IV. Организация хранения и обеспечение сохранности дел в архиве

15. Помещение архивохранилища должно обеспечивать оптимальные условия хранения документов ГКН, раздельное размещение работников архива Учреждения и оборудования.

Оптимальные условия хранения документов обеспечиваются предоставлением под размещения архива отдельного, специально оборудованного помещения (здания).

Не допускается использование под архив подвальных, чердачных и цокольных помещений.

16. Рабочие места персонала архива Учреждения рекомендуется располагать отдельно от хранилища документов.

В случае, если выделить под архив отдельное помещение не представляется возможным, его следует отделить от рабочего помещения огнеупорной перегородкой.

17. Хранилище архива должно быть безопасным в пожарном отношении в соответствии с установленным порядком и иметь запасный выход. Запасным выходом может служить окно, снабжённое металлической распашной решеткой (1 этаж). Замок на ней пломбируется.

Помещение архива Учреждения должно быть оборудовано пожарной и охранной сигнализацией, иметь выходы к лифтам и лестничным клеткам в случае эвакуации.

Пожарная безопасность в помещении архива Учреждения должна обеспечиваться системой порошкового (газового) автоматического пожаротушения, а также огнетушителями.

18. Работник архива Учреждения должен пройти инструктаж по вопросам противопожарной безопасности, ознакомиться с правилами пользования противопожарным инвентарем. Инструктаж работников архива Учреждения по противопожарной безопасности должен проводиться не реже одного раза в год работником Учреждения, назначенным соответствующим приказом.

19. Наружная дверь помещения архива Учреждения должна быть металлической либо обшита металлом и оборудована прочными запорами.

В нерабочее время дверь опечатывается или пломбируется.

Печать или пломбир хранят в установленном правилами внутреннего распорядка месте.

20. Оборудование архивохранилища должно состоять из стационарных или раздвижных металлических стеллажей.

21. Для размещения справочных картотек в архивохранилище или в рабочей комнате устанавливаются картотечные шкафы.

22. Доступ в помещение архива Учреждения разрешается персоналу архива, а также работникам Учреждения, их замещающим в соответствии с приказом Учреждения.

Для хранения алфавитной и статистической карточек в помещении архива Учреждения устанавливаются специально изготовленные шкафы или столы с ящиками.

23. В хранилищах архива Учреждения запрещается применение огня, использование нагревательных приборов, проведение газосварочных работ, размещение посторонних объектов, устройство складских помещений, серверного и телекоммуникационного оборудования.

24. В помещении архива Учреждения в качестве искусственного разрешается только электрическое освещение.

25. Помещение архива Учреждения оборудуется металлическими стеллажами. Целесообразно применять передвижные стеллажи. Стеллажи устанавливаются на расстоянии 10-15 см от стен. Если торцы стеллажей примыкают к стенам, то устанавливаются ограничители, не допускающие укладку дел к стене. Расстояние от пола до нижней полки стеллажа должно составлять 10- 15 см. Высота стеллажа - 2,2 метра, расстояние между полками - 40 см. Ширина главных проходов между стеллажами может достигать 1-1,2 метра, остальных проходов - 70-80 см.

26. Электропроводка должна быть скрытой или скрытой в металлические трубы. Осветительная арматура в помещении архива должна быть полугерметичной. Штепсельные розетки для переносных ламп или пылесосов должны быть герметичными или устанавливаться в металлических распределительных шкафах (коробках).

27. В помещении архива Учреждения категорически запрещается курение и приготовление пищи.

28. Архив Учреждения должен иметь помещение для приема и временного хранения документов, оборудование для перемещения документов внутри архива Учреждения и для выемки дел.

29. В помещении архива Учреждения должны соблюдаться температурно-влажностные, санитарно-гигиенические, световые условия, обеспечивающие длительную сохранность документов и нормальные условия для работы с ними.

30. В помещении архива Учреждения рекомендуется поддерживать постоянную температуру в пределах +14 до +20 градусов по Цельсию и относительную влажность воздуха от_50 до 60 процентов.

31. Для контроля температуры и влажности воздуха в помещении архива Учреждения устанавливаются термометры и гидрометры, согласно показаниям, которых должны приниматься меры к обеспечению нормальной температуры и влажности воздуха.

32. В архивохранилище должны приниматься меры, исключающие возможность появления плесени, насекомых, грызунов и накопления пыли, периодически (не реже одного раза в полугодие) проводиться санитарные дни для уборки пыли со стеллажей, коробок, связок и влажной уборки помещений.

33. Местонахождение документов в архиве закрепляется постеллажными указателями с четко оформленными ярлыками.

34. На помещение архива Учреждения составляется паспорт архива Учреждения.

V. Выдача документов ГКН из архива Учреждения

35. Указанные в пункте 10 настоящего Порядка дела выдаются из архива Учреждения во временное пользование:

для использования в работе специалистам структурных и обособленных подразделений Учреждения;

для проведения архивных работ с документами;

для проведения работ по созданию страхового фонда, копированию, сканированию и специальной обработке документов с целью обеспечения их сохранности.

36. Указанные в пункте 10 настоящего Порядка дела выдаются во временное пользование из архива Учреждения на срок, не превышающий:

20 рабочих дней - для использования в работе специалистами структурных и обособленных подразделений Учреждения;

10 рабочих дней - для проведения архивных работ с документами, работ по созданию страхового фонда, копированию, сканированию и специальной обработке документов ГКН.

37. Передача дел для проведения работ по созданию страхового фонда, копированию и специальной обработке документов с целью обеспечения сохранности производится архивом Учреждения на основании заказов на проведение этих работ.

38. Для осуществления оборота в каждом деле заводится карточка учёта выдачи и возврата дела.

Карточка хранится в деле, а при выдаче дела для работы специалисту структурного или обособленного подразделения Учреждения - остается на месте его хранения.

39. Выдача указанных в пункте 10 настоящего Порядка дел из архива Учреждения оформляется заказами на выдачу таких документов во временное пользование в структурные или обособленные подразделения Учреждения, в которых указывается цель выдачи дела и срок временного пользования дела.

Выдача дел из архива Учреждения регистрируется в книге выдачи дел в структурные подразделения Учреждения.

40. Выдача указанных в пункте 10 настоящего Порядка дел из архива Учреждения для проведения работ, указанных в пункте 37 настоящего Порядка, оформляется заказами на проведение таких работ.

Выдача дел из архива Учреждения в данном случае регистрируется в книге выдачи дел для проведения работ, указанных в пункте 37 настоящего Порядка.

41. Исполненные заказы хранятся в специально установленном месте в архиве Учреждения до истечения сроков их хранения.

42. Перед выдачей и при возвращении дел в архив Учреждения проверяются нумерация листов и состояние дел.

К каждому выдаваемому из хранилища для использования делу постоянного хранения должен прилагаться лист использования дела.

43. Состояние возвращаемых в архив Учреждения дел после использования должно быть проверено в присутствии работника, возвращающего эти документы. При обнаружении недостачи документов в деле, а также повреждений документов работником архива Учреждения составляется акт в двух экземплярах, один из которых представляется руководителю Учреждения для привлечения лиц, допустивших повреждение либо утрату документов, к ответственности, другой - хранится в архиве Учреждения.

44. Документы ГКН могут в установленном законом порядке быть изъяты судебными или правоохранительными органами. В данном случае в дело, указанное в пункте 10 настоящего Порядка, помещается лист - заместитель, включаемый в дело вместо временно изъятого из дела документа, а также копия протокола выемки документов ГКН.

Выдача дел из хранилища в данном случае оформляется актом о выдаче дел во временное пользование, который составляется в двух экземплярах (на общем бланке Учреждения): один остается в архиве Учреждения, другой выдается получателю.

Акт подписывается директором Учреждения, передающего дела, и руководителем органа - получателя, либо соответствующим должностным (процессуальным) лицом, осуществляющим выемку.

Подписи скрепляются гербовыми печатями Учреждения и соответствующего органа. Если выемка документов осуществляется соответствующим должностным (процессуальным) лицом, вместо гербовой печати органа - получателя указывается номер служебного удостоверения указанного лица.

После возвращения дел в двух экземплярах указанного в настоящем пункте акта делается соответствующая отметка. Один из экземпляров хранится в архиве Учреждения, другой выдается органу, которым осуществлялось изъятие документов.

Выдача дел из хранилища регистрируется в книге выдачи дел во временное пользование сторонним органам.

Изъятые документы ГКН подлежат возврату в архив Учреждения в сроки и в порядке, установленном действующим законодательством.

VI. Сроки хранения документов ГКН в архиве Учреждения

45. Срок хранения документов ГКН, являющихся документами архивного фонда, составляет 15 лет согласно статье 22 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

46. Течение указанного в пункте 45 настоящего Порядка срока начинается с момента:

присвоения соответствующему объекту недвижимости статуса «архивный»;

внесения в государственный кадастр недвижимости сведений о прекращении существования (упразднении) объекта землеустройства;

поступления в архив Учреждения журналов учета кадастровых номеров кадастровых районов на бумажных носителях;

поступления в архив Учреждения закрытых томов книг учета заявлений и книг учета выданных сведений на бумажных носителях.

47. Передаче в государственные архивы указанных в пункте 9 настоящего Порядка кадастровых дел предшествует создание электронных образов включенных в них документов ГКН (если такие электронные образы не были созданы при поступлении в орган кадастрового учета таких документов с соответствующим заявлением).

48. Учетные дела, по которым приняты решения об отказе в постановке на кадастровый учет, а также дела нерассмотренных заявлений подлежат хранению в архиве Учреждения в течение пяти лет, по истечении которых указанные дела подлежат уничтожению в установленном порядке.

49. При аннулировании и исключении из ГКН сведений об объекте недвижимости с «временным» статусом сведений, с документов, подлежащих возврату заявителю, изготавливаются копии, которые взамен оригиналов включаются в соответствующее кадастровое дело. Указанное кадастровое дело с «аннулированным» статусом кадастровых сведений об объекте недвижимости хранится в архиве органа кадастрового учета в течение десяти лет. По истечении указанного срока кадастровое дело подлежит уничтожению в установленном порядке.

VII. Передача документов ГКН в государственные архивы

50. Государственный архив, в который подлежат передаче из архива Учреждения документы архивного фонда, определяется соответствующим архивным органом.

51. Передача документов архивного фонда от Учреждения в государственные архивы проводится ежегодно в соответствии с графиками, утвержденными руководителями Учреждения и соответствующего архивного учреждения.

52. Документы архивного фонда передаются Учреждением в государственный архив по описям, утвержденным в установленном порядке. Прием документов на государственное хранение оформляется актом приема передачи, составляемым в двух экземплярах.

53. Перед передачей документов архивного фонда от Учреждения на государственное хранение представитель государственного архива проводит в Учреждении проверку физического и санитарно-гигиенического состояния документов. При обнаружении дефектов государственным архивом составляется акт; устранение обнаруженных дефектов проводится силами Учреждения.

54. При передаче документов архивного фонда Учреждением в государственный архив передается два экземпляра описи, помимо контрольного экземпляра, передаваемого в государственный архив после утверждения описи экспертно - проверочной комиссией. Передача дел проводится поединично по описям. На всех экземплярах описи делаются отметки о приеме документов в государственный архив. Четвертый экземпляр описи вместе с экземпляром акта остается в Учреждении.

Если при передаче обнаружено расхождение между итоговой записью в описи и фактическим наличием передаваемых дел, в описи делается новая итоговая запись, в которой указывается фактическое наличие и номера отсутствующих дел. Номера отсутствующих дел оговариваются в акте приема - передачи документов на государственное хранение, причины их отсутствия - в прилагаемой к акту справке Учреждения. Учреждение, передающее документы архивного фонда на государственное хранение, обязано принять меры к розыску отсутствующих дел.

55. При первой передаче документов архивного фонда Учреждением в государственный архив представляется историческая справка об Учреждении. При последующих передачах документов этим Учреждением в государственный архив дается дополнение к исторической справке о происшедших изменениях в названии, функциях, структуре, подчиненности Учреждения и составе переданных на государственное хранение документов.

Размещено на Allbest.ur