Совершенствование организации архивного хранения документации государственного кадастра недвижимости (на примере ФГБУ "ФКП Росреесра" по Тверской области)

Неправильное хранение привело не только к трудностям с передачей на государственное хранение, но и к проблемам, связанным с недостатком площадей. А отсутствие свободных площадей в свою очередь привело к катастрофическому росту объемов дел, хранящихся в организациях сверх законодательно установленного срока.

2. Проблема организации доступа к архивной информации ГКН.

Во-первых, необходимо, чтобы информация государственного кадастра недвижимости была доступна для кадастровых инженеров, которые принимают решение о постановке участка на ГКУ, её всегда можно было быстро найти и использовать. Иначе может произойти "утеря" нужной в процессе работы информации, ее неточность, что увеличивает сроки работы с документом . Это относится не только к информации о самом кадастровом объекте, но и дополнениям в инвентаризационные описи, которые в архиве хранятся в больших коробках и при необходимости их приходится снимать со стеллажей, это приводит к затрате времени на получение нужной информации.

Во-вторых, необходимо, чтобы при доступности был реализован механизм ограничения доступа к хранимой информации, согласно правам пользователей этой информации. На данный момент все кадастровые инженеры могут получить информацию из архива, но не все могут получить в работу учетное дело, так как в основном это всего один или 2 сотрудника, которые затем передают эти дела другим сотрудникам под свою ответственность. Эта система на практике не очень удобна, необходимые документы часто теряются, после чего встает вопрос об ответственности за ее утерю. Необходимо закрепить за каждым районом минимум двух кадастровых инженеров, а в зависимости от объемов работы, увеличить количество сотрудников, обладающих правом доступа к информации.

3. Проблема организации учета хранимой документации.

Стоит указать, что правильный учет поступающей информации в виде документации ГКН, облегчает доступность, поиск необходимой информации и исключает её «потери».

Но в связи увеличением объемов работы, увеличением не только количества заявлений о предоставлении сведений из ГКН, заявлений о постановке на ГКУ, произошло возрастание количества поступающих завершенных дел в архив, некоторые из которых не регистрируются. Данные изменения рассмотрим в сравнении на период октября 2009 г. с количеством кадастровых дел в архиве на 26 октября 2010 г. Для наглядности возьмем 3 наиболее крупных по объему дел районов Тверской области: Калининский р-н, Осташковский и Конаковский, представленные в таблице 2.3.

Таблица 2.3 Количество кадастровых дел в архиве филиала ФГБУ «ФКП Росреестра» по Тверской области за 2006-2010 годы

Название района	Количество участков в ЕГРЗ	Количество кадастровых дел в архиве на октябрь 2009г.	Количество кадастровых дел в архиве на октябрь 2010 г.
Калининский	97532	52740	62946
Конаковский	44945	32536	36748
Осташковский	18813	11121	13421

Более наглядно результаты исследования представлены на рисунке 2.3.

Рис.2.3 Динамика поступивших кадастровых дел

Основной объем работ по ведению архива, систематизации информации осуществляет специалист-эксперт, который, кроме обязанностей, связанных с ведением архива, выполняет другие, связанные с деятельностью отдела функции. За последние 5 лет количество сотрудников отдела ведения архива практически не изменилось, при значительном увеличении объемов работы.

Это является причиной того, что выдача документов из хранилища не регистрируется, проверка наличия документов в архиве не проводится, что не позволяет уточнить фактическое и количественное наличие документов, находящихся в архиве; не выявляются отсутствующие документы, и, таким образом, не организовывается их розыск, создаются условия для безвозвратной потери документов.

Не все кадастровые и учетные дела поступают в архив согласно реестрам, которые позволяют упростить учет хранимой документации. Это так же связано с постоянным увеличением объемов, как заверенных кадастровых дел, так и поступлением учетных дел.

4. Проблема организации контроля исполнения документов.

Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах. Контролю подлежат все зарегистрированные документы. Контроль за исполнением документов возлагается сейчас только на сотрудников отдела контроля информации Кирсанова, М.В. Современное делопроизводство / М.В. Кирсанова. - М.: ИНФРА-М, 2003. - С. 36.. Необходимо также осуществлять контроль на этапе поступления учетных дел в архив, который в связи отсутствием достаточного количества кадровых ресурсов и времени на данный момент не осуществляется, в связи с этим возникают случаи потери информации, ее неточности.

5. Проблема организации условий хранения документов.

Одной из самых больших проблем организации деятельности архива филиала ФГБУ «ФКП Росреесра» является решение комплекса вопросов, связанных с созданием материально-технических условий, обеспечивающих физическую сохранность документов, надлежащий режим их хранения, улучшение условий хранения документов.

Помещение архивохранилища является не совсем приспособленным. Через архив проходит не защищенные трубопроводы отопления. Специальные приборы для контроля температурно-влажностного режима отсутствуют. Установка средств хранения произведена без учета всех норм, предусмотренных основными правилами работы архивом организации. Стеллажи установлены вплотную у стен, что не позволяет воздуху свободно циркулировать - накапливается пыль. Ценные бумажные носители лучше хранятся при использовании соответствующего оборудования и системы создания микроклимата.

Несомненно, важной проблемой организации хранения документов в филиале ФГБУ «ФКП Росреесра» являются проблемы, возникающие в связи с внедрением автоматизированных систем ДОУ.

Выделим основные проблемы введения автоматизированной системы ДОУ в филиале ФГБУ «ФКП Росреесра»:

1. Наиболее значимой проблемой является несовершенство действующей системы управления документацией, информационными ресурсами в целом.

2. Автоматизация управленческой деятельности и системы архивного хранения требует наличия у специалистов, задействованных в системе электронного документооборота и архива Управления, умений и навыков, позволяющих выполнять свои функции с помощью ПК без особой подготовки и обеспечить сохранность и эффективность использования электронных документов.

3. Еще одной проблемой возникающей при введении автоматизированной системы ДОУ является проблема в обеспечении доступа к электронной информации.

Таким образом, в ходе анализа особенностей организации хранения документов в филиале ФГБУ «ФКП Росреесра» был выявлен целый ряд проблем, которые требуют немедленного решения. Это решение проблемы, связанной с передачей кадастровых документов на государственное хранение, проблема организации учета и контроля хранимой документации, проблемы материально-технического обеспечения и многие другие. Эти проблемы мешают эффективному функционированию учреждения. Пока они не будут решены, мы не сможем стать современным государством с развитой системой электронного правительства.

В следующей главе мы рассмотрим основные направления совершенствования хранения документации в филиале ФГБУ «ФКП Росреесра».

ГЛАВА 3. НАПРАВЛЕНИЯ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ОРГАНИЗАЦИИ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ В ФИЛИАЛЕ ФЕДЕРАЛЬНОГО ГОСУДАРСТВЕННОГО БЮДЖЕТНОГО УЧРЕЖДЕНИЯ «ФКП РОСРЕЕСТРА» ПО ТВЕРСКОЙ ОБЛАСТИ

3.1 Предложения по оптимизации организации архивного хранения документов в филиале ФГБУ «ФКП Росреесра» по Тверской области

Таким образом, были предложены следующие пути оптимизации архивного хранения в филиале ФГБУ «ФКП Росреесра»:

1. Утвердить Положение о порядке и сроках хранения в филиале ФГБУ «ФКП Росреесра» по Тверской области содержащихся в государственном кадастре недвижимости документов, а также их передачи на государственное хранение.

2. Увеличение количества специалистов осуществляющих работы по ведению работы архива организации, совершенствование их умений и навыков в системе электронного документооборота и архива организации.

Используя нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти, была рассчитана численность сотрудников филиала ФГБУ «ФКП Росреесра». В основу расчета положены:

1. Нормы составления номенклатуры дел.

2. Составление статистического отчета.

3. Составление отчета о комплектовании архива.

4. Ненормированный труд (материально-техническое содержание архива). Такие нормы времени приведены в таблице 3.1 Об утверждении норм времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти : постановление Минтруда Российской Федерации от 26 марта 2002 г. № 23 // Бюллетень Минтруда РФ. - 2002. - № 4..

Таблица 3.1

Нормативный перечень выполняемых работ в архивном отделе

Вид выполняемой работы	Норма времени (ч.)	Объем документов в год (шт.)	Нормированный труд (ч.)
Составление статистического отчета об организации хранения документов федеральных органов	0.5	15000	7500
Составление номенклатуры дел	42.3		42.3
Составление отчета о комплектовании архива	0.05	15000	750
			8292.3

Ч = (Тн + Тнн) / Фп

где: Ч - численность работников,

Тн - нормы времени на определенный вид работ; н - количество видов выполняемых работ,

Тнн - затраты времени на работы, не предусмотренные нормами и носящие разовый характер,

Фп - фонд рабочего времени одного работника.

Ч = (8292, 3 + 438,9) / 1910 = 4,57

Расчеты показали, что для осуществления данных функций, при годовом объеме документации в 15000 документов, необходимо 4-5 сотрудников, что объясняет необходимость увеличения количества сотрудников архивного отдела.

Рассмотрев Должностной регламент специалиста Отдела ведения архива, можно выделить следующие функции в организации архива: ведение работы по организации архивного дела в учреждении, обеспечение хранение и использование документов, образующихся в деятельности учреждения; инструктирование работников отделов ФГБУ «ФКП Росреесра» о порядке формирования, подготовки и сдаче дел в архив. Функции раскрыты не полно, поэтому учреждению следует разработать организационно-нормативные правила по организации архива, пересмотреть и более конкретизировать должностной регламент специалиста, заведующего архивом.

3. Создание материально-технических условий, обеспечивающих физическую сохранность документов, надлежащий режим их хранения: оборудовать трубопроводы отопления средствами защиты, установить средства хранения с учетом норм предусмотренных «Основными правилами работы архивов организаций», приобрести приборы, обеспечивающие контроль температурно-влажностного режима хранения документов.

Обеспечение филиала ФГБУ «ФКП Росреесра» компьютерными технологиями, программными продуктами, современными ПК, позволяющими вести полноценную систему электронного архива.

Так как объем документации в филиале ФГБУ «ФКП Росреесра» достаточно велик, а нехватка площадей создает сложности в организации архива, то на сегодняшний день можно рассмотреть возможность применения электронных архивов. В настоящее время наиболее актуальной проблемой филиала ФГБУ «ФКП Росреесра» является отсутствие конкретной инструкции по уничтожению дел с истекшим сроком хранения. Когда подходит срок уничтожения (чаще всего, это от 3 до 5 лет), собирается экспертная комиссия. Комиссия определяет количество дел, подлежащих уничтожению, создается акт об уничтожении данных дел, при этом, из дела должны извлечь все оригиналы постановлений, а другие материалы дела подлежат уничтожению. Поскольку ранее документы хранились неправильно, то есть дела с временным и постоянным сроком хранения вместе, для начала необходимо поместить их отдельно. На практике дела еще ни разу не уничтожались, т.к. в теории процедура ясна, но никто не знает, как осуществить утилизацию дел. Поэтому создание инструкции по уничтожению архивных документов с истекшим сроком хранения - это первоочередная задача.

Это способствует принятию в широкое пользование так называемых «технотронных архивов». Под технотронным архивом понимается по специализированное архивохранилище, а способ организации хранения и исполнения документов, созданных на нетрадиционных носителях, как вновь созданных, так и уже имеющихся архивных документах. Первая и основная сложность, которую вносят в деятельность архивов электронные документы, состоит в удостоверении подлинности электронных документов (обладать юридической силой). Для документов на бумажном носителе данная возможность реализована, с документами на иных носителях все гораздо сложнее, в особенности с электронным документом.

Внедрение данного программного обеспечения требует использования новых технологий и оргтехники, на сегодняшний день в большинстве случаев это потребует практически полного обновления компьютерного оснащения в органах власти. Однако внедрение этой системы электронного документооборота позволит обеспечить удобное управление документами, возможность всегда отслеживать все имеющиеся потоки документов. Важное преимущество электронного архива - это разграничение прав доступа к документам, постоянное и своевременное обновление информации и увеличение сроков хранения документов.

Также внедрение данного программного обеспечения позволит сократить объемы ДОУ в филиале ФГБУ «ФКП Росреесра».

Следует отметить, что практически все проблемы, связанные с архивным хранением документов в филиале ФГБУ «ФКП Росреесра», могут быть решены в результате решения основной проблемы: недостаточной информатизации архива филиала ФГБУ «ФКП Росреесра».

Создание электронного архива филиала ФГБУ «ФКП Росреесра», отвечающего всем инновационным требованиям к архивам организаций и обеспечит надежность и долговечность хранения информации, оперативный доступ к ней и повышение эффективности работы учреждения.

Для создания электронного архива необходимо обеспечение юридической силы электронных документов, защита их целостности и аутентичности, использование электронных подписей и иных средств криптографии.

Таким образом, успешная работа организации во многом зависит от уровня ее технического оснащения и эффективной автоматизации процессов управления в условиях увеличивающегося с каждым днем объема информации. Автоматизация делопроизводства требует, чтобы современные системы электронного документооборота, при всей сложности средств и методов автоматизации управленческой деятельности, имели простой и удобный пользовательский интерфейс, позволяющий специалистам, имеющим дело с документами, без особой подготовки выполнять свои функции с помощью ПК.

Полный цикл взаимодействия человека с документной средой включает не только создание документов, их использование, включая доведение до исполнителей и само исполнение, но и хранение документов и сведений о них с целью последующего, возможно неоднократного, использования. В течение всего установленного срока хранения организации должны обеспечивать не только учет документов, но и их физическую сохранность и использование. Правила Росархива определяют, что документ должен храниться на том носителе информации, на котором он был создан. Поэтому хранение документов на компьютерных носителях не может быть запрещено.

При значительном объеме документов на компьютерных носителях и документных баз данных, образовавшихся в процессе электронного документирования, для их хранения организуется самостоятельное или в составе действующего архива хранилище электронных документов, которое необходимо организовать в филиале ФГБУ «ФКП Росреесра».

Совершенствование электронной системы документооборота и архивного хранения в филиале ФГБУ «ФКП Росреесра» позволит более оперативно принимать и передавать управленческие решения.

3.2 Внедрение информационных технологий в процесс архивного хранения документов в филиале ФГБУ «ФКП Росреесра» по Тверской области

В целях совершенствования деятельности органов власти на основе использования информационно-коммуникационных технологий Правительство Российской Федерации приняло программу «Информационное общество (2011-2020 годы)» О государственной программе Российской Федерации «Информационное общество (2011-2020 годы)» : распоряжение Правительства РФ от 20 октября 2010 г. № 1815-р (с изм. на 30 декабря 2011 г.) // Собрание законодательства РФ. - 2010. - № 46. - Ст. 6026., которая в том числе предусматривает развитее системы электронного документооборота, локальных информационных сетей, использование стандартов ДОУ и документооборота, а так же развитие систем межведомственного электронного документооборота.

Не менее значимой является проблема использования в органах государственной власти самых современных информационных технологий.

Автоматизация процедур ДОУ позволяет значительно повысить производительность труда за счет сокращения времени на составления, обработку и передачу документов и снизить затраты на их хранение. В результате работа с документами становиться более оперативной и эффективной.

Недостаточная информатизация архива в филиале ФГБУ «ФКП Росреесра» - одна из основных проблем архивного хранения документов.

Создание информационно-поисковых баз данных, электронных копий архивных документов с возможностью удаленного доступа через телекоммуникационные сети и системы, бесспорно, позволит решить ряд проблем и существенно расширить доступ к архивной информации всех заинтересованных в ней граждан, приступить к предоставлению государственных услуг в электронном виде, в том числе и услуг архива, способствовать внедрению электронного документооборота.

Электронный документ - не только сведения о чем-либо, но и сведения о самом документе (когда был создан, когда копировался, когда представлялся для пользования), без такого «окружения» первоначальных сведений не существует электронного документа Леонтьева, О.Г. Архивы в современном мире : учебное пособие / О.Г. Леонтьева - Тверь : «Лилия Принт», 2004 . - С. 98..

Преимущества электронного архива документации перед архивом бумажным достаточно многочисленны и убедительны.

1. Оперативность в работе с документами: электронный архив позволяет принципиально решить проблему оперативного доступа к документам (точнее, к их электронным образам) - поиск необходимого документа, его копирование, распечатка занимают секунды. Эффективность использования документов многократно повышается за счет таких удобств электронного архива, как возможности быстрого создания и последующего анализа подборок документов по тому, или иному заданному признаку, создание тематических отчетов, сортировка документов по хронологии и т. д.

2. Надежность и долговечность: все цифровые документы временем не разрушаются, не ухудшают своих пользовательских качеств со временем и могут храниться практически вечно. Кроме того, автоматически решается и проблема целостности документации: не секрет, что бумажные документы иногда бесследно пропадают в силу форс-мажорных обстоятельств, по неосторожности или по злому умыслу, а при правильной организации хранения электронных документов их несанкционированные удаление, фальсификация или неумышленная модификация невозможны.

3. Многопользовательский режим: с одними и теми же документами при любой структуре и типе локальной сети предприятия одновременно могут работать несколько пользователей, что абсолютно недоступно при использовании бумажного архива, в котором в конкретный момент времени каждый документ доступен только одному пользователю.

4. Дистанционный доступ: обеспечение удаленного доступа к документам сотрудников территориально распределенных (удаленных) подразделений с авторизацией и разграничением прав доступа, невозможное в бумажном архиве, совершенно естественно в электронном архиве.

5. У электронного архива есть и еще одно преимущество, вполне себе физическое. Это - сокращение квадратных метров помещения для хранения документов. При организации электронного архива нужен только системный блок. Поэтому вполне вероятно, что траты на организацию цифрового хранилища уже через несколько месяцев будут компенсированы.

Технология создания электронного архива документов наглядно представлена на рис. 3.2.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рис. 3.2 Этапы создания электронного архива документов

- Массовое сканирование документов. Документация переводится в электронный вид с помощью поточного (массового) сканирования. В результате создаются точные электронные копии (электронные образы) документов со всеми артефактами (резолюциями, визами, подписями, печатями, штампами и т. д.). Для сканирования документов используются протяжные скоростные документные сканеры, обладающие производительностью в несколько сотен страниц в минуту. Они способны переводить в электронный вид десятки тысяч листов в смену и работать с проблемными (ветхими, поврежденными, недостаточно контрастными) документами;

- индексация документов. Далее электронные документы подвергаются индексации по различным информационным полям (например, тип документа, название, номер дела, дата создания и др.). При необходимости электронная форма может быть дополнительно обработана: тексты распознаются, а графика (чертежи, схемы и т.п.) векторизуется;

- наполнение электронного архива. После перевода документов в электронный вид они заносятся в электронный архив.
Главное требование к любому электронному архиву - обеспечение сохранности документов. Немаловажным качеством архива является также обеспечение безопасности данных: профессиональная архивная система предоставляет доступ к документам строго в соответствии с политикой безопасности.

Но здесь существует еще одна проблема - срок хранения современного долговременного электронного носителя от 10 до 40 лет. Если электронный носитель разрушается, с ним разрушается и та информация, которая на этом электронном носителе находится. Возникает необходимость переноса такой информации с носителя на носитель. А это уже затратная процедура. Кроме того, перенос с носителя на носитель должен быть осуществлен абсолютно транспарентно, с сохранением оригинальных особенностей переносимой информации, ничего не должно быть потеряно.

В настоящее время единственным приемлемым носителем для записи архивируемых компьютерных документов может считаться не перезаписываемый (документы править нельзя) оптический диск. Оптические диски и другие емкие компьютерные носители все чаще используются в организации в качестве рабочей копии для каждодневного использования, в то время как бумажные оригиналы хранятся в архиве.

При применении автоматизированной системы, эффект от внедрения делится на две части: прямой эффект от внедрения системы (экономический эффект), связанный с экономией средств на материалы, рабочее время сотрудников и т. д., и косвенный эффект, связанный с преимуществами для функционирования организации, (прозрачность управления, контроль исполнительской дисциплины и др.).

Наиболее наглядно эффект от внедрения автоматизированной системы электронного документооборота можно увидеть на рис 3.2.

Рис. 3.2 Эффект от внедрения автоматизированной системы электронного документооборота

Эффект второго типа - новый уровень качества оценить в общем случае очень сложно. Парадокс состоит в том, что в действительности этот эффект существенно превышает непосредственную экономию от внедрения СЭД в виде неизрасходованной бумаги или уменьшения трудозатрат.

Схема вычисления расходов. Предположим, что имеется организация с N сотрудниками. Сначала подсчитаем все расходы на внедрение системы. Введем некоторые предположения и обозначения, выполним простейшие подсчеты.

Стоимость L - одной лицензии ПО. Обычно эта цифра находится в диапазоне от 150 до 800 долл. на рабочее место и в существенной степени зависит от числа закупаемых лицензий, то есть - от количества рабочих мест в СЭД (система электронного документооборота).

Стоимость H - дополнительной техники, необходимой для внедрения СЭД (компьютеры, принтеры, сканеры и т. д.). Величина, в большинстве случаев практически пропорциональная N. Такая пропорциональность соблюдается, если не требуется закупка дорогой специализированной техники, например, промышленных сканеров или крупных роботизированных библиотек для электронного архива. Коэффициент пропорциональности, очевидно, зависит от текущей степени оснащенности техникой. Пусть до начала работ на одного сотрудника в современных условиях приходится техники примерно на 1500 долл. (берется стоимость техники, находящейся в среднем ценовом диапазоне). Коэффициент недооснащенности может быть от 10 до 40%, по большинству организаций эта цифра вряд ли больше.

Стоимость работ по внедрению системы V. Эта величина не пропорциональна размеру организации, но, естественно, находится в определенной зависимости от него. Стоимость внедрения в существенной степени зависит от того, как будет организовано внедрение, чьими силами оно будет проводиться, во сколько этапов. Чтобы внести какую-то определенность, можно считать, что стоимость внедрения равна следующей величине:

V=M*W + M*W*F(N)

где: M - это количество человек в месяц, нужное для осуществления работ по внедрению (обычно от 4 до 6 человек),W - средняя стоимость 1 месяца работ (включающая работы по проработке требований, созданию проекта внедрения, доработке ПО, инсталляции и обучению). Второе слагаемое, зависящее от F -- функции характеристики размера организации, служит «поправкой», позволяющей учесть в расходах усложнение задачи за счет величины размера организации. Поведение этой функции качественно похоже на логарифм от величины N и приведено на графике (см. рис. 3.2.)

Рис.3.2 Зависимость поправочного коэффициента от объема организации

Характер функции F - зависимости величины коэффициента для расчета поправки к V - стоимости работ при учете числа рабочих мест в СЭД. Еще одна статья расхода, которую необходимо учесть, это расходы на администрирование и сопровождение системы. Они могут составить до 15-20% от стоимости системы в год.

Схема оценки прямого (экономического) эффекта.

Оценка прямой экономии средств включает не только стоимость бумаги, сэкономленной при внедрении такой системы, и стоимость сэкономленного рабочего времени сотрудников. Это постоянные расходы, поэтому можно посчитать расходы в месяц, чтобы затем оценить сроки окупаемости.

Если P -- стоимость одного листа бумаги с нанесенной информацией (ксерокс, печать), то месячные расходы на бумагу составят 21*25* P*N.

Стоимость сбереженного рабочего времени оценить еще сложнее. В первую очередь она складывается из следующих факторов:

- экономия усилий за счет повторного использования существующих документов;

- экономия времени на поиск нужных документов за счет систематизации в хранении документов и эффективных средств поиска информации.

В зависимости от списка согласования документ может проходить инстанции от трех дней до месяца и более. Любая задержка исполнения только увеличивает этот срок. Контроль задержки исполнения по отдельным документам невозможен, а комплексный контроль исполнительской дисциплины отдельного сотрудника осложняется непрозрачностью его деятельности. При внедрении СЭД документы передаются в следующую инстанцию сразу же после исполнения. С учетом этого документ, который обычно исполняется не менее трех дней, может быть исполнен в один-два дня, а время исполнения документов, которые проходят через многостадийное утверждение и согласование, может быть сокращено в несколько раз. При расходах на одного сотрудника S экономия может составить величину. Но проверить это можно будет только на практике. Другими словами, это еще 10-30% экономии рабочего времени.

Информационный эффект от внедрения системы ДОУ связан с ускорением прохождения документов и предоставления услуг, своевременностью и оперативностью принятия решений в случаях, когда ситуация зависит от информации, содержащейся в документе. Значительно ускоряются процессы коллективной работы с документами.

Несмотря на проблемы внедрения, упомянутые выше, СЭД находят все более широкое применение именно потому, что эффект от них измеряется не прямой экономией ресурсов, а повышением качества работы организации, это возможность более эффективно решать государственные задачи, реализовать возможность оперативного взаимодействия с различными субъектами и между ведомствами. При условии внедрения таких систем государственное управление станет более прозрачным, информативным и оперативным.

Таким образом, основным направлением совершенствования хранения документации ГКН в филиале ФГБУ «ФКП Росреестра» по Тверской области, является создание электронного архива документов, который позволит не только решить вопрос с недостатком площади для хранения документов, но и обеспечит быстрый и удобный доступ к информации. Но для этого, необходимо решить первостепенные задачи: создать соответствующие материально-технические условия работы, а также увеличить количество специалистов, осуществляющих работы по ведению работы архива организации, совершенствовать их умения и навыки в системе электронного документооборота и архива организации.

ведомственный хранение документ недвижимость

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Архивное дело, как деятельность государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, обеспечивает возможность использования исторического опыта для принятия обоснованных управленческих решений, определения политических, экономических, социальных и иных приоритетов, формирования прогнозов и программ развития общества и государства.

Документационное обеспечение управления, вопросы организации системы архивного хранения документов в Российской Федерации регламентируются действующими нормативно-правовыми и методическими документами, важнейшими из которых являются Конституция РФ, Федеральные законы, Типовые инструкции и регламенты, ГОСТы.

В данном дипломном проекте нами была рассмотрена организация архивного хранения документов в филиале ФГБУ «ФКП Росреесра» по Тверской области.

Как показывает история развития архивного дела и, в частности, организация работы по архивному хранению документов в филиале ФГБУ «ФКП Росреесра», процесс работы с документами находится в постоянном интенсивном развитии. При этом каждая организация, фирма, предприятие, учреждение вносят свою определенную лепту в это развитие, так как только практическая деятельность в данном направлении может определить правильные пути совершенствования системы архивного хранения документов. На примере филиала ФГБУ «ФКП Росреесра» мы проанализировали организацию хранения архивных документов. В данной работе было отмечено, организация деятельности архива филиала ФГБУ «ФКП Росреесра» базируется на требованиях Федеральных законов, ГОСТов, затрагивающих архивное хранение. Состав документации, необходимый для деятельности учреждения, определен его компетенцией и функциями.

Документирование организационной деятельности регламентируется также общегосударственными нормативно-методическими документами по организации архива, разработанными Федеральной архивной службой России. Большую роль в организации работы с документами в любой организации играет комплекс нормативно-методических документов, разрабатываемых самой организацией.

Эффективность деятельности филиала ФГБУ «ФКП Росреесра» напрямую зависит от своевременности и правильности принятия управленческого решения, которое базируется на информации, содержащейся в официальных документах, поэтому руководство учреждения строго следит за соблюдением правил документирования управленческой деятельности. В ходе работы над дипломным проектом был проведен анализ системы архивного хранения в филиале ФГБУ «ФКП Росреесра», который позволил выявить проблемы в данной сфере управления организации, в дальнейшем нами были предложены пути их решения.

Одной из проблем в организации делопроизводства в филиале ФГБУ «ФКП Росреесра» является возрастающее с каждым годом количество обрабатываемых документов, что влечет за собой возможную нехватку площадей для хранения, недостаточность кадровых ресурсов.

Главное условие успешной организации архивного хранения является создание электронного архива, отвечающего всем инновационным требованиям к архивам организаций и обеспечивающего надежность и долговечность хранения информации, оперативный доступ к ней и повышение эффективности работы филиала ФГБУ «ФКП Росреесра».

В целом, существующая система архивного хранения в филиале ФГБУ «ФКП Росреесра» не противоречит основным требованиям, а использование новых технологий, несомненно, будет способствовать рациональному функционированию данного учреждения.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Конституция Российской Федерации. Принята всенародным голосованием 12 декабря 2003 г. (с изм. на 30 декабря 2008 г.) // Российская газета. - 2009. - 21 января.

2. О государственной тайне : закон РФ от 21 июля 1993 г. № 5485-1 (с изм. на 8 ноября 2011 г.) // Собрание законодательства РФ. - 1997. - № 41. - Ст. 8220-8235.

3. О бухгалтерском учете : федеральный закон от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ (с изм. и доп. на 28 ноября 2011 г.) // Собрание законодательства РФ. - 1996. - № 48. - Ст. 5369.

4. О государственных и муниципальных унитарных предприятиях : федеральный закон от 14 ноября 2002 г. № 161-ФЗ (ред. от 30 ноября 2011 г.) Собрание законодательства РФ. - 2002. - № 48. - Ст. 4746.

5. Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации : федеральный закон от 06 октября 2003 г. № 131-ФЗ (с изм. на 5 января 2012 г. ) // Собрание законодательства РФ. - 2003. - № 40. Ст. 3822.

6. Об архивном деле в Российской Федерации : федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ (с изм. на 27 июля 2010 г.) // Собрание законодательства РФ. - 2004. - № 3. - Ст. 4169.

7. О государственном кадастре недвижимости: федеральный закон от 24 июля 2007 г. № 221-ФЗ (с изм. на 5 декабря 2011 г.) // Российская газета. - 2007 г. - 1 августа.

8. Об информации, информационных технологиях и о защите информации федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ (с изм. на 6 апреля 2011 г.) Собрание законодательства РФ. - 2006. - № 31 (Ч. 1). - Ст. 3448.

9. Об утверждении Перечня сведений, отнесенных к государственной тайне : указ Президента РФ от 30 ноября 1995 г. № 1203 (с изм. на 21 сентября 2011 г.) // Собрание законодательства РФ. - 1995. - № 49. - Ст. 4775.

10. Об утверждении перечня федеральных органов исполнительной власти и организаций, осуществляющих депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в федеральной собственности : постановление Правительства РФ от 27 декабря 2006 г. № 808 (с изм. на 16 декабря 2009 г.) // Собрание законодательства РФ. - 2007. - № 1 (Ч. 1). - Ст. 266.

11. Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах власти : постановление Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 // Собрание законодательства РФ. - 2009. - № 25. - Ст. 3060.

12. О проведении ликвидационных мероприятий в отношении упраздненных Роскартографии и Роснедвижимости : распоряжение Правительства РФ от 31 марта 2009 г. № 409-р (с изм. на 22 июля 2009 г.) // Собрание законодательства РФ. - 2009. - № 14. - Ст. 1738.

13. О государственной программе Российской Федерации «Информационное общество (2011-2020 годы)» : распоряжение Правительства РФ от 20 октября 2010 г. № 1815-р (с изм. на 30 декабря 2011 г.) // Собрание законодательства РФ. - 2010. - № 46. - Ст. 6026.

14. Об утверждении положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия : приказ Росархива от 19 января 1995 г. № 2 // [документ опубликован не был].

15. Об утверждении Примерного положения о ЦЭК министерства (ведомства) Российской Федерации : приказ Росархива от 17 марта 1998 г. № 19 // [документ опубликован не был]

16. Об утверждении норм времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти : постановление Минтруда Российской Федерации от 26 марта 2002 г. № 23 // Бюллетень Минтруда РФ. - 2002. - № 4.

17. Об утверждении примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия : приказ Росархива от 19 января 1995 г. № 2 // [документ опубликован не был]

18. Об утверждении Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации : приказ Росархива от 11 марта 1997 г. № 11 // Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти. - 2007. - № 17.

19. Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук : приказ Минкультуры РФ от 18 января 2007 г. № 19 (с изм. на 16 февраля 2009 г.) // Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти. 2007. - 14 мая.

20. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти : приказ Росархива от 23 декабря 2009 г. № 76 // [документ опубликован не был]

21. Об утверждении Порядка ведения государственного кадастра недвижимости : приказ Минэкономразвития РФ от 4 февраля 2010 г. № 42 // Российская газета. - 2010. - 9 апреля.

22. Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» : приказ Минкультуры РФ от 25 августа 2010 г. № 558 // Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти. 2011. - 19 сентября.

23. Разъяснения по ведению кадастровых дел : письмо Роснедвижимости от 4 марта 2008 г. № ВК/0876 // Нормирование в строительстве и ЖКХ. - 2008. - № 3.

24. Об архивном деле в Тверской области : закон Тверской области от 23 декабря 2005 г. № 162-ЗО // Тверские ведомости. - 2005. - 28 декабря.

25. Об утверждении регламента деятельности Федерального государственного учреждения «Земельная кадастровая палата» по Тверской области по ведению государственного кадастра недвижимости, осуществлению государственного учета объектов недвижимого имущества и предоставлению сведений, внесенных в государственный кадастр недвижимости» : приказ ФГУ «Земельная кадастровая палата» по Тверской области от 5 марта 2011 г. № П-0032 // [документ опубликован не был]

26. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело : Термины и определения. - М. : Издательство стандартов, 1998. - 18 с.

27. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М. : Издательство стандартов, 2003. - 28 с.

28. ГОСТ Р 50922-2006 Защита информации. Основные термины и определения. - М. : Стандартинформ, 2008. - 15 с.

29. Алексеева, Е.В. Архивоведение : учебник / Е.В. Алексеева, Л.П.Афанасьева, Е.М. Бурова. - М. : Академия, 2009. - 272 с.

30. Басаков, М.И. Делопроизводство : учебник / М.И. Басаков, О.И.

Замыцкова. - Ростов н/Д : Феникс, 2010. - 376 с.

31. Белов, А.Н. Делопроизводство и документ : учеб. пособие / А.Н. Белов. - М. : Экспо, 2007. - 554 с.

32. Березина, Н.М. Современное делопроизводство : учебник / Н.М. Березина. - СПб. : Питер, 2007. - 224 с.

33. Васильева, И.Н. Организация делопроизводства и персональный менеджмент : учебное пособие / И.Н. Васильева, Г.С. Желнинский. - М. : Вузовский учебник, 2004. - 272 с.

34. Кирсанова, М.В. Делопроизводство в органах власти и местного самоуправления. Новые обязательные правила : практ. пособие / М.В. Кирсанова, С.П. Кобук, Ю.М. Аксенов. - М. : Омега-Л, 2007. - 239 с.

35. Кирсанова, М.В. Современное делопроизводства / М.В. Кирсанова. - М. ИНФРА-М, 2003. - 304 с.

36. Корнеев, И.Н. Управление документами : учебник / И.Н. Корнеев, А.В. Пшенко, В.А. Машурцев. - М. : ИНФРА-М, 2009. - 300 с.

37. Кузнецов, Т.В. Документационное обеспечение управления / Т.В. Кузнецова. - М. : изд-во МЦФЭР, 2007. - 324 с.

38. Леонтьева, О.Г. Архивы в современном мире / О.Г. Леонтьева. - Тверь : Лилия Принт, 2004. - 180 с.

39. Мигель, И.Н. Документирование управленческой деятельности : курс лекций / И.И. Мигель. - М. : Флинта, 2006. - 200 с.

40. Непогода, А.В. Делопроизводство организации: подготовка, оформление и ведение документации / А.В. Непогода, П.А. Семченко - М. : Омега-Л, 2009. - 480 с.

41. Охотский, Е.В. Делопроизводство в системе государственного управления : учебное пособие / Е.В. Охотский. - М. : изд-во РАГС, 2001. - 372 с.

42. Рогожин, М.Ю. Документационное обеспечение управления : учеб.-практ. пособие / М.Ю. Рогожин - М. : Проспект, 2009. - 384 с.

43. Татарников, М.А. Делопроизводство в учреждениях, организациях и

на предприятиях / М.А. Татарников. - М. : Инъязиздат, 2006. - 207 с.

44. Чуковенков, А.Ю. Правила оформления документов : Комментарий к ГОСТ Р 6.30-2003 / А.Ю. Чуковенков, В.Ф. Янковая. - М. : Проспект, 2005. - 216 с.

ПРИЛОЖЕНИЯ

Приложение 1

Пример заполнения листа-заверителя дела

Формат А4 (210 297)

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА

В деле подшито и пронумеровано _______100 (сто) листов

(цифрами и прописью)

с № 1 по № 99

в том числе:

литерные номера листов 15а, 78а, 99а;

пропущенные номера листов 33, 34;

пронумерованы чистые листы________________________

+ листов внутренней описи __________________________

Особенности физического состояния и формирования дела Номера листов 1 2

В деле имеются схемы, карты отреставрированы

Листы № 15, 67

листы № 67, 78

Наименование должности работника

Подпись Расшифровка подписи

Дата

Приложение 2

Индекс 11.1

69:13:0000015:165

Филиал ФГБУ «ФКП Росреестра»

по Тверской области

Кадастровое дело объекта недвижимости:

69:13:0000015:165

Начато:__________________

Окончено:________________

Приложение 3

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ КАДАСТРОВОГО ДЕЛА ОБЪЕКТА НЕДВИЖИМОСТИ 69:01:0000015:145

Номер кадастрового квартала ________________________

Номер тома _____________________________________

Дата подготовки описи ____________

№ п/п	Наименование документа	Кол-во листов	Дата внесения	Место хранения
1
2

Должность и ФИО сотрудника подготовившего опись

Подпись

Расшифровка подписи

Приложение 4

Акт на уничтожение документа

_________________________________

(наименование предприятия)

УТВЕРЖДАЮ

АКТ Наименование должности

"___"_______ 200_ г. Nо. _____ руководителя предприятия

гор. _________________________

_____________________________

(подпись, И.О. Фамилия)

О выделении к уничтожению

документов и дел

Основание: Приказ Nо. _________ от "___"__________ 200__ г.

Составлен экспертной комиссией

Председатель комиссии ________________________________

(должность, фамилия, инициалы)

Члены комиссии ________________________________

________________________________

________________________________

(должность, фамилия, инициалы)

Присутствовали ________________________________

(должность, фамилия, инициалы)

Комиссия, руководствуясь Перечнем (название Перечня), отобрала к уничтожению, как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение следующие документы и дела, отложившиеся в деятельности предприятия

№ п/п	Годы документов и дел	Заголовки документов и дел /групповые или индивидуальные/ индекс дел по номенклатуре, описи	Пояснения	Количество документов и дел	Номера статей по перечню

Всего дел ________________________________________

(цифрами и прописью)

Председатель ЭК _________________________

Члены ЭК _________________________

_________________________

_________________________

Документы сданы для уничтожения конторе по заготовке вторичного

сырья по приемо-сдаточной накладной Nо. ____ от "___"200__ г.

Председатель ЭК ___________________________________

(подпись) (расшифровка подписи)

"___"________ 200__ г.

В дело Nо. __________ ___________________________________

"___"_______ 200__ г. (подпись) (расшифровка подписи)

Приложение 5

Форма журнала регистрации документов, переданных в отдел ведения архивов для формирования кадастровых дел

Номер заявления	Дата заявления	Кол-во листовв деле	Должность и подпись лица, проверившего комплект представленных документов	Дата передачи в отдел ведения архивов	Должность и подпись лица, передающего документы	Должность и подпись лица, принявшего документы	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8

Приложение 6

Порядок расположения документов в кадастровом деле

1. Заявление о постановке на ГКУ/заявление о внесении изменений/заявление об исправлении технической ошибки
2. Правоустанавливающие документы:
- первичные	· Договор передачи. · Справка о выплаченном пае.
- вторичные	· Договоры купли-продажи, мены, дарения, деления долей. · Свидетельство о праве на наследство по закону и по завещанию. · свидетельства о праве на наследство, выданные нотариусом · Свидетельством о праве собственности на землю (по постановлению Правительства РФ от 19.03.1992г. №177) · Свидетельством на право собственности на землю (по указу Президента РФ от 27.10.1993г. №1767) · Свидетельством на право пожизненного наследуемого владения землёй · Свидетельством о праве бессрочного (постоянного) пользования землёй · Решения судов в отношении прав на недвижимость · Договор ренты (договор купли-продажи с правом пожизненного содержания и иждивения). · Договоры и другие сделки отчуждения недвижимости (купля-продажа, дарение, мена, пожизненное содержание с иждивением, отступное, приватизация, определение долей, раздел имущества и др.).
3. Межевой план
4. Электронный носитель (диск/дискета, который может быть подшит к делу)
5. Протокол проверки документов
6. Решения	· Проекты решений · Решение о постановке на ГКУ · Решения о внесении изменений в ГКН · Решение об исправлении технической и кадастровой ошибки в сведениях ГКН
7. Акт определения кадастровой стоимости ЗУ
8. Кадастровый паспорт или кадастровая выписка о земельном участке

Приложение 7

КАРТА-ЗАМЕСТИТЕЛЬ КАДАСТРОВОГО ДЕЛА

КАДАСТРОВОЕ ДЕЛО ОБЪЕКТА НЕДВИЖИМОСТИ

№ _____________________

Папка _________________________________ (номер папки)

Дата выдачи	Кому выдано Ф. И. О, наименование структурного подразделения	Подпись	Наименование должности лица, выдавшего дело, Ф. И. О

Приложение 8

Проект

Положение о порядке и сроках хранения в филиале ФГБУ «ФКП Росреесра» по Тверской области содержащихся в государственном кадастре недвижимости документов, а также их передачи на постоянное хранение в государственные архивы

I. Общие положения

1. Настоящий Порядок устанавливает правила и сроки хранения в филиале ФГБУ «ФКП Росреесра» по Тверской области содержащихся в государственном кадастре недвижимости документов, а также их передачи на постоянное хранение в государственные архивы.

2. Требования, установленные настоящим Порядком, не распространяются на секретные документы и документы с грифом «для служебного пользования».

3. Положения настоящего Порядка распространяются на документы, содержащиеся в государственном кадастре недвижимости независимо от вида носителя.

4. Документы до их передачи на постоянное хранение в государственные архивы подлежат хранению в архиве ФГБУ «ФКП Росреесра».

5. ФГБУ «ФКП Росреестр» (далее Учреждение) обеспечивают сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов, содержащихся в государственном кадастре недвижимости.

6. В случае утраты документов работник Учреждения немедленно докладывает (в письменном виде) об этом начальнику структурного подразделения Учреждения, в ведении которого находится архивное хранение документов, или лицу, его замещающему. В этом случае проводится служебное расследование в установленном порядке.

7. Если иное не установлено Федеральным законом от 24.07.2007 № 221-ФЗ «О государственном кадастре недвижимости», содержащиеся в государственном кадастре недвижимости (далее - ГКН) документы подлежат постоянному хранению; их уничтожение и изъятие из них каких-либо частей не допускаются.

II. Состав документов

8. В соответствии с настоящим Порядком в архиве Учреждения подлежат хранению следующие документы, содержащиеся в государственном кадастре недвижимости (далее - документы ГКН):

документы, помещенные в кадастровые дела объектов недвижимости, зон с особыми условиями использования территорий, территориальных зон, кадастрового деления, геодезической основы ГКН, картографической основы ГКН, участков Государственной границы Российской Федерации, границ между субъектами Российской Федерации, границ муниципальных образований, границ населенных пунктов (далее - кадастровые дела);

документы, помещенные в учетные дела объектов недвижимости;

документы, помещенные в дела нерассмотренных заявлений;

журналы учета кадастровых номеров кадастровых районов на бумажных носителях;

формы государственных реестров земель кадастровых районов, содержащие сведения о ранее учтенных земельных участках;

дежурные кадастровые карты;

книги учета заявлений, книги учета выданных сведений, ведение которых осуществлялось на бумажных носителях.

9. Документами ГКН, составляющими документы Архивного фонда Российской Федерации (далее - документы архивного фонда), являются:

документы, помещенные в кадастровые дела объектов недвижимости со статусом кадастровых сведений «архивные»;

документы, помещенные в кадастровые дела территориальных зон, зон с особыми условиями использования территорий, границ между субъектами Российской Федерации, границ муниципальных образований, границ населенных пунктов, прекративших свое существование (упраздненных);

журналы учета кадастровых номеров кадастровых районов на бумажных носителях;

закрытые тома книг учета заявлений, книг учета выданных сведений, ведение которых осуществлялось на бумажных носителях.

III. Передача документов ГКН в архив Учреждения

10. В последний рабочий день каждого месяца в архив Учреждения передаются:

кадастровые дела;

учетные дела;

дела нерассмотренных заявлений.

11. Указанные в пункте 10 настоящего Порядка дела передаются в архив Учреждения по описи дел, которая составляется в двух экземплярах.

12. Кадастровые дела, сформированные в филиалах Учреждения, хранятся в архивах указанных филиалов до централизованной передачи дел в архив Учреждения.

13. До передачи указанных в пункте 10 настоящего Порядка дел работником структурного подразделения Учреждения, осуществляющего ведение государственного кадастра недвижимости, работником архива Учреждения предварительно проверяется правильность их формирования и оформления. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел подлежат устранению.

14. Прием указанных в пункте 10 настоящего Порядка дел производится работником архива Учреждения в присутствии работника структурного подразделения Учреждения, осуществляющего ведение государственного кадастра недвижимости, передающего такие дела. На обоих экземплярах описи напротив каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи передавшего и принявшего дела работников.