Совершенствование организации архивного хранения документации государственного кадастра недвижимости (на примере ФГБУ "ФКП Росреесра" по Тверской области)

Рекомендуется в Инструкции по делопроизводству определить:

- принцип формирования дел (централизованное - в Службе делопроизводства или децентрализованное - в структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти);

- место текущего хранения дел (Служба делопроизводства и/или структурные подразделения федерального органа исполнительной власти);

- методическую функцию архива федерального органа исполнительной власти, а при необходимости - и соответствующего федерального архива в вопросах формирования дел;

- срок передачи исполнителем законченного делопроизводством документа в дело (срок передачи документа в дело устанавливается федеральным органом исполнительной власти, но не должен быть более 10 дней);

- работников, осуществляющих формирование дел в структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти;

- работников, определяющих место хранения документа (индекс дела, в которое в соответствии с номенклатурой дел должен быть подшит исполненный документ (комплект документов);

- условия хранения дел в структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти;

- порядок учета дел;

- порядок выдачи дел во временное пользование;

- порядок изъятия документов из дела;

- подразделения (Служба делопроизводства, архив федерального органа исполнительной власти), осуществляющие контроль за правильным формированием дел в структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти, проверки наличия и состояния дел Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах власти : постановление Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 // Собрание законодательства РФ. - 2009. - № 25. - Ст. 3060..

В Инструкции по делопроизводству раскрывается комплекс работ, выполняемых в федеральном органе исполнительной власти в целях подготовки дел к передаче на хранение в архив федерального органа исполнительной власти и на уничтожение.

Рекомендуется в Инструкцию по делопроизводству включить следующие положения:

- для организации и проведения экспертизы ценности документов в федеральном органе исполнительной власти создается постоянно действующая центральная экспертная комиссия и, при необходимости, экспертные комиссии в структурных подразделениях, действующие на основании положений, утверждаемых, соответственно, руководителем федерального органа исполнительной власти или руководителем структурного подразделения;

- экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти работниками, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) под методическим руководством архива;

- при проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив федерального органа исполнительной власти; отбор дел с временными сроками хранения (до 10 лет) и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях, а также выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки, хранения которых истекли;

- отбор документов для постоянного хранения проводится на основании законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел федерального органа исполнительной власти;

- по результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению;

- по завершении делопроизводственного года и по результатам экспертизы ценности документов дела федерального органа исполнительной власти подлежат оформлению в соответствии с правилами оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное хранение;

- оформление дел проводится работниками Службы делопроизводства и работниками, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти, при методической помощи и под контролем архива федерального органа исполнительной власти;

- полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе дела по личному составу, дела временного (до 10 лет) подлежат частичному оформлению;

- полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме; нумерацию листов в деле и составление листа-заверителя дела; составление в необходимых случаях, внутренней описи документов дела; подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

В Инструкции по делопроизводству определяется порядок передачи дел в архив федерального органа исполнительной власти, предусматривающий следующие условия:

- в архив федерального органа исполнительной власти передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу;

- передача документов в архив федерального органа исполнительной власти производится по утвержденным описям дел;

- дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив федерального органа исполнительной власти не ранее чем через год и не позднее чем через 3 года после года, в котором документы были помещены в дело на хранение;

- дела временного хранения (до 10 лет) передаче в архив федерального органа исполнительной власти, как правило, не подлежат (они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке);

- передача дел в архив федерального органа исполнительной власти осуществляется по графику, составленному архивом и согласованному с руководителями структурных подразделений и Службой делопроизводства;

- прием дел производится работником архива федерального органа исполнительной власти в присутствии работника структурного подразделения с проставлением в двух экземплярах описи дел отметок о наличии каждого дела (в конце каждого экземпляра описи указывается количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи работника архива федерального органа исполнительной власти и лица, передавшего дела);

- дела и описи на сдаваемые документы доставляются в архив сотрудниками структурных подразделений с сопроводительным письмом, в котором указывается количество дел и описей, передаваемых в архив (ответственность за сохранность документов при транспортировке и сдачу их в архив несет структурное подразделение, передающее документы) Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах власти : постановление Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 // Собрание законодательства РФ. - 2009. - № 25. - Ст. 3060..

Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение и на уничтожение предусматривает:

- экспертизу ценности документов;

- оформление дел;

- составление описей дел по результатам экспертизы их ценности;

- составление актов на уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения.

Экспертиза ценности документов - одно из основных направлений архивоведения в современный период.

Экспертиза ценности документов это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения - М. : 1998. - С. 5..

Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения срок хранения документов и отбора их на государственное хранение Алексеева, Е.В. Архивоведение / Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева. - М. : Академия, 2009. - С. 87..

Задачи экспертизы ценности документов:

1. Отбор наиболее ценных документов из ведомственных в государственные архивы на государственное (постоянное) хранение и определение профильности документов тому или иному государственному архиву.

2. Определение сроков хранения документов, информация в которых может быть использована в течение какого-то периода времени. В зависимости от установленных сроков хранения такие документы могут быть разделены на две группы:

- для долговременного хранения (например, документы по личному составу со сроками хранения 75 лет или 75 лет минус возраст лица на момент заведения дела);

- для временного хранения.

3. Обеспечение полноты состава архивного фонда путем восполнения утраченных документов, что можно сделать за счет идентичных документов из фондов однородных учреждений, а также выше- или нижестоящих учреждений.

4. Отбор на хранение наиболее информативно емких документов.

Экспертиза ценности документов проводится в три этапа: в делопроизводстве, в ведомственном и государственном архивах.

В делопроизводстве решается проблема определения сроков хранения документов уже при составлении номенклатуры дел, т.е. когда дело еще «не родилось».

В ведомственном архиве происходит выделение из документального фонда учреждения дел для постоянного хранения и подготовка их к сдаче в государственный архив.

Если в учреждении имеются юридически самостоятельные структурные подразделения, то из ценных документов формируют несколько архивных фондов.

Кроме этого отбирают для уничтожения документы временного хранения, срок хранения которых истек. При этом особое внимание должно быть уделено документам, срок хранения которых 75 лет (по личному составу), ведь за каждым из них стоит судьба человека. Все эти важные задачи решаются совместно с комиссией, которая по-научному может называться центральной экспертной комиссией (ЦЭК) или просто экспертной комиссией (ЭК).

В государственном архиве, во-первых, проверяют решение экспертных органов ведомственных архивов и утверждают их и, во-вторых, проводят целевую комплексную экспертизу ценности документов или разбор россыпи документов.

Целевая комплексная экспертиза - это экспертиза, которая проводится в целях выявления дублетности сразу по нескольким фондам:

- вышестоящих и подчиненных одному ведомству учреждений;

- однородных учреждений, действовавших на одной территории (школы одного района);

- лиц, связанных родственными или личными отношениями.

Такой комплексный подход возможно осуществить только в государственном архиве, куда поступают сотни и тысячи фондов разных учреждений.

В результате экспертизы ценности документов выделяются две группы дел:

- дела для постоянного и долговременного (75 лет) хранения;

- дела, предназначенные для уничтожения.

На дела, подлежащие уничтожению, составляется акт; дела для постоянного и долговременного хранения в дальнейшем заносятся в описи.

Акты и описи представляются на рассмотрение соответствующей экспертной комиссии, или экспертно-проверочной комиссии, или центральной экспертно-проверочной комиссии (ЦЭПК).

В соответствии с положением основными задачами ЦЭПК являются:

- определение концепции, принципов и критериев формирования Архивного фонда Российской Федерации, состава документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации;

- рассмотрение вопросов формирования и оптимизации состава Архивного фонда Российской Федерации;

- рассмотрение и принятие решений по научно-методическим и практическим вопросам экспертизы ценности архивных документов и комплектования ими государственных и муниципальных архивов;

- осуществление научно-методического руководства деятельностью экспертно-проверочных комиссий (ЭПК) уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, федеральных государственных архивов, Центральных экспертных комиссий и экспертных комиссий федеральных органов государственной власти, организаций».

В уполномоченных органах исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела создаются экспертно-проверочные комиссии (ЭПК).

ЭПК создана, и действует в Архивном отделе Тверской области. Заседания комиссии проводятся, как правило, один раз в месяц. На заседаниях рассматриваются годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу, номенклатуры дел, положения об архивах, положения об экспертных комиссиях, инструкции по ведению делопроизводства учреждений и другие вопросы.

В учреждениях, организациях и на предприятиях должны создаваться экспертные комиссии (ЭК). Положение об ЭК разрабатывается на основании примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденного приказом Росархива от 19 января 1995 г. № 2 Об утверждении положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия : приказ Росархива от 19 января 1995 г. № 2 // [документ опубликован не был].. ЭК создается приказом руководителя учреждения. В состав комиссии включаются квалифицированные специалисты (не менее 3-5 человек). Обычно в состав ЭК входят работники делопроизводственной службы и заведующий архивом учреждения, специалисты основного профиля деятельности учреждения, экономист или работник бухгалтерии. В состав ЭК может входить и представитель архивного учреждения для контроля и оказания методической помощи в работе ЭК.

Задачами экспертной комиссии являются Основные правила работы архивов организаций. - М. : Росархив, 2002. - С. 5.:

- организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формировании дел;

- организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии их подготовки к архивному хранению;

- организация и проведение отбора и подготовки документов на государственное хранение.

Основными функциями экспертных комиссий являются:

- организует и проводит совместно с делопроизводственной и архивной службами работу по ежегодному отбору документов учреждения для дальнейшего хранения и к уничтожению;

- осуществляет методическое руководство работой по экспертизе ценности документов учреждения и по подготовке их к архивному хранению, по разработке номенклатуры дел;

- дает экспертную оценку проектам нормативно-методических документов по названным вопросам; оказывает содействие и методическую помощь специалистам учреждения по вопросам документоведения и архивоведения;

- рассматривает, принимает решения об одобрении и представляет на утверждение ЭПК госархива, а затем на утверждение руководителя своего учреждения, описи дел постоянного хранения управленческой и специальной документации, перечни проектов, проблем, тем, научно-техническая документация по которым подлежит передаче на госхранение, акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения;

- рассматривает, принимает решения об одобрении и, представляет на согласование ЭПК госархива, а затем на утверждение руководителя своего учреждения - сводную номенклатуру дел учреждения, описи дел по личному составу, акты об утрате или неисправимом повреждении документов постоянного хранения; рассматривает, принимает решения об одобрении и представляет на рассмотрение ЭПК госархива - предложения об изменении сроков хранения категорий документов, установленных перечнем, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнем;

- рассматривает, принимает решения об одобрении и представляет на утверждение руководителя учреждения - акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения, кроме документов со сроками хранения 10 и более лет, о отметкой ЭПК, документов до 1945 года включительно, рассматриваемых ЭПК госархива, акты об утрате или неисправимом повреждении документов по личному составу;

- совместно со службами делопроизводства и кадров проводит для сотрудников учреждения консультации по вопросам работы с документами, участвует в проведении мероприятий по повышению их деловой квалификации.

Остальные экспертные комиссии, основываясь на тех же основных задачах и функциях, расширяют свои полномочия в зависимости от их значимости, в основном за счет контрольно-руководящих функций.

Росархив, как высшая архивная инстанция, организует экспертизу научной и практической ценности документов в пределах Российской Федерации и отбор их на постоянное хранение в составе Архивного фонда РФ в архивах страны Алексеева, Е.В. Архивоведение : учебник / Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева. - М. : Академия, 2009. - С. 101..

В результате деятельности экспертных комиссий составляются следующие документы:

- протоколы их заседаний;

- описи дел постоянного хранения;

- описи дел временного хранения;

- акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

В основе деятельности экспертных комиссий находятся типовые и ведомственные перечни документов - систематизированные списки видов и категорий документов, содержащие нормативные указания о сроках их хранения.

Таким образом, ведомственные архивы являются важной частью архивной системы, поскольку хранят документы, содержащие социально-значимую информацию действующих учреждений, организаций и предприятий. По истечении временного срока хранения эти документы поступают на государственное или муниципальное хранение. Важным этапом для передачи на постоянное хранение является экспертиза ценности документов, осуществляемая экспертными комиссиями.

В заключении главы следует отметить, что архивное дело, как деятельность государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов обеспечивает возможность использования исторического опыта для принятия обоснованных управленческих решений, определения политических, экономических, социальных и иных приоритетов, формирования прогнозов и программ развития общества и государства.

Архивная система Российской Федерации состоит из сети архивных учреждений и архивного законодательства, которое призвано обеспечить целостность и безопасность архивов являющихся, по сути, частью культурного наследия нации.

Архивный фонд Российской Федерации - совокупность документов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значении, отражающих материальную и духовную жизнь народов страны и являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации.

Ведомственные архивы являются важной частью архивной системы, поскольку хранят документы, содержащие социально-значимую информацию действующих учреждений, организаций и предприятий. По истечении временного срока хранения эти документы поступают на государственное или муниципальное хранение. Важным этапом для передачи на постоянное хранение является экспертиза ценности документов, осуществляемая экспертными комиссиями.

Документационное обеспечение управления, вопросы организации системы архивного хранения документов в Российской Федерации регламентируются действующими нормативно-правовыми и методическими документами, важнейшими из которых являются Конституция РФ, Федеральные законы, Типовые инструкции и регламенты, ГОСТы.

ГЛАВА 2. АНАЛИЗ ОРГАНИЗАЦИИ АРХИВНОГО ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТАЦИИ В ФИЛИАЛЕ ФЕДЕРАЛЬНОГО ГОСУДАРСТВЕННОГО БЮДЖЕТНОГО УЧРЕЖДЕНИЯ «ФЕДЕРАЛЬНАЯ КАДАСТРОВАЯ ПАЛАТА РОСРЕЕСТРА» ПО ТВЕРСКОЙ ОБЛАСТИ

2.1 Общая характеристика филиала ФГБУ «ФКП Росреесра» по Тверской области

Филиал ФГБУ «ФКП Росреестра» по Тверской области (именуемое далее «Учреждение») создано на основании приказа Государственного комитета Российской Федерации по земельной политике от 28 декабря 1999 г. № 121 и в соответствии с Указом президента Российской Федерации от 09.03.2004 г. № 314 «О системе и структуре федеральных органов исполнительной власти» и постановлением Правительства Российской Федерации от 19.08.2004 г. № 418 «Об утверждении Положения о Федеральном агентстве кадастра объектов недвижимости» находится в ведении Федерального агентства кадастра объектов недвижимости. О проведении ликвидационных мероприятий в отношении упраздненных Роскартографии и Роснедвижимости : распоряжение Правительства РФ от 31 марта 2009 г. № 409-р (с изм. на 22 июля 2009 г.) // Собрание законодательства РФ. - 2009. - № 14. - Ст. 1738.

Учреждение является государственной некоммерческой организацией. Учреждение в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства РФ, приказами и распоряжениями Минэкономразвития России, Росреестра, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также Уставом Устав федерального государственного учреждения «Земельная кадастровая палата» по Тверской области : приказ Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии от 30 апреля 2004 г. № 52 (с изм. на 10 сентября 2009 г.) // [документ опубликован не был].

Учредителем Учреждения является Российская Федерация.

Полномочия учредителя от имени Российской Федерации осуществляет Федеральная служба государственной регистрации, кадастра и картографии (далее - Учредитель).

Собственником имущества, закрепленного за Учреждением на праве оперативного управления, является Российская Федерация.

Полномочия собственника в отношении указанного имущества осуществляет Федеральное агентство по управлению государственным имуществом (далее - Собственник).

Учреждение отвечает по своим обязательствам всем находящимся у него на праве оперативного управления имуществом, как закрепленным за Учреждением Собственником имущества, так и приобретенным за счет доходов, полученных от приносящей доход деятельности, за исключением особо ценного движимого имущества, закрепленного за Учреждением Собственником этого имущества или приобретенного за счет выделенных Учредителем средств, а также недвижимого имущества,

Собственник имущества Учреждения не несет ответственности по обязательствам Учреждения.

Целью деятельности Учреждения является обеспечение реализации полномочий Росреестра в сфере государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним, государственного кадастрового учета объектов недвижимости, государственного технического учета объектов капитального строительства и государственной кадастровой оценки в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Предметом деятельности Учреждения является осуществление полномочий Росреестра по государственному кадастровому учету объектов недвижимости, ведению государственного кадастра недвижимости, обеспечению ведения государственного технического учета объектов капитального строительства, государственной кадастровой оценке, а также оказание государственных услуг в сфере государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним и государственного кадастрового учета недвижимого имущества.

Учреждение в соответствии со своей целью осуществляет следующие основные виды деятельности:

- ведение государственного кадастра недвижимости;

- государственный кадастровый учет недвижимого имущества;

- предоставление сведений, внесенных в государственный кадастр недвижимости;

- обеспечение ведения государственного технического учета объектов капитального строительства;

- обеспечение предоставления сведений, внесенных в Единый государственный реестр объектов капитального строительства;

- определение кадастровой стоимости вновь учтенных объектов недвижимости и объектов недвижимости, в отношении которых произошло изменение их количественных и (или) качественных характеристик;

- прием документов для проведения государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним и выдачу документов по результатам исполнения указанной государственной услуги, включая ведение книг учета документов;

- прием документов для предоставления сведений, содержащихся в Едином государственном реестре прав на недвижимое имущество и сделок с ним, и выдачу документов по результатам исполнения указанной государственной услуги, включая ведение книг учета документов;

- предоставление сведений, содержащихся в Едином государственном реестре прав на недвижимое имущество и сделок с ним.

В пределах своей компетенции Учреждение обеспечивает:

- информационное взаимодействие с органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления, территориальными органами федеральных органов исполнительной власти;

- защиту государственной тайны, являющейся видом основной деятельности Учреждения;

- защиту сведений, составляющих конфиденциальную информацию, в том числе персональных данных;

- формирование архива документов государственного кадастра недвижимости, документов Единого государственного реестра объектов капитального строительства и ведение в установленном порядке электронного архива кадастровой документации.

Учреждение осуществляет следующие функции:

- ведение государственного кадастра недвижимости;

- государственный кадастровый учет недвижимого имущества;

- предоставление сведений, внесенных в государственный кадастр недвижимости Учредителя.

Государственный кадастровый учет недвижимого имущества включает в себя:

- внесение сведений о ранее учтенных объектах недвижимости;

- постановку на государственный кадастровый учет (далее - кадастровый учет) объектов недвижимости;

- учет изменений объектов недвижимости (в том числе учет части объекта недвижимости и учет адреса правообладателя объекта недвижимости);

- снятие с кадастрового учета объекта недвижимости;

- внесение кадастровых сведений в соответствии с документами, поступающими из органов государственной власти и органов местного самоуправления в порядке информационного взаимодействия при ведении государственного кадастра недвижимости;

- исправление технических и кадастровых ошибок в кадастровых сведениях.

Сведения, внесенные в государственный кадастр недвижимости, предоставляются в виде:

- копии документа, на основании которого сведения об объекте недвижимости внесены в государственный кадастр недвижимости;

- кадастровой выписки об объекте недвижимости (в т.ч. справка о кадастровой стоимости земельного участка);

- кадастрового паспорта объекта недвижимости;

- кадастрового плана территории.

Управление деятельностью Учреждения осуществляет директор, назначаемый на должность и освобождаемый от должности Учредителем. Срок полномочий директора определяется трудовым договором в соответствии с требованиями Трудового кодекса Российской Федерации.

Директор имеет заместителей, которые назначаются на должность и освобождаются от должности директором Учреждения по согласованию с Учредителем.

Организационная структура Учреждения представлена в Приложении 1 Об утверждении структуры управления Федерального государственного учреждения «Земельная кадастровая палата» по Тверской области : приказ ФГУ «Земельная кадастровая палата» по Тверской области от 23 ноября 2009 г. № 114 // [документ опубликован не был].

Организационная структура ФБУ «Земельная кадастровая палата» по Тверской области - линейно-функциональная.

Линейно-функциональная структура управления учреждения состоит из:

- линейных подразделений, осуществляющих в организации основную работу;

- специализированных обслуживающих функциональных подразделений.

Линейные звенья принимают решения, а функциональные подразделения информируют и помогают линейному руководителю в разработке конкретных вопросов и подготовке соответствующих решений, программ, планов для принятия конкретных решений.

Функциональные службы доводят свои решения до исполнителей либо через высшего руководителя, либо (в пределах специальных полномочий) прямо.

В структуру Учреждения входят следующие отделы:

1. Финансово-экономический отдел.

2. Отдела администрирования доходов.

3. Отдел материально-технического снабжения.

4. Юридический отдел.

5. Отдел кадров.

6. Отдел информационных технологий.

7. Отдел инженерно-технического обеспечения и телекоммуникаций.

8. Отдел координации и анализа деятельности.

9. Отдел ввода данных и обработка документов по земельным участкам и по объектам капитального строительства.

10. Отдел кадастрового учета по земельным участкам и объектам капитального строительства.

11. Отдел подготовки сведений по земельным участкам и объектам капитального строительства.

12. Отдела обеспечения ведения кадастра.

Особое место в структуре филиала ФГБУ «ФКП Росреестра» занимают отделы, обеспечивающие документационное управление в учреждении:

1. Административный отдел.

Основные функции отдела:

- ведение делопроизводства, в том числе прием входящей корреспонденции (за исключением документов, поступающих на государственную регистрацию прав, государственный кадастровый учет и заявлений о предоставлении сведений из ЕГРП и ГКН) и регистрация исходящей корреспонденции;

- ведение делопроизводства по документам для служебного пользования;

- регистрация распоряжений и приказов Учреждения;

- подготовка и оформление дел для сдачи в архив Учреждения;

- организация контроля исполнения поручений руководства Учреждения;

- подготовка справок о состоянии исполнительской дисциплины;

- организация приема граждан руководством Учреждения;

- организация работы секретариата руководства;

- обеспечение представительских мероприятий и организация совещаний руководства;

- организация и проведение машинописных, копировально-множительных и стенографических работ.

2. Отдел приема и отправки документов:

Основные функции отдела:

- обеспечение документооборота между отделами взаимодействия с заявителями и структурными подразделениями учреждения, обеспечивающими прием и выдачу документов, и структурными подразделениями Учреждения по вопросам осуществления государственной регистрации прав на объекты недвижимости и сделок с ним, государственного кадастрового учета объектов недвижимости и предоставлении сведений из государственных информационных систем (ЕГРП, ГКН, ЕГРОКС);

- организация документооборота с Управлением Росреестра по Тверской области и его территориальными органами в рамках оказания государственных услуг по осуществлению государственной регистрации прав на объекты недвижимости и сделок с ним и предоставления сведений из Единого государственного реестра прав на объекты недвижимого имущества и сделок с ним (при наличии полномочий);

- аккумулирование документов, поступивших от отделов взаимодействия с заявителями и их передача на обработку и рассмотрение в соответствующие структурные подразделения Учреждения или территориальные органы Управления Росреестра по Тверской области;

- прием подготовленных к выдаче документов от структурных подразделений Учреждения и территориальных органов Управления Росреестра по Тверской области для их передачи в отделы взаимодействия с заявителями.

3. Отдел ведения архива.

Основные функции отдела:

- организация работы архива в соответствии с правилами, требованиями, инструкциями Росархива, разработка и ведение номенклатуры дел ФГУ «Земельная кадастровая палата» по Тверской области, прием законченных делопроизводством дел, ведение учета хранящихся в архиве документов;

- ведение архива кадастровых и учетных дел;

- учет электронных носителей информации и их хранение;

- ведение архивов электронных образов документов;

- формирование заданий на проведение резервного копирования архива в электронном виде;

- обработка запросов на выдачу документов архива, в том числе документов в электронном виде;

- ведение баз метаданных;

- отслеживание работоспособности программного продукта, обеспечивающего ведение архива электронных документов и баз метаданных.

4. Отдел сканирования документов.

Основные функции отдела:

- сканирование документов, поступающих на государственную регистрацию прав и государственный кадастровый учет объектов недвижимости, заявлений о предоставлении сведений из ЕГРП и ГКН;

- создание библиотеки электронных образов документов.

Следует отметить, что 97 % сотрудников ФГБУ «ФКП Росреестра» работают на компьютере, 99 % имеют дело с информацией, поэтому основная деятельность сотрудников учреждения - это информационная деятельность, работа в автоматизированной информационной системе государственного кадастра недвижимости (АИС ГКН).

В АИС ГКН документы поступают трёх видов:

- заявка на постановку на государственный кадастровый учёт (ГКУ) объекта недвижимости (ОН);

- заявка на изменение текущих характеристик ОН;

- заявление на выдачу сведений об ОН, стоящем на ГКУ.

После того, как у гражданина приняли документы на постановку на ГКУ или на изменение текущих характеристик ОН, они заводятся в АИС ГКН в виде заявки. Схема этапов прохождения документов в АИС ГКН в этом случае имеет следующий вид (см. рис. 2.1).

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рис. 2.1 Схема этапов прохождения документов в АИС ГКН

В случае приёма у гражданина заявления на выдачу сведений об ОН, стоящем на ГКУ, схема этапов прохождения документов выглядит немного короче: отсутствует этап «контроль данных», а вместо этапа «ввод данных» присутствует этап «подготовка данных».

На этапе приёма документов самым важным является поиск необходимой информации в документах для заведения заявки (заявления) в АИС, недопущение ошибок. В связи с тем, что пункты приёма документов (для удобства граждан) рассредоточены по нескольким населённым пунктам, документы после приёма сканируются и по каналам связи передаются в региональный центр кадастрового учёта - Кадастровую палату. Сами документы следуют почтой или курьером туда же. Ошибкой, которая в наибольшей степени приводит к задержке обработки документов на этом этапе, является та, при которой заявка (заявление) заводится в АИС ГКН на имя, например, Иванова, а документы берутся от заявителя, например, Петрова. Такая ошибка обнаруживается на этапе ввода данных. В этом случае заявка (заявление) возвращается на переприём (как правило, в Центральном офисе). Поэтому на этапе сканирования документов важным является проверка на наличия таких ошибок (поиск несоответствия).

Этап приёма/выдачи документов является самым напряжённым с психологической точки зрения, так как специалисты этого этапа работают в условиях непрерывного принудительного общения. Для уменьшения психологических и эмоциональных нагрузок рекомендуется делать регулярные (или по мере необходимости в течение дня) замены сотрудников приёма и выдачи документов на сотрудников отдела сканирования документов, рутинная и монотонная работа которых, имеющая минимум общения способствует скорейшему восстановлению после эмоциональных перегрузок. С другой стороны, работа на приёме и выдаче документов полезна всем сотрудникам Кадастровой палаты, чтобы своими глазами видеть к чему приводят ошибки каждого из этапов обработки документов. Этап выдачи документов - это результат работы всего ФГБУ «ФКП Росреестра», позволяет увидеть вклад каждого этапа обработки документов, его необходимость и важность. Кроме того, этап приёма документов очень важен: некоторые ошибки невозможно исправить в дальнейшем и заявки/заявления приходится перепринимать.

Трудность этапа сканирования документов заключается в его рутинности и монотонности. Поэтому выходом из этой ситуации постоянная смена деятельности.

На этапе ввода данных самой трудоёмкой операцией является поиск объекта учёта на карте, поиск соответствия границ земельного участка с соседними участками (отсутствие наложений, пересечений, разрывов).

Этап контроля введённой в АИС ГКН информации заключается в поиске несоответствия введённой информации представленным документам. Этап принятия решения заключается в поиске соответствия подготовленных решений требованиям закона. Этап подготовки выдачи сведений заключается в поиске соответствия между заявленным объектом недвижимости с ОН, находящимся в АИС ГКН.

Традиционным способом распределения работ в архиве кадастровых дел является узкая специализация за каждым из сотрудников (за каждым из сотрудников закрепляется определённый муниципальный район).

На всех этапах прохождения документов кадастрового учёта происходит активное взаимодействие соответствующих отделов с архивом кадастровых дел, в котором осуществляется поиск необходимой информации (в том числе о соседних участках) для постановки объекта на кадастровый учёт.

Самой сложной операцией на этих этапах, определяющей время их выполнения, является поиск информации (в том числе поиск соответствия, поиск несоответствия и др.).

Таким образом, ведущим видом информационной деятельности сотрудников ФГБУ «ФКП Росреестра» на всех этапах кадастрового учёта является поиск информации. Поэтому владение знаниями, умениями, навыками поиска необходимой информации является залогом успешной деятельности специалиста филиала ФГБУ «ФКП Росреестра» по Тверской области.

2.2 Анализ организации архивного хранения документов в филиале ФГБУ «ФКП Росреестра» по Тверской области

В структуре филиала ФГБУ «Федеральной Кадастровой Палаты Росреестра» по Тверской области для формирования, учета и хранения кадастровых дел объектов недвижимости был создан отдел ведения архивов, главной задачей которого является обеспечение хранения документов Государственного земельного кадастра в соответствии с правилами для хранения документов государственного архива, картографогеодезического фонда. Более наглядно этапы подготовки кадастрового дела к архивному хранению представлены на рис. 2.2.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рис. 2.2 Этапы подготовки кадастрового дела к архивному хранению

В соответствии с Приказом Минэкономразвития РФ от 4 февраля 2010 г. № 42 «Об утверждении Порядка ведения государственного кадастра недвижимости» Об утверждении Порядка ведения государственного кадастра недвижимости : приказ Минэкономразвития РФ от 4 февраля 2010 г. № 42 // Российская газета. - 2010. - 9 апреля. в кадастровое дело помещаются документы, на основании которых в государственный кадастр недвижимости внесены сведения об объектах недвижимости (а также о других объектах, сведения о которых вносятся в государственный кадастр недвижимости, - территориальных зонах, зонах с особыми условиями использования территорий, Государственной границе РФ, границах субъектов РФ, геодезической и картографической основе государственного кадастра недвижимости и т.д.).

Кадастровое дело может состоять из нескольких частей, томов. Объем каждой части или тома не должен превышать 250 листов. В кадастровое дело могут включаться документы на бумажном и электронном (машиночитаемом) носителе, обеспечивающем продолжительное хранение информации.

В кадастровое дело могут включаться документы на бумажном и на электронном (машиночитаемом) носителе, обеспечивающем продолжительное хранение информации. Документы в кадастровое дело включаются по мере их поступления в орган кадастрового учета.

В кадастровое дело при его оформлении помещаются:

- обложка дела, реквизиты которой заполняются по установленной форме;

- титульный лист кадастрового дела;

- лист-заверитель, на котором цифрами и прописью указывается количество листов в кадастровом деле, особенности отдельных документов;

- карта-заместитель кадастрового дела, включаемая в кадастровое дело вместо временно изъятого из дела документа либо вместо самого кадастрового дела;

- внутренняя опись документов, помещенных в кадастровое дело, оформляемая на отдельном листе по установленной форме.

На обложке дела указываются: полное и сокращенное наименование органа кадастрового учета; номенклатурный индекс, заголовок и дата кадастрового дела (тома, части); крайние даты документов дела; количество листов в деле (томе, части); срок хранения ("Хранить постоянно") и архивный шифр дела, который состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи.

Обложка дела и лист-заверитель оформляются при подготовке кадастрового дела к архивному хранению Об утверждении Порядка ведения государственного кадастра недвижимости : приказ Минэкономразвития РФ от 4 февраля 2010 г. № 42 // Российская газета. - 2010. - 9 апреля..

Кадастровые дела подлежат вечному хранению, их уничтожение и изъятие не допускается, за исключением кадастровых дел объекта недвижимости с «временным» статусом кадастровых сведений.

При передаче на архивное хранение во внутренней описи кадастрового дела производится итоговая запись, кадастровое дело дополняется обложкой, листом-заверителем, прошивается и скрепляется печатью.

Кадастровые дела группируются по кадастровым районам и кадастровым кварталам (кадастровый квартал может содержать несколько томов кадастровых дел по числу папок, в которых размещены кадастровые дела земельных участков) О государственном кадастре недвижимости: федеральный закон от 24 июля 2007 г. № 221-ФЗ (с изм. на 5 декабря 2011 г.) // Российская газета. - 2007 г. - 1 августа.. Кадастровые дела хранятся соответственно по районам, расположены по порядку (от наименьшего к наибольшему), помещаются в специально отведенных для этого лотках, стоящих в передвижных стеллажах.

Пример кадастрового номера: 69:01:0000015:145

Здесь 69 - округ, 01 - кадастровый район (Андреапольский), 0000015 - это кадастровый квартал, состоящий из 7 цифр, а 145 - номер участка.

Кадастровое дело формируется на основе учетного дела, которое заводится сотрудниками филиала ФГБУ «ФКП Росреестра» по Тверской области после регистрации заявления о проведении государственного кадастрового учета объекта недвижимости.

Учет принятых на хранение кадастровых дел осуществляется при приеме кадастровых дел, которые передаются в архив впервые после осуществления государственного кадастрового учета земельных участков (ЗУ). Формируется регистрационно-контрольная карточка кадастрового дела (РКК) для архивного хранения, которая содержит учетные данные для бумажного дела и данные о размещении бумажных дел.

Далее осуществляется:

- регистрация поступивших на хранение кадастровых дел, вносятся дата поступления дела на хранения в журнале регистрации;

- количество листов в деле, Ф.И.О. сотрудника, принявшего дело;

- учет размещения бумажных кадастровых дел в хранилище (занесение информации о физическом месте хранения).

Вместе с заявлением в учетное дело включаются все необходимые для постановки на кадастровый учет документы.

После регистрации все учетные дела вносятся в реестр передачи документов и вместе с ним поступают в отдел ведения архивов, сотрудники которого на основании учетных дел формируют кадастровые дела.

Подготовкой и формированием кадастровых дел в отделе ведения архивов филиала ФГБУ «ФКП Росреестра» по Тверской области занимаются документоведы. При поступлении учетного дела в отдел ведения архивов документовед регистрирует его в журнале регистрации документов, переданных в отдел ведения архивов для формирования кадастровых дел.

Документы, находящиеся в кадастровом деле группируются и располагаются в определенном порядке.

В одном кадастровом деле может храниться несколько заявлений, которые в таком случае располагаются в обратном хронологическом порядке. Сверху кладется более новая заявка со всеми необходимыми к ней документами, которые также в свою очередь располагаются в порядке.

Учет использования кадастровых дел осуществляется при передаче и возврате кадастровых дел для выполнения технологических процедур ГКУ, в результате которых кадастровые дела дополняются новыми документами или при выдаче кадастровых дел во временное пользование для иных целей. Для этого осуществляются:

- формирование запроса для получения кадастрового дела;

- обработка запроса;

- учет возврата кадастрового дела.

При формировании запроса кадастрового дела указывается причина, по которой запрашивается кадастровое дело. Запрос регистрируется в архиве - ему присваивается номер и проставляется дата приема.

При обработке полученного запроса осуществляются:

Формирование отказа, если выбранное кадастровое дело уже выдано по другому запросу. В соответствии с письмом Роснедвижимости от 4 марта 2008 г. № ВК/0876 «Разъяснения по ведению кадастровых дел» Разъяснения по ведению кадастровых дел : письмо Роснедвижимости от 4 марта 2008 г. № ВК/0876 // Нормирование в строительстве и ЖКХ. - 2008. - № 3. осуществляется при принятии решения об отказе в проведении кадастрового учета, учетное дело закрывается и помещается в архив на хранение.

Формирование карты-заместителя дела и присвоение запросу статуса «Ожидание возврата» в случае выдачи кадастрового дела;

Присвоение запросу статуса «Завершен» в случае возврата кадастрового дела в архив.

Предоставление информации из архива (подготовка информации и выдача результата запроса) осуществляется с целью: поиска и просмотра документов кадастровых дел; получения информации о наличии кадастровых дел и документов; получения статистической информации о количестве запросов кадастровых дел для их использования; предоставления сведений о состоянии возврата кадастровых дел.

Учет передачи закрытых кадастровых/учетных дел осуществляется:

- оформление и передача кадастровых дел на земельные участки;

- прекратившие свое существование, на бессрочное хранение;

- хранение и уничтожение кадастровых дел ЗУ с «аннулированным» статусом кадастровых сведений и учетных дел с отказом по истечении срока в соответствии со статьей 24 Федерального закона от 24 июля 2007 г. № 221- ФЗ «О государственном кадастре недвижимости», орган кадастрового учета обязан аннулировать сведения государственного кадастра недвижимости о земельных участках, имеющих временный характер О государственном кадастре недвижимости: федеральный закон от 24 июля 2007 г. № 221-ФЗ (с изм. на 5 декабря 2011 г.) // Российская газета. - 2007 г. - 1 августа..

При принятии решения об отказе в проведении кадастрового учета учетное дело закрывается и помещается в архив на хранение (см. рис. 2.2.).

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рис. 2.2 Организация архивного хранения учетных дел (отказы и приостановки)

Если в течение трех лет учетное дело, по которому принято решение об отказе в проведении кадастрового учета, не было возобновлено, то такое дело подлежит уничтожению, при котором составляется акт на уничтожение кадастровых дел.

Следует отметить, что, несомненно, важной особенностью хранения документации государственного кадастра недвижимости в филиале ФГБУ «ФКП Росреестра» по Тверской области является то, что вся она составляет государственную тайну.

Государственная тайна - это защищаемые государством сведения в области его военной, внешнеполитической, экономической, разведывательной, контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельности, распространение которых может нанести ущерб безопасности Российской Федерации согласно Закону РФ от 21 июля 1993 г. № 5485-1 «О государственной тайне» О государственной тайне : закон РФ от 21 июля 1993 г. № 5485-1 (с изм. на 8 ноября 2011 г.) // Собрание законодательства РФ. - 1997. - № 41. - Ст. 8220-8235.. Положения Закона обязательны для исполнения на территории Российской Федерации и за ее пределами органами представительной, исполнительной и судебной власти, местного самоуправления, предприятиями, учреждениями и организациями, независимо от их организационно-правовой формы и формы собственности, должностными лицами и гражданами Российской Федерации, взявшими на себя обязательства либо обязанными по своему статусу исполнять требования законодательства Российской Федерации о государственной тайне. Государственную тайну составляют сведения, разглашение (передача, утечка и т. д.) которых может оказать отрицательное воздействие на качественное состояние военно-экономического потенциала страны или повлечь другие тяжкие последствия для обороноспособности, государственной безопасности, экономических и политических интересов страны. Перечень сведений, отнесенных к государственной тайне, утвержден Указом Президента РФ от 30 ноября 1995 г. № 1203 Об утверждении Перечня сведений, отнесенных к государственной тайне : указ Президента РФ от 30 ноября 1995 г. № 1203 (с изм. на 21 сентября 2011 г.) // Собрание законодательства РФ. - 1995. - № 49. - Ст. 4775. в связи с тем, что они являются геопространственными сведениями на территории Российской Федерации и топографической, геодезической, России картографической деятельности.

Таким образом, все кадастровые дела включаются в номенклатуру дел филиала ФГБУ «ФКП Росреестра» по Тверской области и подлежат постоянному хранению. Ведение номенклатуры дел, формирование и оформление кадастровых дел осуществляются сотрудниками отдела ведения архивов с учетом нормативных требований Росархива.

Правильное единое оформление и хранение кадастровых дел играет очень важную роль, так как вопрос постановки на государственный кадастровый учет земельного участка и объекта недвижимости является в настоящее время очень актуальным.

2.3 Проблемы организации хранения документов в филиале ФГБУ «ФКП Росреестра» по Тверской области

Таким образом, рассмотрев и проанализировав организацию хранения документов в филиале ФГБУ «ФКП Росреесра» по Тверской области, были выявлены следующие проблемы.

1. Проблема организации передачи дел на государственное хранение.

В связи с тем, что архив филиале ФГБУ «ФКП Росреесра» по Тверской области является ведомственным, весь объем документов сейчас находится на депозитарном хранении, т.е. долговременном, условия которого должны согласовываться с Федеральной архивной службой. После определенного срока документы должны передаваться на постоянное хранение в государственный архив либо муниципальный архив. С соответствии с пунктом 2 статьи 21 «Передача документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение» Федерального закона от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», документы Архивного фонда Российской Федерации, образовавшиеся в процессе деятельности территориальных органов, федеральных органов государственной власти и федеральных организаций, иных государственных органов Российской Федерации, расположенных на территории субъекта Российской Федерации, могут передаваться в государственные архивы субъекта Российской Федерации на основании договора между органом или организацией, передающими указанные документы, и уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела Об архивном деле в Российской Федерации : федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ (с изм. на 27 июля 2010 г.) // Собрание законодательства РФ. - 2004. - № 3. - Ст. 4169..

Но на практике данный договор отсутствует. Это связано не только с проблемами финансирования, а еще и с тем, что хранение документов изначально производилось неправильно, учетные дела с постоянным и временным сроками хранения находились вместе, по этой причине не производилось своевременное уничтожение учетных дел с временными сроками хранения. Отказы (учетные дела с временными сроками хранения), во многих районах находятся внутри самого кадастрового дела, это серьезное нарушение. Сейчас сотрудники наряду с основной деятельностью, производят постепенное изъятие и отделение дел с временными от дел с постоянными сроками хранения. Предстоит большой объем работы, поскольку архив существует 8 лет, за это время поступило много документации.