Регламент должен быть введен в действие Приказом по предприятию после соответствующего утверждения Советом Директоров ООО «Торговый дом «Сервис» и регламентировать права и обязанности сотрудников фирмы при согласовании и утверждении договоров.

Начальник Договорного отдела на основании нижеизложенных критериев принимает решение о передаче договора на согласование, определяет Куратора Договора, Службы компании, у которых Договор должен пройти согласование, контролирует прохождение согласования Договора, контролирует соответствие Договора нормативно-правовым требованиям.

Регистратор Договоров - сотрудник Договорного отдела, который получает все Договоры от начальника Договорного отдела и регистрирует их в базе данных, отвечает за прохождение согласования Договора, оформление замечаний согласующих служб.

Куратор Договора - сотрудник Компании в офисе, который отвечает за заключение и исполнение Договора, действует от имени Компании в рамках своих должностных обязанностей. Куратор Договора является контактным лицом Компании перед Контрагентом и должен владеть всеми вопросами по курируемому Договору. Куратор договора определяется по природе (предмету) Договора.

Владелец бюджета - сотрудник Компании, который является ответственным за расходование средств по строго определенным бюджетам AFE (Авторизация расходования средств). Владельцы бюджетов определяются при подготовке и утверждении Бюджета Компании на год. Владелец бюджета может являться одновременно и Куратором Договора, если он инициирует и непосредственно координирует работу по данному Договору.

Исполнитель Договора - сотрудник Компании, который действует от имени Компании в рамках своих должностных обязанностей. Исполнитель договора инициирует Договор с согласия соответствующего Владельца бюджета и Директора по направлению, контролирует выполнение работ на местах и подтверждает физические объемы выполненной работы. Также Исполнитель Договора ставит согласование на финансовых документах.

Инициатор Договора - это Исполнитель Договора или Куратор Договора или Владелец бюджета, или Директор по направлению, который запросил Договор у Контрагента для рассмотрения и согласования или передал Типовой Договор в адрес Контрагента.

Директор по направлению - Заместитель Генерального директора, отвечающий за определенную сферу деятельности Компании согласно штатному расписанию, а также за действия подчиненных ему сотрудников.

В регламенте следует указать типы договоров, применяемые в работе ООО «Торговый дом «Сервис».

Типовой договор - договор, который содержит стандартные пункты, проработанные службами Компании, и требует меньше времени на его согласование. Кураторы Договоров должны прилагать максимальные усилия для оформления сделок на услуги многоразового характера и закупку ТМЦ по типовым договорам Компании.

Нетиповой договор - договор, который проходит согласование в компании в редакции контрагента. Должен заключаться. Нетиповой договор должен поступать на согласование, как правило, в случаях, когда закупаются технически сложные товары, работы, услуги или контрагент занимает монопольное или доминирующее положение на рынке.

Рамочный договор - договор, заключаемый на осуществление нескольких закупок без согласования тех или иных существенных условий конкретной закупки. При этом конкретные условия каждой закупки определяется Дополнением к договору (дополнительное соглашение, спецификация, заявка и т.д.). Рамочный договор может быть как типовым, так и нетиповым.

Схема согласования договоров.

1-й этап: поступление Договора на согласование.

Куратор должен стремиться к заключению Договора, проект которого разработан и утвержден внутри компании (типовой договор). В случае если на согласование поступает проект Договора, разработанный контрагентом, Куратор с целью заключения договора в форме единого документа должен предпринять все возможные меры для получения копии договора в электронном виде.

Инициатор перед передачей Договора в канцелярию компании обязан получить визы соответствующих Владельца бюджета и Директора по направлению, что подтверждает заинтересованности Службы в заключении Договора и наличие предусмотренных бюджетом компании денежных средств на соответствующую закупку.

Договоры должны поступать в канцелярию ООО «Торговый дом «Сервис» от Инициатора заблаговременно, не менее чем за полтора месяца до начала срока реализации договорных отношений в соответствии с утвержденными Советом директоров компании Производственной программой и Приказом Генерального директора, изданным во исполнение Производственной программы, кроме случаев, когда необходимость заключения договора не могла быть предусмотрена Инициатором при должной степени осмотрительности и заботливости при исполнении им своих должностных обязанностей.

На Инициатора возлагается персональная ответственность по реализации всех необходимых действий для обеспечения поступления проекта договора на регистрацию не позднее, чем за полтора месяца до вступления Договора в силу.

О необходимости заключения договора на закупку товаров, работ или услуг, не предусмотренного Производственной программой и Приказом, изданным во исполнение Производственной программы, или договора, хотя и предусмотренного Программой и Приказом, но направляемого в канцелярию позже вышеуказанного полуторамесячного срока, или договора на закупку товаров, работ, услуг, не предусмотренных утвержденным бюджетом компании, перед передачей договора на регистрацию в канцелярию Инициатор обязан составить служебную записку на имя Председателя Совета директоров, в которой подробно и мотивированно излагаются причины несоблюдения общего порядка поступления, регистрации, согласования и подписания договоров, предусмотренного настоящим Регламентом и необходимость в заключении Договора.

2-й этап: принятие решения о передаче Договора на согласование.

После получения Договора Заведующий канцелярией или ответственный секретарь регистрируют поступивший Договор в Книге учета поступивших договоров и присваивают ему входящий номер. В случае если до регистрации выясняется, что Инициатор договора неизвестен либо проект Договора поступает непосредственно от контрагента, такой Договор в Книге учета поступивших договоров не регистрируется, а передается в соответствующую компетентную службу. Если ни одна из служб не заинтересована в принятии от канцелярии поступившего Договора, он отклоняется канцелярией.

После регистрации Договора в Книге учета поступивших договоров и присвоения Договору входящего номера он передается Генеральному директору, который определяет общую необходимость в заключении компанией поступившего Договора, и в случае наличия такой необходимости, посредством своей визы направляет договор на регистрацию в Договорный отдел.

После поступления Договора в Договорный отдел Юридического управления начальник отдела проверяет:

1) наличие согласующих виз соответствующих Владельца бюджета и Директора по направлению;

2) наличие присвоенного канцелярией Договора входящего номера;

3) наличие визы Генерального директора о передаче Договора в Договорный отдел;

4) наличие соответствующей закупки товаров, работ, услуг в изданном во исполнение Производственной программе Приказе Генерального директора;

5) срок до начала реализации проекта договора в соответствии с утвержденной Производственной программой;

6) наличие мотивированной служебной записки Инициатора проекта договора, завизированной Председателем Совета директоров (в случае отсутствия закупки в Приказе Генерального директора или поступления договора на регистрацию с нарушением полуторамесячного срока до закупки в соответствии с Производственной программой);

7) в случаях, предусмотренных Положением о проведении тендеров, наличие Протокола (Записки) по проведенному тендеру и свидетельствующей о выборе по итогам тендера именно того контрагента, Договор с которым поступил на согласование.

В случае нарушения хотя бы одного из указанных условий договор не подлежит регистрации в Базе договоров компании и возвращается Инициатору.

Если начальником Договорного отдела будет установлено, что проект договора отвечает всем предъявляемым требованиям, то им определяется Куратор проекта договора, службы компании, у которых проект должен пройти согласование и проект договора передается Регистратору для внесения его в Базу договоров, присвоения оригинального регистрационного номера, печати Сопроводительного листа на согласование Договора и направления его Куратору.

Регистратор присваивает каждому Договору Оригинальный Регистрационный Номер Договора (РНД). Оригинальный РНД позволяет точно идентифицировать Договор в базе данных Компании и не подлежит изменению. Для удобства электронного учета Договоров РНД должен иметь одинаковое количество знаков и содержать следующую информацию:

= Ссылка на Компанию «СС»

= Год заключения договора, например «07»

= Сквозной трехзначный порядковый номер, например «012»

= Сквозной двухзначный порядковый номер дополнительного соглашения, например «00», что всегда означает основной Договор.

= Дополнительные соглашения или приложения к существующим Договорам, которые заключаются в последующем (в основном к рамочным Договорам), должны содержать ссылку на номер самого Договора

Если Договор уже имеет регистрационный номер Контрагента, то РНД, как правило, ставится через символ «/». Договоры учитывается по РНД ООО «Торговый дом «Сервис».

Регистратор оформляет Сопроводительный лист на согласование. На Сопроводительном листе Регистратор проставляет в соответствующих полях Листа РНД, наименование Контрагента, предмет Договора, тип Договора и Ф.И.О. Куратора Договора. Начальник Договорного отдела визирует Сопроводительный лист, после чего Регистратор передает его Куратору договора.

3-й этап: действия Куратора по согласованию Договора.

После получения Договора с Сопроводительным листом Куратор договора определяет: необходимость закупки товаров, работ, услуг; целесообразность закупки именно у контрагента, Договора с которым поступил на регистрацию; среднерыночные цены на закупку аналогичных товаров, работ, услуг в месте деятельности компании, о чем составляет справку, прилагаемую к проекту договора.

Куратор Договора ставит Ф.И.О. Владельца бюджета, срок действия Договора или срок окончания работ/услуг, поставки ТМЦ, код AFE-Item (ссылка на бюджет), а также сумму договора с НДС (в валюте договора). В случае если Договор является рамочным, Куратор Договора ставит оценочную сумму Договора, которая соответствует планам Компании по этим видам работ в отношении данного Контрагента. Если работы планируется производить за счет различных бюджетов, перечисляются все планируемые Статьи бюджета (AFE-Item).

Одновременно Куратор должен запросить у контрагента решение о создании, документы, подтверждающие полномочия лица, подписывающего договор со стороны контрагента (протокол/решение об избрании генерального директора или доверенность), бухгалтерскую отчетность (свидетельство о постановке на налоговый учет, бухгалтерский баланс и отчет о прибылях и убытках на последнюю отчетную дату с отметкой налогового органа о принятии или иным доказательством передачи отчетности в налоговый орган). Указанные в настоящем абзаце документы не запрашиваются, если имеется положительный опыт работы с контрагентом, у которого такие документы запрашивались ранее, или эти документы были запрошены и представлены Инициатором вместе с Договором.

При закупке товаров, работ, услуг на общую сумму свыше 3 (трех миллионов) рублей Куратор должен запросить документы, указанные в настоящем пункте, также в форме нотариально заверенных копий.

Полученные от контрагента документы прилагаются к проекту договора, после чего он возвращается Регистратору. При наличии электронной копии проекта договора она также направляется Регистратору внутренней электронной почтой одновременно с передачей договора на бумажном носителе.

Все действия Куратора, изложенные в настоящем пункте, должны быть совершены в срок не более 3 дней. В случае если Куратором запрошены нотариально заверенные копии документов, они передаются Регистратору немедленно после их получения.

4-й этап: согласование Договора службами компании и урегулирование замечаний.

При получении Договора от Куратора начальник Договорного отдела должен проверить выполнение Куратором всех необходимых действий и наличие всех необходимых документов, поименованных в предыдущем этапе. После этого Регистратор изготавливает копии Договора по количеству согласующих служб и одновременно передает копии Договора этим службам, определенным начальником Договорного отдела. Вместе с копией Договора в УБУ направляется полученная Куратором налоговая отчетность. Документы, определяющие правовой статус контрагента и подтверждающие полномочия лица, подписывающего договор со стороны контрагента, передаются начальнику Договорного отдела для правовой экспертизы вместе с Договором.

После получения Договора от всех согласующих служб Договор с сопроводительными листами таких служб передается на согласование Первому заместителю генерального директора по экономике и финансам.

При получении Договора согласующая служба ставит дату поступления (дата получения документа для согласования в данную службу) и рассматривает договор по порядку и в сроки, утвержденные в данном Регламенте. В случае отсутствия замечаний в Графе «Без замечаний» ставится знак «х», ставится дата отправки (дата передачи Договора следующему согласующему сотруднику), подпись с расшифровкой. В этом случае соответствующие службы также ставят подпись в штампе согласования на договоре.

Если возникают замечания по Договору, то знак «х» ставится в Графе «С замечаниями», а также дата отправки и подпись с расшифровкой. При этом сами замечания описываются на странице 2 Сопроводительного листа. При необходимости (если недостаточно места на стр.2) замечания службы оформляются на отдельном листе (например: «П.3.1. Договора изложить в следующей редакции: [предлагаемый текст данного пункта]». В этом случае на стр.2 делается ссылка «см. замечания на отдельном листе». Подпись в штампе согласований на Договоре ставится соответствующей службой после устранения замечаний или оформления Протокола разногласий.

В случае, если заполнены не все поля Сопроводительного листа, он считается незаполненным и Регистратор возвращает его соответствующей Службе для устранения недостатков.

Все Службы, получившие для согласования Договор, должны рассмотреть его в срок не более 3-х дней (для нетиповых договоров) или не более 1 дня (для типовых договоров).

Копия Договора с Сопроводительным листом согласующей Службой передается Регистратору.

Урегулирование полученных при согласовании проекта договора замечаний и разногласий, как внутри компании, так и непосредственно с контрагентами, возлагается на Куратора. Имеющиеся замечания и разногласия должны быть устранены в срок до 5 дней.

Оформление итогов урегулирования замечаний и разногласий (внесение изменений в проект договора в электронном виде, составление протокола разногласий) возлагается на Договорный отдел. Данные, полученные от Куратора об итогах урегулирования замечаний и разногласий, должны быть оформлены в течение 1 дня.

После оформления итогов урегулирования разногласий Регистратор передает проект договора службам, от которых поступили соответствующие замечания. Компетентное лицо соответствующей Службы, подтверждая факт устранения замечаний, ставит отметку «Замечания сняты» и дату их снятия.

5-й этап: подписание Договора.

Договор с визами всех согласующих Служб компании возвращается Регистратору, который окончательного оформляет Договор для подписания и в этот же день передает его на подпись Генерального директора.

Основанием для подписания Договора Генеральным директором компании является поступивший от Регистратора Договор при обязательном наличии «выпускающей» визы Первого заместителя генерального директора.

6-й этап: сопровождение подписанного Договора

Подписанный договор передается Регистратору, который скрепляет подпись Генерального директора печатью компании. Второй экземпляр Договора может также быть передан Куратору для направления контрагенту, в этом случае Куратор должен проставить соответствующую отметку в листе согласования договора. В случае если согласовывался и был подписан Договор, полученный по факсимильной связи (без оригинальных печати и подписи контрагента), подписанный со стороны ООО «Торговый дом «Сервис» оригинальный экземпляр Договор контрагенту не отправляется до получения оригинального экземпляра контрагента.

На экземпляре Договора ООО «Торговый дом «Сервис» Регистратор проставляет оттиск штампа для подшивки оригинала Договора. Такой оттиск ставится в левом нижнем углу на лицевой стороне каждой станицы утвержденного Договора, а также Регистратор подписывает каждую страницу с расшифровкой подписи.

После отправки второго экземпляра Договора контрагенту Регистратор сканирует Договор и вносит электронную копию в Базу договоров, с одновременной подшивкой оригинального экземпляра Договора в соответствующую архивную папку. Все дополнительные соглашения, соглашения, протоколы, приложения, спецификации и иные документы хранятся вместе с основным Договором.

Заключение

Список литературы

1. Booch G., Vilot M. The design of the C++ Booch components // Proceedings of the Object-oriented programming systems, languages and applications conference, Ottawa. -- ACM Press, 1990, -- p. 1-11.

2. Driscoll J.R., Sarnak N., Sleator D.D., Tarjan R.E. Making data structures persistent // J.Comput.System.Sci. -- 1989, No. 28, Vol. 1. -- p. 86-124.

3. Арлазаров В.Л., Емельянов Н.Е. Прикладные аспекты построения систем на основе документооборота. // в сб. «Документооборот. Прикладные аспекты». -- М.:Институт системного анализа РАН, 2004. - 65 с.

4. Ахо А., Хопкрофт Дж., Ульман Дж. Структуры данных и алгоритмы. -- М.:Вильямс, 2003. -- 384 с.

5. Баканов М. И. Анализ хозяйственной деятельности в торговле. - М. Экономика, 2005. - 420 с.

6. Балабанов И. Т. Анализ и планирование финансов хозяйствующего субъекта. - М. Финансы и статистика, 2004. - 283 с.

7. Бланк И.А. Управление торговым предприятием. - М.: Ассоциация авторов и издателей. ТАНДЕМ. Издательство ЭКМОС, 2004. - 416.

8. Большаков А.С. Менеджмент: Учебное пособие. - Спб.: Питер, 2006. - 160с.

9. Бочаров В.В. Финансовый анализ. - СПб: Питер, 2005. - 365 с.

10. Быкова Е.В., Стоянова Е.С. Финансовое искусство коммерции. - М.: Перспектива, 2005. - 154с.

11. Васина А.А. Анализ финансового состояния компании. - М, ИКФ Альф, 2005. - 50 с.

12. Вахрин П.И. Финансовый анализ в коммерческих и некоммерческих организациях: Учебное пособие. - М.:ИКЦ Маркетинг, 2004. - 320 с.

13. Воронов К.Е., Максимов О.А. Финансовый анализ. Некоторые положения и методики- М: ИКФ Альф, 2003. - 25 с.

14. Ворот И. Экономика фирмы. - М.: Высшая школа, 2006. - 229 с.

15. Гамма Э., Хелм Р., Джонсон Р., Влиссидес Дж. Приемы объектно-ориентированного проектирования. Паттерны проектирования. -- СПб.: Питер, 2004. -- 368 с.

16. Дейт К.Дж. Введение в системы баз данных. -- М.: Вильямс, 2005. -- 1328 с.

17. Ефимова О.В. Финансовый анализ. - М.: Бух. учет, 2006. - 208с.

18. Камаев В.Д. и коллектив авторов. Учебник по основам экономической теории (экономика). - М.: "ВЛАДОС", 2004. - 384с.: ил.

19. Ковалев В.В. Финансовый анализ: Управление капиталом. Выбор инвестиций. Анализ отчетности. - М.: Финансы и статистика, 2005. - 432с.

20. ООО «Такском», Техническая документация на программный комплекс «Спринтер», 2000-2005. -- http://www.taxcom.ru/system/technology/.

21. Осипова Л.В., Синяева И. М. Основы коммерческой деятельности. - М.: Банки и биржи, ЮНИТИ, 2004. - 475 с.

22. Основа предпринимательской деятельности под ред. Власовой А.М. -М. «Финансы и статистика», 2005. - 445 с.

23. Панкратов Ф. Г. Коммерческая деятельность. М.: ИВЦ "Маркетинг", 2005. - 310 с.

24. Савицкая Г. В. Анализ хозяйственной деятельности предприятия. 4-ое изд.- Минск. ООО «Новое знание», 2005. - 490 с.

25. Смирнов Э.А. Разработка управленческих решений. - М. ЮНИТИ, 2006. - 225 с.

26. Тренев Н.Н. Управление финансами. - М.: ФиС, 2004. - 496 с.

27. Уткин Э.А. Управление фирмой. - М.: Акалис, 2003. - 516с.

28. Фатхутдинов Р. А. Производственный менеджмент. - М. ЮНИТИ, 2005. - 376 с.

29. Финансовый менеджмент: теория и практика: Учебник./ Под. ред. Е.С. Стояновой. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: Изд. Перспектива, 2005. - 574с.

30. Хелферт Э. Техника финансового анализа/ Пер. с англ. под. ред. Л.П. Белых. - М.: Аудит, ЮНИТИ, 2006. - 663с.

31. Чернышева Ю.Г. Анализ финансово-хозяйственной деятельности: - Ростов-на-Дону: «Феникс», 2005. - 290 с.

32. Чистая прибыль, резервы и фонды - М.: Информационно-издательский дом “Филинъ”, 2005. - 377 c.

33. Шеремет А.Д., Сайфулин Р.С. Методика финансового анализа М: ИНФРА, 2006. - 489 с.

34. Шеремет А.Д., Сайфулин Р.С. Финансы предприятий. М.: Финансы и статистика, 2006. - 510 с.

35. Шмалензи Г. Основы и проблемы экономики предприятия: Пер. с нем./ Под. ред. проф. А.Г. Поршнева. - М.: Финансы и статистика, 2005. - 512с.

36. Экономика и организация деятельности торгового предприятия: Учебное пособие / Под общ. ред. А.Н. Соломатина. - М.: ИНФРА-М, 2006.-295 с

37. Большаков С.В. Проблемы укрепления финансов предприятий // Финансы. .2007. №1. - С. 30 - 35.

38. Давыдова Г.В., Беликов А.Ю. Методика количественной оценки риска банкротства предприятий // Управление риском, 2006., № 3, с. 13-20.

39. Илясов Г. Оценка финансового состояния предприятия//Экономист-2004, №6,с. 49-54

40. Клейнер Г. Риски промышленных предприятий // Российский экономический журнал. 2005. - № 5-6 - с.85-92

41. Недосекин А.О. Применение теории нечетких множеств к задачам управления финансами // Аудит и финансовый анализ, №2, 2006. - с. 32-34

42. Слепов В.А., Щеглова Н.В. Финансовая и ценовая адаптация российских предприятий к рыночной среде. // Финансы. - 2006. №3. - С. 14 - 21.

Приложения

Приложение 1

Приложение 2