Главная База знаний "Allbest" Менеджмент и трудовые отношения Анализ сохранности архивных документов на бумажной основе в МДОБУ "Сулпылар" с. Аскарово

Анализ сохранности архивных документов на бумажной основе в МДОБУ "Сулпылар" с. Аскарово

Теоретические основы хранения и обеспечения сохранности документов на бумажной основе в Российской Федерации. Особенности хранения документации на бумажном носителе. Разработка направлений по совершенствованию архивных документов на бумажной основе.

Рубрика Менеджмент и трудовые отношения
Вид дипломная работа
Язык русский
Дата добавления 15.05.2019
Размер файла 160,2 K

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Страница:

3

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
«МАГНИТОГОРСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ
УНИВЕРСИТЕТ ИМ. Г.И. НОСОВА»

Институт истории, филологии и иностранных языков

Кафедра документоведения и архивоведения

Специальность - 032001.65 Документоведение и документационное обеспечение управления

Специализация - Документирование деятельности кадровой службы

Допустить к защите

Заведующий кафедрой

---------________________/_______________/

«__» _________________20___г.

ДИПЛОМНАЯ РАБОТА

Студента Бурхановой Гузель Азаматовны

На тему: Анализ сохранности архивных документов на бумажной основе в МДОБУ «Сулпылар» с. Аскарово

Состав дипломной работы:

1 Пояснительная записка (текст) на 73 страницах

2. Приложение на 30 листах

Руководитель: _________ «__»________20__ г. _____________________________________

(подпись) (дата) (Фамилия И. О.)

_______________________________________________________________________________

(должность, учёная степень, звание)

Консультанты: _________ «__»________20__ г. _____________________________________

(подпись) (дата) (Фамилия И. О.)

_______________________________________________________________________________

(должность, учёная степень, звание)

Рецензент: _________ «__»________20__ г. _________________________________________

(подпись) (дата) (Фамилия И. О.)

_______________________________________________________________________________

(должность, учёная степень, звание)

Отметка нормоконтролёра

________ «__»___20__ г. ___________

(подпись) (дата) (Фамилия И. О.)

Студент: ____________________

(подпись)

«__» ______________ 20__ г.

Содержание

  • Введение 3
  • Глава 1. теоретические основы ХРАНЕНИЯ и обеспечения сохранности документов на бумажной основе в Российской Федерации 6
    • 1.1. Нормативная база обеспечения сохранности архивных документов в Российской Федерации 6
  • 1.2. Особенности хранения документации на бумажном носителе 17
    • 1.3. Основные принципы хранения архивных документом на бумажной основе 26
  • ВЫВОДЫ ПО ГЛАВЕ 1 38
    • ГЛАВА 2. РЕАЛИЗАЦИЯ ОСУЩЕСТВЕЛЕНИЯ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТАЦИИ В МДОБУ «СУЛПЫЛАР» С. АСКАРОВО 39
    • 2.1. Характеристика деятельности учреждения и сотрудника ответственного за хранение документации 39
  • 2.2. Анализ осуществления хранения документации и сохранности документов на бумажной основе в МДОБУ «Сулпылар» с. Аскарово 44
  • 2.3. Направления по совершенствованию архивных документов на бумажной основе в МДОБУ «Сулпылар» с. Аскарово 56
  • Выводы по главе 2 65
    • ЗАКЛЮЧЕНИЕ 66
  • Список использованных источников 68
    • ПРИЛОЖЕНИЯ 74

Введение

Актуальность исследования. Документационное обеспечение управления в дошкольных образовательных учреждениях требует создания многих видов управленческих документов, без которых невозможно решать задачи планирования, финансирования, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности учреждения. Большой удельный вес в общем, комплексе делопроизводственных процессов имеют действия по хранению документов. Это связано с тем, что документы предприятий участвующих в делопроизводстве, в дальнейшем либо оставляют на длительное архивное хранение, либо хранят краткие сроки, а затем выделяют к уничтожению.

Беспорядок в хранении документов может обернуться риском потери ценной информации, что может негативно отразиться на деятельности организации

Таким образом, качество управления дошкольным образовательным учреждением напрямую зависит от уровня организации делопроизводства. При этом, с ростом дошкольных образовательных учреждений и численности сотрудников вопрос об эффективности документационного обеспечения управления становится все более актуальным. К числу наиболее актуальных проблем можно отнести такие направления, как архивное хранение документной информации, создание электронных архивов и т.д.

Степень изученности проблемы. При написании дипломной работы использовались законодательные и нормативно-методические документы, опубликованные и неопубликованные источники, справочная, исследовательская, научная литература, периодические издания и специальная литература.

Отечественным документоведением к настоящему времени накоплен значительный объем знаний, отраженный в сборниках статей, учебных и методических пособиях, материалах конференций. К сожалению, до сих пор нет крупных монографических исследований по теме нашего исследования. Опубликованные работы представлены в основном учебниками и учебными пособиями и т.д.

Вопросы, касающиеся организации хранения документов в делопроизводстве, довольно хорошо освещены в учебной литературе по ДОУ, например, у таких авторов как Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. «Курс делопроизводства: Документальное обеспечение управления», Кузнецова Т.В. «Делопроизводство», Рогозина К.В. «Документационное обеспечение управления», Замыцкова О.И. «Делопроизводство для колледжей». В данных источниках проанализированы современные методы и тенденции в области организации хранения документов в делопроизводстве.

Цель исследования - рассмотреть организацию, проанализировать особенности архивного хранения документов на бумажной основе в МДОБУ «Сулпылар» с. Аскарово и наметить направления по их совершенствованию.

Объект исследования - документы в МДОБУ «Сулпылар» с. Аскарово.

Предмет исследования - процесс сохранности документов на бумажной основе в дошкольных образовательных учреждениях.

В связи с поставленной целью выдвигаются следующие задачи:

1) проанализировать нормативную, законодательную и научную литературу по теме исследования;

2) показать особенности хранения документации на бумажном носителе;

3) выделить основные принципы хранения архивных документов на бумажной основе;

4) провести анализ осуществления хранения документации и сохранности документов на бумажной основе в МДОБУ «Сулпылар» с. Аскарово;

5) разработать направления по совершенствованию архивных документов на бумажной основе в МДОБУ «Сулпылар» с. Аскарово.

Методологическая база исследования. Источниками, составляющими основу для написания работы, послужили работы отечественных авторов по архивоведению (Е.В.Алексеева, Л.П.Афанасьева, О.В. Вовкотруб, С.Р. Гладких, С.Л. Кузнецов, Е.Н. Попова).

В качестве законодательно-нормативной регламентации архивного дела в Российской Федерации являются такие документы как: Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ (ред. от 11.02.2013), Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утверждены постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477), ГОСТ Р 7.0.8-2013.

Так же были использованы публикации в периодических изданиях - таких, как журнал «Делопроизводство», который целесообразно использовать в процессе изучения организации хранения документов в делопроизводстве и путей его совершенствования. Тщательно разработанная тематическая группировка библиографических записей делает легко обозримым весь массив статей. При необходимости можно получить исчерпывающую информацию о степени освещенности и разработанности тех или иных тем. Ценно то, что эти сведения весьма полно раскрыты в обзорно-аналитических статьях составителя, вошедших в структуру указателей содержания. Следует отметить публикации в журнале «Секретарское дело», которые послужили одним из направлений определения актуальности задач организации хранения документов в делопроизводстве.

Методы исследования: анализ современного российского архивного законодательства, синтез полученной информации, ранжирование источников, описание архивного хранения документов на бумажной основе.

Практическая значимость исследования состоит в разработке направления по совершенствованию архивных документов на бумажной основе в МДОБУ «Сулпылар» с. Аскарово.

Структура работы. Дипломная работа состоит из введения, двух глав, заключения, списка использованных источников и приложения.

Глава 1. теоретические основы ХРАНЕНИЯ и обеспечения сохранности документов на бумажной основе в Российской Федерации

1.1. Нормативная база обеспечения сохранности архивных документов в Российской Федерации

В понятие кадрового делопроизводства входит, кроме документирования трудовых отношений с работниками, хранение и использование документов в текущей деятельности организации, экспертиза их ценности и сдача документов на архивное хранение.

Основным нормативным актом в этой сфере является Федеральный закон от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Данный Федеральный закон регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства.

Статья 1 Закона «Об архивном деле в Российской Федерации» [3] говорит, что закон регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства. Данное положение говорит о том, что закон распространяется на все организации, независимо от их организационно-правовой формы и на частных лиц - собственников архивных документов.

Закон определяет ряд ключевых архивных понятий:

- архив;

- архивный фонд;

- архивный документ;

- документы Архивного фонда Российской Федерации;

- особо ценный документ;

- уникальный документ;

- документ по личному составу;

- документ постоянного, длительного и временного срока хранения и другие архивные термины и понятия.

Закон разъясняет, что в Российской Федерации проводится единая государственная политика в области архивного дела (ст. 4, п. 1).
Закон разграничивает полномочия в области архивного дела между Российской Федерацией, субъектами Российской Федерации и муниципальными образованиями и устанавливает следующие виды собственности архивных документов:

- федеральная собственность;

- собственность субъектов Российской Федерации;

- муниципальная;

- частная [15].

К архивным документам, находящимся в частной собственности, относятся следующие документы:

- организаций, действующих на территории Российской Федерации и не являющихся государственными или муниципальными, в том числе общественных объединений со дня их регистрации в соответствии с законодательством Российской Федерации об общественных объединениях и религиозных объединений после отделения церкви от государства (негосударственные организации);

- созданные гражданами или законно приобретенные ими.

Закон указывает, что архивные документы, находящиеся в государственной или муниципальной собственности, не подлежат приватизации, не могут быть объектом купли, продажи, мены, дарения, а также иных сделок, могущих привести к их отчуждению и утрате, если иное не предусмотрено международным договором Российской Федерации или федеральными законами. В случае приватизации государственных или муниципальных предприятий, образовавшиеся в процессе их деятельности архивные документы, в том числе документы по личному составу, остаются в федеральной собственности, собственности субъекта Российской Федерации и муниципальной собственности [37].

Государственные органы и органы местного самоуправления муниципального района и городского округа, являющиеся собственниками документов, обязаны создавать архивы в целях хранения, комплектования, учета и использования, образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, а негосударственные собственники - организации и граждане вправе создавать архивы в целях хранения, отложившихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности [36].

Статья 17 Федерального закона от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» устанавливает общую обязанность по обеспечению сохранности документов, в том числе документов по личному составу, для любого субъекта хозяйственной деятельности: государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов.

В соответствии со статьей 3 Федерального закона от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»: «Архивный фонд Российской Федерации - исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению» [3].

Под архивным документом понимается «материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства».

В свою очередь, под документом Архивного фонда Российской Федерации понимается «архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению» [17, с. 7].

Порядок организации хранения документов зависит от статуса коммерческой организации. Важным отличительным признаком является включение конкретной организации в списки источников комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами (часть 2 статьи 20 Федерального закона от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»). Включение коммерческих организаций в указанные списки осуществляется на основании договора с соответствующим государственным или муниципальным архивом. В организациях (источниках комплектования) по истечении сроков хранения проводится совместно с уполномоченным органом государственной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела, Госархивом экспертиза ценности ряда документов на предмет включения в состав Архивного фонда Российской Федерации [24].

После признания архивных документов коммерческих организаций (источников комплектования) документами Архивного фонда Российской Федерации их уничтожение не допускается, а их хранение может осуществляться коммерческой организацией самостоятельно либо они могут быть переданы по договору на хранение в государственный или муниципальный архив, библиотеку, музей, а также в организацию Российской академии наук (часть 3 статьи 21 Федерального закона от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»).

Те архивные документы, которые не были включены в состав документов Архивного фонда Российской Федерации, а также документы, хранящиеся у организаций, не являющихся источниками комплектования, по истечении срока их хранения, установленного в нормативных правовых актах, подлежат экспертизе и могут быть уничтожены организацией либо постоянно хранятся в архиве организации в соответствии с ее внутренними правилами.

По вопросам, связанным с порядком организации комплектования архивных документов, обеспечения их сохранности, порядком проведения экспертизы ценности документов и передачи документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение, порядком организации работы архива, коммерческие организации могут руководствоваться «Основными правилами работы архивов организаций», одобренными решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года [30].

Перечни типовых архивных документов с указанием сроков их хранения утверждаются уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти (часть 3 статьи 6 Федерального закона от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»). В соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 9 марта 2004 года №314 «О системе и структуре федеральных органов исполнительной власти» [9] на настоящий момент таким федеральным органом является Росархив.

Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 был утвержден «Перечень типовых управленческих архивных документов» [6], образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения. Он пришел на смену Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (действовавший с 06.10.2000 до 2010 года).

«Перечень типовых управленческих архивных документов» от 25.08.2010 подготовлен в соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» [3] и представляет собой нормативно-правовой акт, определяющий основные виды организационно-распорядительной документации, образующейся во всех без исключения организациях, занимающихся предпринимательской деятельностью, с определением сроков их хранения.

Данный Перечень прошел рецензирование во всех федеральных органах государственной власти и органах управления архивным делом субъектов Российской Федерации, после чего доработан с учетом их замечаний и дополнений, а также экспертизу в Минюсте России.

Перечень является основным базовым документом для проведения экспертизы ценности документов, независимо от формы и вида носителя информации, формирования документов в делопроизводстве и подготовки номенклатуры дел.

Практически все формулировки статей и сроки хранения документов «Перечня типовых управленческих архивных документов» от 25.08.2010 четко соответствуют нормам, содержащимся в нормативно-правовых актах Российской Федерации, определяющих функции государственных органов, органов местного самоуправления и организаций и состав документов, образующихся в процессе их деятельности.

Перечень построен по функциональному принципу и включает разделы, отражающие основные направления деятельности организации: организационно-распорядительную и правовую деятельность, планирование, финансирование, учет и отчетность, кадровое обеспечение, трудовые отношения, материально-техническое обеспечение, административно-хозяйственные вопросы, социально-бытовые вопросы и др.

Документы в разделах и подразделах «Перечня типовых управленческих архивных документов» от 25.08.2010 расположены по степени значимости вопросов и видов в логической последовательности [6].

«Перечень типовых управленческих архивных документов» от 25.08.2010 включает типовые управленческие архивные документы, образующиеся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций при осуществлении однотипных (общих для всех или большинства) управленческих функций, независимо от формы собственности, с указанием сроков хранения.

Состав документов, включенных в Перечень 2010, значительно расширился по сравнению с Перечнем 2000. Это касается прежде всего разделов, включающих документы, которые отражают распорядительные, организационные функции управления, функции контроля, правовое обеспечение управления; документы по нормированию труда, тарификации, оплате труда, охране труда; работе с кадрами; материально-техническому обеспечению деятельности, административно-хозяйственным и социально-бытовым вопросам.

Особое внимание составителями Перечня 2010 было уделено документам, содержащим сведения социального характера: об охране труда, травматизме, работе с вредными условиями труда и т. п.

В ряде случаев изменились и сроки хранения документов в соответствии с принятием новых нормативных правовых актов и расширением законодательной базы Российской Федерации.

В раздел 1 «Организация системы управления» в подраздел «Руководство» включены новые виды документов, например:

- государственные реестры муниципальных образований (ст. 9);

- свидетельства о включении муниципальных образований в государственный реестр (ст. 10);

- регистрационные дела муниципальных образований (ст. 11);

- полномочий между органами местного самоуправления муниципальных образований (ст. 13);

- документы о создании особых экономических зон (ст. 14-17) и др.

Более детализировано содержание приказов и распоряжений руководителя организации по личному составу (ст. 19б), имеющих срок хранения 75 лет. К ним относятся приказы:

- о приеме, перемещении, совмещении, переводе, увольнении;

- аттестации, повышении квалификации, присвоении званий (чинов);

- изменении фамилии;

- поощрениях, награждениях;

- оплате труда, премировании, различных выплатах;

- всех видах отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда;

- отпусках по уходу за ребенком, отпусках без сохранения содержания (заработной платы);

- дежурствах по профилю основной деятельности;

- длительных внутрироссийских и зарубежных командировках;

- командировках для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда.

Значительно расширился подраздел «Организационные основы управления» раздела 1. В него вошли такие новые виды документов, как:

- единые государственные реестры юридических лиц, индивидуальных предпринимателей (ст. 36);

- документы о государственной регистрации физического лица в качестве индивидуального предпринимателя, прекращении деятельности физического лица в качестве индивидуального предпринимателя (ст. 38);

- государственные реестры и документы по их ведению (ст. 41, 42);

- документы о ликвидации организаций (ст. 49);

- договоры о создании (учреждении) общества, изменения и дополнения к ним (ст. 51);

- списки учредителей (участников) негосударственных организаций (ст. 53);

- административные регламенты государственных органов, органов местного самоуправления (ст. 54);

- документы по установлению режима коммерческой, служебной, профессиональной тайны в организации (ст. 62);

- договоры о правах и обязанностях с членами коллегиальных, исполнительных и других органов организации (ст. 78);

- договоры о передаче прав на результат интеллектуальной деятельности и др.

Особую группу в данном подразделе составляют документы по лицензированию, аттестации, аккредитации деятельности организации и по сертификации. Если в предыдущем перечне документы по лицензированию были представлены в двух статьях, то в новом перечне их восемь (ст. 96-103).

Рассмотрим как пример ст. 96. В нее вошли заявления, копии учредительных документов, свидетельств, копии документов, подтверждающих возможность осуществления определенного вида деятельности, копии платежных документов, опись представленных документов, протоколы, решения, уведомления, документ, подтверждающий наличие лицензии, копии актов проверок.

Срок хранения этих документов - 5 лет после прекращения срока действия лицензии. При этом протоколы, решения, документы, подтверждающие наличие лицензии, должны храниться постоянно (организации, не являющиеся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, хранят эти документы до ликвидации организации) [34].

Шесть статей Перечня 2010 посвящены вопросам аттестации и аккредитации деятельности организации, восемь - сертификации, документы которых имеют различные сроки хранения (по Перечню 2000 все виды документов по аттестации, аккредитации и сертификации были указаны в одной статье и имели один срок хранения - «постоянно» [10]).

Рассмотрим в качестве примера ст. 110. В нее вошли документы по сертификации: декларации о соответствии, изображение знака соответствия, уведомления, доказательные материалы, протоколы расследований, испытаний, экспертные заключения, решения.

Срок хранения этих документов - 10 лет. Однако в примечании к Перечню 2010 имеется сноска, что срок хранения этих документов у заявителя составляет 3 года после истечения срока действия сертификата. Организация, выдавшая данный сертификат, должна хранить эти документы 10 лет. И опять же в примечании имеется сноска, что протоколы, решения, подтверждающие выдачу сертификата, должны храниться постоянно (организации, не являющиеся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, хранят эти документы до ликвидации организации).

Большую группу в названном подразделе Перечня 2010 также представляют документы, связанные с правом владения имуществом, земельными вопросами, организации деятельности акционерных обществ.

Срок хранения документов «постоянно» для организаций, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, не может быть менее 10 лет.

Часть документов организации постоянного срока хранения по Перечню 2010 с отметкой нормативного и правоустанавливающего характера, содержащих сведения о праве владения имуществом, договорных обязательствах и т. п., должны храниться в организации до ее ликвидации. Это связано с тем, что эти документы могут являться основанием для осуществления претензий или исков юридических и физических лиц, а также правоохранительных и судебных органов. Это относится, прежде всего, к ст. 18, 19, 22, 27, 39, 51-53, 55, 62, 71, 77, 79, 85, 105 и т. д. При этом следует также учитывать и их практическое значение для организации [34].

Отметка «**» означает, что в случае ликвидации организации, не являющейся источником комплектования государственных или муниципальных архивов, документы, образовавшиеся в процессе ее деятельности и имеющие постоянный срок хранения по Перечню 2010, могут поступать на государственное или муниципальное хранение по договору, заключаемому организацией с соответствующим архивным учреждением как на возмездной, так и безвозмездной основе.

Отметки «ЭПК», «ЭК», проставленные в перечне к отдельным видам документов, означают, что в этих документах может содержаться информация, имеющая научно-историческое значение. Такие документы тщательно изучаются и при необходимости отбираются на государственное или муниципальное хранение.

Отметка «До минования надобности» означает, что документы, содержащиеся в деле, имеют только практическое значение и хранятся в организации до тех пор, пока надобность в них отпадет (как правило, не менее одного года).

Срок хранения документов на нетрадиционных носителях соответствует сроку хранения аналогичных видов документов на бумажной основе [34].

При организации хранения документов в конкретной организации и регламентировании этого процесса в качестве справочных, методических документов могут использоваться также:

- Приказ Минкультуры Российской Федерации от 8 ноября 2005 года №536 «О типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» [7];

- ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, разновидности, технические требования» (введен Постановлением Государственного комитета стандартов СССР от 17 июля 1972 года №1411) [12];

- Приказ Главного архивного управления СССР от 25 мая 1988 года №33 «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения» [8];

- ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст) [14].

Таким образом, на основе вышесказанного можно отметить, что Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» определяет весь порядок организации архивного хранения документов. Ключевым моментом в его реализации является разработка, принятие и внедрение подзаконных нормативных правовых актов, и в первую очередь единых правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов. В них не только сконцентрированы действующие нормативы и методики по всем основным направлениям архивной работы, но и отражены накопленные архивистами опыт и достижения современных технологий.

1.2. Особенности хранения документации на бумажном носителе

Бумага - это листовой материал из натуральных растительных или искусственных волокон. Происхождение бумаги было обусловлено появлением письменности - ведь помимо изобретения алфавита и грамматики, необходимо было на чем-то писать. Впрочем, в том виде, в котором мы привыкли, бумага появилась не сразу. Пожалуй, что можно сказать, что история возникновения бумаги началась с того, что в древнем Египте около 3,5 тысяч лет назад начали изготавливать папирус [5].

Основным материалом для изготовления папируса были трехгранные стебли тростника, достигавшие 5-ти метровой высоты. Впрочем, для приготовления папируса применяли только нижнюю часть стебля длиной около 60 сантиметров. Ее освобождали от наружного зеленого слоя, а сердцевину белого цвета извлекали и разрезали на тонкие полоски ножом. После этого полученные полоски 2-3 дня выдерживали в свежей воде для набухания и удаления растворимых веществ. Далее размягченные полоски прокатывали деревянной скалкой по доске и помещали в воду на сутки, опять прокатывали и снова клали в воду. В результате этих операций полоски приобретали кремовый оттенок и становились полупрозрачными. Далее полоски укладывали друг на друга, обезвоживали под прессом, сушили (опять же под прессом) и разглаживали камнем [5].

Как видно, технология первой бумаги (а вернее, ее предтечи) была достаточно сложной, а потому папирусы были дороги. Кроме того, они были не очень долговечны и требовали бережного отношения к себе.

Несмотря на это, вплоть до V-го века папирус оставался основным материалом для письма, и лишь в X веке от него практически полностью отказались.

Параллельно с развитием папируса началось развитие другого материала, который оказал большое влияние на историю бумаги. Этим материалом стал придуманный во II-м веке до нашей эры в Малой Азии пергамент. Свое название он получил из-за места, где началось его производство - города Пергама Пергамского царства. Любопытно, что появление пергамента во многом обусловлено тем, что Египет, опасаясь соперничества Пергамской библиотеки, для защиты статуса Александрийской библиотеки, как крупнейшей, организовал то, что впоследствии будут называть торговым эмбарго - запретил вывоз папируса за пределы Египта [12].

Пергамент получали путем особой, весьма сложной обработки кож молодых животных - телят, ягнят, козлов и ослов. В отличие от папируса, пергамент был значительно прочнее, эластичнее, долговечнее и на нем можно было писать с обеих сторон [12].

Однако у него был большой и очень серьезный недостаток - изготовление пергамента было очень трудным процессом, а потому этот материал был чудовищно дорог. Настолько дорог, что для того, чтобы написать новые документы, иногда приходилось смывать чернила со старых пергаментов.

Кстати, такие многоразовые пергаменты называются палимпсестами, и иногда ученым удается восстановить то, что на них было изначально написано. Так в 1926 году стал широко известен Лейденский палимпсест, на котором сначала были нанесены тексты Софокла, а потом смыты и заменены на религиозный текст.

Однако настоящим началом истории бумаги принято считать 105 год нашей эры, а родиной - Китай. Хотя это и не совсем верно, ведь появление бумаги в Китае произошло гораздо раньше.

Тем не менее, именно Цай Лунь обобщил и усовершенствовал уже известные способы изготовления бумаги и предложил технологический принцип производства бумаги - образование листового материала из отдельных волокон путём их обезвоживания на сетке из предварительно сильно разбавленной волокнистой суспензии. Происхождение бумаги во многом было обусловлено тем, что для ее производства годились практически любое растительное сырье и отходы: лубяные волокна тутового дерева и ивы, побеги бамбука, солому, траву, мох, водоросли, всякое тряпьё, конопляные очёсы, паклю [6].

На рубеже II и III веков новой эры бумага, изготовленная из растительных волокон, уже не считалась в Китае редким материалом. Дальнейшим шагом в истории развитии бумаги стало ее полное вытеснение из употребления деревянных дощечек в III веке, которые ранее использовались для письма. Бумагу изготавливали нужного размера, цвета, толщины и пропитывали специальными веществами для более длительного хранения.

Другой по-настоящему большой вехой в истории развития бумаги стало появление «летающих монет» в IX веке все в том же Китае - бумажных денег. Следует отметить, что в Европе это произошло намного позже.

Кстати, именно Китай стал местом происхождения туалетной бумаги. В Европе это новшество прижилось значительно позже.В течение многих веков китайцы были единственными, кто владел секретами изготовления бумаги, а потому они ревностно оберегали эту технологию.

Однако в 751 году произошло сражение, в котором арабы победили китайцев, и смогли пленить нескольких бумажных мастеров. От них арабы смогли перенять опыт по производству бумаги и потом усовершенствовали его, что оказало большое влияние на историю бумаги [9].

Первым некитайским центром развития бумажного производства стал Самарканд, далее в 800 году бумагу появляется в Багдаде, в 1100 - в Каире,а в 1300 - в Венеции. Почти 300 лет потребовалось для того, чтобы бумага из Ирака смогла попасть в Египет.

История появления бумаги в Европе была еще длиннее. Первые бумажные мельницы появились в Испании в X веке, а уже через 100 лет в Толедо и Шативе вырабатывали бумагу столь высокого качества, что ее охотно покупали во многих странах. В начале XII века произведения некоторых итальянских поэтов были уже написаны на превосходной белой бумаге [9].

Дальнейшая история развития бумаги и бумажного производства развивалась преимущественно в Европе. Вскоре, большую конкуренцию итальянцам стали составлять французы. Из Франции бумажное производство двинулось в Англию, Голландию и на восток - в Германию, Польшу, Московскую Русь.

Несомненно, огромное влияние на историю развития бумаги оказало изобретение печатного станка. В XV-XVI веках темпы производства бумаги растут, и внедряются новые технологии ее производства.

История развития бумаги шла, и во второй половине XVII века был придуман ролл - размалывающий аппарат. Трудно представить себе более значимую веху в истории изобретения бумаги, ведь применение таких аппаратов позволило сильно увеличить объемы производства.

В конце XVIII века при помощи роллов уже производили гораздо большие объемы бумажной массы, однако отлив вручную (вычерпывание) бумаги сильно тормозил производственный рост. Поэтому в 1799 произошло другое важное в истории изобретения бумаги событие - француз Н. Л. Робер придумал машину для изготовления бумаги, механизировав отлив бумаги при помощи использования непрерывно движущейся сетки [6].

История развития бумаги и бумажного производства продолжалась, и в 1806 братья Г. и С.Фурдринье, которые приобрели патенты Робера и продолжили работать над машиной по отливу в Англии, запатентовали свою машину по производству бумаги.

К середине XIX века это машина, претерпев ряд изменений, превратилась в достаточно сложный агрегат, который работа непрерывно и по большей степени автоматически.

В XX веке производство бумаги - это уже крупная высокомеханизированная промышленная отрасль с непрерывно-поточной схемой в технологии производства, большими по мощности теплоэлектрическими станциями и достаточно сложными химическими цехами по изготовлению полуфабрикатов из волокон [6].

В процессе документирования наблюдалось стремление использовать качественные, стойкие краски, чернила. В значительной степени благодаря этому до нас дошли многие важные текстовые исторические памятники, документы прошлого. И, напротив, использование недолговечных материальных носителей (пальмовые листья, деревянные дощечки, берёста и т.п.) привели к безвозвратной утрате большинства текстовых документов далёкого прошлого [7].

Однако, решая проблему долговечности, человек сразу же вынужден был заниматься и другой проблемой, заключавшейся в том, что долговечные носители информации были, как правило, и более дорогостоящими. Так, книги на пергаменте нередко приравнивались по цене к каменному дому или даже к целому поместью, вносились в завещание, наряду с другим имуществом, а в библиотеках приковывались цепями к стене. Поэтому постоянно приходилось искать оптимальное соотношение между долговечностью материального носителя информации и его стоимостью. Эта проблема до сих пор остаётся весьма важной и актуальной.

Наиболее распространённый в настоящее время материальный носитель документированной информации - бумага - обладает относительной дешевизной, доступностью, удовлетворяет необходимым требованиям по своему качеству и т.д. Однако в то же время бумага является горючим материалом, боится излишней влажности, плесени, солнечных лучей, нуждается в определённых санитарно-биологических условиях [7].

По мнению специалистов, в середине 19 столетия наступил первый кризисный период в истории бумажного документа. Он был связан с переходом к изготовлению бумаги из древесины, с использованием синтетических красителей, с широким распространением машинописи и средств копирования. В результате долговечность бумажного документа сократилась с тысяч до двухсот - трёхсот лет, т.е. на порядок. Особенно недолговечны документы, изготовленные на бумаге низких по качеству видов и сортов (газетной и т.п.) [7].

В конце 20-го века с развитием компьютерных технологий и использованием принтеров для вывода информации на бумажный носитель вновь возникла проблема долговечности бумажных документов. Дело в том, что многие современные распечатки текстов на принтерах водорастворимы и выцветают.

Материальные носители документированной информации требуют, таким образом, соответствующих условий для их хранения. Однако это далеко не всегда соблюдалось и соблюдается.

В результате из ведомственных архивов на государственное хранение в нашей стране документы поступают с дефектами. В 1920-е годы количество дефектов достигало 10-20 %, с 1950-х годов стало уменьшаться от 5 до 1 %, в 1960-1980-е годы было на уровне 0,3-0,5 % (хотя в абсолютных цифрах это составляло 1-2,5 млн. документов). В 1990-е годы хранение документов в ведомственных архивах вновь ухудшилось, как и в первые десятилетия существования советской власти [7].

Всё это оборачивается значительными материальными потерями, поскольку в архивах и библиотеках приходится создавать и содержать дорогостоящие лаборатории, которые занимаются реставрацией бумажных носителей. Приходится также изготавливать архивные копии документов с угасающим текстом и т.п.

В Советском Союзе в своё время была даже создана правительственная программа, предусматривавшая разработку и выпуск отечественных долговечных бумаг для документов, специальных стабильных средств письма и копирования, а также ограничение с помощью нормативов применения недолговечных материалов для создания документов.

В соответствии с этой программой, к 1990-м годам были разработаны и стали выпускаться специальные долговечные бумаги для делопроизводства, рассчитанные на 850 и 1000 лет. Был также скорректирован состав отечественных средств письма. Однако дальнейшая реализация программы в современных российских условиях оказалась невозможна, вследствие радикальных социально-политических и экономических преобразований, а также в результате очень быстрой смены способов и средств документирования [3].

Но, тем не менее, когда мы говорим слово «документ», мы по-прежнему представляем себе этот «материальный объект» как лист бумаги с привычными реквизитами. Хотим мы этого или нет, но важнейшим материальным носителем информации по-прежнему остается бумага.

При выборе бумаги для документирования следует руководствоваться такими показателями, как влагостойкость, светостойкость, устойчивость к износу и др. физико-химическими свойствами бумаги. Это особенно важно при выборе носителя для документирования информации, подлежащей постоянному сроку хранения [8].

Не менее важно для организации обеспечить условия хранения документов в архиве.

Учитывая длительность хранения, необходимо иметь хотя бы минимальное представление о негативных процессах, которые могут преждевременно состарить бумажный документ. Факторы старения документов всегда были предметом научного исследования. Крупнейшая организация, профессионально занимающаяся этой проблемой, - Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД). Показательна статистика долговечности различных видов бумаги, собранная специалистами этого учреждения.

Приведем некоторые данные о долголетии бумаги [8]:

- 500-600 лет - срок жизни тряпичной бумаги (рецепт изготовления: льняное тряпье (целлюлоза 100%), животный клей (желатин), мел, ручное сволачивание, холодная сушка);

- 150-300 лет просуществует древесная бумага (рецепет: древесная масса (целлюлоза 50%, лигнин - 50%), канифольный клей, хлорная известь, химическая очистка, машинный размол, тепловая сушка);

- газетная бумага «проживет» 50-100 лет;

- а о долговечности современной синтетической бумаги статистических данных за длительный срок еще не существует. Поэтому специалисты лишь предположительно считают ее долговечной (рецепт изготовления современной бумаги: композиция растительных волокон, полимерной пленки и синтетических волокон).

Старение - это необратимые изменения свойств материалов и изделий при их хранении и использовании. Но существуют факторы, которые ускоряют этот естественный процесс. Причем одновременное присутствие нескольких факторов многократно усиливает их разрушительные -способности. Итак, на бумажные документы негативно влияют [8]:

- Свет (прямой солнечный свет, свет через оконное стекло, отраженный от белых стен и потолка, от люминисцентных ламп) обесцвечивает все цветные изображения за 50-200 часов. На черно-белых документах выцветают подписи и резолюции, выполненные цветными ручками и фломастерами. В рабочих комнатах окна должны притеняться жаллюзи.

- Температура (оптимальный показатель: 16 - 18°С). Бумага имеет сложный состав, повышенная температура активизирует химические реакции старения. Повышение температуры на 10°С вдвое -сокращает жизнь бумажного документа.

- Влажность воздуха (оптимальный показатель: 30-60%).Превышение этих показателей приводит к ломкости, а понижение - к деформации бумаги и поражению плесневыми грибами.

- Биологические вредители (грибы, насекомые). Необходимо помнить, что бумага - съедобный продукт для насекомых, если они лишены естественных для них источников питания (мука, пищевые отходы). Споры плесневых грибов всегда витают в воздухе и оседают на бумаге, но активными они становятся только при повышенной влажности. Достаточно проветривать помещение архива, следить за уровнем влажности и исключить соседство с пищевыми -и бытовыми помещениями.

- Резкие изменения условий среды (климатические, а также связанные с протечками и отключением отопления, переносом в другие помещения, т.е. «чужой» средой).

- Механические повреждения, износ (при многократной выдаче, тесном расположении дел в коробках, хранении в связках и в мягком переплете, слишком «толстые» дела, небрежная транспортировка и т.п.).

- Экология среды (загрязнение воздуха в городах, кислотность атмосферы, автомобильные выбросы). Можно компенсировать негативную экологию среды, правильно организовав санитарно-гигиенический режим в архиве и соблюдая климатические нормативы, принятые для бумажных документов.

Хранение бумажных документов без учета приведенных выше факторов приводит к разнообразным дефектам как самой бумаги, так и нанесенного на нее текста.

Таким образом, наиболее распространённый в настоящее время материальный носитель документированной информации - бумага - обладает относительной дешевизной, доступностью, удовлетворяет необходимым требованиям по своему качеству и т.д. Однако в то же время бумага является горючим материалом, боится излишней влажности, плесени, солнечных лучей, нуждается в определённых санитарно-биологических условиях. На бумажные документы негативно влияют следующие факторы: свет, температура, влажность воздуха, биологические вредители (грибы, насекомые), резкие изменения условий среды, механические повреждения, износ, экология среды.

1.3. Основные принципы хранения архивных документом на бумажной основе

Особенности хранения архивных документов в организации обусловлены задачами ограничения несанкционированного доступа к документам, содержащим персональные данные работников, и эффективного поиска нужной информации.

В системе хранения архивных документов можно выделить два вида, стадии: текущее и последующее хранение.

Хранение и использование документов с момента их создания и до передачи дела, в котором они сгруппированы, в архив называют текущим (оперативным). Текущее хранение дел осуществляется по месту их формирования. Текущее хранение также делиться на два подвида:

- хранение документов в процессе их исполнения;

- хранение исполненных документов [30, с. 12].

Документы во время их исполнения находятся у исполнителя, который хранит их в специальных папках. На данных папках содержится с надпись «На подпись», «Срочно» и другое, а также фамилия, инициалы, телефон исполнителя.

Исполненные документы должны подшиваться и храниться в делах в соответствии с номенклатурой дел. Сразу отметим, что текущее хранение документов предполагает процедуру их формирования в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой.

Текущее хранение документов означает их хранение в подлинниках. Поэтому в кадровых службах организаций все приказы хранятся в подлинниках. Копии приказов по личному составу: приему на работу, поощрениям, взысканиям, увольнении и так далее дополнительно помещаются для хранения в личные дела работников (если они ведутся) [59].

Порядок организации текущего хранения личных дел следующий:

- личные дела в бумажном виде хранятся в папках, которые нумеруют по страницам и прошивают;

- обложки личных дел также нумеруют, им присваивают порядковый номер дела, соответствующий общему количеству дел;

- текущему хранению в отделе кадров организации подлежат личные дела только на работающих сотрудников. После увольнения сотрудника его личное дело извлекается из папки и оформляется для передачи на архивное хранение.

- личные дела уволенных сотрудников хранятся в архиве в алфавитном порядке.

Текущее хранение кадровых документов, картотек, книг учета и другие осуществляется, как правило, в помещениях кадровых служб организаций, которые должны быть оборудованы специальными шкафами или сейфами, запирающимися и опечатывающимися. Копии номенклатуры дел, размещенные на шкафах, а на корешках обложек дел - номера дел в соответствии с номенклатурой облегчат поиск документов.

Трудовые книжки работников хранятся в сейфе руководителя отдела кадров, там же хранятся печати, штампы, бланки документов, ключи от шкафов (сейфов) для хранения документов.

Работникам кадровой службы не рекомендуется при любой продолжительности выхода из помещения оставлять какие-либо документы или служебные записи на рабочем столе, а также работающий компьютер. В конце рабочего дня работники кадровой службы должны поместить все массивы документов, находящихся в процессе их исполнения, в металлический шкаф, закрыть его и опечатать. Ключи от шкафов сдаются руководителю отдела кадров под роспись в соответствующем журнале.

Черновики и редакции документов, испорченные бланки в конце рабочего дня уничтожаются, для этого может применяться специальная бумагорезальная машина. Компьютеры в конце рабочего дня блокируются и отключаются от сети.

Кроме того, технология хранения и учета кадровой документации предполагает обязательную роспись работников, подтверждающую получение на руки копий и выписок из них [26].

Основанием последующего (архивного) хранения документов является экспертиза их ценности, и далее следует: оформление дел, составлении описей, составление актов о выделении к уничтожению документов и сдача дел в архив организации.

Документы должны храниться в условиях, обеспечивающих их защиту от повреждений, вредных воздействий окружающей среды и исключающих утрату документов. Как правило, для этого в помещении архива устанавливают металлические шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи и тому подобное. Не допускается размещение документов на полу, подоконниках, в не разобранных кипах. Изъятие документов из дела с постоянным сроком хранения допускается в исключительных случаях и производится на основании распорядительного документа руководителя организации с обязательным составлением в деле заверенной копии документа и акта об изъятии подлинника [56].

В целях обеспечения сохранности документов по личному составу увольняемых работников в результате реорганизации или ликвидации юридических лиц, а также социальной защищенности граждан, учредителям вновь образующихся коммерческих и некоммерческих организаций можно рекомендовать включать в свои учредительные документы правила учета и сохранности документов по личному составу, а также своевременной передаче их на государственное хранение при реорганизации или ликвидации юридического лица.

Правовое регулирование порядка и сроков хранения кадровых документов осуществляется на основе «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения», утвержденный Росархивом 2010 года. Порядок и сроки хранения трудовых книжек регулирует специальный нормативный акт - Постановление Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года №225 «О трудовых книжках». Так, бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке. По окончании каждого месяца данное лицо обязано представить в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыши в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта. Невостребованные трудовые книжки и книга учета трудовых книжек и вкладышей к ним хранятся в архиве организации в течение 50 лет, а затем подлежат уничтожению в установленном порядке [33].

Страница:


Подобные документы

Работы в архивах красиво оформлены согласно требованиям ВУЗов и содержат рисунки, диаграммы, формулы и т.д.
PPT, PPTX и PDF-файлы представлены только в архивах.
Рекомендуем скачать работу.

© 2000 — 2023, ООО «Олбест» Все права защищены