Главная
База знаний "Allbest"
Менеджмент и трудовые отношения
Работа с документами на Реакторном заводе ФГУП "СХК"
Работа с документами на Реакторном заводе ФГУП "СХК"
Организационная структура системы управления персоналом и делопроизводственный процесс на предприятии. Характеристика и состав службы кадров, нормативные документы и технические средства. Состав документации, используемой в управлении персоналом.
| Рубрика | Менеджмент и трудовые отношения |
| Вид | курсовая работа |
| Язык | русский |
| Дата добавления | 03.01.2013 |
| Размер файла | 75,5 K |
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Важное место в отделе кадров занимает специалист по кадрам. Его должностные обязанности следующие:
- выполняет работу по обеспечению организации кадрами требуемых профессий, специальностей и квалификации;
- изучает личный состав организации и ее подразделений, установленную документацию по учету кадров, связанную с приемом, переводом, трудовой деятельностью и увольнением работников, а также расстановку работников, их деловые качества с целью подбора их на замещение вакантных должностей руководителей;
- участвует в организации работы квалификационных, аттестационных, конкурсных комиссий и в оформлении их решений;
- анализирует движение кадров и принимает участие в разработке мероприятий по устранению их текучести;
- организует профессиональное обучение рабочих и повышение квалификации руководителей и специалистов;
- участвует в работе по профессиональной ориентации, а также в разработке учебно-методической документации (учебных планов и программ, пособий и рекомендаций, расписаний занятий учебных групп);
- ведет учет работы по подготовке и повышению квалификации кадров, анализирует качественные показатели результатов обучения и его эффективность (изменение профессионально-квалификационного и должностного состава работников), ведет установленную отчетность;
- принимает меры по соблюдению трудовой дисциплины и правил трудового распорядка в организации, порядка установления льгот и назначения пенсий, оформления документов, необходимых для представления в соответствующие органы.
Специалист по кадрам должен знать: постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся работы с кадрами, вопросов подготовки и повышения квалификации работников; перспективы развития организации; положения о работе квалификационных и аттестационных комиссий; порядок избрания (назначения) на должности; формы, виды и методы профессиональной ориентации и профессионального обучения; методы планирования подготовки и повышения квалификации кадров, разработки учебных планов, программ и другой учебно-методической документации; условия материального обеспечения направляемых на обучение работников; порядок ведения отчетности по кадрам, по подготовке и повышению квалификации работников; основы психологии и социологии труда; основы экономики, организации труда и управления; законодательство о труде и охране труда Российской Федерации; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда, производственной санитарии и противопожарной защиты.
2.2 Нормативные документы
Стиль и содержание работы сотрудников традиционных отделов кадров российских организаций оговорен нормативным документом «Об утверждении разрядов оплаты труда и тарифно-квалификационных характеристик (требований) по общеотраслевым должностям служащих», принятым постановлением Министерства труда РФ от 6 июня 1996 года № 32. Задача на первых порах состоит в том, чтобы полностью освоить эти требования, а затем привести данные характеристики в соответствие с современными условиями и реализовать их Кузнецова Т.В. Изменения 2003 года в законодательно-правовой и нормативно-методической базе по документационному обеспечению управления // Делопроизводство. - 2004. - № 1. - С. 35..
Методическое обеспечение Системы управления кадрами ФГУП "СХК" составляют следующие документы:
- Трудовой кодекс Российской Федерации;
- Коллективный договор ФГУП "СХК" (принимается на конференции работников комбината);
- Устав Федерального государственного унитарного предприятия "Сибирский химический комбинат", утв. Распоряжением Министерства РФ по атомной энергии от 10.09.2001г.;
- Правила внутреннего трудового распорядка для работников ФГУП "СХК";
- Инструкция о порядке оформления и учета кадров в системе Mинистерства. ДСП. экз. № 000769, утв. приказом по Министерству 20.04.1977 № 198;
.. Концепция кадровой политики ФГУП "СХК", утв. 17.07.2002 г. № 12-07/1332;
- Организационная структура ФГУП "СХК";
- Руководство по качеству (CTП 66).
2.3 Технические средства
Любая организация процветает настолько, насколько грамотно она привлекает, сохраняет и развивает свой персонал. Высокий уровень конкуренции стимулирует постоянное развитие организации, повышение качества выпускаемой продукции и предлагаемых услуг, освоение новых технологий и, самое главное, заставляет искать пути наиболее эффективного использования всех своих ресурсов, в том числе и персонала.
Основная задача управления персоналом заключается в своевременной выработке решений, определяющих, какие человеческие ресурсы и в каком количестве необходимы для достижения поставленных целей на каждом конкретном интервале времени.
Для выработки правильных решений требуется полная (ее объем должен быть достаточным для принятия решения), оперативная (за время ее передачи и обработки состояние дел не должно изменяться) и достоверная (соответствие ее содержания объективному состоянию дел) информация Серова Г.А. Компьютеризация службы управления персоналом // Секретарское дело. 2003. № 5. С. 32.
Большая часть информации, используемой в управлении предприятием, фиксируется в документах. Документ является носителем информации. В соответствии с Федеральным законом "Об информации, информатизации и защите информации" документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов Кирюхин Ю.Г., Мельникова О.М. Автоматизация работы с кадровой документацией // Делопроизводство. - 2003. - № 4. - С. 46..
Ведение на предприятии документооборота традиционным, без использования передовых технологий, методом приводит к неоправданному возрастанию количества выпускаемых документов, увеличению сроков их рассмотрения и исполнения, и снижению эффективности контроля над исполнением документов.
Известно, что успех деятельности современной организации определяется множеством факторов, среди которых ключевое место в наш век компьютерных технологий, несомненно, занимает автоматизация и оптимизация. Все больше специалистов в различных сферах деятельности считают необходимым использовать компьютер для автоматизации своей деятельности в области управления кадрами.
В настоящий момент существует множество программного обеспечения по автоматизации деятельности кадровых служб на предприятиях с любой организационной структурой, независимо от форм собственности и количества сотрудников Кирюхин Ю.Г., Мельникова О.М. Автоматизация работы с кадровой документацией // Делопроизводство. 2003. № 4. С. 47..
Эти программы способствуют облегчению трудовой деятельности работников отдела кадров, ускорению процесса поиска необходимой информации, упорядочиванию хранения данных и позволяют получать необходимые выходные формы.
Как правило, эти системы обладают простым интерфейсом, который не требует дополнительного обучения по работе с программой. Информация по кадрам хранится сколь угодно долго и доступна по каждому подразделению и уволенному сотруднику.
Но они стоят достаточно дорого, поэтому не каждое предприятие может позволить себе установить их в свои организации. Более простым и не требующим больших затрат способом является создание баз данных для автоматизации кадрового документооборота с помощью Microsoft Office, в данном случае Access, поскольку данный продукт является наиболее распространенным на рынке программного обеспечения и широко используется в многочисленных организациях. Благодаря наличию различных мастеров в Access, создание различных приложений, отчетов, запросов и таблиц не требует глубоких навыков программирования, что приводит к минимальным затратам времени и является веским доводом в пользу данного обеспечения, как средства реализации базы данных Кирюхин Ю.Г., Мельникова О.М. Автоматизация работы с кадровой документацией // Делопроизводство. 2003. № 4. С. 48..
В работе отдела кадров ФГУП "СХК" используется БД «Отдел кадров».
БД "Отдел кадров" предназначена для автоматизации деятельности кадровых служб и предоставляет работникам кадровых служб следующие возможности:
-- ведение личной карточки работника, включающей в себя служебные данные и дополнительные сведения;
-- автоматически формировать первичную документацию на каждого сотрудника;
-- подготовка и издание приказов, которые соответствуют унифицированным формам, утв. Постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 № 26 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».
Программа обладает простым интерфейсом, который не требует специальных знаний по работе с компьютером и БД.
БД включает в себя следующие автоматизированные процедуры:
-- процедура подготовки документа. Включает в себя использование уже имеющихся в БД данных и добавление новых данных, на основе которых формируется электронная копия документа и ее бумажный вариант;
-- процедура рассылки документов. Включает в себя пересылку данных по ЛВС;
-- процедура поиска информации. Включает в себя быстрый поиск необходимой информации;
-- процедура хранения документов. Включает в себя возможность сохранения всех создаваемых документов;
-- процедура печати документов. Включает в себя возможность распечатать любой созданный документ.
После запуска БД на экране появляется диалоговое окно: "Введите пароль!". Данное окно необходимо, чтобы обеспечить санкционированный доступ к программе. Если пароль введен верно, то на экране появляется главная кнопочная форма "Отдел кадров".
На ней находятся следующие кнопки:
-- сотрудники;
-- личные карточки;
-- трудовые договоры;
-- графики отпусков;
-- командировочное удостоверение;
-- приказы;
-- сведения о сотруднике;
-- справка;
-- выход.
Кнопка Сотрудники. Нажав на нее, пользователь переходит в одноименную форму. Данная форма является одной из главных БД и содержит следующие поля:
- табельный номер;
- Ф.И.О;
- структурное подразделение;
- должность.
При приеме нового сотрудника необходимо: открыть форму "Сотрудники". Ввести в поле Ф.И.О фамилию, имя и отчество нового сотрудника, а в поле Табельный номер -- его порядковый номер. Должность и структурное подразделение необходимо выбрать из списка.
В форме есть дополнительные кнопки Должности и Подразделения. При необходимости можно, щелкнув по любой из этих кнопок. зайти в одноименную форму и добавить:
- новую должность;
- новое подразделение.
У каждой должности и подразделения есть свой код -- поля код должности и код структурного подразделения соответственно. Эти поля необходимо заполнять, т.к. они являются обязательными. В форме Должности также содержится информация об окладе, соответствующем конкретной должности. В форме Подразделения для каждого СП указан руководитель и его телефон.
После заполнения формы Сотрудники можно заполнять остальные формы. При этом Ф.И.О. сотрудника уже не будет вводиться пользователем, а будет выбираться из списка.
Кнопка Личные карточки. Нажав на нее, пользователь может заполнять личную карточку на сотрудника (Ф.И.О. не вводится, а выбирается из списка) или просмотреть уже заполненные карточки.
Кнопка Трудовые договоры. При ее нажатии появляется возможность создать трудовой договор. Пользователю нужно выбрать Ф.И.О. и ввести дату составления, номер документа, срок действия и срок испытательный (при необходимости).
Кнопка Графики отпусков. Выбрав данную кнопку, пользователь может просмотреть уже составленные графики или составить новый. При работе с этой формой сначала необходимо заполнить поля:
- код графика (заполнение этого поля обязательно);
- № документа;
- дата составления;
-- год.
Внеся эти данные, можно заполнять оставшиеся поля, которые представлены в виде таблицы:
-- Ф.И.О. сотрудника, его должность и структурное подразделение (выбираются из списка);
-- количество дней;
-- дата отпуска фактическая;
-- дата отпуска запланированная:
-- основание перенесения отпуска;
-- дата предполагаемого отпуска.
Кнопка Командировочное удостоверение. При помощи этой формы создается удостоверение. Пользователю нужно ввести пункт назначения, срок командировки, основание, т.е. причину командировки, дату начала и конца командировки.
Кнопка Приказы. Нажав не нее, пользователь попадает в другую кнопочную форму. В ней содержатся следующие кнопки:
-- приказ о приеме;
-- приказ об увольнении;
-- приказ о переводе;
-- приказ о премировании;
-- приказ о командировании;
-- приказ об отпуске.
Кнопка Приказ о приеме. Позволяет формировать одноименный приказ. Пользователь из списка выбирает Ф.И.О. и вводит номер приказа (обязательно поле), дату приказа, дату приема на работу и основание приказа.
Остальные приказы заполняются по такому же принципу. В форме Приказ о переводе из списка также выбирается должность, на которую переводят сотрудника.
Нажав на кнопку Вернуться назад, пользователь оказывается в главной кнопочной форме.
Кнопка Сведения о сотруднике. Нажав на нее, пользователь должен за запрос БД ввести Ф.И.О., интересующего его сотрудника. Далее откроется форма, в которой будут перечислены должность, структурное подразделение, адрес, домашний телефон сотрудника.
Кнопка Справка. Пользователь получит краткую справку по работе с программой, если нажмет на эту кнопку.
Выход из БД осуществляется нажатием кнопки Выход в главной кнопочной форме. Появляется диалоговое окно: "Вы действительно хотите выйти из программ?". При положительном ответе происходит выход из БД и из MS Access, при отрицательном -- пользователь может дальше работать с программой.
В нижней части экрана находится сообщение о необходимости делать резервные копии каждый третий день. Создание копий необходимо для восстановления программ и/или данных при отказе магнитных носителей.
Для предотвращения несанкционированного вмешательства установлен пароль. Если пользователь его не знает, он не сможет запустить БД.
Глава 3. Характеристика кадровых документов
3.1 Состав документации, используемой в управлении персоналом
В системе управления персоналом организации, предприятия используются следующие виды документации:
-- организационно-кадровая документация -- устав организации, структура и штатная численность персонала, правила внутреннего трудового распорядка (положение о персонале), штатное расписание, положения о подразделениях, должностные инструкции;
-- организационно-распорядительная документация -- приказы, распоряжения, постановления, решения, акты, протоколы и др.;
-- информационно-справочная документация -- письма, факсы, телефонограммы, докладные и объяснительные записки, справки и т. п.;
-- плановая документация -- плановые задания по кадровым вопросам, заявки на молодых специалистов, наряды, расчеты по численности, оплате труда и т. п.;
-- отчетно-статистическая документация -- по численности, балансу рабочего времени, зарплате, производительности труда, высвобождении работников и т. п.;
-- документация по личному составу -- заявления, анкеты, автобиографии, личные карточки, удостоверения, трудовые книжки, копии документов об образовании, личные дела и др.;
-- документация по социальному обеспечению -- по пенсиям, пособиям, льготам, социальному страхованию и т. д Документы по персоналу предприятия / Сост. М.И. Басаков. Ростов н/Д.: МарТ, 2002. С. 25..
В структурных подразделениях организации разрабатываются, используются и хранятся ряд документов, связанных с управлением персонала. Это проекты приказов по кадровым вопросам (о приеме на работу и увольнении, переводе, перемещении, о награждении и т. д.), планы и отчеты по подготовке и повышению квалификации персонала, справки о состоянии трудовой дисциплины, данные по текучести кадров, графики отпусков, предложения по формированию резерва кадров на выдвижение, заявки на требуемое количество специалистов и рабочих, трудовые договоры (контракты), графики прохождения аттестации сотрудников и ряд других.
В настоящее время документы оформляются как в традиционном исполнении, так и в виде машиноориентированных и машиночитаемых документов, предназначенных для обработки части содержащейся в них информации средствами вычислительной техники и с использованием персональных компьютеров.
Основная часть перечисленных выше видов документации носит внутренний характер, порядок ее оформления и прохождение регулируется правилами и положениями организации или базируется на государственных стандартах и нормативных документах действующего российского законодательства.
Контроль за исполнением документов по управлению персоналом осуществляет руководитель системы управления персоналом, его секретарь-референт либо начальник отдела управления персоналом (отдела кадров).
3.2 Характеристика кадровых документов ФГУП "СХК"
Кадровые документы ФГУП «СХК» делятся на организационные: положения о кадровой службе, должностные инструкции сотрудников этой службы, правила внутреннего трудового распорядка, положения о персонале и штатное расписание.
Распорядительные документы - все виды приказов по кадровым вопросам: взыскание, награждение, увольнение.
Информационно-справочные документы: протоколы заседаний аттестационных и квалификационных комиссий, акты о нарушении трудовой дисциплины, докладные и объяснительные записки по кадровым вопросам, графики отпусков.
Учетные документы: личная карточка формы Т-2, которая заполняется только сотрудником и только на основании документа; личный листок по учету кадров или анкета, которую заполняет сам работник, устраивающийся на работу.
Используется новый ГОСТ Р 6-30 97 «Унифицированные системы документации» Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. N 65-ст). - М.: Изд-во стандартов, 2003. - 176 с. и нормативные документы исходящие от архивных служб по вопросам подготовки и оформления документов при передаче на хранение.
Еще в 70-е гг. ставился вопрос об унификации документов, которым можно оформлять при помощи машинных средств.
Сейчас существует компьютерные технологии.
Сейчас унифицированы и приказы по личному составу. Учитывая значимость оплаты труда сотрудников и унификации форм документов, правительство РФ 8 июля 1997 г. издало постановление о первичных учетных документах, на основе его Госкомстат разработал формы первичной, учетной документации, которые введены в действие с 1 января 1998 г., и обязательны для всех юридических лиц всех форм собственности.
Существует 3 альбома унифицированных форм документов - 6 форм документов есть в альбоме.
1. Приказ о приеме на работу - форма Т-1.
2. Личная карточка - форма Т-2.
3. Учетная карточка научного работника - форма Т-4.
4. Приказ о переводе на другую работу - форма Т-5.
5. Приказ о предоставлении отпуска - форма Т-6.
6. Приказ о прекращении трудового договора (увольнение) - форма Т-8 Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе: Практическое пособие с образцами документов. - 2-е изд., испр. и доп. - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1998. С. 122..
Заявление - это документ адресованный должностному лицу и содержащий просьбу. Это вид соглашения, направленный на реализацию предоставленных законом субъектных прав и интересов граждан. Чаще всего пишется от руки на формате А4, либо оформляется на готовом бланке учреждения.
1. Персональное - от одного лица.
2. Коллективное.
В заявление раскрывается просьба по одному вопросу. Заявления нескольких видов:
1. Заявление - объяснение.
2. Заявление - просьба.
3. Заявление - жалоба.
4. Заявление - констатация.
Реквизиты заявления:
1. Вид документа.
2. Дата заявления.
3. Адресат.
4. Текст.
5. Подпись.
6. Гриф согласования.
Адресат в дательном падеже, указывается должность, наименование организации. Указываем от кого поступило заявление, предлог «от» выбрасывается. Свои инициалы полностью, свою должность и место работы, домашний адрес, паспортные данные. Обычно сначала должность, затем Ф.И.О.
Текст начинается с вводных слов - Прошу / Обращаюсь с просьбой / Ставлю Вас в известность / Прошу срочно Вас вмешаться.
Дата - число цифрами, месяц - словами. Например: 13 марта 1999 г.
При приме на работу создаются следующие документы:
В ряде организаций продолжает существовать заявление о приеме на работу, сейчас на ФГУП «СХК» нет заявления, а есть контракт, если он составлен и подписан, то издается приказ о приеме на работу, сотрудников просят написать анкету, либо заполняется личная карточка формы Т-2, при поступлении на работу необходимо иметь при себе паспорт, трудовую книжку, военный билет, диплом (или то, что подтверждает образование). Если человек заполняет анкету или автобиографию - от руки, в одном экземпляре, без помарок, зачеркиваний, указать надо Ф.И.О., дату и место рождения, образование, где должны быть наименование высшего учебного заведения указывается полностью, если человек учится, то необходимо предоставить справку. Указывается специальность, которая указывается в дипломе. Если человек имеет ученую степень, то и она указывается. Указывается адрес проживания, прописка, домашний телефон, заполняются сведения из военного билета. Указываются прежние места работы (год работы не обязательно точные даты, т.к. это есть в трудовой книжке). Подпись и дата. Чтобы документы хранились в деле, делается копия диплома, предлагают поступающим принести фотографии. После издается приказ по личному составу. Другая схема, когда человек принимается по конкурсу, тогда появляется резюме. Дальше анкета (автобиография) - и тоже самое.
Приказ по личному составу оформляется на общем бланке учреждения. Составляется либо на одного сотрудника, либо на несколько - сложные приказы (разные действия или группа сотрудников к ним одни и те же действия).
Приказы об отпусках, командировках издаются отдельно от других, т.к. приказы о прием, увольнении хранятся 75 лет, а об отпусках и командировках - 3 года.
В приказах по личному составу ключевыми словами являются глаголы, которые означают действие к данному сотруднику. Например, уволить; принять; зачислить - для лиц, прошедших конкурс и принятых на работу; назначить - для оформления на руководящую должность. Все эти глаголы пишутся от края табулятора (т.е. нулевая позиция табулятора), крупным шрифтом и двоеточие. Весь текст идет с другой строчки. Фамилия - имя - отчество в приказах текста пишется полностью. Указывается - если увольнение - с какой должности, срок, дату - с какого числа увольняют. Указывается заработная плата согласно штатному расписанию (по 13-му разряду; с увеличением заработной платы). Основание пишется на новой строке; причина увольнения - личное заявление, производственная необходимость. С приказом ознакомлен - человека знакомят с текстом и он ставит подпись, и ставится дата. Заголовок: если в приказе 1 человек, то в заголовке - приказ о приеме Иванова В.И., или приказ о переводе. Если приказ на несколько человек, то приказ будет называться: «По личному составу». С первого экземпляра приказа 2 копии. Первая идет в личное дело и подшивается. Вторая - для передачи в бухгалтерию. Сам первый экземпляр пойдет в дело «Приказы по личному составу».
Если человека увольняют, то ставится подпись юрисконсульта, если принимают, то бухгалтера.
Трудовой договор, контракт, его специфика. Появился в нашей стране совсем недавно. Стал появляться в период перестройки, когда экономическая ситуация в стране стала сложной. Предприятия стали заключать с хорошими, профессиональными сотрудниками договора, чтобы не потерять их. Акцент на оплату труда. Особенно в научно-исследовательских институтах - это позволило сохранить кадры.
Контракт - документ, отражающий условия трудовых взаимоотношений сотрудника и администрации.
Преимущества:
1. Труд работника оплачивается в большем размере, чем тарифная ставка, есть перспективы повышения получения надбавок.
2. Контрактная система позволяет легко избавиться от нерадивого работника путем расторжения контракта, если человек нарушает пункты оговоренные в контракте.
Контрактная система в России окончательно принята и рекомендуется для применения с 1991 года Вялова Л.М. Документационное обеспечение деятельности кадровой службы: Учебное пособие. - М.: Экономика, 2002. С. 42..
На крупных предприятиях создаются типичные договора (готовый бланк для ряда сотрудников).
Документ оформляется в 2-х экземплярах машинописным образом. Договор не должен иметь никаких сокращений, полностью расписаны все слова. В комментариях к КЗоТу в статье 15 есть разъяснение, что трудовой договор и контракт равнозначные термины и являются синонимами, какой термин применить выбирает организация. На ФГУП «СХК» используется форма трудового договора.
Трудовое соглашение имеет отличия от предыдущих 2-х: Работник, заключивший трудовой договор или контракт, является штатным сотрудником данного предприятия. Если трудовое соглашение, то в штат он не входит, это временный документ, сотрудник не особо знаком с распорядком учреждения.
Контракт или договор - заводится трудовая книжка, при соглашении - нет. При заключении контракта или договора сотрудник несет материальную ответственность, при соглашении - только в том случае, если это оговорено.
При подписании трудового соглашения не оплачивается отпуск, предприятие не делает взносы в трудовой и страховой фонды.
Сторонами, заключающими трудовой договор, являются - со стороны предприятия это директор, с другой стороны - сам работник. Договор подписывается с гражданами РФ, достигшими 16 лет. С гражданами не моложе 14 лет, если есть согласие родителей, при условии обучения в образовательном учреждении.
Заключается договор с гражданами других государств ранее входивших в состав СССР, с гражданами других иностранных государств постоянно проживающих на территории РФ. Граждане иностранных государств могут заниматься трудовой деятельностью, если они получили подтверждение федеральной миграционной службы РФ, не могут работать на закрытых предприятиях.
Трудовой договор становится одним из главных документов при приме на работу, он может быть индивидуальным, а могут подписывать договор и совместители (человек, который помимо непосредственных обязанностей, занимает еще какую-нибудь должность). Законодательством установлены некоторые ограничения при заключении трудового договора совместителем:
1. Занятие двух руководящих не разрешается и договор с таким человеком не заключается.
2. Не допускается работа по совместительству должностных лиц органов государственной власти, прокуратуры, государственных служащих, работников суда на предприятиях не государственного сектора.
Условия договора:
1. Полное название организации, его структурного подразделения. Наименование должности, на которую принимается человек, рассматриваются все важнейшие условия труда и круг обязанностей;
2. Обязанности администрации о заработной плате, обеспечивает ли материалами;
3. Срок действия контракта (начальная и конечная дата, или бессрочно);
4. Режим рабочего времени и режим отдыха.
Дополнительные условия:
1. Испытательный срок;
2. Возможность повышения квалификации;
3. Перспективы роста данного сотрудника;
4. Надбавка к заработной плате, если он хорошо работает;
5. Льготы, путевки, отпуск.
В дополнительных условиях не должно быть указание на ухудшение положения работника, устанавливаются дополнительные основания увольнения, не предусмотренные законодательством.
Трудовое соглашение заключается на определенный срок - 5 лет, после чего договор продлевают или аннулируют, после чего человек увольняется. Индивидуальный срок, который связан с выполнением определенной работы. Договор может быть подписан на неопределенный срок.
Основание для прекращения действия договора:
1. Истечение срока действия;
2. Соглашение сторон;
3. Расторжение по инициативе работника или администрации;
4. Перевод работника на другое предприятие или переход на другую должность;
5. Вступление в силу приговора суда (если сотрудник осужден);
6. Отказ работника от перевода на другую работу в этой организации или связанное с переездом может стать основанием для расторжения;
Действие трудового договора не прекращается:
1. При передачи учреждения из подчинения одного органа другому;
2. Не прекращается при смене собственника;
3. Реорганизация предприятия;
Обязательно письменный вид, 2 экземпляра, у двух сторон имеется. Основные реквизиты договора:
1. Наименование вида документа;
2. Дата;
3. Регистрационный номер и место издания;
4. Текст;
5. Подписи;
6. Печать.
Личное дело - совокупность документов, содержащих сведения о работнике организации.
Администрация предприятия решает заводить ли личные дела на всех сотрудников предприятия, или только на узкий круг лиц. На ФГУП «СХК», где состав сотрудников несколько тысяч личные дела заводятся на руководящих работников и ведущих специалистов, на других сотрудников заводится только личная карточка.
В состав личного дела входят: заявление о приеме на работу, если такое пишется; копия приказа или выписка из приказа о приеме на работу; анкета или личный листок по учету кадров; автобиография, резюме, выписки из приказов о повышении в должности (все изменения в трудовой деятельности); копии документов об образовании, присвоении грантов и т.д.; характеристика с прежнего места работы, рекомендательное письмо; трудовой контракт; другие документы в виде справок (о состоянии здоровья, прохождении квалификации и т.д.)
Внутренняя опись личного дела - в ней перечислены все документы, лежащие в деле, само личное дело нумеруется, все документы подшиваются. Обложка личного дела включает ФИО. При работе с личными делами запрещается вносить в документы новые записи, производить исправления в документах, извлекать из личного дела документы по собственной инициативе или помещать туда новые, которые не предусмотрены, не имею право разглашать информацию о данном работнике.
Выдача личных дел во временное пользование с согласия руководителя под расписку в специальном журнале.
Если человек увольняется с работы, то личное дело хранится на предприятии в течении 75 лет, забирается только трудовая книжка.
Если предприятие ликвидировано, то личные дела передаются на государственное хранение в архив.
Кроме личного дела заполняется личная карточка, форма ее Т-2. утверждена постановлением от 30.10.97 г. Личную карточку заполняет только сотрудник отдела кадров, все данные вносятся только на основании документов: паспорт, диплом. Недопустимы сокращения в личной карточке. Разделы личной карточки:
I. Общие сведения.
1. Ф.И.О., дата рождения, место рождения, гражданство, знание языка.
2. Образование - начальное, начально-профессиональное, высшее.
3. Профессия, код по специальности, номер диплома и от какого числа выдан.
4. Трудовая деятельность - отведено 2 графы.
5. Стаж работы, непрерывный, общий по специальности.
6. Семейное положение.
7. Паспортные данные, домашний адрес, номер домашнего телефона, дата заполнения личной карточки и личная подпись сотрудника, далее подпись начальника отдела кадров.
II. Сведения о воинском учете: воинское звание, специальность, пригодность.
III. Прием на работу, назначения и перемещения.
IV. Повышение квалификации.
V. Профессиональная переподготовка: изменение специальности, получение диплома.
VI. Аттестация.
VII. Награды и поощрения.
VIII. Навыки работы вне специальности: водительские права, стенографирование, ПК.
IX. Дополнительные сведения.
Обязательно указывается при изменении в трудовой деятельности номер и дата выхода приказа.
Личная карточка хранится 75 лет как и личное дело.
В новом варианте личной карточки отсутствует: национальность, партийность, членство в профсоюзах.
Личный листок по учету кадров: заполняется самим работником. Должность, учреждение, место нахождение его. Есть специальное место для фотографии. Разделы:
1. Ф.И.О.
2. Пол и место рождения.
3. Социальное происхождение.
4. Национальность.
5. Образование - наименование учебного учреждения, год поступления, окончания, факультет, какую специальность получил.
6. Какими иностранными языками владеете.
7. Имеете ли изобретение.
8. Трудовая деятельность.
9. Пребывание за границей: работа, служебная командировка, делегация.
10. Какие имеете правительственные награды и кем награждены.
11. Отношение к военной обязанности и воинское звание.
12. Семейное положение, домашний адрес и подпись.
Если какие-то данные не вошли, то дополнение к личному листу по учету кадров.
1. Состояние здоровья сотрудника.
2. Непрофессиональные навыки и профессиональные увлечения.
3. Наличие родственников в организации (степень родства и их должность).
4. Факты привлечения к судебной ответственности.
5. Наличие водительских прав.
6. Должность, которую бы вы хотели занять.
7. Работу, которую бы вы хотели выполнять.
8. Заработная плата до этого. Желаемая заработная плата на новом месте.
9. Причина поступления на данную работу.
10. Возможность ездить в командировку.
11. Какими профессиями обладаете еще.
12. Режим работы желаемый.
Трудовая книжка. Законом запрещается иметь несколько трудовых книжек, хотя на практике это не так Кузнецова Т.В. Новые правила о порядке ведения трудовых книжек // Секретарское дело. 2003. № 6. С. 4.. Человек при выходе на пенсию предъявляет одну трудовую книжку, а не 3. Трудовая книжка заводится как только человек первый раз приступает к трудовой деятельности (на постоянную работу). Если человек работал до вуза, то стаж входит в общетрудовой стаж. Трудовая книжка оформляется на работников и служащих предприятий всех форм собственности. Если человек временно устраивается на работу, то трудовая книжка не заводится. Если человек первый раз поступает на работу, то он должен предъявить в отдел кадров справку о последнем занятии. Заполнение трудовой книжки происходит в присутствии работника, не позднее недельного срока со дня приема на работу. Ответственность за учет, ведение, сохранность трудовой книжки несет руководитель учреждения, а также ответственность несет сотрудник назначения приказом руководителя, который заполняет и работает с трудовыми книжками.
В 1974 г. было принято постановление Госкомитета и Совета министров СССР по труду и заработной плате «Об утверждении инструкции о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, учреждениях в организациях».
В 1985 г. были внесены изменения в постановление, затем в 1990 и в 1997 г Инструкция по заполнению трудовых книжек. Утв. постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 // СЗ РФ. - 2003. - № 192. - Ст. 109..
Титульный лист трудовой книжки включает сведения о работнике, фамилия, имя, отчество, дата рождения по паспорту, образование, данные эти на основании диплома, справки из учреждения.
Внутренняя часть трудовой книжки представляет собой таблицу, который имеет несколько столбцов.
Записи о наименовании работы, должности на которую принят работник, указывается на основании единой тарифно-квалификационной номенклатуры работ и профессий рабочих и служащих.
Сведения об изобретениях и открытиях вносятся на основании дипломов и других документов.
Делается запись в личной карточке и в недельный срок должны занести в трудовую книжку - допустим о повышении работника.
Если запись неверно произведена пишется внизу запись за № 5 не действительна, дальше № приказа и текст новой записи. Ставится подпись и штамп отдела кадров. Если трудовая книжка заполнена вся, то выдается вкладыши (не заводится новая), он вшивается в действующую трудовую книжку, вкладыши без трудовой книжки не действительны. На титульном листе трудовой книжки ставится штамп выдан вкладыш, указывается серия, номер и дата когда он был выдан.
Титульный лист подписывается должностным лицом и ставится печать организации, где впервые была заведена трудовая книжка. Трудовая книжка хранится в сейфе.
Если смена фамилии, то вносится в трудовую книжку, старая фамилия зачеркивается и пишется новая и номер документа на основании, которого сделано исправление.
Порядок выдачи трудовой книжки при увольнении: трудовая книжка выдается на руки работнику после выхода приказа под расписку в книге учета трудовых книжек. Эта книга заводится в каждом учреждении, где все трудовые книжки обязательно указываются. В случае задержки выдачи трудовой книжки по вине администрации, предприятие обязано выплатить работнику средний заработок за время вынужденного прогула. Если работник не явился за трудовой книжкой, то отдел кадров отправляет уведомление о необходимости забрать трудовую книжку. Разрешается пересылка трудовой книжки с согласия работника. Трудовая книжка, не полученная работником при увольнении хранится 2 года в отделе кадров отдельно от других трудовых книжек. Не востребованные трудовые книжки хранятся в архиве учреждения в течении 50 лет, а потом экспертная комиссия составляет акт об уничтожении трудовой книжки. Если трудовая книжка утеряна, то предприятие выдает дубликат. На новом варианте указывается, что это дубликат, который оформляется по общим правилам оформления трудовой книжки. Если человек потерял трудовую книжку, то он должен заявить в отдел кадров, который в течении 15 дней должен выдать дубликат, в этом случае помогает личная карточка. Если при поступлении в организацию имел трудовой стаж, а подтвердить не может, то идет обращение в другую организацию и выдается справка или выписка из личного дела (просто пишут: 10 лет работал там-то и там-то, ни должности, ни чего),
Автобиография - это документ, который автор составляет самостоятельно и указывает всё о своей жизнедеятельности. Составляется от руки на формате А4 или на специальном бланке учреждения. Пишется в произвольной форме, изложение идет от 1 лица, единственного числа. Все сведения даются в строго хронологическом порядке.
Основные положения автобиографии:
1. Название документа.
2. Ф.И.О.
3. Дата рождения и место рождения.
4. Сведения о родителях (может этого пункта и не быть).
5. Образование, какую школу закончил, когда поступил - закончил.
6. Трудовая деятельность - подробно.
7. Награды и поощрения.
8. Участие в общественной работе.
9. Семейное положение, состав семьи.
10. Домашний адрес и телефон.
11. Дата составления, личная подпись.
Характеристика - официальный документ, который выдает администрация своему сотруднику в ряде конкретных ситуаций. Оформляется на общем бланке учреждения. Может от руки, но обычно машинописным способом, идет от третьего лица, подписывает руководитель предприятия и ставит печать. Реквизиты: название вида документа, текст, подпись, дата и печать. Текст делится на 4 части: 1. Речь идет о характеристике данного сотрудника и общие сведения (образование, дата рождения). Иногда эта часть оформлена отдельным столбцом; 2. Посвящена трудовой деятельности -относится к работе; 3. Оценка морально-психологических качеств; 4. Содержится либо вывод (рекомендация), либо указывается с какой целью и куда направляется.
делопроизводственный документация персонал
Заключение
Основным структурным подразделением по управлению персоналом в организациях в настоящее время является отдел кадров. На отдел кадров возложены функции по приему и увольнению работников, а также по организации их обучения, повышения квалификации и переподготовки. Для выполнения этих функций обычно создаются отделы подготовки кадров или отделы технического обучения. Для решения социальных задач в организациях действуют самостоятельные службы социального обеспечения, при этом отдел кадров не является ни методическим, ни информационным, ни координирующим центром работы с персоналом. Отдел кадров структурно разобщен с отделами организации труда и техники безопасности, юридическим отделом и другими подразделения, которые также выполняют определенные функции управления персоналом.
Отделы кадров укомплектовываются нередко малоквалифицированными сотрудниками, не имеющими специальной подготовки, слабо обеспечиваются техникой (компьютеры, ксерокс и т. д.) и рабочими помещениями. Ставится вопрос, каким образом в соответствии с Программой Правительства РФ «Структурная перестройка и экономический рост в 1997 - 2000 гг.» Программа Правительства РФ «Структурная перестройка и экономический рост в 1997 - 2000 гг.» // СЗ РФ. - 1997. - № 19. - Ст. 2230. может быть осуществлен переход кадровых служб предприятий и организаций от методов работы в условиях плановой экономики к новым методам, которые позволят эффективно справляться с проблемами, возникающими в условиях рынка.
Как нам представляется, достижение оптимального варианта построения системы, управления персоналом возможно лишь через промежуточный этап - через формирование отдела управления персоналом, для чего целесообразно составить план развития кадровой службы организации.
Прохождение промежуточного этапа позволит планомерно и безболезненно для коллектива перейти к новым условиям и методам работы. Нередко работники отдельных подразделений, в том числе отдела кадров, противятся изменению своих функций вследствие или своих консервативных позиций, или низкой профессиональной подготовки.
На промежуточном этапе между традиционной кадровой системой и системой управления персоналом, подлежащей постепенному формированию, следует идти прежде всего по пути расширения и обогащения функций отдела кадров и других действующих подразделений, работающих по-старому.
Накопление опыта, подготовка и переподготовка кадров, работа в рамках отдела персонала создадут условия для постепенной передачи функций вновь создаваемым специализированным подразделениям и формирования современной системы управления персоналом. В этот период отдел управления персоналом должен служить штабом, координирующим центром по формированию системы управления персоналом, кузницей кадров для ее будущих подразделений.
Именно такая система вводится на ФГУП «СХК».
В качестве предложений по улучшению работы отдела кадров ФГУП «СХК» необходимо сделать следующее:
1. В условиях сложившейся в стране и ЗАТО Северск в частности обстановки бесконтрольности в вопросе доступа граждан к чистым бланкам трудовых книжек (свободная торговля) и возможностью их заполнения (как правило, не качественного) в разного рода структурах, усилить входной контроль над качеством заполнения трудовых книжек, предъявляемых устраивающимися на работу лицами и в случаях обнаружения их неправильного заполнения действовать в соответствии с «Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки, обеспечения ими работодателей», утвержденными Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.
2. Обеспечить порядок ведения трудовых книжек работников комбината в соответствии с вышеуказанными Правилами.
3. Организовать и провести работу по ознакомлению работников комбината с записями в своих трудовых книжках под роспись.
Список использованной литературы
1. Источники
1. Конституция Российской Федерации / Принята 12 декабря 1993 г. - М., 2000. - 76 с.
2. Трудовой кодекс Российской Федерации. - М.: Проспект, 2003. - 462 с.
3. Постановление Правительства РСФСР от 5 декабря 1991 г. N 35 "О перечне сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну" (с изменениями от 3 октября 2002 г.) // СЗ РФ. - 2002. - № 61. - Ст. 1423.
4. Программа Правительства РФ «Структурная перестройка и экономический рост в 1997 - 2000 гг.» // СЗ РФ. - 1997. - № 19. - Ст. 2230.
5. Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225 «Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей» // СЗ РФ. - 2003. - № 176. - Ст. 524.
6. Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225 "О трудовых книжках" (с изменениями от 6 февраля 2004 г.) // СЗ РФ. - 2004. - № 18. - Ст. 212.
7. Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 г. «Об утверждении инструкций по заполнению трудовых книжек» // СЗ РФ. - 2003. - № 48. - Ст. 382.
8. Постановления Госкомстата РФ от 5.01.2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» // СЗ РФ. - 2004. - № 2. - Ст. 284.
9. Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. Введена в действие Приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33. - М.: Главархив СССР, 1991. - 275 с.
10. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. N 65-ст). - М.: Изд-во стандартов, 2003. - 176 с.
11. Инструкция по заполнению трудовых книжек. Утв. постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 // СЗ РФ. - 2003. - № 192. - Ст. 109.
12. Квалификационный справочник должностей служащих. Утв. постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 г. № 37. - М.: Юрист, 2000. - 189 с.
2. Литература
13. Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе: Практическое пособие с образцами документов. - 2-е изд., испр. и доп. - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1998. - 224 с
14. Андреянова В.В. Как правильно подготовить и оформить приказ. - М.: ИНФРА-М, 1998. - 286 с.
15. Вагина Е.А. Ведение кадровой документации (на примере филиала РГГУ в г. Калуге) // Делопроизводство. - 2004. - № 1. - С. 43 - 48.
16. Вялова Л.М. Документационное обеспечение деятельности кадровой службы: Учебное пособие. - М.: Экономика, 2002. - 186 с.
17. Делопроизводство в кадровой службе / Сост. А.В. Верховцев. - М.: ИНФРА-М, 1999. - 372 с.
18. Демин Ю.М. Делопроизводство. Подготовка служебных документов. - СПб.: Питер, 2003. - 274 с.
19. Демин Ю.М. Эффективный офис-менеджер. - СПб.: Питер, 2003. - 210 с.
20. Документационное обеспечение кадровой деятельности. Порядок оформления документов по личному составу в делопроизводстве отдела кадров и бухгалтерии / Методические рекомендации Мосгорархива. - М., 1993. - 329 с.
21. Документы по персоналу предприятия / Сост. М.И. Басаков. - Ростов н/Д.: МарТ, 2002. - 272 с.
22. Доронина Л. Штатное расписание // Делопроизводство. - 2004. - № 2. - С. 97 - 100.
23. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Учебное пособие. - М.: ИНФРА-М, 1999. - 351 с.
24. Кирюхин Ю.Г., Мельникова О.М. Автоматизация работы с кадровой документацией // Делопроизводство. - 2003. - № 4. - С. 46 - 49.
25. Кузнецова А.Н., Лихачев М.Г., Райхцаум А.Л., Соколов А.В. Документы и делопроизводство: Справочное пособие. - М.: Экономика, 2002. - 296 с.
26. Кузнецова Т.В. Изменения 2003 года в законодательно-правовой и нормативно-методической базе по документационному обеспечению управления // Делопроизводство. - 2004. - № 1. - С. 34 - 42.
27. Кузнецова Т.В. Новые правила о порядке ведения трудовых книжек // Секретарское дело. - 2003. - № 6. - С. 4 - 6.
28. Печникова А.В. Документация отдела кадров предприятия: Учебное пособие. - М.: ВНИИДАД, 2003. - 152 с.
29. Печникова Т.В., Печникова А.В. Практика работы с документами в организации: Учебное пособие. - М.: Ассоциация авторов и издателей «Тандем», 1999. - 320 с.
30. Пустозерова В.М. Все приказы по кадрам и сопровождающие документы. - М.: книга сервис, 2005. - 144 с.
31. Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления (Делопроизводство): Учебное пособие. - М.: ФОРУМ: ИНФРА-М, 2002. - 256 с.
32. Пшенко А.В. Технология работы с конфиденциальными документами // Секретарское дело. - 2003. - № 2. - С. 7 - 10.
33. Рогожин М.Ю. Делопроизводство: документирование трудовой деятельности. - СПб.: Питер, 2004. - 208 с.
34. Рогожин М.Ю. Организация кадровой работы предприятия. - М.: РДЛ, 2004. - 372 с.
35. Рогожин М.Ю. Организация управления персоналом предприятия. - М.: РДЛ, 2004. - 276 с.
36. Серова Г.А. Компьютеризация службы управления персоналом // Секретарское дело. - 2003. - № 5. - С. 32 - 34.
37. Степанов Е. Персональные данные и их защита // Делопроизводство. - 2001. - № 9. - С. 40 - 43.
38. Чуковенков А.Ю., Янковская В.Ф. Правила оформления документов: Комментарий к ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2005. - 216 с.
Размещено на Allbest.ru
Подобные документы
Организационная структура системы управления персоналом на предприятии. Анализ делопроизводственного процесса, включающего оформление трудовых правоотношений, движение и хранение документов. Состав службы кадров и характеристика кадровой документации.
дипломная работа [494,2 K], добавлен 03.01.2013Методологии управления персоналом предприятия - принципы и методы построения системы управления персоналом, функции и задачи системы, её организационная структура, виды эффективности. Действующая система управления персоналом и ее совершенствование.
дипломная работа [308,9 K], добавлен 28.06.2008Организационная структура системы управления персоналом. Процесс эффективного управления и его основные этапы. Характеристика ОАО "ОТП Банк", анализ движения кадров и качества работающих. Совершенствование организации управления персоналом организации.
курсовая работа [305,7 K], добавлен 12.11.2014Цели, основные задачи и значение управления персоналом в организации. Организационная структура системы управления персоналом предприятия и ее основные виды. Оформление кадров при найме на работу. Рациональное использование производственных мощностей.
контрольная работа [35,2 K], добавлен 28.04.2011Общая характеристика деятельности ООО "Джесика". Принципы управления персоналом организации. Организационная структура и функции отдела кадров ООО "Джесика". Выявление проблем в управлении организации. Предложения по улучшению управления персоналом.
контрольная работа [27,8 K], добавлен 13.01.2011Функционирование службы управления персоналом. Системы управления персоналом. Структура и функции службы управления персоналом. Соотношение линейных и функциональных полномочий. Профессионально-квалификационные требования к работникам службы управления.
реферат [30,9 K], добавлен 04.06.2008Система управления персоналом. Элементы управления персоналом на предприятии на примере Филиала №5 ФГКУ "301 ВКГ" МО РФ. г. Уссурийск. Дерево целей системы управления персоналом. Состав функций по направлениям деятельности системы управления персоналом.
курсовая работа [272,7 K], добавлен 04.12.2015Сущность, содержание, виды стратегий управления персоналом. Подбор и расстановка кадров. Анализ системы управления персоналом в "Новоалтайском дорожно-строительном управлении-7". Совершенствование системы найма и стимулирования персонала на предприятии.
дипломная работа [169,6 K], добавлен 17.06.2010Роль управления персоналом в системе менеджмента. Функциональное разделение труда и организационная структура службы управления персоналом. Кадровое, информационное, техническое и правовое обеспечение системы управления персоналом. Кадровый потенциал.
курс лекций [2,7 M], добавлен 16.10.2008Производственная и организационная структура ООО "Фастикс": осуществление управления производством и персоналом. Программа по обучению кадров в техникуме лесного хозяйства. Экономические службы и финансовый менеджмент. Два этапа сегментирования рынка.
отчет по практике [34,6 K], добавлен 06.05.2009
