Организация и регламентация деятельности службы делопроизводства

Размещено на http://www.allbest.ru

Размещено на http://www.allbest.ru

Содержание

Введение

Глава 1. Организация ДОУ в коммерческих организациях

1.1 Информационно-справочная работа

1.2 Организация контроля над исполнением документов

Глава 2. Характеристика нормативно-правовой и методической базы современного делопроизводства

2.1 Роль и значение современной законодательной и нормативно- правовой базы для обеспечения процессов ДОУ

2.2 Общая характеристика нормативно-правовой базы управления документами

Заключение

Библиографический список

документационный управление информационный делопроизводство

Введение

Актуальность. Необходимой составной частью современного управления является обеспечение высокого уровня делопроизводства. Если в организации (на предприятии) не налажена четкая работа с документами, то ухудшается и самоуправление, поскольку оно зависит от качества и достоверности информации, оперативности ее приема и передачи, правильной постановки справочно-информационной службы, четкой организации поиска, хранения и использования документов.

Известно, что контролирующие органы судят о качестве работы организации в значительной мере по состоянию ее документации, поскольку документация любой организации является ее зеркалом, ее летописью.

Особое внимание к этой сфере обусловлено тем, что переход России к рыночным отношениям, коренным образом изменив характер деятельности предприятий, наполнил новым содержанием и всю их деловую корреспонденцию.

Работа с документацией - основной вид деятельности всех работников аппарата управления, от технических исполнителей до руководителей высшего звена. Без управленческих документов невозможны планирование, финансирование, решение задач бухгалтерского учета и отчетности, кадровое обеспечение и т.п.

Хозяйственная деятельность предприятия, фирмы фиксируется в контрактах, договорах, коммерческой переписке; распорядительная деятельность директора - в приказах, распоряжениях по основным направлениям деятельности и по персоналу; работа ревизионных комиссий - в актах и т.д.

В документах закрепляются производственные отношения как внутри предприятия, так и его отношения с другими предприятиями. Именно документы служат свидетельством того или иного события, факта при возникновении споров с партнерами и при разрешении конфликтов в суде. Именно наличие необходимых документов, оформленных в соответствии с правилами документирования, значительно смягчает напряженность, возникающую при комплексных документальных ревизиях, проводимых аудиторами, а также при проверках со стороны налоговой службы.

Объектом работы является ДОУ в коммерческих организациях.

Предметом - организация и нормативная регламентация ДОУ в коммерческих организациях.

Учитывая, что документирование является лишь средством достижения целей производства, нужно так организовать его, чтобы из средства оно не превратилось в самоцель, не отвлекало работников от выполнения главных задач производства.

Главная цель работы - изучение документооборота в службе делопроизводства.

Исходя из поставленной цели, можно сформулировать следующие задачи:

Рассмотреть документопоток в организациях.

Рассмотреть деятельность службы делопроизводства при работе с документами.

Изучить нормативно- правовую базу для обеспечения процессов ДОУ.

Документационное обеспечение необходимо в любой организации независимо от ее организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности, компетенции и других факторов.

Методами исследования данной работы является:

Использование метода анализа литературы.

Анализ нормативно - правовой документации в документационном обеспечении управления.

Изучение различных документов.

Теоретический анализ архивов.

Степень изученности темы

Существует множество исследований, которые раскрывают различные аспекты данной темы. Каждый автор показывает ситуацию со своей точки зрения. Это позволяет нам взглянуть на полученную информацию с различных сторон, что способствует получению более объективного знания по данному вопросу.

Работа с документами требует специальных знаний и навыков. Документы многообразны. Каждый вид документа - приказ, протокол, устав, письмо, справка и т.д. - имеет особенности оформления, и работа с ними должна быть организованна по определенным правилам.

Глава 1 Организация ДОУ в коммерческих организациях

Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки называется документооборотом ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Рациональной организации документооборота, быстроте и четкости обработки и передачи документов для исполнения всегда уделяется большое внимание. Вся документация учреждения делится на три документопотока:

входящие (поступающие) документы;

исходящие (отправляемые) документы;

внутренние документы.

Количество документов всех потоков за год составит объем документооборота учреждения. Величина документооборота нужна для расчета необходимой численности делопроизводственного персонала, расчета эффективности применения средств механизации и автоматизации делопроизводства Янковская В.Ф Организация движения внутренних документов (на примере движения распорядительных документов) // Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2010. - № 12.- с.20.. Существуют три основные формы организации работы с документами: централизованная, децентрализованная и смешанная. Централизованная форма организации документооборота применяется в учреждениях с небольшим документооборотом; при децентрализованной форме работы с документами все операции выполняются в структурных подразделениях учреждения; смешанная форма работы с документами используется в крупных объединениях (учреждениях) со сложной структурой и большим объемом документооборота. При такой форме часть операций по работе с документами (прием, отправка, контроль, исполнение) берет на себя канцелярия, а остальные операции (регистрация, формирование дел, текущее хранение и т.д.) выполняют структурные подразделения.

В технологической цепочке обработки и движения документов можно выделить следующие этапы:

- прием и первичная обработка документов;

- предварительное рассмотрение и распределение документов;

- регистрация документов;

- контроль за исполнением;

- информационно-справочная работа;

- исполнение документов и отправка Янковская В.Ф. Правила организации документооборота // Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2011. - № 7.-с.12..

1.1 Информационно-справочная работа

Одна из главных целей регистрации - создание базы данных о документах организации. На основе этого банка данных можно за несколько минут определить:

- у кого, где и в какой стадии работы находится любой документ;

- в каких документах можно найти информацию по конкретному вопросу.

Справочная картотека составляется из регистрационных карточек. Разделителями в справочной картотеке будут названия структурных подразделений или направления деятельности в организации. Внутри этих разделов удобнее всего размещать карточки по алфавиту корреспондентов или вопросов деятельности (товаров, изделий, услуг и т.д.). Отдельно ведется картотека обращений граждан (предложений, заявлений, жалоб). Отдельная картотека по тематическому признаку заводится на законодательные, нормативные и распорядительные документы.

Значительно расширяет возможности информационно-справочного обслуживания автоматизированная система регистрации. Современные системы управления базами данных (СУБД) позволяют составлять запросы и получать ответы по любой комбинации данных, включенных в регистрационную карточку документа.

Аналогично осуществляется и поиск самих документов. Поиск может осуществляться по любому признаку (полю), заполненному в регистрационной карточке: входящий номер документа, дата поступления документа, вид документа, корреспондент, территория, исполнитель документа, исходящий номер документа, дата отправления документа и т.д. Соответствующие значения полей либо вводятся с клавиатуры либо (для классифицируемых значений) выбираются из соответствующего списка (вид документа, исполнитель и т.п.) Документооборот в организации: практ. Пособие / Н.Н. Анодина. - 3-е изд., перераб. и доп. - М.: Издательство «Омега-Л», 2009.-с.103..

Справка может выдаваться:

по конкретному документу (где находится, стадия подготовки,
результат исполнения, место хранения);

теме или содержанию (конкретный документ, группа документов);

корреспонденту (конкретный документ, все документы автора, все документы автора по определенному вопросу, все документы автора за определенный период);

региону, стране, области, городу.

Поиск может выполняться по неисполненным документам, исполненным документам (имеющим дату исполнения и отметку о помещении в дело), по всей оперативной базе данных (документы текущего делопроизводственного года), а также при необходимости - по архивной базе данных (документы предшествующих лет).

Обработка и отправка исходящих документов проводится службой документационного обеспечения управления (ДОУ), или секретарем-референтом (секретарем), или экспедицией (экспедитором).

Получив документ к отправке, проверяют правильность его оформления:

- наличие подписи;

- наличие даты (если ее нет на отправляемом документе, то проставляют);

- наличие заголовка;

- правильность адресации;

- наличие адреса, если документ предназначен разовому корреспонденту;

- наличие всех листов в документе и указанных приложений.

В последние годы с развитием передачи документов по телефонным каналам связи (факс, электронная почта) количество корреспонденции, пересылаемой традиционными почтовыми отправлениями, постоянно уменьшается.

Передача информации с использованием электронной почты значительно сокращает время на передачу и повышает надежность доставки.

Однако не следует забывать, что при передаче документов по электронной почте возникает несколько проблем: удостоверение достоверности подписи, применение специальной программы «электронной подписи» и заключение специального соглашения об авторизации с каждым корреспондентом А.B. Непогода, П.А. Семченко Делопроизводство в организации (подготовка, оформление и ведение документации) - М.: Издательство «Омега-Л», 2008.-с.56..

Обработка исходящих документов состоит из следующих операций:

составление проекта исходящего документа;

визирование проекта документа;

проверка правильности оформления проекта документа;

подписание документа руководителем;

регистрация документа (журнал, Рк, персональный компьютер);

* проставление номера на документе;

проверка правильности адресации;

отправка документа адресату;

подшивка второго экземпляра (копии) в дело.

1.2 Организация контроля над исполнением документов

Контроль за исполнением порученного задания является одной из функций управления. Можно выделить контроль по существу решения вопроса и контроль за сроками исполнения задания.

Контроль по существу выполнения поручения, решения вопроса осуществляет руководитель (учреждения или отдела) или специально уполномоченные лица. Контроль по существу - это оценка, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос.

Контроль за сроками исполнения документов ведет секретарь или служба документационного обеспечения управления. Сроковый контроль можно разделить на текущий и предупредительный.

Ведение контроля требует знания несложных методов, приемов и наличия технических средств.

Все документы, требующие исполнения и ответа, должны быть поставлены на контроль Документооборот в организации: практ. Пособие / Н.Н. Анодина. - 3-е изд., перераб. и доп. - М.: Издательство «Омега-Л», 2009.- с.107..

Форма контроля выбирается исходя из возможностей учреждения - это может быть ручная сроковая картотека, но сегодня все чаще используется автоматизированная система контроля исполнения документов.

Сроковая картотека. Для ведения контроля в ручном режиме используются регистрационные карточки и картотечный ящик с 32 подвижными (картонными или пластмассовыми) разделителями. Тридцать один разделитель - это числа месяца (31 день). За 32-й разделитель ставят карточки на документы, срок исполнения которых падает на следующий месяц. В последних числах месяца (за 2-3 дня) эти карточки будут расставлены по числам нового месяца. Перед первым разделителем помещают карточки с просроченным сроком исполнения. Они находятся здесь до тех пор, пока не будет указан новый, продленный срок исполнения.

Зарегистрировав полностью документы, секретарь расставляет карточки по срокам исполнения, т.е. ставит каждую карточку на то число, на которое документ должен быть исполнен. На отдельные карточки выписываются и все пункты распорядительных документов. В произвольной форме можно записывать на карточку и устные поручения руководства.

Таким образом, используя сроковую картотеку, секретарь легко может узнать, что и на какой день должно быть исполнено.

Помимо текущего контроля секретарь должен вести предупредительный контроль. Для этого он берет карточки на задания, срок исполнения которых истекает через три дня, и предупреждает об этом каждого исполнителя.

Документ считается исполненным в том случае, когда полностью выполнены поставленные в документе или указанные в резолюции задания. Если в процессе решения вопроса документ передавался от одного исполнителя к другому, это также фиксируется на оборотной стороне карточки.

После снятия документа с контроля контрольная карточка вынимается из сроковой картотеки и переставляется в справочную. Контроль за сроками исполнения должен вестись в каждом структурном подразделении Документооборот в организации: практ. Пособие / Н.Н. Анодина. - 3-е изд., перераб. и доп. - М.: Издательство «Омега-Л», 2009.- с.107..

Наиболее рациональным является сегодня автоматизированный контроль за исполнением документов, который ведется на ПЭВМ. Специальные программы позволяют выводить на экран списки документов, исполнение которых истекает в определенный срок.

В процессе деятельности фирмы, учреждения, предприятия получают и создают большое количество документов.

Быстрый поиск и использование таких документов возможны лишь при четкой их классификации. Простейшей классификацией документов является группировка документов в дела.

Специальным классификационным справочником, определяющим порядок распределения документов в дела, служит номенклатура дел.

Номенклатура дел - это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Иначе говоря, номенклатура дел - это простейший классификатор, позволяющий быстро разложить документы по папкам (делам) для оперативного их поиска в случае надобности А.B. Непогода, П.А. Семченко Делопроизводство в организации (подготовка, оформление и ведение документации) - М.: Издательство «Омега-Л», 2008..

Каждая организация обязана иметь свою конкретную (индивидуальную) номенклатуру дел. Разработка конкретных номенклатур дел начинает проводиться в учреждениях в IV квартале с тем, чтобы она была завершена не позднее декабря, и с января следующего года ее можно было бы ввести в действие.

Широкое распространение получили типовые и примерные номенклатуры дел, которые составляются для однородных по характеру деятельности организаций. Они позволяют установить единую систему формирования дел, унифицировать заголовки дел однородных документов, установить для них единые сроки хранения. Основные правила работы архивов организаций указывают, что типовая номенклатура дел устанавливает типовой состав дел, заводимых в делопроизводстве определенной категории организаций, единую индексацию этих дел в отрасли (системе) и являются нормативным документом Основные правила работы архивов организаций М.,2002.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов и носит рекомендательный характер А.B. Непогода, П.А. Семченко Делопроизводство в организации (подготовка, оформление и ведение документации) - М.: Издательство «Омега-Л», 2008.- с. 63..

Приступая к составлению номенклатуры дел, необходимо знать требования к ней, предъявляемые нормативно-методическими документами - Государственной системой документационного обеспечения управления. Основными правилами архивов организаций - изучить методические материалы при их разработке. Используются также положение об учреждении или его структурном подразделении, штатное расписание, перспективные и текущие планы, описи дел постоянного и временного хранения. Но главным источником при составлении номенклатуры являются совокупность документов, как полученных извне, так и созданных в процессе деятельности подразделения.

Номенклатура дел составляется по унифицированной форме (рис. 1).

Название раздела
Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части) и номер статьи по перечню	Примечания
01-03	Устав фирмы		Пост., ст. 37
01-04	Положения о структурных подразделениях		Пост., ст. 38
01-05	Штатное расписание		Пост., ст. 52

Рис. 1 Форма номенклатуры дел

В первой графе проставляется индекс дела, включенного в номенклатуру. Он состоит из двух частей - обозначения структурного подразделения и порядкового номера дела в пределах структурного подразделения. В конце каждого раздела номенклатуры оставляют резервные порядковые номера для заведения в структурном подразделении дополнительных непредусмотренных заранее дел, если такие появятся в течение года.

Во вторую графу вносятся названия заголовков дел. В течение года под одним названием, в зависимости от количества документов, может быть сформировано дело в нескольких томах. Для их учета в конце года заполняется третья графа. В четвертой графе указывается срок хранения дела со ссылкой на номер статьи перечня документальных материалов (типового или ведомственного), в соответствии с которым срок установлен. Если дело формируется из документов, сроки хранения которых не предусмотрены перечнями, сроки их хранения согласовываются с архивом и экспертной комиссией (ЭК) учреждения Документооборот в организации: практ. Пособие / Н.Н. Анодина. - 3-е изд., перераб. и доп. - М.: Издательство «Омега-Л», 2009. - с. 113..

Пятая графа заполняется в течение года в том случае, если надо сделать отметки об уничтожении дел, о передаче дел в архив, незавершенных делах; делах, переходящих на следующий год, и т.п.

Офисные системы также должны обеспечивать эффективное выполнение следующих функций:

ввод, подготовка и редактирование документов;

регистрация документов;

совместная работа над документами;

контроль исполнения документов;

создание баз данных (хранение документов);

прием и пересылка документов;

систематизация документов, формирование дел;

подготовка к хранению и архивное хранение дел.

Глава 2 Характеристика нормативно-правовой и методической базы современного делопроизводства

2.1 Роль и значение современной законодательной и нормативно- правовой базы для обеспечения процессов ДОУ

Организация работы с документами затрагивается во многих нормативных правовых и методических документах. Поэтому в каждой организации в службе ДОУ должна быть нормативная правовая, методическая и справочная информация, относящаяся к работе с документами.

Роль и значение нормативно - правовой базы значительно увеличилась в последние годы. Деловое документное общение на всех уровнях стало осуществляться по единым общепринятым правилам. Работа с документами, независимо от организационно-правовой формы, строится на основе законодательных и нормативно-методических актов, касающихся вопросов документирования и работы организаций Янковская В.Ф. Правила организации документооборота // Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2011. - № 7. - с. 13..

В настоящее время в Российской Федерации действует ряд общегосударственных нормативно-правовых актов, регламентирующих общие правила подготовки, оформления и организации работы с документами. Нормативно-методические документы по документационному обеспечению управления разрабатываются различными органами государственной власти и управления в соответствии с их компетенцией.

Первый, основополагающий закон нашей страны, - это Конституция Российской Федерации. С точки зрения документоведения ее значение состоит в том, что Конституция РФ устанавливает субординацию нормативных правовых актов. Статья 15 Конституции РФ указывает, что Законы и иные правовые акты, принимаемые в Российской Федерации, не должны противоречить Конституции Российской Федерации.

Другим главным источником является закон - это нормативный акт, принятый в особом порядке органом законодательной власти или референдумом, выражающий волю народа, обладающий наибольшей после Конституции юридической силой и регулирующий социально значимые, типичные и устойчивые общественные отношения Ермолаева А.В. Виды правовых актов органов государственной власти субъекта федерации и их основная характеристика // Делопроизводитель. - 2009. - № 1. - с. 12..

Нормативно-правовая база делопроизводства - это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности учреждения, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты. Она регулирует правила оформления документов; правила работы с документами; обеспечение сохранности документов; порядок передачи документов на архивное хранение; работу службы делопроизводства; внедрение новых информационных технологий в работе с документами; работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа; юридические аспекты, связанные с документами, и другие вопросы.

Нормативно-правовая база делопроизводства включает в себя:

-Конституцию РФ;

-международные договора (регулируют конституционные по своему характеру отношения и при условии их ратификации в РФ, при вступлении в действие имеют приоритет по сравнению с законом);

-законодательные акты Российской Федерации в сфере информатизации и документации;

-указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Председателя Правительства РФ, регламентирующие вопросы документационного обеспечения на федеральном уровне;

-правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.) как общеотраслевого, так и ведомственного характера;

-правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов РФ и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства;

-правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству учреждений, организаций и предприятий Парова Л.М. Документирование управленческой деятельности: Учебное пособие, 2-е изд., стереотип. - М.: МГИУ, 2008. - с. 78.;

-государственные стандарты на документацию;

-унифицированные системы документации;

-общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

-государственная система документационного обеспечения управления, основные требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ);

-нормативные документы по организации управленческого труда и охране труда;

-нормативные документы по организации архивного хранения документов;

-законодательные акты субъектов Российской Федерации и правовые акты, принимаемые органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации.

Все они должны учитываться при организации делопроизводства, прежде всего органами представительной и исполнительной власти субъектов Федерации, а также организациями, учреждениями и предприятиями, действующими на их территории Бобылева М.П. Вопросы анализа документооборота организации в условиях использования автоматизированных систем // Делопроизводитель. - 2009. - № 8. - с. 21. .

2.2 Общая характеристика нормативно-правовой базы управления документами

В первую очередь надо дать определение понятию документ - это зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или частным лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности. При этом важнейшей характеристикой документа является - идентифицируемость, обеспечиваемая наличием соответствующих реквизитов.

Документы необходимы для:

-осуществления эффективной и упорядоченной деятельности организации, подразумевающей необходимую ответственность;

-формирования и документального фиксирования организационных и управленческих решений;

-обеспечения согласованности управленческой и административной деятельности;

-обеспечение непрерывности деятельности организации в условиях чрезвычайных ситуаций;

-соблюдение требований нормативно - правовых актов, регулирующих сферу деятельности организации во всех ее проявлениях.

Законодательно установлено, что документы и массивы документов, являются объектами физических, юридических лиц, государства и защищаются законом наряду с другими ресурсами. Кроме того, документирование информации-это обязательное условие включения ее в информационные ресурсы. Для непрерывного осуществления деятельности, соблюдения требований нормативно-правовых актов и необходимой подотчетности организации, необходимо создавать аутентичные, достоверные и пригодные для использования документы, а так же защищать их целостность в течение требуемого времени.

Документ имеет содержание, контекст и структуру.

Содержание - фактическая информация документа, фиксирующая факты, решения, деятельность.

Структура - это внешний вид и расположение частей содержания.

Контекст - это содержащаяся в документе или сопровождающая его информация.

Описание упомянутых компонентов документа осуществляется в виде так называемых метаданных, которые также содержат данные, связанные с управлением документами. Различают метаданные о: самом документе; принципах и правилах управленческой деятельности; лицах, участвующих в процессе документационного обеспечения управления; управленческой деятельности и ее процессах; процессах документационного обеспечения управления.

Управление документами - определяется как область деятельности, включающая эффективный и систематический контроль создания, получения, сохранения, использования и отбора документов, в том числе процессы включения в систему и сохранения доказательств и информации о деловой и управленческой деятельности организации Еремченко В.А. Проблемы государственного регулирования документационного обеспечения управления // Делопроизводитель. - 2008. - № 7. - с. 26..

К управлению документами относятся:

-принятие основных организационных положений, направлений развития и стандартов в сфере управления документами;

-распределение ответственности и полномочий по управлению документами;

-установление и распределение детальных процедур и руководящих указаний по управлению документами;

-проектирование, внедрение и администрирование специализированных систем для управления документами;

-интегрирование управления документами в управленческие системы и процессы.

Стратегия управления документами основывается на разработке и принятии основных организационных положений, направлений развития и стандартов, процедур и практики. Основные организационные положения, направления развития, стандарты, процедуры и практика управления документами должны быть приняты на самом высоком уровне принятия управленческих решений М.B. Кирсанова Современное делопроизводство: Учебное пособие, 4-е изд., - М-Новосибирск: ИНФРА-М - Сибирское соглашение, 2008. - с. 129. .

Система управления документами должна реализовывать следующие функции:

-включение документов в систему управления документами;

-регистрацию;

-классификацию;

-доступ и защиту;

-хранение и обеспечение сохранности документов;

-использование документов, контроль их движения и использования;

-экспертизу ценности документов;

-отбор документов на хранение или уничтожение.

Осуществление деятельности по управлению документами должно основываться на определенной нормативно-правовой базе. Она включает различные правовые и нормативные акты, принятые законодательными и исполнительными органами государственной власти федерального уровня; государственные и международные стандарты; межведомственные и ведомственные, методические материалы.

Правовой акт - официальный письменный документ или действие, исходящие от уполномоченных органов государственной власти или местного самоуправления, которыми устанавливаются определенные правила поведения участников общественных отношений

Нормативно правовой акт - письменный официальный документ, принятый правотворческим органом в пределах его компетенции и направленный на установление, изменение или отмену правовых норм. В Российской Федерации и ее субъектах, нормативно-правовые акты издаются в форме конституций, уставов, федеральных конституционных законов, федеральных законов, законов, кодексов, указов президентов, постановлений правительств, распоряжений глав.

Правовая норма - общеобязательное государственное предписание постоянного или временного характера, рассчитанное на многократное применение.

Устав - установленный государством свод правил, регулирующих:

-правовой статус государственного образования - устав субъекта РФ, устав муниципального образования;

-правовой статус международной организации - форма или составная часть международного договора;

-правовой статус конкретных юридических лиц - учредительный документ.

Федеральный закон - нормативно - правовой акт, принятый в рамках установленной процедуры Государственной Думы, одобренный Советом Федерации и подписанный Президентом РФ, по вопросам исключительного ведения Российской Федерации или по вопросам совместного ведения РФ и ее субъектов, обязательный для всех, имеющий верховенство и прямое действие на всей территории РФ Янковская В.Ф. Правила организации документооборота // Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2011. - № 7. - с. 15. .

Федеральный конституционный закон - федеральный закон, принятый по вопросам, предусмотренным Конституцией РФ, квалифицированным большинством голосов членов Федерального Собрания.

Кодекс - "собрание законов", сводный законодательный акт, в котором объединяются и систематизируются нормы, регулирующие сходные, однородные общественные отношения.

Подзаконный акт - правовой акт органа государственной власти, имеющий более низкую юридическую силу, чем закон, принимается на основании и во исполнение законов.

Указ - собственное название наиболее важных актов, издаваемых главой государства. Он не должен противоречить Конституции и законам данного государства.

Постановление - правовой акт ряда органов и должностных лиц. В форме постановлений принимают акты по вопросам своего ведения Совет Федерации и Государственная Дума Федерального Собрания РФ, Правительство РФ.

Распоряжение - один из видов подзаконных актов (Президента РФ, Правительства РФ, министерств и ведомств), акт органа власти или управления, изданный в рамках его компетенции и имеющий обязательную силу для физических и юридических лиц, которым распоряжение адресовано.

Приказ - правовой документ, принимаемый правомочным на то должностным лицом в порядке осуществления единоначалия Еремченко В.А. Проблемы государственного регулирования документационного обеспечения управления // Делопроизводитель. - 2008. - № 7. - с. 25-30..

Правила - форма нормативно - правового акта, которым устанавливаются процедурные нормы, определяющие порядок осуществления какого - либо рода деятельности.

Инструкция - подзаконный акт, издаваемый министерствами, другими центральными и местными органами государственного управления в пределах их компетенции на основании и во исполнении законов, указов, постановлений и распоряжений Правительства РФ, актов вышестоящих органов государственного управления; собрание правил, регламентирующих производственно - техническую деятельность Парова Л.М. Документирование управленческой деятельности: Учебное пособие, 2-е изд., стереотип. - М.: МГИУ, 2008. - с. 95. .

Нормы права, предписывающие, обязывающие, запрещающие и иные, регламентирующие сферу управления документами, являются частью информационного права - системы охраняемых силой государства социальных норм и отношений, возникающих при осуществлении процессов сбора, накопления, регистрации, передачи, поиска, хранения, выдачи и защиты документной информации.

Заключение

Обработка и систематизация больших массивов документов - неотъемлемые элементы деятельности любой организации (учреждения, предприятия). Четко налаженное делопроизводство, организованное в соответствии с действующим законодательством и отвечающее требованиям стандартов и инструкций, которые регламентируют работу с документами, многократно повышает эффективность управления и обеспечивает защиту коммерческих интересов.

Документационное обеспечение необходимо в любой организации независимо от ее организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности, компетенции и других факторов.

В современных условиях значительного роста объема информации, увеличения номенклатуры выпускаемых изделий, расширения международных экономических и культурных связей роль организации процесса создания и оформления документов, а также контроля за их исполнением значительно возросла. Повысилась значимость единого составления документов и работы с ними, возросла необходимость составления на предприятиях специальных инструкций по делопроизводству, обязательного ознакомления с ними всех сотрудников.

Учитывая, что документирование является лишь средством достижения целей производства, нужно так организовать его, чтобы из средства оно не превратилось в самоцель, не отвлекало работников от выполнения главных задач производства.

Вместе с тем недопустимо преуменьшение роли документирования, поскольку от работы с документами в значительной степени зависят оперативность и надежность управления, культура работы управленческого аппарата, организация труда на предприятии. Важнейшими задачами делопроизводства являются отражение производственной деятельности, рациональное использование документов в целях повышения эффективности управленческой деятельности.

Несмотря на большую работу по формированию нормативно-правовой и нормативно-методической базы российского делопроизводства в последние годы, еще продолжает оставаться актуальным ее дальнейшее совершенствование.

Многовековая история российского делопроизводства свидетельствует о том, что еще не было такого периода, в которой на высшем уровне предпринималось столько бы последовательных действий по организации российского делопроизводства и приведению его в соответствие мировым стандартам. Об этом свидетельствует принятие в начале 21 века целого комплекса Федеральных законов, Правительственных регламентов, кодексов, ГОСТов, инструкций, положений и т.д.

Еще раз подчеркну, что такая тенденция, безусловно, позитивно сказалась на российском делопроизводстве, на повышении его роли в информационном обеспечении государственного управления. Вместе с тем следует отметить, что такая активная законодательная инициатива, как нам кажется, не всегда носила только позитивный характер. Дело в том, что некоторые нормативные акты не в полной мере согласуются друг с другом. Так, например: в главном официальном издании - "Российской газете" публикуются документы, оформленные не всегда в соответствии с имеющимися нормативно-правовыми актами.

Таким образом, со всей очевидностью следует говорить о необходимости всеобъемлющего похода за новыми знаниями в сфере делопроизводства всеми заинтересованными лицами. В противном случае велика опасность того, что документационное обеспечение управления в организациях может отстать от требований современности со всеми вытекающими из этого негативными последствиями.

Библиографический список

Нормативно-правовые акты

1.Об информации, информатизации и защите информации: Федеральный закон Российской Федерации от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ

2.ГОСТ Р 6.30-2003. УСД. Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М.: Госстандарт России, 2009.

3. ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения". - М.: Госстандарт России, 1998.

Учебники и справочная литература

А.B. Непогода, П.А. Семченко Делопроизводство в организации (подготовка, оформление и ведение документации) - М.: Издательство «Омега-Л», 2008.

Баласанян В. Автоматизация делопроизводства и документооборота в России: введение в проблему // Рынок ценных бумаг. 2008. - №16. с. 80-81.

Баласанян В. Концепция системы автоматизации отечественного документооборота // Открытые системы. - 2007. - № 12. - с. 42-44.

Бейдер А., Кэйв Р. О некоторых подходах к управлению документами // Открытые системы. - 2008. - № 3. - с. 4-15.

Бобылева М.П. Вопросы анализа документооборота организации в условиях использования автоматизированных систем // Делопроизводитель. - 2009. - № 8. - с. 13-16.

Делопроизводство: образцы документов с комментариями / Е.А. Лопатникова. - 6-е изд., испр. - М.: Издательство «Омега-Л», 2009.

Делопроизводство. Документационное обеспечение управления / Ю.А. Панасенко - 2-е изд., испр. - М.: РИОР, 2009.

Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технологии работы. Более 120 документов: - 2-е изд., перераб. и доп. / В.В. Галахов, И. К. Корнеев, Г. Н. Ксандопуло- М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2009. - с. 456

Документооборот в организации: практ. Пособие / Н.Н. Анодина. - 3-е изд., перераб. и доп. - М.: Издательство «Омега-Л», 2009.

Еремченко В.А. Проблемы государственного регулирования документационного обеспечения управления // Делопроизводитель. - 2008. - № 7. - с. 25-30.

Ермолаева А.В. Виды правовых актов органов государственной власти субъекта федерации и их основная характеристика // Делопроизводитель. - 2009. - № 1. - с. 9-12.

Ларьков, Н. С. Документоведение / Н. С. Ларьков, - М.: АСТ: Восток-Запад, 2006. - с. 427

М.B. Кирсанова Современное делопроизводство: Учебное пособие, 4-е изд., - М-Новосибирск: ИНФРА-М - Сибирское соглашение, 2008.

Парова Л.М. Документирование управленческой деятельности: Учебное пособие, 2-е изд., стереотип. - М.: МГИУ, 2008.

Раздорожный А.А. Документирование управленческой деятельности: Учебное пособие. - М.: ИНФРА-М, 2009.

Рогожин, М. Ю. Документационное обеспечение управления / М. Ю. Рогожин, - М.: РДЛ, 2009.

Храмцовская Н.А. За сохранность документов организации первые лица ответят личным имуществом!//Делопроизводство и документооборот на предприятии. - 2011. - № 7. - С.66-78.

Храмцовская Н.А. Новые Правила делопроизводства: пристальный взгляд специалиста//Делопроизводство и документооборот на предприятии. - 2010. - № 8.

Янковская В.Ф. Правила организации документооборота // Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2011. - № 7.

Размещено на Allbest.ru