Теоретичні засади спеціального документознавства

- електронні документи, що є продуктами різних безпаперових технологій (електронна пошта, цифрові фотографії, електронні записні книжки, електронні газеті тощо).

Оцифровані документи виокремлено в окремий вид електронних документів з огляду на тенденцію до перетворення традиційних документів в цифрову форму. Таким чином, оцифровані документи, хоча й є копіями традиційних документів, однак починають відігравати самостійну роль і набувають важливого значення в житті суспільства.

Оцифровані документи - це документи, отримані в результаті конверсії паперових чи технотронних документів в цифрову форму.

Така конверсія називається оцифровуванням. Оцифровування - це перетворення документа з традиційної властивої йому форми в цифрову (комп'ютерну). В комп'ютері оцифрований документ подається у вигляді файлу.

Найпростіша технологія оцифровування, поширена достатньо широко, - сканування. Сканування дозволяє перевести ілюстративні, графічні документи, фотографії в електронну форму - в файли.

Розроблені технології оцифровування звуку і відео. Прикладами оцифровування фоно- і відеодокументів є компакт-диски і лазерні відеодиски.

Сучасні електронні документи - це документи, що функціонують лише в цифровій формі. Такі електронні документи є інформаційними продуктами останніх інформаційних технологій: Інтернет-технологій, WWW-технологій, мультимедіа. Сучасні електронні документи - це інтеграція в єдиний документ:

- вербальної інформації;

- фото;

- відеофрагментів;

- звуку;

- анімації;

- графіки [2, с.122].

Поєднання кількох типів інформації (тексту, графіки тощо) означає багатосередовищність, тобто (буквально) мультимедіа. Мультимедійні продукти надають користувачу різноманітну інформацію зазначених видів, поєднану в єдине ціле певною метою. Інтерактивна система мультимедіа використовує комбінацію цих складових, однак додатково знаходиться під контролем користувача й організовує діалог користувач-система.

Мультимедіа продукти дуже поширені на сьогодні і з доступністю засобів обчислювальної техніки їх стає все більше. Найпоширенішими з них є мультимедійні ігри та енциклопедії.

Особливістю сучасних електронних документів є їх багатофайловість, тобто якщо для оцифрованих документів характерне оцифровування документа в один файл (як правило), то мультимедіа продукти містять деяку кількість комп'ютерних файлів. Ця властивість характерна й для Web-сторінок Інтернету.

Сучасні електронні документи мають великий обсяг і для свого зберігання вимагають носіїв великої місткості. Найпоширенішими носіями для мультимедіа продуктів є оптичні диски CD-ROM, CD-R.

Продуктом безпаперових технологій є, перш за все, електронна пошта. Електрона пошта - це пересилання повідомлень у вигляді файлів телекомунікаційними каналами. Файл може містити повідомлення (лист, статтю тощо), малюнок, фотографію, попередньо оцифровані, а також бази даних тощо.

На сьогодні електронна пошта - один з видів сервісу як в мережі Інтернет, так і в інших телекомунікаційних каналах, що найбільш широко використовується.

Документи такого виду швидко наповнюють архіви різних установ та організацій. Зберігання здійснюється на ZIP-дискетах та CD-R.

Іншим різновидом безпаперової технології є цифрове фотографування, що стає все більш популярним. В найближчому майбутньому можливе надходження таких дискет з цифровим фото на державне зберігання.

В якості класифікаційної моделі може бути представлене також ранжування електронних документів в залежності від комбінації метаданих:

- однорангові електронні документи: документ складається з одного типу даних, поєднаних однією структурою, і записаний в один файл певного формату;

- дворангові електронні документи: документ складається з кількох типів даних, поєднаних однією структурою, і записаний в один файл певного формату бази даних, документи, що складаються з геометричних обєктів;

- трирангові: документ складається з кількох типів даних, поєднаних кількома структурами, і записаними в один файл певного формату;

- чотирирангові: документ складається з кількох типів даних, поєднаних кількома структурами, і записаними в кілька файлів спільного формату;

- пятирангові електронні документи: документ складається з кількох типів даних, поєднаних кількома структурами, і записаними в кілька файлів різних [9, с.74].

Всередині кожного рангу документи можна поділяти за конкретними технологіями, в межах яких вони були створені: текстовим чи графічними процесором, типами СУБД, гіпертекстовими системами тощо.

2.2 Напрямки розвитку спеціального документознавства

Об'єктивна необхідність формування вітчизняної системи навчальної літератури для підготовки фахівців сфери документознавства та інформаційної діяльності зумовлює останнім часом активізацію зусиль українських документознавців у цьому напрямі. Значущим результатом спільної роботи таких відомих українських документознавців, як Н. Кушнаренко та Г. Швецова-Водка, а також викладача Відкритого міжнародного університету розвитку людини "Україна" Ю. Трач став випуск першого навчального посібника з дисципліни "Спеціальне документознавство", призначеного для дистанційного навчання студентів спеціальності "Документознавство та інформаційна діяльність" [1,с. 87].

Документознавство як система наукового знання пройшло тривалий шлях й інтенсивний розвиток. Становлення його змістових аспектів отримує своє вираження в навчальних виданнях, підготовлених провідними українськими науковцями.

Вихідною ланкою для наявної сьогодні значної кількості навчальної літератури став підручник Н. Кушнаренко "Документоведение". Базуючись на досвіді викладання курсу "Документознавство" в Московському державному університеті культури і мистецтв та особистому погляді на теорію і типологію документа, Наталія Миколаївна здійснила у 1997 р. перший в Україні систематизований виклад змісту навчальної дисципліни "Документознавство" в однойменному підручнику, який вже витримав вісім стереотипних видань [2, с.45].

Вдалою виявилася спроба С. Кулешова щодо створення першого в Україні навчального посібника зі спеціального документознавства (2003). Він подав систематизований виклад усіх аспектів управлінського документознавства .

Сергій Георгійович висвітлив витоки та історію становлення управлінського документознавства, деякі термінологічні питання, ґрунтовно охарактеризував предмет управлінського документознавства. У подальшому В. Бездрабко у навчальному посібнику "Управлінське документознавство" напрочуд успішно представила здобутки документознавців і розглянула історіографічні, теоретичні та прикладні аспекти управлінського документознавства на окреслених С. Кулешовим засадах цієї дисципліни. Посібник В. Бездрабко вийшов двома виданнями [4, с. 59].

Не можна не згадати також двічі виданий навчальний посібник Ю. Палехи та Н. Леміш "Загальне документознавство" , автори якого розглядають цю дисципліну в контексті її спрямування на узагальнення досвіду практичної роботи з усіма видами документів.

Усі згадані навчальні джерела репрезентують у сукупності доволі цілісну концепцію науки про документ, оскільки розкривають як загальні, так і спеціальні її аспекти. Особливе місце в системі видань, призначених для фахової підготовки документознавців, посідають навчальні посібники Г. Швецової-Водки "Документознавство" та "Общая теория документа и книги". Ім'я авторки асоціюється із дослідженням актуальних документознавчих проблем й виробленням базових підходів до визначення функціональної сутності документа, а також його типологічного пізнання. Тривале вивчення феномену документа призвело до формулювання нею восьми основних його значень, що застосовуються в теорії та практиці інформаційної діяльності, історичній науці, інших дисциплінах. Ці та інші положення авторської концепції Г. Швецової-Водки щодо основних теоретичних питань загального документознавства знайшли відображення у згадуваних посібниках, що отримали схвальні відгуки відомих українських і російських фахівців у галузі документознавства та книгознавства.

Здійснюючи підготовку навчальної літератури з фундаментального для студентів відповідної спеціальності курсу "Документознавство", вітчизняні автори, маючи відмінні погляди на окремі теоретичні та методологічні питання науки про документ, спільними зусиллями формують навчально-методичне підґрунтя зазначеної дисципліни.

Авторам посібника "Спеціальне документознавство" Н. Кушнаренко та Ю. Трач і науковому редактору Г. Швецовій-Водці вдалося узагальнити основні погляди щодо розуміння сутності об'єкта спеціального документознавства, провідні підходи до класифікації документів та особливостей систем документів, що становлять предмет його розгляду. Не залишились поза увагою дослідників питання, пов'язані з тематикою, функціональними особливостями, специфікою матеріально-конструктивної форми тощо текстових і нетекстових, опублікованих і неопублікованих технотронних документів. До речі, саме завдяки зусиллям авторів та наукового редактора аналізованого навчального посібника до активної частини сучасного термінологічного середовища документознавства може бути введене поняття "технотронний документ", що є сьогодні об'єктом студіювання для знаних українських та російських документознавців. Не можна не відзначити доволі вдалу спробу представлення в навчальному посібнику деяких уточнень фахівців щодо визначення окремих дискусійних у книго- та документознавчому сенсі понять, що позначають певні категорії видань, а також (як позиціонують їх автори) документів з особливим способом публікування (депонованих і патентних) [2, с.49].

Продумана та зрозуміла модульна структура навчального посібника "Спеціальне документознавство" забезпечує, з одного боку, належне (послідовне та ґрунтовне) засвоєння теоретичних відомостей, а з іншого -- дає змогу раціонально організувати самостійне опрацювання навчального матеріалу, вдатись до самостійного пошуку інформації з джерел, рекомендованих у списку літератури тощо. У модулі 1 "Неопубліковані документи і документи з особливим способом публікування" визначені відповідні поняття; висвітлені засади класифікації службових документів й вимоги до їхнього тексту, оформлення та реквізитів; охарактеризовані види службових, депонованих та патентних документів. Матеріал модуля 2 "Загальна характеристика видань. Текстові видання" охоплює визначення цих категорій документа, аспекти їхньої класифікації та характеризує види неперіодичних і серіальних текстових видань. У модулі 3 "Нетекстові твори і друковані видання" подано інформацію щодо класифікації та характеристики образотворчих, картографічних, нотних видань. Модуль 4 "Технотронні документи" побудований на характеристиці перфорованого, мікрографічного, магнітного, оптичного та голографічного документа, а також кінофотофонодокументів з точки зору їхніх специфічних ознак, особливостей документування та відтворення інформації.

Важливе місце в структурі зазначеного модуля посідають питання, пов'язані з визначенням поняття "електронний документ" та його класифікацією.

Уведення до змісту навчального видання питань для самоперевірки, тестових та завдань модульної контрольної роботи стимулює активне мислення і спрямованість студента на узагальнення отриманих знань. Актуальність термінологічної проблематики документознавства, у тому числі спеціального, зумовила виділення Н. Кушнаренко та Ю. Трач у межах навчального посібника термінологічного словника, що становить важливе підґрунтя системи нагромаджуваних студентами професійних знань.

У списку використаних та рекомендованих джерел максимально повно відображені основоположні й дотичні до проблем спеціального документознавства державні та галузеві стандарти, закони України. Не менш ретельно автори та науковий редактор навчального посібника "Спеціальне документознавство" підійшли до виявлення та добору наукової, навчальної та довідкової літератури, репрезентованої у зазначеному списку.

Основними завданнями будь-якого навчального видання є не лише віддзеркалення ступеня розвитку відповідної галузі знань, а й органічне входження його до сформованої галуззю системи навчальної літератури. До появи навчального посібника "Спеціальне документознавство" Н. Куш-

наренко та Ю. Трач засади спеціального документознавства як дисципліни, що розглядає різні види, типи документів (у тому числі неопублікованої документації) та їхні характеритики, були представлені в навчальній літературі винятково в контексті вивчення управлінських документів. Наразі спостерігаємо надзвичайно важливий крок у розвитку документознавства як комплексу навчальних дисциплін, оскільки новий навчальний посібник вибудовує доволі струнку систему знань з питань спеціального документознавства. Безумовно, він спроможний виконувати роль основоположного джерела для продовження роботи над навчальними посібниками, що охоплюватимуть часткові аспекти спеціального документознавства.

Висновки

Спеціальне документознавство пройшло великий шлях свого становлення. Насамперед треба зазначити що саме видатний вчений Поль Отле заклав фундамент для розвитку цієї дисципліни.

На сучасному етапі, спеціальне документознавство є науковою дисципліною, яка виникла з традиційного документознавства. У всесвітній мережі Інтернет є некомерційні електронні бібліотеки, в яких практично всі видання представлені в текстових чи упакованих текстових форматах, тобто одержаних в результаті попереднього стиснення відповідного файлу спеціальними програмами - архіваторами. Такі видання характеризуються мінімальним інформаційним обсягом і можуть бути швидко завантажені на комп'ютер користувача.Видання, забезпечує його незалежність від шрифтових гарнітур, встановлених на комп'ютері користувача, однак вимагає використання спеціальних засобів для його перегляду.

Спеціальне документознавство сформувалося вперше як допоміжна дисципліна у рамках документознавства, архівознавства, а після переходу на інформаційну парадигму і виникнення теоретичної бази виділилось у вигляді самостійної дисципліни, що вивчає різні форми оперативної документації. «Нова версія» документознавства з'явилася на базі традиційного документознавства, використовуючи широке трактування документа як об'єкта документознавства.

Сучасне спеціальне документознавство має на своєму рахунку багато прогресивних концепцій та теорій. Його представники ведуть нескінченну працю з розширення його бази, ними написано багато книг та статей, котрі високо оцінені світовим науковим товариством. В останні кілька років з'явилися мережні електронні видання, що пов'язано з такими поняттями, як Web-сайт і Web-сторінка. Остання визначається як електронна сторінка у відповідному форматі, а Web-сайт - це набір пов'язаних Web-сторінок, з'єднаних загальними ознаками чи призначенням. У даний час у мережі Інтернет є значна кількість сайтів, що є, по суті, електронними виданнями, тобто аналогами книг чи брошур, але лише в електронному мережевому уявленні.

Отже, мета курсової роботи досягнута, поставлені завдання вирішені: у ході роботи було проаналізовано теоретичні аспекти з соціального документознавства у контексті відомих українських науковців.

Список використаних джерел

1. Бездрабко В. В. Управлінське документознавство : навч. посіб. / В. В. Бездрабко ; Київ. нац. ун-т культури і мистецтв, Ф-т держ. управління. -- 2-ге вид., зі змін. та доп. -- К. : [б. в.], 2006. -- 208 с.

2. Кулешов С. Г. Управлінське документознавство : навч. посіб. [для вищ. навч. закладів культури і мистецтв] / С. Г. Кулешов ; М-во культури і мистецтв України, Держ. акад. керів. кадрів культури і мистецтв. -- К. : ДАКККіМ, 2003. -- 57 с.

3. Кушнаренко Н. Документоведение : учебник / Н. Кушнаренко. -- 8-е изд., стер. -- К. : Знання, 2008. -- 459 с. -- (Серия "Высшее образование ХХІ века").

4. Кушнаренко Н. М. Спеціальне документознавство : навч. посіб. для дистанц. навч. / Н. М. Кушнаренко, Ю. В. Трач ; за наук. ред. Г. Швецової-Водки ; Відкритий міжнар. ун-т розв. людини "Україна". -- К. : Ун-т "Україна", 2010. -- 280 с.

5. Палеха Ю. І. Загальне документознавство : навч. посіб. для студ. вищ. навч. закл. / Ю. І. Палеха, Н. О. Леміш. -- Вид. 2-ге, переробл. і доповн. -- К. : Ліра-К, 2009. -- 432 с.

6. Швецова-Водка Г. Общая теория документа и книги : учеб. пособие / Г. Швецова-Водка. -- К. : Знання ; М. : Рыбари, 2009. -- 487 с.

7. Швецова-Водка Г. Документознавство : навч. посіб. / Г. Швецова-Водка. -- К. : Знання, 2007. -- 398 с.

8. Асеев, Г.Г. Электронный документооборот[Текст]: Учеб. для студентов вузов культуры и искусств / Харьк. гос. акад. культуры. - X.: ХГАК, 2000. - 470с.

9. Баласанян, В. Электронный документооборот - основа эффективного управления современным предприятием // Управление персоналом. [Текст] - 2002. - № 2. - 20 с.

10. ДСТУ 2628-94. Системи оброблення інформації. Оброблення тексту. Терміни та визначення. - Чинний від 1995-01-07. - К.: Держстандарт України, 1994.-35с.

11. ДСТУ 2737-94. Записування і відтворення інформації. Терміни та визначення. - Чинний від 1995-07-01. - К.: Держстандарт України, 1994. -158с.

12. Закон України "Про електронні документи та електронний документообіг" // Вісн. ДКАУ. - 2003. -№ 1. - 150 с

13. Закон України "Про інформацію" // Голос України. - 1992. - 13 листопада.№ 6.-125 с

14. Закон України "Про науково-технічну інформацію" // Голос України. - 1993.-23 липня.

15. Кушнаренко, Н.Н. Документоведение[Текст]: Учебник. - 3-е изд., стер. - К.: О-во «Знання», КОО, 2001. - 460с. - (Высшее образование XXI века).

16. Мешков, Д.Ю. Електронний документ[Текст]: обіг, зберігання, використання, законодавчі аспекти. Досвід ФРН (1990-2000) // Архіви України.-2001.

17. Пріб, Г.А. Патентознавство[Текст]: Навч.посібник для дистанційного навчання / За наук. Ред. С.І. Табачнікова.- К.: Університет «Україна», 2007

18. Стенюков, М.В. Документы. Делопроизводство[Текст]: Практич. Пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия. - М.: Прибор, 1995.-246с.

Размещено на Allbest.ru