Регистрации подлежат все виды документации, имеющей место в нотариальной практике. Ряд нормативно-правовых актов Республики Казахстан регулирующих порядок и правила делопроизводства в нотариальной деятельности, будут рассмотрены в следующей главе.

2. Порядок и правила делопроизводства в нотариальной деятельности Республики Казахстан

нотариальный наследственный автоматизированный реестр

2.1 Особенности нотариального делопроизводства в Республике Казахстан

Теоретические основы существования развития института нотариата в казахстанской правовой системе можно сформулировать следующим образом:

1. Институт нотариата Казахстана имманентен всем странам, правовая система которых построена на принципах континентальной системы права и определяется как «латинский»

2. Нотариат рассматривается как институт «предупредительного» правосудия по гражданским делам, в пределах бесспорной гражданской юрисдикции, придающий нотариальному акту особую доказательственную силу.

3. Нотариат является одним из эффективнейших способов осуществления со стороны государства необходимого контроля, и адекватного реагирования на реальное развитие гражданско-правовых отношений.

4. Нотариат является одним из ведущих правовых институтов в правовых системах большинства демократических государствах. [30]

Таким образом, присутствие института нотариата в правовой системе Казахстана носит не субъективный, а объективный характер.

От правильной постановки ведения делопроизводства в нотариальной конторе в значительной мере зависит надлежащая организация нотариусов, четкое и быстрое обслуживание граждан и организаций, культура оформления документов.

Делопроизводство в государственной нотариальной конторе и у частнопрактикующего нотариуса подчиняется одним и тем же требованиям, закрепленным в Инструкции по делопроизводству. Соответствующая законодательству организация делопроизводства в нотариальных конторах имеет важное значение для надлежащего исполнения всеми нотариусами принятых на себя обязательств. [31, c.16]

Нотариальное производство заключается в нескольких частях:

1. регистрация нотариальных действий, предполагающая строгое соблюдение порядка ведения реестров для регистрации нотариальных действий;

2. заполнение нотариальных свидетельств и совершение удостоверительных надписей.

Порядок ведения нотариального делопроизводства разрабатывается на основе единой государственной системы делопроизводства, а также требований стандартов на управленческую документацию. В соответствии со ст. 90 Закона Республики Казахстан «О нотариате» правила ведения делопроизводства устанавливаются Министерством юстиции Республики Казахстан. [2]

Закон РК «О нотариате» в ст. 9 содержат понятие «нотариальное делопроизводство». В статье не дается раскрытия этого понятия. Что же касается комментаторов, то здесь высказаны следующие точки зрения.

Репин В. С. отмечает: «Все нотариальное делопроизводство можно разделить на три взаимосвязанные части: делопроизводство в нотариальных конторах; порядок ведения реестра регистрации нотариальных действий; заполнение нотариальных свидетельств и утвердительных надписей (формы реестров для регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей на сделках и свидетельствуемых документах)». [24, c.109]

Но есть и другая точка зрения.

Полтавская Н.. по сути дела отделяет понятия нотариального делопроизводства - более широкое и более узкое: «Нотариальное производство с их точки зрения, - понятие объемное и включает в себя несколько составных частей. [11, c.127]

Во-первых, регистрация нотариальных действий.

Во-вторых, порядок заключения нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей.

В-третьих, собственно делопроизводство, включающее в себя ведение журналов, нарядов, книг, предусмотренных инструкцией по делопроизводству в нотариальных конторах».

Нотариальное производство это своего рода нотариальный процесс, определяющий порядок рассмотрения и ведения нотариусом дел на всех стадиях, от начала до стадии обжалования.

Что касается нотариального делопроизводства, то его содержание в настоящее время определено Инструкцией по нотариальному делопроизводству, утвержденной Министерством юстиции Республики Казахстан.

Итак, нотариальное производство включает:

- ведение документации, непосредственно связанной с совершением нотариальных действий, то есть порядок ведения реестра регистрации нотариальных действий, заполнение нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей (формы реестров для регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей на сделках и свидетельствуемых документах);

- ведение канцелярии и нотариального архива. [17]

Регистрации подлежат все документы, поступающие в контору и требующие исполнения.

Не регистрируются письма в адрес общественных организаций, личная переписка, любые другие документы, не связанные с деятельностью конторы.

На всех входящих документах в правом нижнем углу первой страницы проставляется регистрационный штамп.

Все документы, подлежащие регистрации, вносятся в журнал входящей корреспонденции под порядковым номером; этот номер указывается в регистрационном штампе. В журнале обязательно указывается и номер наряда, в котором будет храниться этот документ после его исполнения. [17]

При оформлении любого нотариального действия устанавливается личность обратившегося, поэтому в третьей графе указываются наименование и место жительства лиц, по просьбе которых совершено нотариальное действие, или их представителей. В случае если за лиц, обратившихся за совершением нотариального действия, расписались другие, то указываются фамилии, имена, отчества этих граждан, а также переводчиков.

Прежде чем приступить к удостоверению сделок и ряда других нотариальных действий, нотариус обязан проверить дееспособность граждан, по просьбе которых сделка оформляется. Дееспособность проверяется по документу; удостоверяющему личность.

Реестры должны вестись аккуратно, подчистки и заштриховывание не допускаются. Исправление должно быть оговорено нотариусом. В случае ошибок в нумерации нотариальных действий в реестре составляется акт об этом и приобщается к данному реестру. Все свободные строки в реестре прочеркиваются, оставление пустых мест недопустимо.

Согласно ст. 11 Закона РК «О нотариате» для совершения нотариальных действий нотариусы имеют личную печать; штампы удостоверительных надписей; личные бланки или бланки государственной нотариальной конторы. Личная печать нотариуса имеет круглую форму, стандартные размеры (32 - 38 мм). [32]

В центре печати изображен Государственный герб Республики Казахстан, по кругу печати указаны фамилия, инициалы, должность нотариуса, место его нахождения или наименование государственной нотариальной конторы5. Штампы удостоверительных надписей выполняются в форме прямоугольного клише, текст удостоверительных надписей должен соответствовать тексту удостоверительных надписей, данных в приложении № 2 к Инструкции по нотариальному делопроизводству, утвержденной Министерством юстиции. [18]

В соответствии с законодательством все нотариальные действия, совершаемые нотариусом, регистрируются в реестре с присвоением каждому номера.

После обязательной регистрации в реестре отдельные совершаемые нотариусами нотариальные действия записываются и в другие книги учета. Поступившие к нотариусам различные заявления, имеющие отношение к тем или иным совершаемым ими нотариальным действиям, также регистрируются в специальных книгах в хронологической последовательности в день их поступления.

В одних случаях дополнительный учет совершаемых нотариальных действий и поступивших заявлений облегчает самим нотариусам выполнение возложенных на них функций (например, поиск завещаний или наследственных дел), в других - обеспечивает соблюдение законности в нотариальной деятельности (например, исключает возможность принятия заявлений по имеющимся наследственным делам от наследников, пропустивших срок для принятия наследства, задним числом) и т.д.

В соответствии со ст. 51 Закона РК «О нотариате» формы регистрации нотариальных свидетельств, удостоверительных надписей на сделках и свидетельствующих документах устанавливаются Министерством юстиции РК. [2]

Заявление о принятии наследства, выдаче свидетельства о праве на наследство об отказе от наследства, об оплате расходов за счет наследственного имущества, претензии кредиторов, извещения о наложении запрещений отчуждения жилых домов, сообщения судебных и следственных органов о наложении арестов на жилые дома обязательно регистрируются в журнале входящей корреспонденции, если они поступили по почте, а затем передаются нотариусу для исполнения.

После этого они подлежат обязательной последующей регистрации в соответствующих книгах и журналах согласно Инструкции о порядке совершения нотариальных действий государственными нотариальными конторами Республики Казахстан. [17]

В свидетельствах о праве на наследство нотариус обязательно указывает состав наследственного имущества, его оценку; в случаях наследования недвижимости - ее адрес. При наследовании денежных вкладов их сумма не указывается.

Если наследуется имущество, в отношении которого были приняты меры к охране, то в свидетельстве о праве на наследство может быть сделана ссылка на акт описи, составленный нотариальной конторой, с указанием даты описи и суммы описанного имущества.

Если в состав этого имущества входят предметы, право собственности на которые возникает лишь после государственной регистрации, то свидетельства на такие предметы должны быть выданы отдельно или эти предметы должны быть указаны в них отдельными пунктами. [33]

Если наследование осуществляется по завещанию несколькими наследниками, причем каждый наследует конкретное имущество, то в свидетельстве о праве на наследство должно быть указано имущество, завешанное каждому; и его оценка.

Следует отметить, что современная нотариальная практика отказалась от выдачи одного свидетельства о праве на наследство всем наследникам независимо от того, наследуют ли они по завещанию конкретное имущество, или по закону или по завещанию в долях.

Такое свидетельство является правоустанавливающим документом, и в жизни нередко возникают сложности из-за того, что единственный документ, устанавливающий право собственности многих, находится у одного из собственников.

В настоящее время нотариусы выдают каждому наследнику свидетельство о праве на наследство отдельно на каждое имущество, на причитающуюся ему долю или вид имущества.

Особым требованиям должны отвечать свидетельства о праве на наследство на недвижимое имущество - дом, квартиру; дачу; земельный участок и автотранспортные средства.

В тексте свидетельства необходимо указать размер дома, квартиры, дачи, земельного участка; полезную и жилую площадь, если речь идет о жилище; хозяйственные и бытовые надворные постройки; адрес; документ, на основании которого данное имущество принадлежит наследодателю; данные об оценке по справке бюро технической инвентаризации с указанием всех ее реквизитов. Кроме того, обязательно указание на то, что свидетельство подлежит регистрации в регистрирующем органе по месту нахождения наследуемого имущества. [34, c.9]

Содержание свидетельств о праве на наследство не может быть неизменным и зависит от обстоятельств конкретного наследственного дела.

Если на имущество наследодателя выдается и свидетельство о праве собственности пережившему супругу, то в свидетельстве о праве на наследство делается отметка об этом с указанием доли имущества, на которое выдано свидетельство о собственности, и наоборот выдаче свидетельств о праве собственности обоим супругам в свидетельстве указывается доля каждого из них; если же свидетельство выдается одному из супругов, то указывается, что право собственности принадлежит такому-то супругу в 1/2 доле.

При выдаче свидетельств об удостоверении фактов нужно учитывать некоторые особенности, если удостоверение фактов происходило не в помещении нотариальной конторы. В таких случаях необходимо указывать, по какому точному адресу нотариус удостоверился в этом лично. В обязательном порядке следует указывать наименование и адрес лечебного учреждения в нотариально удостоверяемых документах, если они оформлялись там. [17]

Важно отразить в свидетельстве тот факт, что несовершеннолетний гражданин явился в сопровождении отца или матери. В случае если несовершеннолетний пришел в нотариальную контору в сопровождении опекуна или попечителя, то вместо слов «отцом (матерью)» указывается; «опекуном (попечителем)». В свидетельстве должно быть указано, что личность граждан установлена, факт назначения гражданина Н, опекуном (попечителем) проверен.

Принимая на хранение документы, нотариус составляет их опись, которая подписывается гражданином, сдавшим документы на хранение, и нотариусом, Данная опись скрепляется со свидетельством о принятии документов на хранение.

Свидетельство о передаче заявления может быть изложено на обороте экземпляра поданного заявления. В случаях, когда лицо, подавшее заявление, просит указать содержание полученного на заявление ответа или то, что к назначенному сроку ответа не последовало, то в свидетельстве следует указать: «На заявление через означенную нотариальную контору от«_»___ 200_ г. получен ответ следующего содержания: «___»; или: «Ответ на заявление через означенную нотариальную контору до «_» _____ 200_ г. получен не был».

Документ считается исполненным, когда решены все поставленные в нем вопросы и дан, если это необходимо, ответ корреспонденту. После исполнения документ подшивается в соответствующий наряд, на нем делается отметка об исполнении, если нет документа, к примеру ответа, подтверждающего факт исполнения документа.

Отметка об исполнении представляет собой краткую справку об исполнении, а также указание «в наряд» или «в дело», сообщающее, где этот документ будет храниться. Такая отметка делается на первой странице первого листа, а если там нет места - на его обороте.

Нотариальные документы являются окончательно оформленными после совершения нотариусом удостоверительной надписи и подписания им документа. Только после этого нотариальное действие регистрируется в реестре.

Текст удостоверительной надписи может быть напечатан на машинке, аккуратно написан от руки, проставлен мастичным штампом. В удостоверительной надписи четко и разборчиво должна быть указана фамилия и инициалы нотариуса, наименование нотариальной конторы; при этом могут использоваться штампы с фамилией нотариуса. Удостоверительная надпись обычно излагается на лицевой стороне документа, но может быть и на оборотной, Если удостоверительная надпись находится на лицевой стороне, то на обратной стороне против нее делается прочерк. Когда удостоверительная надпись излагается на обратной стороне документа, на лицевой его стороне указывается часть наименования населенного пункта, где расположена контора, а на обратной стороне - остальная часть наименования. [28, c.124]

В случае, когда удостоверительная надпись не помещается на документе, она может быть изложена на отдельном листе, прикрепленном к документу. В таком случае листы, на которых изложено содержание документа и удостоверительная надпись, прошнуровываются, число листов заверяется подписью и печатью нотариуса.

В тексте договоров, доверенностей, завещаний дата их совершения указывается полностью словами, в связи с этим в тексте удостоверительной надписи дата может быть указана сокращенно, например, 1 октября 1997 г.

Если стороны представили 6 нотариальную контору надлежащим образом оформленный и уже подписанный договор, то в удостоверительной надписи нотариус не указывает, что договор подписан в его присутствии, а вносит такую запись: «Стороны лично подтвердили, что договор подписан ими». Такое требование касается любых документов, подписанных гражданами не в присутствии нотариуса.

В случае совершения нотариального действия не в помещении нотариальной конторы, а на дому, в лечебном учреждении и т.д. об этом делается отметка, как в реестре, так и в удостоверительной надписи с указанием места и точного адреса совершения нотариального действия.

Если лицо, по просьбе которого совершается нотариальное действие, не может расписаться по болезни или другим причинам, за него расписывается другое лицо; это обязательно должно быть отражено в удостоверительной надписи. В настоящее время все чаще граждане обращаются с просьбой одновременно оформить и перевод нотариального документа. В таком случае в удостоверительной надписи указывается о совершении двух нотариальных действий. [18]

Прием, регистрация и отправление корреспондентской документации в нотариальных контора регулируется разделом 3 Инструкций по нотариальному делопроизводству в Республике Казахстан, исходя из которых регистрация регистрации подлежат все документы (в том числе заявления), поступившие в государственную нотариальную контору или нотариусу, занимающемуся частной практикой. [17]

Не регистрируются и не вскрываются конверты с грифом «лично», поздравительные открытки и другие подобные документы. Конверты с поступившими документами не уничтожаются в том случае, если только по ним можно определить время отправки или получения документа или адрес отправителя.

При приеме поступивших документов, прежде всего, отбираются документы, доставленные не по назначению, а также проверяется целостность вложения. Ошибочно доставленные документы пересылаются по принадлежности.

В том случае, если обнаружено отсутствие документов или приложений к ним, об этом делается сообщение отправителю.

Для учета документов и контроля за их использованием нотариальные конторы и частные нотариусы должны вести следующие журналы:

- журнал входящей корреспонденции (приложение В);

- журнал исходящей корреспонденции (приложение Г).

Все исходящие документы регистрируются в журнале исходящей корреспонденции. На зарегистрированных в нем документах ставится номер, соответствующий порядковому номеру по журналу исходящей корреспонденции и номеру наряда (дела), в котором будет храниться копия этого документа. Корреспонденция отправляется по почте или через рассыльного. Рассыльный вручает документ адресату под расписку в разносной книге.

При составлении документов организационно - распорядительного характера следует руководствоваться основными положениями Единой государственной системы делопроизводства, а также инструкцией по делопроизводству.

На любом документе должно быть указано его наименование: приказ, справка, отчет, сведения и т.д.; кроме того, должен быть составлен заголовок, который формулируется составителем. Он должен быть предельно кратким и точно отражать содержание документа. [29, c.77]

Определенные правила должны быть соблюдены и при написании адреса: наименование учреждения или его структурного подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата в дательном; почтовый адрес указывается после названия учреждения. Дата на документе проставляется путем написания числа и года цифрами, а месяца - прописью, например: «05 февраля 2011 года», или тремя парами арабских цифр: «01.05.11 г.». если документ составлен на чистом листе бумаги, а не на бланке, то дата проставляется слева внизу ниже подписи. В состав подписи входит обозначение должности лица, подписывающего документ, его личная подпись и расшифровка подписи.

Контроль за сроками и качеством исполнения документов осуществляет руководитель государственной нотариальной конторы и нотариус в конторе частнопрактикующего нотариуса. [35, c.24]

Для более четкой организации деятельности нотариальной конторы и удобства делопроизводства в каждой нотариальной конторе составляется номенклатура дел. В каждой конторе составляется своя номенклатура, но ее основой является примерная номенклатура. В номенклатуру дел должны быть включены все наряды (дела), которые ведутся в данной нотариальной конторе, а также реестры, книги, журналы. В конце каждого года номенклатура уточняется и вновь вводится с 1 января следующего года. В номенклатуре должны быть предусмотрены резервные номера на тот случай, если в течении года возникает необходимость введения нового, не предусмотренного ранее наряда. По окончании года в номенклатуре делается итоговая запись о количестве заведенных нарядов (дел) и их экземпляров. [36, c.16]

Экземпляр номенклатуры дел с итоговой записью является учетным документом для дел временного хранения, в связи с чем, хранится в архиве нотариальной конторы постоянно.

Все документы до сдачи их в архив должны храниться в закрывающихся шкафах, предохраняющих документы от пыли, воздействия солнечного света, и в условиях, обеспечивающих сохранность.

По окончании года в нотариальной конторе производится подготовка дел для архивного хранения: уточняется систематизация документов в нарядах (делах), производится их оформление, дела постоянного и долговременного хранения заключаются в твердый переплет, документы перекладываются в хронологическом порядке и прошиваются прочной ниткой в 3 - 4 прокола. Листы нарядов (дел) нумеруются карандашом в правом верхнем углу каждого листа документа. [29, c.154]

Если на листах уже была нумерация, но она не совпадает с новой, то прежние номера зачеркиваются простым карандашом, а новые становятся рядом. В конце каждого наряда производится запись о количестве прошитых и пронумерованных листов с подписью ответственного лица.

На обложке наряда должен быть заголовок в соответствии с номенклатурой дел, другие необходимые надписи - о количестве листов, годе образования. Записи должны быть совершены четко, светостойкими чернилами или тушью.

2.2 Виды и формы нотариальных документов и удостоверительных надписей

Целый ряд прав и действий подлежит обязательному нотариальному удостоверению. Нотариус как советник, а при необходимости доверенное лицо участников юридических соглашений. В любом случае прибегнувший к нотариальной защите может быть уверен: нотариальный акт надежно закрепляет его права и интересы, защищает от юридических рисков.

Предпочтительность нотариального удостоверения прав состоит в следующем:

- нотариально оформленный документ предоставляет и защищает право от имени государства;

- нотариальный акт публично признается как достоверный и имеет повышенную доказательственную силу (весьма сложно оспорить достоверность фактов, изложенных в таком документе, его юридическую чистоту и силу);

- до совершения нотариального действия нотариус подробно разъясняет права и обязанности сторон, осведомляет о юридических последствиях сделки, проверяет соответствие содержания сделки действительным намерениям сторон и требованиям законодательства, принадлежности прав на недвижимость, правоспособности юридического лица, полномочий сторон и их представителей, установление личности обратившегося за совершением нотариального действия, проверку дееспособности физических лиц;

- нотариальный акт должен в полном объеме соответствовать законодательству;

- ущемление прав по нотариальному акту в принципе невозможно, так как в первую очередь нотариус обеспечивает законность сделки и сохранность интересов всех лиц, права которых затрагивает или может затронуть этот акт; прямая обязанность нотариуса составить документ квалифицированно, закрепить права всех участников сделки надлежащим образом;

- нотариус выступает независимым и беспристрастным советником сразу всех сторон сделки, а также гарантом законности всех ее условий - независимо от положения сторон, от того, кто вносит нотариальный тариф, и других обстоятельств;

- нотариус, занимающийся частной практикой, несет перед обратившимся полную имущественную ответственность за профессиональную ошибку (дополнительной гарантией имущественной ответственности является обязательное страхование профессиональной деятельности) и т.д. [24, c.169]

В ст. 3 Закона РК «О нотариате» гарантии нотариальной деятельности еще более конкретизируются:

- в осуществлении нотариальной деятельности нотариусы и другие уполномоченные на совершение нотариальных действий лица независимы и подчиняются только закону. При этом они руководствуются Законом РК «О нотариате» и другими нормативными правовыми актами, а также международными договорами, ратифицированными Республикой Казахстан, регулирующими такую деятельность;

- физическим и юридическим лицам гарантируется тайна совершенных ими нотариальных действий. Обеспечение тайны нотариальных действий обязательно для лиц, прекративших работу в качестве нотариуса;

- сведения о нотариальных действиях, копии или дубликаты выданных нотариусом документов выдаются только юридическим и физическим лицам, по поручению которых совершались нотариальные действия, либо их уполномоченным лицам. Сведения о нотариальных действиях и документы выдаются по письменному требованию суда, органов следствия и дознания, по находящимся в их производстве делам органов исполнительного производства, органам прокуратуры, также органам юстиции и нотариальным палатам, уполномоченным Законом РК «О нотариате» осуществлять проверку деятельности нотариусов;

- лица, умышленно разглашающие сведения о совершенном нотариальном действии, несут ответственность в соответствии с действующим законодательством. [2]

Согласно главе 8 Закона Республики Казахстан «О нотариате» при удостоверении сделок, свидетельствовании верности копий документов и выписок из них, подлинности подписи на документах, верности перевода документов с одного языка на другой, при удостоверении времени предъявления документов на соответствующих документах совершаются удостоверительные надписи. [2]

В подтверждение права наследования, права собственности, удостоверения фактов нахождения гражданина в живых и в определенном месте, тождественности гражданина с лицом, изображенным на фотографии, принятия на хранение документов выдаются соответствующие свидетельства.

Удостоверительные надписи совершаются нотариусом, а свидетельства выдаются и в других, не названных в главе 8 Закона РК «О нотариате» случаях. Так, на векселе при предъявлении его к платежу (при оплате по векселю) совершается удостоверительная надпись о платеже; при предъявлении чека к платежу и неоплате его на чеке совершается удостоверительная надпись о неплатеже. [2]

Удостоверительная надпись может быть совершена и при наложении запрещения об отчуждении имущества, являющегося предметом залога. Эта надпись излагается на договоре о залоге имущества после надписи, удостоверяющей сделку (залог).

Свидетельство может быть выдано и в подтверждение факта передачи заявления одного физического (юридического) лица другому физическому (юридическому) лицу. Свидетельством, выдаваемым нотариусом, удостоверяются и полномочия душеприказчика, если завещатель назначил исполнителя своего завещания.

Кроме свидетельств и удостоверительных надписей существуют и иные формы нотариальных документов, например, при совершении такого нотариального действия, как наложение запрещения отчуждения имущества, выдается нотариальный документ, который называется «запрещение». [18]

При совершении морского протеста изготавливается «акт о морском протесте».

Соответствующие акты составляются при протесте векселя в неплатеже, неакцепте, недатировании акцепта, при производстве экспертизы. На различных документах, подтверждающих бесспорность задолженности и включенных в Перечень, установленный Правительством Республики Казахстан, нотариусы совершают исполнительные надписи.

При совершении нотариального действия «обеспечение доказательств» в зависимости от вида судебного доказательства нотариус составляет либо протокол допроса свидетеля; либо протокол осмотра вещественного (или письменного) доказательства.

В соответствии с п. 4 ст. 1233 ГК РК составляется протокол и после вскрытия нотариусом закрытого завещания, переданного ему завещателем. При этом нотариус выдает наследникам после вскрытия завещания «нотариально удостоверенную копию» протокола. [37, 38]

В связи с тем, что все нотариальные действия совершаются от имени Республики Казахстан, формы нотариальных свидетельств, удостоверительных надписей на сделках и свидетельствуемых документах, а также формы актов, запрещений, исполнительных надписей устанавливаются единые для всех нотариусов и утверждаются Министерством юстиции Республики Казахстан.

Применяя нормы иностранного права, нотариусы в соответствии с ст. 76 главы 11 Закона РК «О нотариате» совершают удостоверительные надписи и по формам, предусмотренным законодательством других стран, если это не противоречит международным договорам Республики Казахстан. [2]

Нотариальные документы изготавливаются по установленным формам на чистых листах бумаги, личных бланках или бланках государственной нотариальной конторы и обязательно скрепляются печатью нотариуса.

Каждый нотариус - и работающий в государственной нотариальной конторе, и занимающийся частной практикой - имеет личную печать с изображением Государственного герба Республики Казахстан, указанием фамилии, инициалов, должности нотариуса и места его нахождения или наименования государственной нотариальной конторы. [40, c.26]

Нередко в нотариальной практике при изготовлении документов используются штампы удостоверительных надписей.

В нотариальном производстве используются бланки установленного образца, имеющие учетную серию и номер, выполненные с применением полиграфических степеней защиты, для нотариального оформления:

- сделок с недвижимостью;

- доверенностей на распоряжение имуществом;

- свидетельств о праве на наследство (по закону и по завещанию);

- свидетельств о праве собственности на долю в общем имуществе супругов.

При изготовлении таких бланков для нотариальных документов применяются следующие степени защиты:

- бумага большой плотности, имеет хаотично расположенные волокна и вкрапления красного цвета;

- бланк выполнен на гербовой бумаге с водяными знаками. Рисунок по сетке в центре бланка в виде герба Республики Казахстан в верхней части документа;

- по краям документа находятся гильоширные элементы в виде розеточек;

- в нижней части бланка сделан микротекст «Казахстан»;

- необычные рисунки на сеточке, которые переходят один в другой, выполнены реактивными красками, реагирующими на химическое воздействие;

- нумерация выполнена специальной краской;

- ирис (плавный переход одного цвета в другой) выполнен по всему полю бланка. На оборотной стороне ирис выполнен посередине;

- бланк сделан на листе формата А-4. Защитная сетка присутствует и на обороте. [28, c.147]

Цель введения таких бланков в делопроизводство нотариусов, заключалась в принятии со стороны органов юстиции «дополнительных мер по защите прав и законных интересов граждан и юридических лиц, снижению уровня криминогенности в сфере гражданского оборота с недвижимостью». Номерные бланки с отмеченными степенями защиты используются всеми нотариусами Республики Казахстан и в настоящее время.

По установленным стандартам должны быть оформлены и документы, касающиеся финансово-хозяйственной деятельности нотариусов. При заполнении таких документов нотариусы часто используют готовые бланки, изготовленные в соответствии с требованиями тех органов, куда эти документы представляются.

Нотариусы выдают выписки из реестров для регистрации нотариальных действий по письменному заявлению физических или юридических лиц, по поручению или в отношении которых совершались нотариальные действия, а также по письменному требованию суда, прокуратуры, органов следствия и дознания, в связи с находящимися в их производстве уголовными или гражданскими делами, а также по требованию арбитражных судов в связи с разрешаемыми ими спорами. [11, c.135]

В случае же утраты документов, удостоверенных или выданных нотариусами указанным лицам или органам, им выдаются дубликаты утраченных документов.

Нотариусы также выдают дубликаты завещаний, поступивших на хранение от должностных лиц, имеющих право на удостоверение завещаний в соответствии с законодательством РК.

Выдача дубликатов документов производится с соблюдением требований казахстанского законодательства о сохранении тайны совершения нотариальных действий.

На дубликате, который должен содержать весь текст удостоверенного или выданного документа, совершается удостоверительная надпись по установленной форме. Дубликат завещания может быть выдан завещателю, а после его смерти указанным в завещании наследникам по представлении свидетельства о смерти завещателя.

В случае смерти наследников, которые были указаны в завещании, дубликат завещания может быть выдан их наследникам по представлении ими свидетельства о смерти завещателя и умершего наследника, после которого они наследуют, а в необходимых случаях - и документов, подтверждающих родственные отношения наследников с наследодателем (если эти документы не были представлены ранее).

По факту предоставления указанных документов наследникам умершего гражданина может быть выдан и дубликат документа, подтверждающего принадлежность наследодателю наследственного имущества.

2.3 Наряды составляемых нотариусом документов и наследственных дел, передача их на хранение

Для хранения всех истребованных и оставленных после совершения нотариального действия документов (в том числе правоустанавливающих документов, копий с них, различных свидетельств, выписок из государственных реестров, справок и т.д.), а также одного из экземпляров изготовленных нотариальных документов нотариусы должны вести наряды.

При формировании нарядов необходимо соблюдать следующие правила:

- помещать в наряды только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с утвержденной номенклатурой дел;

- помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

- группировать в наряды документы одного делопроизводственного года, за исключением переходящих дел;

- раздельно формировать в наряды документы постоянного и временного хранения;

- в наряды не должны подшиваться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;

- количество листов в наряде не должно превышать 250. [23, c.114]

Как правило, наряды формируются по видам нотариальных документов.

Так, договоры об отчуждении недвижимого имущества вместе с представленными для совершения нотариальных действий документами подшиваются в один наряд, завещания - в другой, доверенности - в третий, исполнительные надписи - в четвертый, документы, связанные с депозитным производством, - в пятый, и т.д.

Обращения граждан по вопросам работы нотариата и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.

Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся.

Обложки нарядов оформляются по ГОСТу 17914-72 (приложение N 8):

- наряды постоянного срока хранения заключаются в твердую обложку и прошиваются прочными нитками в 4 прокола, надписи на обложках производятся светостойкими чернилами, в конце на отдельном листе ставится заверительная подпись по форме: "в наряде прошнуровано и пронумеровано на 5 (пяти) листах. Ответственный за архив - подпись, дата";

- наряды временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частично оформлению - допускается хранение в скоросшивателях, листы не нумеруются, заверительные надписи не составляются. [18]

Каждый наряд должен быть озаглавлен в зависимости от видов подшитых в него нотариальных документов. Если нотариус удостоверяет, например, много договоров, связанных с отчуждением недвижимого имущества, он может подшивать в отдельные наряды договоры купли-продажи, дарения и соответственно озаглавливать их. В отдельный наряд группируются все постановления об отказе в совершении нотариальных действий. Отдельно должны быть сброшюрованы и документы, касающиеся финансово-хозяйственной деятельности нотариуса.

Наряды должны формироваться так, чтобы в них можно было легко и быстро найти необходимый в текущей работе документ. Для этого следует на обложках нарядов указывать и период времени, за который были изготовлены подшитые в них экземпляры нотариальных и других документов.

Например, так: «Договоры об отчуждении недвижимого имущества, удостоверенные в период с 5 января по 14 февраля 2011 г". Документы в нарядах должны быть подшиты в хронологическом порядке по мере совершения нотариальных действий, а все листы пронумерованы. [18]

В нотариальной практике принято нумеровать листы нарядов карандашом, так как в случае расторжения нотариально удостоверенного договора, например в отношении объекта недвижимости, вновь становится действительным подшитый в наряд правоустанавливающий документ, который должен быть изъят из наряда и возвращен лицу, представившему его нотариусу.

Листы в нарядах нумеруются арабскими цифрами в правом верхнем углу, не задевая текста документов, черным графическим карандашом или нумератором. Употребление цветных карандашей и чернил для нумерации листов запрещается.

На все заверенные в делопроизводстве нотариата наряды постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и наряды по личному составу, прошедшие экспертизу ценностей, составляются описи нарядов.

Опись нарядов - это систематизированный перечень заголовок нарядов, раскрывающий состав и содержание нарядов (приложение 9, 10).

Описи нарядов составляются отдельно на:

- наряды постоянного хранения;

- наряды временного (до 10 лет) хранения;

- наряды временного (свыше 10 лет)

- хранения;

- наряды по личному составу. [18]

Годовые разделы описи на наряды постоянного срока хранения составляются в четырех экземплярах, заверяются ответственным за делопроизводство нотариусом в государственной нотариальной конторе или нотариусом, занимающимся частной практикой, подписываются экспертной комиссией и согласовываются с руководителем нотариата.

Описи на наряды постоянного хранения направляются на утверждение в соответствующих госархив. Три экземпляра описи после утверждения остаются в госархиве, один возвращается в государственную нотариальную контору или нотариусу, занимающемуся частной нотариальной практикой.

В соответствии с утвержденными годовыми разделами описи государственной нотариальной конторы нотариусы, занимающиеся частной практикой, обязаны в установленные сроки сдать в госархив на хранение все наряды, внесенные в опись.

На документы, отобранные к уничтожению, составляется акт в двух экземплярах, который рассматривается одновременно с описями нарядов и утверждается руководителем государственной нотариальной конторы или нотариусом, занимающимся частной практикой, после чего наряды, выделенные к уничтожению, уничтожаются.

Определенный порядок установлен для хранения нотариальных свидетельств о праве на наследство и документов, на основании которых такие свидетельства были выданы. [18]

По первому заявлению о принятии наследства (о выдаче свидетельства о праве на наследство и т.д.), поступившему к нотариусу, на которого возложено совершение этого нотариального действия (или в государственную нотариальную контору по месту открытия наследства), заводится наследственное дело по фамилии умершего с указанием его имени, отчества и даты смерти. Это заявление и все приложенные к нему документы подшиваются в отдельное дело.

Все последующие заявления - от других наследников, дополнительные, об отказе от наследства, о принятии мер к охране наследственного имущества, о выдаче распоряжений об оплате расходов за счет наследственного имущества, претензии кредиторов, а также другие документы, которые истребуются для оформления права наследования (оплаты расходов), подшиваются в наследственное дело.

К этому же наследственному делу приобщаются и все письма, поступившие от наследников, копии ответов на них нотариуса, копии запросов, направленных в те или иные организации, ответы на них и вся остальная переписка по наследственному делу.

Подшиваются в наследственное дело и акт описи имущества, если нотариус принял меры охраны, а также экземпляр каждого выдаваемого нотариусом документа - свидетельства о праве на наследство, свидетельства о праве собственности, выданного пережившему супругу, распоряжения об оплате расходов за счет наследственного имущества и т.д. [18]

После выдачи свидетельства о праве на наследство все листы наследственного дела должны быть пронумерованы, количество их указывается на обложке этого дела, и оно списывается в архив.

При последующем обращении наследников, например, для получения дополнительного свидетельства о праве на наследство или дубликата утраченного свидетельства, даже через много лет после того как было заведено наследственное дело, производство по нему возобновляется.

К материалам наследственного дела приобщаются все вновь поступившие заявления, а также приложенные к ним документы и экземпляры выдаваемых дополнительных свидетельств о праве на наследство.

О выдаче дубликата производится соответствующая запись на заявлении наследника об утрате свидетельства. Второе наследственное дело на одного и того же наследодателя не может быть заведено ни при каких обстоятельствах.

Возвращение каких-либо документов лицам, представившим их при совершении нотариального действия, из нарядов или наследственных дел не разрешается. Изъятие и выдача имеющихся у нотариусов документов возможны только в установленных законом случаях при следующих обстоятельствах:

- при расторжении нотариально удостоверенного договора по соглашению сторон нотариус возвращает представленный ему ранее правоустанавливающий документ, заменяя его в наряде копией с этого документа;

- при признании сделки недействительной судом нотариус на основании вступившего в законную силу решения суда возвращает правоустанавливающие документы по требованию стороны, представившей эти документы. Копии возвращенных правоустанавливающих документов, а также решение суда подшиваются в наряд;

- по требованию суда, прокуратуры, органов следствия в связи с находящимися в их производстве уголовными или гражданскими делами, а также по требованию арбитражного суда в связи с находящимися в его разрешении спорами нотариус выдает из нарядов документы, указанные в определении суда или постановлении о выемке, а также наследственные дела. При этом нотариус должен составить протокол выемки и оставить у себя не только запрос (требование), но и копии истребованных документов и дел. После вступления решения суда или приговора в законную силу нотариальные документы должны быть возвращены нотариусу вместе с копией судебного постановления. [18]

Как видно из приведенного выше анализа требования к оформлению нотариальной документации весьма строги, для каждого вида документа определены особые условия делопроизводства.

Особое место в нотариальном делопроизводстве отводится условиях подготовки и хранения документации в архивах, в форме нарядов.

Несмотря на такие жесткие требования, случаются ситуации, когда происходит утрата или подделка нотариальной документации, что объясняется несовершенством бумажных носителей, на которых распечатываются нотариальные документы. Решению этой проблемы посвящена следующая глава данной работы.

3. Совершенствование делопроизводства в нотариальной деятельности на основе внедрения систем электронного документооборота

3.1 Внедрение в нотариальную деятельность государственной системы электронного нотариата «ЕНИС»

Постоянное совершенствование и развитие законодательства в области создания электронного правительства позволило закрепить в нем нормы, предоставляющие гражданам и предпринимателям право при получении государственных услуг и лицензий не внося справки, нотариально заверенные копии документов, которые уже содержатся в государственных электронных ресурсах.

Одним из таких проектов государства стала Единая информационная система нотариата ЕНИС. ЕНИС или по-другому «е-нотариат» создана с целью обеспечения прозрачности нотариальной деятельности, существенного снижения рисков мошенничества при заключении сделок за счет идентификации и проверки документов физических и юридических лиц, движимого и недвижимого имущества, а также земельных участков. До сих пор в этой сфере не все было благополучно. [40] К примеру, с 1998 года за нарушения нотариальной деятельности приостановлено действие 226 лицензий, в судебном порядке по иску Министерства юстиции лишены лицензии 26 нотариусов, прекращено действие 118 лицензий.

Единая нотариальная информационная система позволяет нотариусам проводить проверку документов и определять статус граждан через государственные базы данных. При этом предусмотрено обязательное наличие электронной цифровой подписи у нотариусов, а также ведение, как обычного реестра регистрации нотариальных действий, так и электронного реестра «е-нотариата».

Детальные исследования АО «Национальные информационные технологии» совместно с Министерством юстиции РК, которые являются разработчиками программы, убедили в том, что ЕНИС имеет высокий уровень защиты: все личные данные клиентов доступны в ней только пользователю, то есть самому нотариусу.

В сегменте электронного реестра, доступном для других нотариусов, которые удостоверяют подлинность документов посредством ЕНИС, отражаются лишь даты, номера, тип действия и анкетные данные физических лиц, совершивших те или иные нотариальные действия.

Контроль за безопасностью информации будет осуществляется, как Министерством связи и информации, так и органами национальной безопасности. Единая нотариальная информационная система «е-нотариат» дает огромные возможности для сокращения времени обслуживания граждан у нотариусов, а также ограждает самих нотариусов от действий мошенников.

К примеру, при заверении сделок с недвижимостью нотариус может установить юридическое состояние недвижимости в режиме реального времени, обратившись к базам данных центров недвижимости. Это исключает необходимость представления справки об отсутствии обременения.

Цель создания и внедрения ЕНИС заключается в обеспечении эффективной работы нотариусов и их взаимодействие с республиканской и территориальными нотариальными палатами, с МЮ РК, обеспечении населения качественными, правовыми нотариальными услугами, формирование своевременной и достоверной отчетности о нотариальных действиях.

В декабре 2009 года ЕНИС была внедрена в опытную эксплуатацию в пилотной зоне - городе Астана.

Задачами проекта ЕНИС стали:

- реализация государственной политики в области нотариальной деятельности;

- ведение централизованного реестра нотариальных действий нотариусов;

- реализация возможности в реальном режиме времени проверить документы и статус физических, юридических лиц, движимого и недвижимого имущества, земельных участков;

- обеспечение населения качественными правовыми услугами, исключение мошенничества и рейдерства;

- обеспечение контроля и мониторинга нотариальной деятельности на территории Республики Казахстан;

- повышение качества работы нотариусов за счет информационной поддержки их деятельности, а также повышение эффективности оказания нотариальных услуг.

Автоматизация бизнес-процессов нотариальной деятельности предназначена для создания электронного нотариального реестра совершенных нотариальных действий, снижения риска мошенничества при заключении сделок за счет идентификации и проверки документов физических и юридических лиц, недвижимого и движимого имущества, а также земельных участков, для повышения качества работы нотариусов за счет автоматизации их деятельности по проверке на легитимность документов и статусов физических (недееспособный, осужденный, умерший, разыскиваемый) и юридических лиц (действующий/недействующий), и недвижимого и движимого имущества (отсутствие обременения), а также в целях упрощения процесса координации и мониторинга деятельности нотариусов.

Благодаря созданию и внедрению ЕНИС стало возможным обеспечение информационного взаимодействия между нотариусами и нотариальными палатами, а также контролирующим органом - Министерством юстиции Республики Казахстан, координации нотариальной деятельности, предоставления полной и достоверной информации обо всех зарегистрированных нотариальных документах и интеграция с информационными системами государственных баз данных «Физические лица», «Юридические лица», «Регистр недвижимости», «Е-лицензирование», «Записи актов гражданского состояния», Национальным удостоверяющим центром, Платежным шлюзом ЭП.

Структурно ЕНИС представляет собой централизованную информационную систему, объединяющую всех пользователей с использованием публичных каналов связи (Интернет). Сервер ЕНИС взаимодействует с пользователями системы с помощью веб-интерфейса (обычного браузера).

При работе с ЕНИС аутентификация пользователей производится по ЭЦП, аутентификация сервера при этом обеспечивается SSL сертификатом, обмен информацией ведется в защищенном режиме (SSL соединение).

Программа обеспечивает своевременную и достоверную отчетность о нотариальных действиях, эффективную работу нотариусов и их взаимодействие с республиканской и территориальными нотариальными палатами, с министерством юстиции РК. Населению в свою очередь предоставляются качественные, правовые нотариальные услуги. [40]

За прошедший 2010 год 90 процентов нотариусов Республики Казахстан подключены к системе «е-нотариат». В 2011-2012 годах будут проведены работы по тиражированию системы по территории всего Казахстана.

Как видно из представленного выше описания ЕНИС является довольно прогрессивной справочной системой, но все-таки функционал ее сильно ограничен. И среди самых главных ее недостатков можно выделить одностороннее взаимодействие с пользователем в лице нотариусов и рядовых граждан.

Интеграция с сервисом ЭЦП (электронная цифровая подпись) могла бы существенно расширить функционал ЕНИС за счет обеспечения онлайн-приема и обработки нотариальных документов между нотариусами и их клиентами. Помимо этого существенно сократились бы сроки обновления базы данных нотариальных документов интернет-портала ЕНИС.

Вернемся к возможности использования в системе электронного нотариата электронной цифровой подписи.

Представление документов в электронной форме является разновидностью обращения в государственные органы с целью получения государственных услуг. Порядок обращения за получением государственных услуг будет регулироваться Законом РК «О государственных услугах», который в настоящее время находится на стадии законопроекта. [42]

В то же время указанный законопроект, в его нынешнем виде, не в полном объеме отвечает потребностям казахстанского общества, поскольку не учитывает специфики представления отдельных документов в силу особенностей их принятия или особого порядка передачи. В частности, в законопроекте должен найти отражение тот факт, что в некоторых случаях нотариус не только может, но и обязан представлять документы в электронном виде.