Видовой состав документации индивидуального предпринимателя

Размещено на http://www.allbest.ru

Содержание

Введение

Глава 1. Видовой состав документации индивидуального предпринимателя

1.1 Локальные нормативные акты

1.2 Виды распорядительных и учетных кадровых документов

Глава 2. Порядок оформления кадровой документации

2.1 Порядок оформления приказов по личному составу

2.2 Оформление личных карточек и трудовых книжек

Заключение

Список литературы



Введение

Курсовая работа выполнена на тему «Видовой состав документации индивидуального предпринимателя».

Трудовые отношения подлежат документированию. Причем обязанность по составлению и ведению документации лежит не только на работодателях-организациях, но и на работодателях - индивидуальных предпринимателях. В организациях для этого создаются отделы (например, отдел кадров или отдел по работе с персоналом) или просто вводятся должности (например, менеджера по персоналу). А вот индивидуальные предприниматели в большинстве своем не придают значения составлению кадровых документов или составляют их, но с существенными нарушениями установленных требований. В результате нередки административные штрафы, наложенные инспекторами ГИТ при проведении контрольно-надзорных мероприятий. В данной работе рассмотрены все документы, которые необходимо вести работодателям - индивидуальным предпринимателям с составом кадровой документации, правилами ее создания, ведения и хранения.

С учетом всего вышесказанного, была поставлена цель данной работы определить состав документации индивидуального предпринимателя. Для достижения цели необходимо решить задачи:

Определить видовой состав документации индивидуального предпринимателя.

Выяснить порядок оформления кадровой документации.

Для написания курсовой работы использовались учебные пособия Басакова М.И. Современное делопроизводство; В.И. Андреева Делопроизводство: организация и ведение, а также материалы периодических изданий по делопроизводству, результаты практических исследований авторов других изданий, посвященных тематике «Видовой состав документации индивидуального предпринимателя», справочная литература, прочие актуальные источники информации.



Глава 1. Видовой состав документации индивидуального предпринимателя

1.1 Локальные нормативные акты

Важнейшей функцией кадровой службы организации, независимо от формы собственности, является документирование трудовых правоотношений. Кадровые документы, являясь неотъемлемой частью практической деятельности организации, фиксирует сведения, необходимые для осуществления гражданами права на труд, образование, пенсионное обеспечение и т. д., так как закрепляют трудовые отношения работников и работодателя, подтверждают трудовой стаж, служат средством доказательства при разрешении индивидуальных трудовых споров.

Раньше локальные акты разрабатывались и принимались только работодателями - юридическими лицами. С 2006 г. индивидуальные предприниматели как работодатели в целях организации труда, управления персоналом могут принимать локальные акты сами.

В статье 8 ТК РФ, говорится, что работодатели, за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями, принимают локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права (далее - локальные нормативные акты), в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями. При этом в некоторых случаях принятия локального нормативного акта работодатель должен учитывать мнение представительного органа работников, а в некоторых - согласовывать с ним.[1]

Статья 12 ТК РФ устанавливает правила вступления в силу локальных актов работодателя. В частности, сказано, что локальный нормативный акт вступает в силу со дня его принятия работодателем либо со дня, указанного в этом локальном нормативном акте, и применяется к отношениям, возникшим после введения его в действие.

Локальный нормативный акт либо отдельные его положения прекращают свое действие в связи:

- с истечением срока действия;

- с отменой (признанием утратившими силу) данного локального нормативного акта либо отдельных его положений другим локальным нормативным актом;

- со вступлением в силу закона или иного нормативного правового акта, содержащего нормы трудового права, коллективного договора, соглашения (в случае, когда указанные акты устанавливают более высокий уровень гарантий работникам по сравнению с установленными локальным нормативным актом).

Регулирование трудовых отношений, в соответствии с Конституцией Российской Федерации, осуществляется трудовым законодательством (включая законодательство об охране труда) и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, в том числе локальными нормативными актами предприятия.

Однако в настоящее время организациям предоставлены широкие возможности для самостоятельного регулирования вопросов организации труда работников и его оплаты. Систему оплаты труда, размеры тарифных ставок, окладов, премий и вознаграждений организация вправе определять самостоятельно.

И все же основным документом, содержащим общие принципы регулирования трудовых правоотношений, является Трудовой кодекс, в котором установлены предельные нормы в отношении условий труда и его оплаты. На основании установленных Кодексом норм трудовых отношений на предприятии разрабатываются и утверждаются локальные нормативные акты.

Работодатель -- физическое лицо, как и юридическое лицо (организация), реализует нормотворческие полномочия самостоятельно и в пределах своей компетенции, предусмотренной законом. Решая проблемы организации труда, управления персоналом работодатель -- физическое лицо может принимать локальные нормативные акты.

При этом необходимо отметить, если ранее некоторые локальные нормативные акты, например, правила внутреннего трудового распорядка, штатное расписание, положение о работе с персональными данными работников и другие, обязаны были принимать только работодатели -- юридические лица, то теперь, согласно буквальному пониманию новелл ТК РФ, индивидуальные предприниматели также обязаны принимать многие локальные нормативные акты.

В состав локальных нормативных актов, обязательных для каждого работодателя, согласно толкованию норм ТК РФ входят:

(эти документы входят в число тех, которые инспекторы федеральной инспекции труда проверяют в первую очередь)

- штатное расписание (ст. 57 ТК РФ); определяя потребность в кадрах и организуя поиск будущих работников, специалисты кадровых служб должны руководствоваться наименованиями должностей, специальностей, профессий (с указанием квалификации), включенными в штатное расписание организации;

- правила внутреннего трудового распорядка (ст. 56, 189, 190ТКРФ), заключив трудовой договор с работодателем, работник обязан соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка;

- документы, устанавливающие порядок обработки персональных данных работников, их права и обязанности в этой области (ст. 86--88 ТК РФ); работники организации должны быть под расписку ознакомлены с такими документами, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области

- при сменной работе каждая группа работников должна производить работу в течение установленной продолжительности рабочего времени в соответствии с графиком сменности (ст. 103 ТК РФ);

- очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков (ст. 123ТК РФ);

- правила и инструкции по охране труда (ст. 212 ТК РФ). Работодатель обязан обеспечить безопасные условия и охрану труда, правила и инструкции по охране труда должны быть составлены и доведены под роспись до сведения работников.

ТК РФ предусмотрено также закрепление в локальных нормативных актах организации порядка решения следующих вопросов:

- об установлении системы заработной платы, размеров тарифных ставок, окладов, различного вида выплат (ст. 135ТКРФ);

- об установлении системы премирования, стимулирующих доплат и надбавок (ст. 144 ТК РФ);

- о введении, замене и пересмотре в организации норм труда (ст. 162 ТК РФ).

Наряду с прямо предусмотренными ТК РФ локальными нормативными актами работодатель, осуществляя локальное нормотворчество, может принимать и другие документы, содержащие нормы трудового права, необходимые для решения возникающих проблем во взаимоотношениях с работниками, например:

положение о персонале, положение о комиссии по трудовым спорам, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции работникам организации и др.

Разработка локальных нормативных актов должна осуществляться с учетом следующих требований:

1. В случаях, предусмотренных ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, коллективным договором, соглашениями, работодатель согласно ст. 72 ТК РФ должен принимать локальные нормативные акты с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации.

ТК РФ в отношении локальных нормативных актов, регламентирующих режим и условия труда, предусмотрено следующее:

- при составлении графиков сменности работодатель учитывает мнение представительного органа работников в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов (ст. 103 ТК РФ);

- очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов (ст. 123 ТК РФ);

- локальные нормативные акты, устанавливающие системы оплаты труда, принимаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников (ст. 135 ТК РФ);

- локальные нормативные акты, предусматривающие введение, замену и пересмотр норм труда, принимаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников (ст. 162 ТК РФ);

- форма расчетного листка утверждается работодателем с учетом мнения представительного органа работников в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов (ст. 136 ТК РФ);

- правила внутреннего трудового распорядка утверждаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов (ст. 190 ТК РФ);

- работодатель обязан обеспечить разработку и утверждение правил и инструкций по охране труда для работников с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации или иного уполномоченного работниками органа в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов (ст. 212 ТК РФ).

2. В других случаях документы, содержащие нормы трудового права, необходимые для регламентирования трудовых отношений, например, штатное расписание, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции, документы, устанавливающие порядок обработки персональных данных работников, принимаются работодателем единолично.

Локальные нормативные акты нужны для того, чтобы адаптировать трудовое законодательство к особенностям конкретной организации. Они разрабатываются непосредственно в организации, касаются в целом трудового коллектива и необходимы для последующей индивидуальной работы с каждым сотрудником.

Локальные нормативные акты не могут содержать норм, снижающих уровень прав и гарантий работников, установленный трудовым законодательством.

«Локальный нормативный акт вступает в силу со дня его принятия работодателем либо со дня, указанного в этом локальном нормативном акте, и применяется к отношениям, возникшим после введения его в действие. В отношениях, возникших до введения в действие локального нормативного акта, указанный акт применяется к правам и обязанностям, возникшим после введения его в действие». Трудовой кодекс РФ

Локальный нормативный акт либо отдельные его положения прекращают свое действие в связи с:

- истечением срока действия;

- отменой (признанием утратившими силу) данного локального нормативного акта либо отдельных его положений другим локальным нормативным актом;

- вступлением в силу закона или иного нормативного правового акта, содержащего нормы трудового права, коллективного договора, соглашения (в случае, когда указанные акты устанавливают более высокий уровень гарантий работникам по сравнению с установленным локальным нормативным актом).

ТК РФ требует, чтобы локальные документы были в каждой организации. Даже если у вас очень маленькая фирма, состоящая всего из трех человек, и вам не нужен, скажем, график отпусков, все равно лучше его составить, положить в сейф и спокойно работать дальше. Иначе, если при проверке государственный инспектор по труду Государственной инспекции труда (Гострудинспекция) не обнаружит этого документа в наличии, штрафных санкций не миновать.

В соответствии со ст. 68 ТК РФ, работодатель обязан ознакомить работника с действующими в организации локальными нормативными актами под расписку. Исключением является только штатное расписание. Работник вправе потребовать лишь выписку из расписания о том, сколько получают работники, занимающие должность, аналогичную его собственной должности.

Если у вас организация небольшая и движение кадров невелико, то подпись работника, подтверждающая его ознакомление с документами, может быть проставлена на обороте документа или на отдельном листе, подшитом к документу. Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления. - М. 2008. С. 12 Если такой вариант вас не устраивает, можно завести отдельную книгу ознакомления с локальными нормативными актами. Возможен и третий вариант. В трудовом договоре вводится отдельный пункт об ознакомлении сотрудника с локальными нормативными актами, принятыми в организации. При этом нельзя ограничиться фразой: "с локальными нормативными актами ознакомлен", обязательно нужно перечислять, конкретно с какими документами работник ознакомлен.

Со всеми нормативными документами, действующими на предприятии, вновь принимаемые работники, знакомятся до оформления с ними трудового договора.

Согласно ст. 5.27 КоАП РФ предусмотрена ответственность за нарушение трудового законодательства в виде штрафа, налагаемого на должностных лиц, в размере от 5 до 50 МРОТ (точную сумму установит государственный инспектор по труду в зависимости от тяжести вашего проступка), а при повторном нарушении - дисквалификация (т.е. лишение физического лица права занимать руководящие должности в исполнительном органе управления организации, входить в совет директоров (наблюдательный совет), осуществлять предпринимательскую деятельность по управлению организацией, а также управлять организацией) на срок от одного года до трех лет.

1.2 Виды распорядительных и учетных кадровых документов

Все документы, которые регулируют трудовые отношения у индивидуального предпринимателя, можно поделить на несколько групп. К одной из них относятся как раз локальные нормативные акты. Назовем их:

правила внутреннего трудового распорядка (ст. ст. 56, 189 ТК РФ);

коллективный договор (гл. 7 ТК РФ);

положение о защите персональных данных работников (ст. ст. 86 - 88 ТК РФ);

положение об оплате труда;

некоторые другие положения (например, о структурных подразделениях);

должностные инструкции (в ТК РФ не содержится упоминания о данном документе, но без него невозможно проведение аттестации работников (иначе увольнение в связи с неудовлетворительным результатом испытания будет признано незаконным), прием по конкурсу (для обоснования предпочтения того или иного кандидата);

положение и инструкции по охране труда (ст. 212 ТК РФ).

С данными документами перед заключением трудового договора индивидуальный предприниматель в силу ст. 68 ТК РФ должен ознакомить работника под роспись и зафиксировать это. Все работодатели делают это по-разному, некоторые на последней странице трудового договора просят работника написать: "До подписания трудового договора с правилами внутреннего трудового распорядка и иными локальными актами ознакомлен". Данный вариант не совсем корректен, так как работник в любое время скажет, что никто ему никаких документов для ознакомления не давал. Поэтому рекомендуется к каждому локальному акту сделать лист ознакомления, в котором после прочтения работник будет ставить свою подпись.

Следующая группа кадровых документов - организационные документы. В данную группу в основном относятся всевозможные журналы (учета или регистрации) и некоторые другие документы:

журнал учета трудовых договоров (необходим для упорядочения информации о вновь принятых работниках);

журнал учета приказов по личному составу (необходим для правильной нумерации кадровых приказов. Если численность работников предпринимателя небольшая, можно завести один журнал, если же значительная - рекомендуем для каждого вида приказов вести отдельный журнал);

журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации, и журнал учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы;

Все журналы нужно прошнуровать, пронумеровать и скрепить подписью предпринимателя.

книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (необходима в силу Постановления N 225. Поможет при разрешении трудовых споров, связанных с увольнением и выдачей трудовой книжки в последний рабочий день);

приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (необходима для отражения всех операций, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серийного номера документов);

табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (ведется в силу ст. 91 ТК РФ для учета рабочего времени, фактически отработанного каждым работником);

штатное расписание (необходимо в силу ст. 57 ТК РФ, а также для закрепления штатной структуры и размера оплаты труда по каждой должности);

график отпусков (необходимо вести в силу ст. 123 ТК РФ для установления очередности предоставления оплачиваемых отпусков);

график сменности (при наличии у индивидуального предпринимателя сменного режима работы (ст. 103 ТК РФ)).

И последняя группа кадровых документов - документы по учету кадров и оформлению трудовых отношений. К ним относятся:

трудовой договор (в силу ст. 67 ТК РФ заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр передается работнику, другой хранится у работодателя. Получение работником экземпляра трудового договора должно подтверждаться подписью работника на экземпляре, хранящемся у работодателя. Трудовой договор, не оформленный в письменной форме, считается заключенным, если работник приступил к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя. При этом работодатель обязан оформить с ним трудовой договор в письменной форме не позднее трех рабочих дней со дня фактического допущения работника к работе. Особенности заключения, расторжения и изменения условий трудового договора предусмотрены ст. ст. 56 - 84.1 ТК РФ);

приказы по личному составу (формы утверждены Постановлением N 1. В их число входят приказы о приеме, переводе, увольнении и пр.);

личная карточка (заполняется на основании приказа о приеме на работу, трудового договора и документов, представленных работником в соответствии со ст. 65 ТК РФ: паспорта, страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, документов воинского учета и документов об образовании);

трудовая книжка (ст. 66 ТК РФ установлено, что работодатель (за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной. В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Порядок ведения и заполнения трудовой книжки установлен Постановлениями N 69 и N 225);

документы для направления работника в командировку (в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 "Об особенностях направления работников в служебные командировки" работники могут направляться в командировки по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Цель командировки определяется предпринимателем и указывается в служебном задании (форма N Т-10а). Затем оформляется командировочное удостоверение (форма N Т-10), подтверждающее срок пребывания в командировке);

иные документы (заявления, объяснительные, акты и др.).

Это далеко не полный перечень кадровых документов, предприниматель может разработать и иные. Тем не менее большинство из перечисленных документов обязательны для составления в любой организации, в том числе для индивидуального предпринимателя.

Полный состав кадровой документации, которая должна быть в наличии у индивидуального предпринимателя, определить достаточно сложно. Как и в случае, когда работодателем является юридическое лицо, окончательный перечень кадровых документов зависит от многих факторов: сферы ­деятельности, местности, условий труда и даже от желания самого работодателя.

К документам, которые обязательно должны быть в наличии у предпринимателя, можно отнести:

правила внутреннего трудового распорядка;

трудовые договоры с работниками;

штатное расписание;

приказы по основной деятельности;

приказы по личному составу;

личные карточки работников;

график отпусков;

табель учета рабочего времени;

трудовые книжки работников;

положение о защите персональных данных работников;

инструкции по охране труда;

книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;

книгу учета выдачи бланков трудовых книжек;

журналы учета прохождения инструктажа по охране труда;

журналы регистрации приказов;

журналы регистрации выданных справок работникам. Кузнецова Т.В. Делопроизводство. - М. 2011. С. 215

Но данный перечень не является исчерпывающим, поскольку в процессе установления трудовых отношений у предпринимателя-работодателя может возникать обязанность оформления иных документов, например, свидетельства государственного пенсионного страхования для работника, поступающего на работу впервые.

Ведение ряда кадровых документов может стать для предпринимателей обязательным. К таким документам можно отнести:

Должностные инструкции работников (в случае если индивидуальный предприниматель предпочел по каким-то причинам четко не прописывать в трудовом договоре обязанности работника, а сделал в нем ссылку на соответствующую должностную инструкцию).

Договоры о полной коллективной или индивидуальной материальной ответственности работников (если у предпринимателя работают сотрудники, являющиеся материально ответственными лицами).

График сменности работников (если работа носит сменный характер).

Перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем (если рабочий день сотрудников предпринимателя не нормирован).

Положение о премировании (когда вознаграждение работников за работу складывается не только из зарплаты, но и из премий).

Положение об охране коммерческой тайны (когда в трудовом договоре прописана обязанность работника по хранению коммерческой тайны).



Глава 2. Порядок оформления кадровой документации

2.1 Порядок оформления приказов по личному составу

Если предприниматель решил не пользоваться унифицированными формами некоторых документов по учету труда и его оплате, утвержденными Постановлением N 1, или форма необходимого приказа не предусмотрена (например, при изменении биографических данных работника), рекомендуем придерживаться следующего порядка оформления.

Составляя приказ, необходимо помнить об обязательных реквизитах, которые придадут ему юридическую силу. Состав реквизитов и правильность их оформления установлены ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

Фамилию, имя и отчество работника необходимо указывать полностью, а наименование должности, специальности или профессии - в точном соответствии со штатным расписанием.

Формулировка приказа обязательно должна соответствовать формулировкам ТК РФ или иных федеральных законов, со ссылкой на соответствующие статью, часть статьи, пункт статьи.

После подписания индивидуальным предпринимателем приказа его необходимо довести до сведения работника под роспись в течение трех дней с момента издания приказа.

Приказ - это внутренний документ организации, издаваемый ее руководителем по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы организации.

Приказы по личному составу являются не только распорядительными документами, но и одновременно относятся и к первичным учетным документам, так как фиксируют факт приема, перевода или увольнения гражданина и являются основанием для начисления ему заработной платы

Основой кадрового делопроизводства являются приказы (распоряжения) по личному составу, издаваемые после заключения трудовых договоров, при их изменениях и прекращениях.

Содержание кадрового приказа должно соответствовать условиям заключенного трудового договора. Из приказов руководителя организации по личному составу информация переносится в учетные документы и трудовые книжки работников.

Приказы по личному составу документируют процесс движения кадров в организации.

С этой целью целесообразно разработать инструкцию, которая определяла бы порядок оформления документов при приеме, переводе, увольнении и учете работников предприятия, а также порядок издания, учета и рассылки приказов по личному составу.

Приказами по личному составу документально оформляются:

прием, перевод на другую работу, увольнение;

изменение условий труда, присвоение разрядов, классности;

установление размеров оплаты труда;

предоставление отпусков;

командирование сотрудников;

наложение дисциплинарных взысканий и др.

Для оформления приказа по личному составу необходимо письменное обоснование, такое как заявление работника, докладная записка, акт (например, о нарушении трудовой дисциплины), запрос на перевод работника из другой организации и др.

Личное заявление работника обычно пишется от руки в произвольной форме, в которой излагается просьба о приеме на работу, увольнении, переводе на другую вакантную должность или в другую организацию и т.д.

В заявлении обязательно указывается адресат (должность, фамилия, инициалы руководителя организации), текст, личная подпись, дата.

На заявлении проставляются резолюция руководителя и отметка о направлении документа в дело.

Приказы по личному составу оформляются и ведутся отдельно от приказов по основной деятельности организации.

По структуре приказы могут быть простыми и сложными. Спивак В.А. Документирование управленческой деятельности (Делопроизводство).- СПб. 2005. С. 3

Если приказ касается одного лица, то он называется простым (индивидуальным). В заголовках к текстам таких приказов пишется: «О приеме на работу...», «О переводе на другую работу...», «О поощрении...» и т.п.

Объединение в приказе нескольких распорядительных пунктов делает приказ сложным.

В сложных приказах при решении одного кадрового вопроса (прием или увольнение и др.) заголовок формулируется в зависимости от решаемого вопроса. В сложных приказах, решающих несколько кадровых вопросов (и прием, и увольнение и др.), заголовок отсутствует или дается в обобщенном виде («По личному составу»). В этих приказах, как правило, существует определенная последовательность расположения отдельных вопросов: сначала -- назначение на должности, затем -- перевод на другие должности, далее -- освобождение от занимаемых должностей. Если в одном пункте перечисляется несколько фамилий, то они следуют в алфавитном порядке.

Приказы по личному составу должны быть оформлены в строгом соответствии с ТК РФ.

при приеме на работу обязательно указывается установленный размер оплаты труда и условия приема: временно (с…по…), с испытательным сроком (продолжительность) и т.п.;

при увольнении - причина увольнения (конкретная статья ТК РФ);

при предоставлении отпуска - его вид, продолжительность, дата начала и окончания;

при переводе на другую работу - вид перевода (если временный - продолжительность), новая должность и подразделение, причина перевода, изменение оплаты труда;

при поощрении или дисциплинарном взыскании - причина и вид поощрения или взыскания;

при командировании - дата, продолжительность и цель командировки, наименование организации командирования.

Констатирующая часть в приказах по личному составу может отсутствовать.

Распорядительная часть приказа начинается с указания фамилии (печатается прописными буквами), имени и отчества (печатаются полностью строчными буквами), в ней должны быть точные формулировки решения того или иного кадрового вопроса.

Приказ по личному составу должен по каждому пункту содержать обоснование, в котором указывают документы, послужившие основой для его издания.

В приказе по личному составу обязательна запись: «С приказом ознакомлен, подпись, расшифровка подписи, дата».

Приказы по личному составу визируются лицом, ответственным за кадры, и руководителями тех структурных подразделений, чьих сотрудников приказ касается.

Приказы по вопросам увольнения, перевода, наложения взыскания визируются юристом (при его наличии).

Бухгалтером могут визироваться приказы по вопросам увольнения, направления в командировку, предоставления очередного отпуска, вызова из отпуска, премирования.

Приказы по личному составу подписываются руководителем, а в его отсутствие - заместителем руководителя, курирующим эти вопросы, в соответствии с приказом о распределении обязанностей между руководством.

Отдельно издаются приказы о поощрении, премировании, об отпусках и командировках.

Приказы по личному составу регистрируются, рассылаются и формируются в дела отделом кадров.

Основания к приказам подшиваются в личные дела работников или образуют самостоятельное дело приложений к приказам по личному составу.

В связи с тем, что приказы о предоставлении отпусков, взысканиях, командировках имеют временные сроки хранения, их формирование необходимо производить отдельно от всех других приказов по личному составу.

В процессе повседневной деятельности по управлению персоналом у руководства любой организации время от времени возникает необходимость в отмене ранее изданных приказов (пункта, пунктов приказов) по персоналу. Наиболее типичными ситуациями, влекущими за собой отмену ранее изданных приказов (пункта, пунктов приказов), являются:

изменение обстоятельств, связанных с приемом работника на работу;

изменение обстоятельств, связанных с перемещением работника;

изменение обстоятельств, связанных с предоставлением работнику отпуска;

изменение обстоятельств, связанных с увольнением работника;

изменение обстоятельств, связанных с направлением работника в командировку.

Под соответствующими обстоятельствами следует понимать такие обстоятельства, наступление которых делает ранее изданный приказ (какой-либо его пункт или пункты) юридически ничтожным вследствие невозможности выполнения либо вследствие отпадения оснований для выполнения такого приказа (пункта, пунктов приказа) по тем или иным причинам, как обусловленных действиями работодателя и (или) работника, так и не обусловленных ими, т. е. возникших независимо от воли сторон трудовых отношений.

Функциональное назначение приказа об отмене ранее изданного приказа (пункта, пунктов приказа) по персоналу заключается в документировании факта обоснованной (прежде всего в правовом отношении) отмены соответствующего управленческого решения посредством принятия нового управленческого решения (в данном случае - приказа по персоналу). В содержании приказа об отмене ранее изданного приказа по персоналу отражаются сведения:

о приказе (пункте, пунктах приказа) по личному составу, подлежащем отмене, -- его дате, номере, названии (номере или номерах соответствующих пунктов приказа);

о основании для отмены соответствующего приказа -- с кратким изложением обстоятельств, послуживших причиной для издания приказа об отмене;

об указаниях должностным лицам (структурным подразделениям) организации о действиях, которые надлежит выполнить в связи с отменой прежнего приказа по личному составу и изданием нового;

о мерах по обеспечению контроля за исполнением приказа.

Оформление проекта приказа об отмене ранее изданного приказа (пункта, пунктов приказа) по персоналу производится работником отдела кадров с соблюдением требований ГОСТ Р6.30--2003.

Приказ о внесении изменений в ранее изданный приказ (пункт, пункты приказа) по персоналу. Необходимость в издании приказов о внесении каких - либо изменений обусловлена возникновением соответствующих изменений в обстоятельствах, ранее послуживших причиной для издания приказа, содержание которого подлежит изменению. Это обстоятельства, наступление которых делает ранее изданный приказ (какой-либо его пункт или пункты) юридически и (или) фактически неточным. Делопроизводство в Российской Федерации: Сборник нормативных документов. М. - 2009. С. 30 Наиболее распространенными случаями наступления подобных обстоятельств из практики работы кадровой службы считают:

изменения в законодательстве, нормативных правовых актах, локальных актах организации, в том числе связанные с изменением структуры документа, его переименованием и проч.;

изменения в личных обстоятельствах (персональных данных) работников организации, в отношении которых ранее были изданы соответствующие приказы (пункты приказов) по персоналу;

изменения в обстоятельствах времени, места и т. д., являющиеся существенными для надлежащего исполнения соответствующими работниками поручаемой им работы (трудовой функции).

иные аналогичные обстоятельства, требующие внесение изменений в содержание ранее изданных приказов по персоналу, если такие изменения существенны для надлежащего исполнения приказа.

Таким образом, функциональное назначение приказа о внесении изменений в ранее изданный приказ (пункт, пункты приказа) по личному составу заключается:

документировании факта внесения обоснованных (прежде всего в правовом отношении) изменений в соответствующее управленческое решение посредством принятия нового управленческого решения (приказа по персоналу);

в отмене приказа (пункта, пунктов приказа) по личному составу, в содержании которых выявлено какое-либо несоответствие.

вступление в законную силу соответствующего приказа по персоналу, содержащего изменения, - его дате и номере, названии.

если требуется - мерах по обеспечению контроля за исполнением приказа.

2.2 Оформление личных карточек и трудовых книжек

Личная карточка работника - основной документ по учету личного состава, она заводится на всех работников предприятия, принятых на работу на условиях трудового договора независимо от того, является ли работа основной или по совместительству, постоянной, временной или сезонной. Данная карточка ведется на всех предприятиях независимо от форм собственности в продолжение всего периода трудовой деятельности работника на данном предприятии и закрывается при увольнении работника.

Ведение личной карточки столь же важно, как ведение и правильное заполнение трудовой книжки. Форма личной каточки утверждена постановлением Госкомстата о приёме на работу.

Личная карточка заполняется на работников всех категорий, принятых на работу на основании трудового договора. Исключение составляют государственные служащие - для них существует форма Т-2-ГС. Для приема на работу научно-педагогических работников к заполненной форме Т-2 дополнительно оформляется форма Т-4.

Личная карточка сотрудника изготавливается на бланке 2А4 и заполняется работником отдела кадров на основании следующих документов:

Приказ о приёме на работу

Паспорт

Трудовая книжка

Военный билет

Диплом об образовании

Свидетельство о государственном пенсионном страховании

Свидетельство о постановке на учёт в налоговом органе (с указанием ИНН)

Другие документы (водительское удостоверение, документ о повышении квалификации, награждениях).

Поскольку личная карточка сотрудника хранится в течение 75 лет, для её изготовления рекомендуется использовать не обычную бумагу, а тонкий картон.

Правила заполнения личной карточки Т-2:

Заполняются сведения об организации: наименование фирмы, адрес расположения, дата составления личной карточки.

Заполняются общие сведения о поступающем на работу:

1. Табельный номер (его присваивают вновь поступившему на работу)

2. Идентификационный номер налогоплательщика ИНН

3. Номер свидетельства государственного пенсионного страхования

4. Графа-алфавит (указывается первая буква фамилии работника)

5. Характер работы - постоянная, сезонная или по совместительству.

С работником по совместительству (внутренним) составляется отдельный трудовой договор и заполняется вторая личная карточка

6. Место жительства

7. Сведения о гражданстве (заполняется по ОКИН)

8. Языки (какими иностранными языками владеет и на каком уровне)

9. Образование

10.Профессия по диплому

11.Должность на основе штатного расписания

12.Стаж работы (общий, непрерывный, специальный трудовой стаж)

13.Состав семьи

14.Сведения о воинском учете

15.Приём на работу или перевод на другую работу (на основании приказов)

16.Аттестация

17.Профпереподготовка

18.Поощрения и награды

19.Трудовые и социальные льготы, на которые работник имеет право по законодательству

20.Отпуск

21.Дополнительные сведения

22.Основания прекращения трудового договора.

При увольнении личная карточка Т-2 закрывается. Кадровый работник ставит свою подпись, расписывается и сам работник.

В раздел III личной карточки сотрудник кадровой службы вносит сведения непосредственно из приказов (распоряжений) о приеме на работу и о переводах на другую работу, вне зависимости от того, вносится ли эта информация в трудовую книжку, а, следовательно, и в личную карточку работника по основному месту работы.

Личная карточка заводится только на работника, принимаемого на работу на условиях внешнего совместительства, на внутреннего совместителя вторая личная карточка не заводится.

Пол указывается либо словами полностью, либо сокращенно.

Теперь необходимо заполнить раздел I "Общие сведения", который включает в себя перечисленные ниже пункты.

Реквизиты трудового договора указываются в личной карточке на основании приказа (распоряжения) о приеме работника на работу либо самого договора.

Пункт 1 "Фамилия, имя, отчество" заполняется разборчиво на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность.

Пункт 2 "Дата рождения" в текстовой части формы оформляется словесно буквенным способом по правилам делопроизводства: "20 декабря 1975 г.", а в поле кодирования - цифровым: "17.03.2004".

Пункт 3 "Место рождения" заполняется в строгом соответствии с паспортом гражданина Российской Федерации или иным документом, удостоверяющим личность.

Пункт 4 "Гражданство" заполняется также на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность. Поскольку информацию о гражданстве необходимо кодировать по ОКИН, в текстовой части п. 4 приводится одна из формулировок фасета 02 этого классификатора.

Если работник представил только паспорт гражданина Российской Федерации и не сообщает работодателю сведения о втором гражданстве, то информация о гражданстве Российской Федерации, внесенная в п. 4, не может быть поставлена в вину кадровой службе. В трудовых отношениях информация о двойном гражданстве имеет значение только в том случае, если работа, на которую принимается работник, связана с допуском к государственной тайне. Поскольку проверкой кандидата на такую работу занимаются соответствующие органы, работодателя не должно интересовать, имеет ли принимаемый на работу сотрудник второе (наряду с российским) гражданство.

Если же работник решил сообщить работодателю сведения о втором гражданстве, в п. 4 личной карточки можно в скобках указать страну второго гражданства. Также необходимо указать страну, если работник является гражданином иностранного государства.

С учетом сказанного в личной карточке может быть сделана одна из следующих записей:

гражданин Российской Федерации - код по ОКИН "1";

гражданин Российской Федерации и иностранного государства (двойное гражданство) - код по ОКИН "2";

иностранный гражданин - код по ОКИН "3";

лицо без гражданства - код по ОКИН "4".

Пункт 5 "Знание иностранного языка" расшифровывается как "наименование" и "степень знания". Наименование иностранного языка указывается в соответствии с фасетом 04 ОКИН.

Сведения о знании работником иностранного языка указываются на основании сообщенных работником сведений, а также проведенных кадровой службой тестов (если для выполнения поручаемой работы требуется знание иностранного языка).

В Общероссийском классификаторе (ОКИН) коды присвоены как непосредственно самим иностранным языкам, так и степеням знания иностранного языка. Но поскольку Госкомстат России не дал указаний, какие именно коды должны приводиться в личной карточке, кадровая служба может указать только один код - степени знания языка, а может привести и оба кода. Во втором случае код иностранного языка логично указывать первым, а код степени знания языка - вторым (через несколько пробелов).

В личной карточке возможны следующие записи:

английский (код по ОКИН "014"), немецкий (код по ОКИН "135"), французский (код по ОКИН "213") итальянский (код по ОКИН "070");

читает и переводит со словарем - код по ОКИН "1";

читает и может объясняться - код по ОКИН "2";

владеет свободно - код по ОКИН "3".

Если работник знает два иностранных языка, то во второй строке п. 5 личной карточки указывается информация о втором иностранном языке, для внесения записей о знании третьего иностранного языка кадровая служба может включить дополнительную строку в данный пункт.

Пункт 6 "Образование". Уровень образования указывается в личной карточке только по документу об образовании, представленному работником:

основное общее образование - код по ОКИН "01";

среднее (полное) общее образование - код по ОКИН "07";

начальное профессиональное образование - код по ОКИН "10";

среднее профессиональное образование - код по ОКИН "11";

неполное высшее образование - код по ОКИН "15";

высшее образование - код по ОКИН "18";

послевузовское образование - код по ОКИН "19".

Если работник не окончил соответствующее образовательное учреждение, кодирование информации о его образовании осуществляется по следующим правилам:

работник обучался в высшем учебном заведении и прошел более половины курса или прошел полный курс обучения, но не защитил дипломную работу или не сдал государственный экзамен, - "неполное высшее";

работник обучался в высшем учебном заведении и прошел три года обучения - "неполное высшее, III (IV, V, VI) курс";

работник обучался в высшем учебном заведении, но не окончил его, а на момент поступления в высшее учебное заведение он имел основное общее образование, - "основное общее";

работник обучался в высшем учебном заведении, но не окончил его (прошел менее половины курса обучения); на момент поступления в высшее учебное заведение имел среднее (полное) общее образование - "среднее (полное) общее";

работник, обучавшийся в учреждении среднего профессионального образования, но не окончивший его (прошел менее половины курса обучения); на момент поступления в учреждение имел среднее (полное) общее образование - "среднее (полное) общее";

работник, обучавшийся в учреждении среднего профессионального образования, но не окончивший его (прошел менее половины курса обучения); на момент поступления на работу имел неполное среднее образование - "неполное среднее";

работник, окончивший 9 классов общеобразовательной школы, а также прошедший полный курс обучения в среднем специальном учебном заведении, но не защитивший дипломной работы или не сдавший государственный экзамен или экзамен на аттестат зрелости в средней общеобразовательной школе, - "незаконченное среднее образование".

Записи о неполном (незаконченном) образовании производятся в соответствии с представленным работником документом (справкой образовательного учреждения, справкой о незаконченном высшем образовании и т.д.). На основании студенческого билета или зачетной книжки работника записи об образовании не производятся, так как данные документы лишь подтверждают, что работник зачислен в учебное заведение и является студентом.

Наименование образовательного учреждения указывается в соответствии с документом об образовании. Если наименование длинное, допускаются сокращения, не искажающие его смысл (например, имени - "им."). Ордена в названиях учебных заведений в учетных документах не указываются. Наименование, серия и номер документа об образовании записываются в строгом соответствии с представленным работником документом. Год окончания учебного заведения пишется арабскими цифрами, например 25.06.2013.

Квалификация (степень) также указывается по документу об образовании. Так, в соответствии с законодательством о высшем профессиональном образовании выполнившему образовательные программы высшего профессионального образования присваиваются квалификации бакалавра, дипломированного специалиста, магистра. Для квалификации "бакалавр" и "магистр" указывается направление, а для квалификации "специалист" - специальность.

Окончившим начальные профессиональные и средние профессиональные учебные заведения присваиваются квалификации "монтажник", "техник", "бухгалтер".

Кодированию подлежит только информация о направлении или специальности. Поскольку в качестве основы используется Общероссийский классификатор специальностей по образованию (ОКСО), кодируется только информация о направлениях подготовки и специальностях высшего и среднего профессионального образования. С 1 января 2004 г. применяется новый ОКСО (ОК 009-2003), утвержденный Постановлением Госстандарта России от 30 сентября 2003 г. N 276-ст по новой структуре. Для установления соответствия между ним и ранее применявшимися классификаторами следует руководствоваться указателями соответствия, утвержденными Приказом Минобразования России от 25 ноября 2003 г. N 4377 "О применении Общероссийского классификатора специальностей по образованию в системе среднего профессионального образования".

Для отражения информации о получении работником образования следующего уровня (например, среднего профессионального после начального профессионального) или второго образования по одному уровню (например, второго высшего) предназначен второй блок п. 6 личной карточки. Он заполняется по тем же правилам, что и первый блок.

Учету в личной карточке подлежит и послевузовское профессиональное образование. В третьем, заключительном блоке п. 6 указывается форма послевузовской подготовки: аспирантура, адъюнктура, ординатура или докторантура. В ОКИН докторантуре присвоен код 01, остальным формам - код 02.

Заполнение табличного блока о послевузовском образовании производится в том же порядке.

Пункт 7 "Профессия". В данном пункте указывается профессия по опыту работы. Запись характеризует профиль работы сотрудника на основании трудовой книжки и объяснений работника.

Дополнительной для работника является профессия, которая не совпадает с основной профессией и не относится к группе смежных профессий, но представляет интерес для организации.

Коды по данному пункту должны соответствовать Общероссийскому классификатору профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов, в который постоянно вносятся изменения. Правила кодирования информации о профессиях и должностях подробно изложены в примерах, приведенных во введении к ОКПДТР.

Код профессии состоит из 17 цифр, а код должности - из 13. В коде представлена вся информация о конкретной профессии или должности работника в организации, в том числе об условиях труда и его оплате. "Сокращение" кода по ОКПДТР до пяти или шести цифр произвели Госкомстат России и Минтруд России. Первый в своих актах по заполнению форм статистического наблюдения указывает код ОКПДТР как пять первых цифр, обозначающих наименование профессии, а второй - как шесть первых цифр (наименование профессии плюс контрольное число). Отсюда и пошла практика указания только части кода ОКПДТР. Учитывая сказанное, необходимо помнить о следующем.

Личная карточка не содержит разделов, фиксирующих условия труда (вредные, опасные, нормальные, др.), условия его оплаты и т.д., поэтому рекомендуется указывать полный код профессии или должности по ОКПДТР, отражающий эти сведения.

Пункт 8 "Стаж работы" заполняется на основании записей в трудовой книжке работника и иных подтверждающих документов, например, трудовых договоров, заключаемых с индивидуальным предпринимателем, и выписок из приказов об увольнении.

Подсчет продолжительности общего трудового стажа осуществляется путем суммирования отдельно дат конца и дат начала указанных периодов. Разница этих сумм составляет продолжительность общего трудового стажа.

Методика подсчета общего трудового стажа приводится в Инструкции по заполнению форм документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе государственного пенсионного страхования, утвержденной Постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 21 октября 2002 г. N 122п. Непрерывный стаж работника (для оплаты больничного листа) рассчитывается на основании трудовой книжки в соответствии с Правилами исчисления непрерывного трудового стажа рабочих и служащих при назначении пособий по государственному социальному страхованию.

Общий стаж работы записывается суммарно, т.е. указывается общее количество лет, месяцев, дней работы.

Стаж прерывается в случае увольнения, например, по следующим основаниям:

систематическое неисполнение без уважительных причин обязанностей, возложенных трудовым договором или правилами внутреннего трудового распорядка;

прогул или появление на работе в нетрезвом состоянии;

вступление в законную силу приговора суда, которым работник осужден к лишению свободы либо иному наказанию, исключающему продолжение данной работы;

утрата доверия со стороны администрации к работнику, непосредственно обслуживающему денежные и товарные ценности;

совершение работником, выполняющим воспитательные функции, аморального поступка. документация распорядительный приказ стаж

Стаж, дающий право на надбавку за выслугу лет, исчисляется в соответствии со специальными нормативными правовыми актами и рассчитывается по той же схеме.

В данном пункте есть строка для указания иных видов стажа, предусматривающих в соответствии с законодательством льготы и гарантии (например, стаж работы в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях).

Если работник впервые поступает на работу, в соответствующих (строках) пунктах проставляются нули.