Выбор цели организации и ее детализация

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

1. Понятие цели организации

2.Системы целей организации

3. Эффективность достижения целей

4. Управление по целям

Заключение

Литература

Введение

Тема контрольной работы «Выбор цели организации и ее детализация».

Цель работы - дать определение понятию цели организации и ответить на ряд вопросов, а именно:

- Что собой представляют цели организации и чем они определяются?

- Каковы функции целей?

- Какие требования предъявляются к целям?

- Как оценивать деятельность, связанную с достижением целей?

- Что такое управление по целям и для чего оно служит?

Вопрос о цели существования организации далеко не так прост, как может показаться на первый взгляд. Понятно, что поскольку достижение цели сопряжено обычно с активными действиями, то она должна быть полезна данному субъекту или окружающим, иначе огромные затраты энергии на ее достижения окажутся бесполезными, что само по себе лишено здравого смысла.

1. Понятие цели организации

цель организация детализация миссия

Великий мыслитель древности Аристотель писал в свое время, что "так как действий, искусств и наук много, много возникает и целей. У врачевания -- это здоровье, у судостроения -- судно, у военачалия -- победа, у хозяйствования -- богатство". С последним, правда, сегодня не вполне ясно, и вот почему.

Во-первых, наряду с коммерческими появились некоммерческие организации, например, публичные биржи, которые не ставят перед собой задачу непосредственного обогащения, однако способствуют увеличению прибыли у других, в данном случае у брокерских контор, функционирующих при них. Еще меньше речь о прибыли может идти у различного рода благотворительных организаций, фондов и т.п., деятельность которых, однако, создает хорошую рекламу учредителям.

Во-вторых, сегодня в большинстве крупных организаций у власти стоят не собственники, а наемные управляющие, доходы которых полностью не определяются величиной прибыли. Эти лица имеют свои цели, которые далеко не всегда связаны с обогащением, и по мере возможностей навязывают их соответствующим организациям.

В-третьих, наконец, сама прибыль сегодня в большей мере зависит не столько от умения продать созданный товар, сколько от способности произвести то, что нужно в данный момент людям, пользуется спросом, удовлетворяет общественные потребности. Кто справляется с такой задачей лучше других, может рассчитывать и на большую прибыль. Поэтому прибыль в качестве непосредственной цели коммерческих организаций фигурирует сегодня все реже.

"Тот, кто наилучшим образом служит обществу, выгадывает больше всех". Эти слова крупнейшего японского предпринимателя и теоретика бизнеса К. Татеиси являются основополагающей идеей, на которой в современных условиях основывается формулировка цели коммерческой организации.

Приведенный тезис Татеиси по-восточному образно и несколько витиевато обосновывает следующими словами: "Взаимосвязь предприятия, прибыли и служения обществу имеет свое подобие в живой природе: пчелы, мед и опыление. Перелетая с цветка на цветок, пчела стремится собрать нектар ради производства меда. Цветы же представляют пчелам свой нектар, чтобы добиться опыления. Подобным же образом предприятия используют общество для получения прибыли. Общество обеспечивает предприятию получение такой прибыли и, в свою очередь, толкает предприятие на путь служения своим интересам.

Предприятие, стремясь к получению прибыли, служит интересам общества. Следовательно, утверждение о том, что предприятие является слугой общества, вовсе не означает желания администрации заниматься таким служением. Такое утверждение лишь констатирует реальность: предприятие само по себе олицетворяет служение обществу". В противном случае, как считает К. Татеиси, предприятие не имеет будущего -- его ждет гибель.

На достижение целей, стоящих перед организацией и отражающих ее идеальное или желаемое в будущем состояние, направлен процесс управления. На первый взгляд может показаться, что цели определяются владельцами или руководителями организаций произвольно, но на самом деле они представляют собой субъективное отражение реальностей, характеризующих данную организацию, таких как ее роль в обществе, характер производственного и кадрового потенциала.

В то же время на формулировку целей существенное влияние оказывают интересы многочисленных субъектов, связанных с ее деятельностью. К ним относятся владельцы или руководители организации, ее сотрудники, которым она дает средства к существованию, положение, статус и т.п.; деловые партнеры, чье благополучие также в немалой степени от нее зависит; местные власти, которым организация помогает решать многие их проблемы; наконец, общество в целом. Например, если крупная организация не сумеет реализовать своих целей и разорится, работу могут одновременно потерять десятки, а то и сотий тысяч людей, что неминуемо создаст огромнейшие трудности даже для самых крупных государств.

Конечно, иногда условия деятельности организации воспринимаются ее руководством не вполне адекватно, а отсюда и возникают сшибки при постановке целей и определении способов их достижения, приводящие к неэффективным решениям, расточительству ресурсов, но и в этом случае цели имеют под собой реальное основание.

В системе управления организацией цели выполняют ряд важных функций.

Во-первых, цели отражают философию организации, концепцию ее деятельности и развития. А поскольку виды деятельности лежат в основе общей и управленческой структуры, именно цели определяют в конечном счете ее характер и особенности.

Во-вторых, цели уменьшают неопределенность текущей деятельности как организации, так и отдельного человека, становясь для них ориентирами в окружающем мире, помогают приспособиться к нему, сконцентрироваться на достижении желаемых результатов, каким-то образом ограничивать себя, противостоять сиюминутным порывам и желаниям, регулировать собственные поступки и поведение в целом. Это помогает действовать быстрее, с большим эффектом, добиваясь задуманного с минимальными затратами, а при тех же получать дополнительный выигрыш.

В-третьих, цели составляют основу критериев для выделения проблем, принятия решений, контроля и оценки результатов деятельности, направленной на их реализацию, а также материального и морального поощрения сотрудников организации, которые при этом в наибольшей степени отличились.

В-четвертых, цели, особенно великие, независимо оттого, реальны они, или мнимы, иллюзорны, сплачивают вокруг себя энтузиастов, побуждают их брать на себя добровольно нелегкие обязанности и прилагать все возможные усилия для их выполнения. Примеров этому достаточно, в том числе и в отечественной истории. Новостройки первых пятилеток, освоение целины, сооружение БАМа являлись результатом труда не только заключенных, но и комсомольцев тех лет, вдохновленных мечтами о светлом будущем, и вовсе не виновных в том, что эти мечты оказались обманом. Да и те же самые заключенные, у которых появлялась цель досрочно освободиться, проявляли повышенную активность в работе, многократно перекрывая производственные нормы.

Наконец, в-пятых, официально провозглашенные цели служат оправданием в глазах общественности необходимости и законности существования данной организации, особенно если ее деятельность вызывает неблагоприятные последствия, например, загрязнение окружающей среды. Так, сооружение АЭС связывается с возможностью предотвращения энергетического кризиса, обусловленного нехваткой углеродного топлива и угрожающего существованию цивилизации.

Успешная реализация перечисленных и иных функций возможна при условии, когда цели организации отвечают определенной совокупности требований, предъявляемых к ним. Во-первых, цели должны быть конкретными, представляемыми по возможности не только качественно, но и в количественных показателях. Такие цели легче воспринимаются людьми; их легче согласовывать, устранять между ними конфликты; они являются хорошей основой составления планов.

Во-вторых, цели должны быть реальными, достижимыми в данных условиях, иначе здравомыслящие люди не станут попусту тратить время на их достижение. Конечно, мало кто сознательно ставит перед собой цели, которых на практике нельзя достичь, однако оценка своих возможностей у большинства людей весьма субъективна и зависит от их уровня знаний, опыта, психического склада, темперамента.

Цели должны формулироваться людьми уравновешенными, которые могли бы выбрать из максимума желательного реально достижимое. Именно это позволит целям стать действительными ориентирами и стимулами к действию.

В-третьих, цели должны быть гибкими, способными к трансформации и корректировке в соответствии со стремительно меняющимися условиями деятельности организации. В противном случае организация может продолжать двигаться по "наезженной колее" и рано или поздно попадет в тупик, из которого выбраться может быть очень трудно.

В-четвертых, поскольку цели обычно достигаются в результате совместной деятельности людей, они должны быть этими людьми признаваемы в качестве своих личных целей, условием чего является их известность, понятность, близость большинству членов организации. Это позволит им заинтересованно подходить к реализации таких целей и повышать эффективность своего труда.

В-пятых, цели должны быть проверяемыми, что связано с необходимостью оценивать степень их достижения и соответствующим образом стимулировать людей.

Наконец, в-шестых, цели должны быть совместимыми друг с другом во временном и пространственном отношении, не ориентировать членов организации на действия, противоречащие друг другу.

2. Системы целей организации

Соблюдение перечисленных требований по существу задает целям организации системный характер, предполагающий их определенную классификацию.

Так, по степени важности для организации цели разделяются на стратегические и тактические. Стратегические ориентированы на решение перспективных масштабных проблем, качественно меняющих жизнь и лицо организации, например, достижение первенства в своей сфере деятельности, выход на международные рынки, коренное обновление производственной базы и пр. Тактические цели являются промежуточными по отношению к стратегическим, отражают отдельные этапы их достижения, например, проведение капитального ремонта.

Исходя из периода времени, необходимого для их реализации, цели разделяют на долгосрочные (свыше пяти лет), среднесрочные (от года до пяти лет) и краткосрочные (до одного года). Для краткосрочных целей характерна гораздо большая, чем для долгосрочных, детализация и конкретизация действий, которые предусмотрены для их достижения. Сами по себе они являются этапами на пути достижения долгосрочных целей.

По содержанию цели делятся на технологические, экономические, производственные, административные, маркетинговые, научно-технические, социальные.

К технологическим целям можно отнести компьютеризацию, внедрение гибких технологий, строительство новых производственных зданий. Примером экономических целей является укрепление финансовой устойчивости организации, рост прибыльности работы, увеличение рыночной стоимости акционерного капитала.

Производственные цели могут состоять в выпуске определенного объема товаров и услуг, повышении их качества, увеличении эффективности производства, снижении себестоимости.

Административные цели предполагают, например, достижение высокой управляемости организацией, надежного взаимодействия между сотрудниками, хорошей их дисциплины, слаженности в работе.

Маркетинговые цели связаны с завоеванием тех или иных рынков сбыта, привлечением новых покупателей, клиентов, продлением жизненного цикла товаров и услуг, достижением лидерства в ценах и пр.

Научно-технические цели фокусируются на создании и внедрении в производство новых и усовершенствовании существующих образцов продукции, доведении их до уровня требований мировых стандартов.

Социальные цели ориентируются на создание благоприятных условий труда, жизни к отдыха работников, повышение их образовательного и квалификационного уровня и т.п. Это, например, ликвидация тяжелого и ручного труда, налаживание отношений социального партнерства в организации, обеспечение людей высококачественным медицинским обслуживанием и пр.

По форме выражения можно говорить о целях, характеризуемых количественными показателями и описываемых качественно. В первом случае речь идет, например, о производстве продукции в гривнах, тоннах, штуках; во втором -- о достижении благоприятного морально-психологического климата в коллективе, который ничем измерить нельзя.

Наконец, по уровню, к которому они относятся, цели делятся на общие и специфические. Общие цели отражают концепцию развития организации в целом и по важнейшим комплексным направлениям ее деятельности.

В состав общих входит прежде всего генеральная цель, которая по-другому называется миссией, и 4--6 общеорганизационных целей, раскрывающих и конкретизирующих ее содержание. Сегодня в качестве миссии чаще всего рассматривается удовлетворение тех или иных общественных потребностей.

Миссия дает представление окружающим о том, что собой представляет данная организация, каковы ее философия, имидж. Она способствует установлению определенного внутриорганизационного климата, создает основу для формулировки конкретных целей - общих и специфических, а также выработки стратегии.

Общеорганизационные цели могут быть ориентированы, например, на достижение финансовой устойчивости, обеспечение необходимого уровня рентабельности, завоевание тех или иных рынков.

В современных условиях общие цели формируются, как правило, в совместном диалоге высшего руководства организации, руководителей подразделений, консультантов по вопросам управления, а также представителей трудового коллектива и профсоюзной организации.

Специфические цели разрабатываются в каждом подразделении и определяют основные направления его деятельности в свете реализации им общих целей. Обычно они охватывают уже средне- и краткосрочный периоды и обязательно выражаются в количественных показателях. В отличие от общих, специфические цели бывают двух типов: операционными и оперативными. Первые ставятся перед отдельными работниками, вторые - перед подразделениями.

Процесс установления целей в зависимости от особенностей организации может происходить как централизовано, так и децентрализовано. В первом случае обеспечивается единая ориентация всех целей в рамках организации, но для низших уровней управления они окажутся навязанными, а поэтому может возникнуть сопротивление исполнителей в деле их реализации. Во втором случае эти проблемы снимаются, но возникают сложности, связанные с координацией целей, направлением их в единое русло. Децентрализованное установление целей может осуществляться двояко: сверху вниз, как конкретизация на низших уровнях управления целей, сформулированных ни верхних; и снизу вверх, как обобщение верхними уровнями всей палитры целей, выработанных нижестоящими. Но в любом случае все эти процессы направляются и контролируются высшим руководством организации.

Постоянные изменения во внешней и внутренней среде организации приводят к тому, что цели приходится соответствующим образом корректировать или пересматривать. Чаще всего при этом применяется своего рода тактика наползания одной цели на другую. Например, сначала разрабатывается долгосрочная цель, а исходя из нее - краткосрочная. При достижении последней с учетом накопившихся изменений разрабатывается новая долгосрочная цель, а на ее основе -- очередная краткосрочная.

В результате в организации складывается определенная система целей, а также механизм ее постоянного обновления. В рамках этой системы цели обычно находятся в определенных отношениях друг к другу.

Во-первых, они могут вытекать друг из друга, образуя своего рода ''дерево" (см. схему 1), от "ствола" которого, соответствующего миссии организации, отходит несколько крупных "веток", символизирующих общеорганизационные цели, которые в дальнейшем разветвляются на более мелкие, соответствующие специфическим, причем "крона" такого дерева может ветвиться до бесконечности. Данная "конструкция" наглядно показывает, что для реализации миссии (1) нужно достичь общеорганизационных целей (1.1, 1.2, 1.3), что и свою очередь требует осуществления специфических (например, 1.2.1, 1.2.2,1.2.3).

Во-вторых, цели могут находиться друг с другом в отношении иерархической соподчиненности, то есть цели высшего уровня оказываются более важными и широкими по охвату и времени существования, чем цели низшего уровня. В то же время на последовательность их реализации это обстоятельство влияния не оказывает. В этом случае изображать их структуру в виде дерева, понятно, нельзя.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Цели можно ранжировать по таким основаниям как вклад в реализацию миссии организации; по возможности их достижения в заданный срок в условиях ограниченности ресурсов; по величине выгоды, которая может быть получена в процессе их реализации; по числу попутно решаемых проблем, или наоборот - возникающих неблагоприятных последствий.

Ранжируются цели путем перемножения определяемых на основе экспертных оценок самостоятельных рангов каждой из них и их вклада в процентах или в долях единицы в итоговый результат, а затем расположения в порядке убывания полученных баллов.

На основе целей организация формулирует задачи, которые должны быть решены в процессе их достижения. Задачи более конкретны и обладают не только качественными, но и количественными, пространственными и временными характеристиками. Так, если цель предприятия может формулироваться как "достижение в ближайшем будущем лидирующего положения на рынке выпускаемой продукции", то задача должна звучать куда более определенно: "завоевание к 31 декабря следующего года 40% рынка изделий А, 30% рынка изделий Б и 25% рынка изделий В".

В отличие от целей задачи также содержат ограничения, то есть перечисление действий, от которых необходимо воздерживаться, например, от нарушения антимонопольного законодательства. Кроме того, по сравнению с целями задачи являются в большей степени индивидуализированными и персонифицированными, включают элементы, позволяющие им быть привлекательными для исполнителей.

3. Эффективность достижения целей

Достижение любых целей требует определенной деятельности сотрудников организации, то есть совокупности поступков, активного поведения. Деятельность характеризуется такими чертами как пространственно-временная определенность, стихийность или планомерность, самостоятельность или подчиненность и т.п.

Если деятельность полностью или частично приводит к достижению поставленных целей, она считается эффективной. Приблизительно эффективность может быть определена еще до начала самой деятельности как потенциальная эффективность; реальная же зависит от степени достижения самих целей, то есть от полученных на практике результатов. Поскольку дли достижения эффективности применяются разные способы, правомерно также говорить и об их эффективности.

От эффективности деятельности необходимо отличать ее выгодность и экономичность. Первая заключается в получении определенного положительного результата, например, прибыли; вторая показывает цену, которую за этот результат пришлось заплатить, соотнося его с величиной затрат. Чем в большей степени результат превышает затраты, тем экономичнее деятельность.

Изменение в более благоприятную сторону соотношения между полученными результатами и связанными с ними затратами называется экономизацией деятельности. На практике она возможна далеко не всегда, и нередко имеет место ее стабилизация и даже обратный процесс. Сама экономизация достигается несколькими способами: снижением затрат при тех же результатах; увеличением результата при меньшем росте затрат; увеличением результата при сокращении затрат (самый благоприятный вариант); уменьшением результата при еще большем уменьшении затрат.

Таким образом, экономизация деятельности далеко не всегда связана с увеличением ее выгодности, поскольку абсолютный результат может даже сокращаться, поэтому критерий выгодности может приниматься во внимание только при оценке достижения данной цели вне связи с другими.

Эффективная экономичная деятельность характеризуется такими признаками как высокая результативность, простота и рациональность технологии и организации, точность, надежность всех элементов (оборудования, материалов, работников), высокое качество процессов и их результата, соответствие целям организации, предприимчивость, высокая активность, усердие, трудолюбие, настойчивость участников.

Коснемся теперь вкратце наиболее общих подходов к обеспечению требуемой - эффективности деятельности. Прежде всего речь должна идти о заблаговременном создания для нее необходимых условий в виде предпочтительных позиций в тех или иных областях, предотвращения влияния неблагоприятных обстоятельств как в настоящее время, так и в будущем, особенно тех, воздействие которых может быть необратимым.

Далее, само осуществление деятельности должно быть своевременным, что требует выбора наиболее удачного момента для ее начала, оптимальной последовательности отдельных этапов, предотвращения неоправданных перерывов и потерь времени. Важность учета этих обстоятельств в условиях непрерывного усложнения хозяйственных процессов трудно переоценить.

Эффективная деятельность сегодня невозможна без свободы маневра, которая предотвращает возможность попадания в тупиковую ситуацию. Если такая свобода отсутствует, то во избежание неприятностей иногда приходится выжидать, что может привести к потере выгодного момента для начала действий. Свобода маневра для организации обеспечивается постоянной готовностью к ним, поиском резервов, созданием условий для полного использованию предоставлявшихся возможностей.

Практика показала, что в настоящее время все больше демонстрирует свою ограниченность такой некогда широко применявшийся способ повышения эффективности деятельности как индивидуальная специализация, в рамках которой работник мог совершенствовать свое мастерство лишь до определенных пределов. Поэтому сегодня она дополняется расширением круга трудовых функций, которые каждый выполняет на своем рабочем месте, овладением людьми новыми смежными и самостоятельными профессиями.

Наконец, значительное повышение эффективности достижения целей организации достигается в том случае, когда ее члены отождествляют эти цели с собственными как с профессиональной, так и с моральной точки зрения, что возможно лишь на высокой ступени зрелости каждого в отдельности и коллектива в целом.

Достижение такой ступени делает возможным развитие так называемого управления по целям, получающего сегодня на Западе все более широкое распространение.

4. Управление по целям

цель детализация

Суть этого вида управленческой деятельности заключается в том, что система официальных обезличенных целей организации или подразделения дополняется, уточняется, корректируется в процессе внутриорганизационного диалога между отдельными уровнями управления и в конце концов трансформируется в индивидуализированные цели коллектива или отдельных его членов -- как исполнителей, так и руководителей. Именно на эти цели прежде всего сориентирована деятельность людей, их достижение стимулируется в первую очередь.

Официальное планирование дополняется здесь системой индивидуальной управленческой ответственности и персональным стимулированием с учетом конкретных должностных обязанностей и личных качеств работников.

Целевое управление начинается с анализа того, что сделано на данный момент, с определения желательных характеристик будущего результата, с детализации того, что, почему и как должно быть сделано, какие корректирующие действия и в какое время необходимо произвести, чтобы достичь поставленных целей. Все необходимые для этого материалы содержатся в плане и других официальных документах организации.

Следующим шагом является создание так называемой декларации документа, содержащего систему индивидуальных и коллективный целей работников организации или подразделения. Цели, представленные в декларации, обычно группируются по определенной направленности и ранжируются в соответствии с приоритетностью. В последнем случае выделяют, во-первых, необходимые цели, достижение которых решающим образом влияет на положение организации, подразделения или отдельного работника; во-вторых, желательные, реализация которых позволяет в определенной степени улучшить положение дел и создать дополнительные гарантии стабильного существования организации, и наконец, в-третьих, возможные цели, которые в принципе ничего не меняют.

Все сформулированные в декларации цели могут иметь троякую направленность: на конечный результат, например, выпуск определенного объема продукции или услуг; на осуществление той или иной деятельности, скажем, совершенствование того или иного технологического процесса; на достижение определенного состояния объекта управления - приобретение новой профессии. Конкретная формулировка этих целей во многом зависит от особенностей ситуации, должностных обязанностей исполнителя, его потребностей, характера, типа личности.

Декларация позволяет определить конкретных лиц, ответственных за то или иное дело; обязанности каждого из них в процессе реализации поставленных целей; возложить персональную (как административную, так и экономическую) ответственность за выполнение добровольно взятых на себя обязательств; усилить связь между официальными и личными целями; создать необходимую основу для персонифицированного морального и материального поощрения в соответствии с тем вкладом в общее дело, который каждый собирался внести.

Для того чтобы декларация успешно "работала", она должна быть широкой по содержанию, то есть охватывать все основные аспекты деятельности сотрудников и трудовых коллективов, а также действовать достаточно продолжительное время. Но поскольку в процессе ее реализации могут появиться разного рода неожиданности, открыться дополнительные возможности, цели, содержащиеся в декларации, регулярно несколько раз в год уточняются.

Нужно иметь в виду, что формулировка целей декларации сопряжена с рядом трудностей. Прежде всего она требует весьма большой подготовительной работы и соответственно немалых затрат времени, а подчас и средств. Далее, не все цели могут быть выражены количественно, а для данного случая это крайне важно, ибо их достижение является основой стимулирования. Наконец, здесь присутствует весьма сильный субъективный фактор, ибо в декларацию попадут прежде всего "красивые" или престижные, а не важные цели.

Для того чтобы пели реально повышали трудовую активность персонала, они должны соответствовать основным принципам и методам работы, принятым в организации, интересам персонала, быть достаточно трудными и увлекательными, пробуждать в людях азарт и стремление проявить себя.

Цели, содержащиеся в декларации, не являются уже чисто формальными, навязанными исполнителям "сверху". Это уже во многом их цели, а поэтому обычно реализуются с гораздо большей заинтересованностью, чем официальные.

Скоординированные по горизонтали и вертикали списки индивидуальных и групповых целей утверждаются высшим руководством организации, а их экземпляры хранятся у исполнителей, руководителей, а также специально назначенных лиц до очередной корректировки или подведения итогов.

Заключение

В процессе выполнения контрольной работы мы ознакомились с понятием цели организации, системами целей организации, эффективностью достижения целей и управлением по целям; раскрыли вопросы выбора целей организации и ее детализации.

Литература

1. Веснин В.Р. Практический менеджмент персонала: Пособие по кадровой работе.- М.:Юрист,1998.

2. Веснин В.Р. Управление персоналом. Теория и практика. М., 2007

3. Воронкова В.Г. Кадровый менеджмент: Навчальний посібник. -К.:Професіонал,2004

4. Данюк В.М.,Петюха В.М. Менеджмент персоналу, Навчальний посібник. / К.:КНЕУ, 2004.

5. Денисов В.Л., Филиппов А.В. Управление персоналом в корпорациях. М. 1999.

6. Подольчак Н.В. Повышение эффективности менеджмента предприятий на основе использования R-теории мотиваций. Экономика Украины, № 9,2005.

7. Пушкарев Н.Ф. Кадровый менеджмент: зарубежный и отечественный опыт. М., 1996

8. Управление персоналом в условиях социальной рыночной экономики/ Под науч. ред. Р. Мара и Г. Шмидта.-М.:Изд-во МГУ, 1997.

9. Цветаев В. М. Кадровый менеджмент. М., 2005

10. Щекин Г.В. Основы кадрового менеджмента:Учебник.-3-е изд., перераб. и доп. -К.:МАУП,1999.

Размещено на http://www.allbest.ru/