Влияние унификации документов на систему делопроизводства

Однако наряду с направлением на разработку единой системы делопроизводства в этот же период предпринимаются попытки регулировать делопроизводство путем нормативных актов разного уровня.

Постановлением Совета Министров РСФСР от 30.09.1961 г. "О мерах по улучшению делопроизводства в учреждениях и организациях РСФСР" была утверждена Примерная инструкция о делопроизводстве для учреждений и организаций РСФСР. Она явилась основой для разработки учреждениями РФ своих инструкций по делопроизводству.

Главное архивное управление при Совете Министров СССР в 1963 г. утвердило "Основные правила постановки документальной части делопроизводства и архивов учреждений, организаций, предприятий СССР", повлиявшие на единообразие в организации делопроизводства и архива в учреждениях страны.

Разработка Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД) началась после выхода постановления Совета Министров СССР от 25.07.1963 г. "О мерах по улучшению архивного дела в СССР". Постановление подчеркнуло связь делопроизводства и архива. Разработка основных разделов ЕГСД поручалась Главному архивному управлению, в рамках которого в 1966 г. был создан Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД).

Открытие факультета государственного делопроизводства в МГИАИ и создание ВНИИДАД позволило совершить качественный скачок в области подготовки кадров и разработки теоретических основ делопроизводства. ВНИИДАД разрабатывал ее нормативно-методическую базу, ФГД готовил специалистов для работы с документами. Тесное сотрудничество МГИАИ и ВНИИДАД дало значительный эффект в развитии отечественного делопроизводства уже в 1970--80-е гг. Начались систематические, целенаправленные исследования теоретических и методических проблем документоведения, находившие воплощение в конкретных прикладных разработках общегосударственного характера.

Важнейшей из них стала Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД), одобренная Комитетом по науке и технике СССР в сентябре 1973 г. Отсутствие на этом нормативном документе грифа утверждения постановлением правительства практически лишило ее официального статуса, но не снизило высокого теоретического уровня и методического значения.

Основные положения ЕГСД -- это научно упорядоченный комплекс правил, нормативов, рекомендаций, определивших и регламентировавших организацию делопроизводственных процессов в учреждениях, организациях, предприятиях СССР. Ее главная цель -- усовершенствовать на единой основе организацию делопроизводства путем внедрения единых форм и методов работы с документами. ЕГСД устанавливала правила документирования управленческой деятельности (которые распространялись только на организационно-распорядительные документы), содержала рекомендации по организации работы с документами, определяла основы организации труда делопроизводственного персонала и механизации делопроизводственных процессов. Впервые за годы советской власти была создана комплексная система делопроизводства, носившая общегосударственный характер.

В 1988 г. руководство Главархива СССР утвердило ее вторую редакцию, названную Единая государственная система документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ). Положения ЕГСДОУ распространялись на все системы документации, включая документы, создаваемые средствами вычислительной техники и микрографии.

С 1970-х гг. начинается разработка целого ряда прикладных исследований, связанных с документированием управленческой деятельности и работой с документами в управленческом аппарате. Прежде всего следует отметить развитие процессов унификации и стандартизации состава и правил оформления управленческой документации.

В 1972 г. были введены в действие первые стандарты на организационно-распорядительную документацию (ОРД): ГОСТ 6.38-72 "Система организационно-распорядительной документации. Основные положения" и ГОСТ 6.39-72 "Система организационно-распорядительной документации. Формуляр-образец". Стандарты на ОРД установили состав реквизитов, правила их оформления и расположения, требования к бланкам, к текстам документов и документам, изготавливаемым с помощью печатающих устройств.

Тогда же установлена и единая терминология, применяемая в делопроизводстве и архивном деле. Толкование терминов стало однозначным с введением ГОСТ 16487-70 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения". Он был переработан в 1983 и 1998 гг.

Центральным бюро нормативов по труду при Министерстве труда и социальных вопросов СССР началась разработка нормирования труда работников делопроизводства. Разрабатывались нормативы времени на делопроизводственные операции, машинописные, стенографические работы, которые использовались для установления норм выработки и расчета количественного состава работников делопроизводственной службы.

Большую роль для систематизации документов в текущем делопроизводстве, экспертизы их научной и практической ценности, подготовки и передачи документов в ведомственный архив сыграли "Основные правила работы ведомственных архивов", изданные в 1986 г. Правила содержат методику организации хранения документов в делопроизводстве, работы архива организаций.

Продолжалась работа Главархива СССР над созданием типовых перечней.

С 1970-х гг. в управление стали внедрять средства вычислительной техники, и в этой связи возникли планы создания Автоматизированных систем управления (АСУ) и Общегосударственной системы сбора и обработки информации для учета планирования и управления народным хозяйством (ОГАС). Воплощение этих идей потребовало разработки унифицированных систем документации (УСД), представляющих собой комплексы взаимоувязанных документов, созданных по единым правилам и требованиям, содержащих информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. В основу их разработки был положен единый методологический подход, закрепленный в ГОСТ 6.10.1-75 "Унифицированные системы документации. Основные положения" (переработан в 1988 г.). Значительную роль в установлении единой терминологии в области унификации сыграл ГОСТ 6.10.2-83 "Унифицированные системы документации. Термины и определения".

Внедрение в управление средств вычислительной техники привело к необходимости установления юридической силы документов на машинном носителе. Первым нормативно-техническим документом, закрепившим правила удостоверения электронных документов, стал ГОСТ 6.10.4-84 "Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники".

Полный перечень УСД дан в Общесоюзном классификаторе управленческой документации (ОКУД), изданном в 1983 г. Каждая УСД, включенная в ОКУД, содержала наименования унифицированных форм документов, вошедших в систему документации, ее кодовое обозначение. Наличие кодов обеспечивало автоматизированную обработку данных, содержащихся в формах конкретных УСД. Наряду с ОКУД был разработан ряд классификаторов, необходимых как средство информационного обеспечения в областях экономики, финансов, внешнеэкономической деятельности и др. В их числе Общесоюзный классификатор предприятий и организаций (ОКПО), Общесоюзный классификатор специальностей по образованию (ОКСО), Общесоюзный классификатор продукции (ОКП) и др.

В состав УСД вошла Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД), включающая три государственных стандарта, Альбом унифицированных форм документов, Методические указания по их применению.

Характеризуя период советского делопроизводства, следует отметить:

· формирование системы советского делопроизводства начинается в первые годы советской власти. Преобразования затрагивают в основном вопросы документирования;

· в 1920-х-- начале 1930-х гг. в рамках движения за научную организацию труда делаются попытки поставить делопроизводство на научную основу. Однако общегосударственные правила работы с документами так и не были приняты;

· в 1960-е гг. прослеживается стремление придать делопроизводству общегосударственный характер путем разработки единых правил и норм в работе с документами, подготовки специалистов в области делопроизводства, оптимизации делопроизводственных процессов через внедрение средств механизации;

· качественный перелом в развитии советского делопроизводства начинается в 1970-е гг. с созданием ЕГСД, государственных стандартов, УСД, разработкой целого ряда документов по упорядочению делопроизводственных процессов. Этот процесс активно развивается и в 1980-е гг. Делопроизводство в этот период носит общегосударственный характер и представляет систему, охватывающую как документирование, так и организацию работы с документами в государственных учреждениях, организациях, предприятиях, а также вопросы организации службы документационного обеспечения управления, их механизацию и автоматизацию. Развитие делопроизводства в 1970--80-е гг. явилось основой для развития современного делопроизводства в организациях Российской Федерации.

Заметным явлением в истории делопроизводства 70-80-х. гг. стало издание ГОСТов на управленческие документы (ГОСТ 6.38-72 и ГОСТ 6.39-72 и др.), общесоюзных классификаторов Общероссийского классификатора управленческой документации (ОКУД), Общероссийского классификатора предприятий и организаций (ОКПО), Общесоюзный классификатор отраслей народного хозяйства (ОКОНХ) и др. технико-экономической (а позднее и социальной) информации, унифицированных систем документации (УСД) и серии государственных стандартов на эти унифицированные системы. Значение некоторых ГОСТов появилось в полной мере позднее в 90-х гг. Внедрение указанных материалов в практику управления значительно улучшило оформление документации, рационализировало процедуры поиска, учета и хранения разнообразной информации, подготовило почву для автоматизации управленческих функций.

Особенно остро отставание нашей страны выявилось в 80-90 гг., когда теоретические разработки в области кибернетики, математических методов управления, информатики и технической элементарной базы привели к широкой информатизации общественно-политической и экономической жизни промышленно развитых стран Запада, внедрению в реальную управленческую деятельность новых технологий, к разработке концепции "бумажного офиса". Это отнюдь не умоляет достижений отечественной науки в области управления, НОТ, документоведения, в разработке комплекса теоретических и прикладных проблем - создание системы стандартов по документации, Единой государственной системы документации (ЕГСД), общесоюзных классификаторов, унифицированных систем документации, рекомендации НИИ труда по нормированию и оптимизации деятельности управленческих работников.

В 1993 г. издан Общероссийский классификатор управленческой документации, в который включены наименования форм документов, унифицированных систем, адаптированных к современным условиям, и Основные положения по велению системы классификаторов и УСД. Поскольку в новой редакции Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) была изменена концепция подхода к определению структуры и штатной численности сотрудников служб документационного обеспечения управления, Государственным комитетом, а позднее Министерством труда выпущены типовые и укрупненные нормативы времени и выработки по подготовке типовых и творческих документов по всем основным этапам их обработки: от сверки текстов и подбора экземпляров до завершения исполнения и оформления дел для архивного хранения. К сожалению, с начала 1980-х гг. не одна унифицированная система документации не была издана массовым тиражом, что значительно затрудняет их внедрение. Получившие весьма широкое распространение компьютерные программы подготовки документов имеют, как правило, в своем составе комплекты шаблонов документов, адаптированные на русский язык, и полностью игнорируют отечественные нормативы и традиции в области создания и оформления документов.

В 2003 г. был издан ГОСТ РФ Р 6.30-2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

Заключение

В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо совершенствование работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. Совершенствование управления производственно-хозяйственными системами, повышение уровня организации и эффективности управленческого труда во многом зависит от того, насколько рационально поставлено в учреждениях и на предприятиях делопроизводство и насколько профессионально ведется документация, гарантируется успех управленческой деятельности в целом.

Значение делопроизводственного обслуживания как одной из важнейших сфер деятельности определяется рядом факторов и прежде всего его универсальностью. Основу информационной среды любого предприятия, организации или учреждения составляют документы, созданные как "традиционным" рукописным, машинописным, типографическим способом, так и полученные с использованием компьютерных технологий. Содержащаяся в них информация будет обладать юридической силой и может быть использована только при совершении ряда обязательных делопроизводственных операций. В правильной организации делопроизводства заложена основа сохранности и эффективного использования документной информации в будущем.

Оправдавшие себя на практике рациональные формы и методы создания и обработки документов могут быть доведены до уровня общей нормы лишь при условии, что все участвующие в процессах создания, обработки и использования документов и документной информации будут достаточно точно поддерживаться в своей деятельности этих единых правил и норм делопроизводства.

Создание унифицированных систем документации рассматривается как один из эффективнейших способов совершенствования ДОУ. Объектом унификации принято считать документы и системы документации. Однако унификация затрагивает, по мнению исследователей затрагивает вопросы их функционирования и приемы работы с ними. Следовательно, объектом унификации можно считать документационное обеспечение управления в целом.

Роль унификации не исчерпывается созданием унифицированных документов. Ее целям служит и разработка нормативных и методических материалов (ЕГСД, стандартов, инструкций и т.д.)

Во второй главе работы мы рассматриваем унификацию документов в историческом аспекте.

Исторически человек всегда стремился унифицировать приемы труда и разнообразить предметы деятельности. Влияние внешних факторов (дефицит времени и материалов) вынуждает человека унифицировать управленческий документ ( предмет труда в сфере управления).

Исследователи давно обратили внимание на исконное стремление деловых бумаг к единообразию. Так, Д.С.Лихачев отмечал шаблонные выражения в документах ХIV-ХV вв.

Возникшее как "канцелярский обычай" применение единообразных приемов, их повторяемость затем вылились в создание специальных сборников документов (называемых "формулярами" или "титулярниками"), содержащих образцы, которым было необходимо следовать при подготовке документов. Реформа в области письмоводства, проводившаяся в начале 19 века, потребовала унифицировать состав реквизитов и структуру текста документов, чтобы с наименьшей затратой времени знакомиться с его содержанием, как можно скорее распределять документы по назначению, т.е. унификация способствовала ускорению делопроизводственного процесса.

В дальнейшем унификация развивалась как система воздействия на форму документа через письмовники, риторики, пособия и руководства по делопроизводству, как ведомственная регламентация актов создания документа, как нормативное регулирование систем документации.

В 20-е гг. ХХ века работы по унификации проводились в русле стандартизации документов. Целенаправленно унификация документов развернулась с начала 70-х гг. и продолжается до настоящего времени.

Список использованной литературы

Источники

1. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: Госстандарт России, 1998.

2. ГОСТ РФ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.- М., 2003.

3. ГОСТ 16487-83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М., Издательство стандартов, 1983.

4. ГОСТ 6.10.4-84. Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения. - М., Издательство стандартов, 1984.

5. ГОСТ Р 1.5-92. Государственная система стандартизации Российской Федерации. Общие требования к построению, изложению, оформлению. -М.- 1992.

6. ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М., Издательство стандартов. 1997.

7. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения: Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М., ВНИИДАД, 1991.

8. ГСС РФ Стандарты. Общие требования к построению, изложению, оформлению, содержанию и обозначению.

Литература

9. Андреева, В.И. Делопроизводство. Требования к документообороту фирмы (на основе ГОСТов РФ)/ В.И.Андреева.- М., 1996.

10. Архипова, Т.Г. Письмовники 19 века как руководство к составлению деловых писем и бумаг/ Т.Г.Архипова.- Секретарское дело.- 1997.- № 3

11. Вараева, А.В. Влияние результатов регламентации делопроизводства на ускорение процесса решения дел в Военном и морском министерствах России 19-20 вв./А.В.Вараева// Унификация систем документации: история, современное состояние, перспективы.- Главархив СССР, ВНИИДАД.- М., 1989.- С.109-106.

12. Виноградова, Т.В. Регулирование документообразования и унификация документов местных органов власти и управления в первой половине 19 века / Т.В. Виноградова.- Секретарское дело.- 1997.- № 3.

13. Делопроизводство и основные нормативные требования к документам. М.: Изд-во "Юридический колледж МГУ", 1994. - 85 с.

14. Делопроизводство: справ. пособие.- Омск: Фирма "ЛЕО", 1995. - 56 с.

15. Додонова, М.И. Использование методов унификации в совершенствовании документационных процессов/ М.И.Додонова// Унификация систем документации: история, современное состояние, перспективы.- Главархив СССР, ВНИИДАД.- М., 1989.- С.35-41.

16. Документы и делопроизводство: справ. пособие/ Т.В. Кузнецова, М.Т. Лихачев, А.Л. Райхцаум; Сост.: М.Т. Лихачев.- М.: Экономика, 1991.- 271 с.

17. Емышева, Е.М. Генеральный регламент - начало законодательного регулирования системы регулирования системы организации управления и делопроизводства/ Е.М.Емышева// Делопроизводство.- 2003.- № 1.-С.103-110.

18. Ерошкин, Н. П. История государственных учреждений дореволюционной России/ Н.П.Ерошкин. - М.: Высшая школа, 1983.

19. Зиновьева, Н.Б. Документоведение: учеб.-метод пособие/ Н.Б.Зиновьева.- М.: Профиздат, 2001.- 208 с.

20. Илюшенко, М.П. История делопроизводства в дореволюционной России / М.П.Илюшенко.- М.: РГГУ, 1993

21. Илюшенко, М.П., Документоведение. Документ и системы документации: учеб.пособие/ М.П.Илюшенко, Т.В.Кузнецова, Я.З.Лившиц. - М., 1977.

22. Илюшенко, М.П., Формуляр документа: учеб. пособие/ М.П.Илюшенко, Т.В. Кузнецова - М., 1966.

23. История делопроизводства в СССР/ под ред. Я.З.Лившица, В.А.Цикулина.- М.: МГИАИ, 1974.-134 с.

24. Карцева, Л.В. Руководить эффективно: учеб. пособие / Л.В.Карцева.- Казань.- ФГОУ, 2003.- 117с.

25. Кирсанова, М.В. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления/ М.В.Кирсанова, Ю.М.Аксенов. - М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2001.

26. Кокорев, В.И. Унификация документов управления/ В.И.Кокорев.- М., 1979.

27. Конькова, А.Ю. Письмовники XIX века как руководство к составлению деловых писем и бумаг / А.Ю.Конькова // Секретарское дело.- 1997.- № 3.- С. 105-113.

28. Кудряев, В.А. Организация работы с документами/ В.А. Кудряев.- М.: ИНФРА-М, 1998.

29. Кузнецова, Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления).- М.: ЗАО "Бизнес-школа Интел-синтез".- 2002.- 208 с.

30. Кушнаренко, Н.Н. Документоведение/ Н.Н.Кушнаренко.- Киев.: Знание, 2000.- 460 с.

31. Ларин, М.В. Проблемы совершенствования документационного обеспечения управления в современных условиях/ М.В.Ларин // Экономика и жизнь.- 1999.- №4.- С. 56-59.

32. Ларин, М.В. Унификация документов в ведомствах: опыт 1920 гг. /М.В.Ларин// Унификация систем документации: история, современное состояние, перспективы.- Главархив СССР, ВНИИДАД.- М., 1989.- С.79-89.

33. Лысенко, Н.А. Документирование управленческой деятельности на предприятии: делопроизводство и корреспонденция: учеб. пособие / Н.А.Лысенко, Б.Ю.Сербиновский, С.Н.Цветкова.- Ростов н/Д: МарТ, 2002.-272с.

34. Митяев, К.Г. История и организация делопроизводства в СССР: учеб. пособие. -M., 1959.

35. Мосягина, О.В. Современные требования к формированию и оформлению дел/ О.В.Мосягина, Е.М. Емышева // Секретарское дело.- 1996.- №4.- С. 32-36.

36. Общероссийский классификатор управленческой документации. - М., Издательство стандартов, 1994.

37. Овчинникова, Н.В. Правила составления и оформления служебных документов/ Н.В.Овчинникова.- М.: Дело ЛТД.- 2001.

38. Организация работы с документами: учебник/ В.А. Кудряев и др. - М.: ИНФРА-М, 1998- 575 с.

39. Охотский, Е.В. Делопроизводство в системе государственной службы: учеб.-практ. пособие / Е.В.Охотский.- М.: РАГС, 2000.

40. Пшенко, А.В. Документационное обеспечение управления (Делопроизводство)/ А.В.Пшенко.- М.: Форум: ИНФРА-М, 2003.-256 с.

41. Санкина, Л.В. Совершенствование форм управленческих документов на основе стандартизации и унификации (1917-1982): автореф. дисс. … канд ист. наук/ Л.В.Санкина.- М., 1983.

42. Сокова, А.Н. История унификации и стандартизации документов в СССР (1917 -1970 гг.): автореф. дисс. … канд ист. наук/ А.Н.Сокова.- М., 1971.- 16 с.

43. Сотов, П.В. Делопроизводство: образцы документов: инструкции, ГОСТы/ П.В.Сотов, А.Н. Тихомиров.- М.: Проспект, 2000.- 80 с.

44. Стенюков, М.В. Справочник по делопроизводству/ М.В.Стенюков.- М.: ПРИОР, 1997 - 188 с.

45. Стенюков, М.В. Документы и делопроизводство/ М.В.Стенюков.- М.: ПРИОР, 2000.- 114 с.

46. Терешин, В.И. Ориентир - документ/ В.И.Терешин// Библиотека.- 1996.- №1.

47. Унификация систем документации: история, современное состояние, перспективы.- Главархив СССР, ВНИИДАД.- М., 1989.- 185 с.

48. Чуковенков, А. Ю. Правила оформления документов. Комментарий к ГОСТ Р 6.30-2003 / А.Ю.Чуковенков, В. Ф. Янковая.- М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2004.

49. Шмидт, C.O. Документы делопроизводства правительственных учреждений России ХVI-ХУП вв.: учеб. пособие / С.О.Шмидт, С.Е. Князьков. - М., 1985.

50. Янковая, В.Ф. Русские письмовники конца 18 - начала 20 века как система образцовых текстов/ В.Ф.Янковая// Унификация систем документации: история, современное состояние, перспективы.- Главархив СССР, ВНИИДАД.- М., 1989.- С.59-72.

51. Янковая, В.Ф. Русское делопроизводство в сборниках образцов документов конца 18 - начала 20 века / В.Ф.Янковая // Советские архивы.- 1989.- № 4.- С. 25-31.

52. Янковая, В.Ф. Терминология документационного обеспечения управления (ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения) / В.Ф.Янковая // Делопроизводство.-1999.- №1.- С.41-46.

Размещено на Allbest.ru