Стратегия совершенствования информационной сферы в предпринимательстве

Итак, рост рынка ИТ в России по темпам роста давно обогнал естественные газонефтяные монополии и сырьевые компании, становясь самым высокодоходным по показателя «вложение - результат». Российский бизнес, хоть и с трудом, но начинает внедрять ИТ на своих предприятиях. Рост ВВП, на сегодняшний день, напрямую зависит от развития и внедрения ИТ. Но, к сожалению, эту простую истину не могут или не хотят понять руководители многих российских предприятий, пытающихся полумерами подойти к решению этого вопроса.

2.3 Моделирование информационной устойчивости предпринимательской деятельности

Формирование концепции управления предпринимательским процессом возможно только после разработки логических моделей достижения поставленных целей. Логическая модель представляет собой неформализованный алгоритм целенаправленных действий, позволяющих реализовать стратегию развития.

Метод моделирования является неотъемлемой частью системного подхода, формирующего идеологию производственно-рыночного поведения. С точки зрения научной логики этот метод можно характеризовать как наиболее полный, точный и достоверный, способный теоретически обосновать экономически целесообразное решение и предложить пути его практической реализации.

Основными элементами модели управления являются субъект и объект управления, цель, задачи, принципы, процесс, функции и система методов.

Моделирование рассматривается как метод практического и теоретического, опосредованного оперирования объектом, в ходе которого непосредственно исследуется не сам интересующий нас объект, а некоторая промежуточная вспомогательная система, которая: находится в некотором объективном соответствии с познаваемым объектом; способна в ходе познания на известных этапах замещать в определенных отношениях изучаемый объект; дает информацию об интересующем объекте.

Эта промежуточная система есть модель, способная выступать в виде естественной, искусственной знаковой системы.

Моделирование есть опосредованный метод познания, при котором изучается промежуточное, существенно более простое, чем объект, образование. Модель характеризуется следующими признаками:

· объективным соответствием с моделируемым объектом;

· способностью к замещению объекта;

· общностью свойств с моделируемым объектом (при этом модель охватывает не все свойства оригинала, а лишь те из них, что важны для исследования);

· наличием четких правил перехода от модельной информации к информации о самом объекте.

Принципиальная черта системного подхода состоит в том, что он позволяет на абстрактном языке говорить непосредственно об исследуемом объекте. Такая схема считается общепризнанной трактовкой моделирования. Она позволяет судить о возможности соответствия реальному объекту не одного абстрактного объекта, а практически бесконечного их класса, о единстве природы объекта и его модели.

Наиболее распространен вид моделирования, названный семиотическим.

Главная цель семиозиса - функционирование системы выразительных средств, есть учет ненаблюдаемых свойств объекта, что практически совпадает с функцией моделирования. Семиотические модели от простой знаковой отличает изучение интенсивной смысловой структуры объекта, его содержательной насыщенности.

Системология рассматривает не только модели существующих материальных систем, но и систем, которые могут быть осуществлены в реальном физическом мире (осуществимые модели).

Осуществимые модели подразделяются на имитационные (портретные) и оптимизационные. Имитационные модели предусматривают сравнение вариантов путем воспроизведения течения процесса, оптимизационные - ориентируются на использование аналитических методов. Имитационные и оптимизационные модели образуют блок проблемно-ориентированных моделей, имеющих единую целевую направленность - поиск лучших предпринимательских решений, и всегда предусматривающих их последующую реализацию.

Процесс, при котором осуществляется выбор варианта (в данном случае - совокупность решений и мероприятий в области эффективного управления информационными потоками), лучшего из всех возможных, есть процесс оптимизации, а сам выбор - соответствует условиями оптимальности.

Между этими видами моделей нет четких границ, (оба они направлены на поиск оптимального, т.е. лучшего из всех возможных, варианта). При этом все чаще возникают модели, сочетающие в себе и имитацию и оптимизацию.

Характерное свойство проблемно-ориентированных моделей - возможность вариации моделей, идентификаторов, алгоритмов. Появление в оптимизационных моделях имитационного режима не случайно. Оно связано с недостаточностью средств оптимизации для адекватного отражения реального содержания проблем управления инвестиционной деятельностью. Решая реальные задачи в рамках оптимизационной схемы, необходимо в большинстве случаев "отсекать" часть ее реального содержания. В этих случаях необходимо иметь возможность подробного воспроизводства процесса при нескольких вариантах управления, т.е. иметь возможность имитации этого процесса.

Особым видом семиотических моделей являются математические модели, существующие в двух формах: как формальные построения "классической" математики, подчиненные задаче предметного описания и как "разыгрываемые" на компьютерах кибернетические модели.

Модели могут быть полными и частичными, представляющими отдельные свойства объекта или его функцию (в последнем случае модель называется функциональной). Однако границы, проводимые между различными моделями, достаточно условны.

Помимо фактической цели моделирования, фокус модели также определяется применяемыми методами, особенно в тех случаях, когда уже задан тип метода. Модели воспроизводят фрагменты реальности. Они создаются путем абстрагирования от свойств реальных объектов, при этом основная структура и поведение этих объектов остаются нетронутыми (гомоморфизм). Степень возможного абстрагирования от несущественных характеристик зависит не только от назначения модели в плане содержания, но и от возможностей методов описания. Если, скажем, выбран объектно-ориентированный (например, метод сетей Петри) или системно-теоретический подход, то модель будет содержать только такие объекты, которые вписываются в синтаксис или семантику этих методов.

В прикладной управленческой деятельности используются различные проблемно-ориентированные модели, направленные на решение вполне конкретных практических задач и обеспечивающие взаимосвязь теоретических изысканий и практики. Так, при разработке решений при формировании основных характеристик инвестиционной программы (проекта, плана) используются модели планово-экономической деятельности. Целевой функцией таких моделей является максимизация критерия эффективности производственной деятельности инвестируемого объекта исходя из планируемого объема ресурсов или минимизация расхода ресурсов в рамках заданного критерия эффективности.

Модели планирования можно подразделить на:

· модели прогнозирования;

· модели технико-экономического планирования;

· модели оперативно-производственного планирования.

Основной их чертой является функционально-предметная ориентация, которая позволяет использовать научный инструментарий не только на стратегических целеобуславливающих уровнях, но и на локальных уровнях и подуровнях системы управления инвестициями.

Модельный ряд, используемый при управлении инвестиционными процессами, был бы неполным, если бы в нем не был представлен подход, выделяющий два класса моделей принятия управленческих решений. Первый класс определяет модели с динамической интерпретацией, которые меняют свою конфигурацию исходя из начальных условий. К таким моделям можно отнести модели, позволяющие оценивать синхронные и асинхронные динамические модели. В числе их достоинств - способность отображать различные процессы и производить выбор решений на основе заранее сформированных критериев.

Второй класс включает модель аналитического типа. К данному классу можно отнести модели которые на основании аналитических или эвристических методов производят оценку исследуемого объекта в пространстве, состоящем из множества критериев.

В условиях интегрированных корпоративных структур управление инвестиционной деятельностью имеет следующие особенности: во-первых, управление инвестициями рассматривается как механизм экономического развития; во-вторых, в зависимости от целей и уровня принятия решений необходимо выделять три целевые области в управлении инвестициями: стратегическое, тактическое и оперативное управление; в-третьих, в зависимости от предмета управления необходимо выделить три предметные области управления инвестициями: управление совокупностью инвестиционных проектов (портфель проектов); управление инвестиционными проектами (циклом работ по поиску, обоснованию и реализации отдельных проектов); управление инвестиционной логистикой (организация ресурсного обеспечения инвестиционных проектов).

Основной проблемой управления инвестиционной деятельностью интегрированных корпоративных структур является управление совокупностью инвестиционных проектов (портфелем инвестиционных проектов), представляющую собой целенаправленно сформированную совокупность объектов инвестирования, предназначенных в соответствии с разработанной инвестиционной стратегией для осуществления. Основными методологическими принципами формирования портфеля инвестиционных проектов следует отнести: приоритетность инвестиционного портфеля над определенными программами и проектами; обеспечение конкурентоспособности проектов; единство подходов и методов оценки; соответствие портфеля инвестиций ресурсам; оптимизация соотношения дохода и риска; дифференциация и непрерывность формирования портфеля и др.

Решение задачи определения оптимального способа инвестирования проектов обновления в интегрированных корпоративных структурах заключается в построении экономико-математической модели инвестиционной деятельности, количественно описывающие стратегии интегрированных корпоративных структур и соответствующие им результаты. Экономико- математические модели представляют, как известно, систему ограничений (равенств, неравенств) математически описывающие основные условия решения задачи, а также содержащие наиболее целесообразный состав критериев оптимальности, от количества которых модели классифицируются на однокритериальные и многокритериальные (содержат не менее 2-х критериев).

Представленные в научной литературе модели формирования инвестиционных портфелей для интегрированных корпоративных структур классифицируется на 4 вида и представлены на рис. 4.

Рис. 4. Классификация экономико-математических моделей формирования совокупности инвестиционных проектов

Основными особенностями моделирования многокритериальных задач инвестиционной деятельности являются: одни и те же условия экономической постановки задачи моделирования могут быть сформулированы в виде ограничений модели и в качестве критериев оптимизации; используются три вида критериев: исходные, модельные и алгоритмические; необходимость отбора критериев, важных для интегрированных корпоративных структур и установление соотношений между ними.

В настоящее время активно развивается теория моделирования бизнес-процессов, которая могла бы использоваться в моделировании процессов управления инвестиционной деятельностью.

Парадигма функционального управления основана на иерархическом представлении производственного процесса в виде элементарных частей и последующем их совершенствовании, а также на специализации исполнителей в соответствии с содержательной составляющей каждой из задач. Здесь предполагается, что совершенствование частного неизбежно должно привести к совершенствованию общего, состоящего из совершенных наборов частных, что не всегда бывает справедливо, так как при объединении создаются новые связи, существенно влияющие на свойства целостной системы.

Необходимость управления и контроля приводит к объединению декомпозированных работ и возникновению иерархических структур управления. Основными недостатками таких структур являются: медлительность, дублируемость и разобщенность.

Создание информационной системы для иерархического управления приводит к существенному росту накладных расходов, которые у нее и так значительны. Рост накладных расходов связан, прежде всего, с резким возрастанием потребности у вышестоящего уровня иерархии в получении дополнительной информации управляющего или справочного характера.

С другой стороны, автоматизация вертикалей или функций не изменяет иерархическую структуру системы управления, в рамках которой передача информации контролируется не ее потребителями, а руководителями подразделений и остается кастовой.

Исполнитель процедуры при принятии решения отвечает только за часть издержек, связанных с данной процедурой или функцией. Для него выгодно игнорировать часть последствий своих действий, и как результат - неэффективное суммарное решение. Такой контур является дестабилизирующим в управлении системой, так как качество функционирования системы деградирует из-за потерь при передаче от одной функции к другой.

Идеологическая парадигма процессного управления основана на ключевых понятиях:

· бизнес-система или объект управления (объект или субъект хозяйственной деятельности);

· миссия и целеполагание (определяют стратегию развития системы);

· управление (информационный механизм достижения цели);

· процесс (продуктивный инструмент достижения цели _ двигатель всей системы в целом);

Процесс (лат. processum - продвижение): 1) последовательная смена явлений, согласований в развитии чего-либо; 2) совокупность последовательности действий для достижения какого-либо результата.

Бизнес-процессы - это процессы, необходимые для получения конечных результатов деятельности организации и приносящие ей доход Карлофф Б. Деловая стратегия: Пер. с англ. - М.: Экономика, 1992. - 293с.. Совокупность всех бизнес-процессов организации обеспечивает ее бизнес, т.е. деятельность, приносящую доход.

Бизнес-процесс - это множество внутренних шагов (видов) деятельности, начинающихся с одного или более входов и заканчивающихся созданием продукции, услуги необходимой клиенту. Назначение каждого бизнес процесса состоит в том, чтобы предложить клиенту товар или услугу, т.е. продукцию, удовлетворяющую его по стоимости, долговечности, сервису и качеству. Термин клиент следует понимать в широком смысле. Это может быть действительно клиент, а может быть и другой процесс, протекающий во внешнем окружении компании (у партнеров или субподрядчиков) Ойхман Е.Г., Попов Э.В. Реиндиниринг бизнеса: Реинжиниринг организаций и информационные технологии. - М.: Финансы и статистика , 2005. - С.16..

Процесс рассматривается как совокупность событий, средств, знаний, навыков и воли к цели, т.е. как механизм, который интегрирует все возможности, существенные для достижения цели.

Процессное управление требует значительной синхронизации бизнес-процессов по времени исполнения, по требуемым ресурсам и т.д.

Различают четыре этапа реализации процессного подхода:

идентификация процессов, при котором выделяют:

o ключевые бизнес-процессы, воздействующие на достижение главной цели организации (например, влияющие на: удовлетворенность потребителей, акционерную стоимость организации, увеличение продаж продукции, расширение рынка реализации продукции, уменьшение издержек и т.д.);

o критические бизнес-процессы, ненадлежащая организация которых может представлять фактическую или потенциальную угрозу для эффективности бизнеса.

o описание процессов;

o проектирование сети процессов;

o документирование процессов (основной формой документа является процедура).

Проектирование сети процессов в организации включает:

· выработку миссии и видения;

· процесс, с помощью которого достигается желаемое состояние в будущем;

· определение конкурентных преимуществ;

· определение ключевых компетенций;

· доступные ресурсы;

· организационные знания (информационные ресурсы);

· учет интересов участников.

Жизненный цикл процесса:

· назначение владельца процесса;

· взятие (владельцем процесса) ответственности за его осуществление;

· наделение (руководством владельца) полномочиями;

· установление границ процесса;

· определение внутренних и внешних потребителей и поставщиков данного процесса;

· набор команды процесса;

· формирование организационной структуры процесса.

Для создания моделей бизнес-процессов существует множество причин, например:

· оптимизация организационных изменений (побочный продукт BPR);

· хранение корпоративных знаний, в том числе в виде моделей-прототипов;

· создание и постоянный контроль технологической документации для получения сертификата ИСО-9000 и других;

· исчисление стоимости бизнес-процессов;

· эффективное использование информации о процессах для реализации стандартных программных решений или систем Workflow и адаптации их к конкретным нуждам.

Сравнительный анализ методологий описания бизнес-процессов. В настоящее время для проведения моделирования процессов существует множество методологий и инструментальных средств, большинство из которых имеют достаточно широкую направленность применения.

Существующие подходы к моделированию бизнес-процессов можно разбить на три группы:

· Функциональное моделирование;

· Объектно-ориентированное моделирование;

· Комплексное моделирование;

Комплексные методики моделирования бизнес-процессов строятся на основе рассмотренных выше направлений функционального и объектно-ориентированного моделирования. Они могут быть применены к моделированию бизнес-процессов с той же степенью успеха, что и функциональные и объектно-ориентированные модели. Все зависит от конкретных целей и задач моделирования, степени сложности моделируемого объекта, уровня профессиональной подготовки персонала и других факторов. Особенности использования комплексных методик применительно к моделированию логистических бизнес-процессов, а также используемые для этого программные средства рассмотрены в таблице 3.

Таблица 3

Сравнительная характеристика методов моделирования бизнес-процессов

Основные характеристики	Наименование подходов к моделированию
	Функциональный	Объектно-ориентированный	Комплексный
Характерные черты и особенности	Последовательное построение схемы бизнес-процесса в виде последовательности функций с декомпозицией до неделимых операций	Идентификация классов объектов с последующим определением действий, в которых участвуют объекты.	Базируется на комплексном использовании функционального и объектно-ориентированного подходов.
Программное обеспечение	BPwin, Erwin (Platinum); Design/IDEF, MetaDesign (Meta Software); I Think (HPS); Visio (r) prof. (Visio Corp.); WorkRoute II (Весть МТ); Process Architect (Vewstar); Key Model (Sterling Software); ARIS Easy Design (IDS prof. Schreer).	CASE /4.0 (microTOOL); Framework (Ptech); Designer 2000 (Oracle) System Architect (Popkin); EasyCase (Evergreen); Silverrun (CS Advisors); Prokit Workbench (Douglas Information System).	ARIS Toolset (IDS Prof/ Schreer); Workflow Analyser for PC (Meta Software); Modsim (CASI); Arena (System Modeling); ProModel (ProModel); FIX for WNT (Intellution Inc.); ReThink+G2 (Gensym); SPARKS (Cooper & Lybrand); BDF Texas Instruments
Преимущества и направления использования при моделировании бизнес-процессов	Графическая простота и наглядность (используются всего два конструктивных элемента: функциональный блок и интерфейсная дуга).	Повышение скорости разработки проекта; сокращение затрат на эксплуатацию системы и ее модернизацию.	Точность и адекватность отражения объекта; возможность динамического и ситуационного моделирования бизнес-процессов.
Недостатки подхода и ограничения использования при моделировании бизнес-процессов	Описание процессов IDEF3 не устанавливает жестких рамок синтаксиса, что может привести к созданию неполных или противоречивых моделей. Использование при моделировании бизнес-процессов требует высокой квалификации разработчика в области как информационных технологий, так и в менеджменте.	Требуется значительное время на приобретение опыта проектирования. Сложность методологии затрудняет описание информационных систем крупных организаций.	Ориентация исключительно на специалистов в области информационных технологий.

Каждый из перечисленных выше подходов имеет свои особенности, преимущества и недостатки. Выбор того или иного подхода определяется конкретными целями и задачами моделирования, доступностью программного обеспечения, спецификой объекта исследования и финансовыми возможностями разработчика.

Сущность функционального подхода к моделированию бизнес-процессов сводится к построению схемы технологического процесса в виде последовательности операций, на выходе и входе которых отражаются объекты различной природы: материальные и информационные объекты, используемые ресурсы, организационные единицы.

Объектно-ориентированный подход предполагает первоначальное объединение классов объектов, а далее - определение тех действий, в которых участвуют объекты. При этом различают пассивные объекты (материалы, документы, оборудование), над которыми выполняются действия, и активные объекты (организационные единицы, конкретные исполнители, информационные подсистемы), которые осуществляют действия.

Объектно-ориентированное моделирование охватывает все стадии действий в жизненном цикле системы - планирование, анализ, проектирование, внедрение и использование. Основными атрибутами данной модели являются: комплексный подход и процессы управления проектами.

Комплексный подход. Наибольшую перспективу представляют комплексные методологии моделирования процессов, например, ARIS Tool-Set, позволяющие в зависимости от целей анализа бизнес-процессов выбирать адекватные модели.

Глава 3. Анализ информационного обеспечения управления ООО «Арго»

3.1 Характеристика деятельности организации

Наименование предприятия: Сеть обувных магазинов Арго.

Общая среднесписочная численность сотрудников: 50 человек.

Количество торговых объектов: 12, до конца 2008 года планируется открытие еще 3 магазинов. Магазины расположены в г. Санкт-Петербурге.

Сетью управляют два совладельца (учредителя) зарегистрированные в налоговых органах как индивидуальные предприниматели.

Один из них является генеральным директором, осуществляет следующие функции:

1. Стратегическое планирование

2. Оперативное планирование

3. Оперативное руководство компанией

4. Кадровая политика

Второй является коммерческим директором , осуществляет следующие функции:

1. Мониторинг рынка

2. Развитие сети

3. Формирование ассортимента

4. Ценовая политика

5. Отношения с поставщиками

6. Отношения с арендодателями

Компания ведет торгово-закупочную деятельность на рынке товаров FMCG (Fast Moving Consumer Good - группа товаров повседневного спроса).

В таком виде компания существует с середины 2004 года. До этого учредители осуществляли индивидуальную предпринимательскую деятельность в том же сегменте рынка, но в меньших масштабах.

Ценовой диапазон продаваемой продукции: средний - выше среднего.

Существует разветвленная система скидок для покупателей.

Постоянно проходят различные маркетинговые акции для покупателей. Публикация рекламных объявлений в региональных печатных изданиях и на телевидении местного уровня (спонсорство телепередач и рекламные ролики).

На торговых объектах введен стандарт качества обслуживания покупателей. Проводятся скрытые проверки персонала на соответствие требованиям стандарта.

Компания динамично развивается, ежегодно происходит удвоение торговых площадей и товарооборота (рис. 5).

Рис. 5. Динамика роста торговых площадей и уровня продаж

На данный момент принята следующие направления развития компании.: акцент делается, в первую очередь, на открытие новых магазинов большого формата ( от 400 кв. м общей площадью и с площадью торгового зала от 200 кв.м ). С целью сокращения платежей за аренду торговых площадей, эти площади ищутся за пределами г. Санкт-Петербурга, где зарегистрированы оба предпринимателя. В качестве городов для рассмотрения попадают районные и областные центры, где население более 70 тыс. человек, а также нет значительных конкурентов.

Вторым направлением развития выбрано изменение продаваемого ассортимента. Идет процесс ориентирование на более требовательного клиента и предложение ему продукции известных европейских торговых марок.

По статистическим данным, в настоящее время в России в среднем потребляется менее 3 пар обуви в год на человека, в то время как потенциал составляет не менее 4 пар в год. Отечественный обувной рынок отстает от продуктового на 5-7 лет и имеет большой потенциал роста порядка 16% в год. При этом 70% российского рынка занимает женская обувь. Объем рынка обуви в России на 2007 составлял порядка 25 млрд долл.

Проведем анализ результатов финансово-хозяйственной деятельности ООО «Арго» за 2007 год. И проследим насколько компания успевает за ростом рынка. Так как налоговым периодом для уплаты ЕНВД является квартал, то представим финансовые результаты коммерческой деятельности сети по кварталам 2007 года (табл. 4).

Таблица 4

Результаты финансово-хозяйственной деятельности

ООО «Арго» за 2007 год

	1-й квартал	2-й квартал	3-й квартал	4-й квартал	За весь 2007 год
Продажи	28 296 349	42 417 165	49 617 115	90 151 850	210 482 478
Себе-стоимость	13 253 162	20 265 410	25 249 317	44 064 223	102 832 112
Валовая наценка	15 043 187	22 151 755	24 367 798	46 087 626	107 650 366
Расходы
АРЕНДА	5 504 005	5 969 757	7 724 869	7 848 734	27 047 365
ЗАРПЛАТА	1 940 289	3 375 656	4 188 875	8 447 354	17 952 174
Канцтовары	32 559	40 050	14 387	49 989	136 985
Коммандиро-вочные расходы	43 133	51 465	91 536	48 247	234 382
Оборудование	0	0	0	0	0
Набор персонала	38 309	105 169	122 407	112 079	377 964
НАЛОГИ	796 208	868 091	991 725	1 903 048	4 559 072
Оргтехника	121 004	71 829	178 969	401 258	773 059
РЕКЛАМА	255 178	234 749	448 600	709 348	1 647 874
расчетно-кассовое обслуживание	18 423	3 959	22 367	61 045	105 793
СВЯЗЬ	176 124	114 113	98 995	193 848	583 080
ТРАНСПОРТ	171 813	172 133	227 252	222 837	794 034
ХОЗНУЖДЫ (в т.ч. Ремонт зданий)	438 130	395 778	548 126	341 984	1 724 018
Экспертиза (в т.ч. Штрафы)	31 042	19 785	19 326	23 124	93 276
Прочие	54 700	9 350	6 413	2 350	72 813
расходы всего	9 620 915	11 431 885	14 683 846	20 365 245	56 101 891
Валовая маржа	5 422 272	10 719 870	9 683 952	25 722 382	51 548 475
Внереализационные затраты
Проценты по кредиту	31 517	32 436	181 445	384 704	630 102
Финансовый результат	5 390 755	10 687 434	9 502 507	25 337 677	50 918 373

2007 год для компании был успешен и финансовые результаты это подтверждают. Впервые за все время существования сети объем продаж превысил 200 млн. руб. за год.

В этот год было открыто три магазина общей площадью 650 кв. м, а также от трех магазинов (общая площадь менее 200 кв. м) компания отказалась т.к. они не соответвовали новому формату и имели низкие торговые выручки.

За 2007 год суммарные расходы составили 56 101 891 руб., из них 32% - заработная плата сотрудников, 8% - уплата налогов и сборов, 48% - это оплата аренды торговых объектов, складов и офиса, все остальные затраты составили около 12%.

Чистая прибыль от хозяйственной деятельности предприятия составила 50 918 373 руб., что составило 24% от всей торговой выручки, или 47% от валовой наценки.

Проанализируем остатки нереализованного товара, для этого рассмотрим структуру товарных остатков (табл. 5).

Таблица 5

Структура товарных остатков по состоянию на начало и конец 2007 г.

Год выпуска	2005 г.	2006 г.	2007 г.	Итог
Дата остатков	пар	Стоимость руб	пар	Стоимость руб	пар	Стоимость руб	пар	Стоимость , руб
01.01.2007	10640	10886330	41528	36529480	-	-	52168	47 415 810
01.01.2008	3818	4206450	12764	11902450	45233	44832580	61815	60 941 480

Как видно из таблицы 5 товарные запасы к концу года увеличились на 28% в денежном выражении и на 18% в количественном выражении. Что само по себе является тревожным фактом.

Так же надо учитывать тот факт что сеть непрерывно растет, открываются магазины больших форматов, и их торговые залы надо заполнить большим ассортиментом товара, что ведет к все большим и большим объемам заказа товара (рис. 6), поэтому некоторое увеличение остатков вполне допустимо и даже является необходимым условием успешной деятельности фирмы. Также положительным моментом является сокращение в структуре остатков старых коллекций, чему способствуют постоянно проводимые торговые акции и распродажи.

Но непрерывный контроль за эффективным использованием средств в товарно-материальных запасах является необходимым условием успешной работы фирмы. Для быстрорастущих компаний это особенно важно, так как вложения в активы такого вида могут быстро выйти из под контроля.

До недавнего времени считалось, что чем больше у предприятия запасов, тем лучше. Это справедливо, когда у предприятия существуют проблемы с материально - техническим снабжением, в условиях, когда необходимо создавать значительные страховые запасы. Однако в современных условиях гораздо меньше стоит проблема дефицита, предприятия могут осуществлять самые разнообразные инвестиции.

Поэтому, прежде чем инвестировать денежные средства в товарно-материальные запасы, необходимо понимать, что при этим предприятие отказывается от альтернативных вариантов инвестиций.

Рис. 6. Закупки товара по годам.

Проанализируем рынок на котором действует сеть.

В целом весь ассортимент обуви делится на 3 большие группы это женская, мужская и детская обувь. Как уже было сказано выше, что 70% российского рынка обуви это женская обувь. Доля женской обуви в структуре продаж предприятия составляет 58%

Можно выделить 4 сегмента потребительского рынка:

«Низкий сегмент» - население с доходами ниже среднего, чаще всего это люди, желающие приобрести обувь по ценам максимум 32-35$ за сапоги с натуральным мехом, максимум 25-30$ за демисезонные сапоги-ботильоны. По последним оценкам, этот сегмент занимает более 40%. Люди из этого сегмента предпочитают делать покупки на вещевых рынках, дешевых ярмарках и магазинах. Огромную долю рынка на этом сегменте занимает китайская продукция.

«Чуть ниже среднего» - население с доходами чуть ниже среднего (от 36$ до 57$) в возрасте от 20 до 55 лет, предпочитают покупать зимнюю обувь по цене от 36 до 57$, а демисезонную обувь по цене 36-46$ на вещевых рынках и в дешевых магазинах.

«Средний сегмент» - население со средним уровнем дохода (43-89$), имеющие возможность покупать зимнюю обувь по цене от 43 до 82$ (сапоги нат. мех) и демисезонные сапоги-ботильоны по ценам 50-64$ в магазинах, на ярмарках (либо дорогую китайскую обувь). В настоящее время это наиболее высококонкурентный сегмент обувного рынка.

«Высокий сегмент» - население с доходом выше среднего (от 89-107$ до 178-214$), предпочитают покупать обувь в специализированных магазинах, на дорогих ярмарках, в бутиках по цене от 93$ (зимние сапоги) и от 64$ (демисезонная обувь) и выше. Этот сегмент составляет около 10% населения (в Москве, Тюмени, Ханты-Мансийском АО больше 10%).

Рис. 7. Доля группы в структуре продаж.

Российский покупатель зимней обуви выбирает обувь для суровых погодных условий, способную выдерживать самые сильные морозы, устойчивую к повышенной влажности, удобную для повседневной носки. Поэтому у потребителя сложились специфические требования и привычки в выборе обуви.

Для зимней обуви это - использование толстой подошвы, натуральной кожи в качестве материала верха и натурального меха, как материала подкладки. В большей степени выбираются сапоги с высоким голенищем.

По данным маркетинговых исследований, проведенных как специалистами компании, так и специалистами других компаний потребители предпочитают обувь из натуральной кожи или из велюра.

Значимость критериев при выборе по опросу покупателей (по пятибалльной шкале): удобство (4); качество изготовления (3,8); цена (3,7); материал верха, подклада (3,1); внешний вид, силуэт (2,6); материал низа (2,5); вес (2,4); страна изготовитель (1,7).

Ключевые слова при выборе обуви - удобная (особенно для респондентов старше 30 лет), низкий каблук, не пустой внутри, практичная, ноская, хорошая, легкая, с супинатором.

Потребители обращают внимание на гармонию верха и низа (речь идет о качестве верха и низа, например, бывает некачественный верх и наоборот, а также о способе их соединения, желательно прошивать место соединения, а не склеивать, если склеивать, то, используя немного клея, иначе обувь получается жесткой). Подошва должна быть прочная, не скользкая, выдерживать низкую температуру, формоустойчивая, при носке не терять красоты, носиться 2-4 года. Часто неважно - отечественная или импортная обувь, главное - удобная, ноская, практичная, из натуральной кожи.

Ассортиментная политика компании состоит в следующем: большое разнообразие моделей в сегментах «чуть ниже среднего», «средний сегмент», «высокий сегмент», а также распродажа товарных остатков прошлых коллекций среднего и высокого сегмента, или выбитых размерных рядов по ценам более низкого сегмента.

3.2 Анализ модели основных бизнес-процессов компании

Для начала определим круг задач, которые должна решать при осуществлении коммерческой деятельности торгово-розничная сеть. Операции, связанные с осуществлением коммерческой деятельности, условно можно разделить на ряд блоков (рис. 8). В каждый из них входят операции, выполняемые на соответствующем этапе коммерческой деятельности. Информационная среда предприятия включает в себя все эти блоки. И всеми ими нужно управлять, информационное обеспечение управление должно обеспечивать оперативной и достоверной информацией весь управленческий персонал компании.

Рис. 8. Содержание коммерческой деятельности

Для анализа деятельности компании будем использовать процессный подход. Представим всю коммерческую деятельность компании как модель бизнес-процессов. Воспользуемся «упрощенной» методологией построения модели бизнес - процесса. Для общего анализа информационного обеспечения управления этого будет достаточно. Используя нотацию IDEF0 мы получили модель основных бизнес-процессов торгово-розничной компании (Приложение 1). Попробуем проанализировать полученный результат.

На диаграмме А-0 изображен верхний уровень модели. На нем вся наша модель представлена в виде прямоугольника («работы»). Т.к. компания является торговой, то очевидным является что на входе у нее товар, а на выходе прибыль, как цель осуществления торговой деятельности. Ну и на выходе еще один поток, в данном случае информационный - это «отчетность», в данном случае, это скорее всего отчетность для фискальных органов о торговых операциях, а также информация для кредитных организаций. Управляющей информацией для данной компании работающей в условиях рыночной экономики является информация о внешнем окружении, а также о ситуации и конъюнктуре данного сегмента рынка. Ну и средством осуществления («механизмом») предпринимательской деятельности являются сами учредители (директора) ну и наемный персонал. Далее методом декомпозиции рассмотрим особенности организации процессов данной фирмы, торгово-розничной сети магазинов.

На диаграмме А0 отображена укрупненная модель остновных бизнес-процессов компании. Соответственно вся деятельность компании разбита на 7 основых процессов: процесс управления компанией, процесс маркетинга и планирования, процесс закупки товара, процесс реализации товара, процесс управления деньгами и товаром, процесс развития сети и процесс управления персоналом. Процессы управления персоналом, развития сети, закупки товара, маркетинга и планирования являются вспомогательными бизнес-процессами.

Процессы реализации товара, а также процессы управления деньгами и товаром, как и процесс управления всей компанией можно считать ключевыми. Так как они, а в первую очередь процесс реализации товара, являются средством достижения целей организации.

Остановимся на этих процессах поподробнее. Разобьем их методом декомпозиции на ряд составляющих бизнес-процессов.

Процесс управления компании состоит из 4 подпроцессов, таких как стратегическое и оперативное управление, а также двух вспомогательных процессов информационного обеспечения и финансового контроля.

Эти вспомогательные процессы обеспечивают процессы оперативного и стратегического управления аналитической и финансовой информацией. Механизмом для создания этой информации соответственно являются подразделение информационных технологий (IT служба) и финансовая служба компании.

На основе анализа этой информации, а также анализа условий внешней и внутренней среды фирмы, процессы оперативного и стратегического управления формируют потоки управленческой информации стратегического и оперативного характера, которая используются для управления деятельностью всех подразделений фирмы в оперативном и долгосрочном разрезах. Процессы оперативного и стратегического управления это прерогатива топ менеджмента компании, в данном случае учредителей (директоров).

Процесс реализации товара не представляет никакой сложности для анализа, но вместе с тем он является единственным средством для извлечения прибыли. На что стоило бы обратить внимание, это на поддержание качественных показателей этого процесса, для этого существует вспомогательный процесс контроль стандарта качества обслуживания, который осуществляется путем путем проведения внешних проверок (в том числе и скрытых), а также полномочиями управляющего персонала торгового объекта, как правило это директор или администратор магазина.

Следующий бизнес процесс который мы рассмотрим детально это процесс управления деньгами и товаром. Этот процесс обеспечивает контроль поступления и расходования денежных средств, а также приход и продажа товара.

Для осуществления этих функция выделено 4 процесса.

Первый - это сбор выручки. Процесс на основе данных кассовых отчетов и поступивших в кассы или на расчетные счета организации денежных средств создает материальные потоки финансовых средств идущих на финансирование деятельности фирмы(стрелка «деньги»), а также на получение прибыли владельцами бизнеса (стрелка «прибыль»).

Поток «Деньги» помимо выхода за рамки данного процесса управления идет также на осуществление взаиморасчетов между организацией (в рамках данного бизнес процесса) и поставщиками, арендодателями, трудовым коллективом, оплату налоговых сборов, и на другие расходные статьи.

Для осуществления контроля над всеми финансовыми операциями, а также для регистрации всей первичной документации введен процесс бухгалтерского учета, который формирует поток финансовой и налоговой отчетности. Процесс управленческого учета служит целям контроля и распределения товарных остатков между торговыми объектами.

В итоге используя процессный подход мы без особого труда составили для себя ясную картину ключевых моментов функционирования нашей торгово-розничной сети. Для большей детализации бизнес-процессов требуется кропотливый труд целой команды аналитиков.

3.3 Анализ существующей информационной системы предприятия

Требования рынка и внешней среды компании диктуют необходимость дальнейшего развития, а также наращивания темпов и масштаба этого развития. При своем развитии компания встречает ряд проблем. Одной из основных проблем это не достаточность собственных и средств на воплощение грандиозных планов развития в жизнь, поэтому приходится привлекать заемные средства, в виде банковских кредитов.

Развитие за счет части заемных средств является нормальной ситуацией во всех странах с развитой рыночной экономикой, и Российская Федерация в этом плане не исключение.

Проблема также в том, что чем сеть больше, тем ей сложнее управлять. Для адекватного оперативного управления, для анализа необходимости и размеров привлечения заемных денежных средств, а также для выстраивания средне и долгосрочных стратегических планов развития, требуется совершенствование системы информационного обеспечения управлением. Без развития информационной системы, даже при наличии достаточных финансовых средств затруднительно эффективно управлять сетью.

В частности, в обязательном порядке, необходимо решить задачи эффективного распределения закупленного товарного ассортимента по торговым объектам, задачи оперативного сбора и анализа маркетинговой информации, а также задачи по полной автоматизации торговых объектов.

Для определения структуры информационной системы предприятия мной было произведено исследование документооборота, между ключевыми бизнес-процессами, с применением CASE средства моделирования BPWIN. Что привело к созданию диаграммы IDEF0 (Приложение 1). Получилась так называемая модель представление «как есть» («As Is»).

Даже беглого взгляда на эту модель достаточно, чтобы увидеть недостатки такой организации документооборота.

Первое что бросается в глаза это «независимость» задач бухгалтерского учета от остальных блоков информационной системы. В данной системе роль бухгалтерского учета сводится только к регистрации первичных документов и подготовки документов для фискальных органов.

Второй момент, это что большинство стрелок (документы) представляют собой информационные потоки на бумажных носителях, в виде рукописных отчетов, факсимильных сообщений. Даже если это электронные файлы, то они не хранят всю информацию о документе, а только ограниченный набор реквизитов документа, и не позволяют без дополнительной обработки извлечь необходимую информацию, в необходимом разрезе.

Данные факты говорят о том что данная система электронного документооборота (СЭД) тяготеет к так называемым «Традиционным» СЭД, которые автоматизируют только узкую сферу «канцелярского» документооборота, такие системы еще называют «канцелярские» СЭД. Такая «Канцелярская» СЭД, конечно, выдаст вам список счетов с истекающими сроками исполнения, но если нам захочется получить отчёт по проданным товарам или услугам в разрезе товарных позиций из тех же счетов, то этого обычная «канцелярская» СЭД уже сделать не сможет.

Несмотря на то что сами работы (блоки на диаграмме) таки достаточно хорошо автоматизированы, но «цельной картинки не вырисовывается» т.к. нет интеграции между этими работами, они не объединены в единую систему.

Делая выбор СЭД, необходимо избегать чисто «канцелярских» СЭД - их функциональности будет явно недостаточно, более того, придется тратить дополнительные силы и средства на интеграцию таких систем с другими корпоративными приложениями. Подтверждением факта, что современные системы управления документами больше не собираются ограничиваться узкой сферой «канцелярского» документооборота, является то, что практически все западные системы такого класса перестали называть себя системами класса «Document Management», а классифицируют себя гораздо более ёмкими терминами, например, «Enterprise Content Management» (ECM), т.е. системы управления корпоративным контентом (предполагается управление любым контентом, а не только содержанием документов), или «Smart Enterprise Suite» (SES), т.е. интеллектуальные корпоративные системы с широким набором необходимых каждому предприятию функций. Особенность данных систем в том что упор делается на том, что корпоративная политика в области информатизации должна быть направлена больше на обеспечение процесса структурирования корпоративной информации (т.е. представления её в виде записей в базе данных), чем на совершенствование методов обработки неструктурированной информации (т.е., например, текстов в произвольном формате).

До того момента, как было принято решение о необходимости внедрения новой СЭД информационная среда представляла собой следующую картину.

Задача осуществления продаж решалась следующим образом. На торговом объекте находился компьютер на котором помимо операционной системы была установлена еще и программа 1С: Предприятие 7.7 Конфигурация Торговля и Склад (ТиС), причем существенно переработанная «умельцами» под задачи компании. Фактически роль этой программы сводилась к тому, чтобы продавец использую компьютер имел возможность распечатать товарный чек для покупателя, также распечатать ценники на товар, ну и справиться у базы о цене товара. Все на этом круг решаемых задач данной программы заканчивается. Кассовые чеки бились на электромеханических контрольно-кассовых машинах (ККМ). Информация о продажах за день фиксировалась в рукописных отчетах. И посредством факсимильного аппарата отравлялись в центральный офис для дальнейшей обработки.

В центральном офисе в той же программе 1С: Предприятие 7.7 ТиС, фиксировались все продажи с точек на основе кассовых Z-отчетов и рукописных отчетов о продажах, все поступления и движения товарных запасов. Раз в неделю для каждого торгового объекта печатались огромные отчеты о состоянии их склада. По мере необходимости на точки мог быть отправлен из офиса файл со справочником номенклатуры, а также файл справочник розничных цен для данного объекта. Картина не будет полной если не учесть, что загрузка этих справочников в базу данных на торговом объекте занимала от 6 до 12 часов времени, в зависимости от мощности компьютера и размера склада торгового объекта.

Раз в неделю из офисной программы 1С, данные в виде отчетов выгружаются в файлы Excel (процесс выгрузки занимает 2 часа). Затем с целью анализа информации эти файлы отчетов путем манипуляций с их структурой перегружаются в такой инструмент как разработанная своими силами база данных, разработанная на базе приложения MS Access (процесс импорта занимает еще 2 часа). Эта база данных является самым гибким элементом системы т.к. она постоянно находится в развитии и по мере необходимости дописываются необходимые модули для обработки данных, силами работников организации. Эта база является ключевым элементом для снабжения управляющей информацией весь менеджмент компании, а также позволяет автоматизировать принятия управленческих решений, вплоть до каждой конкретной товарной позиции, о перемещении на другой товарный объект, дозакупки, уценки и др. Но у данной базы данных нет возможности для ввода этой информации непосредственно в офисную программу 1С, поэтому опять приходится печатать отчеты, которые потом приходится опять переводить в электронную форму, но уже в формате программы 1С: Предприятие.

Как уже было написано выше задачи бухгалтерского учета, стоят обособленно. Между ними и остальными элементами информационной среды нет вообще электронного документооборота, вся информация только на бумажных носителях.

Такая ужасающая картина сложилась не одномоментно, к ней долго шли. По началу, ручная обработка всего массива информации не вызывала особых проблем, так как количество торговых объектов было мало, да и товарные остатки на них были не значительны. Шло время, сеть развивалась, росли объемы информации, которую необходимо было обрабатывать вручную. Задачи по обработке все увеличивающегося потока информации решали путем расширения штата за счет дополнительного найма операторов.

В какой-то момент, торговая сеть разрослась настолько, что вычислительных мощностей серверов стало нахватать на бесперебойную работу достаточно большого числа операторов. Да и столь медленный темп обработки информации стал угрожать конкурентоспособности фирмы в целом.

Было принято решение о внедрении системы электронного документооборота нового поколения, возможности которой можно было бы расширять с требованиями времени и реалий ведения бизнеса, что позволило бы на этапе разработки сократить издержки и распределить затраты на развитие системы на достаточно продолжительное время.

На момент того как я стала ответственной за этот проект внедрения этой новой СЭД, в этом направлении были приняты следующие решения:

Автоматизацию торговых точек произвести на базе технологической платформы «1С: Предприятие 8.0», конфигурация «Управление Торговлей 10.2» с доработкой конфигурации под нужды предприятия с использованием сил специалистов, фирмы ООО «1С Бухгалтерия и торговля», являющегося франчайзи-партнером фирмы 1С. Ввод этой системы сразу позволит автоматизировать большинство бизнес-процессов, снять с торгового персонала обязанности связанные с ручным вводом и анализом информации, а позволить им сосредоточиться на их главной задаче, обслуживании покупателей.

Также использование современной платформы, позволяет обеспечить возможность расширения функционала приложения, за счет разработки дополнительных модулей. Было составлено Техническое Задание (ТЗ) на разработку информационной системы.

При составлении ТЗ упор делался на следующие моменты:

1. Возможность автоматического отслеживания наличия товарных остатков на торговом объекте, отчеты о продажах создаются в автоматическом режиме.

2. Автоматизировать процессы приема\сдачи товара на торговых объектах и складах.

3. Создания возможности оперативной выгрузки\загрузки актуальной информации по ценам и ассортименту на торговых объектах.

4. Также обеспечить возможность оперативного анализа управленческой информации в самой программе, а также обеспечить возможность загрузки\выгрузки информацию в разработанную ранее управленческую базу данных.

5. Разрешить проблемы с вводом внутренних перемещениями товарами между точками, а также с приемом товара от поставщиков.

Желаемое состояние системы после внедрения новой системы, модель документооборота в представлении «Как должно быть» («To be») отображено в Приложении 2.

Тут мы видим, что количество информационных потоков (стрелок) возросло и ими уже охвачены все ключевые работы бизнес-процессов. Причем помимо количества, изменилось и качество этих потоков. Теперь эти документы носят электронный характер, причем сами документы уже являются структурированными документами, или легко могут быть к ним приведены, а бумажные копии документов не используются в процессе электронного документооборота вообще и могут быть распечатаны в любой момент, по требованию.

В данной конфигурации информационной системы внедряемому программному продукту на базе платформы 1С: Предприятие 8.0 отводятся следующие роли:

Регистрация продаж - данное приложение является основным рабочим приложением на торговых объектах. С помощью фискального программного модуля, приложение способно проводить продажи товара и распечатывать кассовый чек на Фискальном регистраторе, являющийся ККМ нового поколения.

Сбор и анализ информации о продажах( в виде настраиваемых отчетов) может происходить как в ручном так и в автоматическом режимах и не требует дополнительного рутинного труда операторов.

Процесс закупки товаров контролируется используя возможности приложения. Возможно автоматическое формирование заказа, также происходит отслеживание состояния заказа, график поступления товара по заказу, контролируется соблюдение договорных обязательств между фирмам, а также учет взаиморасчетов с контрагентами.