Правила составления документов

Экономический факультет

Контрольная работа

Тольятти 2006

Содержание

1. Юридически значимые реквизиты документа

Другие обязательные и юридически значимые реквизиты рассмотрим более подробно.

Дата и номер документа.

Дата необходима для определения момента, с которого возникают, изменяются или прекращаются права или обязанности сотрудников предприятия, указанных в документе.

Порядок подписания документов

На организационно-распорядительном документе обязательно должна быть подпись должностного лица (подписи если документ разрабатывался и издавался несколькими должностными лицами). Наличие необходимых подписей напрямую связано с тем вопросом, имеет или не имеет документ юридическую силу. Лицо, поставившее подпись на документе, несет ответственность за его содержание. Какие документы уполномочено подписывать то или иное должностное лицо, устанавливается внутренними актами предприятия (например, уставами, положениями, приказами и т.п.). Так, от имени предприятия документы подписывает его руководитель. Приказы и положения, регламентирующие деятельность структурных подразделений предприятия, могут быть подписаны руководителями этих подразделений. По ряду отдельных специфических вопросов право подписи могут иметь и другие сотрудники предприятия. Исчерпывающий круг таких вопросов необходимо отразить в инструкции по делопроизводству или в иных подобных документах. В зависимости от вида документов на них может стоять одна подпись или две и более. На документах, издаваемых, например, руководителем единолично, стоит только его подпись. Одним лицом подписываются приказы по основной деятельности или по личному составу, распоряжения, телефонограммы и т.п. Если руководитель отсутствует, документ может подписать должностное лицо, исполняющее обязанности руководителя предприятия, например его заместитель, если он наделен такими полномочиями. В таком случае необходимо указать фактическую должность и фамилию лица, подписавшего документ. Не допускается делать надписи от руки: "зав.", "зам." или ставить косую черту перед наименованием должности. Если за содержание документа ответственность несут несколько сотрудников предприятия, на нем ставится две подписи и более (в зависимости от количества ответственных). Так, например, гарантийные письма подписывают руководитель и главный бухгалтер. Много вопросов обычно возникает о порядке подписания документов, отражающих деятельность комиссий, протоколов и актов. Состав той или иной комиссии утверждается приказом руководителя предприятия. Протоколы заседаний комиссии подписываются председательствующим на заседании и секретарем. Этих двух подписей вполне достаточно для того, чтобы документ считался правомерно принятым.

Иные требования предъявляются к подписанию актов. Акт это документ, согласно которому по заключению специальной комиссии подтверждается или отрицается какое-либо событие, действие, факт. Ответственность за содержание акта несут все члены комиссии. Поэтому акт должен быть подписан каждым членом комиссии. Подпись председателя ставится первой.

От того, насколько грамотно и продуманно составляются контракты на поставку товаров, напрямую зависит эффективность Вашей деятельности и защищенность Ваших интересов. Именно контракт детально регулирует отношения между продавцом и покупателем, при соблюдении всех законодательных требований. Именно в контракте указывается, какой товар должен быть поставлен, какого качества, в каком количестве, в какой срок, как будет осуществлена его транспортировка и т.д. Всего лишь одна неточность в контракте может обернуться для Вас серьезными проблемами и убытками. На первый взгляд, может показаться, что правильно составить контракт - задача несложная и не требующая больших усилий. Но на самом деле этот процесс таит в себе множество моментов, требующих максимального внимания, осмысления, проверки и знания ряда нюансов. Предлагаем Вам описание наиболее важных факторов и требований, которые необходимо учитывать при составлении контракта.

Пожалуй, самое главное требование при составлении контракта - четкость и однозначность его формулировок. Все без исключения формулировки в тексте контракта не должны допускать двоякого толкования. Также недопустимо противоречие друг другу различных статей контракта. Применение правильных формулировок требует твердого знания терминов, используемых во внешней торговле. Даже самые очевидные, на первый взгляд, понятия могут заключать в себе подвох.

- часто путают продавца, отправителя товара и получателя платежа. В ряде случаев это может быть не одно лицо, а три разных, каждое из которых выполняет свою функцию в сделке. И из-за ошибки деньги за товар могут быть переведены совсем не тому, кому следует.

- иногда считают, что понятия «поставка» и «отгрузка» - это одно и то же. На самом деле, поставкой называется передача товара продавцом покупателю в согласованном месте, а отгрузкой - погрузка товара продавцом в транспортное средство перевозчика (как правило, на складе продавца). При составлении внешнеэкономических контрактов на поставку товаров необходимо руководствоваться международными нормами торгового права.

Базисные условия поставки товаров в договорах купли-продажи товаров, систематизированные и опубликованные Международной торговой палатой (Париж) в издании «Инкотермс_2000» (стандартизированные условия поставки в международной торговле);

Венская конвенция ООН о международной купле-продаже товаров от 10 апреля 1980 г.

Нужно отметить, что для российских компаний указание во внешнеторговом контракте и грузовой таможенной декларации условий поставки в соответствии с «Инкотермс» является обязательным. Однако ссылка в контракте на конкретные пункты «Инкотермс» вовсе не означает, что все вопросы, касающиеся цены товара, его перевозки, распределения рисков и перехода права собственности на товар уже автоматически решены и не требуют дополнительных разъяснений. Стандартизированные условия «Инкотермс» - это всего лишь свод общих торговых правил, где допускается несколько вариантов построения одной и той же цепочки поставок, а в описании условий поставок предлагаются различные варианты обязанностей сторон. Например, условия поставки FCA в редакции «Инкотермс_2000» обязывают покупателя «за свой счет заключить договор перевозки товара… за исключением случая, когда договор перевозки заключен Продавцом…». В такой ситуации желательно, чтобы стороны четко указали в контракте, кто из них должен заключить договор перевозки.

Не менее важным требованием к контракту является то, что он должен детально описывать все звенья цепи поставок. В нем должны быть предусмотрены все возможные варианты развития событий и решения для каждого из них. Как реагировать, если товар отгружен не полностью или поврежден при транспортировке? Когда будет поставлен товар: сразу или в течение какого-то срока? Должны ли Вы оплачивать счет, если товар поставлен Вам с опозданием, из-за чего затруднена его реализация? Все эти и еще многие другие моменты должны быть четко прописаны в контракте. Иностранным партнерам нередко бывает трудно разобраться в особенностях российского внешнеэкономического законодательства (таможенного, налогового, валютного). Стоит помнить и про разницу менталитета и деловых обычаев в разных странах. Сохранение взаимовыгодного партнерства во многих случаях будет зависеть от того, насколько точно и подробно в контракте прописаны права и обязанности сторон и пути разрешения конфликтов.

Преамбула или вводная часть.

«Фирма /название/, именуемая в дальнейшем Продавец, в лице /должность, имя/, действующего на основании /Устава / Доверенности/, с одной стороны, и фирма /название/, именуемая в дальнейшем Покупатель, в лице /должность, имя/, действующего на основании /Устава / Доверенности/, с другой стороны, заключили настоящий договор о нижеследующем:»

- наименование и номер контракта,

- место и дату заключения контракта,

- определение сторон, совершающих сделку.

Важно обращать внимание на то, кто является лицом, уполномоченным подписывать контракт от имени компании. По законодательству большинства стран таким лицом может выступать либо руководитель фирмы, действующий на основании устава, либо ее сотрудник, который действует на основании специальной доверенности (копия доверенности, подписанной руководителем фирмы, должна прилагаться к контракту). Этот момент имеет значение не только потому, что копию доверенности могут потребовать при таможенном оформлении или налоговой проверке. При наличии такого документа руководство другой стороны не сможет отказаться от исполнения своих обязательств, мотивируя это тем, что сотрудник, подписавший контракт, не имел необходимых полномочий.

«Продавец продал, а Покупатель купил на условиях поставки CIP Москва «Инкотермс_2000» товары, спецификация которых приведена в Приложении (-ях) к настоящему Контракту. Под товарами понимаются:

Формулировка «Продавец продал, а Покупатель купил» наиболее точно отражает обязательства сторон. Этого нельзя сказать о также встречающейся формулировке «Продавец поставил, а Покупатель принял и оплатил поставку». Тем более некорректно называть стороны во внешнеторговом контракте «Поставщик» и «Получатель», так как это противоречит «Инкотермс», где стороны называются именно «Продавец» и «Покупатель» (в таком случае при желании можно легко оспорить сделку или ее условия). При ссылке на «Инкотермс» обязательно нужно указывать, какая редакция имеется в виду. В настоящее время последней редакцией являются «Инкотермс_2000». Однако стороны имеют право выбрать, например, «Инкотермс_90» и указать их в контракте как базовые условия.

Статья «Предмет контракта» должна содержать описание товара, его наименование, номер артикула, ассортимент и основные характеристики (мощность, габариты, химический состав и т.д.). В зависимости от объема информации, описание товара может быть дано либо в статье контракта, либо в прилагаемой к нему спецификации. Даже при наличии последней, часто все равно желательно оговорить в самом контракте, что понимать под конкретным товаром - товар, выпускаемый под данной торговой маркой или несущий на себе наименование фирмы-изготовителя.

«Количество товара по каждой позиции, поставляемого по настоящему Контракту, указано в Приложении (-ях) к настоящему Контракту». Если контракт предусматривает периодические поставки, а также если невозможно заранее указать в нем точное количество товара, можно использовать формулировку «Количество товара указано в счетах по каждой поставке». В этом случае контракт будет «рамочным», то есть без точного указания количества товара. Следует учитывать, что такой контракт может затруднить таможенное оформление в России.

«Количество поставляемого товара измеряется в штуках». Единицы измерения количества товара в некоторых случаях желательно указывать не только в приложениях, но и в самом тексте контракта. Ими могут выступать меры веса, объема, длины, площади или просто штуки. Нужно помнить, что существуют метрическая система мер и англо-американская. Для ряда товаров используются специальные единицы измерения: кипы (для хлопка), бухты

и рулоны (для проводов, шлангов, рулонных изделий и др.). К этому моменту следует внимательно относиться. Например, если Вы покупаете шланг, может оказаться, что для Вашего поставщика единицей измерения является не метр, а бухта. И, допустив ошибку, Вы можете купить не 1000 м шланга, а 1000 бухт по 100 м каждая, то есть в 100 раз больше, чем нужно.

«Качество поставляемого по настоящему Контракту товара должно подтверждаться сертификатом качества, выданным Продавцом, и соответствовать либо указанным в этом сертификате стандартам, техническим условиям, спецификациям, либо, в случае если они предусмотрены, образцам товара. Поставка поврежденного товара приравнивается к поставке товара ненадлежащего качества».

Первый - это отсутствие внутренних дефектов, которые связаны с некачественным изготовлением и / или применением некачественных материалов и незаметны при внешнем осмотре. А второй - отсутствие повреждений товара (механических, коррозионных и прочих) в процессе его хранения и перевозки. В контракте должен быть четко прописан порядок сдачи-приемки и предъявления претензий. И необходимо в явной форме указать, что поврежденный товар есть некачественный. Таким образом, в случае рекламаций по поврежденному товару, Вам не придется отдельно доказывать их обоснованность.

«Упомянутые в статье 1 настоящего Контракта товары должны поставляться в сроки, указанные в Приложении (-ях) к настоящему Контракту». Контракт может содержать большой ассортимент товаров, разбитых на группы с разными сроками поставки. Информацию по каждой группе лучше всего прописывать в отдельном приложении.

Конкретный период времени (календарная неделя, месяц, квартал, год). Как правило, при этом добавляют слова «не позднее» или «в течение». Например: «в течение третьего квартала 2006 года».

«Датой поставки считается дата международной автомобильной накладной (CMR), выписанной назначением г. Москва на имя и в адрес Покупателя». Дата поставки определяет момент перехода права собственности от продавца к покупателю (постановки товара на баланс Вашего предприятия). Если стороны желают изменить момент перехода права собственности, это должно быть указано в контракте. Например, Вам может потребоваться, чтобы товар уже был поставлен на баланс предприятия к концу отчетного периода. Как правило, датой поставки является дата документа, подтверждающего передачу товара в распоряжение покупателя. Дата документа должна быть согласована с базисными условиями поставки.

«Базисными условиями поставки по настоящему Контракту являются условия CIP Москва с наиболее широким страховым покрытием по условию «А», данные в толковании «Инкотермс_2000». Данная статья необязательна, если в других статьях контракта уже имеются ссылки на «Инкотермс» и при этом в них устранены все возможные двоякие толкования. Без нее также можно обойтись при отсутствии каких-либо дополнительных требований или изменений в толковании базиса поставки. Стороны могут использовать не только «Инкотермс_2000», но и другие базисные условия поставок. В таком случае, контракт должен содержать статью с подробным описанием выбранного базиса поставки. Касательно вопроса страхования, в данном примере фигурирует дополнительное требование: «наиболее широкое страховое покрытие по условию «А» вместо стандартного для условия CIP «минимального страхового покрытия по условию «С». Указанные термины соответствуют условиям страхования грузов Объединения лондонских страховщиков.

«Цены на товары указаны попозиционно в Приложении к настоящему Контракту и в счетах по каждой поставке. Цены указаны за штуку». Формулировкой «Цены на товары указаны в счетах по каждой поставке» можно ограничиться, если затруднительно указать цены в момент заключения контракта с периодической поставкой (например, при поставках от иностранного концерна в адрес российской дочерней фирмы). В остальных случаях лучше точно указывать цены в контракте. Нужно помнить, что если сторонами по контракту выступают иностранный концерн и его дочернее предприятие в России, то при таможенном оформлении может потребоваться дополнительное подтверждение правильности цены, указанной в счетах. При этом расчет таможенных пошлин может базироваться не на указанной в счете цене, а на среднерыночных ценах или прочей подобной информации. «Цены понимаются СIP Москва. Цены указаны в долларах США». Должны быть указаны базис и валюта цены. «Цены твердые и не подлежат изменениям». В зависимости от отрасли и характера сделки, цены на товар могут быть подвижными, скользящими или фиксируемыми в течение срока действия контракта. Формулировка «твердые цены» способна гарантировать Вам неизменность цен в течение года, например, при периодических поставках. Так как иностранные фирмы обычно пересматривают свой прайс-лист в начале каждого календарного года, может потребоваться ежегодное подписание дополнений к контракту с указанием новых цен.

«Продавец несет все расходы по поставке товара на условиях CIP Москва, включая стоимость перевозки до согласованного места назначения, стоимость экспортной упаковки и маркировки, погрузки товара и его закрепления в транспортном средстве (транспортных средствах), а также оплату всех экспортных сборов и пошлин в стране Продавца. Соответствующие расходы в стране Покупателя несет Покупатель». В контракте должно быть четко обозначено, какие расходы несет каждая сторона в соответствии с выбранным базисом поставки. Во избежание лишних затруднений и неприятностей, желательно сразу оговорить, кто несет незаметные на первый взгляд расходы по погрузке и разгрузке товара, его упаковке и маркировке.

«Общая сумма контракта составляет 500 000 (пятьсот тысяч) долларов США. Общая сумма контракта может изменяться по письменному согласованию сторон и указывается в Дополнениях к настоящему Контракту». Для оформления экспортного или импортного паспорта сделки в соответствии с российскими правилами валютного регулирования требуется указывать общую сумму контракта. Если сумма оплаты товара при периодических поставках превысит ее, нужно будет перезаключить паспорт сделки и подписать дополнение, которое предусматривает увеличение общей суммы контракта.

-120 дней нетто с даты выставления коммерческого счета;

-60 дней со скидкой 1% с даты выставления коммерческого счета;

-30 дней со скидкой 2% с даты выставления коммерческого счета».

В данном параграфе контракта описаны форма расчета, срок и способ платежа. В настоящем примере выбрана форма расчета «путем банковского перевода» (самая простая для российских импортеров). Кроме нее используются такие формы расчета, как аккредитив, инкассо и расчеты по открытому счету. Способ платежа определяет момент оплаты товара по отношению к его фактической поставке. Здесь применяется платеж с отсрочкой: «против коммерческого счета Продавца в течение … дней». Он наиболее целесообразен, так как счет обычно выставляется при отгрузке товара. Также могут быть использованы авансовый и наличный платежи. Наличным называется платеж, который производится не наличными деньгами, а безналичным способом сразу после передачи покупателю товарораспорядительных документов.

В нашем примере указаны разные валюты цены и платежа. Это не всегда бывает так, но в любом случае в контракте должно быть оговорено, по какому курсу производится пересчет. Также можно предусмотреть оговорки, защищающие от возможных убытков из-за колебания курсов валют, например, поставить условие пересмотра цен на товары при изменении курса более чем на 5%.

- расходы Продавца - за счет Продавца,

- расходы Покупателя - за счет Покупателя».

1. Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Г.Ю. Максимович, Л.В. Санкина. Делопроизводство. - М.: МЦФЭР, 2004. - 544 с.

2. О.В. Ерошкина, В.К. Ерошкина. Делопроизводство и документоведение: Метод. указания. - Тольятти: ВуиТ, 2002. - 37 с.

3. В.А. Дегтярев. Журнал «Главбух», №24, 1999.

4. Информационное письмо о реквизитах ФСФР России и РО ФСФР Лицензирование и контроль.

5. Данные интернет - сайтов. «Ваша служба логистики».