Легалізація документів

Законодавство іноземних країн також може мати певні обмеження щодо легалізації окремого кола документів.

Департамент консульської служби МЗС України та Представництва МЗС України приймають на легалізацію офіційні документи, складені і засвідчені на території України органами державної влади та органами місцевого самоврядування або за їх участю і призначені для використання за кордоном.

Приймаються на консульську легалізацію такі документи:

- оригінали свідоцтв про реєстрацію актів громадянського стану; довідок органів реєстрації актів цивільного стану; документів про освіту - дипломів та виписок із залікових відомостей (міжнародного зразка), свідоцтв про спеціалізовану підготовку з медицини, дипломів кандидата та доктора наук; архівних довідок, які видаються архівними підрозділами Державного комітету архівів України та відомчими архівами.

Наведені документи можуть бути прийняті на легалізацію у вигляді копій, засвідчених у нотаріальному порядку, у разі попереднього проведення легалізації їх оригіналів.

- інші офіційні документи після нотаріального засвідчення їх копій та оформлення Міністерством юстиції України.

Наприклад, для того, щоб документ, який посвідчив нотаріус України, мав юридичну силу на території іншої країни, він спочатку надходить до Міністерства юстиції України, де засвідчується справжність підпису нотаріуса та відбиток його печатки. Потім документ має бети легалізований в Міністерстві закордонних справ України, і тільки після цього він проходить кінцевий етап легалізації в дипломатичному представництві або консульській установі тієї держави, на території якої буде використаний цей документ.

Процедура оформлення Міністерством юстиції документів на подальшу консульську легалізацію здійснюється відповідно до Порядку проставлення апостиля в Міністерстві юстиції України на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав, та підготовки Міністерством юстиції України нотаріально оформлених документів для подальшої консульської легалізації, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 25.09.2012 № 1418/5 .

Крім того, трапляються випадки, коли, наприклад, іноземна країна просить надати документ разом із легалізованим перекладом на мову держави, у якій використовуватиметься документ. Ця процедура може не передбачати вимоги посвідчення оригіналу чи копії (фотокопії) легалізованого нотаріального документа у дипломатичному представництві або консульській установі іноземної держави. Схема легалізації у цьому випадку буде мати такий вигляд: нотаріус - Міністерство юстиції України - МЗС України - нотаріус, який засвідчить вірність перекладу чи справжність підпису перекладача - Міністерство юстиції України - МЗС України - дипломатичне представництво або консульська установа іноземної держави. У випадку ж одночасного засвідчення нотаріусом копії (фотокопії) з оригіналу документа та вірності перекладу чи справжності підпису перекладача схема легалізації буде мати такий вигляд: нотаріус - Міністерство юстиції України - МЗС України - дипломатичне представництво або консульська установа іноземної держави.

Департамент консульської служби МЗС України також приймає на легалізацію: офіційні документи, крім документів комерційного характеру, складені і засвідчені на території іноземних держав органами державної влади, які уповноважені підтверджувати їх дійсність, і призначені для використання в Україні за умови їх засвідчення в МЗС країни походження документа та її дипломатичного представництва в Україні в установленому порядку; офіційні документи, складені і засвідчені безпосередньо в дипломатичних представництвах іноземних держав в Україні; офіційні документи, складені і засвідчені компетентними органами держав, з якими Україна має двосторонні (багатосторонні) угоди про правову допомогу, що передбачають відмову від легалізації офіційних документів, для використання в третіх країнах, за умови їх засвідчення в дипломатичних представництвах цих держав в Україні.

Документи, які мають комерційний характер, а саме: свідоцтва про реєстрацію підприємств, сертифікати якості продукції (товарів), інші документи, що засвідчені уповноваженою посадовою особою Торговельно-промислової палати України, можуть бути легалізовані в Департаменті консульської служби МЗС України у вигляді копій після засвідчення в Міністерстві юстиції України. У таких випадках службова особа Департаменту консульської служби МЗС України засвідчує підпис уповноваженої посадової особи Міністерства юстиції України.

Під час приймання документів на легалізацію консульська посадова особа має пересвідчитись у тому, що документи за своїм змістом і порядком оформлення відповідають вимогам чинного законодавства України та міжнародним договорам.

З наведеного вбачається, що визначальним етапом консульської легалізації є засвідчення в дипломатичному представництві або консульській установі іноземної держави. Саме з ним пов'язують визнання за кордоном дійсності нотаріальних або інших видів документів, що виходять з України. Тому ключовою має бути саме процедура легалізації, встановлена у відповідному дипломатичному представництві або консульській установі іноземної держави.

Закордонні дипломатичні установи України приймають на легалізацію офіційні документи, складені та засвідчені на території держави перебування або консульського округу органами державної влади, до компетенції яких входить проведення процедури консульської легалізації, для їх подальшого використання в Україні.

Закордонні дипломатичні установи України мають зразки підписів та відбитків печаток посадових осіб державних органів, які входять до консульського округу держави перебування.

У разі наявності в країні перебування вимог консульської легалізації документів, які складені та засвідчені в Україні та легалізовані в Департаменті консульської служби МЗС України, консульська посадова особа здійснює консульську легалізацію представлених документів. Не підлягають консульській легалізації офіційні документи, складені та засвідчені в Україні, які не пройшли попередньо засвідчення у Департаменті консульської служби МЗС України.

Консульська посадова особа засвідчує офіційні документи лише після того, як пересвідчиться у їх відповідності міжнародним договорам України, чинному законодавству України і країни перебування.

Консульська посадова особа не може легалізувати офіційні документи і доручення, які видаються іноземними державами, незалежно від того, видаються ці документи на ім'я та на користь громадян України чи іноземних громадян, якщо ці документи призначені для дії на території іншої іноземної держави, а не на території України.

При легалізації в установленому порядку на всіх документах здійснюється легалізаційний напис.

Консульські посадові особи використовують штамп підтвердження дійсності оригіналів офіційних документів, який має зображення, що встановлене в додатку 1 до п. 6.1 Інструкції про порядок консульської легалізації офіційних документів в Україні і за кордоном, та штамп засвідчення справжності підписів, який має зображення, що встановлене в додатку 2 до п. 6.2 цієї Інструкції .

Посвідчувальні написи при легалізації документів можуть бути зроблені друкарським способом або спеціальним штампом. У кожному окремому випадку вид штампа обирається консульською посадовою особою.

Обов'язковими елементами посвідчувального напису є: підпис консульської посадової особи; відбиток гербової печатки даної установи; реєстраційний номер запису за журналом реєстрації вчинюваних дій; дата здійснення легалізації.

Усі легалізовані документи повинні бути зареєстровані в Книзі реєстрації легалізованих документів.

2.2 Апостиляція

Другим та найбільш поширеним способом оформлення документів для їх можливого використання за кордоном є проставлення апостиля, запровадженого Гаазькою Конвенцією 1961 року.

Конвенція поширюється на офіційні документи, які були складені на території однієї з договірних держав і мають бути представлені на території іншої договірної держави.

Відповідно до Конвенції посвідчення автентичності підпису, якості, в якій виступала особа, що підписала документ, та, у відповідному випадку, автентичності відбитку печатки або штампу, яким скріплений документ, є проставлення апостиля компетентним органом держави, в якій документ був складений.

Апостиль - це спеціальний штамп, який проставляється на офіційних документах країн-учасниць Гаазької конвенції. Згідно з положеннями Конвенції документ, на якому проставлено апостиль, не потребує ніякого додаткового оформлення чи засвідчення і може бути використаний в будь-якій іншій державі-учасниці Конвенції.

Для цілей цієї Конвенції офіційними документами вважаються: документи, які виходять від органу або посадової особи, що діють у сфері судової юрисдикції держави, включаючи документи, які виходять від органів прокуратури, секретаря суду або судового виконавця; адміністративні документи; нотаріальні акти; офіційні свідоцтва, виконані на документах, підписаних особами у їх приватній якості, такі як офіційні свідоцтва про реєстрацію документа або факту, який існував на певну дату, та офіційні і нотаріальні засвідчення підписів.

Однак ця Конвенція не поширюється: на документи, складені дипломатичними або консульськими агентами; на адміністративні документи, що мають пряме відношення до комерційних або митних операцій.

Згідно зі ст. 6 Конвенції кожна Договірна держава призначає, зазначаючи їхні офіційні функції, ті органи, яким надаються повноваження на проставлення апостиля, згаданого в ч. 1 ст. 3. Вона повідомляє про таке призначення міністерство закордонних справ Нідерландів під час передачі на зберігання свого документа про ратифікацію чи приєднання або заяви про поширення дії цієї Конвенції.

Компетентними органами, які уповноважені проставляти апостиль на документах для дії за кордоном, в країнах, які приєдналися до вказаної Конвенції, у більшості випадків є центральні органи виконавчої або судової влади (Міністерства закордонних справ, Міністерства внутрішніх справ, Міністерства юстиції, Реєстратори Верховного суду тощо).

Апостиль на документі проставляється компетентним органом тієї держави, в якій документ був виданий чи складений. Тобто якщо документ був виданий на території Португалії, то і апостиль проставляється компетентним органом Португалії. Лише після цього він буде дійсним на території України або на території іншої держави-учасниці Конвенції.

Відповідно до статей 3, 4 і 6 Конвенції постановою кабінету Міністрів України від 18.01.2003 року № 61 "Про надання повноважень на проставлення апостиля, передбаченого Конвенцією, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів (із змінами і доповненнями) повноваження на проставлення апостиля, що посвідчує справжність підпису, ким виступала особа, яка підписала документ, у відповідному випадку автентичність печатки чи штампа, якими скріплюються документ, надаються:

Міністерству освіти і науки - на офіційних документах, виданий навчальними закладами, державними органами, підприємствами, установами і організаціями, що стосується сфери освіти і науки;

Міністерству юстиції - на документах, що видаються органами юстиції та судами, а також на документах, що оформлюються нотаріусами України;

Державній реєстраційній службі - на документах, що видаються цією Службою та структурними підрозділами територіальних органів міністерства юстиції, що забезпечують реалізацію повноважень Державної реєстраційної служби;

Міністерству закордонних справ - на всіх інших видах документів .

Посадові особи компетентних органів повинні мати зразки посадових осіб, від яких виходять чи можуть виходити офіційні документи, а також зразки відбитків печаток та/або штампів, які проставляються або можуть бути проставлені на відповідних документах.

Посадові особи компетентних органів звіряють підпис особи, яка підписала документ, а також проставлену на документі печатку та/або штамп з наявними в них зразками підписів, відбитків печаток та/або штампів.

У разі відсутності в компетентного органу зразка відповідного підпису, відбитка печатки та/або штампа апостиль може бути проставлений тільки після отримання такого зразка.

Порядок проставлення спеціального штампа "Apostille" (далі - апостиль) на офіційних документах, які були складені на території України, яким відповідно до ст. 5 Конвенції засвідчуються справжність підпису, якість, в якій виступала особа, що підписала документ, і, у відповідному випадку, автентичність відбитка печатки або штампа, яким скріплений документ, регулюється Правилами проставлення апостиля на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав (далі - Правила проставлення апостиля на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав), затвердженими наказом Міністерства закордонних справ України, міністерства освіти і науки України, Міністерства юстиції України від 05.12.2003 № 237/803/151/5 .

З метою реалізації вищевказаних Правил проставлення апостиля на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав, та Інструкції про порядок консульської легалізації офіційних документів в Україні і за кордоном, затвердженої наказом Міністерства закордонних справ України від 04.06.2002 № 113 , розроблений Порядок проставлення апостиля в Міністерстві юстиції України на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав, та підготовки Міністерством юстиції України нотаріально оформлених документів для подальшої консульської легалізації, затверджений наказом Міністерства юстиції України 25.09.2012 № 1418/5 .

Цей Порядок визначає процедуру проставлення апостиля в міністерстві юстиції України на документах, що видаються органами юстиції та судами, а також на документах, що оформлюються нотаріусами України, та підготовку Міністерством юстиції України нотаріально оформлених документів для подальшої консульської легалізації.

Відповідно до Положення про Державну реєстраційну службу України, затвердженого Указом Президента України від 06.04.2011 № 401 , та Правил проставлення апостиля на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав наказом Міністерства юстиції України від 19.01.2012 № 94/5 "Про встановлення порядку роботи по проставленню апостиля на документах про державну реєстрацію актів цивільного стану (із змінами та доповненнями) було затверджено Порядок роботи по проставленню апостиля на документах про державну реєстрацію актів цивільного стану.

Згідно з п. 2 Правил проставлення апостиля на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав, апостиль проставляється: на документах, які виходять від органів судової влади України; на документах, які виходять від органів прокуратури України, органів юстиції; на адміністративних документах; на документах про освіту та вчені звання; на документах, оформлених державними і приватними нотаріусами; на офіційних свідоцтвах, виконаних на документах, підписаних особами у їх приватній якості, таких як офіційні свідоцтва про реєстрацію документа або факту, який існував на певну дату, та офіційних і нотаріальних копіях засвідчених підписів.

Правила проставлення апостиля на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав, не поширюються: на документи, які видані закордонними дипломатичними установами України; на адміністративні документи, що мають пряме відношення до комерційних або митних операцій.

Апостиль не проставляється на оригіналах та фотокопіях паспортних документів, військових квитків, трудових книжок, дозволів на носіння зброї, свідоцтв про реєстрацію транспортних засобів (технічних паспортів), посвідчень особи, нормативно-правових актів, роз'яснень та правових висновків щодо їх застосування, документів, що мають характер листування.

Слід звернути увагу, що оригінали офіційних документів, виданих установами колишніх союзних республік у складі СРСР (видані до 1991 року), не можуть бути прийняті на території України для проставлення апостиля. Апостиль може бути проставлено на копіях (фотокопіях) цих документів, засвідчених у встановленому порядку на території України.

Копії свідоцтв про реєстрацію актів цивільного стану, витягів з Державного реєстру актів цивільного стану громадян, виданих відділами державної реєстрації актів цивільного стану України після 1991 року, вірність яких засвідчена нотаріусами України, можуть бути прийняті для подальшого проставлення апостиля тільки у разі попереднього проставлення апостиля на оригіналах цих документів.

Крім того, Україна не проставляє апостиль на документах, виданих після 11.08.2014 року в Криму.

Проставлення апостиля на офіційних документах про освіту та вчені звання, які були складені на території України, регулюється також наказом Міністерства освіти і науки України від 10.03.2009 № 220 "Про затвердження Порядку проставлення в Міністерстві освіти і науки України апостиля на офіційних документах, виданих навчальними закладами, державними органами, підприємствами, установами і організаціями, що стосуються сфери освіти і науки" .

Слід зазначити, що п. 10 Правил проставлення апостиля на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав, передбачено ряд вимог до документів, які подаються на проставлення апостиля. У проставленні апостиля на документі відмовляється, якщо: документ призначається для використання в країні, яка не приєдналася до Конвенції або є учасницею Конвенції, але висловила заперечення проти приєднання України відповідно до ст. 12 Конвенції; текст документа неможливо прочитати внаслідок пошкодження; документ написаний чи підписаний олівцем або отриманий через засоби факсимільного зв'язку; у документі є незастережені виправлення або дописки; до повноважень компетентного органу не входить проставлення апостиля на цьому документі; компетентному органу не вдалося отримати зразки відповідних підписів, відбитків печаток та/або штампів.

Апостиль повинен мати форму квадрата, довжина сторін якого дорівнює щонайменше 9 сантиметрів. Він проставляється у формі відбитка штампа безпосередньо на вільному від тексту місці документа або на його зворотному боці чи на окремому аркуші. Розмноження та копіювання (фотокопіювання) апостиля не дозволяється.

У разі проставлення апостиля на окремому від документа аркуші документ і аркуш з апостилем скріплюються шляхом прошивання ниткою (стрічкою) білого або червоного кольору в спосіб, який унеможливлює їх роз'єднання без пошкодження аркуша, та засвідчуються підписом і печаткою посадової особи компетентного органу. Кількість скріплених аркушів підтверджується підписом посадової особи, яка проставляє апостиль.

Листок з апостилем повинен бути скріплений з документом указаним вище способом також у тому разі, коли документи мають тверду обкладинку, наприклад, документи, видані державними органами реєстрації актів громадянського стану, дипломи тощо.

На аркуші з апостилем проставляється печатка компетентного органу так, щоб одна її частина була на аркуші з апостилем, а інша - на останній сторінці документа.

Згідно з Конвенцією апостиль складається офіційною мовою органу, що його видає. Типові пункти в апостилі можуть бути викладені також іншою мовою. Заголовок "Apostille" (Convention de la Haye du 5 octobre 1961)" повинен бути викладений французькою мовою.

Різноманітність засобів для прикріплення апостиля до офіційних документів не можу бути підставою для неприйняття апостиля.

Усі пункти апостиля заповнюються українською мовою. Виправлення або зміна тексту апостиля не допускається.

У разі, якщо документ підписали кілька осіб, у пунктах 2 і 3 апостиля вказуються прізвищ і посада особи, яка вища з них за посадою. Якщо в документі не передбачені підпис конкретної особи та її прізвища, а документ видано органом влади, установою, організацією тощо, у пункті 2 апостиля зазначається: "підпис не передбачений", а в пунктах 3 і 4 записується офіційна назва установи, яка видала документ. У реєстраційному журналі зазначається інформація про цю установу.

Проставлення апостиля реєструється в окремому журналі.

Плата за проставлення апостиля перераховується до загального фонду державного бюджету.

Отже, якщо країна, в яку спрямовується документ, приєдналась до Конвенції, що скасовує вимогу легалізації іноземних документів, то процедура легалізації закінчиться лише проставленням апостиля, якщо ні - необхідно проходити весь цикл консульської легалізації.

Проаналізувавши законодавчу, нормативно-правову базу таких країн як Литва, Латвія, Російська Федерація, Угорщина тощо вбачається, що процедура легалізації офіційних документів (консульська легалізація та апостилювання) в цих країнах не має особливих відмінностей від процедури легалізації офіційних документів в Україні. Це можна пояснити наступним чином, деякі з цих країн є правонступницями законотворчості СРСР та несуть зобов'язання, що випливають з відповідних міжнародних договорів про надання правової допомоги у цивільних, сімейних і кримінальних справах на території цих країн, укладених у різний час. Правила, закладені в цих договорах, передбачають взаємну правову допомогу органів юстиції сторін через свої центральні органи.

Країни, з якими були укладені такі договори, в основному, знаходилися у сфері впливу СРСР. Країни СНД тривалий час знаходилися у складі єдиної держави, були тісні зв'язки між республіками, державними органами, громадянами. Керуючись політичними, економічними міркуваннями, а також прагнучи полегшити бюрократичні перепони по якнайшвидшому прийняттю документів до розгляду і було прийнято рішення про прийняття документів між країнами СНД без легалізації.

2.3 Нострифікація

Сьогодні вступає у трудову діяльність покоління, яке отримало освіту (від початкової до вищої) вже за часів незалежності. Далеко не всім із них вдається знайти роботу на батьківщині, таку, яка би відповідала їх інтелектуальним, професійним запитам, амбіціям, фінансовій еквівалентності. Тому пошук гідної фахової реалізації в іноземних державах є фактом біографії молодих і креативних. Наша держава має юридично сприяти запитам випускників вузів, здатних реалізувати себе в конкурентному ринковому середовищі їх закордонних ровесників.

Процес нострифікації в Україні здійснюється у два етапи. На першому етапі до Міністерства освіти і науки України направляються оригінали документів (про середню освіту, про вищу освіту, про присвоєння наукового ступеня тощо) та додатки, їх нотаріально завірені переклади на державну мову, копія паспорта власника документів та за необхідності довіреність на уповноваженого представника. Приблизно 5-10 днів документи знаходяться на розгляді у Міністерстві. За цей час Міністерством направляється запит до державних органів країни, що видала документи про освіту, та перевіряється наявність ліцензії у того чи іншого освітнього закладу. Якщо Міністерство освіти дає позитивну відповідь з конкретного пакету документів, то всі оригінали повертаються власнику, а у Міністерстві залишаються тільки нотаріально завірені переклади документів про освіту.

На другому етапі над документами працюють експертні комісії за спеціальностями, наданими дипломом про освіту. Вони встановлюють відповідність освітньо-кваліфікаційного рівня, зазначеного у дипломі, освітнім нормам нашої країни. Якщо у відповідності кваліфікаційних рівнів сумнівів не виникає, то можна вважати, що процедура нострифікаціі диплома, документів пройшла успішно. При позитивному результаті отримується офіційний документ про успішне проходження нострифікації.

Якщо ж на другому етапі члени експертної комісії встановлюють, що кваліфікаційний рівень не відповідає нормам Міністерства освіти і науки України або учбовому плану з конкретної спеціальності, ними же затвердженими, потрібно прослухати зазначені дисципліни у будь-якому навчальному закладі України та/або здати залік/іспит з цих предметів. Автоматично процес нострифікації подовжується на час, необхідний для виконання умов Міністерства.

В цілому (якщо немає відмови з боку Міністерства) на нострифікацію йде від 20 до 80 днів.

Процес нострифікації будь-яких дипломів в Україні, надзвичайно складний і громіздкий процес, потребує значних фінансових витрат, сил та часу - особливо це стосується переатестації наукових ступенів здобутих за кордоном. Наприклад, якщо диплом магістра чи бакалавра можна легалізувати заочно, переславши документи поштою, то для людей, які захистили свої дисертації за кордоном, фактично потрібно пройти повторний захист в Україні.

Ця процедура у різних країнах має свої відмінності, наприклад нострифікація диплома у Російській Федерації та Україні проходить в організаціях Міністерства освіти. Нострифікація диплому в Чехії проводиться у вищому навчальному закладі, який має схожу спеціалізацію зі спеціальністю, зазначеної в дипломі. Для Італії атестати і дипломи підтверджуються в посольстві Італії на території країни видачі документа, і ця процедура називається декларацією.

Нострифікація дипломів про вищу освіту і наукові ступені це світова практика, але Україні потрібно переймати закордонний досвід і відходити від надмірної централізації.

Прикладом може служити Польща. У Польщі Міністерство науки і вищої освіти повністю передало університетам повноваження легалізувати іноземні дипломи і наукові ступені. Діє правило, що магістерські дипломи певної галузі знань можуть нострифікувати тільки ті кафедри, які мають аспірантуру з цієї галузі, а наукові ступені, здобуті за кордоном, - кафедри, які дають докторські наукові ступені. Кожна людина, яка має іноземний диплом, самостійно вирішує, в якому університеті проходити процес нострифікації. В Україні все вирішує міністерство.

Законодавством України не врегульовано чіткого механізму нострифікації наукових ступенів. Потрібно якомога швидше детально прописати у відповідних постановах Кабінету Міністрів України спрощену процедуру визнання наукових ступенів.

Україні слід максимально запозичити польський досвід нострифікації дипломів.

Легалізація українських документів про освіту - необхідний крок для тих, хто планує вчитися та/або працювати за межами України.

Визнання іноземних кваліфікацій протягом тривалого часу було істотним бар'єром, що розділяв системи освіти і ринок праці Європейського континенту.

На теперішній час з українським дипломом можна почати професійну діяльність або продовжити навчання у будь-якій країні світу. Україна разом з іншими державами працює над спрощенням процедури визнання документів про освіту. Країна є членом Гаазької конвенції про спрощену процедуру легалізації документів, а також Лісабонської конвенції про визнання кваліфікацій вищої освіти у Європейському регіоні (далі - Лісабонська конвенція) .

Для того, щоб документ про освіту, отриманий в Україні, був дійсний на території іншої держави, після його отримання необхідно пройти процедуру легалізації. Якщо країна, куди прямує людина для професійної діяльності або продовження освіти, як і Україна, є учасником Гаазької конвенції, то достатньо буде завірити диплом апостилем. Якщо ж ні, необхідно пройти процедуру легалізації документів про освіту в МЗС України.

У світі існує два глобальних підходи, інтереси яких постійно перетинаються при вирішенні питання нострифікації. Перший підхід - це повне взаємне визнання документів, в тому числі і освітніх, другий підхід - національний, позиції якого йдуть всупереч із загальною інтеграцією.

Питання нострифікації та уніфікації освіти вирішуються на державному рівні у порядку двосторонніх угод. Переважно це стосується спеціальностей, пов'язаних з безпекою життєзабезпечення (медицина, авіація тощо).

Процедура підтвердження кваліфікації в кожній країні має свої особливості. На сьогодні Україна уклала 22 двосторонні угоди про взаємне визнання та еквівалентність документів про освіту і вчених звань. Зокрема, такі угоди діють з Болгарією, Угорщиною, В'єтнамом, Китайською Народною Республікою, Монголією, Польщею, Румунією, Францією та Естонією. Двосторонні угоди в галузі визнання документів про освіту підписані з Росією та більшістю країн пострадянського простору. У цих країнах процедура визнання кваліфікації буде максимально спрощена.

Існує декілька ініціатив, пов'язаних з процесом нострифікації. Найбільш глобальна з них - ініціатива ЮНЕСКО, яка вилилась у "Конвенцію про зближення систем освіти" , а після цього кроку планується і розробка єдиних стандартів документів, а тому - і кваліфікаційних рівнів. Цю Конвенцію було підписано у 1997 році у Лісабоні (далі - Лісабонська конвенція).

Конвенція передбачає такий шлях вирішення проблеми нострифікації: країни повинні піти назустріч одна одній і робити все, щоб визнавати документи про освіту. В першу чергу це повинно вилитися у створення національних інформаційних центрів, які б інформували інші країни та їх навчальні заклади щодо рівнів кваліфікації та змісту навчальних програм своїх вузів і шкіл. Ці центри повинні підтримуватись та фінансуватися державою, вони повинні видавати супроводжувальні документи до дипломів, де будуть описувати зміст курсів і назву дисциплін, щоб у відповідності з ними в інших країнах могли вирішувати проблему їх еквівалентності, тобто проблему нострифікації. Такі форми дозволять отримувати інформацію про якість та зміст навчання студентів-іноземців.

Україна разом з 43-ма державами є членом Лісабонської конвенції, дія якої поширюється на країни Європи. Крім європейських країн, до неї також приєдналися США, Канада, Австралія, Ізраїль, Казахстан, Білорусь. Цей документ спрямований на спрощення процедури визнання кваліфікації, отриманої в одній країні, на території інших країн-учасниць Конвенції. Тому ті держави, що підписали Конвенцію, зокрема й Україна, співпрацюють в рамках робочих груп, налаштовують обмін інформацією, узгоджують свої національні системи кваліфікацій з рамкою кваліфікацій Європейського простору вищої освіти.

Лісабонська конвенція розширила права університетів у питань визнаннях зарубіжних кваліфікацій, ввела в дію механізми і принципи здійснення визнання документів про освіту, що відповідають сучасним вимогам. Зокрема, сприяла запровадженню в практику таких новаторських принципів, як: безумовне право заявника на подачу апеляції у випадку невизнання, обов'язок компетентних органів і організацій країн-учасниць аргументувати і доводити обґрунтованість прийняття того чи іншого рішення з визнання.

Крім Лісабонської конвенції існують національні, європейські та міжнародні асоціації з питань еквівалентності дипломів і освіти різних країн. Ці організації займаються також питаннями переведення студентів із вузів однієї країни в іншу. Однак, такі товариства працюють лише в режимі громадських ініціатив, а ніяк не в законодавчому.

У 2005 році Україна приєдналася до Болонської декларації і тепер, разом з іншими 46 європейськими країнами впроваджує болонські реформи. Цим самим країна обрала курс на європейські стандарти освіти, інтеграцію в загальноєвропейський освітній і науковий простір. Для реалізації положень Болонської декларації в Україні відбуваються масштабні реформи і модернізація освітньої сфери.

Введено трициклову систему підготовки фахівців з вищою освітою. Така схема порівнянна з європейською системою освіти і системами більшості країн світу. Українські університети, інститути та академії пропонують програми підготовки з присудженням кваліфікації "бакалавр" (перший цикл підготовки), "спеціаліст" та "магістр наук" (другий цикл), кандидат наук (третій цикл). Вищі навчальні заклади перейшли до кредитно-модульної оцінки знань (ECTS), яка використовується в Європі. Всі ці зміни спрямовані на стандартизацію української освітньої галузі з системами інших країн. В результаті істотно полегшена процедура підтвердження освітнього рівня, отриманого в Україні, в інших країнах і навпаки.

В Україні впроваджується європейська кредитно-трансферна система, а також додаток до диплома європейського зразка, які є уніфікованими інструментами виміру навчальних досягнень студентів. Додаток до диплома тепер містить більше інформації і дає можливість зіставити освітню програму, пройдену студентом за час навчання в Україні, з відповідними програмами в інших країнах. Ці нововведення суттєво спростять процедуру визнання українських дипломів про вищу освіту як в європейських, так і в інших державах.

У 2008 році Україна стала повноправним членом Європейського реєстру забезпечення якості вищої освіти разом з 18 країнами-учасницями Болонського процесу.

Проте в ході реалізації Болонського процесу не всім державам-учасницями вдалося досягти законодавчого регулювання питань визнання дипломів в повній відповідності з конвенцією. Ця задача набуває особливої актуальності ще й у зв'язку з тим, що проблема визнання всіх видів освіти відповідно до сучасних підходів і розвитку нових форм навчання включена до розряду основних умов розвитку європейської вищої освіти.

Отже, процедура визнання кваліфікації та документів про освіту регулюється виключно внутрішнім законодавством країни, в якій планується продовжувати навчання або почати діяльність.

Слід зазначити, що угоди про повне визнання документів про вищу освіту на сьогоднішній день підписані нашою державою тільки з Угорщиною, Румунією, Словаччиною, Китаєм, Білорусією та Узбекистаном. Це дуже мало, враховуючи те, що бажаючих навчатися саме в цих країнах не так вже й багато.

Таким чином, процедура визнання диплома та кваліфікацій, отриманих в Україні, залежатиме від країни його пред'явлення, спеціальності, цілей визнання - продовження навчання або професійної діяльності.

Проаналізувавши процедуру та етапи консульської легалізації документів, можна зазначити, що така процедура легалізації документа є доволі довготривалою і не дає змоги швидко оформити документ. Крім того, здійснення консульської легалізації для нерезидентів потребує звернення до органів державної влади іншої держави - дипломатичних та консульських установ України, що також створює певні незручності. Саме тому в більшості випадків нерезиденти, які оформлюють документи для їх дії на території України, вдаються до процедури проставлення апостилю.

Документ, який пройшов таку складну процедуру оформлення, як консульська легалізація, є дійсним лише для тієї держави, консульською службою якої він був оформлений.

Процедура проставлення апостилю є більш швидкою, порівняно з консульською легалізацією. Однак строки проставлення апостилю в різних державах також різні. Наприклад, якщо на Кіпрі ця процедура займає 1-2 дні, то в Австрії чи Австралії процедура займає близько 2 тижнів. Цю обставину слід враховувати, коли існує необхідність швидко оформити всі документи.

Апостилювання це один із правових режимів визнання юридичної чинності документів, які мають використовуватися за кордоном. Апостиль виник як альтернатива і універсальна процедура підтвердження чинності іноземних документів. Апостиль засвідчує достовірність підпису особи, яка підписала документ, а також автентичність печатки чи штампа, яким його скріплено. На відміну від консульської легалізації, на апостилювання витрачається менше часу, а документи з апостилем можуть використовуватися в різних країнах, а не в одній.

3. Основні напрямки вдосконалення процедури взаємної легалізації документів

3.1 Електронний апостиль - альтернативний спосіб легалізації документів для дії за кордоном

Проблема легалізації іноземних офіційних документів часто виникає у самих різних ситуаціях, пов'язаних як з господарськими, так і з цивільними правовідносинами. Характер труднощів залежить від виду самого документа і відносин між державами - країною походження документа і країною представлення.

Існує три основних варіанти легалізації іноземних офіційних документів: 1) засвідчення документів в одній державі визнається в іншій без виконання будь-яких додаткових вимог і формальностей; 2) консульська (дипломатична) легалізація; 3) легалізація шляхом проставлення апостилю.

Так, наприклад, Мінська конвенція від 22.01.1993 року, укладена в рамках СНД, свідчить, що громадяни кожної з Договірних Сторін, а також інші особи, що проживають на її території, мають право вільно і безперешкодно звертатися до суду, прокуратури й інших установ других Договірних Сторін, до компетенції яких відносяться цивільні, сімейні і кримінальні справи, можуть виступати в них, подавати клопотання, пред'являти позови і здійснювати інші процесуальні дії на тих же умовах, що і громадяни цієї Договірної Сторони.

За загальним правилом, для легального представлення офіційного документа в іншій країні, необхідно завірення цього документа консульською установою країни подання. Така процедура буває досить обтяжливою. Консульські установи країни подання документа пред'являють свої вимоги, та й у країні походження документа консульств може взагалі не існувати, якщо між країнами відсутні дипломатичні відносини. Часто буває так, що консульство країни подання обслуговує декілька сусідніх країн, і може виникнути необхідність звернення до консульської установи країни подання документа, що знаходиться на території третьої країни, тобто країни, що не є державою походження документа.

Альтернативою такому способу легалізації є засвідчення документа в консульській установі країни походження з подальшою легалізацією у внутрішньодержавному органі іноземних справ країни подання.

Для спрощення процедури легалізації документів міжнародне співтовариство розробило механізм апостилювання. Така процедура була створена в рамках Гаазької конференції з міжнародного приватного права.

Вже більше п'ятдесяти років пройшли з дня прийняття Гаазької конвенції, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів. Ця прогресивна міжнародна угода значно спростила процедуру міжнародного обігу документів та зменшила навантаження на консульські установи. В даний час учасниками цієї Конвенції є 107 країн світу, а Конвенція про апостиль стала найбільш часто вживаною з усіх Гаазьких конвенцій. Мільйони апостилів видаються у всьому світі щорічно.

У той же час, створені більше півстоліття тому процедури проставлення апостилю фактично перестали відповідати реаліям сучасної ери цифрових технологій і глобальних електронних мереж. Так, у більшості країн процедури, пов'язані з апостилем виконуються вручну. Походження офіційного документа не завжди ретельно перевіряється перед тим, як проставляється апостиль. Немає однаковості в способі прикріплення апостилю до документа. У деяких державах алонж з апостилем прикріплюється до документа (або навіть пакету документів) простою дужкою швидкозшивача і може бути відокремлений. Іноді замість підпису посадової особи використовується факсиміле.

За роки, що минули з прийняття Гаазької Конвенції про апостиль, світ змінився колосальним чином. Все більше документів видаються в електронному форматі, розвиваються технології цифрового підпису та електронної сертифікації, судові інстанції в деяких країнах вже приймають матеріали в електронному вигляді.

Інтенсивний розвиток науково-технічного ресурсу, направлений на прискорення економічних процесів у суспільстві, сприяв широкому використанню електронних засобів зв'язку та інформаційно-комунікаційних технологій, за допомогою яких сьогодні активно відбувається оперативне поширення інформації в різних сферах правовідносин та здійснюється електронний документообіг.

У листопаді 2003 року на засіданні Спеціальної комісії з розгляду практичної дії Конвенції від 05.10.1961 р., що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів (Гаазька конвенція про апостиль), Конвенції про вручення за кордоном судових та позасудових документів у цивільних або комерційних справах (Гаазька конвенція про вручення) та Конвенції про отримання за кордоном доказів у цивільних або комерційних справах (Гаазька конвенція про докази) відзначено, що застосування цих трьох документів сприяє важливим змінам, пов'язаним з розвитком інформаційних технологій та рекомендувала державам-учасницям і Постійному бюро Гаазької конференції з міжнародного приватного права розробити способи видачі електронних апостилів, беручи до уваги, зокрема, типові закони ЮНІСТРАЛ (Комісія ООН з права міжнародної торгівлі) про електронну торгівлю і електронних підписах, кожен з яких заснований та недискримінації та функціональної еквівалентності.

У квітні 2006 р. Постійним бюро Гаазької конференції з міжнародного приватного права у співпраці з Національною асоціацією нотаріусів Сполучених Штатів Америки була розпочата експериментальна програма електронного апостиля "e-App" (Electronic Apostille Program).

Програма "e-App" передбачає впровадження системи проставлення апостиля в електронному форматі з цифровим сертифікатом (e-Apostille), а також створення електронного реєстру (e-Register), до якого є онлайн-доступ для перевірки походження паперових та електронних апостилів. Після впровадження цієї програми зацікавлена особа, наприклад державний орган або суддя в державі прийняття апостиля, зможе підтвердити походження апостиля в онлайн-режимі, або навіть скачати апостиль разом з документом в електронному форматі з цифровим сертифікатом справжності. Заявник, який має цифровий підпис, може подати заяву на апостилювання документів в електронному форматі.

Ця ідея не тільки зручна та сучасна, але й надає більший ступінь захисту в порівнянні з традиційним "паперовим" апостилем. Електронний файл апостиля досить складно підробити - при будь-якій маніпуляції з файлом апостиль буде визнаний недійсним.

У зв'язку з веденням господарської діяльності за допомогою Інтернету та електронного документообігу особливо актуально постає питання про необхідність створення єдиної ефективної системи безпеки засвідчених апостилем та нотаріально завірених документів. На сьогодні більша частина інформації і документів передається в електронному вигляді. Використання електронного цифрового підпису (далі - ЕЦП) і електронного документообігу сприяють актуалізації та зростанню економічних процесів, поширюють інформаційно-комунікаційні технології на всі сфери суспільного життя.

Міжнародний досвід свідчить про необхідність впровадження інформаційних технологій в процес надання адміністративних послуг щодо апостилювання офіційних документів та тісно з ним пов'язаний нотаріальний процес України, зокрема використання електронного підпису як невід'ємного елемента електронного документа.

Так, при наданні юридичної вірогідності документам, які викладені на папері, нотаріус використовує різноманітні бази даних (реєстри), при формуванні витягів з них використовує та скріплює їх ЕЦП, який за юридичною силою рівнозначний власноручному підпису. Згадані правила визначені у статті 3 Закону України "Про електронний цифровий підпис" . Разом з тим і Закон України "Про електронні документи та електронний документообіг" підкреслює необхідність наявності ЕЦП в електронному документі для визнання його дійсності .

У свою чергу, міжурядові організації, учасником яких є Україна, також активно закликають використовувати можливості електронних засобів та інструментів інформаційно-комунікаційних технологій.

Базуючись на матеріалах, підготовлених ЮНІСТРАЛ під назвою "Сприяння зміцненню довіри до електронної торгівлі: правові питання міжнародного використання електронних методів посвідчення дійсності та підписання" (2009) проаналізовано практику використання електронних засобів зв'язку, інструментів інформаційно-комунікаційних технологій в нотаріальній діяльності.

Комісія Гаазької конференції визначила чотири етапи апостилювання, щодо яких можливе вдосконалення інформаційних технологій з точки зору часових і матеріальних витрат:

1) створення захищених електронних баз даних, що містять підписи для підтвердження їх автентичності на офіційній документації, для якої запитаний апостиль;

2) застосування електронного редагування тексту для заповнення штампа "Апостиль";

3) використання електронних підписів посадових осіб організації для відтворення їх електронними захищеним засобами і роздрукування безпосередньо на апостиль;

4) зміст електронного реєстру.

На сьогодні є 17 держав-учасниць Гаазької конвенції, які ведуть електронний реєстр апостилей: Андорра, Бельгія, Болгарія, Колумбія, Коста-Рика, Домініканська Республіка, Грузія, Ірландія, Мексика, Нова Зеландія, Перу, Республіка Молдова, Російська Федерація, Словенія, Іспанія, Уругвай, США (штати Каліфорнія, Колорадо, Північна Кароліна, Род-Айленд, Техас, Східна Вірджинія, округ Вашингтон). Україна має всі можливості найближчим часом реалізувати цей проект у себе і стати вісімнадцятою країною світу, що запровадила сучасні електронні технології з електронного апостилювання офіційних документів.

На теперішній час чотири країни - Нова Зеландія, Іспанія, Колумбія і Республіка Молдова - запровадили систему електронного апостиля в рамках програми "e-App". З 1 жовтня 2013 року Республіка Молдова повністю припинила проставлення апостилей на паперовому алонжі, і перейшла винятково на роботу в системі e-Apostille.

Але впровадження нових електронних технологій та запровадження системи електронного апостиля в Україні потребує ретельного опрацювання та вивчення міжнародного досвіду з цього напряму.

Використання електронного апостиля дасть змогу юридичним особам та громадянам України безперешкодно і безпечно обмінюватись важливими документами, не побоюючись за їх достовірність, що безперечно, буде позитивним кроком України щодо спрощення процедури легалізації документів.

3.2 Напрямки вдосконалення національних нормативних актів щодо процедур та критеріїв оцінки і визнання кваліфікацій

Сучасна світова практика вирішення питань визнання документів про освіту формувалася протягом десятиліть перш, ніж перетворилася в один з ефективних інструментів сприяння модернізації вищої освіти, експорту освітніх послуг і залученню іноземних кадрів. У ній використовуються найбільш передові підходи та інституційні форми, викликані реальними потребами розвитку освіти, науки та економіки. Тільки чітке законодавче оформлення цих підходів та інститутів дозволить зробити їх дієвими. Найбільш детально і змістовно правові аспекти міжнародного визнання кваліфікацій відображені в Лісабонської конвенції про визнання , яка є єдиним зобов'язуючим міжнародно-правовим документом, що лежить в основі формування Європейського простору вищої освіти.

Проаналізувавши міжнародно-правові документи, що впливають на формування національних законодавств держав-учасниць Європейського простору вищої освіти з питань визнання іноземних кваліфікації, слід зазначити, що розвиток норм законодавства, що регулюють вирішення питань визнання іноземних документів про освіту, відповідно до положень Лісабонської конвенції та доповнюючих її текстів, сприяє зміцненню міжнародної довіри до національних систем освіти та забезпеченню якості освіти держав-учасниць.

Для міжнародного співробітництва України з іншими державами, подальшого розвитку освіти, науки та економіки нашої держави необхідне забезпечення прозорості, послідовності, надійності процедур та критеріїв оцінки іноземних кваліфікацій, для чого їх слід періодично переглядати, беручи до уваги досягнення в галузі освіти і виключаючи вимоги, що ведуть до непотрібного ускладнення процедури визнання та легалізації документів про освіту.

У випадках, коли національні норми входять у протиріччя з міжнародно-правовими нормами розглядати можливість внесення поправок в національне законодавство.

Слід передбачати можливість альтернативного або часткового визнання у випадках, коли визнання кваліфікації або освітнього документа не може бути надано відповідно до запиту заявника. У будь-яких випадках заявник повинен бути поінформований про причини прийнятого рішення і про його можливість подати апеляцію з даного питання.

Визнання іноземної кваліфікації та документів про освіту має бути надано заявнику у всіх випадках, крім тих, коли можуть бути доведені істотні відмінності між кваліфікацією, для якої запитується визнання, і відповідною кваліфікацією держави, в якій запитується визнання.

Висновок

Для створення сприятливих умов для міжнародного співробітництва, зміцнення економічних, політичних культурних зв'язків, країнам потрібно переглядати своє законодавство з метою усунення будь-яких юридичних перешкод у визнання спільних дипломів і там, де необхідно вводити правові положення, які б сприяли такому визнанню.

Висновки

Сучасна Українська держава встановлює та налагоджує дипломатичні відносини із багатьма країнами світу, бере активну участь у міжнародних конвенціях, що значною мірою сприяє вдосконаленню норм національного законодавства України та розвитку політичного, економічного, правового та культурного становища України на світовій арені.

У таких умовах системи міжнародного і національного права не існують ізольовано одна від одної, вони постійно й активно взаємодіють. На сучасному етапі законотворча діяльність в Україні вимагає постійного звернення до міжнародно-правових норм, що містяться в договорах та рішеннях міжнародних організацій. У зв'язку з цим виникає необхідність наближення національної правової системи України до правових систем тих країн, з якими налагоджені постійні контакти економічного політичного, культурного й іншого характеру.

Для усунення всіх недоліків та прогалин українське законодавство потребує внесення відповідних змін, доповнень та уточнень. Однак багато що залежить також від розумної практики застосування правових норм посадовими та службовими особами, оскільки саме вони зрештою приймають рішення, які здатні суттєво вплинути на подальше життя українців.

Список використаних джерел

легалізація документ апостиляція нострифікація

1. Конституція України

2. Про міжнародне приватне право: Закон України від 23.06.2005 // Відомості Верховної Ради України. - 2005. - № 32. - ст. 422.

1. Конвенция о признании квалификаций, относящихся к высшему образованию в Европейском регионе, и Пояснительный доклад. Lisbon / 11.IV.1997. Council of Europe, July 1998, Reprinted January 1999. ISBN 92-871-3552-5. - 300 с.

Размещено на Allbest.ru