Функции и классификация документов ООО "Атек"

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Федеральное агентство по образованию

Государственное образовательное учреждение

Высшего профессионального образования

«Тверской государственный университет»

Филиал « Тверского государственного университета»

в городе Нелидово Тверской области

Факультет управление и социологам

Кафедра документационного обеспечения управления

Курсовая работа на тему:

«Функции и классификация документов ООО «Атек»

Нелидово, 2010

Оглавление

Введение

Глава 1. Функции документов предприятия

Глава 2. Классификация документов предприятия

Заключение

Список использованной литературы

Введение

Каждое предприятие имеет определенную структуру внутренние связи, обеспечивающие взаимодействие между руководством и сотрудниками, внешние связи с деловыми партнерами, предприятиями, органами власти.

Управление предприятием можно представить как процесс получения информации, ее обработки, принятия решения и доведение его до исполнителя.

Служебная деятельность человека в любой сфере требует создание и использование письменной информации для подтверждения конкретных фактов и событий в ходе делового сообщения. Зафиксированная на бумаге или другом носителе информация становится документом, а сам процесс фиксирования информации - называют документированием управленческой деятельности

Однако само по себе документирование еще не решает всех проблем, связанных с документационным обеспечением управления. Документы - это специфические материальные объекты, при работе с которыми необходимо выполнять много различных действий. Созданные документы требуют дальнейшей обработки в ходе их использования в управленческом процессе, а так же последующего хранения в справочных целях. Поэтому процедуры создания документов дополняются организацией работы с ними.¹

Документ сочетает в себе две составляющие - информационную и материальную.

Информационное свойстве документа - это его способность передавать и сохранять содержащуюся в нем информацию. К информационным относятся следующие свойства документа:

-уникальность или типичность информации

-значимость организации или лица - автора документа

-повторяемость информации в других документах

-достоверность информации

-актуальность информации

-полнота информации Стенюков М.В. «Справочник помощника руководители» М: «А-Приор»,2007

-конфиденциальность

Материальная основа документов определяет его эксплуатационные свойства, ним относятся:

-долговечность

-способность противостоять различным неблагоприятным факторам (воздействиям окружающей среды, механическим воздействиям, взлому(для электронных документов)).

Материальные свойства определяют сохранность документа и в некоторых случаях влияют на подлинность документа Стенюков М.В. Основы документоведения и делопроизводства» М: «А-Приор»,2007

Служебные документы издавна выполняли целый ряд важнейших функций, не потерявших свое значение и в настоящее время. Выделяются общие и специальные функции.

К общим функциям документов относят:

- информационную (являются источником и носителем информации)

-коммуникативную (помогают организовывать обмен информацией и общение)

-социальную(характеризуют социально-экономическую, политическую,

общественную и другие сферы жизни государства и его граждан)

-культурную(являются памятником культуры, показывая особенности, традиции, обычаи эпохи)

К специальным функциям документа относят:

-управленческую (позволяет организовывать, регулировать, контролировать и анализировать управленческий процесс)

-правовую (служат юридической основой финансово-хозяйственной и управленческой деятельности, подтверждая факты и удостоверяя показатели и сведения)

-учетную (накапливают сведения за определенные периоды времени и позволяют их анализировать, выявляя тенденции и закономерности)

-историческую (являются источником знаний о событиях и деятелях различных эпох, конкретнее других исторических памятников раскрывают исторические события, подтверждают и дополняют исторические факты, помогают восстанавливать историческое прошлое стран и народов)

-организационную (документ устанавливает или упорядочивает действия участников правовых отношений)

Для того чтобы выработать определенные принципы в составлении, способах, формах и методах работы с различными документами, необходимо провести их классификацию. Классификация документов - распределение документов по группам (видам) на основе содержания, формы составления и других признаков с целью организации и повышения эффективности работы с ними. Андреева В И. «Делопроизводство: актуальные задачи»,Справочник секретаря и офис-менеджера 2002

Классификация позволяет выработать определенные методы работы с каждой группой документов, закрепить их в инструкциях, организовать документы в делопроизводстве

Условно документы можно разделить на следующие группы:

По способу документирования:

-рукописные

-печатные

-электронные

-кино-, фото-, фотодокументы.

По сфере использования:

-организационно-распорядительные

-финансово-бухгалтерские

-научно-технические

-по труду

-отчетно-статистические

По месту составления:

-входящие (поступившие в организацию)

-исходящие (отправляемые из организации)

-внутренние (составленные и используемые в самой организации)

По грифу ограничения доступа:

-открытые (несекретные)

-с грифом ограничения доступа По происхождению:

-служебные (затрагивающие интересы организации, составленные юридическим или физическим лицом, оформленные в установленном порядке)

-личные (касающиеся интересов конкретного лица и являющиеся именными)

По форме изложения:

-индивидуальные (содержание которых излагается в свободной форме)

-трафаретные (одна часть документа подготовлена, другая заполняется при составлении)

-типовые (созданные для документирования стандартных ситуаций)

По срокам хранения:

-постоянного хранения (бессрочного) -долговременного хранения (свыше 10 лет) -временного хранения (до 10 лет) Павлюк Л.В, Киселева Т.И. Воробьев Н.И. «Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьтере» Санкт Петербург Издательский торговый дом Герда", 2001

Деятельность любого предприятия сопровождается составлением разных видов документов. Однако при всем многообразии вне зависимости от специфики предприятия можно выделить следующие основные комплексы документов: -организационные документы предприятия (устав, учредительный договор, структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции правила внутреннего трудового распорядка)

-распорядительные документы предприятия (приказы по основной деятельности, распоряжения, решение.

-документы по личному составу предприятия (приказы по личному составу, трудовые контракты, личные дела, личные карточки ф. Т-2,лицивые счета по зарплате, трудовые книжки)

-финансово-бухгалтерские документы предприятия (годовые отчеты, счета прибылей и убытков, акты ревизий, инвентаризаций, планы, отчеты, сметы, счета и ДР)

-информационно-справочные документы предприятия (акты, письма, факсы, справки, телефонограммы, докладные записки, протоколы и др.)

От государственных и муниципальных организаций могут поступать на предприятие документы, регулирующие различные вопросы его деятельности (налоги, охрана окружающей среды и т.н.). Эти документы составляют отдельную группу - нормативные документы вышестоящих органов.

В самостоятельную группу можно выделить коммерческие контракты (договоры), которые являются основными документами предпринимательской деятельности.

Все перечисленные документы относятся к управленческим или организационно-распорядительным документам. Исключением являются финансово-бухгалтерские документы, имеющие специфические особенности составления и обработки.

Как и во всякой классификации, в этой исторически сложившейся системе есть недостатки. Так документы из одного комплекса могут быть отнесены к другому, например, договор, а равной степени может быть отнесен к финансово-бухгалтерской группе и к коммерческой. Стенюков М.В. «Справочник помощника руководителя» М: «А-Приор»,2007

В зависимости от объективных и субъективных факторов какая-либо группа документов может преобладать или быть незначительной.

Главная цель работы заключается в том, чтобы изучать функции создаваемых приказов выбранного предприятия - ООО «Атек» и попытаться провести классификацию документов.

Для достижения первой части цели (изучение функций приказов) в первой главе работы будет изучена организационно-распорядительная документация, конкретно выделены приказы предприятия по основной деятельности и личному составу, которые являются распорядительными документами. В хода изучения будут рассмотрены общие и специальные функции этих документов и выявлено, что основной функцией приказа является управленческая. Документ является инструментом управления. Поскольку специально создан для этой цели - управление организацией. Также при изучении документации ООО «Атек» и различных литературных источников будет рассмотрена полифункциональность документов, т.е. возможность одного документа выполнять различные функции: управленческую, правовую, культурную, социальную, коммуникативную и другие,

Для достижения второй части цели (провести классификацию документов ООО «Атек») во второй главе работы будет изучена общая схема классификации документов. На её основе будет проведена классификация документов предприятия и приведены примеры по различным подразделениям. Будет доказано, что классификация позволяет выработать определённые методы работы с каждой группой документов, закрепить их в инструкциях. Организовать документы в делопроизводстве.

Глава 1. Функции документов предприятия

Организационно-распорядительная документация фиксирует принятые решена по производственным, финансовым, кадровые (личному составу), административно-хозяйственные вопросам и создается на предприятии независимо от организационно- правовой формы и сферы деятельности и игра очень важную роль в управлении. К таким документам относятся приказы.

Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем предприятия в целях разрешения производственных задач.

Приказ - это основной распорядительный документ. Распорядительные документы носят административный характер. Они обращены к нижестоящим и подчиненным организациям, группам или отдельным должностным лицам.

Приказами оформляются: -порядок деятельности предприятия -решения и поручения по организации работы -организационные мероприятия -итоги работы -результаты ревизий.

Приказы издаются только по необходимости. Изменения, дополнения, отмену приказов производят только на основе новых приказов.

Рассмотрим, какими же функциями обладают приказы по основной деятельное ООО «Атек» на примере наиболее часто встречающихся. Без сомнения все они обладают рядом общих функций, присущих все документам без исключения.

Все они содержат зафиксированную информацию, которую можно хранить, передавать, являются источником информации, таким образом, выполняют информационную функцию.

Приказы могут быть средством связи между организацией и другими общественными структурами. Например: приказ «О проведении уборки территории, закрепленной за ООО «Атек» Здесь предприятие назначает ответственных за проведение подготовки, согласовывает с администрацией города план совместных действий, в итоге происходит общение между ООО «Атек» и администрацией. В приказе «Об организации технического обслуживания оборудования и технических средств» согласовывается взаимодействие работников организации и фирм, занимающихся техническим обслуживанием, передается информация о действиях работников при неисправностях. В этом выражается коммуникативная функция приказа, так как информация передается от объекта к объекту, между ними возникает общение.

Приказы «Об обеспечении работников предприятия форменной одеждой», «Об установлении персональных надбавок руководителям и работникам» выполняют социальную функцию, потому что создаются для удовлетворения потребности как общества в целом, так и его отдельных членов, характеризует общественную и социальную сферу жизни.

Культурная функция выражена в приказе «О надзоре за техническим состоянием зданий и сооружений», где говорится о необходимости проведения своевременного косметического и других видов ремонта, так как здание является элементом архитектуры города .

Самой общей функцией для всех документов является хранение, и передача информации во времени и пространстве,

Приказы помимо общих, присущих всем документам, обладают и специальными функциями, которые присутствуют только у отдельных категорий.

Следующая функция - учетная. Это способность документа давать количественную характеристику информации, связанную с хозяйственными и иными социальными процессами с целью их учета и анализа, например приказ «О проведении инвентаризации мебельного цеха», в котором учитывается необходимое количество инструмента, необходимого для изготовления продукции.

Одной из специальных функций приказов является правовая. Она присуща документам, в которых закрепляются изменения правовых норм и правоотношений; это документы устанавливающие, закрепляющие и изменяющие правовые нормы и правоотношения, или прекращающие их действия, а так же документы, влекущие за собой юридические последствия.

Примером документа, обладающего правовой функцией является приказ «О внесении изменений в Правила внутреннего трудового распорядка». Здесь вносятся изменения в график работы сотрудников, в связи с увольнением работника данной категории, появилась необходимость заполнить освободившееся рабочее место существующим персоналом, соответственно оплата труда при этом повысится.

Приказ «О режиме труда и отдыха в 2009 году» является непосредственным носителем правовой функции, гак как служит основой всего рабочего процесса предприятия. Здесь указаны категории работников и для каждой категории работников определены графики работы, часы рабочего времени и времени отдыха, тем самым обозначается право человека на труд и отдых. В случаях нарушения трудовых прав работник может обратиться лично или письменно в инспекцию труда, которая ведет прием и рассматривает соответствующие заявления_: письма, жалобы и иные обращения граждан. Очевидно, что разбирательство любого спора, а так же нарушения прав работника сопровождается предоставлением определенных документов. Некоторые документы могут приобретать правовую функцию на время, в случае если они используются как доказательства в суде.

Главным образом приказы на предприятии выполняют управленческую функцию. Документ является инструментом управления, поскольку специально создан для этой цели -управление организацией.

Рассмотрим несколько примеров:

Приказ «Об оформлении документов при направлении работников ООО«Атек» в командировки и их ухода в течении рабочего дня по личным делам в целях обеспечения учета и рационального использования рабочего времени работников» создан с целью организации порядка оформления командировок и ухода в течении рабочего дня по личным вопросам; для этого в приказе регламентируется порядок действий: запись в журнале регистрации командировок и правила оформления увольнительных записок. В приказе так же рассмотрены методы дисциплинарного взыскания согласно Трудовому Кодексу РФ, накладываемые на работников в случае нарушения ими требований данного приказа. Таким образом, руководитель предприятия гложет контролировать рабочий процесс, иметь достоверные сведения о нахождении своих подчиненных

Приказ «О назначении ответственных лиц по ведению табельного учета на 2009г.» помогает организовать учет и использование рабочего времени в отделах и в целом по предприятию. Это позволяет распределить табельный учет по подразделениям, обязывает ответственных лиц по ведению табельного учета своевременно предоставить табели в бухгалтерию, лица несут ответственность за достоверность сведений. Приказ регулирует ведение табельного учета.

Приказ «О работе предприятия в выходные и нерабочие праздничные дни» организовывает бесперебойное функционирование предприятия в условиях минимального количества работников (согласно ст. 113 Трудового Кодекса РФ). В приказе распределяются обязанности между заместителями директора и начальниками подразделений для наиболее рациональной работы предприятия. Каждый регулирует свое подразделение, что в значительной мере облегчает трут руководителя предприятия.

На данном примере мы рассмотрели управленческую функцию приказов, где видно, как с помощью этих документов можно организовывать, регулировать, контролировать и анализировать управленческий процесс.

Особую группу документов в делопроизводстве составляют документы по личному составу_: отражающие правовую, трудовую и служебную деятельность работников организаций, учреждений.

Документы по личному составу создаются в результате трудовых отношений, возникающих между учреждениями и сотрудниками. К таким документам относятся приказы по личному составу.

Обязательное ведение кадровой документации, на предприятиях предусмотрев законодательством РФ.

Документы по личному составу имеют длительные сроки хранения и требуют особых условий для своей сохранности - отдельно от документов, содержащие сведения производственного характера.

Приказы по личному составу издаются руководителем, в них фиксируются сведения о кадрах:

-прием на работу

-перемещения по работе

-увольнения с работы

-установление должностных кладов

-отпуска

-командировки

-изменение фамилий

-поощрения

-взыскания и т.д.

Приказы по личному составу, как и приказы по основной деятельности, выполняют тот же ряд общих и специальных функций. Павлюк Л.В..Киселева Т.Н..Воробьев Н.И. «Делопроизводство и архивное дело в организации Санкт Петербург Издательский торговый дом "Герда", 2006

Приказы «О совмещении профессий» или «Об исполнении обязанностей временно отсутствующего работника» наделяют назначенных работников определенными правами и обязанностями на время болезни или отпуска замещаемого сотрудника, с согласия работника и с учетом увеличения обязанностей работник в праве рассчитывать на оплату дополнительного труда, тем самым выполняют правовую функцию, а тая же тесно связанную с ней управленческую.

Приказы по личному составу являются основанием для внесения соответствующих записей в другие документы (трудовые книжки, личные карточки, финансовые документы), что указывает на учетную функцию этих документов. Это приказы «О приеме на работу», «О перемещении по работе», «Об увольнении с работы» и т.д.

Изучив функции приказов ООО «Атек» хотелось бы особо выделить их главную функцию - управленческую. Все перечисленные функции могут быть присущи какому-либо документу в разной степени, а могут и отсутствовать, являясь специальными. Приказы не зависимо - по личному составу либо по основной деятельности, первоначально создаются руководителем с целью влиять на управленческий процесс. Затем следует правовая функция, т.к. она непосредственно связана с управленческой. При создании подобного рода документов, пользуются Кодексами РФ и другими нормативными актами.

На предприятии создается и действует большое количество самых различных документов. Так или иначе, каждый руководитель сталкивается с необходимость составлять, читать, руководствоваться или хранить служебные либо личные документы. Колоссальное количество документов функционирует в производственной сфере. С помощью управленческой документации осуществляется планирование финансирование, распорядительная деятельность аппарата управления. Санкина Л.В «Приказы по личному составу» «Справочник секретаря и офис-менеджера» Изд. ЗАО «МЦФЭР»,2002

Два вида управленческих или организационно-распорядительных документов, а именно приказы, создаваемые в ООО «Атек», были рассмотрены в этой главе работы. Проведено разграничение между приказами по основной деятельности и приказами по личному составу. Приведены примеры конкретных документов и выполняемых ими функций (общих и специальных) на данном предприятии, Проанализировав функции, можно увидеть характеристики документов:

1. Любой документ может выполнять как общие, гак одну или несколько специальных функций, то есть можно сказать, что документы полифункциональны.

2. Функции не осознаются автором документа,

3. Некоторые функции присущи документам изначально, не зависимо от воли и желания автора, а некоторые функции документ приобретает в процессе своего функционирования или наделяется автором документа.

Глава 2. Классификация документов предприятия

Классификация документов - распределение документов по группам (видам) на основе признаков содержания, формы составления и других с целью организации и повышения эффективности работы с ними. Классификация позволяет выработать определенные методы работы с каждой группой документов, закрепить их в инструкциях, организовать документы в делопроизводстве.

Цель классификации документов:

1. Повышение оперативности работы аппарата управления и ответственное исполнителей путем разграничения функций структурных подразделений обязанностей исполнителей, четкого распределения информации.

2. Экономия труда за счет использования информационно-справочного аппарата.

Значение классификации документов:

1.Обеспечение их быстрого поиска в текущем делопроизводстве.

2. Повышение оперативной работы с ними.Павлюк, Киселева ,Воробьев «Делопроизводство и архивное дело» Санкт Петербург Издательский торговый дом Герда", 2006

Использовав несколько источников, попытаемся классифицировать документы ООО «Атек».

Условно документы предприятия можно разделить на следующие группы:

1. По способу документирования или по средствам фиксации:

рукописные (написанные работником лично «от руки») - примерами таки; документов могут быть объяснительные записки, жалобы, претензии, заявления личные документы, чертежи и схемы.

Печатные (для составления традиционных документов с помощью компьютера и последующим распечатыванием документов на принтере) - основная масса документов предприятия выполнена на компьютере, а так же печатные - созданные полиграфическим способом в типографии - на предприятии существуют бланки такого вида: доверенности, требования

- накладные, счет-фактура и другие.

электронные (для обмена документами с помощью электронной почты без вывода на печать и хранения документов в виде файлов в памяти компьютера или на сменных носителях) - создаваемые документы фиксируются в памяти компьютера в определенных папках.

фотодокументы - изобразительный документ, созданный фотографическим способом, фотография фиксирует момент события факта, поэтому фотодокументы, благодаря точности, наглядности имеют

большую ценность и находят широкое применение в различных областях деятельности. На предприятии используются для фиксации дорожно-транспортных происшествий связанных со служебным транспортом и других случаев, где необходимы визуальные доказательства.

2. По сфере использования или по видам документации:

- организационно - распорядительные документы - документы, в которых фиксируютрешения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти предприятий, организаций и должностных лиц. Организационно-распорядительная документация разделяется на три основные группы документов:

организационные или организационно-правовые (устав, положение, правила, штатное расписание, инструкции) - составляют правовую основу деятельности предприятия и содержат положения, обязательные для исполнения, разрабатывает организационные документы руководство предприятия или подразделения с привлечением юридической, кадровой и делопроизводственной служб, срок действия длится до их отмены или до утверждения новых, организационные документы относятся к наиболее важным документам предприятия, поэтому они после периода активного использования, как правило, передаются на архивное хранение;

распорядительные - официальные документы, в которых фиксируются решения вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, предприятий; организаций, их подразделений и должностных лиц; эти документы делятся на две группы: распорядительные документы, издаваемые единолично руководителем (приказы, распоряжения, указания) - подписывая их, руководитель несет всю полноту ответственности - и распорядительные документы, издаваемые в условиях коллегиального принятия решения (постановления и решения);

информационно-справочные (акты, письма, справки, протоколы, докладные и служебные записки, заявления, телеграммы, электронные и факсимильные сообщения и другие) - документы несут сведения, побуждающие принимать какие-либо решения, т. Е. они инициируют управленческие действия, позволяют выбрать тот или иной способ решения возникшего вопроса, играют вспомогательную роль по отношению к организационным и распорядительным документам, содержащаяся в них информация может повлиять на принятие управленческого решения или может быть лишь принята к сведению;

- документы по личному составу (приказы по личному составу - обязательный документ трудовых правоотношений; трудовые договоры - документы, фиксирующие соглашение сторон об установлении трудовых правоотношений и регулирующие их; трудовые книжки - основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника, ведутся на всех работников; личные карточки формы № Т-2 - документ, составляемый на работника и содержащий краткие сведения о нём (образование, стаж, семейное положение, трудовая деятельность и т.д.) -является одним из основных документов по учёту персонала, который заводится на всех работников предприятия на постоянную или временную работу);

-финансово-бухгалтерские документы (счета, сметы, отчёты, квитанции) - являются основой хранения информации о перемещении финансовых средств и материальных ценностей.

3. По месту составления (происхождения):

внешние - созданные за пределами предприятия,

внутренние - составлены, исполняются и хранятся в пределах предприятия и не выходят за его стены, например, приказ «О проведении технического осмотра автомобильного парка»

4. По направлению движения:

входящие - документы, поступившие на предприятие (по почте, по факсу, электронной почтой, курьером). В ООО «Атек» регистрацию ведёт секретарь: проверяет правильность доставки, регистрирует в журнале (если документ регистрируемый), ставит отметку о поступлении документа в организацию (№ и дата). Далее документ рассматривает руководитель и проставляет резолюцию. Затем создаются копии и раздаются исполнителям под роспись в журнале. Один экземпляр секретарь подшивает в дело «Входящая корреспонденция».

исходящие - это официальные документы, отправляемые из предприятия (по почте, по факсу, электронной почтой, курьером). Составленный на предприятии документ согласовывается, подписывается руководителем, регистрируется в журнале «Исходящая корреспонденция» и отправляется адресату. Второй экземпляр (копия) документа подшивается в дело «Исходящая корреспонденция».

5. По форме изложения:

индивидуальные (справки, документы, содержание которых излагается в свободной ферме)

трафаретные (к примеру, справка с места работы; часть документа, структура, стандартные фразы заранее подготовлены, остальная часть заполняется при составлении переменной информацией)

типовые (создаются для документирования стандартных ситуаций, например, командирования, используются во всех организациях),

унифицированные (также имеется заранее напечатанная часть текста, но документы проходят обязательную процедуру утверждения, о чём должна быть сделана соответствующая отметка, например, ходатайство о временном размещении иногородних работников ООО «Атек» в местном общежитии).

6. По срокам хранения:

постоянного хранения (бессрочно),

долговременного хранения (свыше 10лет) - временного хранения (до 10 лет).

К документам постоянного и долговременного хранения, передаваемым в архив, относятся, прежде всего, документы по личному составу предприятия, а также организационные документы: услав, учредительный договор, протоколы заседаний, протоколы общих собраний, приказы руководителя по основной деятельности Сроки хранения большей части документов по личному составу (приказы по личному составу, личные дела, личные карточки ф. Т-2, книги учёта сотрудников, лицевые счета по заработной плате) хранятся 75 лет.

Бухгалтерские документы, за исключением лицевых счетов по заработной плате, годовых отчётов и балансов, хранятся 5 лет и на архивное хранение не передаются. Переписка предприятия хранится, как правило, от 3 до 5 лет и на архивное хранение не передаётся, за исключением очень важных для деятельности предприятия писем.

7. По времени выхода в свет (по стадиям):

черновой документ (черновик) - рукописный или машинописный документ, отражающей работу автора над ним,

редакция - варианты чернового документе, которые содержат различные смысловые отличия,

проект - законченный вариант черновика, который направляется руководителю

беловик (беловой документ) - оформленный по всем правилам и согласованный документ,

подлинный документ - документ, достоверность происхождения которого подтверждают сведения об авторе, времени и месте его создания, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путём. Подлинный документ, составленный в нескольких экземплярах (письма, договоры) называется умноженным подлинником или умноженным оригиналом.

копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или их часть. Копия документ; не имеет юридической силы.

оригинал - первый, подлинный экземпляр документа,

-выписка из документа - заверенная копия части документа.

8. По степени гласности:

открытые - несекретные,

с ограниченным доступом. Документы по личному составу требуют особой тщательности при оформлении и ведении, так как они подтверждают трудовой стаж работников. Необходимо обеспечить их сохранность на протяжении длительного срока. При работе с документами по личному составу следует учитывать, что персональные данные (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах трудовой деятельности и личной жизни граждан) Федеральный Закон «Об информации, информатизации и защите информации» относит к категории конфиденциальной информации.

9. По срокам исполнения:

срочные - в тексте документа, либо в резолюции указан срок исполнения. Для контроля за исполнением срочных документов в ООО «Атек» ведётся Журнал контроля.

несрочные - срок исполнения не указан.

10. По происхождению:

служебные (официальные) - затрагивающие интересы организации, составленные юридическим или физическим лицом, оформленные в установленном порядке,

личные - касающиеся интересов конкретного лица (например, жалоба). Граждане России имеют право направлять личные и коллективные обращения в государственные органы и должностным лицам. Руководители организаций несут персональную ответственность за работу по рассмотрению обращений граждан. В ООО -«Атек», к примеру, могут поступать жалобы о грубом обращении официантов с посетителями ресторана. Такая жалоба содержит просьбу о восстановлении нарушенных прав и интересов граждан, критику в адрес работников фирмы в результате необоснованных действий из-за которых произошло нарушение. К личным документам также относятся заявление (документ, в котором указываются просьбы личного или общественного характера, направленные на реализацию предоставленных законом прав и интересов граждан), предложение (документ, в котором указывается необходимость совершенствования работы предприятия и рекомендуются пути и способы решения поставленных задач, например, предложение по проведению мероприятий для снижения процента бракованной продукции на 2009 год, где заместитель директора по производству рассматривает стоящие перед предприятием проблемы и их рациональное решение).

В процессе деятельности ООО «Атек» получает и создаёт большое количестве документов. После их использования в оперативной деятельности для решения текущих вопросов документы становятся хранителями ретроспективной информации, надобность в которой может возникнуть вновь через определенное время, т.е. они выступают в роли памяти учреждения.

Быстрый поиск и использование таких документов возможны лишь при их чёткой классификации. Простейшей классификацией документов является группировка их в дела. Кузнецова Т.В. «Секретарское дело», 2006 г.

документ классификация распорядительный

Заключение

Значение и практическая ценность документов предприятия различны. Одни документы используются в течение длительного времени для справочно-информационной работы, другие очень быстро утрачивают свою значимость. Документы лежат в основе большинства управленческих решений, являются их материальным воплощением, обеспечивая их юридическую силу и тем самым способствуя их исполнению. Информационные процессы являются в настоящее время одной из составляющих развития современного общества, воздействуя на все стороны человеческой жизни. Использование новейших информационных технологий многократно усиливает это влияние. Между тем, большая часть информации фиксируется на материальных носителях, содержится в разнообразных документах.

Делопроизводство является основной частью управления. Работники сферы управления более половины рабочего времени тратят на работу с бумагами предприятия поэтому необходима классификация для обеспечения оперативности работы с документами.

Используя понятие о функциях и классификации документов, можно систематизировать и конкретизировать знания о документации предприятия, сформулировать структуру их движения в сфере управления.

Список использованных источников и литературы

Источники

1.Трудовой кодекс РФ от 30.12.2003 №197 ФЗ (Принят ГД РФ 21.12.2001) ред. от 09.05.2005

2.Федеральный закон от 2 мая 2006 №59 ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан РФ»

3. Текущий архив ООО «Атек» за 2009 год.

Литература

1. Кузнецова Т.В. «Секретарское дело» изд 6-е исправленное и дополненное М:ООО Журнал «Управление персоналом» 2006

2. Стенюков М.8. «Справочник помощника руководителя» М: «А-Приор»,2007

3. Павлюк, Киселева Воробьев «Делопроизводство v. архивное дело» Санкт Петербург Издательский торговый дом "Герда"., 2006

4. Стенюков М.В. «Основы документоведения и делопроизводства» М: «А- Приор»,2007

5. Павлюк Л.В., Киселева Т.Н., Воробьев Н.И. «Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере» Санкт Петербург Издателе торговый дом Герда", 2001.

6. Сайкина Л В «Приказы по личному составу» «Справочник секретаря и офис менеджера» Изд. ЗАО «МЦФЭР», 2002.

Размещено на Allbest.ru