Совершенствование организации архивного хранения документации государственного кадастра недвижимости (на примере ФГБУ "ФКП Росреесра" по Тверской области)

Кафедра государственного управления и менеджмента

ДИПЛОМНЫЙ ПРОЕКТ

Совершенствование организации архивного хранения документации государственного кадастра недвижимости (на примере ФГБУ «ФКП Росреесра» по Тверской области)

Студентки 6 курса

Специальность

Козловой Светланы Владимировны

Научный руководитель: к.и.н., доцент

Потапова Елена Владимировна

Тверь 2013 г.

ВВЕДЕНИЕ

Документ является одним из главных видов социальной информации, которая как важнейший ресурс человечества обладает уникальным свойством: в отличие от физических ресурсов она при употреблении не сокращается, а, напротив, возрастает. Научно-техническая революция углубила и обострила кризис информации («информационный взрыв», сопровождающийся «информационным голодом»), выход из которого в очень большой степени зависит от организации информационных процессов, автоматизации производства, хранения и условий распространения информации.

По мере превращения оперативной информации в информацию ретроспективную частично или полностью документ постепенно теряет свое значение для практических нужд управления. Наблюдения последних лет показывают, что этот процесс, особенно в условиях научно-технической революции, проявляет тенденцию к ускорению. Таким образом, перманентное обновление состава документов архива учреждения естественно вытекает из характера, качественного состава, сущности самих документов. Один документ проходит три этапа и, соответственно, три службы оказываются, связаны документной преемственностью - делопроизводство, ведомственные архивы, государственные архивы. Наличие преемственности порождает необходимость тесной взаимосвязи в их работе.

Так как на ведомственные архивы возложены функции хранения и использования документов в политических, научных, социально-культурных и других целях, в том числе в целях обеспечения управления ретроспективной информацией, следует рассматривать их в качестве подразделений информационного обслуживания, совершенствование, которого положительно влияет на процесс управления.

Архивное хранение - это обеспечение рационального размещения и сохранности документов.

Обеспечение сохранности является одной из задач в работе с документами. Для ее решения очень важно учитывать сроки хранения документов, соблюдать порядок их учета и использования, обеспечить соответствующие режимы хранения.

Изменения в российском обществе последних десятилетий, в частности, разгосударствление экономики и быстрое развитие учреждений новых организационных форм и видом собственности, актуализировали проблему ведомственного хранения документов, архивных документов и документов по личному составу. Архивы государственных организаций, в которых в настоящее время сосредотачивается значительный объем информации на различных носителях, являются участниками процесса сохранения документных ресурсов страны, а ведомственное хранение документов - важнейшим его звеном.

Настоящий дипломный проект посвящен анализу организации архивного хранения документов в филиале Федерального государственного бюджетного учреждения «Федеральная кадастровая палата Росреестра» по Тверской области (филиал ФГБУ «ФКП Росреестра» по Тверской области).

Актуальность выбранной темы определена недостаточной проработкой вопросов организации и совершенствования архивного хранения документов в филиале ФГБУ «ФКП Росреестра» по Тверской области, что ведет кряду проблем организационного характера.

Объект исследования - организация архивного хранения документов.

Предмет исследования - организация ведомственного хранения документов в филиале ФГБУ «ФКП Росреестра» по Тверской области.

Цель дипломного проекта - анализ хранения документации государственного кадастра недвижимости в филиале ФГБУ «ФКП Росреесра» по Тверской области и разработка предложений по его совершенствованию.

Для реализации поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

1. Рассмотреть особенности организации архивного хранения документов в Российской Федерации.

2. Охарактеризовать нормативно-правовую и методическую базу архивного хранения документации.

3. Выделить особенности организации ведомственного хранения документов в Российской Федерации.

4. Дать общую характеристику филиала ФГБУ «ФКП Росреесра» по Тверской области.

5. Провести анализ организации архивного хранения документов в филиале ФГБУ «ФКП Росреесра» по Тверской области.

6. Выделить проблемы хранения документов в филиале ФГБУ «ФКП Росреесра» по Тверской области.

7. Предложить направления совершенствования хранения документации в филиале ФГБУ «ФКП Росреесра» по Тверской области и дать оценку их эффективности.

Для решения поставленных задач в данной работе использовался системный подход и системный анализ. Применялись такие методы сбора информации, как изучение и анализ документов, сравнение и аналитика.

В ходе работы над дипломным проектом была использована учебная литература: Е.В. Алексеева «Архивоведение» Алексеева, Е.В. Архивоведение: учебник / Е.В. Алексеева, Л.П.Афанасьева, Е.М. Бурова. - М. : Академия, 2009. - 272 с., А.Н. Белов «Делопроизводство и документ» Белов, А.Н. Делопроизводство и документ : учеб. пособие / А.Н. Белов. - М. : Экспо, 2007. - 554 с., Т.В. Кузнецова «Документационное обеспечение управления» Кузнецова, Т.В. Документационное обеспечение управления / Т.В. Кузнецова. - М.: Управление персоналом, 2007. - 324 с., О.Г. Леонтьева «Архивы в современном мире» Леонтьева, О.Г. Архивы в современном мире / О.Г. Леонтьева. - Тверь : Лилия Принт, 2004. -180 с., М.Ю. Рогожин «Документационное обеспечение управления» Рогожин, М.Ю. Документационное обеспечение управления : учеб.-практ. пособие / М.Ю. Рогожин - М. : Проспект, 2009. - 384 с.. В каждом из этих изданий рассматриваются вопросы, связанные с архивных хранением документов.

Методической базой и теоретическим обоснованием дипломного исследования послужили действующие общегосударственные законодательно-нормативные и нормативно-методические акты, устанавливающие порядок документирования и хранения информации: Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» Об архивном деле в Российской Федерации : федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ (с изм. на 27 июля 2010 г.) // Собрание законодательства РФ. - 2004. - № 3. - Ст. 4169.; Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» Об информации, информационных технологиях и о защите информации : федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ (с изм. на 6 апреля 2011 г.) // Собрание законодательства РФ. - 2006. - № 31 (Ч. 1). - Ст. 3448.; постановление Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах власти» Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах власти : постановление Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 // Собрание законодательства РФ. - 2009. - № 25. - Ст. 3060.; ГОСТ Р 6.30-2003 «УСД. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированные системы организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» : постановление Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. № 65-ст. - М. : ИПК Издательство стандартов, 2003.; ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело : Термины и определения. - М. : Издательство стандартов, 1998. - 18 с. и иные нормативные и правовые акты.

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ И НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИИ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТАЦИИ В РОСИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

1.1 Организация архивного хранения документов в Российской Федерации

Документ - это результат закрепления информации о предметах объективной действительности и о мыслительной деятельности человека посредством письма, графики, фотографии или другим способом на любых носителях Алексеева, Е.В. Архивоведение : учебник / Е.В. Алексеева, Л.П.Афанасьева, Е.М. Бурова. - М. : Академия, 2009. - С. 54..

Есть и другие трактовки понятия документ, например в ГОСТ 16487-83: «Документ - материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для передачи ее во времени и пространстве». Особенность данной трактовки понятия в том, что в данном случае под документом понимается материальный объект, специально созданный для передачи информации.

Последняя трактовка понятия документ звучит следующим образом: «Зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать» (ГОСТ Р51141-98) ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения - М. : Изд-во стандартов, 1998. - С. 4..

Архивный документ - это ценный материальный носитель информации, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества или собственника. Весь вопрос в том, для кого он представляет ценность: если для общества в целом как памятник истории, культуры, научной мысли, то он хранится в историческом архиве, если же только для человека, то он хранится в личном, семейном архиве.

Слово архив означает присутственное место. Под архивом понимается совокупность архивных документов, а также архивное учреждение или структурное подразделение учреждения, организации или предприятия, осуществляющее прием и хранение архивных документов в интересах пользователей.

В архивоведческой литературе термин архив употребляется в разных значениях. Слова архив и архивариус проникли в русский язык вместе с другими иностранными понятиями и обычаями в эпоху Петра I. Во всяком случае, они употребляются в российском законодательстве с первой четверти XVIII в., например, в Генеральном регламенте 1720 г.: «Книги, документы, дела, учиненные регистратуры, когда оные три года в канцелярии и в конторе лежали, потом в архив с распискою архивариусу отдаются».

В XVIII в. слово архив означал как собрание документов лица, рода, так и структурное подразделение учреждения, занимающееся хранением документов. В первой половине XVIII в. архивами стали называться и специальные учреждения, хранящие «старые дела». В XIX в. термин архив стал употребляться и для обозначения изданий исторических документов: «Архив князя Воронцова», «Архив графов Мордвиновых», «Русский архив». Кроме того, согласно словарю Даля, под архивом понимали здание, помещение, где хранятся документы, т.е. архивохранилище. В Словаре современной архивной терминологии социалистических стран была сделана попытка покончить с многозначностью термина архив. Архивом предлагалось считать только учреждение или структурное подразделение, осуществляющее хранение документов в целях их оптимального использования. Поэтому ГОСТ 16487-83 запрещал употреблять термин личный архив. Понятие архив было тесно связано с государственным хранением. Однако ныне исторически сложившаяся двузначность термина архив снова закреплена в законе Алексеева, Е.В. Архивоведение: учебник / Е.В. Алексеева, Л.П.Афанасьева, Е.М. Бурова. - М. : Академия, 2009. - С. 55..

Таким образом, в современной трактовке архив - это не только многоэтажные хранилища с десятками сотрудников и километрами стеллажей. Архивом можно назвать скромную пока кучку конспектов, хранящуюся в вашем письменном столе. Архивы, в зависимости от их функций и подчиненности, можно разделить на четыре основные группы: государственные, муниципальные, ведомственные и личные.

Архив - это организация или ее структурное подразделение, осуществляющие прием и хранение архивных документов с целью использования ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения - М. : Изд-во стандартов, 1998. - С. 4..

Государственные архивы - учреждения, которые осуществляют сбор, хранение и организацию архивных документов в целях их всестороннего использования. Государственные архивы хранят постоянно (т.е. вечно) наиболее ценные архивные документы. Главная задача государственных архивов - служение исторической науке. Поэтому государственные архивы иногда называют историческими Алексеева, Е.В. Архивоведение : учебник / Е.В. Алексеева, Л.П.Афанасьева, Е.М. Бурова. - М. : Академия, 2009. - С. 56.

Муниципальные архивы (архивные отделы администраций муниципальных образований) хранят документы архивного фонда Российской Федерации, образовавшиеся в деятельности районных, городских, сельских и поселковых Советов народных депутатов, их исполкомов, отделов и управлений; предприятий, учреждений, организаций районного и городского подчинения, кооперативных и общественных организаций.

Ведомственные архивы - структурные подразделения учреждений или ведомств, хранящие документы этих ведомств и организующие их использование для информационного обеспечения их работы. Наиболее ценная часть документов архива по истечении срока хранения в ведомстве передается на постоянное хранение в государственный архив.

Личный архив образуют документы, которые возникают по инициативе частного лица, являются его личной (частной) собственностью и подлежат охране в соответствии с нормами авторского права, если по характеру своему являются объектом его действия.

Все архивные документы страны образуют Архивный фонд Российской Федерации Алексеева, Е.В. Архивоведение : учебник / Е.В. Алексеева, Л.П.Афанасьева, Е.М. Бурова. - М. : Академия, 2009. - С. 56..

Архивная система России состоит из сети архивных учреждений и архивного законодательства. Это два важных компонента, без которых единой системы не существует, а имеется только какое-то количество архивов, в большей или меньшей степени связанных между собой.

Архивный фонд Российской Федерации - это исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое, культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам, подлежащих постоянному хранению в соответствии с российским законодательством. Обеспечивая вечное хранение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, архивы способствуют укреплению федерализма, формированию гражданского общества, становлению правового государства, формированию демократических взглядов, воспитанию россиян в духе гражданственности, патриотизма, толерантности Архивный фонд Российской Федерации // http://archives.ru/af.shtml.

Документы включаются в состав Архивного фонда Российской Федерации на основании экспертизы их ценности, которая проводится экспертно-проверочными комиссиями специально уполномоченных органов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации в области архивного дела, государственных, муниципальных архивов совместно с собственниками или владельцами документов в соответствии с «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук : приказ Минкультуры РФ от 18 января 2007 г. № 19 (с изм. на 16 февраля 2009 г.) // Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти. - 2007. - 14 мая..

Объем Архивного фонда Российской Федерации составляет более 600 млн. единиц хранения на различных носителях, или более 8,5 тыс. км архивных полок

Документы Архивного фонда Российской Федерации в законодательно определенном порядке хранятся: постоянно в федеральных государственных архивах, государственных архивах субъектов Российской Федерации, муниципальных архивах, федеральных и других государственных и муниципальных библиотеках и музеях, а также в организациях Российской академии наук; временно в государственных органах, государственных организациях, создаваемых ими архивах в течение установленных сроков, а также в муниципальных архивах в случае наделения органа местного самоуправления муниципального района или городского округа отдельными государственными полномочиями по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности и находящихся на территории муниципального образования; на депозитарном хранении в ряде федеральных органов исполнительной власти и федеральных организаций, перечень которых утвержден постановлением Правительства Российской Федерации № 808 от 27 декабря 2006 г Об утверждении перечня федеральных органов исполнительной власти и организаций, осуществляющих депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в федеральной собственности : постановление Правительства РФ от 27 декабря 2006 г. № 808 (с изм. на 16 декабря 2009 г.) // Собрание законодательства РФ. - 2007. - № 1 (Ч. 1). - Ст. 266..

Ежегодно объем документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственных и муниципальных архивах, увеличивается в среднем на 1,7 млн. единиц хранения.

Анализ документов архивов позволяет очень четко определить основные функции письменных документов, хранившихся в них, - расширение политических и экономических отношений в обществе и государстве, сохранение истории государства, обеспечение религиозных обрядов, информирование новых поколений об истории и традициях общества Леонтьева, О.Г. Архивы в современном мире / О.Г. Леонтьева. - Тверь: Лилия Принт, 2004. - С. 9..

В состав Архивного фонда Российской Федерации входят находящиеся на территории России архивные документы независимо от источника их происхождения, времени и способа создания, вида носителя, форм собственности и места хранения, в том числе юридические акты, управленческая документация, документы, содержащие результаты опытно-конструкторских и технологических работ, градостроительная документация, кино-, фото-, видео- и фотодокументы, электронные и телеметрические документы, переписи, рисунки, чертежи, схемы, дневники, переписка, мемуары, копии архивных документов на правах подлинников, а также архивные документы государственных организаций, находящихся в иностранных государствах.

Архивный фонд Российской Федерации делится на две большие части государственную (государственная и муниципальная ст. 7 и 8) и негосударственную (ст. 9) Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ) Об архивном деле в Российской Федерации : федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ (с изм. на 27 июля 2010 г.) // Собрание законодательства РФ. - 2004. - № 3. - Ст. 4169..

Сеть архивов и архивных учреждений формируется в процессе формирования нации и оформления государственности. Появление определенного количества архивов, их видовое разнообразие приводит к необходимости установления определенных отношений между архивами, между архивами и государством, между архивами и обществом.

Государство вынуждено регулировать такие отношения в связи с необходимостью выполнения практических задач, обусловленных запросами граждан, и соблюдения политических интересов, вытекающих из представления об архивах как «социальной памяти общества». Таким образом, все разрозненное множество рано или поздно должно быть объединено в единую сеть, а затем - в систему.

Сеть архивов и архивных учреждений, помимо собственно архивов, включает органы управления архивным делом, архивные учебные заведения и научно-исследовательские учреждения, общественные организации архивистов.

В функции органов управления архивным делом входит координация деятельности архивов на определенной территории, а в ряде случаев и прямой контроль над их деятельностью.

Федеральные архивы непосредственно подчиняются Федеральному архивному агентству Российской Федерации. Существует 15 федеральных архивов:

- Государственный архив Российской Федерации (ГАРФ);

- Российский государственный архив древних актов (РГАДА);

- Российский государственный исторический архив (г. Санкт-Петербург);

- Российский государственный военно-исторический архив (РГВИА);

- Российский государственный архив экономики (РГАЭ);

- Российский государственный архив социально-политической истории;

- Российский государственный архив новейшей истории;

- Российский государственный военный архив;

- Российский государственный архив военно-морского флота (г. Санкт-Петербург);

- Российский государственный архив литературы и искусства (РГАЛИ);

- Российский государственный архив научно-технической документации (РГАНТД) и филиал РГАНТД в г. Самара;

- Российский государственный архив кинофотодокументов (РГАКФ);

- Российский государственный архив фотодокументов (РГАФД);

- Российский государственный исторический архив Дальнего Востока (г. Владивосток);

- Центр хранения страхового фонда (г. Ялуторовск) Федеральные архивы // http://www.rusarchives.ru/federal/list.shtml.

В архивную систему Российской Федерации помимо архивов входят научно-исследовательские и учебные заведения. Ведущим отраслевым научно-исследовательским институтом в области архивного дела в России остается Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), созданный в 1966 году. Институт создавался в целях формирования теоретической и методической базы архивоведения и архивного дела в России.

В Российской Федерации в целом, и в Тверской области в частности, действует большое количество учреждений, организаций и предприятий. Однако, только некоторые из них сдают свои документы на государственное или муниципальное хранение и, таким образом, являются источниками комплектования архивов.

Так, например, в Тверской области ведут свою работу три основных архива:

1. Государственный архив Тверской области.

2. Муниципальный Тверской городской архив.

3. Тверской центр документации и новейшей истории.

В целях определения наиболее полного состава источников комплектования архивов выявляются, по возможности, все организации, действующие в пределах зоны комплектования архива. После этого с ними устанавливаются деловые контакты, анализируется структура, функции, состав документов организации путем изучения организационно-распорядительных, планово-отчетных и других документов. В результате устанавливается, какие стороны экономической, социальной, культурной, общественно-политической жизни отражаются в деятельности данной организации; место, занимаемое организацией в структуре отрасли или общественной жизни; масштаб ее деятельности и др.

Списки учреждений, организаций и предприятий источников комплектования архивов закрепляют круг организаций, которым уделяется приоритетное внимание со стороны архивных органов при организации своей деятельности. Архив ведет наблюдательное дело на каждую организацию, являющуюся источником комплектования архива, в которое включаются документы, характеризующие ее правовой статус и деятельность, а также работу ведомственного архива и организацию документов в делопроизводстве и оказывает организациям необходимую методическую помощь в организации делопроизводства и ведомственного архива.

Таким образом, архивная система Российской Федерации состоит из сети архивных учреждений и архивного законодательства, которое призвано обеспечить целостность и безопасность архивов являющихся, по сути, частью культурного наследия нации.

Ведомственные архивы являются важной частью архивной системы, поскольку хранят документы, содержащие социально-значимую информацию действующих учреждений, организаций и предприятий. По истечении временного срока хранения эти документы поступают на государственное или муниципальное хранение. Важным этапом для передачи на постоянное хранение является экспертиза ценности документов, осуществляемая экспертными комиссиями.

1.2 Характеристика нормативно-правовой и методической базы архивного хранения документации в Российской Федерации

Общенациональное архивное законодательство появляется на той стадии развития архивов и архивного дела, когда возникает необходимость регулирования значительного информационного массива, сосредоточенного в архивах. Архивное законодательство, как правило, формируется из ведомственных прав на хранение, уничтожение и использование документов. При помощи архивного законодательства происходит управление комплексами документов, называемых архивами Леонтьева, О.Г. Архивы в современном мире / О.Г. Леонтьева. - Тверь: Лилия Принт, 2004. - С. 9..

Принципы архивного законодательства можно определить как:

- обеспечение целостности и безопасности архивов, защиту сохранности архивного наследия, являющегося частью культурного наследия нации;- обеспечение доступа к архивной информации, в том числе физического доступа в архивы;

- обеспечение независимости архивов от политических, экономических и других интересов правящей элиты. В определенные моменты существования общества и государства архивное законодательство обеспечивает также централизацию управления архивами, посредством создания органов управления архивным делом.

Архивное дело в нашей стране в настоящее время регулируется рядом нормативно-правовых актов:

1. Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ.

2. Основными правилами работы архивов организаций, 2002 г Основные Правила работы архивов организаций: одобрены решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. // [документ опубликован не был].

3. Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденным Федеральной архивной службой России 06 октября 2000 г.

4. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело: Термины и определения. Издательство стандартов, 1998 г.

5. О внесении изменений в Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках организациях Российской академии наук: приказ Министерства культуры РФ от 16 февраля 2009 г Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук : приказ Минкультуры РФ от 18 января 2007 г. № 19 (с изм. на 16 февраля 2009 г.) // Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти. - 2007. - 14 мая..

6. Об утверждении Регламента государственного учета документов Архивного фонда РФ: приказ Государственной архивной службы России от 11 марта 1997 г Об утверждении Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации : приказ Росархива от 11 марта 1997 г. № 11 // Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти. - 2007. - № 17..

7. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, 2009 г Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти : приказ Росархива от 23 декабря 2009 г. № 76 // [документ опубликован не был]..

8. Законами, имеющими специальную область регулирования (Закон РФ от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» О бухгалтерском учете. : федеральный закон от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ (с изм. и доп. на 01 января 2011 г.) // Российская газета. - 1996. - 28 ноября.; Закон РФ от 14 ноября 2002 г. № 161-ФЗ «О государственных и муниципальных унитарных предприятиях») О государственных и муниципальных унитарных предприятиях : федеральный закон от 14 ноября 2002 г. № 161-ФЗ (ред. от 02 июля 2010 г.) // Российская газета. - 2002. - 03 декабря., и другие.

В соответствии с Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» Об архивном деле в Российской Федерации : федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ (с изм. на 27 июля 2010 г.) // Российская газета. - 2004. - 27 октября., к полномочиям Российской Федерации в области архивного дела относятся:

1. Разработка и проведение единой государственной политики в области архивного дела.

2. Установление единых правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов и контроль за соблюдением указанных правил.

3. Хранение, комплектование, учет и использование архивных документов и архивных фондов:

- федеральных государственных архивов, федеральных музеев и библиотек;

- федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации;

- государственных внебюджетных фондов;

- академий наук Российской Федерации, имеющих государственный статус, и входящих в них организаций;

- федеральных государственных унитарных предприятий, включая казенные предприятия, и федеральных государственных учреждений, в том числе расположенных за пределами Российской Федерации;

4. Решение вопросов о передаче архивных документов, находящихся в федеральной собственности, в собственность субъектов Российской Федерации и (или) муниципальных образований.

5. Решение вопросов о временном вывозе документов Архивного фонда Российской Федерации за пределы Российской Федерации.

К полномочиям субъекта Российской Федерации в области архивного дела относятся (ст. 4. п. 2 Федерального закона № 125-ФЗ):

1. Проведение государственной политики в области архивного дела на территории субъекта Российской Федерации.

2. Хранение, комплектование, учет и использование архивных документов и архивных фондов:

- государственных архивов субъекта Российской Федерации, музеев, библиотек субъекта Российской Федерации;

- органов государственной власти и иных государственных органов субъекта Российской Федерации;

- государственных унитарных предприятий, включая казенные предприятия, и государственных учреждений субъекта Российской Федерации.

3. Решение вопросов о передаче архивных документов, находящихся в собственности субъекта Российской Федерации, в собственность Российской Федерации, иных субъектов Российской Федерации и (или) муниципальных образований.

К полномочиям муниципального образования в области архивного дела относятся (ст. 4. п. 3 Федерального закона № 125-ФЗ):

1. Хранение, комплектование (формирование), учет и использование архивных документов и архивных фондов:

- органов местного самоуправления, муниципальных архивов, музеев, библиотек;

- муниципальных унитарных предприятий, включая казенные предприятия, и муниципальных учреждений.

2. Решение вопросов о передаче архивных документов, находящихся в муниципальной собственности, в собственность Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, иных муниципальных образований.

Органы местного самоуправления поселений, муниципальных районов и городских округов осуществляют деятельность в области архивного дела согласно полномочиям по решению вопросов местного значения, установленным Федеральным законом от 6 октября 2003 года № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации : федеральный закон от 6 октября 2003 г. № 131-ФЗ (с изм. на 5 января 2012 г. ) // Собрание законодательства РФ. - 2003. - № 40. - Ст. 3822. (ст. 15 п. 16 ст. 16 п. 22).

В соответствии с законодательством, орган местного самоуправления муниципального района, городского округа может наделяться отдельными государственными полномочиями по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности и находящихся на территории муниципального образования, с передачей необходимых для осуществления данных полномочий материально-технических и финансовых средств.

В соответствии с законодательством, право собственности на архивные документы независимо от их форм собственности охраняется законом. Изъятие архивных документов, не предусмотренное федеральными законами, запрещается.

Таким образом, государство выступает гарантом прав, предусмотренных Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации». Данным законом, обеспечивается развитие архивного дела в Российской Федерации на основе проведения соответствующей научно-технической и финансовой, в том числе налоговой и кредитной политики.

«Положение об архивном фонде Российской Федерации» в соответствии с Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах регламентирует вопросы организации комплектования, хранения, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и управления архивами.

1.3 Особенности организации ведомственного хранения документов в Российской Федерации

Для временного хранения документов государственной части архивного фонда министерства, ведомства, научные организации, государственные предприятия создают ведомственные архивы.

Ведомственный архив - архив, находящийся в непосредственном подчинении соответствующей организации, не входящей в систему государственной архивной службы либо являющейся структурным подразделением организации Ваганов, Ф.М. Основные правила работы ведомственных архивов / Ф.М. Ваганов, В.А. Ильичева // http:// www.consultant.ru/online/base/.

Ведомственный архив - понятие широкое. Сюда входят и центральный архив ведомства, и архив областного учреждения, хранящий материалы подведомственных организаций, и архив низового учреждения, предприятия. В структуре учреждения может и не быть специального подразделения - архива, и в штатном расписании может отсутствовать должность архивного работника, но архив все равно существует. В таком случае руководитель учреждения назначает приказом работника, ответственного за архив, из числа штатных работников.

Министерства и центральные ведомства обеспечивают сохранность и учет документов, приведение их в порядок, организацию использования, создание страхового фонда особо ценных документов (при их наличии), а также своевременную передачу их на государственное хранение не только в своем архиве, но и в подведомственных учреждения. Все работы с документами в ведомственном архиве и делопроизводстве ведутся с соблюдение правил, устанавливаемых Федеральным архивным агентством (далее Росархив).

Ведомственные архивы подразделяются на 5 видов Ваганов, Ф.М. Основные правила работы ведомственных архивов / Ф.М. Ваганов, В.А. Ильичева // http:// www.consultant.ru/online/base/:

- центральный отраслевой архив министерства, ведомства хранит документы организаций отрасли всех уровней подчиненности независимо от их территориального местонахождения;

- центральный архив министерства, ведомства хранит, как правило, документы центрального аппарата министерства и организаций непосредственного подчинения (министерство, отраслевой НИИ и др.);

- объединенный ведомственный архив хранит документы организаций, связанных соподчиненностью или однотипных по профилю деятельности (лечебные и хозяйственные организации);

- объединенный межведомственный архив хранит документы организаций нескольких отраслей, систем (создается часто в районах для хранения документов);

- архив учреждения, организации, предприятия хранит документы только одной организации (самый массовый вид ведомственного архива).

В настоящее время существует 11 ведомственных архивов федерального уровня:

Важнейшие архивы «силовых» ведомств Российской Федерации:

§ Центральный архив Министерства обороны Российской Федерации (ЦАМО).

§ Центральный музей Великой Отечественной войны 1941-1945 гг. на Поклонной горе.

§ Архив военно-медицинских документов при Военно-медицинском музее Министерства обороны Российской Федерации.

§ Центральный военно-морской архив Министерства обороны Российской Федерации (ЦВМА).

§ Филиал Центрального военно-морского архива Министерства обороны Российской Федерации.

§ Центральный пограничный архив Федеральной службы безопасности России (ЦПА ФСБ России).

§ Центральный архив Федеральной службы безопасности России (ЦА ФСБ).

§ Главный информационный центр МВД России (ГИЦ МВД).

§ Центральный архив внутренних войск МВД России (ЦАВВ).

§ Архивы органов записи актов гражданского состояния (ЗАГС) в субъектах Российской Федерации.

§ Архивы железных дорог (по региональным управлениям железных дорог).

В настоящее время насчитывается около 30 ведомственных архивов регионального уровня.

Основными функциями ведомственного архива являются Ваганов, Ф.М. Основные правила работы ведомственных архивов / Ф.М. Ваганов, В.А. Ильичева //http:// www.consultant.ru/online/base/:

1. Принимает на хранение в соответствии с порядком, установленным настоящих Правил, документы структурных подразделений организации, а также других организаций, являющихся источниками комплектования архива. По согласованию с соответствующим учреждением государственной архивной службы может принимать и хранить до передачи на государственное хранение документы личного происхождения.

В целях обеспечения порядка комплектования и учета документов центральный (центральный отраслевой) и объединенный ведомственный или межведомственный архивы составляют и ведут списки организаций - источников комплектования. Список, одобренный центральной экспертной комиссией (ЦЭК) или экспертной комиссией (ЭК) организации и согласованный с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего архивного учреждения, утверждается руководителем организации.

2. Учитывает и обеспечивает сохранность принятых в архив дел и документов.

3. Осуществляет фондирование принятых в архив дел и документов.

4. Составляет научно-справочный аппарат (НСА) к хранящимся в архиве документам с учетом его преемственности с научно-справочным аппаратом к документам, переданным в государственный архив.

5. Проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, ежегодно представляет на рассмотрение ЦЭК (ЭК) организации годовые разделы сводных описей дел, подлежащих хранению, и акты на дела, выделенные к уничтожению в связи с истечением сроков их хранения; участвует в работе ЦЭК (ЭК) организации; оказывает методическую помощь в проведении в делопроизводстве организации экспертизы ценности документов.

6. Подготавливает и, в установленном настоящими Правилами порядке, передает на государственное хранение документы ГАФ РФ и страховой фонд копий особо ценных документов ГАФ РФ. В этих целях:

- осуществляет или организует ежегодное составление и представление годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения на рассмотрение ЦЭК (ЭК) организации и ЭПК соответствующего архивного учреждения;

- осуществляет по согласованию с соответствующим государственным архивом выявление и учет особо ценных документов, организует создание и хранение страхового фонда копий этих документов, ведет учет данных копий;

- оказывает методическую и практическую помощь службе делопроизводства организации (канцелярия, секретариат) в розыске дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел, но своевременно не поступивших в ведомственный архив.

7. Представляет ежегодно по утвержденным ЦСУ РФ формам в соответствующий государственный архив сведения о составе и объеме фондов, хранящихся в архиве.

8. Осуществляет использование документов, хранящихся в архиве:

- информирует руководство и работников организации о составе и содержании документов архива, по поручению руководства организации осуществляет выявление документов;

- выдает в установленном порядке документы или копии документов заинтересованным организациям во временное пользование, а также для работы исследователям в читальном зале;

- исполняет запросы организаций и заявления граждан РФ по вопросам социально-правового характера, в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки, консультирует организации и отдельных лиц по вопросам местонахождения документов, необходимых для наведения архивных справок;

- ведет учет использования документов, хранящихся в архиве.

9. Осуществляет проверку сохранности, правильности формирования и оформления дел в делопроизводстве организации (центральный, центральный отраслевой, объединенный ведомственный или междуведомственный архивы осуществляют также проверки в организациях источниках комплектования и в соответствующих подведомственных организациях).

10. Участвует в разработке нормативно-методических документов (инструкций, рекомендаций, положений и т.п.) по архивному делу и организации документов в делопроизводстве.

11. Участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы делопроизводства организации (центральный, (центральный отраслевой), объединенный ведомственный или междуведомственный архивы проводят аналогичные мероприятия для работников организаций - источников комплектования и соответствующих подведомственных организаций).

12. Центральный (центральный отраслевой) архив участвует в организации и осуществлении ведомственного контроля за работой архивов и организацией документов в делопроизводстве организаций отрасли (системы); вносит предложения руководству министерства (ведомства) о совершенствовании архивного дела и делопроизводства в отрасли (системе).

13. Ведомственному архиву для выполнения его функций предоставляется право:

- давать в установленном порядке указания структурным подразделениям организации и архивам соответствующих подведомственных организаций по вопросам, входящим в компетенцию архива;

- запрашивать от структурных подразделений организации и от архивов соответствующих подведомственных организаций сведения, необходимые для работы архива.

Все эти особенности в функциях должны быть отражены в индивидуальном положении о конкретном архиве, которое утверждает руководитель организации по согласованию с соответствующим учреждением государственной архивной службы.

Работа ведомственного архива организуется в соответствии с положением об архиве: источники его комплектования; состав документов, поступающих на хранение; задачи и функции архива и его права, необходимые для их осуществления.

Главными задачами ведомственного архива являются:

- комплектование архива документами;

- обеспечение сохранности, учета, качества обработки, отбора и использования документов, хранящихся в архиве, а также подготовка и передача документов на государственное хранение;

- осуществления методического руководства и проверок состояния организации документов в делопроизводстве.

Таким образом, ведомственное хранение документов: хранение документов в ведомственных архивах, осуществляемое государственными и муниципальными организациями в течение периода, установленного нормативными документами.

Качественное комплектование государственных и муниципальных архивов напрямую зависит от сохранности документов на стадии ведомственного хранения. Конечная цель организационной, методической и практической работы сотрудников архивных учреждений с организациями, учреждениями и предприятиями - это количество и качество документов, поступивших на государственное хранение. Документы, подлежащие приему на государственное или муниципальное хранение временно, в течение установленных законодательством сроков, хранятся в ведомственных архивах Алексеева, Е.В. Архивоведение: учебник / Е.В. Алексеева, Л.П.Афанасьева, Е.М. Бурова. - М. : Академия, 2009. - С. 34..

В процессе деятельности учреждения получают и создают большое количество документов. После их использования в оперативной деятельности для решения текущих вопросов на первое место выступает такая функция документа как накопление и хранение информации. Документы становятся хранителями ретроспективной информации, надобность в которой может возникнуть вновь через определенное время, т.е. они выступают в роли памяти учреждения.

Специальным классификационным справочником, определяющим порядок распределения документов в дела, служит номенклатура дел Кирсанова, М.В. Современное делопроизводства / М.В. Кирсанова. - М.: ИНФРА-М, 2003. - С. 184..

Номенклатура дел используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Номенклатура дел является основой формирования документального фонда федерального органа исполнительной власти. Документальный фонд федерального органа исполнительной власти составляют документы, созданные в федеральном органе и полученные им в результате взаимодействия с другими органами управления, организациями и гражданами.

В Инструкции по делопроизводству федерального органа исполнительной власти определяется порядок разработки, составления, оформления, согласования и утверждения номенклатуры дел, а также порядок ведения номенклатуры дел в течение делопроизводственного (календарного) года.

В Инструкции по делопроизводству в федеральном органе исполнительной власти целесообразно предусмотреть, что:

- номенклатура дел составляется на основе изучения положения о федеральном органе исполнительной власти, регламента федерального органа исполнительной власти, положений о структурных подразделениях и других документов, регламентирующих деятельность федерального органа исполнительной власти и порядок ее документирования, а также номенклатур дел за предшествующие годы и документов, образующихся в деятельности федерального органа исполнительной власти;

- в федеральном органе исполнительной власти составляются номенклатуры дел структурных подразделений и номенклатура дел федерального органа исполнительной власти, или сводная номенклатура дел;

- номенклатура дел структурного подразделения составляется работником, ответственным за ведение делопроизводства структурного подразделения, согласовывается с архивом федерального органа исполнительной власти, Службой делопроизводства, подписывается руководителем подразделения и представляется в Службу делопроизводства;

- вновь созданное подразделение в месячный срок разрабатывает номенклатуру дел подразделения и представляет ее в Службу делопроизводства федерального органа исполнительной власти;

- номенклатура дел федерального органа исполнительной власти составляется Службой делопроизводства из номенклатур дел структурных подразделений;

- методическую помощь при составлении номенклатуры дел федерального органа исполнительной власти оказывают архив федерального органа исполнительной власти и Центральная экспертная комиссия федерального органа исполнительной власти;

- один раз в 5 лет номенклатура дел федерального органа исполнительной власти согласовывается с экспертно-проверочной комиссией федерального государственного архива, в который передаются на постоянное хранение образующиеся в процессе деятельности федерального органа исполнительной власти документы Архивного фонда Российской Федерации;

- номенклатура дел федерального органа исполнительной власти, подписанная руководителем Службы делопроизводства, утверждается руководителем федерального органа исполнительной власти после ее согласования с центральной экспертной комиссией федерального органа исполнительной власти не позднее конца текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года;

- в случае изменения функций и структуры федерального органа исполнительной власти номенклатура дел подлежит переработке и согласованию с экспертно-проверочной комиссией федерального государственного архива;

- номенклатура дел готовится не менее чем в четырех экземплярах: 1-й экземпляр как документ постоянного срока хранения помещается в дело Службы делопроизводства, 2-й используется в Службе делопроизводства как рабочий экземпляр, 3-й - применяется в архиве федерального органа исполнительной власти, 4-й - в федеральном государственном архиве, с которым согласовывалась номенклатура дел. Рабочий экземпляр номенклатуры дел может вестись в Службе делопроизводства федерального органа исполнительной власти в электронном виде Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти : приказ Росархива от 23 декабря 2009 г. № 76 // [документ опубликован не был]..

В Инструкции по делопроизводству федерального органа исполнительной власти предусматривается: порядок составления номенклатуры дел, в частности, порядок расположения разделов в сводной номенклатуре дел, правила индексации дел, составление заголовков дел и последовательности их расположения в разделах номенклатуры дел, порядок установления сроков хранения документов и дел, порядок корректировки номенклатуры дел в течение делопроизводственного года (уточнение заголовков дел, внесение заголовков дел, не предусмотренных при составлении номенклатуры дел, внесение сведений о количестве и крайних датах единиц хранения (томов, частей дела), внесение отметок в графу «Примечание» и др.), составление итоговой записи о количестве и категориях дел, сформированных в делопроизводстве федерального органа исполнительной власти в течение года.

В данном разделе Инструкции по делопроизводству содержится информация о том, какие перечни документов со сроками хранения (перечень типовых управленческих документов, ведомственный перечень) применяются в федеральном органе исполнительной власти для определения сроков хранения документов. Федеральные органы исполнительной власти согласно подпункта б пункта 26 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах власти : постановление Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 // Собрание законодательства РФ. - 2009. - № 25. - Ст. 3060. разрабатывают и утверждают по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела перечень документов, образующихся в деятельности федерального органа исполнительной власти и подведомственных ему организаций.

Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел, а также с соблюдением принципов систематизации документов и их распределения (группировки) на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе на дела по личному составу, и на дела временного (до 10 лет включительно) хранения.