Совершенстование системы кадрового делопроизводства

Размещено на http://www.allbest.ru/

3

ВВЕДЕНИЕ

Термин «делопроизводство» характеризует совокупность работ по документированию управленческой деятельности учреждений и организации в них документов. Понятием «документ» определяется информация, записанная любым способом на любом материале, изданная или полученная любым физическим или юридическим лицом, в любой организации для использования в своей деятельности. Таким образом, понятия «управление», «информация», «делопроизводство», «документ» органически взаимосвязаны.

Отдел кадров традиционно представлял собой самостоятельное структурное подразделение предприятия, подчиненное либо руководителю предприятия, либо его заместителю по кадровой работе. В зависимости от вида и отраслевой принадлежности предприятия, количества и структуры кадрового потенциала изменилась структура и численный состав самой кадровой службы.

В условиях стремительного прогресса, рыночных отношений и конкурентной экономики своевременное и правильное решение стратегических и тактических задач определяет жизнеспособность фирмы, организации.

Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Деловая информация представляется в виде разного рода документов. Исследования показывают, что 75% рабочего времени сотрудников организаций тратится на их подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу.

Работа любого управленческого аппарата, как и вообще любая работа сегодня, держится на основах научной организации труда. Всякий процесс организации работы должен быть методически разложен на свои составные части, вплоть до простейших операций. Из продуманных, правильно организованных операций и строится полная цепочка научно-организационной работы.

Принцип работы по информационно-документационному обслуживанию сводится к набору одних и тех же операций. Только в одних организациях они выполняются вручную, в других - с помощью средств механизации, в третьих - эти процессы полностью автоматизированы. Но все эти этапы делопроизводственного цикла работы с документами аналогичны. Поэтому грамотный работник управленческого аппарата должен уметь не только правильно составлять и оформлять сами документы, но и знать, какие виды работ выполняются с этими документами.

Вместе с тем, правильное составление и оформление документов в соответствии с новыми нормативами - важнейшая обязанность работников делопроизводственных служб.

Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой. Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы работники не отвлекались от главных производственных целей предприятия. [7, c. 52]

1. СОСТАВ ДОКУМЕНТАЦИИ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ

1.1 Понятие кадровой документации

Любой работодатель вне зависимости от того, юридическое или физическое это лицо, в процессе осуществления хозяйственной деятельности всегда сталкиваются с вопросами организации труда, управления трудовыми отношениями и регламентированием этих процессов. Наглядным результатом регламентирования у конкретного работодателя внутренних трудовых и связанных с ними иных отношений является комплекс документов, именуемый кадровой документацией.

Кадровая документация - совокупность форм (документов), отражающих наличие и движение персонала. Документированная информация составляет основу управления. Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают во времени и пространстве. Документы и документированная информация лежат в основе управленческих решений являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой. [7. c. 61]

В деятельности службы управления персоналом делопроизводство занимает значительный объем: прием на работу, перевод на другую работу, предоставление отпуска, увольнение. Документальное оформление кадровых процедур - неотъемлемая обязанность любого работодателя независимо от масштабов его деятельности и организационно-правовой формы.

Не все руководители уделяют должное внимание и значимость документационному управлению. Часто об учете кадров и кадровой документации руководители вспоминают только тогда, когда с проверкой приходят сотрудники контролируемых органов или бывший работник обращается с иском в суд. Именно поэтому так важно установить правильное ведение кадровой документации, в том числе провести оформление трудовых отношений в соответствии с действующим трудовым законодательством.

Делопроизводственное обеспечение системы управления персоналом заключается в создании условий для осуществления работы с документами, обращающимися в системе управления персоналом, в рамках полного цикла обработки и движения документов с момента их создания работниками службы управления персоналом до завершения исполнения и передачи в другие подразделения организации.

Основными делопроизводственными функциями системы управления персоналом являются:

- своевременная обработка поступающей и передаваемой документации;

- доведение документации до соответствующих работников системы управления персоналом для исполнения;

- печатание документов по кадровым вопросам;

- регистрация, учет и хранение документов по персоналу;

- формирование и размножение документов по персоналу;

- формирование дел в соответствии с номенклатурой, утвержденной для данной организации;

- копирование и размножение документов по кадровым вопросам;

- контроль за исполнением документов;

- передача документации по вертикальным и горизонтальным связям.

Современный уровень информации общества предопределяет использование новейших технических, технологических программных средств в различных экономических информационных системах, в том числе в системе управления персоналом.

Автоматизированная информационная технология управления персоналом предприятия представляет собой систему процедур преобразования, организации, обработки, распространения и использования соответствующими структурными подразделениями или руководителями.

Сегодня на рынке информационных услуг активно предлагается пользователям множество пакетов прикладного программного обеспечения по решению комплекса задач службы управления персоналом предприятия. Например:

1. «Аит Софт» - специализированная компания по разработке, внедрению и сопровождению программно-методологических решений по комплексной автоматизации процессов управления персоналом. В состав программного комплекса «Аит: Управление персоналом» входят следующие модули: кадры, управление персоналом на основе компетенций, зарплата, табельный учет, учет рабочего времени, учет выполненных работ (наряды), персонифицированный пенсионный учет, планирование штатных расписаний, автоматизация работы с негосударственным пенсионным фондом, репликация.

2. Компания «Босс. Кадровые системы» разработала систему управления персоналом «Босс-Кадровик», который является хорошим инструментом, способным оптимизировать процесс управления человеческими ресурсами и вывести его на дальнейшее развитие программного продукта «Босс-Кадровик» - одна из приоритетных задач компании.

Система поддерживает следующие процедуры бизнес-процесса управления персоналом в организации:

- планирование структуры организации, штатного расписания;

- оперативный учет движения персонала;

- введение административного кадрового документооборота, в том числе формирование должностных инструкций;

- ведение архивов без ограничения сроков давности;

- формирование и ведение структурированных квалификационных требований к должности (профиль должности);

- планирование персонала;

- подбор персонала;

- оценка соискателей и сотрудников, аттестация персонала;

- обучение и повышение квалификации, стажировки персонала и др.

3. Компания «Монолит-Инфо» разработала программный комплекс «Монолит: Персонал», который является одним из наиболее эффективных инструментов для оптимизации процессов управления человеческими ресурсами. Программный комплекс обеспечивает автоматизацию решения следующих задач: кадровый учет, расчет заработной платы, управление персоналом.

«Монолит-Инфо» предлагает каждому конкретному заказчику адаптированные решения, построенные на основе базового ядра комплекса «Монотит: Персонал». [6, c. 374]

1.2 Состав и структура документации кадровой службы

Для установления состава кадровых документов, которые должны быть в организации, необходимо провести анализ трудового законодательства, в основном трудового кодекса РФ.

В локальных нормативных правовых документах закрепляются основные принципы правовых организации рабочего процесса в организации, например правила внутреннего трудового распорядка, положение о защите персональных данных работников, должностные и профессиональные инструкции, которые разрабатываются на каждую должность и профессию, имеющиеся в штатном расписании организации.

К распорядительным документами относятся приказы и распоряжения руководителя организации. Их условно делят на две категории по содержательному признаку: по основной деятельности и по личному составу. Специалистов по управлению персоналом интересует вторая группа.

Информационно-расчетные документы ведутся для удобства учета персональных данных персонала организации. Это: личная карточка работника, штатное расписание, график отпусков, график сменности, личные дела.

Журналы учета и контроля ведутся для учета конкретных видов документов, отметки о сроке принятия, порядке выдачи, хранения. [6, c. 378]

кадровый документация служба документ

Таблица 1.1

Состав документации управления персоналом

Кадровые документы, которые должны быть в организации
Обязательные	Рекомендуемые	По мере необходимости
1. Правила внутреннего трудового распорядка; 2. Положение о защите персональных данных работников; 3. Трудовой договор; 4. Штатное расписание; 5. Личная карточка работника; 6. Табель учеты использования рабочего времени; 7. График отпусков; 8. Приказы и распоряжения; 9. Трудовая книжка; 10. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.	1. Коллективный договор; 2. Должностные инструкции; 3. Положение об оплате труда и премировании; 4. Служебные докладные записки; 5. Положение о персонале; 6. Положение о структурном подразделении; 7. Положение об аттестации персонала; 8. Положение о повышении квалификации; 9. Журнал учета мероприятий по контролю.	2. Положение об охране коммерческой тайны; 3. График сменности; 4. Перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем; 5. Другие документы.

Многие документы имеют типовую межотраслевую форму, утверждению постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», и обязательны для применения всеми организациями, учреждениями и предприятиями независимо от форм собственности и организационно-правовой формы, осуществляющими свою деятельность на территории Российской Федерации. [1, c. 245]

2. КАДРОВАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ И ОРГАНИЗАЦИЯ ЕЕ ХРАНЕНИЯ

2.1 Место кадровой службы в структуре организации

В организации кадровое делопроизводство может осуществляться как специальным отделом (отделом кадров), отдельным специалистом, либо специалистом службы делопроизводства, на которого возложены обязанности по ведению кадрового делопроизводства. Все зависит от штатной численности сотрудников организации, от ее структуры. Рассмотрим работу кадровой службы, как отдельной самостоятельной единицы в структуре организации, и ее взаимосвязь с другими структурными подразделениями организации, их руководителями и сотрудниками.

Отдел кадров находится в постоянной тесной взаимосвязи с другими структурными подразделениями организации, их руководителями и сотрудниками. [5, c. 254]

Учёт рабочего времени, учёт явок на работу и ухода с нее, составление отпусков, поощрения и штрафные санкции производится в тесном взаимодействии с руководителями структурных подразделений, которые осуществляют контроль за своевременным приходом работающих на рабочее место и ухода с него, а также правильным использованием рабочего времени в течение всего рабочего дня. В конце месяца они сообщают в отдел кадров в письменном виде о количестве не явившихся или опоздавших работников. Кадровый отдел составляет общий табель по всем отдела и структурным подразделениям.

В бухгалтерию отдел кадров представляет сведения о списочной численности работников, прогулах, текучести кадров, табель учета рабочего времени, проекты приказов о приеме, перемещении и увольнении материально ответственных лиц, листы временной нетрудоспособности для оплаты, сведения о приеме, перемещении, увольнении и очередных отпусках работников организации.

Ряд вопросов, такие как подбор персонала, приём и прекращение трудового договора (увольнение), оформление трудовых договоров субординирует и контролирует непосредственно руководитель организации, либо (при наличии) заместитель руководителя по кадровой работе (по управлению персоналом).

Рассмотрим случай, когда в отдел кадров входят: начальник отдела, специалисты отдела. Начальник отдела кадров координирует работу отдела. В его обязанности входит:

- подбор сотрудников с предварительным анализом их деловых, профессиональных и личных качеств, их последующий учёт с отражением подробной информации о каждом работнике в соответствии с действующим законодательством;

- осуществление работы по подбору, отбору и расстановке кадров на основе оценки их квалификации, личных и деловых качеств, контроль правильности использования работников в подразделениях организации;

- обеспечение приема, размещения и расстановки молодых специалистов и молодых рабочих в соответствии с полученной в учебном заведении профессией и специальностью, совместно с руководителями подразделений организация проведения их стажировки и работы по адаптации к производственной деятельности;

- участие в разработке кадровой политики и кадровой стратегии предприятия;

- проведение работы по обновлению научно-методического обеспечения кадровой работы, ее материально-технической и информационной базы, внедрению современных методов управления кадрами с использованием автоматизированных подсистем, созданию банка данных о персонале предприятия, его своевременному пополнению, оперативному представлению необходимой информации пользователям;

- осуществление методического руководства и координации деятельности специалистов по кадрам, контроль исполнения руководителями подразделений законодательных актов и постановлений правительства, постановлений, приказов и распоряжений руководителя предприятия по вопросам кадровой политики и работы с персоналом;

- проведение систематического анализа кадровой работы в организации, разработка предложения по ее улучшению;

- осуществление контроля за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях организации и соблюдением работниками правил внутреннего трудового распорядка. Проведение анализа причин текучести, разработка мероприятий по укреплению трудовой дисциплины, снижению текучести кадров, потерь рабочего времени, контроль их выполнения;

- контроль составления установленной отчетности по учету личного состава и работе с кадрами;

- руководство работниками отдела.

В обязанности специалистов отдела входит:

- оформление трудовых договоров с работниками, а также дополнительных соглашений к трудовым договорам, регистрация трудовых договоров и дополнительных соглашений;

- составление должностных инструкций;

- оформление и ведение личных дел, трудовых книжек сотрудников, личных карточек работников;

- оформление иных видов установленной кадровой документации в соответствии с Инструкцией по ведению кадровой документации в организациях;

- оформление и выдача справок с места работы, заверенных копий трудовых книжек, иных документов для предоставления по месту требования;

- организация табельного учета, составление графиков отпусков;

- обеспечение составления установленной отчетности по учету личного состава и работе с кадрами. [7, c. 154]

2.2 Планирование и организация работы по обеспечению кадрами

Любое предприятие, имеющее планы своего развития на длительную перспективу, неизбежно сталкивается с необходимостью рационального использования своих человеческих ресурсов, их развития и пополнения. Достаточно часто руководители предприятий долгое время игнорируют эту потребность. В такой ситуации роль кадровых служб ограничивается деятельностью по ведению документации и решению кадровых проблем, возникающих в процессе работы без учета задач и перспектив развития предприятия. В результате этого образуется разрыв между текущей деятельностью предприятия и его стратегическими целями.

Чаще всего причиной такого положения является отсутствие у руководителей необходимых теоретических знаний и опыта в стратегическом управлении трудовыми ресурсами, в чем они просто боятся признаться, опасаясь за свой авторитет. И в подавляющем большинстве случаев такие руководители направляют свою энергию не на конструктивное сотрудничество с кадровыми службами, а на противодействие им, которое обычно носит скрытую форму. Они считают, что работа с резервом кадров, проведение аттестации работников является ненужным отвлечением от основных обязанностей и, соответственно, приносит больше вреда, чем пользы. Такие руководители не в состоянии оценить стратегическую значимость для предприятия работы кадровой службы в этих направлениях.

Полноценная работа кадровой службы возможна при наличии:

- поддержки высшего руководства;

- авторитета кадровых служб и их руководителей;

- подготовленности работников кадровых служб и руководителей, задействованных в системе работы с резервом кадров.

Отсутствие или слабость даже одного из перечисленных факторов значительно снижает эффективность системы работы кадровой службы, либо вообще делает недостижимыми ее цели. [8, c. 287]

2.3 Кадровые документы

В процессе возникновения и документального оформления трудовых отношений образуется множество документов под обобщенным названием «кадровая документация». Создание и ведение кадровой документации не право, а обязанность работодателя, которая регламентирована нормативно - правовыми актами. Рассмотрим некоторые виды кадровой документации:

1. Штатное расписание - документ, определяющий состав организационных подразделений и перечень должностей, размеры должностных окладов, а так же общую численность сотрудников и фонд заработной платы в организации. Право утверждения штатного расписания предоставлено руководителю. Целесообразно в проектируемое штатное расписание закладывать совмещение профессий работников с выплатой вознаграждений (персональных надбавок) в размере от 50 до 100% от гарантированного размеры заработной платы по совмещенной должности. Это всегда дает экономию затрат на содержание рабочих мест. Штатное расписание оформляется в унифицированной форме № Т-3.

Для работодателя штатное расписание является весьма удобным «инструментом», выполняющим сразу несколько функций:

- позволяет четко проследить организационную структуру компании (ее структурные подразделения);

- закрепляет штатную численность структурных подразделений и количество штатных единиц по каждой должности (профессии);

- позволяет проследить систему оплаты труда работников структурных подразделений;

- устанавливает и закрепляет размеры надбавок;

- облегчает отслеживание вакансий и осуществление подбора персонала на данные вакансии. [6, c. 388]

2. Табель учета использования рабочего времени. Оформляется в унифицированной форме № Т-13.

Применяется для учета времени, фактически отработанного и (или) неотработанного каждым ратником организации, для контроля за соблюдением работниками установленного режима рабочего времени, для получения данных об отработанном времени, а также для составления статической отчетности по труду.

Составляется в одном экземпляре уполномоченным на это лицом, подписывается руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы, передается в бухгалтерию.

Отметки о табеле о причинах неявок на работу, работе в режиме неполного рабочего времени или за пределами нормальной продолжительности рабочего времени по инициативе работника или работодателя, сокращенной продолжительности рабочего времени и другое производится на основании документов, оформленных надлежащим образом (листок нетрудоспособности , справка о выполнении государственных или общественных обязанностей, письменное предупреждение о простое, заявление о совместительстве, письменное соглашение работника на сверхурочную работу в случаях, установленных законодательством и пр.)

Затраты рабочего времени учитываются в табеле или методом сплошной регистрации явок и неявок на работу, или путем регистрации только отклонений (неявок, опозданий, сверхурочных часов и т.п.). При отражении неявок на работу, чет которых ведется в днях (отпуск, дня временной нетрудоспособности, служебные командировки, отпуск в связи с обучение, время выполнения государственных или общественных обязанностей и т.д.), в табеле в верхней строке в графах проставляются коды условных обозначений, а в нижней строке графы остаются пустыми.

Форма № Т-13 «Табель учета рабочего времени» применяются при автоматизированной обработке учетных данных.

3. График отпусков. Согласно ст. 114 ТК РФ работникам должны предоставляться ежегодные отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка. Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков. Согласно ст. 123 ТК РФ график отпусков является обязательным документом для работника и работодателя.

График отпусков является сводным документом, содержащим информацию о распределении ежегодных оплачиваемых отпусков работников предприятия по месяцам календарного года.

График отпусков составляет кадровая служба или должностное лицо, ответственное за ведение кадрового делопроизводства, на основании следующей информации:

- списки, полученные от руководителей структурных подразделений, в которых указаны согласованные с работниками планируемые даты отпуска;

- наличие льгот на предоставление отпуска;

- специфика работы подразделений (например, наличие сезонного повышения спроса на продукцию предприятия);

- взаимозаменяемость сотрудников (эти сотрудники не могут уйти в отпуск одновременно).

При составлении графика отпусков по возможности должны учитываться положения работников. Поскольку большинство работников стремится получить отпуск в летнее время, работодатель должен справедливо ежегодно чередовать между работниками предоставление отпуска в это время.

Кроме того, ст. 125 ТК РФ по соглашению между работодателем и работником допускается разделение отпуска на части (одна из которых должна быть не менее 14 календарных дней) или согласно ст. 124 ТК РФ отпуск может быть перенесен на другое время. Это обязательство тоже учитывается при составлении графика отпусков.

График отпусков составляется по установленной форме (унифицированная форма Т-7, утверждается постановление Госкомстата от 05.01.2004 № 1) и утверждается руководителем организации с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее чем за две недели до наступления нового календарного года в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов.

В графике отпусков предусматривается возможность переноса срока отпуска. Если у работника возникают не предвиденные личные обстоятельства или изменяется рабочая ситуация, то он может написать заявление об изменении даты начала отпуска. На данном заявлении руководитель ставит начало отпуска. На данном заявлении руководитель ставит резолюцию, и сотрудник кадровой службы вносит соответствующие изменения в утвержденный график отпусков.

График отпусков хранится в кадровой службе организации. В течении календарного года по мере предоставления отпусков ответственное лицо заполняет график, а также вносит изменения о переносе отпуска на другую дату. нормативный срок хранения графика отпусков - один год.

4. Личная карточка работника (Форма Т-2) заполняется сотрудником кадровой службы на лиц, принятых на работу на основании: приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма Т-1 или Т-1а); паспорта или много документа, удостоверяющего личность; трудовой книжки или любого другого документа, подтверждающего трудовой стаж; страхового свидетельства государственного пенсионного страхования; документов воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу; документы, об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки, а также сведений, сообщенных о себе работником. В некоторых случаях, в зависимости от специфики работы, работодатель может запросить от лица, поступающего на работу, дополнительные документы, предусмотренные действующим законодательством РФ.

Для полного и всестороннего учёта персонала в организациях применяются личные карточки работников. На их основании формируется картотека личного состава. В зависимости от количества сотрудников, карточки располагаются в картотеке либо в алфавитном порядке, либо по структурным подразделениям. В качестве бланка применяется унифицированная форма № Т-2, которая отражает все необходимые сведения о личности работника и его трудовой деятельности. Форма состоит из 4 страниц, содержащих тематические блоки. Первая и вторая страницы содержат общие сведения о сотруднике и заполняются при его принятии на работу; третья и четвертая - заполняются в процессе работы.

Согласно Постановлению Госкомстата России от 05.01.2004 г. №1, ведение личных карточек работников обязательно для организаций. На предпринимателей данное обязательство не распространяется, но они также вправе их вести (поскольку в некоторых случаях это даже полезно, например, в управленческих целях).

Процесс заполнения и ведения карточек полностью возлагается на кадровую службу организации. На сегодняшний день существует масса программ, позволяющих сделать этот процесс простым и удобным.

Законодательством строго не оговаривается в какой именно момент должна заводиться на сотрудника карточка. Оптимальный вариант - сразу после издания на него приказа о приеме на работу. Связано это с тем, что запись в трудовой книжке о его приеме должна одновременно дублироваться и в его личной карточке.

5. Трудовая книжка - основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Оформляется при первом поступлении на работу, хранится в отделе кадров организации-работодателя, содержит личные данные (фамилию, имя, отчество), дату и год рождения, образование, профессию и специальность; все изменения и любая информация о взаимоотношениях с работодателем регистрируются в трудовой книжке, удостоверяются личной подписью гражданина и заверяются подписью ответственного сотрудника отдела кадров. При увольнении или переходе на другое место работы трудовая книжка выдаётся гражданину на руки, а при оформлении трудовых отношений с новой организацией передаётся в её отдел кадров.

Трудовая книжка относится к числу обязательных кадровых документов, прямо предусмотренных ТК РФ. Законодатель обязывает работодателя (за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной (часть 3 статьи 66 ТК РФ).

Трудовая книжка должна быть предъявлена работником при оформлении приема на работу и заключении трудового договора. В отдельных случаях, предусмотренных трудовым законодательством, трудовые отношения могут возникнуть и без предъявления трудовой книжки, причем отсутствие трудовой книжки не может служить основанием для отказа в заключении трудового договора.

ТК РФ предусматривает случаи, когда в предъявление трудовой книжки нет необходимости:

- при поступлении на работу по совместительству к другому работодателю (статья 283 ТК РФ);

- при поступлении на работу впервые (статья 65 ТК РФ).

На работника, принятого на работу впервые, трудовая книжка оформляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня его приема на работу.

В случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку.

6. Приказы по личному составу. Приказы по личному составу относятся к одним из наиболее важных документов, образующихся в кадровом делопроизводстве.

Приказы по личному составу частично унифицированы по форме и содержанию и включены в Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденной постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. К таким приказам относят приказы о приеме, переводе, увольнении, командировании и предоставлении отпусков.

Однако нельзя признать не имеющим юридическую силу приказа, оформленный в произвольной текстовой форме, а не по образцу унифицированной формы, если в неучтены все требования к его обязательным реквизитам (бланка приказа, подпись руководителя, виза ознакомления сотрудника, основание для издания приказа).

Приказы нумеруются порядковой нумерации в пределах календарного года. [9, c. 46]

2.4. Организация хранения документов по кадрам (личному составу)

Регулирование отношений в сфере организации хранения архивных документов независимо от форм собственности, а также отношений в сфере управления архивным делом в РФ осуществляется Федеральным законом от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Организацию архивного дела хранения документов по личному составу и прочих кадровых документов в контексте Федерального закона № 125-ФЗ следует рассматривать как комплекс мероприятий, направленных на создание и поддержание условий, обеспечивающих наиболее эффективное управление указанными документами (документированной информацией) в процессе их временного или постоянного нахождения в архиве.

Последнее, в свою очередь, предполагает хранение (прием и размещение) документов а архиве, последующее комплектование архива новыми документами, учет документов, состоящих на хранении, а также использование документов (их выдачу во временное пользование с последующим возвратом в места хранения) в процессе хранения.

Постоянное хранение документов, относящихся к архивному фонду, осуществляется без определения срока, т.е. бессрочно.

В свою очередь, временное хранение архивных документов предполагает их хранение до уничтожения в течении сроков, установленных соответствующими нормативно-правовыми актами (например, типовыми и (или)

примерными перечнями документов, образующимися в процессе той или иной деятельности, с указанием предельных сроков их хранения). При этом временное хранение документов, относящихся к архивному фонду, предусматривает их хранение до передачи на постоянное хранение в государственных органов, органов местного самоуправления, на государственных и муниципальных предприятиях (организациях, учреждениях), в территориальных органах федеральных органов государственной власти и федеральных предприятиях, а так же у собственников указанных документов в порядке, установленном ст. 20 и 21 Федерального закона № 125-ФЗ. Срок хранения документов по личному составу составляет 75 лет.

Временное хранение архивных документов по личному составу и других кадровых документов до передачи на постоянное хранение согласно Федеральному закону № 125-ФЗ должно осуществляться в архиве (организации).

Архив представляет собой структурное подразделение в составе организации, основными функциями которого являются хранение, комплектование, учет и использование находящихся в них документов.

Архивы организаций создаются по решению руководителя организации с соблюдением предусмотренного на этот счет порядка. Регламентация повседневной деятельности этих архивов определяется основными правилами работы архивов организации, а также соответствующими положениями, приказами. Руководство организации обязано:

- обеспечить сохранность документов по кадрам в течении сроков их хранения.

- предоставить создаваемыми ими архивам зданий и (или) помещений, отвечающих нормативным требованиям хранения архивных документов и условиям труда работников архивов.

- обеспечить надлежащее финансовые, материально-технические и иные условия, необходимые для комплектования, хранения, учета и использования документов по личному составу в процессе их временного хранения.

По истечении роков временного хранения документы по личному составу, в отношении которых экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) принято решение о постоянном (вечном) хранении, подлежат передаче на постоянное хранение в те государственные архивные учреждения, для которых соответствующие предприятия (организации, учреждения) служат источниками комплектования.

Виновные в нарушении законодательства об архивном деле могут быть привлечены к административной, гражданско-правовой или уголовной ответственности. [10, c. 237]

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В условиях возрастающей роли делопроизводства в эффективном функционировании организации одним из важнейших факторов повышения профессиональной компетентности работников кадровых служб становится глубокое знание ими действующих нормативно-правовых актов и методических документов и неукоснительное следование их требованиям в процессе работы с документами.

Квалифицированное исполнение служебных обязанностей каждым работником сферы управления персоналом предполагает не только знание делопроизводственной терминологии и осознание того, что юридическую силу документа обеспечивают соответствие действующему законодательству, компетенция издавшего его органа и установленный порядок оформления, но и высокий уровень грамотности.

Одной из важнейших функций служб документационного обеспечения управления персоналом является организация документооборота, т. е. движения документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, обеспечивающая эффективность работы с кадровыми документами, их сохранность и контроль исполнения.

Каждый руководитель трудового коллектива должен учитывать, что документы по личному составу, отражающие трудовую деятельность работников и подтверждающие трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии, играют особую роль в жизни человека. Недопустимо отсутствие этой документации в организации, а также ведение кадрового делопроизводства с нарушением требований Трудового кодекса РФ.

Необходимо учитывать, что сведения о численности, составе работающих, их заработной плате, условиях труда, а также о наличии свободных мест не являются сведениями конфиденциального характера. Вместе с другими документами предприятия, например, годовыми отчетами о финансово-хозяйственной деятельности, документация по личному составу подлежит передаче в государственные архивы для длительного хранения.

Руководитель предприятия несет персональную ответственность за документированный фонд, образующийся на предприятии, и должен быть знаком с Основами законодательства об Архивном фонде Российской Федерации и архивах.

Таким образом, кадровая документация, всегда игравшая существенную роль в жизни каждого трудоспособного человека в нашей стране, продолжает оставаться актуальной и в условиях развития рыночных отношений, так как служит документальным подтверждением прав работника на социальное обеспечение по старости и инвалидности, предоставляется в суд при трудовых конфликтах, сдается в государственные архивы на длительное хранение, используется в справочных целях при обращении граждан в архивные учреждения.

СПИСОК ИИПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Блинов, А.О. Управление персоналом / А.О, Блинов, Х.И. Кайтаева. - М.: ООО «Изд. Элит», 2007. - 313 с.

2. Борискин, В.В. Оформление документов, образующихся в процессе управления персоналом / В.В. Борискин. - М.: ИПКгосслужбы, 2004. - 293 с.

3. Бухалков, М. И. Управление персоналом / М.И. Бухалков. - М.: Инфра-М, 2007. - 426 с.

4. Егоршин, А.П. Управление персоналом: А.П. Егоршин. - «НИМБ» Нижний Новгород, 2003. - 720 с.

5. Кибанов, А.Я. Управление персоналом организации: отбор и оценка при найме, аттестации / А.Я. Кибанов, И.Б. Дуракова. - М.: Экзамент, 2005. - 416 с.

6. Маслова, В.М. Управление персоналом: учебник для бакалавров/ В.М. Маслова. - 2 изд., перераб. И доп. - М.: Издательство Юрайт, 2013. - 492 с.

7. Микушина М.Н. Делопроизводство в кадровой службе.- Новосибирск, ИЦ «Мысль», 2004. - 282 с.

8. Управление персоналом организации / под. ред. проф. А.Я. Кибанова. - М.: Инфра-М, 2009. - 351 с.

9. Цветаева, В.М. Управление персоналом. - СПб: Питер, 2002. - 192 с.

10. Шекшня, С. В. Управление персоналом современной организации / С.В. Шекшня. _ М.: бизнес-школа «Интел-синтез», 2000. - 345 с.

Размещено на Allbest.ru