Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

«Кадры решают все, а не кобылы и машины».

Речь Сталина перед выпускниками военных академий 4 мая 1935 года

Управление персоналом (англ. Human Resource Management, HRM) -- область знаний и практической деятельности, направленная на обеспечение организации «качественным» персоналом (способным выполнять возложенные на него трудовые функции) и оптимальное его использование. В различных источниках могут встречаться и другие названия: управление трудовыми ресурсами, управление человеческим капиталом, кадровый менеджмент, менеджмент персонала.

Прозвучавший в период индустриализации СССР лозунг: «Кадры решают всё» [1], был и остаётся актуальным в наше время. Стремительное развитие технологий, внедрение новой техники, методов организации и управления требует от людей соответствующих навыков, знаний и способностей для обеспечения эффективного функционирования организаций, достижения личных целей и интересов общества. «Чтобы привести технику в движение и использовать ее до дна, нужны люди, овладевшие техникой, нужны кадры, способные освоить и использовать эту технику по всем правилам искусства. Техника без людей, овладевших техникой, мертва. Техника во главе с людьми, овладевшими техникой, может и должна дать чудеса. Если бы на наших первоклассных заводах и фабриках, в наших колхозах и совхозах, в нашей Красной Армии имелось достаточное количество кадров, способных оседлать эту технику, страна наша получила бы эффекта втрое и вчетверо больше, чем она теперь имеет. Вот почему упор должен быть сделан теперь на людях, на кадрах, на работниках…». Речь Сталина перед выпускниками военных академий 4 мая 1935 года [1].

Прошло более семидесяти лет, а важность кадрового вопроса была и остаётся на одном из первых мест. Деятельность по управлению персоналом целенаправленное воздействие на человеческую составляющую организации, ориентированное на приведение в соответствие возможностей персонала и целей, стратегий, условий развития организации. Если раньше кадровой политикой занималось только государство, то с приходом рыночных отношений управление персоналом и кадрами полностью ложиться на плечи работодателя.

В первой части настоящей работе рассматривается непосредственная организация кадрового делопроизводства на предприятии. Кадровое делопроизводство - это деятельность, обеспечивающая документирование и организацию работы с кадровыми документами. Традиционно к кадровому делопроизводству относят вопросы разработки и ведения документации, связанной с управлением персоналом, движением кадров и кадровым учетом, а также учетом рабочего времени и расчетов с персоналом.

Во второй, практической части приводятся примеры способов расчёта коэффициента оборота кадров по приему и увольнению, коэффициента текучести и стабильности кадров, а также показана связь и влияние изменения численности работников на основные показатели деятельности предприятия.



1 Делопроизводство в управлении персоналом

1.1 Состав документации кадровой службы

Для понимания темы рассмотрим некоторые понятия связанные с делопроизводством в управлении персоналом.

Делопроизводство (документационное обеспечение управления) -- отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения от 27.02.1998 № 28..

Документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Часть делопроизводства, непосредственно связанная с созданием документов, называется документированием - запись - фиксация информации на различных носителях по установленным правилам. Вопросы движения и учета документов определяются понятием документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки и (или) направления в дело. Деятельность по организации хранения документов относят к архивному делу. Поскольку управленческая деятельность человека осуществляется с применением различного рода документации, делопроизводство в настоящее время именуют также документационным обеспечением управления (ДОУ).

Состав организационно-распорядительных документов определяется в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) «Общероссийском классификаторе управленческой документации» ОК 011-93, утвержденном Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 30 декабря 1993 года №299 (ОКУД). Общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами установлены ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Требования к оформлению документов".

Хотелось бы отметить, что состав документации кадровой службы определяется как размерами самой организации (организационной структурой), так и направлением деятельности. Можно выделить следующие организационные формы осуществления кадровой работы на предприятиях разной направленности, численности и структуры:

• самостоятельное структурное подразделение с непосредственным подчинением руководителю предприятия или его заместителю;

• выполнение функций кадровой службы отдельным сотрудникам предприятия;

• выполнение функций кадровой службы сотрудником, основные обязанности которого не совпадают с возложенными задачами по кадровой работе.

С учетом изложенного организационная структура отдела кадров предприятия может быть представлена в следующих видах (рис.1):

Рис.1 - Примеры организационных структур кадровой службы. http://www.bizneshaus.ru/struktura.html



Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в структурных подразделениях возлагается на руководителя организации или предприятия. Непосредственное ведение делопроизводства осуществляется должностными лицами, на которых возложена ответственность за делопроизводство, учет и сохранность документов на предприятии.

Деятельность организации или предприятия обеспечивается системой взаимоувязанной управленческой документации. Ее состав определяется компетенцией, порядком разрешения вопросов, объемом и характером взаимосвязей данной организации с вышестоящими организациями, с органами законодательной и исполнительной власти, с подчиненными и сторонними организациями, с физическими лицами.

Рис.2 - Примерный состав кадровой документации. http://alena-lena.narod.ru/vid_KD.gif

Вся система кадровой документации устанавливает определенные «правила игры», при соблюдении которых сотрудники чувствуют стабильность, а администрация значительно повышает управляемость персонала. Она необходима не только работодателю, но и самому работнику. Максимально точная регламентация круга прав и обязанностей отвечает интересам обеих сторон трудовых отношений.

В процессе возникновения и установления трудовых отношений в кадровой службе образуется множество документов под обобщающим названием «кадровая документация» (рис.2). Весь комплекс этих документов систематизируется по различным признакам. Как следует из схемы по целевой принадлежности выделяют две основные группы кадровых документов:

1. Локальные нормативные акты, связанные с управлением персонала - составляют документы, связанные с осуществлением функций по управлению персоналом и организацией труда (правила внутреннего трудового распорядка, положение о структурном подразделении, должностные инструкции, структура и штатная численность, штатное расписание). В ОКУД эти документы получили название «документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия».

2. Документы по учету личного состава работников, к которым относятся приказы о приеме на работу, переводе на другую работу, предоставлении отпуска, увольнении, личная карточка работника и другие. Основная часть документов по личному составу вошла в состав унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

Более подробный перечень кадровой документации по основным кадровым процедурам представлен в Приложении 1.

1.2 Содержание и порядок оформления документов, регламентирующих деятельность персонала и документов по учету кадров

Основное назначение кадровой документации - придать большую прозрачность трудовым отношениям. Вся система кадровой документации устанавливает определенные правила, при соблюдении которых сотрудникам гарантирована стабильность, а администрации проще управлять персоналом. Максимально точная регламентация круга прав и обязанностей с помощью кадровых документов отвечает интересам обеих сторон трудовых отношений.

К документа регламентирующих деятельность персонала и документов по учету кадров относится документация по личному составу. Они создаются в процессе выполнения кадровой службой своих обязанностей по документированию работы с персоналом. Документация по личному составу всегда «привязана» к конкретному работнику и отражает специфику его должности (профессии), условий приема на работу, результатов труда и т. п. К этому виду документации относятся:

* распорядительные документы, документы, подтверждающие трудовую деятельность работника;

* информационно - расчетные документы;

* официальная внутренняя переписка;

* журналы (книги) учета и регистрации документов.

Документы, входящие в каждую из этих групп, имеют свои особенности (рис.3). Они предназначены для различных целей, по-разному разрабатываются, утверждаются и вводятся в действие.



Рис.3 - Документация по личному составу

Распорядительные документы. К этому виду внутренних документов относятся приказы и распоряжения руководителя. С их помощью руководитель организации осуществляет полномочия по управлению организацией, предусмотренные уставом этой организации. Распоряжения первого должностного лица компании делятся на две самостоятельные группы.

Документы, входящие в первую группу, охватывают деятельность организации в целом, к работе кадровой службы они относятся только косвенно. Вторая -- приказы по личному составу (о приеме на работу, об увольнении, о переводе на другую работу, о предоставлении отпусков, о поощрениях и дисциплинарных взысканиях). В неё входят документы, непосредственно связанные с трудовой деятельностью сотрудников. Многие из этих документов ведутся по типовой форме, утвержденной Госкомстатом России.

Документы, подтверждающие трудовую деятельность работника. К таким документам относятся:

- трудовая книжка,

- трудовой договор,

- справка о трудовой деятельности,

- копии приказов о приеме на работу и увольнении.

Назначение этих документов заключается в том, чтобы максимально точно отразить имеющийся у работника трудовой стаж. Дело в том, что стаж (общий трудовой или страховой) имеет значение, как для будущего пенсионного обеспечения сотрудника, так и для назначения ему пособия по временной нетрудоспособности в период работы. На основании копий приказов других работодателей в трудовую книжку работника вносятся записи о совместительстве, а также оформляется дубликат трудовой книжки.

Информационно - расчетные документы. Информационно-расчет-ные документы ведутся кадровой службой для учета персональных данных сотрудников, для закрепления информации, связанной с их трудовой деятельностью. К их числу относятся:

- личная карточка работника;

- штатное расписание;

- табель учета рабочего времени;

- личные дела.

Форма большинства этих документов также унифицирована.

Внутренняя служебная переписка. Внутренняя переписка в организации используется для документального оформления всех кадровых решений. Например, для привлечения работника к дисциплинарной ответственности требуется получить от работника объяснения. Если же речь идет о поощрении работника, его непосредственный начальник направляет в адрес руководителя организации представление о поощрении работника. При помощи внутренней служебной переписки происходит также официальный обмен мнениями между должностными лицами организации, между должностными лицами и руководством организации.

Журналы учета и контроля. Регистрационные журналы (книги) ведутся в организации для учета кадровой документации (приказов по кадрам, трудовых книжек, личных дел, удостоверений личности). Правильный учет документа (с присвоением определенного номера и с отметкой о дате регистрации) придает ему юридическую силу (силу доказательства), при помощи которой работодатель может с уверенностью победить в трудовом споре с работником.

Отдел кадров ведет регистрацию документов по личному составу и использует следующие регистрационные формы или их ведут иные уполномоченные на это лица:

- журнал регистрации трудовых договоров;

- журнал регистрации приказов о приеме, переводе и увольнении работников;

- журнал регистрации приказов о предоставлении отпуска;

- журнал регистрации приказов о командировках работников;

- журнал регистрации командировочных удостоверений;

- журнал регистрации служебных заданий;

- журнал регистрации локальных нормативных актов;

- книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;

- приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

- журнал регистрации приказов о поощрениях и наложении дисциплинарных взысканий;

- журнал выдачи справок по личному составу;

- журнал учета больничных листов;

- журнал регистрации несчастных случаев на производстве.

Формы некоторых журналов и книг утверждаются официальными органами, другие же формы разрабатываются самой организацией.
Например, форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 года № 69. А журнал учета личных дел или журнал учета прохождения медицинских осмотров не имеет рекомендуемой формы, поэтому разрабатывается самой организацией по своему усмотрению.

Пример оформления кадровых документов приведён в Приложении 2.

1.3 Приказы по личному составу - порядок их издания, оформления, регистрации

Приказ - это внутренний документ организации, издаваемый ее руководителем по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы организации. Приказы по личному составу являются не только распорядительными документами, но и одновременно относятся и к первичным учетным документам, так как фиксируют факт приема, перевода или увольнения гражданина и являются основанием для начисления ему заработной платы.

Основой кадрового делопроизводства являются приказы (распоряжения) по личному составу, издаваемые после заключения трудовых договоров, при их изменениях и прекращениях. Содержание кадрового приказа должно соответствовать условиям заключенного трудового договора. Из приказов руководителя организации по личному составу информация переносится в учетные документы и трудовые книжки работников. Приказы по личному составу документируют процесс движения кадров в организации. С этой целью целесообразно разработать инструкцию, которая определяла бы порядок оформления документов при приеме, переводе, увольнении и учете работников предприятия, а также порядок издания, учета и рассылки приказов по личному составу.

Приказами по личному составу документально оформляются:

* прием, перевод на другую работу, увольнение;

* изменение условий труда, присвоение разрядов, классности;

* установление размеров оплаты труда;

* предоставление отпусков;

* командирование сотрудников;

* наложение дисциплинарных взысканий и др.

Для оформления приказа по личному составу необходимо письменное обоснование: заявление работника, докладная записка, акт (например, о нарушении трудовой дисциплины), запрос на перевод работника из другой организации и др.

Личное заявление работника обычно пишется от руки в произвольной форме, в которой излагается просьба о приеме на работу, увольнении, переводе на другую вакантную должность или в другую организацию и т.д. В заявлении обязательно указывается адресат (должность, фамилия, инициалы руководителя организации), текст, личная подпись, дата.
На заявлении проставляются резолюция руководителя и отметка о направлении документа в дело.

Приказы по личному составу оформляются и ведутся отдельно от приказов по основной деятельности организации. Кадровые приказы начинаются со слов: ПРИНЯТЬ, НАЗНАЧИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, УВОЛИТЬ, КОМАНДИРОВАТЬ, ПРЕДОСТАВИТЬ ОТПУСК и т.д. По структуре приказы могут быть простыми и сложными.

Если приказ касается одного лица, то он называется простым (индивидуальным). В заголовках к текстам таких приказов пишется: «О приеме на работу...», «О переводе на другую работу...», «О поощрении...» и т.п. Объединение в приказе нескольких распорядительных пунктов делает приказ сложным. В сложных приказах при решении одного кадрового вопроса (прием или увольнение и др.) заголовок формулируется в зависимости от решаемого вопроса. В сложных приказах, решающих несколько кадровых вопросов (и прием, и увольнение и др.), заголовок отсутствует или даётся в обобщенном виде («По личному составу»). В этих приказах, как правило, существует определенная последовательность расположения отдельных вопросов: сначала -- назначение на должности, затем -- перевод на другие должности, далее -- освобождение от занимаемых должностей. Если в одном пункте перечисляется несколько фамилий, то они следуют в алфавитном порядке.

Приказы по личному составу должны быть оформлены в строгом соответствии с ТК РФ:

* при приеме на работу обязательно указывается установленный размер оплаты труда и условия приема: временно (с…по…), с испытательным сроком (продолжительность) и т.п.;

* при увольнении - причина увольнения (конкретная статья ТК РФ);

* при предоставлении отпуска - его вид, продолжительность, дата начала и окончания;

* при переводе на другую работу - вид перевода(если временный - продолжительность), новая должность и подразделение, причина перевода, изменение оплаты труда;

* при поощрении или дисциплинарном взыскании - причина и вид поощрения или взыскания;

* при командировании - дата, продолжительность и цель командировки, наименование организации командирования.

Констатирующая часть в приказах по личному составу может отсутствовать.

Распорядительная часть приказа начинается с указания фамилии (печатается прописными буквами), имени и отчества (печатаются полностью строчными буквами), в ней должны быть точные формулировки решения того или иного кадрового вопроса. Приказ по личному составу должен по каждому пункту содержать обоснование, в котором указывают документы, послужившие основой для его издания.

В приказе по личному составу обязательна запись: «С приказом ознакомлен, подпись, расшифровка подписи, дата».Приказы по личному составу визируются лицом, ответственным за кадры, и руководителями тех структурных подразделений, чьих сотрудников приказ касается. Приказы по вопросам увольнения, перевода, наложения взыскания визируются (СОГЛАСОВАНО) юристом (при его наличии). Бухгалтером могут визироваться приказы по вопросам увольнения, направления в командировку, предоставления очередного отпуска, вызова из отпуска, премирования.

Приказы по личному составу подписываются руководителем, а в его отсутствие - заместителем руководителя, курирующим эти вопросы, в соответствии с приказом о распределении обязанностей между руководством.

Отдельно издаются приказы о поощрении, премировании, об отпусках и командировках. Индекс приказа по личному составу имеет порядковый регистрационный номер в пределах календарного года и буквенный индекс: «л/с» (личный состав); «к» (кадры). Допустима и другая буквенная индексация, например, для приказов о приеме, переводе, увольнении - «л/с», для приказов о поощрении - «п», для приказов по командировкам - «к».

Приказы по личному составу регистрируются, рассылаются и формируются в дела отделом кадров. Основания к приказам подшиваются в личные дела работников или образуют самостоятельное дело приложений к приказам по личному составу. В связи с тем, что приказы о предоставлении отпусков, взысканиях, командировках имеют временные сроки хранения, их формирование необходимо производить отдельно от всех других приказов по личному составу.

Согласно п. 3.5.5 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.02г. , приказы по основной деятельности и по личному составу ведутся отдельно и формируются в разные дела.

Этот порядок распространяется и на небольшие организации, где создается незначительное количество распорядительной документации, а за кадровое делопроизводство отвечает один из работников (секретарь, бухгалтер, экономист и т. п.).

Приказ об отмене ранее изданного приказа (пункта, пунктов приказа) по личному составу. В процессе повседневной деятельности по управлению персоналом у руководства любой организации время от времени возникает необходимость в отмене ранее изданных приказов (пункта, пунктов приказов) по персоналу. Наиболее типичными ситуациями, влекущими за собой отмену ранее изданных приказов (пункта, пунктов приказов), являются:

* изменение обстоятельств, связанных с приемом работника на работу;

* изменение обстоятельств, связанных с перемещением работника;

* изменение обстоятельств, связанных с предоставлением работнику отпуска;

* изменение обстоятельств, связанных с увольнением работника;

* изменение обстоятельств, связанных с направлением работника в командировку.

Под соответствующими обстоятельствами следует понимать такие обстоятельства, наступление которых делает ранее изданный приказ (какой-либо его пункт или пункты) юридически ничтожным вследствие невозможности выполнения либо вследствие отпадения оснований для выполнения такого приказа (пункта, пунктов приказа) по тем или иным причинам, как обусловленных действиями работодателя и (или) работника, так и не обусловленных ими, т. е. возникших независимо от воли сторон трудовых отношений.

Функциональное назначение приказа об отмене ранее изданного приказа (пункта, пунктов приказа) по персоналу заключается в документировании факта обоснованной (прежде всего в правовом отношении) отмены соответствующего управленческого решения посредством принятия нового управленческого решения (в данном случае - приказа по персоналу). В содержании приказа об отмене ранее изданного приказа по персоналу отражаются сведения:

- о приказе (пункте, пунктах приказа) по личному составу, подлежащем отмене, -- его дате, номере, названии (номере или номерах соответствующих пунктов приказа);

- о основании для отмены соответствующего приказа -- с кратким изложением обстоятельств, послуживших причиной для издания приказа об отмене;

- о указаниях должностным лицам (структурным подразделениям) организации о действиях, которые надлежит выполнить в связи с отменой прежнего приказа по личному составу и изданием нового;

- о мерах по обеспечению контроля за исполнением приказа.

Оформление проекта приказа об отмене ранее изданного приказа (пункта, пунктов приказа) по персоналу производится работником отдела кадров с соблюдением требований ГОСТ Р 6.30--2003.

Приказ о внесении изменений в ранее изданный приказ (пункт, пункты приказа) по персоналу. Необходимость в издании приказов о внесении каких либо изменений обусловлена возникновением соответствующих изменений в обстоятельствах, ранее послуживших причиной для издания приказа, содержание которого подлежит изменению. Это обстоятельства, наступление которых делает ранее изданный приказ (какой-либо его пункт или пункты) юридически и (или) фактически неточным. Наиболее распространенными случаями наступления подобных обстоятельств из практики работы кадровой службы считают:

* изменения в законодательстве, нормативных правовых актах, локальных актах организации, в том числе связанные с изменением структуры документа, его переименованием и проч.;

* изменения в личных обстоятельствах (персональных данных) работников организации, в отношении которых ранее были изданы соответствующие приказы (пункты приказов) по персоналу;

* изменения в обстоятельствах времени, места и т. д., являющиеся существенными для надлежащего исполнения соответствующими работниками поручаемой им работы (трудовой функции).

* иные аналогичные обстоятельства, требующие внесение изменений в содержание ранее изданных приказов по персоналу, если такие изменения существенны для надлежащего исполнения приказа.

Таким образом, функциональное назначение приказа о внесении изменений в ранее изданный приказ (пункт, пункты приказа) по личному составу заключается:

- в документировании факта внесения обоснованных (прежде всего в правовом отношении) изменений в соответствующее управленческое решение посредством принятия нового управленческого решения (приказа по персоналу);

- в отмене приказа (пункта, пунктов приказа) по личному составу, в содержании которых выявлено какое-либо несоответствие.

- вступление в законную силу соответствующего приказа по персоналу, содержащего изменения, - его дате и номере, названии.

- если требуется - мера по обеспечению контроля за исполнением приказа.

1.4 Подготовка, оформление и порядок утверждения должностных инструкций работников

Правила разработки, согласования и утверждения должностной инструкции напрямую трудовым законодательством не регламентированы, и потому в этой сфере нет каких-либо стандартов.

Должностная инструкция формально не является обязательным кадровым документом, в связи с тем, что ТК РФ не содержит нормы об обязательном наличии у работодателя должностных инструкций. Должностные инструкции как кадровый документ носят рекомендательный характер и необходимы для регулирования трудовых отношений с четко прописанными правилами. Наличие этих документов выгодно в первую очередь самому работодателю.

Во-первых, без правильных и грамотно составленных должностных инструкций невозможно эффективное управление персоналом, вне зависимости от профиля и размера бизнеса. Ключевым моментом управления трудовым процессом в любой организации является создание ее структуры, распределение функций между ее элементами. Должностная инструкция - простой и удобный инструмент, с помощью которого можно выстроить и закрепить документально корпоративную структуру, соответствующую динамике и целям развития организации, регламентировать деятельность каждой ее единицы. Должностная инструкция является основным организационно-правовым документом, в котором четко определяются место и значение конкретной должности в структуре организации, а именно: задачи, основные права, обязанность и ответственность работника при осуществлении им трудовой деятельности согласно занимаемой должности, предъявляемые к нему квалификационные требования, порядок приема, увольнения, замещения и обеспечивает условия для его эффективной работы.

Во-вторых, как нормативно-правовой документ должностные инструкции служат основанием для пересмотра штатного расписания, разрешения трудовых споров, производственных конфликтов, для определения правомерности тех или иных мер дисциплинарных взысканий. Несмотря на то что должностная инструкция не является обязательным кадровым документом и ее существование - это право, а не обязанность работодателя, все-таки этот локальный нормативный акт относится к тем документам, который лучше принять, чем проигнорировать.

Должностная инструкция, определяющая правовое положение, права и обязанности работника, может быть оформлена одним из следующих способов:

1) как самостоятельный документ;

2) как приложение к основному документу.

Приложением должностная инструкция может быть, например, к трудовому договору работника или к Положению о структурном подразделении. Оформление должностной инструкции приложением к локальному нормативному акту или как самостоятельный документ - вопрос, который решает каждый работодатель самостоятельно. Также работодатель в рамках локального нормотворчества должен определить порядок разработки, согласования и утверждения должностных инструкций. Для чего необходимо утвердить Положение о должностной инструкции.

При разработке должностных инструкций рекомендуется ввести соответствующее положение, в котором будет подробно оговорен порядок разработки, согласования, утверждения, введения в действие и хранения должностной инструкции работника, а также указаны лица (структурное подразделение), непосредственно отвечающие за эту разработку. Положение о должностной инструкции -- необязательный документ, но лучше разработать этот локальный нормативный акт. Он позволяет упорядочить работу с инструкциями, сделать их унифицированными и четкими, обозначить порядок придания им юридической силы. Положение о должностной инструкции вступает в силу после его утверждения руководителем, и с этого момента все должностные инструкции должны соответствовать его требованиям.

После вступления инструкции в действие необходимо ознакомить с ней работника. Порядок ознакомления с должностной инструкцией нормативными документами не регламентируется. Выбирается один из вариантов:

* Журнал ознакомления;

* Лист ознакомления (отдельный на каждого работника);

* Подпись работника на должностной инструкции.

Последний вариант наиболее предпочтителен, поскольку точно гарантирует, что работник ознакомлен именно с данной должностной инструкцией.

1.5 Правовые аспекты приема и высвобождения работников. Задачи менеджера по персоналу при сокращении штатов

1.5.1 Юридические аспекты приёма и высвобождения работника

В настоящее время в связи с принятием нового Трудового кодекса главным средством защиты интересов работодателя и работника перед лицом друг друга является трудовой договор Материал по данным Консалтинговая Группа "РЕЛАЙБ", http://www.relaib.ru/site.aspx?STID=308662&SECTIONID=308649&IID=310043.

Кодекс определяет, что трудовой договор должен быть заключен в письменной форме и содержать все существенные условия. Исчерпывающий перечень подобных условий содержит статья 64 кодекса. При не надлежащем оформлении договора (в том числе не будет подписан), но работник фактически приступил к работе с ведома работодателя, тогда договор считается заключенным, а трудовые отношения между работником и работодателем возникшими. Более того, в этой ситуации у работодателя возникает безусловная обязанность заключить трудовой договор в течение трех дней с момента фактического допущения к работе. Это прямо предусмотрено кодексом.

Правовые последствия подобного приема на работу будут таковы. Заключению любого договора, в том числе и трудового, как правило, предшествует согласование его условий между сторонами. Условия трудовых договоров, заключаемых на соответствующем предприятии с физическими лицами, могут быть различны в зависимости от должности, на которую принимается работник, его личностных качеств, квалификации и т.д. В данной же ситуации, когда мы в любом случае обязаны подписать договор, работник находиться в более выгодном положении и может требовать от работодателя включения в рамки договора невыгодных для организации условий. В случае отказа работодателя подписать договор на подобных условиях работник может обратиться с иском в суд, чтобы обязать работодателя заключить договор.

Наряду с этим Трудовой кодекс непосредственно не предусматривает обязанность работника подписать договор. Вследствие этого в принципе может возникнуть ситуация, когда работник, преследуя те или иные цели, будет уклоняться от подписания договора. Это повлечет за собой сложности с определением размера заработной платы, дополнительных выплат. Неопределенность трудовых обязанностей значительно затрудняет увольнение работника по основаниям невыполнения им трудовых обязанностей или недостаточности его квалификации. Кроме того, статья 60 кодекса устанавливает, что работодатель не имеет права требовать от работника выполнения работы, не обусловленной трудовым договором. В отсутствие договора при попытке уволить работника на основании ненадлежащего исполнения им своей трудовой функции он может заявить, что и не должен был этого делать, его наняли для выполнения другой работы. Если четко не определена должность, трудовая функция специалиста, заключение с ним договора о полной материальной ответственности тоже будет представлять определенные сложности. Необходимо учитывать, что издание приказа о приеме на работу не позволит избежать всех этих проблем. Статья 68 кодекса предусматривает, что приказ издается на основании трудового договора и его содержание должно соответствовать условиям договора. Таким образом, юридическая значимость приказа о приеме на работу в отсутствие договора в рамках судебного процесса может оказаться несущественной.

Надлежащее оформление документов приобретает еще большее значение при приеме работника на должность, требующую высокой квалификации в той или иной области. В этом случае, как правило, необходим испытательный срок. Условие об испытании обязательно должно быть указано в трудовом договоре. Отсутствие данного условия в договоре означает, что работник принят без испытания. Здесь необходимо иметь в виду, что если условие об испытании будет содержаться в приказе о приеме на работу, но его не будет в трудовом договоре, то работник также будет считаться принятым на работу без испытания. О неудовлетворительном результате испытания работник должен быть уведомлен не менее чем за три дня, в противном случае он считается выдержавшим испытание, и расторжение с ним трудового договора допускается лишь на общих основаниях. Статья 71 Трудового кодекса прямо предусматривает право работника обжаловать приказ об увольнении в связи с неудовлетворительным результатом испытаний. Поэтому в подобных случаях надлежащее оформление документов особенно важно.

Теперь рассмотрим наиболее актуальные основания, служащие для увольнения работника. Прежде всего это недостаточность квалификации работника. Для правомерности увольнения по данному основанию необходимо, чтобы трудовой договор четко регламентировал трудовую функцию работника, требования к его квалификации, особенно если на предприятии отсутствуют соответствующие должностные инструкции и положения. Недостаточность квалификации должна быть подтверждена результатами аттестации, обоснованность которой напрямую зависит от четкого определения того, чему именно не соответствует уровень квалификации соответствующего специалиста.

Работник, как известно, может быть уволен по инициативе администрации предприятия в связи с неоднократным неисполнением без уважительных причин трудовых обязанностей либо в связи с однократным грубым нарушением трудовых обязанностей. В этом случае увольнение будет обосновано, если документально подтверждены факты неисполнения либо нарушения работником трудовых обязанностей. Большое значение имеет то, насколько четко определены трудовые обязанности работника, ознакомил ли работодатель работника с правилами внутреннего трудового распорядка предприятия, если они есть. Само ознакомление необходимо проводить заранее и под расписку. В случае же нарушения трудовой дисциплины документальным подтверждением этого факта служит составленный по форме акт, подписанный не менее чем двумя свидетелями. В качестве свидетелей могут выступить сотрудники предприятия.

В настоящее время уровень правовой культуры в России постоянно повышается, в том числе и в сфере трудовых правоотношений. Возрастает количество судебных споров между работниками и организациями различных форм собственности. Перспектива выиграть подобное дело в нашей стране традиционно выше у работника. Однако надлежащее оформление документов может значительно увеличить шансы работодателя решить дело в свою пользу.

1.5.2 Задачи менеджера по персоналу при сокращении штатов

Эта ситуация характерна во время кризиса. Нельзя допускать две главные ошибки - поддаваться панике при потере финансовых активов и принимать срочные меры по сокращению персонала. Антикризисная политика должна основываться на осмотрительном и осторожном подходе к принятию каждого решения, связанного с изменениями штатной структуры. Квалифицированные специалисты, получавшие высокую зарплату, в одночасье оказались невостребованными, и теперь они вынуждены жить на государственное пособие, в лучшем случае.

Люди вынуждены идти работать, соглашаясь на любые условия, чтобы обеспечить свои семьи, при этом теряя ценные навыки и забывая о профессиональных достижениях. Не всегда руководство компании принимает верные решения в кадровом вопросе. В журнале «Кадровое дело» были опубликованы данные социологического опроса по теме «Как изменилась кадровая политика вашей компании во время кризиса?» Выяснилось, что 26,1% руководителей предпочло сократить персонал, 8,7% - отправили сотрудников в бессрочный отпуск, 17,4% - сократили корпоративные расходы, 5,4% - уменьшили социальный пакет, и 42,4% ответили, что кадровая политика осталась без изменений.

Кадровая политика должна выстраиваться, исходя из концепции сохранения кадрового потенциала, представляющего особую ценность для предприятия. Если нет возможности сохранить рабочее место за сотрудником - нужно обеспечить ему социальную защиту и трудоустроить (временно) на другом предприятии. Для крупной компании антикризисное управление должно быть единым и многоуровневым, то есть охватывать филиалы, представительства, дочерние предприятия. Сокращение персонала и распределение дополнительных обязанностей между сотрудниками, переквалификация кадров - вынужденная, но и необходимая мера. Такие действия позволят сберечь самых ценных работников. Кадровая политика должна быть законопослушной, активной, координированной и управляемой.

приказ документ кадровый должностная инструкция



2. Решение практических заданий

Среднесписочная численность предприятия составляет 3600 человек. В течение года принято 98 человек, уволилось по собственному желанию 36 человек, за нарушения трудовой дисциплины - 15 человек, по другим причинам - 62 человека. Рассчитать коэффициенты оборота кадров по приему и увольнению, а также коэффициент текучести и стабильности кадров.

Решение.

1) Коэффициенты оборота кадров по приему и увольнению

%

где Ч _пр - число принятых в течении года,

Ч _ср.сп - средняя списочная численность.

%

где Ч _ув - число уволенных за год.

2) Коэффициенты текучести и стабильности кадров

К _тек = Ч100% = Ч100% ? 1,42%,

где Ч _{ув пр тек} - уволенные по причине текучести: по собственному желанию и нарушения трудовой дисциплины.

К _стаб = 1- = 1- = 1- = 1- 0,01379 ? 0,986 (98,6%)

Объем выпуска продукции возрос на 8%, численность работников - на 4%, фонд заработной платы - на 5%. Определить изменение производительности труда и средней заработной платы.

Решение.

Рост ОП можно представить в относительной величине - индекс I_оп , т.к. он вырос на 8%, то I_оп = 1,08. Аналогично через индексы представим изменение численности работников и фонда заработной платы: I_чр = 1,04, I_фзп = 1,05.

Индекс производительности труда I_пт определяется:

I_пт = = ? 1,038

Индекс средней заработной платы I_зп определяется:

I_зп = = ? 1,0096

Получили следующие результаты: производительность труда возросла на 3,8%, а средняя заработная плата увеличилась на 0,96%.



Заключение

Ведение кадрового делопроизводства позволяет эффективно решить сразу несколько задач:

· Документально оформить трудовые отношения, формализовать кадровые процедуры у конкретного работодателя.

· Построить стройную систему управления персоналом, отвечающую стратегическим задачам руководства.

· Регламентировать взаимоотношения работника и работодателя. Ведение кадровой документации позволяет добиться определенного «баланса» во взаимоотношениях работодателя и работников путем четкой регламентации их прав и обязанностей, (например, должностные инструкции регламентируют чем конкретно должен заниматься каждый работник, его круг прав, обязанностей, объем ответственности).

· Создать организационно-правовые основы трудовой деятельности, как для работников, так и для работодателя. С одной стороны кадровые документы поддерживают интересы работодателя, а с другой - направляют его для недопущения игнорирования требований трудового законодательства. Наличие грамотно составленных кадровых документов взаимовыгодно обеим сторонам трудового договора.

· Разрешить трудовые споры. Очень часто от качества оформления кадровых документов зависит успех позиции работодателя при возникновении конфликтных ситуаций, особенно когда кадровая документация выступает как одно из письменных доказательств в судебном разбирательстве по трудовым спорам.

Вывод организация делопроизводства является одним из самых ответственных участков деятельности предприятия.



Список литературы

1. Невежин В.А. Застольные речи Сталина: Документы и материалы. М.; СПб.: АИРО-XX, 2003. - 544 с.

2. В.И. Стародубов, П.И.Сидоров, И.А. Коноплева М. Управление персоналом организации: Учебник для вузов / Издательская группа «ГЭОТАР - Медиа», 2006 г.

3. Т.Ю. Базаров. Управление персоналом: Учебник - 4-е издание М.: Издательский центр «Академия», 2006 г.

4. Р.Д. Гутгарц. Документирование управленческой деятельности: Курс лекций. / М.: ИНФРА-М, 2001г.

5. "Трудовой Кодекс Российской Федерации" (ТК РФ) от 30.12.2001 N 197-ФЗ (принят ГД ФС РФ 21.12.2001) (действующая редакция).

6. А. В. Шумилова. Организация делопроизводства и персональный менеджмент: Учебно-метод. пособие. - 2-е изд., перераб. и доп. - 2008 г.



Приложения

Перечень кадровых документов, обязательных для организации Обязательные кадровые документы, формируемые в кадровой службе предприятия. Е.Н. Малькова, журнал "Кадровые решения" №7 2008

№ п/п	Документ	Каким документом регламентируется	Примечание	Срок хранения
1	Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР)	Статья 189 ТК РФ	При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника с ПВТР под роспись. Действуют до замены новыми.	Постоянно
2	Положение о защите персональных данных работников	Статья 86 ТК РФ	При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника с Положением о защите персональных данных работников под роспись. Действует до замены новым.	Постоянно
3	Штатное расписание (ф. Т-3) (штатная расстановка)	Статья 57 ТК РФ, постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. №1	Составляется каждый раз, когда в него вносятся те или иные изменения.	Постоянно
4	Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним	Инструкция о порядке заполнения трудовых книжек и вкладышей к ним (утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69)	Хранится в отделе кадров и ведется постоянно.	50 лет (но при ликвидации компании в архив города сдается вместе с другими документами, срок хранения которых составляет 75 лет)
5	Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним	Инструкция о порядке заполнения трудовых книжек и вкладышей к ним (утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69)	Хранится в бухгалтерии вместе с бланками трудовых книжек и вкладышей к ним; в отдел кадров бланки поступают по заявке кадрового работника.	50 лет (но при ликвидации компании в архив города сдается вместе с другими документами, срок хранения которых составляет 75 лет)
6	Положение об оплате труда, премировании и материальном стимулировании	Раздел 6 ТК РФ, глава 21 ТК РФ	При наличии сложных систем оплаты и труда и системы премирования. Действует до замены новым.	Постоянно
1	2	3	4	5
7	Положение о системе обучения	Статьи 196, 197 ТК РФ	При наличии системы обучения в организации.	Постоянно
8	Положение об аттестации работников	Статья 81 ТК РФ	При проведении аттестации по решению работодателя.	Постоянно
9	График отпусков	Статья 123 ТК РФ, постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1	Утверждается работодателем не позднее чем за две недели до наступления календарного года.	1 год
10	Трудовой договор	Статьи 16, 56, 57, 67 ТК РФ	Заключается в письменной форме с каждым работником.	75 лет
11	Должностные инструкции по каждой должности в соответствии со штатным расписанием, рабочие инструкции по профессиям	-	Принимаются по решению работодателя.	Постоянно
12	Приказы о приеме на работу	Статья 68 ТК РФ	Издаются на основании трудового договора. Объявляются работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы.	75 лет
13	Приказы о переводе на другую работу	Статья 72.1 ТК РФ	Издаются на основании соглашения о переводе на другую работу (дополнительного соглашения к трудовому договору).	75 лет
14	Приказы об увольнении	Статья 84.1 ТК РФ		75 лет
15	Приказы по основной деятельности		Издаются по мере необходимости. Приказы по основной деятельности, подготовленные кадровой службой, регистрируются и хранятся в канцелярии. В кадровой службе ведется дело «Копии приказов по основной деятельности».	1 год (копии приказов, хранящиеся в кадровой службе)
16	Приказы о предоставлении отпусков	Глава 19 ТК РФ, постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. №1	Издаются на основании графика отпусков или заявления работника	5 лет
17	Заявления работника о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы	Статья 128 ТК РФ	Отпуска без сохранения заработной платы предоставляются по просьбе (по заявлению) работника в соответствии с ч. 1 ст. 128 ТК РФ либо по требованию закона на основании заявления работника (ч. 2 ст. 128 ТК РФ).	5 лет
18	Личная карточка работника (форма Т-2)	Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.	Ведется на каждого работника.	75 лет
19	Трудовая книжка	Статья 66 ТК РФ, постановление правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках», Инструкция о порядке заполнения трудовых книжек и вкладышей к ним (утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69)	Работодатель ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней.	При увольнении работник получает трудовую книжку на руки. Невостребованные трудовые книжки хранятся в организации 50 лет, при ликвидации предприятия сдаются в архив
20	Договоры о полной материальной ответственности	Приложения 2, 4 к постановлению Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85	Заключаются с работниками, которые непосредственно обслуживают материальные ценности.	5 лет
21	Книга учета (журнал регистрации) приказов по основной деятельности	Инструкция по делопроизводству в службе кадров ВНИИДАД «Примерная инструкция по делопроизводству в службе кадров организации» (рекомендательно)	Должна быть пронумерована и прошнурована, скреплена печатью и подписью работодателя	5 лет
22	Книга учета (журнал регистрации) приказов о приеме на работу		То же	75 лет
23	Книга учета (журнал регистрации) приказов об увольнении		То же	75 лет
24	Книга учета (журнал регистрации) приказов о предоставлении отпусков		То же	50 лет
25	Журнал регистрации командировочных удостоверений		То же	5 лет
26	Табель учета рабочего времени	Часть 3 статьи 91 ТК РФ	Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником	75 лет
27	График сменности	Статья 103 ТК РФ	Доводится до сведения работников не позднее чем за один месяц до введения его в действие.	1 год
28	Журнал учета проверок инспектирующих органов	Федеральный закон от 8 августа 2001 г. № 134-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)»	Ведут все юридические лица и предприниматели без образования юридического лица	Постоянно
30	Табели и наряды работников вредных профессий	Часть 3 статьи 91 ТК РФ	Составляются ежемесячно.	75 лет
31	Списки работающих на производстве с вредными условиями труда	Постановление Совета Министров СССР от 26 января 1991 г. № 10 «Об утверждении списков производств, работ, профессий, должностей, показателей, дающих право на льготное пенсионное обеспечение»	Если производство с вредными условиями труда; ведется постоянно.	75 лет
32	Списки работников, уходящих на льготную пенсию			50 лет
33	Переписка о назначении: государственных пенсий и пособий; льготной пенсии	То же.		5 лет 10 лет
34	Инструкции по охране труда по профессиям	Раздел 10 ТК РФ		Постоянно
35	Журнал инструктажа (ознакомления с инструкциями)	Раздел 10 ТК РФ		10 лет
36	Журнал прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования	Статья 69 ТК РФ, приказ Минздравмедпрома РФ от 14 марта 1996 г. № 90 «О порядке проведения предварительных и периодических медицинских осмотров работников и медицинских регламентов допуска к профессии» (в ред. от 06.02.2001)		5 лет
37	Акты о несчастных случаях	Постановление Минтруда РФ от 24 октября 2002 г. № 73 «Об утверждении форм документов, необходимых для расследования и учета несчастных случаев на производстве, и положения об особенностях расследования несчастных случаев на производстве в отдельных отраслях и организациях»		45 лет
38	Акты расследования профессиональных отравлений и заболеваний			45 лет

Размещено на Allbest.ru