внешняя информационная среда организации

Информационная среда организации является важнейшей частью его инфраструктуры, требует для своего формирования и поддержания определенных усилий и ресурсов и относится к числу основных факторов, определяющих качество и успех организации. Сравнивая устойчиво функционирующие предприятия с предприятиями, находящимися накануне финансового краха, можно увидеть, что наличие мощной информационной базы и благоприятной для распространения информации внутрифирменной среды отличает успешные предприятия от неуспешных.

Охарактеризуем вначале разнообразие сообщений, составляющих внешнюю информационную среду организации, выделяя те их свойства и особенности, которые важны для обеспечения высокого качества решений, принимаемых предпринимателем. Прежде всего, все множество таких сообщений нужно разделить на сообщения направленные и ненаправленные.

Направленные сообщения формируются и передаются их источниками (авторами) непосредственно в адрес данного предпринимателя. Примерами таких сообщений могут служить телефонные звонки, сообщения, поступающие в личных беседах, письма, поступающие в адрес предприятия и т.п.

Ненаправленные сообщения характеризуются тем свойством, что формируются автором в расчете на восприятие не какого-то одного конкретного получателя, а целой их группы, потенциально - всех, кого может достичь такое сообщение.

По своему содержанию сообщения, составляющие внешнюю информационную среду организации, распадаются на классы, охватывающие:

· информацию о рынках;

· информацию о правилах хозяйственного поведения;

· информацию общеэкономического и общеполитического характера.

Внутренняя информационная среда организации включает в себя сообщения или иную информацию, вырабатываемую сотрудниками фирмы, ее руководителями и наемными работниками. К потоку этих сообщений применимы (с соответствующим уточнением содержания) многие из приведенных выше классификаций (направленные - ненаправленные, инициативные - заказные, побуждающие к действию - информирующие, а также классификация по содержанию сообщений), поэтому нет смысла их здесь повторять.

Характеризуя внутреннюю информационную среду организации, важно подчеркнуть другое: в определенных пределах «внутренние» сообщения могут быть взаимозаменяемыми с «внешними», и наоборот. Прежде всего отметим, что инициативные сообщения, поступающие к руководителю «самотеком», могут замещаться заказными сообщениями, выполненными (подготовленными) работниками возглавляемой им организации. Такая замена, требуя, разумеется, дополнительных издержек, одновременно в состоянии существенно повысить надежность получаемой информации. Следовательно, если речь идет о необходимости получения сведений, от содержания которых зависят важные для организации решения - в первую очередь стратегические, - выбор между более дорогим информационным «самообслуживанием» и приобретением сторонней информации (или ожиданием ее спонтанного появления в потоке ненаправленных сообщений) становится вполне осмысленным.

19 Характеристики информационного общества

Информационное общество - общество, в котором большинство работающих занято производством, хранением, переработкой и реализацией информации, особенно высшей её формы - знаний.

Основные характеристики информационного общества можно классифицировать по следующим критериям.

Технологический: ключевой фактор -- информационные технологии, которые широко применяются в производстве, учреждениях, системе образования и в быту.

Социальный: информация выступает в качестве важного стимулятора изменения качества жизни, формируется и утверждается «информационное сознание» при широком доступе к информации.

Экономический: информация составляет ключевой фактор в экономике в качестве ресурса, услуг, товара, источника добавленной стоимости и занятости.

Политический: свобода информации, ведущая к политическому процессу, который характеризуется растущим участием и консенсусом между различными классами и социальными слоями населения.

Культурный: признание культурной ценности информации посредством содействия утверждению информационных ценностей в интересах развития отдельного индивида и общества в целом.

При этом основная мысль состоит в том, что коммуникация представляет собой «ключевой элемент информационного общества».

Говоря об информационном обществе, его следует принимать не в буквальном смысле, а рассматривать как ориентир, тенденцию изменений в современном западном обществе. По его словам, в целом эта модель ориентирована на будущее, но в развитых капиталистических странах уже сейчас можно назвать целый ряд вызванных информационными технологиями изменений, которые подтверждают концепцию информационного общества.

20 Соотношение понятий «документ» и «документированная информация»

Документ (от лат. «documentum» - свидетельство) - материальный объект с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, в том числе в машиночитаемой форме, предназначенный для распространения во времени и пространстве. Документы могут содержать текстовую, цифровую, графическую и аудиоинформацию, они могут подвергаться процессам записи, поиска, передачи, получения, сбора и чтения.

Документированная Информация - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Понятие Документированная информация (документ) является общепринятым и не исключает иного возможного толкования термина "Документированная информация (документ)"

21 Зарождение и развитие информационного менеджмента как научной дисциплины

Информационный менеджмент - сравнительно новая специальность. Она появилась на рынке образовательных услуг восемь лет назад в результате совместных усилий двух ведущих институтов столичного региона: Государственного университета управления (ГУУ) и Международного института менеджмента (МИМ) ЛИНК (LINK - Learning International NetworK).

Информационный менеджмент - новая дисциплина, в ней многое еще не устоялось, в том числе и терминология. Если вспомнить историю, то первоначально информационный менеджмент воспринимался всеми как менеджмент создания самих информационных систем. То есть все, что связано с разработкой, рекламой, продажей и эксплуатацией компьютерных сетей, обслуживающих многообразные информационные потребности современных промышленных предприятий, банков, коммерческих организаций, учебных заведений и т.д. Сейчас практически каждая крупная фирма стремится иметь у себя такую систему (ее часто называют «корпоративной информационной системой», потому что она как бы поддерживает все прочие производственные процессы). Естественно, она связана с внешним миром, с Интернетом, электронной почтой и т.д. Но сейчас такое определение информационного менеджмента уже устарело, это понятие существенно расширилось. Правильнее говорить о том, что информационный менеджмент - это то, что отвечает вообще за управление взаимодействием между бизнесом и технологиями. В любой организации, на предприятии, в отрасли, да и в мировой экономике в целом, можно выделить три основные компоненты: бизнес (он реализуется с помощью неких коммерческих операций, организационных структур и мыслительных стратегий), предметные технологии (с их помощью производится всевозможная продукция) и, наконец, информация, которая связывает все это воедино.

Список использованных источников

1. Бармаков Б. Информационные системы //Управление компанией.- №2, 2007.

2. Клейнер Г.Б. Стратегии бизнеса: аналитический справочник.: Москва.- 2007

3. Орлов. А.И. Менеджмент.- М.: Издательство "Изумруд".- 2006.

Компьютерные информационные технологии ДОУ

1 Автоматизированная система «Дело»: состав, назначение, реализуемые задачи документооборота

Система "ДЕЛО" - это комплексное промышленное решение, разработанное компанией "Электронные офисные системы", позволяющее автоматизировать делопроизводство и внедрить электронный документооборот как в отдельно взятых организациях, так и в распределенных холдинговых или ведомственных структурах.

Сегодня "ДЕЛО" используют более 1200 компаний и органов власти России и стран СНГ, а общее число установленных рабочих мест превышает 150 000. Двенадцать регионов РФ выбрали "ДЕЛО" как основу построения единой системы документооборота органов власти всех уровней.

Система "ДЕЛО":

успешно используется как государственными организациями, так и коммерческими компаниями всех областей деятельности;

поддерживает автоматизацию работы с документами в любой организации, использующей от единиц до тысяч рабочих мест;

позволяет работать как в локальной сети, так и удаленно - через Интернет ("ДЕЛО-WEB");

использует стандартные, широко применяемые технологические платформы (MS Windows, Oracle, MS Office, MS SQL) и не требует дополнительных вложений в IT-инфраструктуру;

обеспечивает необходимый уровень защиты данных и конфиденциальность информации;

соответствует всем нормативным требованиям как российского делопроизводства, так и международных стандартов;

обеспечивает как автоматизацию классического "бумажного" делопроизводства, так и смешанный "бумажно-электронный" вариант, а также полноценный электронный документооборот с использованием электронной цифровой подписи (ЭЦП) и специальных криптографических средств;

предоставляет возможность массового перевода бумажных документов в электронный вид и помещения их в базу данных системы (опция "Поточное сканирование");

поддерживает полный цикл работы с проектами документов, в том числе их маршрутизацию и версионность;

имеет открытую архитектуру и предоставляет возможность интеграции с другими программными средствами (1С, программные продукты компании "Электронные офисные системы" и др.).

Использование системы "ДЕЛО" позволяет организовать эффективный контроль за движением и исполнением как бумажных, так и электронных документов организации.

2 Основные виды и разновидности форматов, используемые в электронном документообороте

Стандарт устанавливает формат, состав и содержание электронных сообщений, обеспечивающих взаимодействие систем автоматизации документационного обеспечения управления. Предложенная в нем модель электронного сообщения, позволяет представить сообщение как совокупность нескольких зон.

«Заголовок» содержит служебную информацию, необходимую для правильной передачи и интерпретации всего сообщения в целом.

«Документ» -- основная зона, содержащая информацию о передаваемом документе: его структурированной части (в объеме стандартизованного набора реквизитов РКФ) и его теле -- собственно документе.

В зоне «Задание» имеется информация о выданных заданиях на исполнение и обработку документа (в виде резолюций, поручений, сопроводительных писем, напоминаний и т.д.) -- как по их структурированной части (в объеме стандартизованного набора реквизитов РКФ), так и по их электронной, неструктурированной форме (наборы файлов).

Зона «Дополнительные материалы» содержит информацию о дополнительных материалах к документу, которые разъясняют отдельные, затронутые в нем вопросы (в виде приложений, дополнительных документов, писем, справок и пр.).

Зона «Уведомление» (подтверждение приема) содержит информацию о доставке сообщения, об ошибках приема и интерпретации сообщения, о регистрации полученного документа и др.

Зона «Расширение» содержит дополнительные, не стандартизованные в рамках создаваемого стандарта данные из передающей системы автоматизации. Назначение этой зоны -- определение стандартного пути расширения стандарта. Состав данной зоны документируется разработчиком соответствующей системы автоматизации.

Стандарт определяет правила описания зон сообщения, которые оформляются как самостоятельные, независимые элементы XML первого уровня иерархии и при их описании указывается: имя типа соответствующего XML элемента и атрибуты этого элемента с указанием, в случае необходимости, формата данных и/или списка допустимых значений. При описании вложенных элементов дополнительно указывается обязательность и их допустимое количество, а для атрибутов элементов только обязательность. Для описания атрибутов и содержания элементов определены соответствующие типы данных.

В некоторых зонах сообщения могут передаваться файлы, обеспечивающие передачу документов в неструктурированном виде. Формат данных файлов стандартом не регламентируется -- их обработка производится по усмотрению разработчиков систем, а данные файла трактуются при передаче как двоичные. Для передачи файлов в сообщении определен специальный элемент, единый для всех зон.

Электронное сообщение представляет собой XML-документ установленной стандартом структуры и с заданным составом элементов и их атрибутов. Электронное сообщение передается между системами автоматизации в виде файла.

Описание зон электронного сообщения практически закончено, и сейчас проводится окончательное согласование и оптимизация состава элементов, атрибутов, их типов и значений -- формируются «стандартные» элементы для использования в любой зоне электронного сообщения.

3 Система «Летограф»: состав, назначение, реализуемые задачи документооборота

ЛЕТОГРАФ программная, выполняющая ряд функций, необходимых для электронного документооборота:

- Управления документами -- ECM (Enterprise Content Management)

- Автоматизации бизнес-процессов -- BPM (Business Process Management)

- Интеграции корпоративных приложений -- EAI (Enterprise Application Integration)

Основные функции

Регистрация, хранение и поиск документов

Создание электронного архива документов

Автоматизация кадрового документооборота

Автоматизация процессов, объединяющих несколько информационных систем

Управление проектным документооборотом

Отличительные особенности:

Система ЛЕТОГРАФ устанавливается на сервер, доступ к системе возможен через Web-браузер с любого компьютера, подключенного к серверу. Не нужно устанавливать программное обеспечение на компьютеры пользователей.

4 Система ODB TEXT: назначение, реализуемые задачи, архитектура

Документальная информационно-поисковая система ODB-Text версии 3.0 - это корпоративное хранилище документов. Доступ к базе документов возможен из локальных сетей Windows, Windows NT, Novell, глобальных сетей по протоколу TCP/IP, в том числе из сети Интернет. ODB-Text существенно облегчает упорядочение и поиск информации в корпоративной сети Вашего предприятия, имеет средства построения отчетов.

Интеграция данных различных форматов и различных программных продуктов. Поддерживаются данные следующих форматов: текстовые файлы в кодировке DOS, Windows, документы Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint, в формате HTML ( кодировки DOS, Windows, KOI-8 ), Autocad, CorelDRAW и многие другие.

1. Как правило, устанавливается на мощном компьютере. Именно там на жестком диске присутствуют базы данных. За состоянием сервера следит Администратор сети. В его компетенции создание новых баз данных, изменение и удаление существующих. Именно на сервере происходит индексация документов, работает поисковая машина, которая находит документы по запросу на естественном языке, выполняется проверка привилегий пользователей.

2. Сервер системы “ODB-Text” выполняет следующие основные действия:

3. Добавить новый документ в базу данных;

4. Прочитать документа из БД;

5. Искать документы в БД;

6. Редактировать документ;

7. Удалить документ из БД;

8. Получить список ключевых слов по каждому из полей документа.

9. Программа-сервер предоставляет широкие возможности конфигурации баз данных и дополнительных вспомогательных функций. Администратор сети может:

10. Создать сетевую базу документов;

11. Указать права каждого пользователя по доступу к документам базы;

12. Задать расписание синхронизации с WEB-сервером ODB-Text или синхронизировать базы данных в ручном режиме;

13. Разрешить или запретить ведение протокола сетевого обмена с клиентами системы “ODB-Text”;

14. Задать файл для сохранения протокола;

15. Задать режим автоматического формирования имен баз данных;

16. Позволить системе самой выбирать каталог для дисковых файлов баз данных.

В системе всегда присутствует сервер документов. Он выполняет команды клиентов добавить, обновить, удалить документы. К серверу подключаются клиенты ODB-Text . Наряду с сервером в система может включать в себя Web-сервер ODB-Text. Web-сервер ODB-Text предоставляет доступ к базе документам через броузер - Netscape Navigator или Internet Explorer версий 4.0 и выше. Оба сервера могут обмениваться информацией согласно заданному расписанию. Например, часть сотрудников может работать над наполнением базы, а другая - пользоваться этой базой как справочником. Первая группа сотрудников работает с помощью специализированной программы-клиента, вторая производят поиск и просмотр документов через броузер. Обе группы работают с разными базами документов- первая группа с более новыми, вторая - с неизменными. Время от времени, например, каждый день в 18.00 или раз в неделю в пятницу в 9.00 обновленная база становится доступной Интернет-пользователям, в то же время работники первой группы продолжают заполнение базы.

5 Разработки компании ЭОС в сфере электронного документоооборота. Встраиваемые модули системы «Дело»

«Компания Электронные Офисные Системы» (ЭОС) - ведущий российский производитель и поставщик систем автоматизации делопроизводства и электронного документооборота, кадрового учета, архивного дела и хранения электронных документов.

Основной задачей является разработка и внедрение систем управления документационной деятельностью организаций на основе применения современных информационных технологий. ЭОС:

- Разрабатывает и поставляет программные системы автоматизации делопроизводства, электронного документооборота, архивного дела и кадрового учета;

- Оказывает услуги по установке и настройке систем, вводу их в действие и обучению персонала;

- Оказывает консультационные услуги в области документационной деятельности (экспертные и аналитические исследования, разработка нормативных документов, лекции);

- Реализует проекты, связанные с созданием отраслевых, региональных и корпоративных систем управления документационной деятельностью.

«ДЕЛО» -- система электронного документооборота разработанная компанией «Электронные Офисные Системы» (ЭОС) -- комплексное промышленное решение, обеспечивающее автоматизацию процессов делопроизводства, а также ведение полностью электронного документооборота организации. Система используется как в небольших коммерческих компаниях, так и в распределенных холдинговых или ведомственных структурах.

Функционально относясь к классу систем управления корпоративным контентом, (ECM) система «Дело» обеспечивает как автоматизацию процедур общего документооборота компании, так и автоматизацию контроля исполнения поручений, а также произвольных регламентированных бизнес-процессов.

Система электронного документооборота «ДЕЛО» полностью соответствует государственным нормативно-методическим требованиям в области управления документами. Наличие открытого API-интерфейса делает возможной интеграцию системы документооборота предприятия «ДЕЛО» с любыми используемыми в организации информационными системами и бизнес-приложениями.

Модуль ЭОС «Дело»: Модуль отвечает за поддержку шифрования и электронной цифровой подписи документов в системе электронного документооборота "ДЕЛО", используемой организациями России, республики Беларуси и других стран СНГ, от компании "Электронные офисные системы" (ЭОС).

6 Разработки компании 3Т в сфере электронного документооборота. Встраиваемые модули системы «Летограф»

«3Т-Компьютерные технологии» -- российский системный интегратор, работающий на компьютерном и телекоммуникационном рынке с 1992 года. Основной задачей компании является комплексный подход к построению информационных систем заказчика, реализуя проекты "под ключ" -- от разработки непосредственно технического задания до его реализации, пуско-наладки и дальнейшего сопровождения.

Система ЛЕТОГРАФ предоставляет возможность использовать модуль Почта, с помощью которого будет осуществляться обмен сообщениями по электронной почте. Для этого достаточно определить в системе учетную запись для каждого пользователя. Для создания учетных записей пользователей необходимо задать адрес сервера для исходящих и входящих сообщений, адрес электронной почты, имя пользователя, зарегистрированного на сервере и др. После чего пользователю предоставляются все стандартные функции работы с электронной почтой - получение сообщений, создание сообщений, ответы на сообщения, перенаправление сообщений.

При создании сообщения пользователю доступен как ручной ввод адресата, так и выбор адресатов из справочника. К сообщениям электронной почты можно прикреплять файлы любых форматов.

Информирование сотрудников о происходящих в системе событиях по электронной почте

Система предоставляет возможность подписываться на извещение (информирование) сотрудников о происходящих событиях (осуществляемых действиях) над объектом системы. Например, если пользователь подпишется на какой-либо документ, то на электронный адрес пользователя будет приходить информация о действиях, осуществляемых над данным документом.

После рассмотрения всех возможностей системы ЛЕТОГРАФ, предоставляемых ей для работы с электронной почтой, можно выделить следующие преимущества системы.

Система ЛЕТОГРАФ предоставляет средства для построения единого информационного пространства, возможность обмена сообщениями с помощью встроенного модуля для получения и отправки электронной корреспонденции. Все вышеперечисленные возможности позволяют организовать удобную работу сотрудников компании и повышают эффективность их работы.

7 Функциональные возможности Microsoft Office и ее приложений

Cистема Microsoft Office for Windows, включает в себя СУБД Access 2.0, табличный процессор Excel 5.0, текстовый редактор Word 6.0, электронную почту Mail и ее расширение Form Designer, программы обслуживания факс-модемов At Work PC Fax и техники для презентаций Power Point и многое другое.

Используя программные средства Microsoft Office, можно обеспечить:

обработку входящей и исходящей информации;

создание и редактирование электронных документов;

сбор и анализ данных (например, отчетности) с наглядным представлением результатов в виде графиков, диаграмм и пр.;

хранение электронных документов в базах данных с удобным поиском и доступом;

маршрутизацию и рассылку электронных документов по электронной почте и факсимильной связи;

функции диспетчеризации прохождения документов и электронного секретаря;

удобное форматирование и распечатку электронных документов и др.

8 Законодательная база, регламентирующая процессы внедрения и использования информационных технологий в ДОУ

Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» направлен на совершенствование правового регулирования в информационной сфере и на обеспечение условий для ратификации Конвенции Совета Европы о защите физических лиц в отношении автоматизированной обработки данных личного характера от 28 января 1981г. В связи с этим Федеральным законом предусматривается признание утратившим силу Федерального закона от 20 февраля 1995г. №24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» со дня вступления в силу Федерального закона.

В Федеральном законе раскрывается понятие «информация», предусматриваются правомочия обладателя информации, право на доступ к информации, гарантии и порядок реализации данного права, различные формы использования современных информационных технологий, таких, как информационные системы, информационно-телекоммуникационные сети, а также определяются основы государственной политики в области применения информационных технологий. Следует также отметить, что использование понятия «информационные технологии» в наименовании и тексте Федерального закона признано более целесообразным по сравнению с применением такого неопределенного понятия, как «информатизация».

Кроме того, Федеральным законом определяются понятие и виды информационных систем, требования к созданию и эксплуатации государственных эксплуатационных систем.

9 Понятие «информационные технологии» в электронном документообороте и их классификация

Информационные технологии (ИТ, от англ. information technology, IT) -- широкий класс дисциплин и областей деятельности, относящихся к технологиям управления и обработки данных, в том числе, с применением вычислительной техники.

В последнее время под информационными технологиями чаще всего понимают компьютерные технологии. В частности, ИТ имеют дело с использованием компьютеров и программного обеспечения для хранения, преобразования, защиты, обработки, передачи и получения информации. Специалистов по компьютерной технике и программированию часто называют ИТ-специалистами.

Согласно определению, принятому ЮНЕСКО, ИТ -- это комплекс взаимосвязанных научных, технологических, инженерных дисциплин, изучающих методы эффективной организации труда людей, занятых обработкой и хранением информации; вычислительную технику и методы организации и взаимодействия с людьми и производственным оборудованием, их практические приложения, а также связанные со всем этим социальные, экономические и культурные проблемы. Сами ИТ требуют сложной подготовки, больших первоначальных затрат и наукоемкой техники. Их введение должно начинаться с создания математического обеспечения, формирования информационных потоков в системах подготовки специалистов.

Использование в управлении информационных технологий, обладающих высокой гибкостью, мобильностью и способностью приспосабливаться к различным условиям работы является непременным условием повышения эффективности управленческого труда. Эффективность делопроизводства, как составной части управленческой деятельности, тоже существенно повышается с переходом на компьютерную обработку деловой документации.

1). В первую очередь это касается собственно создания и оформления деловых документов с помощью текстовых редакторов. Текстовые редакторы позволяют не только повысить скорость оформлления документа, но и существенно повысить его качество по сравнению с "докомпьютерными" технологиями.

2). Информационные технологии позволяют также обеспечивать удобное хранение документов, которое реализуется в виде многоуровневой структуры папок на диске компьютера. В операционной системе Windows эта задача может быть выполнена, например, с помощью программы Проводник.

3). Не менее важная задача электронного документооборота - это организация регистрации (учета) документов, а также контроль за сроками их исполнения. Причем учет и хранение документов необходимо организовать таким образом, чтобы возможен был быстрый и эффективный поиск любого документа. Эта задача может быть решена с помощью табличных редакторов.

4). Уровень автоматизации электронного документооборота существенно повышается, если в каждом подразделении предприятия установить компьютеры, связанные локальной сетью. Необходимым условием функционирования такой системы, является существование потоков электронных документов в виде файлов, а не бумажных копий. Работа с такими документами происходит по унифицированной схеме ЕГСДОУ (Единая государственная система документационного обеспечения управления) с той лишь разницей, что передача их происходит от компьютера к компьютеру, стоящих в разных подразделениях организации. Это существенно повышает скорость прохождения документов, позволяет обрабатывать поступающие документы с помощью текстовых редакторов, баз данных, электонных таблиц. Такой способ ведения делопроизводства и называют безбумажной технологией.

5). Документы, поступившие в организацию по каналам эл. почты или созданные в таком "электронном офисе" уже существуют в форме, доступной для компьютерной обработки. Несколько большую проблему представляют собой документы, поступившие в организацию в виде бумажных копий. Такие документы можно подвергнуть сканированию и обработке с помощью специализированных программ - систем оптического распознавания символов OCR (optical character recognition). В дальнейшем в работе с этими документами реализовываются все преимущества информационных технологий их обработки.

10 Технология баз данных в электронном документообороте: назначение, содержание, место

Для организации хранения большого объема информации, доступа к ней и выполнения справочно-информационной работы используется технология баз данных. Также технология баз данных позволяет автоматизировать выполнение различных делопроизводственных функций: регистрацию документов и контроль их исполнения, осуществление справочной работы по документам организации, составление описей документов длительного срока хранения перед сдачей в архив, получение по истечении делопроизводственного года выборки в виде акта о выделении документов, сроки которых истекли, к уничтожению и другие. Наряду с этим, базы данных позволяют получить справку по законодательной базе, по системе нормативно-методических документов, определяющих порядок решения рассматриваемого вопроса. Самое большое распространение для организации баз данных получила система Access пакета Ms Office. Это объясняется ее простотой в освоении, удобством в эксплуатации, большим спектром функциональных обязанностей.

11 Ключевые информационные технологии в документообороте: назначение, место, роль

Наиболее известными информационными технологиями, используемыми при оформлении документов являются: текстовый, табличный и графический редакторы/процессоры. В качестве текстового редактора в большинстве случаев используют MS Word интегрированного пакета MS Office. Использование различных компонентов этого пакета имеет массу преимуществ: полная совместимость отдельных компонентов, то есть возможность передачи информации из одной программы в другую; единообразие методов работы и другое. MS Word предоставляет также много возможностей для оформления текста: различные стили оформления, различные шрифты; возможности изготовления и вставки рисунков, таблиц; редактирование, проверка правописания, многоязыковая поддержка; создание форм и бланков; возможности создания и редактирования сообщений электронной почты; разнообразные операции по работе со сложными по структуре многостраничными документами.

В качестве табличного редактора выбирают MS Excel пакета MS Office. Обладая широким кругом возможностей по автоматическому вычислению, электронные таблицы позволяют также находить в бизнесе ключевые точки, воздействуя на которые можно малыми затратами достичь заметных результатов, оценить отдачу будущих проектов. MS Excel предоставляет широкие возможности по оформлению документов, поиску в них нужной информации, оформлению результатов поиска, построению диаграмм различного типа.

Иллюстративный материал - важный элемент любого документа. Одним из наиболее популярных средств его создания является компьютерная графика. В настоящее время существует большое количество программ компьютерной графики от простейшего графического редактора типа Paint, входящего в комплект стандартных программ системы Windows, до сложных профессиональных программ.

Наиболее разнообразны и многофункциональны информационные технологии, предназначенные для хранения информации, организации к ней доступа и выполнение справочно-информационной работы. Наиболее простая технология, не требующая специального программного обеспечения, базируется на возможностях, предоставляемых системой Windows. Она позволяет создать систему папок для хранения документов в соответствии с номенклатурой дел организации, организовать доступ к документам.

12 Системы электронного документооборота компании «Интер-Траст»: состав, назначение, реализуемые задачи

Система OfficeMedia предназначена для автоматизации документооборота небольших организаций, не имеющих удаленных офисов, использующих один сервер и локальную компьютерную сеть с небольшим количеством рабочих мест.

Система OfficeMedia решает следующие задачи:

· координация работы, коллективное и индивидуальное планирование рабочего дня;

· быстрый доступ к информации о внешних организациях и о текущем состоянии отношений с ними;

· предоставление средств для деловой переписки;

· регистрация документов, циркулирующих в организации;

· возможность оперативной раздачи поручений;

· анализ и контроль исполнительской дисциплины;

· согласование, ознакомление, исполнение документов.

Система OfficeMedia состоит из четырех комплектов:

· Делопроизводство;

· Внешние контакты;

· Управление и планирование;

· Учет материальных ценностей.

· Делопроизводство

Комплект предназначен для автоматизации работы секретарей или отдела делопроизводства. Состоит он из следующих баз данных:

· Регистрация документов (предназначена для организации систематического учета всех входящих, исходящих и внутренних документов организации на основе регистрационно-контрольных карточек. В базе реализованы механизмы контроля за исполнением документов, резолюциями руководства, исполнительской дисциплины сотрудников организации и т.п. База данных обеспечивает автоматическую подготовку различных отчетов и стандартных учетных документов для служб документационного обеспечения управления);

· Библиотека документов (служит для подготовки документов произвольного формата, их классификации по темам/электронным папкам, контекстного поиска информации и печати документов. База данных может быть использована для хранения документов произвольного содержания, таких как нормативные документы организации и справочные материалы, для подготовки проектов документов и т. д.);

· Согласование (предназначена для отправки документов на согласование и для хранения результатов согласования. Позволяет осуществлять автоматическую рассылку документов сотрудникам организации по внутренней почте для электронного визирования. Осуществляется оперативный контроль процесса согласования);

· Ознакомление (предназначена для отправки документов на ознакомление. Позволяет осуществлять автоматическую рассылку документов сотрудникам организации по внутренней почте для ознакомления. Осуществляется оперативный контроль процесса ознакомления);

· Обращения граждан (предназначена для ведения делопроизводства на основании обращений физических лиц);

· Организационно-распорядительные документы (предназначена для формирования проектов приказов, распоряжений, служебных записок, их согласования, подписи и контроля исполнения).

Базы данных комплекта могут использоваться как независимо, так и вместе, обеспечивая в последнем случае автоматическую маршрутизацию документов внутри системы. Вы сами выбираете те базы, с которыми будете работать.

Универсальная система электронного документооборота CompanyMedia® ориентирована на:

· создание качественно нового уровня управления, основанного на электронных административных регламентах с применением формальных методик описания процессов и с измерением показателей процессов;

· повышение эффективности управления за счет документирования всей деятельности организации, строгого контроля за соблюдением персоналом должностных обязанностей, регламентов и процедур, повышения прозрачности деловых процессов на всех уровнях управления;

· сокращение циклов прохождения документов и времени исполнения контрольных функций;

· обеспечение максимальной прозрачности процесса обработки документов и заданий и возможности оперативного контроля всех стадий управленческих процессов;

· создание единого информационного пространства, объединяющего сотрудников всех предприятий, учреждений, компаний, территориальных объектов, входящих в состав организации/холдинга на уровне общих деловых процессов и коллективной работы.

Система предоставляет средства, обеспечивающие работу с документами в соответствии с требованиями государственных стандартов и спецификой документопотоков организаций различного масштаба и отраслевой принадлежности.

CompanyMedia® предназначена для решения следующих задач:

· документационного обеспечения управления;

· управления типовыми деловыми процессами;

· управления документацией;

· управления потоками работ и документов в рамках регламентированных и произвольных деловых процессов;

· доставки управленческой информации (коммуникации), выработки и принятия управленческих решений (коллективная работа), поддержки исполнения и контроля за принятыми решениями (координация).

13 Разработки компании «Интер-Траст» в сфере электронного документооборота. Встраиваемые модули системы «Company Media»

«ИнтерТраст» является производителем системы электронного документооборота CompanyMedia, которая создана в строгом соответствии с государственными стандартами в области делопроизводства. При ее разработке проводились консультации со специалистами Всероссийского НИИ документоведения и архивного дела (ВНИИДАД).

CompanyMedia имеет четыре сертификата качества Госстандарта РФ по системе МОЛСЕМ на системы «CompanyMedia-Делопроизводство», «CompanyMedia-Проекты», «CompanyMedia-Планирование», «CompanyMedia-Управление персоналом».

Преимущества организации электронного документооборота на основе CompanyMedia по сравнению с традиционным документооборотом очевидны:

- сотрудники пользуются едиными базами данных, что позволяет быстро получать документ, созданный коллегами;

- с помощью системы электронного документооборота удобно контролировать исполнение документа;

- руководитель всегда знает, где сейчас находится его документ и кто его исполнитель;

- система вовремя сообщает о сроках исполнения документа/поручения, автоматически создавая документнапоминание.

14 Угрозы информационной безопасности и принципы, методы, технологии их предотвращения в электронном документообороте

Понятие «информационная безопасность» рассматривается в следующих значениях:

· состояние (качество) определённого объекта (в качестве объекта может выступать информация, данные, ресурсы автоматизированной системы, автоматизированная система, информационная система предприятия, общества, государства и т. п.);

· деятельность, направленная на обеспечение защищенного состояния объекта (в этом значении чаще используется термин «защита информации»).

Организационно-технические и режимные меры и методы

Для описания технологии защиты информации конкретной информационной системы обычно строится так называемая Политика информационной безопасности или Политика безопасности рассматриваемой информационной системы.

Политика безопасности (информации в организации) (англ. Organizational security policy)-- совокупность документированных правил, процедур, практических приемов или руководящих принципов в области безопасности информации, которыми руководствуется организация в своей деятельности.

Политика безопасности информационно-телекоммуникационных технологий (англ. ІСТ security policy)-- правила, директивы, сложившаяся практика, которые определяют, как в пределах организации и её информационно-телекоммуникационных технологий управлять, защищать и распределять активы, в том числе критичную информацию.

Для построения Политики информационной безопасности рекомендуется отдельно рассматривать следующие направления защиты информационной системы:

· Защита объектов информационной системы;

· Защита процессов, процедур и программ обработки информации;

· Защита каналов связи;

· Подавление побочных электромагнитных излучений;

· Управление системой защиты.

При этом, по каждому из перечисленных выше направлений Политика информационной безопасности должна описывать следующие этапы создания средств защиты информации:

· Определение информационных и технических ресурсов, подлежащих защите;

· Выявление полного множества потенциально возможных угроз и каналов утечки информации;

· Проведение оценки уязвимости и рисков информации при имеющемся множестве угроз и каналов утечки;

· Определение требований к системе защиты;

· Осуществление выбора средств защиты информации и их характеристик;

· Внедрение и организация использования выбранных мер, способов и средств защиты;

· Осуществление контроля целостности и управление системой защиты.

Политика информационной безопасности оформляется в виде документированных требований на информационную систему. Документы обычно разделяют по уровням описания (детализации) процесса защиты.

Документы верхнего уровня Политики информационной безопасности отражают позицию организации к деятельности в области защиты информации, её стремление соответствовать государственным, международным требованиям и стандартам в этой области. Подобные документы могут называться «Концепция ИБ», «Регламент управления ИБ», «Политика ИБ», «Технический стандарт ИБ» и т. п. Область распространения документов верхнего уровня обычно не ограничивается, однако данные документы могут выпускаться и в двух редакциях -- для внешнего и внутреннего использования.

Согласно ГОСТ Р ИСО/МЭК 17799--2005, на верхнем уровне Политики информационной безопасности должны быть оформлены следующие документы: «Концепция обеспечения ИБ», «Правила допустимого использования ресурсов информационной системы», «План обеспечения непрерывности бизнеса».

К среднему уровню относят документы, касающиеся отдельных аспектов информационной безопасности. Это требования на создание и эксплуатацию средств защиты информации, огранизацию информационных и бизнес-процессов организации по конкретному направлению защиты информации. Например: Безопасности данных, Безопасности коммуникаций, Использования средств криптографической защиты, Контентная фильтрация и т. п. Подобные документы обычно издаются в виде внутренних технических и организационных политик (стандартов) организации. Все документы среднего уровня политики информационной безопасности конфиденциальны.

В политику информационной безопасности нижнего уровня входят регламенты работ, руководства по администрированию, инструкции по эксплуатации отдельных сервисов информационной безопасности.

Программно-технические способы и средства обеспечения информационной безопасности.