Основы обеспечения документооборота

Докладная записка - это документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Докладная записка информирует руководство об имевших место фактах, событиях, явлениях сложившейся ситуации, требующей принятия управленческого решения. Данный документ готовится как по инициативе самого работника, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки - побудить руководителя принять определенное решение. Докладные записки бывают внешние и внутренние.

2.4 Документация по личному составу

1. Для фиксации сведений о трудовой деятельности работников предназначена особая система документации - документы по личному составу (или кадровые документы).

Документация по личному составу - это совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников. Документация по личному составу (кадровая) документация играет важную роль в жизни любого человека, так как она является подтверждением прав гражданина на социальное обеспечение по старости или инвалидности и определяет трудовой стаж, необходимый для исчисления пенсии. Ведение кадровой документации является обязательным условием трудовых правоотношений между работодателями и работниками. Порядок и формы трудовых правоотношений регламентируются общегосударственными законодательными и нормативными актами, прежде всего, нормами Трудового Кодекса Российской Федерации.

2. Основные виды документов по личному составу:

1) Заявления.

2) Трудовые договоры (контракты).

3) Приказы по личному составу.

4) Трудовые книжки.

5) Личные карточки.

6) Штатное расписание.

7) Личные дела.

8) Анкеты, автобиографии, резюме, характеристики и т.д.

3. Трудовой Кодекс РФ является основным сборником законодательных актов, содержащих нормы трудового права. Он был принят Государственной Думой РФ 21декабря 2001 г. в целях установления государственных гарантий трудовых прав и свобод граждан, создания благоприятных условий труда, а также защиты прав и интересов работников и работодателей. Трудовой Кодекс введен в действие с 1 февраля 2002 г. Кодекс содержит много форм и положений, разработанных с учетом общепризнанных принципов и норм международного права, действующей Конституции РФ и федерального законодательства.

4. Персональную ответственность за правильное ведение документации несет руководитель организации. Нарушение правил ведения, хранения и использования кадровой документации влечет за собой административные санкции, применяемые к работодателю, предусмотренные Кодексом об административных правонарушениях в РФ (КоАП РФ). Статья 5.27. КоАП РФ предусматривает следующие виды санкций за нарушение законодательства о труде и об охране труда:

Наложение административного штрафа:

- на должностных лиц в размере от одной тысячи до пяти тысяч рублей;

- на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, - от одной тысячи до пяти тысяч рублей или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток;

- на юридических лиц - от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток.

Дисквалификация на срок от одного года до трех лет должностного лица, ранее подвергнутого административному наказанию за аналогичное административное правонарушение (нарушение законодательства о труде и об охране труда должностным лицом).

Трудовым кодексом также установлена ответственность за неправильное документирование трудовых отношений. Так, лица, виновные в нарушении трудового законодательства, в том числе и при ведении кадрового документооборота, могут быть привлечены к материальной, дисциплинарной, а также к гражданско-правовой, административной и даже уголовной ответственности (ст. 419 ТК РФ). Отсутствие обязательных кадровых документов, наличие которых прямо предписано ТК РФ, относится к случаям нарушения законодательства о труде.

Ошибки, допущенные в оформлении кадровой документации, также могут быть квалифицированы контролирующими и судебными органами как нарушение трудовых прав работников. За это работодатель может быть привлечен как к административной, так и к материальной ответственности, в случае если в результате допущенных им ошибок (например, внесения в трудовую книжку неправильной или не соответствующей законодательству формулировки причины увольнения) работник лишился возможности трудиться, то есть устроиться на новое место работы.

Статья 13.20 КоАП РФ предусматривает ответственность за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов (к таким документам относится достаточно большое количество кадровых документов - трудовые книжки, личные карточки работников, приказы по личному составу и др.)

Лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работника, несут дисциплинарную, административную, гражданско-правовую или уголовную ответственность в соответствии с федеральными законами (ст. 90 ТК РФ). То же положение относится и к работникам, ответственным за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек.

5.Государственный надзор и контроль над соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, всеми работодателями на территории Российской Федерации осуществляет Федеральная инспекция труда (ФИТ). Сотрудники ФИТ вправе проверять соблюдение положений трудового законодательства без учета установленного действующим законодательством срока исковой давности в отношении фактов нарушения. Исходя из этого, предметом проверки могут послужить, в том числе, и факты, произошедшие три года назад и более.

Статья 353 Трудового Кодекса РФ устанавливает, что наряду с федеральной инспекцией труда государственный надзор за соблюдением правил по безопасному ведению работ в отдельных отраслях и на некоторых объектах промышленности осуществляют соответствующие федеральные органы исполнительной власти, осуществляющие функции по контролю и надзору в установленной сфере деятельности.

Внутриведомственный государственный контроль над соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, в подведомственных организациях осуществляют федеральные органы исполнительной власти, органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации, а также органы местного самоуправления в порядке и на условиях, определяемых федеральными законами и законами субъектов Российской Федерации.

Полномочия государственного надзора за исполнением трудового законодательства также осуществляет прокуратура.

6. Порядок и сроки хранения документов предусмотрены Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Данным законодательным актом установлен общий срок хранения документов по личному составу - 75 лет. Вместе с тем, для отдельных видов кадровых документов предусмотрены индивидуальные сроки их хранения.

7. Индивидуальные сроки хранения

Таблица 2

8. Этапы движения работающих:

а) прием на работу;

б) перевод на другую работу;

в) отпуска;

д) увольнения;

е) поощрении или наказание и т.п.

9. Персональную ответственность за правильное ведение документации несет руководитель организации. Нарушение правил ведения, хранения и использования кадровой документации влечет за собой административные санкции, применяемые к работодателю, предусмотренные Кодексом об административных правонарушениях в РФ (КоАП РФ).

10. Личное дело - совокупность документов, содержащих сведения о трудовой деятельности работника. Личные дела формируются после издания приказов по личному составу на руководящих работников, ведущих специалистов. Для других категорий работников достаточно оформлять личные карточки (форма № Т-2).

В личные дела помещают следующие документы: 1) заявление о приеме на работу; 2) анкету; 3) автобиографию (или личный листок по учету кадров); 4) копии документов об образовании; 5) копию документа или выписку из него; 6) копию приказа или выписку из него об утверждении в должности; 7) характеристику; 8) рекомендательные письма; 9) рудовой контракт; 10) копию приказа о приеме на работу. В связи с длительным сроком хранения личных дел все его документы должны быть тщательно оформлены и расположены внутри дела в хронологическом порядке. Личное дело должно иметь внутреннюю опись документов, хранящихся в деле. Содержание личных дел представляет собой конфиденциальную информацию.

Список литературы

1) Березина Н.М., Бахарева М.М. Кадровое делопроизводство. - СПб.: Питер, 2010. - 221 с.

2) Галахов В.В., Корнеев И.К., Ксандопуло Г.И.и др. Делопроизводство. Образцы, документы. Организация и технология работы. - М.: Проспект, 2011. - 480 с.

3) Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения управления. - М.: Главархив СССР, 1991.

4) Государственный стандарт 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М.: ИПК Издательство стандартов, 1998

5) Гражданский Кодекс Российской Федерации. Часть вторая

6) Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства. Документационное обеспечение управления. - М.: Омега-Л, 2011. - 360 с.

7) Медведева О.В. Основы документационного обеспечения в управлении. Курс лекций. - Краснодар: ЮИМ, 2010. - 142 с.

8) Пшенко А.В., Доронина Л.А. Документационное обеспечение управления. Практикум. - М.: Академия, 2011. -160 с.

9) Румынина Л.А. Документационное обеспечение управления. - М.: Академия, 2011. - 224 с.

10) Соколова О.И., Т.А. Акимочкина. Документационное обеспечение управления в организациях. - М.: Кнорус, 2010. - 676 с.

11) Трудовой кодекс РФ.

12) Федеральный закон от 30 декабря 2001 г. № 195-ФЗ. Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях // Российская газета. - 2001. - 31 декабря.

Размещено на Allbest.ru