Совершенствование системы распределительной документации по персоналу организации

Действие ГСДОУ не распространяется на документы, работа с которыми регламентирована Законом Российской Федерации от 21 июля 1993 г. № 5485-1 «О государственной тайне» и соответствующими нормативными актами об отнесении информации к категории «Для служебного пользования».

ГСДОУ содержит обязательный минимум требований в рамках отдельной организации к:

- установлению ответственности за документационное обеспечение;

- видовому составу управленческих документов;

- оформлению документов;

- организации документооборота;

- построению информационно-поисковых систем;

- организации пользования документами;

- правилам хранения документов.

В субъектах Российской Федерации документационное обеспечение управления (делопроизводство) в соответствии с ГСДОУ ведется на русском языке, государственном языке субъекта Российской Федерации.

Во втором подразделе даются основные термины и их определения, использованные в ГСДОУ.

Третий подраздел посвящен связи ГСДОУ с другими российскими и зарубежными нормативными актами в этой сфере.

Важное значение в работе с документами в организациях (подраздел 1.4) имеют нормативные акты, а также полномочия различных федеральных ведомств в сфере ДОУ. Особое место уделяется раскрытию задач, функций и прав Федеральной архивной службы в области ДОУ.

В подразделе 1.5 изложены права и обязанности организаций в области ДОУ. Например, устанавливается, что руководитель организации имеет право:

- назначать лицо, осуществляющее руководство ДОУ (управление документацией), и создавать соответствующие структурные подразделения;

- устанавливать правила документирования, обработки, защиты документированной информации на любых носителях, организации доступа и пользования документами, определять условия копирования и распространения документов;

- определять порядок применения электронной подписи и иных способов идентификации, заменяющих личную подпись документов;

- определять эффективные методы хранения документированной информации на бумажных и иных носителях.

При наличии в организации автоматизированной системы документирования и обработки документированной информации соответствующие структуры подчиняются тому же руководителю.

Служба ДОУ обеспечивает разработку единой системы ДОУ и контролирует ее выполнение всеми структурными подразделениями.

В структурном подразделении соблюдение правил документационного обеспечения контролирует его руководитель. Руководитель назначает специалиста, который осуществляет предусмотренные ГСДОУ технологические и иные операции, связанные с созданием, использованием, исполнением и хранением, а также связь со службой ДОУ и архивом организации.

Подразделы 1.6 и 1.7 посвящены вопросам внедрения ГСДОУ и ее структурного построения.

Во втором разделе системы изложены правила и требования по правовому регулированию работы с документами в организациях на уровнях федерального законодательства, нормативных актов Правительства Российской Федерации, правительств субъектов Российской Федерации и региональных органов власти, а также на уровне отрасли, территории и отдельной организации.

Третий раздел посвящен организации службы ДОУ. Важным моментом является описание состава службы ДОУ.

Документационное обеспечение управления в организациях федерального уровня осуществляется специальной Службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения.

Служба ДОУ подчиняется непосредственно руководителю организации или его первому заместителю.

Служба ДОУ может иметь различные назначения: Управление делами, Управление документационным обеспечением, Общий отдел, Канцелярия, Секретариат и др.

В зависимости от принадлежности к определенной группе организаций, типовых структур создаются следующие Службы ДОУ:

В министерствах и ведомствах Российской Федерации, республиканских органах представительной и исполнительной власти, мэриях крупных городов управление делами. В состав управления делами, как правило, включаются секретариат (приемная, секретариат министра, секретариат заместителей министра, секретариат коллегии, протокольное бюро), инспекция при министерстве (руководителе ведомства), канцелярия (бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации, экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро и др.), отдел писем (жалоб), отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств, центральный архив.

В организациях представителей и исполнителей власти областей, краев, городов, районов создается общий отдел. В его состав включаются: секретариат, канцелярия, группа контроля, протокольная группа, группа совершенствования работы с документами, группа писем (жалоб), машинописное бюро, копировально-множительное бюро, архив.

Юридической основой функционирования Службы ДОУ как структурного подразделения и ее работников является их правовая регламентация, основой которой являются Устав (Положение) организации, Положение о Службе ДОУ и должностные инструкции для работников Службы.

Службу ДОУ возглавляет начальник (заведующий), который назначается на должность и освобождается от должности руководителем организации.

Структура и штат Службы ДОУ утверждается руководителем организации в пределах установленной штатной численности и фонда заработной платы.

В четвертом разделе «Документирование управленческой деятельности» на наш взгляд наиболее важным и относительно новым является подраздел по разработке табеля форм документов в организации, который логически должен дополнять инструкцию по ДОУ.

Табель форм документов, применяемых в деятельности организации, это перечень разрешенных к применению унифицированных форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управленческой деятельности, с характеристикой их юридического статуса, этапов подготовки и прохождения.

Табель форм документов составляется в табличной форме и содержит графы, в которые вносятся сведения, характеризующие форму документа по различным параметрам.

Выбор конкретной формы табеля зависит от задач, стоящих перед организацией.

Если перед организацией стоит задача регламентировать процедуры работы с документами, то табель может быть дополнен графами: вид бланка, внутреннее согласование, внешнее согласование, подпись, печать, утверждение.

При необходимости совершенствования документооборота организации табель должен содержать сведения о тираже бланков, регистрации документов, ответственном за контроль, сроке исполнения, месте хранения подлинника и копий документов.

Последовательности расположения форм документов в табеле определяется его структурой.

Разделами табеля могут быть наименования структурных подразделений организации или наименования управленческих функций и задач, реализуемых в деятельности организации (организация системы и процессов управления, прогнозирование и планирование деятельности, регулирование деятельности, финансовое обеспечение и др.).

Построение табеля по функциональному признаку предпочтительнее, так как исключает необходимость корректировки табеля при изменении структуры организации.

В разделах и подразделах табеля формы документов располагаются в порядке их значимости.

В Табель форм документов организации включаются:

- формы документов, утвержденные нормативными правовыми актами Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, органов отраслевого управления и межотраслевой координации, надведомственного надзора и контроля;

- применяемые в организации формы документов, включенные в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД);

- формы документов, утвержденные распорядительными документами данной организации.

Табель форм документов разрабатывается службой ДОУ с участием специалистов структурных подразделений и утверждается руководителем организации.

Табель форм документов на бумажном и электронном носителях (как эталонный экземпляр) хранятся в службе ДОУ; выписки из табеля предоставляются структурным подразделениям организации.

Контроль за ведением табеля осуществляет служба ДОУ организации.

Корректировка состава табеля осуществляется при изменении нормативных правовых актов, реорганизации организации, изменении задач и функций структурных подразделений.

Организация документооборота (раздел 5) в проекте ГСДОУ построена по традиционной схеме деления потоков документации в организации на поступающие, внутренние и отправляемые. Особенностями данного раздела являются положения по обработке документов на нетрадиционных носителях (электронная почта, факсимильная связь и др.).

В разделе 6 «Унифицированно - поисковая система по документам» основное внимание уделяется правилам регистрации и индексирования документов.

Регистрация документов фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем регистрационного номера. Регистрационный номер и дата документа являются основой учетных данных о документе. Учетные данные проставляются автоматически при вводе документа в ИПС организации.

Решение о критериях ввода документов и информации в ИПС принимает руководитель организации. В качестве регистрационных форм используются электронные РКФ, их бумажные эквиваленты или журналы.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, кадровые, бухгалтерские, финансовые, пенсионные и др.).

Регистрируются документы: поступающие из других организаций и частных лиц, создаваемые внутренние и отправляемые. В зависимости от приоритетов организации допускается регистрировать проекты документов.

Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

Целесообразно регистрировать документы в организации один раз: поступающие в день поступления, создаваемые в день подписания или утверждения.

Данные регистрации переносятся в регистрационный штамп или соответствующую зону бланка документа.

Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания документов. Отдельно регистрируются документы федеральных органов власти, служебная переписка, обращения граждан, приказы по основной деятельности, приказы по личному составу (персоналу), протоколы коллегиальных органов, договоры (контракты), бухгалтерские балансы, отчеты в налоговые органы и др.

Письма, телексы, документы посылаемые по факсимильной связи регистрируются в службе ДОУ или в структурных подразделениях в зависимости от их адресования.

Регистрация производится децентрализованно в местах создания и исполнения документов. Документы, создаваемые по направлениям деятельности, регистрируются в структурных подразделениях организации, например бухгалтерские балансы и отчеты в налоговые органы в бухгалтерии (финансовом отделе), спецификации и накладные в отделе продаж, товарно-транспортные накладные и графики отгрузки в транспортном отделе и т.д. В службе ДОУ регистрируются документы вышестоящих организаций, распорядительные документы и переписка за подписью руководства организации, протоколы и решения коллегиальных органов.

Место регистрации документов закрепляется в Инструкции по ДОУ и Табеле форм документов организации.

Существенную роль в организации ИПС играет организация контроля исполнения документов. Контроль исполнения осуществляют руководители, служба документационного обеспечения и ответственные исполнители. На контроль ставятся документы вышестоящих организаций и документы, отражающие приоритеты деятельности организации. Контроль исполнения других систем документации ведется по поручению руководителя организации в соответствующих структурных подразделениях.

Контроль исполнения документов ведется на основе регистрационных данных.

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а поступающих из других организаций с даты их поступления.

Нормативные сроки исполнения устанавливаются актами федеральных органов Российской Федерации и органов власти субъектов Российской Федерации.

Типовые сроки устанавливаются актами отраслевых, функциональных и территориальных органов управления.

Индивидуальные сроки устанавливаются руководителями организации. Конечная дата исполнение указывается в тексте документа или резолюции руководителя и фиксируется в РКФ.

Нормативные и типовые сроки исполнения документов распространяются на организации независимо от их организационно-правового положения, формы собственности, направления деятельности и подчинения.

Изменение срока исполнения производится в следующем порядке: для нормативных и типовых сроков принятием нового акта, для индивидуальных руководителями, которые их устанавливали.

Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеет право только вышестоящая организация или организация-автор документа.

Измененные сроки исполнения вносятся в РКФ документа.

Нормативные, типовые сроки исполнения документов, а также сроки подготовки (оформления), представления (отправки) закрепляются в Инструкции по документационному обеспечению, Табеле форм документов организации или распорядительных документах.

Относительно новым разделом в проекте ГСДОУ является раздел, определяющий требования к работе исполнителя с документами.

При рассмотрении документов руководитель структурного подразделения выделяет документы, требующего срочного исполнения. Документы, присланные для согласования, рассматриваются в первую очередь.

Срочные документы передаются немедленно.

Исполнитель несет ответственность за неразглашение, утрату, подделку или порчу документов и информации.

Исполнитель имеет право вернуть в службу ДОУ незарегистрированные документы, а также документы с недостающими листами и приложениями или не относящиеся к кругу его обязанностей.

При подготовке проекта документа исполнитель учитывает ранее изданные по данному вопросу документы и действующие нормативные акты.

Проект документа, напечатанный и оформленный в соответствии с государственными стандартами, согласовывается с заинтересованными структурными подразделениями и организациями в установленном порядке.

Если документ рассылается в несколько адресов, исполнитель готовит список на рассылку, определяет тираж и после регистрации передает документ на размножение. Комплектация размноженного документа осуществляется исполнителем.

Ответственность за исполнение задания и подготовку документа не снимается с исполнителя до подписания документа.

Если исполнение документа поручено нескольким лицам, ответственным исполнителем является должностное лицо, указанное первым.

Остальные исполнители получают уведомления по электронной почте или размноженные экземпляры документа. Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, содержащейся в документе.

В ходе исполнения могут формироваться персональные папки по исполнению конкретных документов. В персональную папку помещаются: подлинник документа, промежуточные документированные запросы, информационные материалы, различные версии создаваемого документа.

Исполнитель осуществляет контроль за поступлением ответов на свои запросы и предложения, внесенные по его инициативе в другие организации.

Исполнитель имеет право предлагать изменения, если отсутствуют реальные условия выполнения задания, делать пометки на документе о времени его поступления, о результатах и датах поэтапного исполнения, о результате окончательного исполнения.

В соответствии с номенклатурой дел исполнитель определяет номер дела, в которое должен быть подшит документ и оформляет отметку об исполнении документа и направлении его в дело. Отметку о направлении документа в дело подписывает должностное лицо давшее поручение или служба ДОУ по поручению должностного лица.

После снятия документа с контроля персональные папки расформировываются, а документы помещаются в дела в соответствии с номенклатурой дел организации.

Для получения необходимой информации исполнителю должен быть обеспечен доступ к базам данных и массивам документов организации, законодательным и нормативным актам федеральных органов власти и управления.

В заключительном разделе проекта ГСДОУ изложены традиционные вопросы организации хранения документов: составление номенклатур дел и формирование дел, экспертиза ценности документов, оформление дел, описание дел, организация хранения дел, обеспечение сохранности документов.

В соответствии с Постановлением Правительства РФ от 17 июня 2004 г. N 290 «О Федеральном архивном агентстве» (с изменениями и дополнениями от 24 марта 2011 г.) одной из главных задач Росархива является координация деятельности федеральных органов государственной власти в области делопроизводства и развитие совместно с этими органами государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации.

Для реализации этой задачи Росархив осуществляет организационно-методическое руководство и контроль за делопроизводственной документацией федеральных органов государственной власти разработку и утверждение обязательных для исполнения нормативно-методических документов по организации документов в делопроизводстве.

Права Росархива в управлении документацией с целью государственного контроля за всеми стадиями жизненного цикла документов должны быть существенно расширены.

Федеральная архивная служба призвана осуществлять государственное управление документацией в Российской Федерации, включая координацию деятельности государственных органов управления Российской Федерации, взаимодействие с органами управления субъектов Российской Федерации, с общественными объединениями, с субъектами хозяйственной деятельности.

Росархив должен обладать полномочиями формировать и реализовывать государственную политику в области управления документацией, осуществлять контроль:

- за соблюдением обязательных требований к документированию и передаче документированной информации;

- разрабатывать государственные стандарты в области управления документацией и участвовать в работах по международной стандартизации;

- устанавливать порядок применения международных стандартов, правил и рекомендаций на территории Российской Федерации;

- согласовывать проекты законодательных и иных межведомственных нормативных актов, затрагивающих вопросы документации:

- организовывать профессиональную подготовку и переподготовку кадров в области управления документацией.

Сертифицировать применяемую технику и технологии и лицензировать профессиональную деятельность в сфере управления документацией.

Росархив формирует государственную политику в области управления документацией на основе принципа создания условий для обеспечения свободного и всеобщего доступа к документам, за исключением тех. доступ к которым ограничен законом.

Субъекты хозяйственной деятельности, включая общественные объединения, будут организовывать управление документацией в соответствии с законом.

До принятия закона о документации актуальной остается задача организационного и, прежде всего, кадрового обеспечения решения многоаспектной проблемы межведомственного документооборота. Особо заостряется вопрос об усилении координирующей роли Росархива и его структур как органов, ответственных за состояние документации, обеспечение сохранности, научного и практического ее использования, в том числе за счет более точного определения компетенции и полномочий по координации научно-исследовательских работ в области организации и автоматизации межведомственного документооборота: придания и юридического закрепления за Росархивом функций по лицензированию, сертификации и аккредитации организаций - разработчиков документационных систем (технологий) межведомственного назначения.

Для усиления роли Федеральной архивной службы России по управлению документацией, на наш взгляд, можно организовать Межведомственную комиссию по документационному обеспечению управления при Росархиве как экспортно-консультативный орган для рассмотрения проблем документоведения, координации научно-методической деятельности по совершенствованию делопроизводства, обеспечения экспертизы проектов нормативных актов и выработки рекомендаций и предложений по совершенствованию работы с управленческой документацией в Российской Федерации. Комиссия могла бы осуществлять следующие функции:

проводить экспертизу проектов нормативных актов по вопросам делопроизводства:

оценивать качество методических разработок, учебных программ и пособий межотраслевого характера:

- определять основные направления документоведческих исследований межведомственного характера, разрабатывать предложения по включению документоведческих исследований в Федеральные целевые программы;

- вырабатывать рекомендации и предложения по гармонизации терминологии, совершенствованию работы служб делопроизводства, унификации и стандартизации служебных документов, разработке информационно-поисковых систем, средств хранения документов и другим аспектам работы с документами;

- заслушивать информацию органов государственной власти и местного самоуправления, организаций, отдельных исследователей о состоянии и перспективах развития делопроизводства;

- давать рекомендации в пределах своей компетенции по разрабатываемым нормативным и методическим документам, проектным и технологическим решениям в области делопроизводства;

- рассматривать предложения о профессиональной подготовке кадров и проведении научных исследований в сфере работы с управленческой документацией;

- изучать отечественный и зарубежный опыт делопроизводства и возможность его применения, организовывать обмен опытом и пропаганду новых современных методов и приемов работы с документами;

- осуществлять подготовку предложений по заключению международных договоров, направленных на совершенствование делопроизводства. В Комиссию было бы целесообразно включить представителей федеральных органов власти, органов власти субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления, руководителей и специалистов учреждений Росархива, работников делопроизводственных подразделений и архивов коммерческих и некоммерческих организаций, а также независимых специалистов-экспертов.

Для осуществления своих функций Комиссия может создавать из числа своих членов и привлекаемых в установленном порядке специалистов секции, рабочие группы, действующие под руководством членов Комиссии, а также запрашивать и получать от органов власти и управления материалы и информацию по вопросам, входящим в ее компетенцию.

Кроме предложенного выше закона о документации, в стране должны действовать правовые акты и нормативные документы, устанавливающие единые требования к административной документации. В их число целесообразно включить:

- государственную систему документационного обеспечения управления;

- типовые инструкции по документационному обеспечению управления в различных отраслях деятельности или хозяйствования;

- типовые положения о службе документационного обеспечения;

- типовые положения о порядке документирования деловой информации:

- типовые положения о порядке организации поиска документов и использования документированной информации;

- регламент государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации;

- типовые перечни документов постоянного срока хранения;

- перечни типовых документов с указанием сроков хранения;

- государственные стандарты;

- общероссийские классификаторы документов и систем документации, реквизитов документов и иных информационных элементов.

Требования, устанавливаемые названными нормативными документами, должны основываться на современных достижениях науки, техники и информационных технологий, на международных стандартах, рекомендациях международных организаций, а также учитывать условия документирования и документооборота в Российской Федерации и не нарушать положения, установленные Конституцией Российской Федерации и иным законодательством.

В настоящее время подготовлен ряд общероссийских нормативно-методических документов, которые прямо или косвенно способствуют реализации некоторых вопросов автоматизации обмена межведомственной информацией и документацией.

Исключительно важной представляется также разработка государственных правовых актов, устанавливающих нормы (стандарты, правила) ведения межведомственного документооборота (делопроизводства, документации) и меры ответственности за их нарушение.

Решению технологических задач автоматизации межведомственного документооборота способствует разработанный ВНИИДАД и утвержденный Госстандартом Российской Федерации ГОСТ 6 30-2003 УСД. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

Стандарт, предъявляя жесткие требования к унификации и стандартизации элементов оформления документации, в значительной степени облегчает создание типовых, унифицированных и единых процессов как традиционного, так и автоматизированного обмена информацией и документацией между ведомствами.

Однако для обеспечения межведомственной автоматизации документооборота исключительно важное значение имеет также ведение и постоянное обновление стандартов общероссийских классификаторов, в т.ч. форм управленческой документации на федеральном уровне, и соответствующая нормативно-методическая регламентация табелей и альбомов форм документации на уровне ведомств, предприятий и организаций.

Согласование и сопряжение этих систем и документов должны стать предметом самого пристального внимания, так как существенно влияют на возможности и эффективность автоматизированного обмена информацией.

Недавно решен вопрос электронного юридического атрибутирования документов для организации межведомственного документооборота, хранения и защиты информации от несанкционированного доступа. Для этого принят Федеральный закон «О цифровой электронной подписи».

Все более возрастающее значение в последнее время приобретают также задачи организации упорядочения и регламентации государственного и ведомственного хранения межведомственной информации и документации на нетрадиционных носителях, которые до сих пор решаются на эмпирическом уровне в отдельных учреждениях и организациях и практически не регулируются общегосударственными нормами. Прежде всего речь идет о так называемом «электронном документообороте, не у регулированность которого соответствующими правовыми актами и технико - технологическими регламентами вызывает все большую озабоченность у специалистов-практиков и общественную неудовлетворенность низким уровнем теоретической и методической проработки. Данный комплекс проблем по изучению электронного документа заслуживает выделения в особую научно-исследовательскую программу (проект) на общегосударственном уровне.

В России все большее распространение получает информационный менеджмент или управление информацией. Фактически его использование предполагает создание единой инфраструктуры организации на базе массивов документов и информации (информационных ресурсов), информационных технологий, средств коммуникации и квалифицированных кадров с целью обеспечения с наименьшими затратами эффективного документационного (информационного) обеспечения процессов управления. Объективные условия для перехода к применению методологии информационного менеджмента, включая методики оргпроектирования в современных российских организациях к настоящему времени уже созданы. Надо суметь эффективно воспользоваться ими.

2.4 Внедрение системы электронного документооборота на предприятии

Для того, чтобы соответствовать статусу современного успешного промышленного предприятия, решить проблему автоматизации ДОУ ООО «Универсал-Сервис», необходимо полностью отказаться от традиционных форм работы с документами, внедрить готовое разработанное приложение соответствующей автоматизированной системы, которая обладает возможностью интегрироваться с системой «1С: Предприятие 8.0».

Выбираемое приложение должно соответствовать предъявляемым требованиям: функциональным и системно-техническим.

В последнее время выбор корпоративных информационных систем весьма широк, на этом рынке представлены как импортные, так и отечественные разработки.

К выбору системы электронной документации (СЭД) следует подходить исходя из потребностей организации. Для начала нужно определится со следующим набором критериев для классификации:

- на каких технических платформах работает система и как это согласуется с политикой предприятия в этой области;

- какие объемы хранимой информации ориентирована система, согласуются ли эти объемы с ожидающимся потоком документов в организации;

- какова организация распределения, хранения и обмена документами между офисом и производством эффективность сетевого взаимодействия;

- определиться с финансовыми затратами.

При этом необходимо учитывать наличие системы защиты от доступа к информации извне, это должно непременно входить в набор корпоративной информационной системы.

Поэтому при выборе системы следует обратить внимание на этот фактор и руководствоваться законом о защите информации.

Что же касается эффективности, то в качестве наилучшей ее меры выступает повышение производительности труда в результате внедрения системы. Важно отметить, что эффективность достигается не только за счет высокого быстродействия системы, но и опять же ее широких функциональных возможностей.

Полнофункциональная система позволяет автоматизировать работу с документами любых типов и практически на всех стадиях жизненного цикла, начиная от задания на разработку и кончая сдачей в архив.

Кроме того, данное качество дает возможность настраивать систему на различные специфические участки, будь то классическое делопроизводство (с параллельным хождением электронных и бумажных документов) или разработка проектно-конструкторской документации (с поддержкой сканирования, векторизации, распознавания и индексирования), что актуально для ООО «Универсал-Сервис».

Очевидно, что полнофункциональная система должна не только уметь организовывать сложные маршруты движения документов (последовательно-параллельные, с условным ветвлением, циклами и даже самостоятельным принятием управленческих решений, когда это возможно), но и контролировать их исполнение, вести аудит, оптимизировать загрузку сотрудников и делать многое другое.

Исходя из этого, система должна как минимум обеспечивать:

- единую регистрацию всей поступающей корреспонденции с последующим направлением документов на рассмотрение руководству организации или в ее структурные подразделения;

- единую регистрацию всей исходящей корреспонденции и внутренних документов организации;

- регистрацию движения документов (документооборота) внутри организации, включая резолюции, отчеты об исполнении, согласование (визирование) документов;

- списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел;

- контроль своевременного исполнения поручений, обращений граждан, организаций, резолюций и указаний руководства; проверку правильности и своевременности исполнения документов;

- поиск документов и получение статистических отчетов по документообороту организации;

- формирование реестров отправки для экспедиции учреждения или отправку документов с помощью систем электронной почты.

Также система автоматизации делопроизводства и документооборота должна функционировать в локальной вычислительной сети, объединяющей компьютеры, установленные на рабочих местах работников структурных подразделений и производства, участвующих в процессах делопроизводственной деятельности.

Система автоматизации делопроизводства и документооборота (например, система «Дело» или «Босс-референт») также позволит:

- централизованно отслеживать ход делопроизводственного процесса - вплоть до работы исполнителей над документами на своих рабочих местах, систематизировать результаты контроля и тем самым выявлять «узкие места» в документообороте и работе персонала;

- при переходе на работу с электронными копиями документов полностью исключить возможность их утери и свести поиск документа к запросу, выполняемому системой в течение считанных секунд. При этом даже необязательно помнить название или регистрационный номер документа - достаточно указать тематику или ключевые слова для поиска.

Согласно результатам исследований, полученных российскими и западными консалтинговыми компаниями при оценке эффективности перехода от работы с бумажными к работе с электронными документами, эффективность работы только возрастает.

Например, по мнению компании DELPHI - разработчика компьютерных программ, около 15 % всех бумажных документов безвозвратно теряется, и сотрудники тратят до 30 % своего рабочего времени в попытках найти их;

повысить рост производительности труда сотрудников за счет упорядочения технологии работы с документами, резкого сокращения времени передачи документов по локальной сети или средствами электронной почты. В порядке подтверждения можно привести результаты исследования западных консалтинговых компаний:

по оценке Nortan Nolan Institute при переходе к работе с электронными документами рост производительности труда сотрудников составляет 25-50 %, уменьшается время обработки одного документа более чем на 75 %, а уменьшение расходов на оплату площадей для хранения документов составляет до 80 %.

Итак, внедрение полноценной системы автоматизации делопроизводства предусматривает комплекс организационно-технических мероприятий, решающих большинство перечисленных выше проблем на основе внедрения единой для всех сотрудников предприятия дисциплины работы с офисной и производственной информацией.

В итоге, при внедрении системы электронного делопроизводства достигается повышение оперативности управления ресурсами организации, выявляются ее резервы и перспективы роста для укрепления позиций на рынке.

2.4.1 Расчет эффективности от внедрения предлагаемого мероприятия

Известно, что оценка эффективности проекта внедрения системы электронного делопроизводства может быть выражена через отношение результата проекта к его затратам. Предлагаемая модель прогноза организационно-управленческой результативности совершенствования системы документационного обеспечения управления персоналом основана на Методических рекомендациях по оценке эффективности инвестиционных проектов и построена в последовательности этапов инвестиционного цикла от замысла до его практической реализации.

Возрастающий объем документооборота, в случае отказа от внедрения системы электронного ДОУ, в итоге приведет руководство ООО «Универсал-Сервис» к решению о приеме второго секретаря.

После внедрения ИС ДОУ в ООО «Универсал-Сервис» за счет автоматизации системы документационного обеспечения удается снизить потребность в количестве сотрудников, и тем самым сэкономить на фонде оплаты труда.

Планируется, что проект будет реализован с помощью команды из двух сотрудников: менеджера по управлению персоналом и специалиста по разработке программного продукта - программиста.

При этом план затрат проекта будет складываться из затрат на заработную плату, затрат на материалы, затрат на оплату аренды помещения, затрат на оплату электроэнергии, затрат на косвенные расходы.

Экономия (Э) проекта, формируется в процессе его реализации.

Экономия денежных, материальных или людских ресурсов возникает за счет автоматизации процесса обработки потока входящих, исходящих и внутренних документов, связанных с управлением персоналом.

После внедрения программного продукта в деятельность руководителя, секретаря и менеджера по управлению персоналом, ожидается рост производительности труда сотрудников, уменьшается время обработки документов, уменьшаются расходы на оплату площадей для хранения документов. Кроме того, в дальнейшем, ожидается снижение потребности в дополнительных сотрудниках, т.е. происходит экономия фонда оплаты труда.

Эта экономия может так же рассматриваться как источник возврата инвестиционных затрат.

Ожидаемая экономия (Э) от проекта по совершенствованию системы документационного обеспечения управления персоналом:

Э = Бпл - Бф,

где Э - размер экономии;

Бпл - плановый бюджет расходов на систему ДОУ;

Бф - фактический бюджет расходов на систему ДОУ.

Бюджет расходов на систему ДОУ в ООО «Универсал-Сервис» включает - расходы по зарплате, затраты на создание второго рабочего места секретаря и расходы по хранению документов.

Без внедрения ИС электронного документооборота для обработки данных в 2011 г. может потребоваться труд трех человек с заработной платой по 15 тыс.руб. в месяц (2 секретаря) и 18 тыс. руб. - менеджер по управлению персоналом.

Расходы по зарплате исполнителей Ззп определяются по формуле расчета фонда заработной платы:

Фзп = Зосн*(1+Кдоп)*(1+Кс.ф.),

где Зосн - основная заработная плата работников;

Кдоп, Кс.ф.- коэффициенты, учитывающие дополнительную заработную плату и отчисления в социальные внебюджетные фонды.

Значения Кдоп, Кс.ф. можно принимать в размере Кдоп = 0,08 ч 0,1; Ксф.= 0,34.

Тогда, расходы на заработную плату 3-х исполнителей за время эксплуатационного периода (12 месяцев) рассчитаем по формуле:

ФЗП = 48,00 * 1,1 * 1,34 * 12 = 849,024 тыс. руб.

Затраты на создание второго рабочего места секретаря составят:

компьютерная техника - 60,0 тыс. руб. (компьютер, монитор, принтер, сканер, телефон, программное обеспечение, осветительные приборы);

офисная мебель - 30 тыс. руб. (стол офисный с приставкой, стул, шкаф для хранения документов);

затраты на электроэнергию:

Затраты на энергоносители Зэн определяются по формуле:

Зэн = Р * tдн * Тразр. * Wэ

где Р - суммарная мощность потребителей электричества, кВт;дн - продолжительность работы электроприемников в течение дня, час;

Тразр. - продолжительность работы в рабочих днях;э- тариф на электроэнергию, руб./кВтч. В настоящее время для коммерческих организаций: Wэ=4,00 руб./кВт,

Тогда затраты на энергоносители равны:

Зэн = 1,5 * 8 * 250 * 4,6 = 13,80 тыс. руб.

Таким образом, плановые расходы на создание и содержание второго рабочего места секретаря составят:90,0 + 13,8 + 10,6 = 114,4 тыс.руб.

Расходы на хранение архива:

площадь архива - 15м2

стоимость аренды 1 м2 - 300 руб./м2, включая НДС.

Расходы на хранение архива планируются на 2011 г. в размере:

*300 * 12 = 54000 руб.

Расчет затрат на отопление архива осуществляется по следующей формуле:

Зот = Sпл * (T.кален./365) * Wтепл

где W тепл - тариф на тепловую энергию, руб./м2 в мес.тепл = 46,2 руб./кв.м. в мес.

Тогда затраты отопление будут равны:

Зот = 15 * 200/365 *46,2*12 = 4,5 тыс.руб.

Таким образом, расходы на хранение архива планируются на 2012 г. в размере: 54,0 + 4,5 = 59,5 тыс.руб.

Фактический бюджет расходов на систему ДОУ в 2012 г. при внедрении электронной системы документационного обеспечения может составить:

- инвестиционные затраты на внедрение электронного документооборота;

- расходы на содержание секретаря и менеджера по персоналу на уровне 2011 г. с учетом ставок 2012 г. во внебюджетные фонды.

После внедрения ИС электронного документооборота в 2012 г. может потребоваться труд только двух человек с заработной платой 15 тыс. руб. в месяц (секретаря) и 18 тыс. руб. - менеджера по управлению персоналом.

ФЗП = 33,00 * 1,1 * 1,34 * 12 = 583,704 тыс. руб.

Таким образом, ожидаемые затраты после внедрения системы электронного документооборота могут составить: 96,0 + 583,704 = 679,704 тыс.руб. Ожидаемая экономия (Э) от проекта по совершенствованию системы документационного обеспечения управления персоналом составит:

Э = Бпл - Бф = 931,924 - 679,704 = 252,22 тыс. руб.

Итак, в ходе исследования и анализа системы унификации организационно-распорядительной документации в ООО «Универсал-Сервис» были выявлены недостатки, которые послужили основанием для разработки предложений по совершенствованию системы унификации организационно-распорядительной документации.

Компьютерная система, предусматривающая автоматизацию не только традиционных функций делопроизводства, но и реализацию принципиально новых возможностей управления документооборотом в целом в организации, выполнение справочно-аналитической работы, а также использование элементов электронного документооборота, позволит поднять работу менеджера по управлению персоналом и секретаря на качественно иной уровень и будет способствовать повышению оперативности деятельности ООО «Универсал-Сервис» в целом.

В работе были представлены программа для совершенствования системы унификации организационно-распорядительной документации в ООО «Универсал-Сервис»:

- через регламентацию документационного обеспечения - разработка должностных инструкций секретаря и менеджера по персоналу по ведению дело производства, положения о функциональной службе ДОУ, инструкции по делопроизводству;

- использования современных информационных технологий - внедрение системы электронного документооборота.

После внедрения программного продукта в деятельность руководителя, секретаря и менеджера по управлению персоналом, ожидается рост производительности труда сотрудников, уменьшается время обработки документов, уменьшаются расходы на оплату площадей для хранения документов. Кроме того, в дальнейшем, ожидается снижение потребности в дополнительных сотрудниках, т.е. происходит экономия фонда оплаты труда.

Ожидаемая экономия (Э) от проекта по совершенствованию системы документационного обеспечения управления персоналом составит:

Э = Бпл - Бф = 931,924 - 679,704 = 252,22 тыс. руб.

Таким образом, информационная система, предусматривающая автоматизацию не только традиционных функций делопроизводства, но и реализацию принципиально новых возможностей управления документооборотом в целом в организации, выполнение справочно-аналитической работы, а также использование элементов электронного документооборота, позволит поднять работу менеджера по управлению персоналом и секретаря на качественно иной уровень и будет способствовать повышению оперативности деятельности ООО «Универсал-Сервис» в целом.



Заключение

Совершенствование системы распорядительных документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций. Стандартизация документов - это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Установлены следующие категории стандартов: государственные стандарты (ГОСТ), отраслевые стандарты (ОСТ), республиканские стандарты (РСТ). Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.

В целом, за исследуемый период, устойчивость финансового состояния в условиях рыночного хозяйствования у предприятия растёт. Финансовое обеспечение хозяйственной деятельности сопровождалось эффективным и стабильным управлением предприятия.

Исследование системы унификации организационно-распорядительной документации в организации ООО «Универсал-Сервис» выявило ряд существенных проблем, которые требуют системного решения.

В ООО «Универсал-Сервис» отсутствует специальное подразделение, занимающееся документационным обеспечением управления.

Серьезным нарушением в системе документационного обеспечения управления персоналом является отсутствие каких-либо нормативно-методических материалов, регламентирующих работу с документами, а именно:

- нет инструкции по делопроизводству, должностных инструкций ряда сотрудников;

- не используются общегосударственные нормативы по оформлению документов и ведению делопроизводства: ГОСТы, ГСДОУ «Основные правила работы ведомственных архивов» и «Перечень документов со сроками хранения»;

- документы хранятся децентрализовано, что затрудняет учет, контроль исполнения, обеспечение сохранности, а также справочно-поисковую работу по документам.

Экономическая эффективность унификации и стандартизации документов достигается в результате снижения затрат на составление, изготовление и оформление документов, их передачу, обработку, хранение, уничтожение. Кроме того, может быть получен косвенный эффект за счет совершенствования системы управления, выражающийся в повышении оперативности управления за счет сокращения времени на все виды работ с документами и приближении принимаемых решений к оптимальным вариантам в результате повышения качества документов. Следовательно, унификация документов будет представлять собой решение задач по совершенствованию их содержания и форм.

Итак, в ходе исследования и анализа процесса организации и технологии документационного обеспечения управления, ООО «Универсал-Сервис» были выявлены недостатки, которые послужили основанием для разработки предложений по совершенствованию системы организационно-распорядительной документации.

После внедрения программного продукта в деятельность руководителя, секретаря и менеджера по управлению персоналом, ожидается рост производительности труда сотрудников, уменьшается время обработки документов, уменьшаются расходы на оплату площадей для хранения документов. Кроме того, в дальнейшем, ожидается снижение потребности в дополнительных сотрудниках, т.е. происходит экономия фонда оплаты труда.

В работе были представлены программа для совершенствования системы унификации организационно-распорядительной документации в ООО «Универсал-Сервис»:

- через регламентацию документационного обеспечения - разработка должностных инструкций секретаря и менеджера по персоналу по ведению делопроизводства, положения о функциональной службе ДОУ, инструкции по делопроизводству;

- использования современных информационных технологий - внедрение системы электронного документооборота;

- добавить этап «Регистрации в подразделении» в схему движения документов, что уменьшит срок прохождения документов по маршруту;

- упорядочение реквизитов в бланке, удаление из него лишней информации и добавление необходимых реквизитов.



Список использованных источников

1. Конституция Российской Федераций принята всенародным голосованием 12 декабря 1993 г. Государственный флаг РФ. Государственный герб РФ. Государственный Гимн РФ. - Ростов н/Д: Феникс, 2012. - 63 с.

2. Трудовой кодекс Российской Федерации (по состоянию на 20 сентября 2008 г.). М.: СУИ, 2008. - 207 с.

3. Гражданский кодекс Российской Федерации: Ч. 1, 2, 3, 4 (по состоянию на 20 сентября 2008 г.). М.: СУИ, 2008. - 528 с.

4. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. 1991.

5. Федеральный закон "Об информации, информатизации и защите информации" от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ.

6. Федеральный закон РФ «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ.

7. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Росархив. М., 2000, с изменениями от 27.10.2003 г.

8. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации «Унифицированная система организационно-распорядительной докумен-тации. Требования к оформлению документов».

9. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

10. Анодина Н.Н. Документооборот в организации. Практическое пособие./Н.Н. Анодина - М.: Омега-Л, 2009. - 176 с.

11. Андреева В.И. Делопроизводство: организация и ведение: учебно-практическое пособие./В.И. Андреева - КноРус, 2011. - 248 с.

12. Балибардина Г.И. Документоведение и документационное обеспечение управления: Учебно-методическое пособие/ Г.И. Балибардина - Волгоград. Изд-во ВолГУ, 2010. - 77 с.

13. Басаков М.И. Современное делопроизводство (Докумен-тационное обеспечение управления): Учебное пособие./М.И. Басаков - М Феникс, 2009. - 474 с.

14. Басаков М.И. Документы и документооборот коммерческой организации. Учебное пособие./М.И. Басаков - М.: Феникс, 2009. - 415 с.

15. Ватолина М.В. Организация работы с документа-ми./М.В. Ватолина - М.: Феникс, 2010. - 317 с.

16. Галахов В.В. Делопроизводство: образцы, документы; организация и технология работы: с учетом нового ГОСТ Р 6.30-2003. /В.В. Галахов, И.К. Корнеев, Г.Н. Ксандопуло - М.: Проспект, 2011. - 455 с.

17. Гринберг А.С. Документационное обеспечение управления: Электронный учебник./ Гринберг А.С. - М.: Юнити-Дана, 2011. - 390 с.

18. Демин Ю.М. Делопроизводство и архивное дело./ Демин Ю.М. - СПб.: Питер, 2009. - 224 с.

19. Демин Ю.М. Делопроизводство: подготовка служебных документов./ Демин Ю.М. - СПб.: Питер, 2009. - 246 с.

20. Замыцкова О.И. Делопроизводство (Документальное обеспечение управления). /О.И. Замыцкова, М.И. Басаков, - М.: Феникс, 2010. - 375 с.

21. Зиновьева Н.Б. Документоведение: учеб.-метод пособие/ Н.Б. Зиновьева.- М.: Профиздат, 2091. - 208 с.

22. Корнеев И.К. Деловая переписка и образцы документов./И.К. Корнеев, А.В. Пшенко - М.: Проспект, 2009. - 324 с.

Размещено на Allbest.ru