Создание документов
Современная организация делопроизводства и методы классификации документов. Значение регистрации бумаг как способа придания им юридической силы, фиксирования факта их создания, отправления или получения. Контроль над сроками исполнения документов.
| Рубрика | Менеджмент и трудовые отношения |
| Вид | курсовая работа |
| Язык | русский |
| Дата добавления | 11.02.2012 |
| Размер файла | 32,9 K |
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Размещено на http://www.allbest.ru/
Содержание
- Введение
- Глава 1. Понятие, значение и виды контроля за исполнением документов
- 1.1 Основные принципы организации контроля исполнения
- 1.2 Формы организации контроля за исполнением документов
- 1.3 Контроль за сроками исполнения документов
- Заключение
- Список источников и литературы
Введение
Документы, в современном их понимании, появились скорее всего с возникновением первых государств.
Появление документов связывают с возникновением потребности в сохранении информации о гражданах, их имуществе, уплате налогов, сохранения информации о наиболее важных событиях государственной жизни, управлении людьми вне расстояния прямой видимости или доступности.
Несколько тысячелетий развития документооборота выработали ряд определенных правил в создании , распространении обработке документов. Жизнь современного человека полна различными документами, еще большее значение они имеют для организаций и государственных служб.
Сегодня документы создаются не только с помощью рукописи, но и с помощью технических средств. Более того, активно развивается направление документооборота без применения жестких материальных носителей - так называемый электронный документооборот.
Известна проблема достоверности того или иного документа. То есть получатель документа должен быть уверен, что информация изложенная в документе не искажена и исходит от конкретного лица и документ имеет юридическое значение. Для решения этой проблемы используют различные средства от криптографии до придания документам специальных реквизитов.
Проблемы создания документов и придания им юридической силы изучались, кроме уже названных, такими учеными как: Плешкевич Е.А., Лопатникова Е.А., Смирнова Е. Архипова Т.Г., Татарников М.А. Медушевская О.М. , Фарсобин В.В.
Таким образом актуальным является изучение вопроса создания и придания документам юридической силы .
Цель работы - изучение вопросов создания и придания документам юридической силы. Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
-изучить литературу по теме исследования;
-выделить основные способы классификации документов;
-проанализировать механизм регистрации документов;
-перечислить методы легализации документов;
-выделить особенности легализации внутренних документов организаций;
-осветить особенности электронного документооборота;
-сделать выводы.
1. Основы документооборота, создание и работа с документами
1.1 Происхождение классификация документов
Современная организация делопроизводства начинается с классификации документов по заданным признакам.
По средствам фиксации все документы в организациях можно подразделить на следующие группы:
- письменные -- документы рукописные и машинописные, а также изготовленные на множительных аппаратах и изданные типографским способом. В общем документообороте они составляют примерно 95% всех документов;
- графические -- чертежи, схемы, планы, карты, графики, рисунки и т. п. Большое преимущество этих документов в том, что они наглядны и доступны для любого специалиста, не владеющего иностранным языком, поэтому находят все большее применение в народном хозяйстве;
- фотокинодокументы -- разновидность документов, которые дают возможность запечатлеть те объекты или процессы, фиксация которых с помощью других средств была бы затруднительной, а иногда и невозможной.
По видам деятельности независимо от средств фиксации все документы принято разделять на три большие группы:
- организационно-распорядительные;
- по финансово-расчетным операциям;
- по снабжению и сбыту.
Организационно-распорядительные документы имеют исключительно важное значение. В них отражены вопросы общего руководства предприятием и его производственной деятельностью. Эти документы составляются работниками всех подразделений предприятия. Документы по организации учета и отчетности составляют непосредственно работники отдела учета. Документы по финансово-расчетным операциям составляют в основном работники финансового отдела и бухгалтерии. Правильно составленные документы по финансово-расчетным операциям способствуют рациональному использованию денежных средств.
Документы по снабжению и сбыту составляют преимущественно работники планового отдела, отделов материально-технического снабжения и сбыта, а также работники учета.
Документы классифицируют и по наименованиям. Однако изучать документацию предприятий лучше не по наименованиям, потому что структура и особенно их содержание, несмотря на общие наименования, могут быть различными.
По месту составления документы подразделяются на:
- внутренние, составленные работниками данного предприятия;
- внешние, поступающие от других предприятий и лиц.
По юридической силе документы классифицируются на:
- подлинные, которые выдаются уполномоченными работниками организации с соблюдением всех правил;
- подложные, содержание или реквизиты которых не соответствуют действительности.
1.2 Регистрация документов
Регистрация документов - важная составляющая организации работы с документами. Основная цель регистрации - придание документу юридической силы. Помимо этого регистрация позволяет обеспечить учет, контроль и возможность поиска документов, используемых в управленческой деятельности учреждения. При соблюдении правил регистрации делопроизводственная служба быстро наводит справки о местонахождении документов на любой стадии работы с ними.
Значение регистрации документов заключается также в том, что присвоение документу регистрационного номера (индекса) фиксирует факт его создания, отправления или получения, а значит, как уже указывалось, придает документу юридическую силу, и организация, создавшая, получившая или отправившая документ, становится ответственной за него.
Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации: поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц (обращения граждан). Регистрируются все документы независимо от способа их изготовления - как традиционные машинописные (рукописные) документы, так и создаваемые с помощью новейших информационных технологий.
Существует также категория нерегистрируемых документов. Делопроизводственная служба должна самостоятельно составить перечень таких документов и приложить его к инструкции по делопроизводству.
Составляя перечень нерегистрируемых документов, нужно знать, что некоторые из них вообще не регистрируются (это, как правило, поздравительные письма, приглашения, рекламная продукция и т.д.). Однако часть входящих документов регистрируют не в службе ДОУ, а в структурных подразделениях, куда они передаются для исполнения. Например, расчетно-денежная и бухгалтерская документация регистрируется в бухгалтерии, плановая - в плановом отделе и т.д.
Иными словами, в перечень нерегистрируемых документов включают те, которые не регистрирует служба ДОУ или секретарь. Хотя в практике работы ряда организаций регистрируют и те документы, которые передают в бухгалтерию, плановый отдел, отдел снабжения и т.д. Этот факт необходимо зафиксировать в инструкции по делопроизводству. Такая регистрация позволяет создать службе ДОУ единый банк данных о документах организации, но в этом случае увеличивается нагрузка на работников службы ДОУ.
Основной принцип регистрации - однократность. Это означает, что документы должны регистрироваться один раз: входящие - в день поступления, внутренние и исходящие - в день подписания или утверждения. Если зарегистрированный документ передается из одного структурного подразделения в другое, повторно его не регистрируют.
В крупных организациях регистрация документов в основном проводится децентрализованно - в местах их создания и исполнения. Например, документация, фиксирующая деятельность организации по материально-техническому снабжению, регистрируется в управлении (отделе) снабжения; протоколы, постановления (решения) коллегии, распорядительные документы по основной деятельности, письма на имя руководства и ответы на них - в делопроизводственной службе. В таких случаях места регистрации документов должны быть зафиксированы в Инструкции по делопроизводству. В небольших организациях регистрация ведется в канцелярии, а если ее нет - все документы регистрирует секретарь.
Регистрация осуществляется в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора, содержания. Например, следует отдельно регистрировать приказы, поступившие из вышестоящих организаций, приказы по основной деятельности и приказы по личному составу, создаваемые в организации, акты ревизии финансово-хозяйственной деятельности, бухгалтерские сводки, заявки на материально-техническое снабжение и др.
Порядковые регистрационные номера присваиваются документам каждой группы в течение календарного года.
Секретарь должен знать особенности регистрации организационных документов, номенклатуры дел, совместных документов.
К организационным документам, как известно, относятся положение о структурных подразделениях, должностные инструкции, инструкции, правила, создаваемые внутри организаций. Все перечисленные документы оформляются на общих бланках, на которых после даты проставляют порядковый (регистрационный) номер созданного документа.
Входящие и создаваемые документы регистрируются отдельно.
Если организация получает и отправляет факсограммы, их рекомендуется регистрировать в журналах входящих и исходящих факсограмм независимо от наименования вида документа.
Индекс регистрируемого документа включает порядковый регистрационный номер, который, исходя из задач поиска документов в организации, может дополняться индексами дел по номенклатуре дел, по классификаторам корреспондентов, исполнителей и др. Организация вправе самостоятельно решать вопрос о составляющих частях индекса документа, а также последовательность их расположения. Составные части индекса могут быть расположены в следующей последовательности:
- порядковый регистрационный номер;
- индекс по номенклатуре дел;
- индекс по используемому классификатору.
При формировании индекса его составные части отделяются друг от друга косой чертой, например: № 12/03-21/18.
Косой чертой разделяются также регистрационные номера разных организаций в регистрационном номере документа, составленного совместно двумя и более организациями.
Обращения граждан регистрируются с включением первой буквы фамилии заявителя в регистрационный номер.
Формы регистрации документов
В настоящее время используют существует три формы регистрации:
- журнальная;
- карточная;
- электронная.
Журнальная регистрация. Журнальную регистрацию целесообразно применять, когда количество обрабатываемых документов невелико (500-600 документов в год или 15-20 в день). Ее отличительной особенностью является то, что запись сведений о документах ведется в хронологической последовательности.
Журнал регистрации представляет собой книгу, каждая страница которой разделена на графы, где содержатся сведения о зарегистрированных документах. Количество граф определяется организацией.
Карточная регистрация. Карточная форма регистрации стала активно внедряться в делопроизводство советских учреждений после издания ЕГСД. Все входящие и создаваемые документы регистрируются на карточках. Карточки изготавливаются из плотной бумаги, как правило, формата А5 (148х210) или А6 (105х148). Карточка включает графы, куда вносятся реквизиты, необходимые и достаточные для фиксации информации о документе.
Для достижения информационной совместимости регистрационных данных и создания условий перехода к автоматизированной регистрации ГСДОУ установлен обязательный состав реквизитов, помещаемых на карточке:
- автор документа;
- название вида документа;
- дата документа;
- индекс документа (дата и индекс поступления документа) - для документов, поступающих в организацию;
- заголовок документа или его краткое содержание;
-резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
- срок исполнения;
- отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу), дата фактического исполнения и индекс документа-ответа;
- номер дела по номенклатуре дел.
Организациям предоставлено право при необходимости увеличить состав реквизитов карточки, включая в нее следующие графы:
- исполнители;
- расписка исполнителя в получении документа;
- ход исполнения;
- приложения и др.
Состав и расположение реквизитов карточки обязательно должны быть указаны в Инструкции по делопроизводству.
Электронная регистрация. Организации, использующие компьютерные программы по делопроизводству, регистрируют документы на электронных карточках, т.е. карточках, которые выводятся на экран компьютера.
Форма электронной карточки аналогична традиционной РКК, порядок ее заполнения такой же, только набор осуществляется при помощи клавиатуры.
Если в организации создана единая локальная компьютерная сеть, регистрация ведется в структурных подразделениях, а база данных создается автоматически.
делопроизводство документ регистрация контроль
2. Легализация документов
2.1 Общие вопросы легализации документов
Легализация документов - это придание им юридической силы. Легализация производится путем придания документу ряда реквизитов.
Обязательный состав реквизитов, который придает создаваемым документам юридическую силу:
1. Автор документа (наименование организации, учреждения, предприятия с указанием ведомственной принадлежности или организационно-правовой формы). Альтернативой может быть печать документа на фирменном бланке. На некоторых документах дополнительно указывается город, в котором данный документ был издан.
2. Название документа (приказ, положение и т.д.).
3. Дата создания документа, его утверждения, вступления в силу.
4. Регистрационный индекс (номер) данного документа в соответствии с принятой в компании системой регистрации.
5. Текст (содержание), по сути точно соответствующего его названию.
6. Подпись руководителя организации или уполномоченного им ответственного лица. Подпись руководителя может быть проставлена в нескольких видах, в частности:
6.1. Прямая подпись (как под приказами в унифицированных формах - с указанием должности, расшифровки подписи и самой подписи).
6.2. Прямой гриф утверждения за подписью руководителя (или уполномоченного на то должностного лица) данной организации. Гриф утверждения проставляется на верхней заголовочной части документа с правой стороны.
6.3. Косвенный гриф утверждения, опосредованный, например, через утверждение приказом. Такой гриф проставляется, как правило, также на верхней заголовочной части документа с правой стороны (как в унифицированной форме Т-3 - Штатном расписании).
6.4. В виде резолюции руководителя, например, на заявлении работника. Резолюция обязательно должна содержать четыре составные части: получателя резолюции, само распорядительное действие или указание, подпись руководителя и дату простановки резолюции. Резолюция проставляется, как правило, от руки в любом свободном месте документа, но обычно в верхней его части.
7. Визы согласования для тех видов документов, которые без таких виз не будут иметь полной юридической силы. Например, визы согласования с первичным профсоюзным органом, учет мнения представительного органа, согласование с юристом, с главным бухгалтером и т.д. Документы, требующие согласования, определяются требованиями текущего законодательства, унифицированными формами и внутренними локальными нормативными актами самой организации, в частности инструкцией по делопроизводству или положениями по отделам и т.д (в случае их наличия). Виза согласования может быть в следующих видах:
7.1. Указание на документ, который подтверждает согласование (унифицированная форма Т-7). Гриф согласования проставляется, как правило, в нижней оформляющей части с левой стороны.
7.2. Указание формулировки, подтверждающей согласование, должность лица или лиц, с которыми производилось согласование, подпись / подписи, их расшифровки и даты согласования. Виза согласования проставляется, как правило, в нижней оформляющей части документа либо на любом свободном месте.
8. Визы ознакомления должны стоять под всеми кадровыми приказами и другими документами, которые по сути своей должны быть донесены до определенного круга работников. Данный реквизит включает в себя также собственноручное проставление даты ознакомления сотрудниками под подписываемым документом. Виза ознакомления проставляется в нижней оформляющей части документа по центру или с левой стороны.
Список же всех возможных реквизитов документа регламентируется ГОСТом 6.30-97 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов":
- Государственный герб Российской Федерации;
- Герб субъекта Российской Федерации;
- эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
- код организации;
- код формы документа;
- наименование организации;
- справочные данные об организации;
- наименование вида документа;
- дата документа;
- регистрационный номер документа;
- ссылка на регистрационный номер документа;
- место составления или издания документа;
- гриф ограничения доступа к документу;
- адресат;
- гриф утверждения документа;
- резолюция;
- заголовок к тексту;
- отметка о контроле;
- текст документа;
- отметка о наличии приложения;
- подпись;
- гриф согласования документа;
- визы согласования документа;
- печать;
- отметка о заверении копии документа;
- отметка об исполнителе;
- отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
- отметка о поступлении документа в организацию;
- отметка для автоматического поиска документа.
2.2 Придание юридической силы документам внутренней переписки
Внутренняя переписка в организации решает следующие задачи:
1. Письменно выражает и документирует мнение, просьбу, предложение одной из сторон, работодателя или работника, или носит характер информирования другой стороны.
2. Является неотъемлемым звеном в процедуре расторжения трудового договора, перевода работников, оформления отпуска и других кадровых процедур.
3. Служит необходимым документальным доказательством при рассмотрении трудового спора.
Для того чтобы внутренняя переписка выполняла все вышеперечисленные задачи, необходимо соблюсти следующие условия:
1. Документ должен быть правильно оформлен, с наличием всех необходимых для него реквизитов.
2. Документ должен иметь регистрационный номер по журналу учета входящей и исходящей документации.
3. На данный документ должен быть дан официальный ответ стороны-получателя. Например, в виде резолюции.
4. Документ должен храниться с учетом установленных архивных требований.
Наиболее часто работник ведет внутреннюю переписку с помощью заявлений, служебных и докладных записок, а работодатель - в виде уведомлений. Документы внутренней переписки оформляются не только если нужно обмениваться официальными сообщениями между работниками, но и также между начальниками подразделений и работниками, начальниками одних подразделений и других и т.д.
В настоящее время большая часть этой переписки осуществляется в электронном виде, путем обмена сообщениями по электронной почте. С такими сообщениями крайне сложно доказать то, что этот электронный документ был создан именно данным работником (даже при установке паролей придется доказывать, что никто, кроме этого конкретного работника, не знал пароль доступа к конкретной электронной почте). Поэтому в случае конфликта или возможного конфликта рекомендуется оформлять документы в бумажном варианте, заверяя своей подписью, и регистрировать через официальное должностное лицо в компании, отвечающее за регистрацию документа.
Можно придать такой переписке юридическую силу, если работник распечатает электронные сообщения, а должностное лицо их зарегистрирует. Кроме этого внутренними документами компании (внутренними локальными нормативными актами) необходимо закрепить в качестве рабочего механизма общения именно такой способ обмена информацией, а также периодичность проверки сообщений.
В интересах работодателя, чтобы личные заявления работников были оформлены от руки. Обычно в организациях применяются шаблонные бланки, в которых от руки должны быть заполнены, как минимум, подпись работника и дата подписания заявления. Часто такое оформление заявлений трактуется при судебном конфликте как факт давления на работника.
В принципе заявление может быть создано и автоматизированным путем, но, тем не менее, после этого распечатано и подписано тем лицом, которое данное заявление оформляет.
Желательно, чтобы в заявлении с учетом вышеописанной процедуры придания документам юридической силы были следующие реквизиты:
1. Название документа - "Заявление".
2. Адресат - кому направляется заявление, с указанием должности в конкретной организации, Ф.И.О. должностного лица.
3. Составитель - от кого направляется, с указанием должности и Ф.И.О. работника.
4. Текст заявления.
5. Подпись составителя заявления.
6. Дата составления заявления.
7. Подписи согласования (чаще всего с руководителем структурного подразделения - при необходимости). Этот реквизит не является обязательным. Поэтому его наличие определяется принципами работы с такими документами в конкретной организации.
8. Регистрационный номер заявления. Номер присваивается документу согласно журналу входящей документации (или другого журнала, в зависимости от построения системы регистрации в конкретной организации), с указанием номера, даты принятия документа и подписи ответственного лица (например, секретаря). Лицо, ответственное за прием данных документов, проставляет номер.
9. Резолюция лица, которому адресовалось заявление или который уполномочен решить конкретный вопрос. Резолюция должна содержать собственноручную подпись, дату и распорядительное решение по вопросу заявления с указанием конкретного должностного лица (его фамилии или просто отдела), которому направляется это распоряжение и (при необходимости) дату, к которой надо выполнить указанное в резолюции распоряжение.
10. После того как на основании этого заявления будут осуществлены кадровые процедуры, на нем могут быть сделаны отметки об исполнении распоряжения руководителя. Они проставляются, как правило, в нижней оформляющей части документа слева или в любом свободном месте.
11. Могут быть отметки номера дела, в которое отправлено данное заявление.
Работодатель пишет уведомления для того, чтобы о чем-то проинформировать работника. Например, чтобы предупредить его о предполагаемом сокращении штатов (ст. 180 ТК РФ), о предстоящем очередном ежегодном отпуске, согласно графику отпусков компании (ст. 123 ТК РФ), о предстоящем изменении условий трудового договора (ст. 74 ТК РФ), о том, что срочный трудовой договор с работником сокращается (ст. 79 ТК РФ) и др.
Официальные уведомления для соблюдения процедуры, предусмотренной трудовым законодательством, необходимо оформлять только в бумажном варианте, так как эти документы будут являться подтверждением соблюдения установленного порядка, и работник подтверждает факт получения данного уведомления, как правило, на самом же документе.
Уведомление имеет все те же реквизиты, которые должны быть на любом кадровом документе.
Часто документы внутренней переписки передаются должностным лицам в виде копий или дубликатов, в частности, если оригинал документа направлен вышестоящему должностному лицу либо подшит в материалы дела, но по документу необходимо принимать какие-то дальнейшие действия.
Копия документа может быть факсимильной или свободной. Факсимильная копия полностью воспроизводит содержание документа и все его внешние признаки - содержащиеся в подлиннике реквизиты (включая подпись и печать) или часть их, особенности их расположения. Свободная копия создается на пишущих машинах (принтере), содержит все реквизиты документа, но не обязательно повторяет его форму.
Работник, отвечающий за документы, заверяет копии. Заверение копий оформляется проставлением слова "Верно" или "Копия верна" и указанием подписи, ее расшифровки и даты ответственного лица. Заверительная запись проставляется, как правило, в нижней оформляющей части документа в любом свободном месте.
Если документ представляется в другие организации, на копиях документов (выписках из них) обязательно проставлять печать.
Дубликат - повторный экземпляр официального документа, имеющий юридическую силу подлинника.
Изменение подлинника документа на машинном носителе может производить только организация-создатель документа с обязательной регистрацией содержания и основания изменений и лица, ответственного за произведенные изменения.
Регистрацию изменений осуществляет организация-создатель записи документа.
Если в подлинник вносят изменения, то должны быть указаны основания изменений, дата, время их внесения, должность и подпись должностного лица, сделавшего изменения, и ее расшифровка.
Организация-создатель подлинника документа на электронном носителе или обязана известить организации-пользователи документа о всех изменениях направлением сопроводительного письма, включающего информацию об изменениях и содержащего наряду с указанием обязательных реквизитов согласно п.2.1 следующие сведения:
- содержание изменений;
- указание на основание изменений;
- время внесения изменений;
- подпись должностного лица.
При необходимости в сопроводительном письме может быть проставлен штамп или печать организации, создавшей подлинник документа на машинном носителе или машинограмму.
4.4. Изменения в дубликат (копию) документа на машинном носителе или машинограммы, находящихся у пользователя, вносят только на основании извещения организации-создателя документа на машинном носителе или машинограммы.
4.5. Измененный подлинник документа, а также дубликат и копии измененного документа сохраняют юридическую силу, если изменения внесены с соблюдением требований настоящего стандарта.
2.3 Проблемы электронного документооборота
На сегодня в России имеется ряд проблем по вопросам создания и придания юридической силы электронных документов. Как уже упоминалось это касается как внутренней переписки, так и обмена документами между организациями.
Когда появились компьютеры, они заменили гроссбухи и листы, положив начало бумажному документообороту с использованием автономных ПК. На этой стадии ПК используется для подготовки и регистрации документов. Собственно, тогда и возникло понятие электронного документа -- документа, хранящегося исключительно в компьютере, или, как говорят, на машинных носителях. Однако преимущества электронного документа при отсутствии локальной сети могут быть реализованы лишь в незначительной степени. Передача, согласование и утверждение документов на этой стадии осуществляются в бумажном виде.
Итак, электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме.
В ГОСТ РФ "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" имеется также следующее определение:
Документ на машинном носителе - документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной.
Вопросы юридической силы электронного документа и применения электронной цифровой подписи (ЭЦП) тесно связаны между собой. Электронная цифровая подпись - это реквизит необходимый (но недостаточный) для придания элктронному документу юридической силы.
В России понятие электронной цифровой подписи юридически было зафиксировано в Законе РФ "Об информации, информатизации и защите информации", только в 2002 году.
В сфере государственного управления и в сетях общего пользования электронные документы могут заверяться только ЭЦП с ключами, сгенерированными удостоверяющими центрами. Удостоверяющий центр - юридическое лицо, выдающее сертификаты ключей для использования в информационных системах общего пользования. Деятельность удостоверяющего центра подлежит лицензированию в соответствии с законодательством РФ о лицензировании отдельных видов деятельности.
Современные предприниматели в большинстве своем признают необходимость электронного документооборота, так как тот обладает рядом преимуществ перед бумажным документооборотом:
- документ просто изменять;
- в документе могут быть использованы не только текст и графика но и видео, аудио материалы;
- широкие возможности использования шаблонов, заранее заготовленных форм;
- огромная скорость передачи информации с возможностью отсылки практически неограниченному количеству адресатов;
- экономия на оргматериалах (бумага, тонер, пишущие принадлежности)
- компактность документального архива;
- контроль информационных потоков простота ведения статистики;
- огромная скорость и техническая простота при поиске нужных документов;
- возможность защиты доступа к документам от несканционированного доступа при наличии физического доступа сотрудников.
Кроме того, электронный документооборот существенно снижает количество служб необходимых для работы с документами(курьеров, канцелярских работников и т.п.).
Огромным преимуществом является возможность оперативного изменения документооборота как реакции на изменение внешней среды. Существенно уменьшаются затраты на подобные изменения.
Несмотря на то что эффективность электронного документооборота повсеместно признана, сегодня в России можно встретить все виды документооборота. Еще остались организации, которые по-прежнему работают в условиях бумажного делопроизводства, большинство используют в организации документооборота компьютеры и локальные сети, и лишь незначительный процент использует полностью автоматизированные системы управления электронными документами.
В идеале следствием развития электронного документооборота должны стать полностью безбумажные технологии. Однако сегодня бумажные документы все еще необходимы для соблюдения требований многих норм законодательства -- налогового, законодательства о бухгалтерском учете и т.п. Одно из основных назначений документа -- это способность удостоверять определенные факты. До последнего времени бумажный документ с необходимыми реквизитами и степенями защиты являлся основным способом доказательства того или иного факта, то есть имел юридическую силу. Бумага как материальный носитель обладает недостатком в том смысле, что не позволяет бесследно стирать и записывать новую информацию, однако этот ее недостаток оборачивается достоинством с точки зрения исключения подделки документа.
Принятый в январе 2002 года Федеральный закон "Об электронной цифровой подписи" дает организациям возможность создавать системы обмена исключительно электронными документами, при котором электронный документ может выступать оригиналом, не нуждающимся в дублировании твердой копией. Технология ЭЦП позволяет обеспечить идентификацию и аутентификацию документа, однако сегодня легитимность ЭЦП абсолютна только для внутреннего документооборота, где она активно используется, поскольку внутренний документооборот регламентируется инструкцией по документообороту, утвержденной генеральным директором.
Таким образом, основной причиной наличия смешанного документооборота является то обстоятельство, что вопрос хождения ЭЦП до сих пор не решен на государственном уровне.
Электронный документооборот может использоваться в организации на некоторых направлениях. К примеру там где не требуется подпись, обмен документами может быть полностью электронным.
Типичный пример -- издательства, многие из которых на всех этапах готовят статьи в электронном виде и отправляют материал в типографию также полностью в электронном виде
Сегодня большинство организаций имеют необходимое программное обеспечение, законодательная база так же уже позволяет вести полностью электронный документооборот. Тем не менее электронный документооборот сегодня в России чаще всего выступает в качестве двойника бумажного документооборота.
Распространенной является практика, когда пересланный по сети электронный документ позже дублируется бумажным дубликатом и пересылается по каналам курьерской почты.
Реализация полностью безбумажного документооборота сдерживается и вопросами информационной безопасности, в частности вопросом введения новых служб обеспечивающих такую безопасность.
Кроме того, организация электронного документооборота требует решения ряда правовых вопросов. К примеру в процессе передачи электронного документа принимают провайдеры. А их права и обязанности, ответственности за их невыполнение и т.п.. сфере электронного документооборота в России на сегодняшний день четко не определены. Отсутствуют единые стандарты (и врят ли появятся в обозримом будущем) по уровню информационной безопасности. Важно правильно определить необходимый уровень надежности системы электронного документооборота.
Использование криптографических средств во многих случаях требует получения лицензий. Таким образом, полное вытеснение бумажных документов из делопроизводства произойдет, видимо, нескоро: для этого надо решить ряд вопросов, связанных с признанием юридической силы электронного документа, создать механизм электронной подписи, которая могла бы однозначно решить вопрос идентификации и аутентификации документа, а также обеспечить наличие специальных служб ИТ-безопасности и современных методов безопасных электронных коммуникаций.
Выводы: Электронный документ имеет юридическую силу в случае снабжения его электронной цифровой подписью в порядке, установленном Законом РФ "Об электронной цифровой подписи". Вопросы собственности на электронные документы регулируются законом РФ "Об информации, информатизации и защите информации"
Деловая практика, как и законодательство РФ по электронным документам находится в развитии, в обозримом будущем возможно принятие важных нормативных актов, регулирующих данную область.
Заключение
Итак, документы сегодня создаются и передаются не только с помощью рукописи большого числа технических средств. К этим средствам относятся пишущие машинки, телетайпы, факсы, электронные документы могут быть распечатаны на принтере. Классификация документов подразумевает различный набор реквизитов для каждого типа и вида документа. Тем не менее, они обладают рядом обязательных реквизитов, без которых юридической силы не имеют. Регистрация документов необходимая процедура для придания документу юридической силы, метода и приемы регистрации направлены на облегчение работы с документами придания удобства их поиску. Сам процесс придания юридической силы документу носит название легализации. Кроме регистрации документа легализация предусматривает наличие в документе необходимых реквизитов. Обязательные реквизиты позволяют установить источник документа и удостоверится в его подлинности. Необязательные дают дополнительную информацию и зависят главным образом от выполняемой документом функции.
Особенности внутреннего документооборота позволяют в большинстве случаев несколько снизить требования к реквизитам документа, в частности в ряде случаев не требуются те или иные печати, визы и т.д. Формы внутреннего документооборота в силу их специфики могут в значительной мере различаться на различных предприятиях. Электронный документооборот сегодня - альтернатива бумажному. Он позволяет существенно убыстрить составление и обработку большинства документов. Однако несовершенство правовой базы и порядок придания им юридической силы (электронная подпись, удостоверяющие ключи) препятствует переходу российских организаций на полностью электронный документооборот.
Список источников и литературы
Источники:
1.Закон РФ "Об электронной цифровой подписи" ФЗ№1 от 10.01.02
2.ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.- М.: Госстандарт России, 19 с.
3.ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения - М.: Госстандарт России, 11 с.
4.Прохоров А. , Куциняк Д. Документооборот и его программное обеспечение //КомпьютерПРЕСС -2005 №1.
Литература:
1.500 актуальных вопросов по Трудовому кодексу РФ: Комментарии и разъяснения //под ред. Орловский Ю.П., Нуртдинова А.Ф., Чиканова Л.А. -М.: Юристъ 2006 -716с.
2.Большой юридический словарь. Под ред. А.Я. Сухарева, В.Е. Крутских. - М.: ИНФРА-М., 2000. - 704с.
3.Кузнецова А.Н., Валенгейм Р. Н. - Обучение по секретарскому делу (Практическое пособие) - М: Высшая школа, 1999 -224с.
4.Лопатникова Е.А. Делопроизводство. Образцы документов с комментариятими -М.: Омега-Л -2005 - 228с.
5.Смирнова Е. Делопроизводство для секретаря-Спб.: Питер 2007 -270с.
6.Сокова А.Н. - Делопроизводство / 2004 №2
7.Татарников М.А. Делопроизводство в учреждениях, организациях и на предприятиях -М.: Инфра-М. 2004 -220с.
8. Библиографическое описание документа. / Савина И.А. - М.: КолосС,:
9. Как придать юридическую силу внутренней переписке// Кадровый менеджмент 2007 №10
Размещено на Allbest.ru
Подобные документы
Задачи службы делопроизводства, порядок регистрации документов. Организация документооборота в ГУ "1 отряд Федеральной противопожарной службы по Саратовской обл.". Формы регистрации документов и значение для оперативного принятия управленческих решений.
курсовая работа [2,4 M], добавлен 12.01.2012Современное состояние технологии контроля исполнения документов, его субъекты и объекты. Порядок снятия документов с контроля исполнения документов. Формы и методика определения ответственности за нарушение сроков контроля исполнения документов.
курсовая работа [40,4 K], добавлен 14.05.2011Изучение документов, подлежащих обязательному контролю. Типовые сроки исполнения документов. Исследование автоматизированной системы контроля исполнения документов. Современные технологии обеспечения управления и программы автоматизации документооборота.
контрольная работа [789,0 K], добавлен 08.04.2013Организация работы по контролю исполнения документов. Обеспечение своевременного и качественного выполнения поручений, имеющихся в документах организации. Качество и сроки исполнения документов как объекты контроля. Автоматизация контроля документа.
реферат [919,1 K], добавлен 25.11.2016Определение понятия регистрации корреспонденции как фиксации факта создания или получения документов с целью обеспечения их учета, контроля и поиска. Порядок оформления исходящих документов на бланке регистрационно-контрольных карточек и в журналах.
контрольная работа [365,5 K], добавлен 04.02.2012Перечни документов с указанием сроков хранения, их разновидности функциональные особенности: типовые и ведомственные. Контроль и сроки исполнения данных документов, принципы и главные этапы его проведения, оценка эффективности и пути оптимизации.
контрольная работа [30,8 K], добавлен 24.04.2014Значение и цели управления документооборотом. Инструкции по регламентации контроля исполнения документов, формы и виды. Сроки исполнения документов. Учет, обобщение и анализ результатов контроля. Пути повышения качества документированной информации.
курсовая работа [506,9 K], добавлен 26.02.2009Описание системы работ внешних и внутренних документов в организации. Контроль за исполнением документов: виды, цель, этапы исполнения и уровни. Принципы организации внутреннего документооборота. Мониторинг использования системы управления документами.
курсовая работа [45,0 K], добавлен 09.12.2012Полный цикл обработки и движения документов с момента их создания до завершения исполнения и отправки. Экспертиза (оценка) научной и практической ценности документов. Описи и оформление дел. Описание документов постоянного и долговременного хранения.
контрольная работа [24,4 K], добавлен 14.03.2009Реквизиты документа, определяющие его юридическую значимость. Порядок подписания и утверждения документов. Определение юридической силы копий документов. Методика оформления и подписания сторонами контрактов, юридические требования, предъявляемые к ним.
контрольная работа [26,9 K], добавлен 21.07.2009
