Система документации по личному составу

Размещено на http://www.allbest.ru/

Министерство сельского хозяйства Российской Федерации

Федеральное Государственное Образовательное Учреждение

Высшего Профессионального Образования

Ижевская Государственная сельскохозяйственная

Академия

Контрольная работа по документированию управленческой деятельности

На тему «Система документаций по личному составу»

Проверил: Е.А. Некрасова

Выполнил: Дубовцева

Наталья Вячеславовна

Специальность:080502

«Экономика и управление

на предприятиях АПК»

гр.50 шифр10050148

Ижевск 2011

Содержание

Ведение

1.Система документаций по личному составу

2. Характеристика документов, входящих в личное дело

3. Порядок составления и оформления одного из документов, входящих в личное дело, его образец

Заключение

Список литературы

Ведение

Документационное обеспечение управления (делопроизводство) - это специфическое направление деятельности, которое заключается в составлении, оформлении документов, их обработке и хранению.

Документ - это информационный объект, используемый в бизнес-процессе, их количество на предприятии огромно, а состав разнообразен (например, проектные материалы, стандарты предприятия и технологические инструкции, чертежи и электронные таблицы, контракты и маркетинговые исследования и т.п.). При этом объем текстовой информации в офисах удваивается каждые три года.

Можно без преувеличения сказать, что качество и эффективность работы аппарата управления во многом определяется умением соответствующих должностных лиц составлять и оформлять управленческие документы. По сути дела, организация работы с документами является координирующим центром конкретного структурного подразделения, что на практике означает полную осведомленность о местонахождении лиц своего подразделения, правильное оформление переписки, подготовку организацию телефонных разговоров и т.д. Все это особенно необходимо для оперативного выполнения срочного задания руководства определенным должностным лицам закрепленного подразделения.

Актуальность. Самостоятельную (локальную) систему документов составляют документы по личному составу, отражающие правовую, трудовую и служебную деятельность работников организаций, учреждений.

Документы по личному составу создаются в результате трудовых отношений, возникающих между учреждениями и работниками. К таким документам относятся: приказы по личному составу, заявления, трудовые книжки, личные карточки и т.д.

Обязательное ведение кадровой документации на предприятиях предусмотрено КЗОТом. Инструкцией по ведению трудовых книжек и т.д

В результате изучения данного раздела студент должен 1) знать требования к оформлению структуру и содержание различных видов договоров. Понимать значение в осуществлении коммерческой деятельности предприятия.

2) Уметь составлять и оформлять документы по снабжению и сбыту предприятии я и организаций.

Глава 1. Система документаций по личному составу

документ личный дело кадровый резюме

Документы по личному составу - это документы, характеризующие правовую, трудовую и служебную деятельность работников организации. Они создаются в результате трудовых отношений, возникающих между учреждениями и сотрудниками.

При подготовке кадровой документации необходимо руководствоваться статьями Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ). Важно подчеркнуть, что ТК РФ прямо указывает на необходимость документирования трудовых правоотношений: трудовой контракт заключается в письменной форме; прием на работу оформляется приказом администрации предприятия и т.д.

При подготовке организационно - распорядительных документов необходимо руководствоваться требованиями государственного стандарта на эту систему документации - ГОСТ Р.6.30 - 2003.

Указания ГОСТа Р.6.30-2003 по оформлению ОРД дополняются рекомендациями общегосударственной инструкции по ведению делопроизводства - "Государственной системы документационного обеспечения управления. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. Основные положения", включающей две составные части: общие требования к документам и службам документационного обеспечения и альбом с образцами форм основных организационно - распорядительных документов.

Помимо нормативно - методических документов по вопросам составления и оформления кадровой документации, специалисты - практики должны учитывать требования действующих нормативов по систематизации, хранению и подготовке к сдаче в архив документов кадровой службы. В "Основных правилах работы ведомственных архивов" излагается порядок составления и утверждения номенклатуры дел организации, проведения экспертизы ценности документов, оформления дел и передачи их на архивное хранение.

Важной составной частью предархивной обработки документов является оформление обложек дел постоянного и длительного сроков хранения, требования к которым изложены в ГОСТе 17.9.14-72 "Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, разновидности, технические требования".

Нормативно - справочным пособием при определении сроков хранения документов кадровой службы является "Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков их хранения".

Законодательные акты и нормативно - методические документы по ведению кадрового делопроизводства должны учитываться специалистами кадровых служб, организаций и предприятий всех форм собственности. Одной из наиболее важных функций кадровой службы предприятия является документирование трудовых правоотношений.

Глава 2. Характеристика документов, входящих в личное дело

Документы по личному составу - это документы, характеризующие правовую, трудовую и служебную деятельность работников организации. Они создаются в результате трудовых отношений, возникающих между учреждениями и сотрудниками.

Личное дело - совокупность документов, содержащих необходимые сведения о работнике и его трудовом стаже. Личные дела оформляются после издания приказа о приеме на работу.

Документы рекомендуется включать в личное дело в следующей последовательности:

внутренняя опись документов дела;

дополнения к анкете;

заявление о приеме на работу;

анкета с фотокарточкой;

трудовой договор;

приказ о приеме на работу (копия);

документы об образовании (копии);

характеристики или рекомендательные письма.

Вначале в личное дело помещаются документы, оформленные при приеме на работу. В дело могут добавляться документы, подтверждающие изменение анкетно - биографических данных (копии дипломов, свидетельства, аттестационные листы). Копии приказов о переводе по службе в личное дело не включаются. На документы личного дела составляется внутренняя опись.

Личное дело ведется в одном экземпляре, внесение изменений и дополнений со слов работника не допускается. Личные дела учитываются в журнале учета личных дел, который является основным учетным документом. Заверительная надпись пишется только на листе - заверителе.

Автобиография - документ, в котором описаны этапы жизни и трудовой деятельности работника. Реквизиты автобиографии:

название вида документа;

текст;

дата;

подпись и ее расшифровка.

В тексте освещаются вопросы: Ф.И.О., год рождения, образование, с какого времени началась трудовая деятельность, причины перехода с одной работы на другую, воинское звание, награды, поощрения, семейное положение, домашний адрес.

Резюме - документ, содержащий сведения биографического характера, представляется лицом при трудоустройстве. Реквизиты резюме:

название вида документа;

дата;

Ф.И.О.;

почтовый адрес претендента;

телефон;

текст;

подпись.

Текст излагается по разделам:

Цель резюме.

Образование.

Трудовая деятельность.

Специальные знания.

Семейное положение.

Характеристика - документ, который содержит описание характерных и отличительных черт и качеств работника и отражает мнение организации о нем. Реквизиты характеристики:

наименование вида документа;

текст;

подписи;

дата;

печать.

Текст состоит из двух частей:

вводной, где указываются Ф.И.О., год рождения, образование, должность, структурное подразделение, стаж работы на предприятии;

основной, где указываются деловые качества, отношение к работе, профессиональный рост, наличие наград и поощрений, отношения с сотрудниками.

Характеристику подписывает руководитель предприятия, структурного подразделения, ведущий специалист, руководитель общественной организации. Подпись заверяется печатью.

Личный листок по учету кадров - перечень вопросов о биографических данных работника, образовании, трудовой деятельности, семейном положении и т.п.

Анкета - аналогичная форма "личного листка по учету кадров", содержит те же графы. Дополнение к личному листку по учету кадров - документ, в котором отмечаются сведения об изменениях, касающихся работника после заполнения личного листка. Первый раздел дополнения к личному листку фиксирует перемещение по службе с указанием дат вступления в должность и ухода с должности. Второй раздел дополнения к личному листку фиксирует изменения в образовании, изучении иностранных языков; наличие воинского звания, пребывание в загранкомандировках, награждение, повышение квалификации.

Личная карточка - основной учетный документ, использующийся для анализа состава и учета движения кадров.

Глава 3. Порядок составления и оформления одного из документов входящих в личное дело, его образец

Важным моментом при поиске работы является резюме или CV (curriculum vitae) - краткая форма изложения основных личных и профессиональных данных соискателя. Этот вид самопрезентации уже достаточно давно и прочно закрепился на российском рынке труда, но, к сожалению, грамотное составленное резюме все еще большая редкость.

Грамотное, лаконичное резюме, выделит вас на фоне других соискателей.

При составлении резюме необходимо помнить, что от того, как Вы представите в нем свой профессиональный опыт, во многом зависит Ваш успех в поиске работы. Резюме - тот документ, из которого работодатель получает первую информацию о претенденте на вакансию и составляет свое мнение о нем. Ознакомление с CV занимает в среднем 2-3 минуты, поэтому сведения, содержащиеся в нем, должны быть поданы так, чтобы сразу привлечь к себе внимание.

В Вашем CV обязательно должна присутствовать дата отправления резюме, чтобы менеджер по персоналу мог сориентироваться, когда оно было составлено, т.к. данные могут быть устаревшими, а значит, необходима предварительная беседа для уточнения ряда вопросов, и самый принципиальный из них: продолжаете ли Вы поиск работы?

Пункты, которые должны содержаться в резюме

Личные данные и контакты

Профиль

Образование

Опыт работы

Дополнительные навыки: Владение компьютером Иностранные языки Интересы (опционально)

1. Личные данные и контакты

Личные данные - Ф.И.О., возраст (предпочтительнее дата рождения), семейное положение, адрес и телефон.

2. Профиль

Если вы квалифицированный специалист, можно написать короткое резюме, чтобы выдвинуть на первый план области, в которых вы специализируетесь, а так же ваши главные навыки и способности.

3. Образование

Состоит из двух разделов: основное (среднее, среднее специальное, высшее, 2-е высшее) и дополнительное (курсы стажировки, тренинги, семинары и т.д.). В обоих случаях необходимо указать название учебного заведения, факультет, специальность по диплому (если речь идет о курсах, то указывается специализация или название курса).

4. Опыт работы

Здесь содержатся сведения о предыдущих местах работы. Для работодателя или сотрудника кадрового агентства удобнее, если они расположены в нисходящем порядке, т.е. начиная с последнего. Вы указываете месяц и год поступления на работу и месяц и год увольнения, название фирмы, сферу деятельности организации и Вашу должность. Особое внимание обратите на указание сферы деятельности фирмы, в которой Вы работали. Мало написать 'производство' или 'торговля'. Обязательно раскройте, чем именно торговала и что конкретно производила компания. Hе используйте такие общие понятия, как 'продукты питания' или 'товары народного потребления', старайтесь как можно точнее конкретизировать ту группу товаров или услуг с которой Вы работали, т.к. очень часто такая узкая специфика имеет принципиальное значение для работодателя. Не забывайте кратко описать должностные обязанности на каждом месте работы, т.к. на одной и той же должности в разных компаниях обязанности отличаются.

5. Дополнительные навыки

Владение компьютеров

Владение компьютером содержит сведения о Ваших навыках работы на ПК (пользователь, опытный пользователь, оператор, программист), а также программах, средах, языках, базах данных, с которыми Вы работали.

Иностранные языки

Знание иностранных языков. Вы указываете все иностранные языки и степень, в которой Вы ими владеете. Придерживайтесь следующих формулировок: 'в совершенстве' - знание языка на уровне носителя, владение синхронным переводом 'свободно' - владение последовательным переводом, способность свободно общаться на иностранном языке в рамках любой тематики. 'хороший' - способность грамотно выразить свои мысли на иностранном языке, а также понять собеседника. 'разговорный' - общение на бытовом уровне, способность понять несложную речь, донести до собеседника известную информацию. 'базовый' - знание элементарных основ языка, общение на уровне 'Как дела?', 'Сегодня хорошая погода', способность понять простой текст.

Дополнительная информация

Здесь Вы сообщаете те сведения, которые Вы считаете необходимым донести до работодателя: наличие водительских прав, личного автомобиля, загранпаспорта, возможность командировок. Сюда можно также включить интересы, увлечения и личные качества, также допустимо выделить их в отдельный пункт.

Пример резюме

Мария Иванова

Адрес: г. ххххххх, xxxxxxxxx ул., д.x, кор.х, кв.хх.

Контактный телефон: +7(xxx)xxx-xxxx

E-mail: xxxxxxx@xxx.xx

Дата рождения: 01.01.1981 (26 лет)

Семейное положение: замужем

Образование

2004 - 2006

Московский Институт Международного Бизнеса при Всероссийской Академии Внешней Торговли. Специальность: Маркетинг.

2006

Центр компьютерного обучения при МГТУ им. Баумана. Специальность: Оператор баз данных MS Access 2003.

2004

Высшая Школа Психологии при Институте Психологии РАН. Курсы повышения квалификации, специальность: Менеджер по персоналу.

1999 - 2004

Государственный Университет Гуманитарных Наук. Специальность: Психология.

Опыт работы

2004 - н.в.

«Flash Production» (производство телевизионной рекламы, компьютерная графика).

Должность: ассистент продюсера.

Обязанности: составление смет, организация процесса съемок, фотосессий и озвучивания рекламных роликов, подготовка договоров с рекламными агентствами и физическими лицами. Прямые продажи услуг студии («холодная» база). Подготовка бухгалтерской документации (счетов, счетов-фактур и т. д.), контроль платежей по проектам. Работа с базами данных отечественных и зарубежных режиссеров, переписка и телефонные переговоры с Российскими и зарубежными режиссерами, переговоры с рекламными агентствами.

Иностранные языки и владение компьютером

Уровень владения иностранными языками:

Разговорный английский. Изучала на курсах при МПГУ, в университете, в данное время изучаю на курсах.

Владение компьютером и ПО:

Персональный компьютер (опытный пользователь). Windows 9.x, XP, MS Office, Photoshop, Adobe Illustrator. Легко осваиваю новое программное обеспечение.

Дополнительная информация

Личные качества:

Работоспособность, обучаемость, аккуратность.

Заключение

В данной работе описан состав и характеристики документов, а так же показан образец одного из них.

Список литературы

1. Андреева Т.И. «Дело производство»

2. Белов М.А. «Делопроизводство и документооборот»

3. Стелюков « Делопроизводство»

4. http://www.rjb.ru/about.cgi?s=resume

5. http://in-pu11.narod.ru/literature/delopro/div2/gl1.html

Размещено на Allbest.ru