Основы обеспечения документооборота

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

1. Теоретические вопросы

1.1 Правила составления и оформления рефератов, курсовых, выпускных работ

1.2 Штатное расписание: роль, функции, порядок составления и оформления

2. Практические вопросы

2.1 Документоведение в управлении

2.2 Правила оформления документов

2.3 Организационно-распорядительные документы

2.4 Документация по личному составу

Список литературы

1. Теоретические вопросы

1.1 Правила составления и оформления рефератов, курсовых, выпускных работ

Объем реферата должен составлять 10-12 страниц, курсовой работы - 20-25 страниц, выпускной квалификационной работы - до 100 страниц компьютерного текста. При написании рефератов, курсовых и выпускных квалификационных работ используют шрифт Times New Roman, обычный, размер шрифта 14. Поля в тексте документа - не менее 25 мм с левой стороны и 10 мм с правой стороны.

Счет страниц начинают с титульного листа. В число страниц входят содержание (оглавление), основное содержание работы, список использованных источников и литературы. Приложения в виде карт, таблиц, схем, диаграмм и т.п., вынесенные за пределы работы, в общее количество страниц не включают.

Структура работы. Выпускная квалификационная, курсовая работа или реферат должны включать следующие разделы:

1. Содержание (оглавление). В содержании (оглавлении) перечисляют разделы работы с указанием страниц.

2. Введение. Во введении рекомендуется отразить следующие положения: 1) обосновать необходимость разработки данной темы; 2) показать актуальность избранной темы; 3) показать новизну постановки избранной темы; 4) кратко рассмотреть литературу, написанную по данной теме.

Объем введения не должен превышать 5-7 страниц.

3. Главы (I, II, III и т.д.). В главах работ или реферата излагают основное содержание выпускной квалификационной, курсовой работы или реферата. Как правило, в работе рекомендуется иметь три главы, разбитые на параграфы.

4. Заключение. В заключении кратко излагают основные результаты проделанной работы, приводятся выводы и предложения, даются рекомендации по практическому использованию работы.

5. Список использованных источников и литературы. В список использованных источников и литературы включаются только те источники и литература, которые были использованы для подготовки выпускной квалификационной, курсовой работы или реферата.

К источникам относят: 1) законы; 2) указы; 3) манифесты и другие правительственные акты; 4) постановления; 5) приказы; 6) международные договоры, меморандумы, памятные записки, протоколы и другие архивные материалы, разрешенные к открытому использованию; 7) исследуемые тексты.

К литературе относятся: 1) монографии; 2) книги (непериодическое издание объемом от 48 стр. и более); 3) брошюры (непериодическое издание объемом от 5 до 48 стр.); 4) периодические издания и газеты.

Печатание текста производится через 1,5 интервала из расчета примерно 30 строк на странице. В каждой строке должно быть примерно 60 знаков (ударов), не считая пробелы. Выравнивание - по ширине страницы.

Отступ (абзац) - 1,25 см. Размер бумаги - А4 , книжный формат.

Наименования глав пишут прописными буквами (например: ФОРМЫ РЕГИСТРАЦИИ ДОКУМЕНТОВ…). Допускается дополнительное выделение глав жирным шрифтом. Переносы в заголовках (названия глав и параграфов) не допускаются. В конце заголовка знаки препинания, кроме восклицательного и вопросительного знаков, не ставятся. Короткие заголовки (менее 15 знаков) не должны печататься в разрядку (то есть, когда после каждой буквы идет пробел). Длинные заголовки (более 40 знаков) размещают в несколько строк, но каждая строка по возможности должна иметь смысловое значение. Текст большого заголовка выполняют через один интервал и без разрядки. Нельзя писать заголовок в конце страницы. Если на странице умещается менее трех строк идущего за заголовком текста, то заголовок и текст документа следует перенести на другую страницу. Подзаголовки (названия параграфа) печатают строчными буквами. Для большей наглядности их выделяют и отделяют от текста дополнительными интервалами. Подзаголовки можно выделять подчеркиванием или набирать жирным шрифтом.

Оформление сносок (ссылок). Сноска (ссылка) - примечание к тексту, библиографическая справка, перевод, толкование, помещаемые в нижней части страницы работы или реферата.

Указание на сноску делается в тексте путем проставления порядкового номера или другого знака, например, *, после соответствующего слова в тексте. В конце страницы, на которой отмечена ссылка, проводится черта, длиной не менее одной трети страницы, под которой печатаются сноски в том порядке, как они указаны в тексте. Сноски могут печататься меньшим шрифтом и через минимальный междустрочный материал.

Например:

_____________________________________________________________

Корниенко Г.М. «Холодная война»: свидетельство ее участника. Мемуары. М., Международные отношения, 1995., с.12.

Порядок оформления сноски (ссылки):

1. Автор (фамилия, инициалы); точка. Если произведение написано двумя или тремя авторами, они перечисляются через запятую. Если произведение написано четырьмя авторами и более, то указывают лишь первого, а вместо фамилий остальных авторов ставят «и др.».

2. Наименование произведения - без сокращений и кавычек; точка.

3. Выходные данные (место издания, издательство, год издания).

4. Место издания указывают с прописной буквы: Москва, Санкт-Петербург, сокращенно - М., СПб., точка и запятая; другие города полностью: Харьков, Минск и др., и запятая.

5. Наименование издательства - без кавычек; запятая. Наименование издательства пишут так, как указано на титульном листе издания.

6. Том, часть пишут с прописной или строчной буквы сокращенно (т., ч.); точка или запятая. Выпуск пишут с прописной и строчной буквы, сокращенно (вып.); точка.

7. Год издания - например: 2010. Слово «год» не ставят ни полностью, ни сокращенно. В конце ставится точка.

8. Страницы - со строчной буквы, сокращенно (с.); точка.

В конце библиографического описания ставят точку. Если на одной и той же странице делают несколько ссылок, то при повторении библиографических сведений достаточно указать «там же», поставить запятую и привести номера страниц, на которые делается ссылка.

Правила оформления списка использованных источников и литературы. Список использованных источников и литературы содержит перечень источников, книг и периодических изданий, на которые ссылается автор. Список об использованных источниках и литературе оформляют отдельным перечнем в конце работы.

При оформлении списка использованных источников и литературы рекомендуется придерживаться следующего порядка:

1) источник;

2) монографии (книги);

3) брошюры;

4) периодические издания: журналы, газеты.

Сначала перечисляются источники и литература на русском языке, затем - на иностранном. Если источники и литература приводятся также и в конце глав, то порядок остается прежним. Наименования источников, книг и периодических изданий нужно писать полностью без сокращений от нулевого положения табулятора. Например:

1. Корниенко Г.М. «Холодная война»: свидетельство ее участника.

Мемуары. М., Международные отношения, 1995., с.12.

Порядок оформления списка тот же, как и при оформлении сносок (ссылок): автор, название, место издания, издательство, год. Страницы не указывают. Если в выпускной квалификационной или курсовой работе, реферате были использованы периодические издания, то обязательно указывают номер и год издания журнала или номер и дату выхода газеты.

Ссылки на использование информации из интернета можно давать в тексте работы с указанием в скобках точного адреса страницы, а не просто сайта, на котором она была размещена.

Правила печатания знаков препинания, цифр, чисел и сокращений

Наименование воспроизводимого печатного знака или символа	Правила оформления
Точка (.), запятая (,), двоеточие (:), точка с запятой (;), дефис (черточка) (-)	Печатают без пробела
Перенос(-), вопросительный (?) и восклицательный (!) знаки	После этих знаков ставят пробел
Процент (%), градус (о)	Печатают без пробела с цифрой, к которой они относятся: 115%, 60о
Кавычки («»), скобки (())	Перед раскрытием скобок, кавычек делается пробел, и после закрытия скобок, кавычек делается пробел. Слова, которые заключаются в кавычки, скобки, пишутся без пробела.
Тире (-)	Пишется с пробелом до этого знака и после него. Этим тире отличается от черточки (дефиса). Например: Москва - столица нашей родины. 12 - 15%.Допускается оформление с дефисом:5-6%,1993-1994 гг.
Параграф (§), номер (№)	Отделяются пробелом от цифры, к которой они относятся: № 18, §24
Написание некоторых цифр, чисел	4256; 21 245 или 3.245.317 Четырехзначные числа разделяют на группы только в таблицах (например: 8 982) 2-я линия, 2-мя сутками,2-метровый, 3-этажный,6-й день. 5 2/3 - целое число отделяется пробелом. Между знаками арифметических действий делается пробел: 100 + 250 = 350; (2х + 450) = 1250. Для обозначения римских цифр используются заглавные буквы. Римские цифры употребляются для обозначения веков, кварталов года, съездов, конференций, конгрессов, глав учебников и др. В VII главе; ХХ век; VIII съезд. См, м, кА, км/час, кг, 400 т, 250 кг, 32 см. После цифры проставляют пробел.

1.2 Штатное расписание: роль, функции, порядок составления и оформления

Штатное расписание - внутренний организационно-правовой документ предприятия (учреждения, организации), в котором отражается его структура, штатный, численный и должностной состав, а также указываются должностные оклады работников.

Этот документ дает право на укомплектование предприятия и его структурных подразделений работниками. Штатное расписание имеет большое значение, поскольку с его помощью происходит обоснование расходования денежных средств, предназначенных для выплаты заработной платы. Для работодателя данный документ выполняет следующие функции:

1. Позволяет четко проследить организационную структуру (наличие структурных подразделений).

2. Закрепляет штатную численность структурных подразделений и количество штатных единиц по каждой должности (профессии).

3. Позволяет проследить систему оплаты труда работников в подразделениях.

4. Устанавливает и закрепляет размеры надбавок.

5. Облегчает отслеживание вакансий при осуществлении подбора персонала на данные вакансии.

На основании штатного расписания определяется плановый фонд оплаты труда сотрудников, трудовыми договорами которых предусмотрена повременная форма оплаты труда, производится начисление и выплата заработной платы.

Штатное расписание оформляется на общем бланке формата А4 организации с нанесением всех обязательных реквизитов документа (наименование организации, наименование вида документа, дата, номер документа, место составления, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст, подпись, визы согласования, печать). Бланк данного вида документа унифицирован (форма Т-3, код по ОКУД 0301017).

В заголовке к тексту указывают год, на который составляется штатное расписание. Печать организации проставляется на грифе утверждения.

Текст штатного расписания оформляют в виде таблицы, графы которой должны содержать коды и наименования должностей, количество штатных единиц, размер должностного оклада работников, надбавки к должностному окладу (персональные и прочие), должностные оклады работников, формирующие месячный фонд заработной платы и примечания.

Как правило, штатное расписание оформляют в начале каждого финансового года на будущий календарный год, либо после первоначальной государственной регистрации предприятия перед началом деятельности. Подготовка штатного расписания проходит в два этапа:

1. Составление проекта штатного расписания. Ответственность за подготовку штатного расписания возлагается на финансово-экономические службы и службы по управлению персоналом. В небольших коммерческих фирмах этим, как правило, занимается руководитель предприятия. В крупных организациях (на предприятиях и в бюджетных учреждениях, если за ними закреплено право самостоятельно определять свою структуру и штаты) данным вопросом занимаются отделы кадров, отделы по нормированию и оплате труда, иные подразделения с аналогичными функциями.

2.Утверждение штатного расписания. После одобрения руководителем или вышестоящим органом управления организации (предприятия, учреждения) проекта штатного расписания издается приказ о его утверждении за подписью руководителя или уполномоченного им лица. Непосредственно штатное расписание проходит процедуру визирования (согласования) руководителями структурных подразделений. Штатное расписание также подписывают руководитель кадровой службы и главный бухгалтер. В практической деятельности, зачастую, руководитель учреждения также проставляет подпись на форме штатного расписания в верхнем правом углу рядом с грифом «УТВЕРЖДЕНО».

В процессе экономической деятельности в штатное расписание периодически вносят изменения. Причинами изменений могут быть:

1. Индексация (увеличение) должностных окладов в связи с инфляцией и ростом прожиточного минимума.

2. Реорганизация предприятия в связи с изменениями структуры, дополнительным вводом новых должностей, сокращением штата и др.

Изменения в штатное расписание вносят отдельно издаваемым приказом руководителя. Данный вид приказа входит в группу приказов по основной деятельности. Текст приказа состоит из констатирующей части (излагают факты, послужившие основанием для издания данного приказа: совершенствование организационной структуры предприятия; реорганизация; изменение законодательства и пр.) и распорядительной части (содержит непосредственное распоряжение руководителя в части изменений текста штатного расписания).

В случаях, если изменения в штатном расписании влекут сокращение штатов, в приказе должно быть указано должностное лицо, которое должно обеспечить увольнение высвобождающихся по сокращению штатов работников и выплату им компенсации. Заголовок данного вида приказа может быть следующих видов:

1. «О внесении изменений в штатное расписание».

2. «Об изменении штатного расписания» и др.

После внесения изменений в штатное расписание или составления новой штатной расстановки утратившие силу документы хранятся в архиве работодателя. В соответствии с «Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций» от 6 октября 2000 г. (утвержден Росархивом), в котором предусмотрены сроки хранения управленческих документов, штатные расписания подлежат хранению в организациях в течение трех лет, а штатные расстановки - хранению в межведомственных архивах в течение семидесяти пяти лет, начиная с года, следующего за тем, в котором указанные документы были изменены.

Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством (например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 2010 году, начинается с 1 января 2011 г.).

Штатные расписания допускается вести на магнитных носителях, однако, с обязательным резервным копированием информации на бумажном носителе.

штатный управление документация

2. Практические задания

2.1 Документоведение в управлении

Наличие и функциональность построения работы службы документационного обеспечения является необходимым условием эффективной управленческой деятельности. Функции делопроизводственных служб любого уровня (государственных учреждений, коммерческих предприятий и организаций) подразумевают документирование управленческих процессов. Документирование является обязательным, предписывается законами и актами государственного управления. Любой документ, создаваемый в процессе управления, должен отвечать нормам и требованиям современного законодательства. При оформлении управленческой документации важно исполнять и учитывать основные правила, предусмотренные законодательными и нормативными актами в сфере делопроизводства.

Законодательная и нормативно-методическая база делопроизводства - это совокупность законов, нормативных и правовых актов, а также иных методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработку, хранение и использование в текущей деятельности, а также деятельность службы делопроизводства, ее структуру, функции, штат, техническое обеспечение и другие аспекты.

Законодательное регулирование организации делопроизводства на современном этапе осуществляется путем издания федеральных законодательных актов, включающих в себя комплекс правовых положений, требований и методов, в совокупности устанавливающих нормы создания, обработки и хранения документов. К ним относят:

1. Указы Президента РФ и Постановления Правительства РФ.

2. Законодательные акты Российской Федерации.

Указы Президента РФ и Постановления Правительства РФ регулируют вопросы подготовки, издания, государственной регистрации и введения в действие указов Президента и нормативных правовых актов, издаваемых органами государственного управления в сфере делопроизводства, например:

1. Указ Президента РФ от 30 ноября 1993 г. № 2050 «Об утверждении Положения о государственном гербе в Российской Федерации».

2. Указ Президента РФ от 6 марта 1997 г. № 188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера».

3. Указ Президента РФ от 24 января 1998 г. № 61 «О перечне сведений, отнесенных к государственной тайне».

4. Постановление Правительства РФ от 27 декабря 1995 г. № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с изображением Государственного герба Российской Федерации».

5. Постановление Правительства РФ от 7 мая 1999 г. № 498 «Об утверждении Положения о государственном комитете Российской Федерации по стандартизации и метрологии».

6. Постановление Правительства РФ от 17 июня 2004 г. № 290 «О федеральном архивном агентстве» и др.

Законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации регламентируют принципы организации документационного обеспечения в управлении, например:

1. Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи». Устанавливает правила использования электронных цифровых подписей.

2. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ». Регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства.

3. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». Регулирует отношения, возникающие при осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации; при применении информационных технологий; при обеспечении защиты информации.

4. Федеральный закон от 23 мая 2009 г. № 98-ФЗ «О ратификации Сингапурского договора о законах по товарным знакам». Закон сообщает о ратификации Сингапурского договора о законах по товарным знакам. Договор призван гармонизировать ряд вопросов, относящихся к процедурным аспектам регистрации и использования товарных знаков, а также договоров по распоряжению исключительным правом на товарные знаки.

5. Закон РФ от 25 октября 1991 г. № 1807-1 «О языках народов РФ». Регулирует вопросы государственного языка в документах и др.

1) Документоведение - это научная дисциплина, изучающая закономерности формирования и функционирования систем документационного обеспечения управления.

2) Документационное обеспечение управления (ДОУ) - есть процесс документирования управленческой деятельности хозяйствующих субъектов и организация работы с документами. Процесс документирования управленческой деятельности включает следующие этапы:

- фиксация информации;

- создание и оформление документа;

- организация работы с документами;

- использование и хранение документов.

3) Законодательная и нормативно-методическая база делопроизводства - это совокупность законов, нормативных и правовых актов, а также иных методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработку, хранение и использование в текущей деятельности, а также деятельность службы делопроизводства, ее структуру, функции, штат, техническое обеспечение и другие аспекты.

Законодательное регулирование организации делопроизводства на современном этапе осуществляется путем издания федеральных законодательных актов, включающих в себя комплекс правовых положений, требований и методов, в совокупности устанавливающих нормы создания, обработки и хранения документов. К ним относят:

1. Указы Президента РФ и Постановления Правительства РФ.

2. Законодательные акты Российской Федерации.

Указы Президента РФ и Постановления Правительства РФ регулируют вопросы подготовки, издания, государственной регистрации и введения в действие указов Президента и нормативных правовых актов, издаваемых органами государственного управления в сфере делопроизводства, например:

1. Указ Президента РФ от 30 ноября 1993 г. № 2050 «Об утверждении Положения о государственном гербе в Российской Федерации».

2. Указ Президента РФ от 6 марта 1997 г. № 188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера».

3. Указ Президента РФ от 24 января 1998 г. № 61 «О перечне сведений, отнесенных к государственной тайне».

4. Постановление Правительства РФ от 27 декабря 1995 г. № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с изображением Государственного герба Российской Федерации».

5. Постановление Правительства РФ от 7 мая 1999 г. № 498 «Об утверждении Положения о государственном комитете Российской Федерации по стандартизации и метрологии».

6. Постановление Правительства РФ от 17 июня 2004 г. № 290 «О федеральном архивном агентстве» и др.

Законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации регламентируют принципы организации документационного обеспечения в управлении, например:

1. Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи». Устанавливает правила использования электронных цифровых подписей.

2. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ». Регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства.

3. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». Регулирует отношения, возникающие при осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации; при применении информационных технологий; при обеспечении защиты информации.

4. Федеральный закон от 23 мая 2009 г. № 98-ФЗ «О ратификации Сингапурского договора о законах по товарным знакам». Закон сообщает о ратификации Сингапурского договора о законах по товарным знакам. Договор призван гармонизировать ряд вопросов, относящихся к процедурным аспектам регистрации и использования товарных знаков, а также договоров по распоряжению исключительным правом на товарные знаки.

5. Закон РФ от 25 октября 1991 г. № 1807-1 «О языках народов РФ». Регулирует вопросы государственного языка в документах и др.

4). Документ - «это информация, зафиксированная на любом материальном носителе, имеющая юридическую силу, содержащая реквизиты, позволяющие ее идентифицировать».

Любой документ состоит из двух частей: формулярной и текстовой.

Формуляр - набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности. Формуляр регламентирован ГОСТом, поэтому для правильного составления документа необходимо знать не только реквизиты документа, но и последовательность их расположения в документе. Наличие формуляра в документе обеспечивает единство документирования и единство документации как в рамках одного учреждения, так и в целом по стране.

Юридическая сила документа - это свойства официального документа, сообщаемые ему действующим законодательством, компетенцией острее го его органа и установленным порядком его оформления. Юридическая сила обеспечивается установленным для каждой разновидности комплексом реквизитов - обязательных элементов оформления документа (дата документа, номер, подпись, печать и т.д.).

5). Унификация - это установление единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых в процессе осуществления однотипных управленческих функций и задач, операций по их обработке, учету и хранению. Унификация проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники. Организационное и методическое руководство унификацией и стандартизацией документов, координацию соответствующих работ и контроль осуществляет Росстат. Унификация управленческих документов предполагает унификацию состава документов, создаваемых при решении управленческих задач, и унификацию форм документов.

Унификация состава документов организации - это отбор и закрепление комплекса документов, необходимых и достаточных для решения управленческих задач (в результате состав документов организации может быть значительно сокращен).

Унификация форм документов - это отбор и закрепление в унифицированных формах документов информационных показателей и реквизитов, соответствующих назначению документов, и установление единых требований к их составлению и оформлению. Результаты унификации состава документов получают закрепление в Табеле форм документов, а результаты унификации форм документов - в Альбомах форм документов, применяемых в деятельности организации.

Стандартизация - возведение в юридическую норму основных правил и требований к разработке и оформлению управленческих документов. Благодаря стандартизации огромная масса документов создается по одним и тем же правилам, быстрее и легче воспринимается получателями. Процесс стандартизации осуществляется путем разработки и утверждения стандартов.

6). Управленческая информация - это сведения о предметах, фактах, событиях, явлениях, процессах, возникающих в процессе управления.

Управленческая информация должна отвечать следующим требованиям:

· достоверность;

· оперативность;

· доступность;

· достаточность;

· адресность и др.

7). Классификация управленческих документов

Таблица 1

Классификационный признак	Виды документов
1. По наименованиям:	- приказы; - протоколы; - акты; - справки и т.д.
2. По содержанию:	- простые; - сложные.
3. По месту составления:	- внутренние; - внешние.
4. По форме изложения:	- индивидуальные; - трафаретные; - типовые; - примерные; - унифицированные.
5. По виду оформления (юридической силе):	- подлинники; - копии; - черновики; - выписки; - дубликаты.
6. По происхождению:	- служебные; - личные.
7. По срокам исполнения:	- срочные; - несрочные.
8. По средствам фиксации:	- рукописные; - графические; - электронные; - фото- и кино- документы и др.
9. По степени гласности:	- открытые; - с грифом ограничения доступа («конфиденциально», «секретно», «совершенно секретно» и др.)
10. По срокам хранения:	- временного хранения (до 10 лет); - длительного хранения (свыше 10 лет); - постоянного хранения.

2.2 Правила оформления документов

Реквизит документа - это обязательный элемент оформления официального документа (ГОСТ Р 6.30 - 2003).

08 - Наименование организации. Организации могут иметь следующие виды наименований:

1) полное наименование (на русском языке);

2) сокращенное наименование;

3) наименование на иностранном языке;

4) наименование на национальном языке.

Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах (в уставе). Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках.

Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.

Действующее законодательство обязывает юридическое лицо иметь только полное фирменное наименование. Иметь или нет при этом сокращенное наименование - этот выбор остается за организацией (п. 3 ст. 1473 ГК РФ). Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

Все юридические лица согласно положениям гражданского законодательства должны иметь такой индивидуализирующий признак, как фирменное наименование, в котором должна быть указана его организационно-правовая форма (п. 1 ст. 54 ГК РФ). Наименование юридического лица обязательно отражается в учредительных документах (п. 3 ст. 54 ГК РФ). Любая коммерческая организация обязательно должна иметь фирменное наименование.

С 1 января 2008 г. права на фирменное наименование определяются в соответствии с частью четвертой ГК РФ, а именно согласно положениям, определенным в параграфе 1 гл. 76 ГК РФ. Фирменное наименование должно состоять из двух частей (п. 2 ст. 1473 ГК РФ): 1) указание на организационно-правовую форму; 2) наименование юридического лица. Наименование не может состоять только из слов, обозначающих род деятельности (например, ООО «Консультационные услуги» вряд ли будет возможно зарегистрировать). При этом обе части в единстве и составляют фирменное наименование коммерческой организации и так и должны рассматриваться. Поэтому вполне возможно одновременное существование зарегистрированных в установленном порядке ЗАО «Техно» и ООО «Техно». Считается, что это два разных фирменных наименования.

Выбирая, как назвать организацию, не стоит забывать об ограничениях, установленных п. 4 ст. 1473 ГК РФ, касающихся того, что не может быть включено в фирменное наименование юридического лица. Так, в частности, юридические лица не могут включать в фирменное наименование полные или сокращенные официальные наименования Российской Федерации, иностранных государств, а также слова, производные от таких наименований. Исключение из этого правила законодатель сделал только для унитарных предприятий, а также для акционерных обществ, при соблюдении следующих условий: наличие согласия Правительства РФ, принадлежность более 75 % акций общества Российской Федерации.

17 - Резолюция. Резолюция может быть оформлена на отдельном листе. Резолюция, оформленная соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату, например:

Федосеевой Н.А.

Прошу подготовить проект договора с Консалтинговой группой

«ТЕРМИКА» к 05.10.2010

Личная подпись

Дата

Реквизит документа - это обязательный элемент оформления официального документа.

Каждый документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами (наименование, автор, адресат, текст, дата, подпись и т.д.). Состав реквизитов документа установлен ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Различают постоянные и переменные реквизиты.

Постоянные реквизиты повторяются в обязательном порядке во всех управленческих документах.

Переменные - указывают непосредственно при подготовке и оформлении конкретного вида документа. При составлении и оформлении управленческих документов все предусмотренные реквизиты могут не быть использованы. Конкретный набор реквизитов в документе зависит от вида документа, этапов его подготовки и работы с ним.

Набор реквизитов определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа. Для ряда документов состав реквизитов установлен законодательными и нормативными актами, отдельные виды документов могут быть оформлены организацией по собственному усмотрению с выполнением единых правил документирования.

2. Формуляр-образец организационно-управленческих документов представляет собой графическую модель или схему построения документа. Формуляр-образец также устанавливает размеры стандартных полей в документе, расположение постоянных и переменных реквизитов.

3. Общие требования к оформлению управленческих документов предусмотрены стандартами: ГОСТ Р 6.30 - 2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и ГОСТ Р 51141- 98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

ГОСТ Р 6.30 - 2003 устанавливает максимальный набор реквизитов документа, правила их оформления и расположения в документе, предусматривает виды бланков документов, требования к их оформлению и хранению и др.

Документ имеет юридическую силу только при наличии реквизитов, обязательных для данного вида документов. Например, обязательные реквизиты для письма: наименование организации, почтовый адрес, адресат, заголовок к тексту, дата, индекс, текст, подписи, фамилия исполнителя и номер его телефона.

Управленческие документы рекомендовано оформлять на бланках.

При подготовке документов рекомендовано применять текстовый редактор Microsoft Word (программный продукт корпорации Microsoft Corporation) любой версии, начиная от 6.0 с использованием шрифтов Times New Roman Cyr, либо Times DL, 12, 13, 14 кеглем через одиночный, полуторный или двойной интервалы.

При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего (нижнего) поля листа. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля:

- левое - не менее 20 мм;

- правое - не менее 10 мм;

- верхнее - не менее 20 мм;

- нижнее - не менее 20 мм.

4. 30 реквизитов предусмотрены ГОСТ Р 6.30 - 2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

5. Дата документа, номер, подпись, печать. Для каждого вида документов устанавливается перечень необходимых реквизитов.

6. Переменные - указывают непосредственно при подготовке и оформлении конкретного вида документа. При составлении и оформлении управленческих документов все предусмотренные реквизиты могут не быть использованы. Конкретный набор реквизитов в документе зависит от вида документа, этапов его подготовки и работы с ним.

7. Бланк документа - стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем типографским способом постоянной информацией об организации. Содержание и размещение реквизитов на всех видах бланков зависит от информации, содержащейся в учредительных документах предприятия (организации, учреждения). Требования к изготовлению и хранению бланков, а также их виды предусмотрены ГОСТ Р 6.30 - 2003.

8. Виды бланков документов:

ь Общий бланк - бланк предприятия или структурного подразделения для изготовления любого вида документа (за исключением письма).

ь Бланк для письма.

ь Бланк конкретного вида документа (кроме письма).

9. Бланки документов можно изготавливать типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводить с помощью средств компьютерной техники при создании конкретного вида документа. Для наиболее важных документов предприятия используют бланки, выполненные типографским способом, с эмблемой, имеющей высокую степень детализации, с тиснением, водяными знаками, многоцветной печатью и другими элементами, затрудняющими подделку. Как правило, такие бланки нумеруются типографским способом или специальными нумераторами. Использование каждого такого бланка должно фиксироваться в специальных регистрационных бланках.

Бумага для бланков должна обладать такими качествами, как отсутствие пыления с поверхности листа и несворачиваемость при перегревах или смачивании, а также соответствие требованиям по плотности - от 80 г/м2 до 200 г/м2 и по белизне - от 88 % до 98 %. При этом независимо от сферы и порядка применения для изготовления бланков документов должна быть использована белая бумага или бумага светлых тонов.

Для изготовления бланков в основном используются два формата листов бумаги: А4 (210*297 мм) и А5 (148*210 мм).

10. Логотип - оригинальное начертание, изображение полного или сокращенного наименования фирмы или товаров фирмы. Логотип специально разрабатывается фирмой с целью привлечения внимания к ней и к ее товарам.

Фирменный стиль - один из важнейших компонентов успешного бизнеса, активный маркетинговый инструмент любой современной компании. От того, насколько профессионально разработан фирменный стиль организации, во многом зависит, будут ли ее запоминать клиенты, партнеры, потребители продукции (услуг) и будет ли она выделяться среди конкурентов.

Фирменное наименование - наименование фирмы (организации), под которым она официально участвует в экономических операциях. Обычно фирменное наименование включает собственное имя фирмы, наименование области ее деятельности и наименование организационно-правовой структуры.

2.3 Организационно-распорядительные документы

Организационно-распорядительные документы: организационно-правовые документы; распорядительные документы; справочно-информационные документы.

В своей деятельности предприятия, организации и учреждения наряду с актами органов государственной власти и государственного управления руководствуются и внутренними документами (устав, положения, правила, регламенты и пр.). Организационная деятельность их, прежде всего, выражается в разработке и утверждении комплекса организационно-правовых документов, содержащих правила, нормы и положения деятельности; устанавливающих правовой статус организации, ее компетенцию, структуру, штат, и должностной состав, как в целом для всей организации, так и для ее структурных подразделений. Организационно-правовые документы содержат положения строго обязательные для исполнения, они реализуют нормы административного права и являются правовой основой деятельности организации. С точки зрения срока действия организационно-правовые документы относятся к бессрочным, действующим до их отмены.

Основное назначение распорядительных документов - регулирование и координация деятельности, позволяющие органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности. От того, насколько эффективно регулируется деятельность организаций, предприятий, учреждений, зависят результаты их работы. Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа - к подчиненному, от руководителя организации - к структурным подразделениям и работникам. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали. Решения, фиксирующиеся в распорядительных документах, могут касаться совершенствования организационной структуры учреждения, определения или корректировки средств и способов осуществления основной (производственной) деятельности, обеспечения организации финансовыми, трудовыми, материальными, информационными и иными ресурсами. В юридическом плане распорядительные документы относятся к правовым актам.

Справочно-информационные материалы в составе организационно-распорядительной документации играют вспомогательную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам. Они не содержат поручений, не обязывают выполнять эти поручения (в отличие от распорядительных документов), а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, то есть имитируют управленческие решения, позволяют выбирать тот или иной способ управленческого решения.

Организационно правовые документы.

Ш Учредительные документы;

Ш Устав;

Ш Учредительный договор;

Ш Положения об организации (учреждении);

Ш Положение о структурном подразделении;

Ш Штатное расписание;

Ш Должностная инструкция;

Ш Регламент.

При государственной регистрации создаваемого юридического лица в регистрирующий орган представляются следующие документы:

· заявление о государственной регистрации, подписанное заявителем, по форме, утвержденной уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти;

· решение о создании юридического лица в виде протокола, договора или иного документа в соответствии с законодательством РФ;

· учредительные документы юридического лица (подлинники или засвидетельствованные в нотариальном порядке копии);

· выписка из реестра иностранных юридических лиц соответствующей страны происхождения или иное равное по юридической силе доказательство юридического статуса иностранного юридического лица (учредителя);

· документ об уплате государственной пошлины (квитанция).

Устав - это свод правил, норм, методов, в соответствии с которыми организация (предприятие, учреждение) осуществляет свою деятельность с момента первоначальной государственной регистрации в качестве юридического лица и до момента прекращения деятельности. Устав определяет правовой статус предприятия (организации, учреждения), его организационную структуру, цели, характер, порядок деятельности и порядок управления и т.д. В соответствии с основными положениями устава организации, предприятия и учреждения осуществляют свои взаимоотношения с другими организациями и гражданами. Устав для организации по своему правовому значению является аналогом паспорта для физического лица. Устав юридического лица утверждается его учредителями (участниками). Юридическое лицо, созданное одним учредителем, действует на основании устава, утвержденного этим учредителем. В содержании текста устава должны быть предусмотрены обязательные разделы, раскрывающие информацию о деятельности вновь создаваемого юридического лица (данные нормы установлены частью I ГК РФ).

Раздел 1. Общие положения. В данном разделе устава отражают информацию о полном и кратком наименованиях юридического лица, их английской транслитерации. Также в этом разделе устава указывают организационно-правовую форму юридического лица и его точное местонахождение (юридический адрес).

Раздел 2. Капитал. В этом разделе устава отражают размер капитала (уставного, акционерного и др.) организации, сформированного учредителями (акционерами) на момент первоначальной государственной регистрации. В зависимости от предусмотренной организационно-правовой формы хозяйствования данный раздел может иметь следующие наименования:1) «Уставный капитал» - для ООО; 2) «Акционерный капитал» - для акционерных обществ; 3) «Паевый капитал» - для обществ на паях, паевых фондов; 4) «Складочный капитал» - для кооперативов и т.д.

Раздел 3. Порядок деятельности. В этом разделе устава перечисляют законодательные акты, которые будут являться правовой основой деятельности юридического лица. Предусматривают виды экономической деятельности, которыми организация (предприятие) планирует заниматься в дальнейшем.

Раздел 4. Управление. Данный раздел устава отражает общий порядок управления организацией. В этом разделе предусматривают органы управления обществом, их компетенцию (права) и обязанности.

Раздел 5. Имущество. Учет и отчетность; распределение прибыли. Данный раздел устава должен отражать информацию о порядке формирования имущества юридического лица, порядке объединения имущества в случае его слияния и совместной деятельности. В этом разделе также предусматривают порядок создания и размеры резервного и иных фондов общества, если указанные фонды создаются.

Раздел 6. Прекращение деятельности. В этом разделе устава отражают условия и порядок прекращения деятельности юридического лица или его ликвидации. Этот раздел должен содержать информацию об ответственности участников (учредителей) при прекращении, ликвидации деятельности, о составе ликвидационной комиссии, о порядке мероприятий, проводимых при прекращении деятельности, о причинах, по которым деятельность юридического лица может быть прекращена.

Учредительные документы в обязательном порядке проходят процедуру государственной регистрации. Государственная регистрация учредительных документов юридических лиц и физических лиц, осуществляющих деятельность в качестве индивидуальных предпринимателей, осуществляется в органах государственных налоговых служб (ИФНС - инспекциях Федеральной налоговой службы) в соответствии с нормами Федерального закона от 08.08.2001 г. № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей».

Виды документов (по их наименованиям), которые подтверждают первоначальную государственную регистрацию юридических и физических лиц.

Государственная пошлина

· Государственная пошлина за нотариальное удостоверение учредительных документов 500 рублей;

· Государственная пошлина за регистрацию организаций (кроме некоммерческих организаций), в том числе с иностранными инвестициями 4 000 рублей;

· Государственная пошлина за регистрацию некоммерческих организаций 2 000 рублей;

· Государственная пошлина за регистрацию физического лица в качестве индивидуального предпринимателя 800 рублей;

· Государственная пошлина за регистрацию следующих средств массовой информации в уполномоченном органе:

а) периодического печатного издания 4 000 рублей;

б) информационного агентства 4 800 рублей;

в) радио-, теле-, видео-, кинохроникальной программы и иных СМИ 6 000 рублей.

При государственной регистрации создаваемого юридического лица в регистрирующий орган представляются следующие документы:

- заявление о государственной регистрации, подписанное заявителем, по форме, утвержденной уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти;

- решение о создании юридического лица в виде протокола, договора или иного документа в соответствии с законодательством РФ;

- учредительные документы юридического лица (подлинники или засвидетельствованные в нотариальном порядке копии);

- выписка из реестра иностранных юридических лиц соответствующей страны происхождения или иное равное по юридической силе доказательство юридического статуса иностранного юридического лица (учредителя);

- документ об уплате государственной пошлины (квитанция).

Регистрация учредительных документов юридических лиц должна быть проведена в десятидневный срок с момента утверждения учредительных документов. За нарушение срока регистрации предусмотрен штраф в размере от 5 000 руб. до 10 000 руб.

Об открытии или закрытии расчетных счетов необходимо уведомить налоговые службы (в семидневный календарный срок с момента открытия или закрытии счета). За нарушение сроков уведомления предусмотрен штраф в размере 5 000 руб.

Нарушение сроков регистрации учредительных документов при отсутствии признаков налогового правонарушения влечет взыскание административного штрафа в размере 5 000 руб. (ст. 116 НК РФ, часть I; ст.14.25 КоАП РФ). При нарушении налогоплательщиком срока подачи заявления о постановке на учет в налоговом органе на срок более 90 дней юридические лица привлекаются к административной ответственности в размере 10 000 рублей.

К распорядительным документам относят:

1) Постановления.

2) Решения.

3) Указы.

4) Приказы.

5) Распоряжения.

6) Указания.

Органы государственной власти, которые издают указы, федеральные законы, постановления - Президент, высшие и центральные органы федеральной власти (Совет Федерации, Дума, Пленум Верховного суда и т.д.)

Взаимосвязь органов, осуществляющих управление, и видов распорядительных документов, формируемых этими органами - иерархическая (от высшего к низшему).

Виды справочно-информационных материалов:

1) Справки.

2) Докладные записки.

3) Объяснительные записки.

4) Служебные записки.

5) Акты.

6) Протоколы.

7) Заключения, отзывы, сводки, списки, перечни, представления, предложения и др.

Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях, конференциях. Протокол занимает особое место в системе организационно-распорядительных документов. С одной стороны, его можно отнести к информационным документам (так как он содержит информацию о ходе обсуждения каких-либо управленческих вопросов), а с другой - протоколы содержат постановляющую часть, и, таким образом, могут рассматриваться как распорядительные документы.

Протоколы заседаний, создаваемые в управленческой деятельности организаций, следует отличать от протоколов следственных, некоторых административных органов и органов охраны общественного порядка (например, протокол дорожно-транспортного происшествия), а также протоколы договорного типа (например, протоколы согласования цены и т.д.).

Протоколы документируют деятельность постоянно действующих коллегиальных органов, коллегий федеральных органов исполнительной власти и муниципальных органов управления, ученых, технических, методических советов и временных коллегиальных органов (конференций, собраний, совещаний, заседаний, переговоров, встреч и т.д.). Обязательному протоколированию подлежат собрания акционеров, заседания советов директоров.

Протокол оформляется на основе записей, которые ведутся секретарем (помощником руководителя, референтом) во время заседания, совещания, собрания. В нем отражаются самые существенные выступления, замечания, предложения. Целью любого совещательного мероприятия является коллегиальное принятие управленческих решений. В обязательном порядке они должны быть зафиксированы в протоколе. В зависимости от вида заседания и статуса коллегиального органа выбирается форма протокола: краткая, полная или стенографическая.

Юридическую силу акт приобретает в том случае, когда его подписали все члены комиссии или все лица, участвовавшие в его составлении. Лицо не согласное с содержанием текста акта, обязано подписать его с «оговоркой» о своем несогласии. Если отсутствует подпись хотя бы одного члена комиссии, то акт не имеет юридической силы.

Текстовая часть справки должна быть оформлена заголовком к тексту. Обычно он отвечает на вопрос: «О чем?» (о доходах работника; о выполнении плана производства и др.). Текст справки, как правило, состоит из двух частей: вводной (в ней излагают факты, которые служат основанием для составления справки) и констатирующей (в ней приводят конкретные сведения, отражающие существо вопроса). Текст справки может состоять только из одной части. Справка может быть оформлена в виде таблицы. Справка должна быть подписана составителем и иными должностными лицами, подписи которых должны присутствовать в документе. Внешние справки подписывает руководитель организации или его заместитель, внутренние - руководитель структурного подразделения и составитель. Финансовые справки подписывает руководитель и главный бухгалтер, их заверяют круглой или гербовой печатью организации.