Анализ распорядительных документов

Размещено на http://www.allbest.ru

Размещено на http://www.allbest.ru

ДЕПАРТАМЕНТ ОБРАЗОВАНИЯ АДМИНИСТРАЦИИ ВЛАДИМИРСКОЙ ОБЛАСТИ

ГБОУ СПО ВО «Владимирский политехнический колледж»

КУРСОВАЯ РАБОТА

по ПМ 01 МДК 01.04 «Документоведение»

по теме: «Анализ распорядительных документов»

Выполнил студент гр. Д-212 К.С. Шипунова

Проверил преподаватель А.Х. Левина

2014

ВВЕДЕНИЕ

Итак, делопроизводство - это процесс создания документа и последующей работы с ним, а документ - это носитель информации.

Информация, согласно Федеральному закону «Об информации, информатизации и защите информации» - это «сведения о лицах, предметах, фактах, событиях явлениях и процессах независимо от формы их представления». Таким образом, в конечном счете, все сводится к обработке информации, а компьютер - только более удобное средство для работы с ней.

На сегодняшний день любая профессиональная деятельность, частная или государственная, тесно связана с оформлением и ведением определенных документов.

Цель курсовой работы - анализ распорядительных документов (приказ, распоряжение). Они являются очень важным звеном в сфере управленческо-хозяйственной деятельности организации.

Поэтому актуальность данной темы высока, так как без комплекта распорядительных документов управление организацией, предприятием или отраслью и так далее, на любом уровне, в том числе и на государственном, будет крайне затруднено. С каждым днем возрастает поток распорядительной документации во всех областях политической и экономической жизни страны, и в связи с этим необходимо подготовить "фундамент" теоретической основы перехода к более прогрессивным формам документооборота.

РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

Распорядительные документы - это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации. Эти документы регулируют и координируют деятельность, позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач.

Независимо от организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности организации, ее компетенции, структуры и других факторов руководство любой организации наделяется правом осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность и, соответственно, издавать распорядительные документы.

Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам.

В юридическом плане распорядительные документы относятся к правовым актам: в них получают выражение конкретные юридически властные предписания субъектов управления. Конкретность таких предписаний проявляется в том, что с помощью распорядительных документов разрешаются возникающие в сфере управления проблемы и вопросы; их адресатом являются конкретные учреждения, структурные подразделения, должностные лица или работники; они являются юридическими фактами, вызывающими возникновение конкретных административно-правовых отношений.

Решения, фиксирующиеся в распорядительных документах, могут быть направлены на совершенствование организационной структуры учреждения, выбор средств и способов осуществления основной (производственной) деятельности, обеспечение организации финансовыми, трудовыми, материальными, информационными и иными ресурсами.

К наиболее распространенным видам распорядительных документов, издаваемых в организациях различных форм собственности, относятся:

- постановления;

- решения;

- приказы;

- распоряжения;

- указания.

Все распорядительные документы должны строго соответствовать закону, ни один из них не может содержать положений, противоречащих законодательно-нормативным актам.

Подготовка всех видов распорядительных документов в основном аналогична. Она представляет собой достаточно сложный процесс, имеющий различия в конечной стадии оформления документов, отражающих результат коллегиальной деятельности и единоначалия.

Текст распорядительного документа чаще всего состоит из взаимозависимых двух частей:

- констатирующей;

- распорядительной.

Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса. Она призвана объяснить, чем вызвана необходимость распоряжения. В ней могут быть перечислены факты, события. Нередко в констатирующей части дается пересказ акта вышестоящего органа, во исполнение которого издается данный распорядительный документ (чаще всего приказ). В этом случае указываются вид акта, его автор, дата, номер, полное название (заголовок), т.е. приводятся все поисковые (ссылочные) данные. Констатирующая часть необязательна, она может и отсутствовать, если нет необходимости давать разъяснения.

Основную нагрузку в распорядительных документах несет распорядительная часть, которая излагается в повелительной форме. В зависимости от вида документа она начинается словами: «постановляет» («постановил») - в постановлении; «решает» («решил») - в решении; «предлагаю» - в распоряжении; «приказываю» - в приказе. Вид распорядительного документа предопределяет и характер изложения его текста.

В распорядительных документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).

В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»).

Слова «постановляет» («ПОСТАНОВИЛ»), «решает» («РЕШИЛ»), «предлагаю», «ПРИКАЗЫВАЮ» печатаются прописными буквами или строчными в разрядку, т.е. они зрительно выделяются и таким образом отделяют констатирующую часть документа от распорядительной.

Располагаются эти слова на отдельной строке прямо от полей. В постановлениях и решениях перед словами «постановляет» и «решает» указывается название коллегиального органа. Затем с новой строки с абзаца следует текст постановляющей части. К формулировкам этой части документа предъявляются особенно жесткие требования. Они должны быть конкретными, не противоречить по смыслу ранее изданным распорядительным документам, четкими, ясными, не допускающими различных толкований. В них рекомендуется избегать неконкретных выражений типа: «поднять», «повысить», «усилить», «улучшить», «активизировать», «обратить внимание» и т.д.

Если распорядительная часть предполагает различные по характеру действия и нескольких исполнителей, она делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В каждом пункте указываются исполнитель (организация, структурное подразделение, конкретное должностное лицо, например, в приказах), предписываемое действие и срок исполнения.

Исполнитель указывается в дательном падеже. Можно указывать и обобщенно, например: директорам заводов, руководителям архивов.

Предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме - «подготовить», «зачислить», «организовать», «обеспечить», «возложить», «разработать» и т.д. Срок исполнения должен быть реальным, соответствовать объему предполагаемых работ. Следует учитывать время доведения информации до конкретных исполнителей. Распорядительный документ может иметь общий для всех пунктов исполнительный срок.

Однако чаще срок исполнения устанавливается для каждого задания в отдельности.

В конце текста распорядительного документа помещается перечень документов, утративших силу или подлежащих изменению с изданием данного акта. Последним пунктом в приказах, решениях, распоряжениях указывается лицо, на которое возлагается контроль над исполнением документа.

Распорядительные документы могут иметь приложения, указания на которые даются в соответствующих пунктах текста (например: утвердить прилагаемую инструкцию по делопроизводству). Реквизит «Приложение» после текста распорядительных документов самостоятельно не оформляется http://www.kadrovik.ru.

ПРИКАЗЫ ПО ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Приказ - это документ, издаваемый руководителями предприятия, регламентирующий действия подчиненных по вопросам повседневной деятельности.

Приказами оформляются:

1. Решения нормативного характера (о создании, реорганизации, ликвидации предприятия).

2. Решения по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы предприятия.

Разработка проекта документа, как правило, производится ответственными лицами тех структурных подразделений, в компетенции которых находится вопрос, отражаемый в приказе. Проекты приказов по персоналу готовит служба персонала, по финансовым вопросам - бухгалтерия, по вопросам планирования - плановый отдел.

Приказ подписывает руководитель или по его поручению его заместитель. С целью обеспечения правильности содержания проекты приказов обычно визируют:

1. Исполнитель приказа.

2. Руководитель структурного подразделения, внесший проект приказа.

3. Руководители структурных подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения.

4. Руководитель службы ДОУ.

5. Руководитель юридической службы.

Возражения по проекту приказа, возникающие в процессе излагаются в справке, прилагаемый к проекту приказа, вносятся изменения принципиального характера, то проект принадлежит перепечатке и повторному согласованию.

Дата приказа - дата его подписания.

Приказы нумеруются в возрастающем порядке в пределах календарного года.

Приказы с различными сроками хранения подшиваются в разные дела (приказы по основной деятельности нормативного характера, приказы по основной деятельности производственного характера, распоряжения по личному составу нумеруются отдельно).

Копии приказов или их размноженные копии заверяют печатью службы ДОУ и направляют адресатам в соответствии со списком рассылки.

Копия обязательно направляется исполнителю и в службу ДОУ.

БЛАНК ПРИКАЗА

Приказы по основной деятельности следует составлять на бланке приказа установленной формы ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов ». Образец бланка приказа должен быть закреплен в инструкции по делопроизводству. Образец бланка приказа включает все обязательные реквизиты.

Минимальный размер полей каждого листа приказа слева, сверху, снизу - 20 мм, справа - 10 мм.

Но я рекомендую делать поля 30 мм, т.к. при подшивке большого количества служебных документов информация, расположенная на левом поле, может не читаться. Если текст приказа большой, то страницы нумеруют, начиная со второго листа. Причем положено это делать сверху и по центру.

РЕКВИЗИТЫ ПРИКАЗА

1. Наименование организации.

В бланке приказа указывается полное наименование организации (в т.ч. полностью организационно-правовая форма), а ниже в скобках - сокращенное наименование, если таковое имеется и закреплено в Уставе.

При издании одного совместного приказа несколькими равнозначными организациями их наименования располагаются на одном уровне.

2. Наименование вида документа.

Наименование вида документа (слово «ПРИКАЗ») принято писать по центру прописными буквами через 2 - 4 межстрочных интервала после наименования организации.

3. Дата.

Датой приказа является дата его подписания руководителем организации.

4. Номер

Обязательно регистрируются.

5. Место издания.

Буква «г.» перед названием города опускается только у Москвы и Санкт-Петербурга, т.к. они являются еще и субъектами РФ.

6. Заголовок к тексту.

Заголовок к тексту документа должен отражать его содержание.

Согласно Методическим рекомендациям к ГОСТу Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», заголовок приказа отвечает на вопрос «о чем?» («о ком?»). В это короткое предложение следует уместить предмет приказа (тему, вопрос) и действие, которое следует произвести над ним.

Заголовок набирается шрифтом того же размера, что и основной текст приказа, точка в конце не ставится.

Что касается выравнивания заголовка, то мнения ГОСТа Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и методических рекомендаций для органов исполнительной власти разошлись.

Первый предлагает выравнивать заголовок по левому краю, второй, как и Инструкция ФТС, - по центру (при условии использования продольного бланка). Учитывая добровольный характер применения этих нормативных документов, организации вправе выбрать тот способ расположения заголовка, который им нравится (федеральных органов исполнительной власти, таможенной службы и учреждений, на которых распространяются правила делопроизводства в упомянутых органах, это не касается). По нашему мнению, краткие заголовки лучше смотрятся выровненными по левому краю, а длинные, занимающие несколько строк, - центрированными.

7. Текст.

Текст приказа принято делить на две части: констатирующую и распорядительную.

1 часть - констатирующая (преамбула). Излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа.

2 часть - распорядительная. Содержит перечисление предписываемых действий, указание исполнителя каждого действия и сроки исполнения.

Часть может делиться на пункты и подпункты. Констатирующая часть может отсутствовать. Констатирующая часть, как правило, начинается словами «В целях…», «В соответствии…», «Во исполнении…».

Если документ изменяет (отменяет, дополняет) ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен в обязательном порядке содержать ссылку на отменяемый документ с указанием его дата, номера и заголовка к тексту.

Текст данного пункта должен начинаться словами «Признать утратившим силу…».

8. Подпись.

Визы согласования зачастую перед подписанием генеральным директором распорядительный документ проходит процедуру согласования.

В результате внешнего согласования на документе оформляют гриф согласования, а в результате внутреннего согласования у должностных лиц своей организации - визу. Виза содержит краткую должность (без указания организации), подпись с расшифровкой визирующего лица и дату, а гриф согласования - еще и слово «СОГЛАСОВАНО», должность в нем указывается полностью, включая наименование организации.

Распорядительные документы обычно проходят внутреннее согласование.

Визы и грифы согласования ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», рекомендует оформлять ниже подписи на лицевой стороне приказа. Но есть и иные варианты их размещения, например, на обороте приказа. Если там же располагаются подписи об ознакомлении с изданным приказом, то перед группой виз тоже следует написать слово «Согласовано». Если список визирующих известен заранее, то при подготовке проекта документа рекомендуем указать их должности и фамилии, чтобы им осталось только расписаться и поставить дату.

Согласование проект проходит сначала у нижестоящих должностных лиц и постепенно «поднимается» выше, чтобы вышестоящие лица видели мнения своих подчиненных.

Если в приказе две визы согласования, то их располагают на одном уровне. Если виз согласования несколько, то их располагают в шахматном порядке или на отдельном листе визирования. Если же проект приказа не согласован должностным лицом, то он не оформляет визу до внесения в проект нужных ему исправлений либо оформляет ее ниже текста замечаний или фразы «Замечания прилагаются» (в последнем случае они оформляются на отдельном листе). Проект считается согласованным, когда замечаний к нему у согласующих лиц не осталось. Хотя наличие виз - это только информация сигнал для того, кто подписывает документ.

Его судьбу решает подписант (лист согласования прилагается к проекту распорядительного документа, передаваемого на подпись уполномоченному лицу). Если приказ подписывает не руководитель, то издается локальный документ дающий право подписи на время отсутствия руководителя И.О. директора предприятия или зам.директора предприятия.

8. Служебные отметки.

9. Регистрация приказа.

После подписания приказ подлежит регистрации: документу присваивается регистрационный номер и фиксируется дата его подписания.

Дата традиционно оформляется двумя способами:

- цифровым (например, 15.11.2013);

- словесно-цифровым (15 ноября 2013 г.).

Регистрационный номер может быть простым порядковым номером документа по журналу регистрации, а может и дополняться различными буквенными и (или) цифровыми индексами (например, номером дела по номенклатуре, индексом подразделения-автора и т.п.). Если организация предпочитает отдельно регистрировать приказы по основной деятельности и по административно-хозяйственным вопросам (не говоря уже о приказах по личному составу, отдельная регистрация которых вменяется в обязанность), к номерам могут присоединяться соответствующие буквенные сокращения: ОД, АХ, ЛС. Индексы отделяются от порядкового номера косой чертой или дефисом.

Совместным приказам каждый автор присваивает свой номер, а дата регистрации у них, как правило, совпадает. При этом на приказе номер первого автора (он расположен выше или левее второго) указывается до косой черты, а номер второго - после.

10. Ознакомление с приказом.

Со многими распорядительными документами должны быть ознакомлены те работники, которых непосредственно касается изданный приказ.

Если ознакомить с приказом нужно всего нескольких человек, это можно сделать прямо на оригинальном экземпляре документа. Тогда при подготовке проекта на его оборотной стороне можно заранее подготовить место для ознакомления. Если число лиц значительно, то можно составить отдельный лист ознакомления.

Ознакомление заинтересованных работников с приказом нужно произвести как можно быстрее после того, как документ будет зарегистрирован.

ПРИКАЗЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

В каждой организации руководитель издает приказы двух видов: по основной деятельности и по личному составу. Обязательность издания приказов по личному составу установлена Трудовым кодексом РФ.

Приказ - важнейший документ в системе кадровой документации. С его помощью происходит оформление приема на работу, внутренних переводов, увольнения и т.д. На основе приказов ведутся все учетные формы (личная карточка работника (форма № Т-2), лицевые счета), заполняются личные дела, трудовые книжки и ряд других документов. Приказ подтверждает факт работы отдельного человека у конкретного работодателя и не только в настоящее время, но и спустя много лет.

Приказами по личному составу оформляют следующие процедуры:

- прием на работу;

- перевод на другую работу;

- увольнение (расторжение трудового договора);

- предоставление отпусков (отзыв из отпуска);

- командирование;

- внесение изменений в учетные документы;

- применение к работнику мер поощрения;

- наложение на работника дисциплинарного взыскания.

Все приказы по личному составу готовит кадровая служба, а при ее отсутствии - работник, отвечающий за работу с этой документацией.

Издание приказа включает несколько этапов: подготовка, оформление, регистрация, визирование (или согласование), ознакомление с ним работника.

распорядительный документ оформление

ПОДГОТОВКА ПРИКАЗА

Подготовка приказа начинается с обязательного контроля качества первичных документов, которые в подавляющем большинстве случаев составляются работниками организации и передаются в кадровую службу.

Документирование приема, увольнения и движения кадров предусматривает первоначальное составление таких документов, как заявления, докладные записки, представления, уведомления и др. Эти первичные документы называют документами-основаниями для издания приказов по личному составу.

Кадровая служба (работник, отвечающий за работу с этой документацией) должна знать, как оформляется каждый из этих документов.

На основе документов-оснований и готовятся приказы по личному составу. До подготовки приказа на первичном документе кадровик обязан получить резолюцию руководителя организации.

Резолюция пишется от руки на первом листе документа справа и выражает решение руководителя по затронутому в документе вопросу. На кадровых документах резолюция носит «разрешительный» или «запретительный» характер, возможно, конкретизирует порядок и характер исполнения документа. Резолюция должна содержать: фамилию работника кадровой службы, которому дается поручение, содержание поручения, срок исполнения, личную подпись руководителя и дату составления резолюции.

Документы-основания к приказам по личному составу с резолюцией руководителя организации являются правовой основой действия, которое устанавливается в приказе. Кроме того, в любом приказе по личному составу должна содержаться ссылка на наименование документа, его автора и дату.

РЕГИСТРАЦИЯ, ОФОРМЕНИЕ, ПОДПИСАНИЕ

Номер приказа проставляется при его регистрации. В пределах календарного года кадровые приказы регистрируют порядковыми номерами с добавлением буквенного индекса. Система индексации документов создается в каждой кадровой службе и зависит от принятых в организации правил регистрации и количества издаваемых приказов.

Все приказы по личному составу делятся на группы в соответствии со сроками их хранения. Чаще всего с индексом «ЛС» (или «К») регистрируют приказы долговременных сроков хранения (это приказы о приеме на работу, переводах, увольнении с работы). А вот у приказов о предоставлении ежегодных оплачиваемых, а также учебных отпусков, кратко-срочных командировках, взысканиях срок хранения ограничен пятью годами, следовательно, буквенный индекс у них должен отличаться (например, приказы о предоставлении ежегодных оплачиваемых отпусков регистрируют с индексом «О»).

Регистрационный номер приказа необходим для учета документов, но, помимо этого, он является одним из реквизитов, придающих документу юридическую силу, то есть делающих документ бесспорным с точки зрения его официальности.

Система индексации документов по кадрам зависит от принятых в организации правил регистрации и количества издаваемых приказов. В приказах по личному составу предусмотрено проставление такого реквизита, как дата издания приказа, которая размещается в его заголовочной части.

В соответствии с действующим ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утверждается постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст, даты могут быть оформлены двумя способами: цифровым (например, 02.09.2009) или словесно-цифровым (например, 02 сентября 2009 г.).

При работе с приказами по личному составу следует уделять особое внимание оформлению дат - указанием даты сопровождается распорядительное действие, виза ознакомления работника, ссылка на документ-основание и т.д.

Оформление содержательной части приказа по личному составу в унифицированных формах не представляет сложности - она заполняется в соответствии с имеющимся подстрочником.

После окончания основного текста приказа во всех унифицированных формах пишется слово «Основание» и вносятся наименование, дата и номер документа, которые являются основанием для издания приказа. В унифицированных формах перечислены документы, которые могут быть основанием для издания приказа в каждом конкретном случае. Однако следует иметь в виду, что правильное оформление этого реквизита предусматривает не только упоминание документов, но и указание их выходных данных. Например: «Заявление Иванова И.И. от 27.09.2009 № 21», «Представление начальника отдела Петрова П.П. от 21.09.2009 № 27» и т.д.

Последний этап подготовки приказа - его подписание. На подпись руководителю организации представляется полностью заполненная унифицированная форма. Оформление подписи предусматривает указание должности руководителя, его личной подписи, инициалов и фамилии.

На практике еще встречаются случаи, когда перед должностью руководителя от руки пишутся «за», «зам.» или проставляется косая черта.

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и иные действующие нормативные документы не допускают использование подобных приемов: это лишает документ юридической силы.

Последний реквизит, который заполняется в унифицированных формах, - виза ознакомления работника, состоящая из слов «С приказом ознакомлен», личной подписи работника и даты ознакомления.

СОГЛАСОВАНИЕ

Отдельных пояснений требует такой этап подготовки приказа по личному составу, как его согласование, то есть визирование теми должностными лицами организации, которые имеют отношение к тому или иному правовому отношению работника и работодателя.

Некоторые организации не оформляют визы на приказе и ограничиваются сбором виз должностных лиц на заявлениях. В тех случаях, когда визирование проводится, приказы по личному составу, как правило, визируют руководитель структурного подразделения, в котором работает данный работник, главный бухгалтер, юрисконсульт (при его наличии). На приказе может быть виза инспектора или руководителя кадровой службы, подтверждающая ответственность кадровика за оформление приказа, за состояние документов, предъявленных работником, и т.д.

Состав лиц, визирующих приказы по личному составу, в разных организациях имеет существенные различия. Поэтому правила визирования приказов по личному составу в конкретной организации должны быть определены кадровой службой и руководством организации и закреплены в инструкции по работе с кадровыми документами или ином локальном нормативном акте.

Визы проставляются или в нижней части последнего листа приказа (после подписей), или на оборотной стороне последнего листа подлинника приказа.

Приказ вступает в силу с момента подписания, регистрируется в этот же день и объявляется работнику под роспись.

В соответствии с п. 3.28 ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», документ должен содержать отметку об исполнении и направлении его в дело. Это правило касается также и кадровых приказов. Отметку об исполнении документа и направлении его в дело ставят в левом нижнем углу приказа. Этот реквизит включает в себя следующие данные: слова «В дело», номер дела, в котором будет храниться документ.

В дело № 02-09

Иванкова 07.10.2009

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив; ВНИИДАД; Сост.: М.Л. Гавлин, А.С. Красавин, Л.В. Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В. Ларин, А.Н. Сокова. - М., 2003. - 90 с..

РАСПОРЯЖЕНИЕ

Распоряжение - издается руководителем предприятия в целях разрешения оперативных вопросов. Имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга подразделений, должностных лиц и граждан.

Правом издавать распоряжения могут наделяться: зам.руководителя предприятия по вопросам их компетенции, руководители самостоятельных структурных подразделений (отделов, цехов и др.), а так же главные специальности предприятия (гл. инженер и др.). Право издания распоряжения закрепляется в учредительных документах (уставе, положении) для руководителя предприятия.

Право подписи распоряжений другими должностными лицами закрепляется в положениях о подразделениях и должностях, в должностных инструкциях, в приказе о распределении обязанностей между руководством предприятия.

Оформляется в целом как и приказ по основной деятельности. Вместо «ПРИКАЗЫВАЮ» пишут «ПРЕДЛАГАЮ», «ОБЯЗЫВАЮ», «РЕКОМЕНДУЮ».

В текстах распоряжений могут отсутствовать:

- заголовок к тексту;

- констатирующая часть.

Текст делится на конституционную и распорядительную. В первой части излагаются цели и причины издания документа. Используются формулировки: «В соответствии…», «В целях…», «В связи…».

В распорядительной части, указывается кому сделать, что сделать, до какого числа. В последнем пункте «Контроль над исполнением…».

Обязательными реквизитами распоряжения являются:

- Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Российской Федерации или герб муниципального образования);

- эмблема (товарный знак или знак обслуживания);

- наименование организации;

- название вида документа;

- дата и номер документа;

- место издания;

- заголовок к тексту;

- текст;

- подпись;

- визы Панфилова Т.А., Кондратьева Т.Н. Документоведение и делопроизводство: Учебно-методический комплекс. - Тюмень: Издательство ТюМГУ, 2005.- 272 с..

АНАЛИЗ РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Проанализируем приказ по основной деятельности (Приложение 1).

1. Р-8 - Наименование организации

Не указано сокращенное наименование организации. Приводится в том случае, когда оно закреплено в учредительных документах организации.

Сокращенные наименования помещают ниже полного в скобках.

2. Р-14 - Место издания

Если из названия организации место составления понятно, то в этом случае оно не указывается.

Правильный вариант приказа по основной деятельности (Приложение 1а).

Рассмотрим приказ по личному составу (Приложение 2).

1. Р-11 - Дата документа

Принято писать год не двумя цифрами, а четырьмя.

2. Р-18 - Заголовок к тексту

Точка в конце заголовка не ставится.

3. Р-22 - Подпись

Не указана расшифровка подписи. Допускается в расшифровке подписи буквы отчества не указывать.

Правильный вариант приказа по личному составу (Приложение 2а).

Проанализируем распоряжение (Приложение 3).

1. Р-10 - Название вида документа

Не указано. Указывается заглавными буквами жирным шрифтом. Оно помает определить назначение документа.

2. Р-20 - Текст

Не указан последний пункт « Контроль над исполнением...» Так же не указано кому сделать, что сделать, до какого числа.

Правильный вариант распоряжения (Приложение 3а).

Проанализируем приказ по основной деятельности (Приложение 4).

1. Р-12 - Регистрационный номер документа

Регистрационный номер документа при продольном расположении реквизитов должен располагаться по правому краю.

2. Р-18 - Заголовок к тексту

При продольном расположении реквизитов заголовок к тексту должен находиться в центре, должен быть написан с маленькой буквы и без точки на конце.

Правильный вариант приказа по основной деятельности (Приложение 4а).

Проанализируем распоряжение (Приложение 5).

1. Р-8 - Наименование организации

В документах акционерных обществ указывается вид акционирования - закрытые или открытие общества.

2. Р-20 - Текст

Констатирующей части документа, составлена неверно.

В распорядительной части не указаны фамилии.

Правильный вариант распоряжения (Приложение 5а).

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Проанализировав данные распорядительных документов, я обнаружила, что в их оформлении много ошибок. Из этого следует вывод, что большинство организаций имеет очень низкий уровень делопроизводства, многие из них не соблюдают требования, которые представлены в ГОСТе Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Управление организацией (предприятием, учреждением) невозможно осуществлять без использования распорядительных документов. От того, насколько правильно составлены и оформлены распорядительные документы, организована работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения.

Я считаю, что данный анализ помог мне лучше разобраться в оформлении распорядительных документов.

ИСПОЛЬЗУЕМЫЕ ИСТОЧНИКИ

1. ГОСТ Р 6.30-2003. «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». - В вед. 2003-07-01. - М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 2003.

2. ГОСТ Р 6.30-97. «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

3. ГОСТ Р 1.5-92. «Государственная система стандартизации Российской Федерации. Общие требования к построению, изложению, оформлению и содержанию стандартов».

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. Стенюков М.В. Делопроизводство на малом предприятии. Документы по личному составу. Москва «издательство Приор», 1999.

2. Чуковенков А.Ю. Янковая В. Ф. Оформление документов: комментарии к ГОСТ Р 6.30-97. Москва: дело,1999.

3. Гавлин М.Л. и др. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / М., 2003. - 90 с.

4. Панфилова Т.А., Кондратьева Т.Н. Документоведение и делопроизводство: Учебно-методический комплекс. - Тюмень: Издательство ТюмГУ, 2005. - 272 с.

5. http://docrev.ru/rasporyazhenie.

6. http://www.kadrovik.ru.

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

ОТКРЫТОЕ АКЦИАНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО

«Новосибирский завод химконцентратов»

ПРИКАЗ

18.08.2009

№ 8

г. Новосибирск

об утверждении инструкции по делопроизводству

В соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Росархива от 27.11.2000 № 68, и с ГОСТ Р 6.30-2003 канцелярией завода разработаны порядок оформления документов системы ОРД и движения их по заводу. В связи с этим

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить инструкцию (прилагается).

2. Заведующей канцелярией О.А. Окименко обеспечить методическое руководство организацией делопроизводства на предприятии и контроль соблюдения требований инструкции.

3. Контроль исполнения приказа возложить на заместителя директора

Л.Е. Кириешко.

Директор завода

О.А. Кулакова

Проект приказа подготовлен

Начальник канцелярии

И.В. Воронова

00.00.0000

В соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Росархива от 27.11.2000 № 68, и с ГОСТ Р 6.30-2003 канцелярией завода разработаны порядок оформления документов системы ОРД и движения их по заводу. В связи с этим

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить инструкцию (прилагается).

2. Заведующей канцелярией О.А. Окименко обеспечить методическое руководство организацией делопроизводства на предприятии и контроль соблюдения требований инструкции.

3. Контроль исполнения приказа возложить на заместителя директора

Л.Е. Кириешко.

ПРИЛОЖЕНИЕ 2

ВЛАДИМИРСКОЕ ПРОИЗВОДСТВЕННОЕ ОБЪЕДИНЕНИЕ

«ТОЧМАШ»

(ВПО «Точмаш»)

ПРИКАЗ

00.00.00.

№ 21

о графике отпусков.

В целях составления графика отпусков на 2012 г.

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Руководителям структурных подразделений до 15 января 2012 г. подготовить списки сотрудников с указанием сроков использования отпусков в 2011 г. и планируемых отпусков в 2012 г.

2. Секретарю В.С. Петрову составить свободный график отпусков сотрудников для утверждения.

3. Контроль над исполнением приказа возлагаю на заместителя директора И.И. Иванова.

Директор завода Г.Г. Горина 34-01-22

В дело № 3

Подпись 20.05.2014

ПРИЛОЖЕНИЕ 2а

ВЛАДИМИРСКОЕ ПРОИЗВОДСТВЕННОЕ ОБЪЕДИНЕНИЕ

«ТОЧМАШ»

(ВПО «Точмаш»)

ПРИКАЗ

22.12.2011

я№ 21

о графике отпусков

В целях составления графика отпусков на 2012 г.

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Руководителям структурных подразделений до 15 января 2012 г. Подготовить списки сотрудников с указанием сроков использования отпусков в 2011 г. и планируемых отпусков в 2012 г.

2. Секретарю В.С. Петрову составить свободный график отпусков сотрудников для утверждения.

3. Контроль над исполнением приказа возлагаю на заместителя директора И.И. Иванова.

Директор завода Е.Е. Егоров

ПРИЛОЖЕНИЕ 3

ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «ПРИМУС»

(ОАО «Примус»)

15.01.2011 № 16

о проведении ремонтных работ

В связи с аварийным состоянием отопительной системы в цехе № 5

ПРЕДЛАГАЮ:

1. Обеспечить проведение отопительной системы до 25 декабря 2011 г.

2. Заместителя директора по хозяйственной части А.В. Петрова назначить ответственным по проведению ремонтных работ 23.01.2011.

Заместитель директора С.В. Серов

ПРИЛОЖЕНИЕ 3а

ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «ПРИМУС»

(ОАО «Примус»)

Р А С П О Р Я Ж ЕН И Е

15.01.2011 № 16

о проведении ремонтных работ

В связи с аварийным состоянием отопительной системы в цехе № 5

ПРЕДЛАГАЮ:

1. Обеспечить проведение отопительной системы до 25.12.2011.

2. Заместителя директора по хозяйственной части А.В. Петрова назначить ответственным по проведению ремонтных работ 23.01.2011.

3. Контроль над исполнением распоряжения возложить на начальника цеха

К.С. Смирнова.

Заместитель директора С.В. Серов

ПРИЛОЖЕНИЕ 4

ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО

«АРС»

(ОАО «Арс»)

ПРИКАЗ

28.12.2005

№ 30

Москва

Об образовании юридической службы.

В целях улучшения организационно-правового обеспечения фирмы, защиты ее интересов и оказания специалистам фирмы соответствующей консультационной помощи по юридическим вопросам, возникающих в процессе их основной работы.

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Заместителю директора по коммерческим вопросам Гольдину И.В. создать юридическую службу, подчиняющуюся непосредственно директору фирмы, к 15.02.2006 в составе: главного юрисконсульта - 1 шт. ед.

2. Юрисконсульту Петрову В.К. разработать и предоставить на утверждение директору фирмы Положение о юридической службе к 25.02.2006, внести изменения в штатное расписание и организационную структуру фирмы.

3. Контроль над исполнением приказа возложить на заместителя директора по хозяйственным вопросам Г.Н. Силину.

Директор завода В.Г. Петров

ПРИЛОЖЕНИЕ 5

АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «ПЕЛИКАН»

(ЗАО «Пеликан»)

Р А С П О Р Я Ж ЕН И Е

21.10.2009 № 41-Р

о порядке работы факсового узла связи компании

С целью упорядочения его работы.

ПРЕДЛАГАЮ:

1. Утвердить Положение о факсовом узле связи (прилагается).

2. Факсовый узел связи использовать только для передачи оперативной информации по решению руководителей структурных подразделений компании.

3. Административно-хозяйственному отделу в недельный срок переработать и ввести в обращение новые бланки писем компании с указанием номеров факсимильных аппаратов.

4. Отделу делопроизводства организовать централизованный учет всех поступающих и отправляемых по факсимильной связи документов.

5. Контроль над исполнением распоряжения возлагается на зам. Генерального директора компании.

Генеральный директор П.Д. Прохоров

ПРИЛОЖЕНИЕ 5а

ЗАКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «ПЕЛИКАН»

(ЗАО «Пеликан»)

Р А С П О Р Я Ж ЕН И Е

21.10.2009 № 41-Р

о порядке работы факсового узла связи компании

В связи с вводом в эксплуатацию факсового узла связи компании «Пеликан» и с целью упорядочения его работы.

ПРЕДЛАГАЮ:

1. Утвердить Положение о факсовом узле связи (прилагается).

2. Факсовый узел связи использовать только для передачи оперативной информации по решению руководителей структурных подразделений компании.

3. Административно-хозяйственному отделу (Сергеев В.П.) в недельный срок переработать и ввести в обращение новые бланки писем компании с указанием номеров факсимильных аппаратов.

4. Отделу делопроизводства (Круглова Т.П.) организовать централизованный учет всех поступающих и отправляемых по факсимильной связи документов.

5. Контроль над исполнением распоряжения возлагается на зам. Генерального директора компании.

Генеральный директор П.Д. Прохоров

Размещено на Allbest.ru