Начальник Управления несет персональную ответственность за состав, сохранность и правильное оформление документов. Беспорядок в хранении документов может обернуться риском потери ценной информации, что может негативно отразиться на деятельности учреждения. Вопросы, касающиеся хранения документов, нашли свое отражение в. Федеральном законе "Об архивном деле в Российской Федерации" Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации" от 22 октября 2004г. №125-ФЗ//Российская газета. - 2004. - 1 ноября. . Настоящий Федеральный закон регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в российской Федерации в интересах граждан, общества и государства.

Постановление Правительства РФ "О развитии единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации" №1212 от 01.11.1999 г.

Постановление Правительства РФ "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением государственного герба Российской Федерации" №268 от 27.12.1995 г.

Постановление Госкомстата России "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" №26 от 06.04.2001 г.

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

ГОСТ Р 6.30. - 2003 "Унифицированная системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению".

ГОСТ 6.10.5-87 "Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца".

ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения".

ГОСТ 1.5-2002 "Государственная система стандартизации РФ. Стандарты. Общие требования к построению, изложению, содержанию и обозначению".

2.2 Состав и анализ оформления документации Управления ветеринарии

Процесс управления регулируется с помощью права. В первую очередь это касается определения статуса субъектов и объектов правового положения каждого звена управления любой организацией (самостоятельный функциональный орган или самостоятельный исполнитель, подчиняющийся непосредственному руководителю), связано с точностью определения цели и задачи его деятельности, способов оценки этой деятельности, регулированием отношений, в которые он вступает с другими звеньями управления.

Исходя из анализа законодательных, нормативно-правовых и нормативно-методических документов, регламентирующих документирование деятельности Управления делами, все документы создаваемые в данном учреждении можно разделить на несколько систем:

ь организационно-правовой документации;

ь распорядительной документации;

ь справочно-информационной документации.

Оптимальный режим управления организацией может быть обеспечен, лишь путем сочетания возможности требовать. Именно взаимодействие предписания, дозволения и запрета - один из конкретных методов правового регулирования.

Для эффективной организации управленческой деятельности необходимо документально зафиксировать основные составляющие управленческой деятельности:

структуру и правовой статус конкретного органа управления;

порядок функционирования органов управления;

фиксирование функций, распределение полномочий, ранжирование задач, персонализацию ответственных должностных лиц;

осуществления деятельности органов управления и должностных лиц на основе действующего законодательства.

Наряду с определением статуса, функций, структуры необходимо придать документальную форму правилам регулирования выполняемых работ, оказываемых услуг, определить перечень вопросов подлежащих рассмотрению в конкретном случае и подчинить их заранее установленным требованиям.

Отражение такого рода вопросов нашло себя в таких организационно-правовых документах Положение об Управлении ветеринарии Тюменской области, инструкциям по различным видам деятельности, штатном расписании.

Систему организационно-правовых документов от других видов документов отличает ряд особенностей:

во-первых, организационно-правовые документы основаны на нормах административного права, являются юридической основой деятельности организации и поэтому обязательны для исполнения;

во-вторых, с точки зрения срока действия организационно-правовые документы относятся к бессрочным (они действуют до их отмены либо до замены и утверждения новых);

в-третьих, разработка организационных документов, как правило, возлагается на руководство хозяйствующего субъекта, с привлечением юридической службы и высококвалифицированных специалистов, хорошо ориентирующихся в особенностях организационного и функционального построения организации.

Специфическая направленность этой системы документации позволяет условно разделить ее на два типа: учредительную, на основании которой действует организация как хозяйствующий субъект, и функциональную, регулирующую отдельные стороны деятельности организации.

Наиболее значимыми документами системы организационно-правовой документации Управления ветеринарии из группы функциональных документов являются Положение об Управлении ветеринарии Тюменской области, штатное расписание и должностная инструкция.

Правовым актом, устанавливающим статус, функции, права, обязанности и ответственность обособленных подразделений является Положение.

Положение об Управлении ветеринарии Тюменской области состоит из следующих разделов:

1. Общие положения;

2. Основные задачи управления ветеринарии;

3. Функции управления ветеринарии;

4. Права управления ветеринарии;

5. Ответственность управления ветеринарии;

6. Руководство управления ветеринарии;

7. Реорганизация и ликвидация управления ветеринарии.

В первом разделе "Общие положения" кратко обозначен статус Управления ветеринарии Тюменской области, в частности сказано, что "Управление ветеринарии Тюменской области является уполномочены органом исполнительной власти Тюменской области в сфере ветеринарии с подведомственными ему государственными организациями ветеринарии…" Положение об управлении ветеринарии Тюменской области, утв. Постановлением Правительства Тюменской области №28-п от 18. 05.2005, ст. 1, п. 1. 1. , перечислены организации, находящиеся в непосредственном подчинении, а также указаны законодательные нормативно-методические документы, на основе которых разработано это Положение.

2 раздел Положения ставит перед Управлением определенные задачи, которые можно было бы свести к общему знаменателю - реализация федеральных, областных целевых программ по предупреждению и ликвидации карантинных и особо опасных болезней животных и разработка и реализация мер по эффективному расходованию и использованию бюджетных средств и вверенного имущества.

В разделе 3 "Функции управления ветеринарии" четко очерчен круг функций, возложенных на Управление. Достаточно подробно прописан контроль за деятельностью предприятий, организаций и частных лиц, так или иначе задействованных в агропромышленном комплексе. Также на Управление возлагаются такие функции, как организация ликвидации очагов заболеваний на всех объектах животноводства Тюменской области; разработка мероприятий по внедрению достижений науки и передового опыта; ведение статистического учета движения карантинных болезней и падежа животных; планирование перспектив развития и размещения ветеринарно-санитарных объектов в области и т.д.

Для обеспечения выполнения своих задач и функций управление ветеринарии имеет права, которые описаны в разделе 4 "Права управления ветеринарии". Согласно тексту Положения представители Управления вправе требовать от должностных лиц предоставление документов и сведений для выяснения противоэпизоотического состояния животных; беспрепятственно посещать и обследовать предприятия, учреждения и организации с целью проверки исполнения ими ветеринарного законодательства РФ и т.д. и т.п.

Правонаделение влечет за собой наложение ответственности, которая не менее категорична. В частности сказано, что Управление несет ответственность за благополучное эпизоотическое состояние всех объектов; выполнение всех ветеринарных мероприятий организациями и учреждениями непосредственного подчинения; своевременное информирование об эпизоотическом и ветеринарно-санитарном состоянии сельскохозяйственных и перерабатывающих предприятий.

Раздел 6 "Руководство управления ветеринарии" оговаривает полномочия начальника Управления, также описан порядок его назначения и отстранения от должности. Весомый акцент сделан на то, что начальник Управления несет персональную ответственность за надлежащее выполнение возложенных на него задач и функций.

Последний раздел Положения говорит, что "…реорганизации и ликвидация управления ветеринарии Тюменской области осуществляется на условиях и в порядке, предусмотренном действующим законодательством" Положение об управлении ветеринарии Тюменской области, утв. Постановлением Правительства Тюменской области №28-п от 18. 05.2005, ст. 6. .

Положение оформлено на общем бланке Управления. Обязательными реквизитами положения являются наименование организации, также необходимо указать наименование вышестоящей организации (учреждения), наименование вида документа, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, текст, подпись, гриф утверждения, печать.

Еще одним важным документом из системы организационно-правовой документации является штатное расписание - правовой акт, определяющий структуру, численность, должностной состав и оплату труда работников организации.

Создается штатное расписание для нормирования численности штатного персонала организации, состава его административно-управленческого аппарата. На основе штатного расписания строится работа Управление ветеринарии по подбору работников (при наличии вакансий), составлению планов повышения квалификации, подготовки и переподготовки кадров.

Форма штатного расписания унифицирована УСОРД. В настоящее время этот документ оформляется с использованием межведомственной унифицированной формы Т-3. Текст оформляется в виде таблицы, которая содержит сведения об имеющихся в организации структурных подразделениях, должностях работников, количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы.

Штатное расписание оформляется на бланке организации, с указанием перечня должностей, сведений о количестве штатных единиц, должностных окладов, надбавок и месячного фонда заработной платы.

Штатное расписание подписывает заместитель начальника Управления ветеринарии, проходит процедуру согласования главным бухгалтером, утверждается начальником Управления.

Должностная инструкция - документ, регламентирующий правовое положение работника в организации. Данные документы являются действенным средством управления и выполняют организационную, регламентирующую и регулирующую роль. Они позволяют обеспечить четкое разграничение обязанностей и прав между работниками, исключить параллелизм и выполнение определенных трудовых функций, позволяют обеспечить взаимосвязь в работе сотрудников, занимающих различные должности. Должностные инструкции разрабатываются в соответствии со штатным расписанием, а также на основе квалификационных характеристик из квалификационного справочника должностей руководителей и других служащих.

К порядку полготовки, составления и оформления должностной инструкции предъявляется ряд требований, установленных Инструкцией по делопроизводству в Управлении ветеринарии Тюменской области Инструкция по делопроизводству в Управлении ветеринарии администрации Тюменской области, утв. Начальником Управления ветеринарии администрации Тюменской области 01. 12.2004// Текущий архив Управления ветеринарии Тюменской области:

во-первых, должностные инструкции разрабатывают руководители структурных подразделений Управления по согласованию с юрисконсультом. Утвержденные начальником Управления посредством издания соответствующего приказа;

во-вторых, должностная инструкция работника Управления ветеринарии оформляется на общем бланке организации. Обязательными реквизитами должностной инструкции являются наименование организации, наименование структурного подразделения Управления ветеринарии, дата и номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись и гриф утверждения. После утверждения должностная инструкция передается работнику, который проставляет на ней ознакомительную визу.

в-третьих, текст должностной инструкции работника всегда излагается от третьего лица в безличной форме.

Регулируя различные аспекты деятельности Управления ветеринарии, система организационной документации служит той нормативно-методической базой, которая необходима как для эффективного функционирования всей организации, так и для составляющей информационно-документационного обеспечения его деятельности.

Аппарат управления организации реализует свои функции, главным образом, посредством универсальных и полномочных распорядительных документов, создаваемых, циркулирующих вне зависимости от специфики деятельности во всех отраслях хозяйства и государственного управления.

В соответствии с действующим законодательством и компетенцией органы управления издают следующие распорядительные документы: приказы, указания, решения, постановления, распоряжения и т.д.

Решения, постановления и приказы издают во всех случаях, когда необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации.

Распоряжения, указания издаются по оперативным вопросам для организации исполнения постановлений, решений и приказов.

Подготовка проектов распорядительных документов организации осуществляется следующим образом:

инициирование распорядительного документа (обоснование необходимости принятия управленческого решения);

сбор и анализ информации по вопросу;

подготовка проекта распорядительного документа;

согласование проекта документа;

внесение проекта распорядительного документа;

подписание (принятие) документа;

доведение распорядительного документа до исполнителей.

Приказы по основной деятельности издаются только по необходимости. Изменения, дополнения, отмену приказов проводят только на основе новых приказов. Подписываются приказы по основной деятельности начальником. Подготавливает приказ секретарь. Внесение изменений и дополнений в приказ после подписания не допускается без разрешения начальника. Проект приказа до подписания согласовывают с должностными лицами, отвечающими за данные вопросы. Можно осуществлять и внешнее согласование с другими организациями, если приказ затрагивает их интересы.

Процесс принятия решений основан на сборе и обработке информации. Информация о фактическом состоянии дел в системе управления содержится в различных источниках, но важнейшее место среди них занимают информационно-справочные документы. Все документы информационно-справочной системы можно условно поделить на две группы.

Первая группа документов отражает деятельность органов управления и коллегиальных органов Управление ветеринарии - постоянных и временных комиссий и т.д.

Вторая группа документов образуется в деятельности отдельных должностных лиц организации. Среди этой группы документов можно выделить деловую переписку, выполняющую коммуникативную функцию, а также докладные и служебные записки, справки, отображающие фактическое положение дел в Управления ветеринарии.

К первой группе можно отнести протоколы и акты, составляемые на заседании комиссий и т.д. Протокол - это документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях, других формах работы коллегиальных органов.

Протокол оформляется на общем бланке Управления ветеринарии Тюменской области. Обязательными реквизитами протокола, согласно требованиям инструкции по делопроизводству организации, являются наименование организации, название вида документа, дата и номер протокола, заголовок к тексту, подписи.

Особую группу в системе информационно-справочных документов Управления ветеринарии составляют акты - документы, составленные несколькими лицами для подтверждения установленного факта, события, действия.

Причины составления акта в Управлении могут быть различными, отсюда возникает большое разнообразие актов: акты приема-передачи (при смене руководства, передаче дел, материальных ценностей и т.д.); приема законченных объектов строительства; проведения испытаний; расследования несчастных случаев, аварий. Инструкция по делопроизводству Управления ветеринарии выделяет общие для всех видов актов особенности подготовки и оформления.

Наиболее многочисленная группа документов, образующихся в деятельности Управления ветеринарии - служебные письма. Служебные письма применяются для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности. Это предопределяет их видовое разнообразие: запросы, уведомления, приглашения, претензии.

Письма составляются на специальных бланках писем формата А4. Управления, обязательными реквизитами письма являются наименование организации, справочные данные об организации, дата, регистрационный номер, ссылка на дату и номер поступившего документа, адресат, заголовок к тексту, отметка об исполнителе, в сопроводительных письмах - отметка о наличии приложений, в гарантийных письмах - печать.

Главная цель служебного письма - побудить к действию, убедить, показать и разъяснить. Это достигается ясностью, четкостью и краткостью текста. Слова должны четко отражать смысл, а многословие мешает выделить суть документа.

Группу информационно-справочных документов, адресованных руководству Управления ветеринарии и излагающих вопрос с выводами и предложениями составителя, называют докладными записками. Обычно докладной запиской информируют руководство организации об имевших место событиях, фактах, явлениях, сложившейся ситуации, требующих принятия решений.

В случае если нужно довести до сведения руководства организации необходимость совершения каких-либо действий, готовится такой вид докладной записки как предложение.

В объяснительной записке содержится сообщение должностного лица организации, поясняющее какое-либо действие, факт, происшествие, представляемое вышестоящему должностному лицу.

Внешние докладные записки составляются на общем бланке Управления делами, внутренние - на стандартном листе бумаги формата А4. Обязательными реквизитами докладной записки являются: наименование организации (для внутренней - наименование структурного подразделения), наименование вида документа, дата и номер, место составления, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись.

Документом, содержащим описание и подтверждение тех или иных фактов или событий, являются справки. Справки отражают основную деятельность организации или подтверждают сведения биографического или служебного характера.

Документы информационно-справочной системы Управления ветеринарии неоднородны по характеру выполняемых функций и решаемых задач. Информационно-справочные документы организации не содержат поручений как распорядительные, не регулируют какие-либо управленческие действия, как организационно-правовые. Тем не менее, именно качество информационно-справочных документов определяет качество принимаемых управленческих решений.

2.3 Технология работы с документами

Конечный результат управленческой деятельности любого предприятия зависит от множества промежуточных звеньев, одним из которых является делопроизводство, позволяющее обеспечить оперативность и гибкость в принятии решений. Делопроизводство координирует все этапы работы - от проектирования до практической реализации решений.

Главную роль в системе делопроизводства играет документ. С позиции документоведения наиболее общим считается обозначение документа как материального объекта с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенного для передачи во времени пространстве в целях хранения и общественного использования.

Аппарат управления организации реализует свои функции, главным образом, посредством универсальных и полномочных организационно - распорядительных документов, создаваемых, циркулирующих вне зависимости от специфики деятельности во всех отраслях хозяйства и государственного управления.

Поскольку распорядительные документы составляют значительное по объему число от общего количества всех документов, а также именно с помощью этих документов, в первую очередь, осуществляется функция управления, эта группа документов является наиболее значимой и распространенной в системе управления.

В соответствии с действующим законодательством и компетенцией органы управления издают следующие распорядительные и информационно-справочные документы: приказы, инструкции, указания, решения, постановления, распоряжения, письма, служебные записки и т.д.

Подготовка и составление документов происходит по указанию начальника. Проект документа должен быть корректным, логически последовательным, по возможностям кратким, излагаться просто и ясно, соответствовать действующему законодательству и нормативным актам администрации Тюменской области.

Документы должны оформляться на фирменных бланках. Если они создаются в двух или более организаций, то оформляются без применения бланков. Составление документов предполагает обязательное соблюдение следующих требований:

указание организации - автора; наименование вида документа (на письмах наименование не указывается); заголовок документа;

адресование и датирование документа; проставление отметок о согласовании текста документа (визирование); удостоверение документа (подписание, утверждение, проставление печати); проставление отметок о прохождении и исполнении документа.

Вся поступающая в аппарат управления корреспонденция принимается работниками канцелярии. Пакеты с пометкой "Лично", обращения граждан, адресованные "лично" не вскрываются, а передаются в пакетах адресату.

Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности или возвращается отправителю. Конверты сохраняются и прилагаются к документам, поступающим из налоговых органов, арбитражных судов, городских районных судов и к документам, присланным без реквизитов, когда только по сведениям, указанным на конвертах, можно установить адрес отправителя и дату отправки. Во всех остальных случаях конверты уничтожаются.

Документы со штампом "Подлежит возврату" по исполнении должны быть возвращены в канцелярию со справкой об исполнении.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения, как создаваемые в аппарате, так и поступающие из других организаций и от частных лиц. Регистрации подлежат как письменные, так и печатные документы.

Документы регистрируются в карточках учета (или в специальном журнале). При регистрации обязательны следующие реквизиты в журналах учета: автор документа (корреспондент), название документа, дата, регистрационный номер, краткое содержание, резолюция руководителя, дата фактического исполнения документа, отметка о направлении документа в дело, подпись исполнителя, подтверждающая указание о наличии приложений, указание о промежуточных сроках исполнения, отметка о прохождении документа, оценка исполнения, срок хранения документа.

Документы в Управлении регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день утверждения или подписания, отправляемые - в день их отправления.

Документу при регистрации присваиваются номера, которые состоят из индекса структурного подразделения, индекса дела по номенклатуре дел, порядкового номера документа и даты регистрации документа. Документы регистрируются по видам: постановления, приказы, распоряжения по личному составу, входящая и исходящая корреспонденция. Поступившие приказы, распоряжения, указания, постановления, письма и жалобы регистрируются в отдельных разделах книг учета. Регистрационный штамп (номер) проставляется в правом нижнем углу первого листа.

Зарегистрированные документы передаются канцелярией в тот же день на рассмотрение генеральному директору или лицу, его замещающему.

Если документ взят на контроль, то на нем ставится штамп "Контроль", а в карточке (журнале) регистрации делается необходимая отметка.

Поступающие в Управление ветеринарии или переданные лично обращения граждан (предложения, просьбы, жалобы и заявления) на имя начальника регистрируются канцелярией в отдельном журнале с присвоением регистрационного номера и указание даты регистрации.

Обращения граждан после регистрации руководству. Резолюция должна определять содержание поручения, при необходимости конкретные сроки его исполнения, фамилии лиц, ответственных за исполнение и организацию контроля, иметь дату и подпись.

Контроль за исполнением документов и принятых решений - неотъемлемая функция управления, необходимый элемент организации управленческой деятельности и важная составная часть делопроизводственного процесса. Контрольная деятельность предполагает, с одной стороны, контроль за исполнением документов по существу поставленных в них вопросов, а с другой - за соответствием формы создаваемых документов их содержанию и за своевременностью исполнения.

Повышению эффективности контроля исполнения и исполнительской дисциплины способствует глубокое и четкое разделение труда в аппарате управления, правильно составленные положения об отделах и должностные инструкции, обеспечивающие обозначение ответственного исполнителя; четкие и однозначные формулировки решений, фиксируемых в резолюциях, и сроков исполнения, установленных в аппарате управления; высокое качество подготовки документов.

Если исполнение документа поручается нескольким исполнителям, то ответственным считается лицо, указанное в поручении первым. Подлинник документа передается ответственному исполнителю, который обязан организовать его исполнение в установленный срок.

Документ считается исполненным только после решения всех поставленных в нем вопросов, извещения (при необходимости) об этом заинтересованных лиц. Промежуточный ответ, равно как и запрос по исполненному документу, не может являться основанием для признания документа исполненным.

В целях правильного формирования и учета дел, обеспечивающих быстрый поиск, сохранность и учет документов в Управлении составляется номенклатура дел.

Номенклатура дел на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале предшествующего года и вводится в действие с 1 января.

Дела формируются централизованно (в канцелярии) и децентрализовано (в структурных подразделениях). При составлении сводной номенклатуры дел каждому структурному подразделению присваивается индекс.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с наименованием дел по номенклатуре дел;

помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

группировать в дело документы одного календарного года; исключение составляют переходящие, судебные дела и личные дела, которые формируются в течение всего периода работы сотрудника на предприятии;

включать в дело по одному экземпляру каждого документа (черновики, размноженные копии вместе с оригиналами не подшиваются);

помещать приложения с основными документами, независимо от даты их утверждения или составления; приложения большого объема оформляются отдельно, о чем в документе делается отметка;

раздельно группировать в дела документы постоянного и временного хранения;

подшивать в дело не более 250 листов (4 см.);

не помещают в дело документы, не соответствующие заголовку дела, неправильно оформленные (возвращаются исполнителю для доработки) и подлежащие возврату.

Распорядительные документы (приказы, распоряжения, постановления) формируются в дела по видам документов и по хронологии (вместе с приложениями). Приказы и распоряжения по основной деятельности группируются отдельно от приказов и распоряжений по личному составу.

Документы, прошедшие все стадии делопроизводства и сформированные в дела, по истечении сроков хранения в организации сдаются в архив. Сдаваемые в архив дела должны удовлетворять следующим требованиям:

документы, составляющие дело, должны быть подшиты в твердые обложки в четыре прокола или переплетены; все металлические скрепки должны быть удалены;

на обложке тушью должно быть написано: название отдел; индекс дела; заголовок дела в соответствии с номенклатурой дел; номер тома, если дело состоит из нескольких томов; дата дела; количество листов; срок хранения; архивный шифр дела.

На завершенные дела постоянного и временного сроков хранения, прошедшие экспертизу ценности и оформленные в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003, составляются описи дел.

Проанализировав документацию, нашедшую отражение в деятельности Управления ветеринарии Тюменской области, а также организацию документооборота учреждения, можно сделать вывод, что организационную форму делопроизводства в исследуемой организации можно назвать централизованной. Так как такая форма делопроизводства присуща в основном организациям с объемом документооборота до 10 тысяч документов в год. Централизация отдельных операций по обработке документов является наиболее рациональной формой организации делопроизводства, так как позволяет снизить затраты на обработку документов, улучшить организацию труда работников службы делопроизводства за счет специализации и взаимозаменяемости отдельных работников, эффективно использовать оргтехнику, достичь, единства организационного и методического руководства документационным обеспечением.

Глава 3. Совершенствование документационного обеспечения деятельности управления ветеринарии тюменской области на основе автоматизации

3.1 Цели и задачи автоматизации процессов делопроизводства и документооборота

В настоящее время во всех государственных учреждениях, всех уровней власти, так или иначе используются системы электронного документооборота. Управление ветеринарии не стало исключением. Но в связи с тем, что АСДОУ в Управлении ввели еще в 2002 году она уже "морально" устарела. Так как в XXI веке - веке космических технологий, науки, в том числе и компьютерная, не стоят на месте, появляется необходимость привлекать более новые и более совершенные технологии.

Ключом к решению проблемы повышения уровня эффективности деятельности считается концепция так называемого электронного (автоматизированного) офиса. Речь идет о комплексном использовании современных технических средств для автоматизации процедур и функций управления (обработка текстов, их редактирование, хранение и поиск, передача информации по каналам электросвязи внутри офиса и за его пределы, информационное обслуживание персонала офиса, некоторые аспекты процесса подготовки и принятия решения и т, д.), средств программной поддержки и т.д. Внедрение в разных сферах электронных офисов оказалось практически реальным, прежде всего благодаря повсеместному распространению ПК с открытой архитектурой, позволяющей конфигурировать машины с ориентацией на выполнение конкретных работ, разнообразных проблемно-ориентированных программных продуктов (в частности, Microsoft Office) a также всевозможных высокоэффективных средств оргтехники.

Организация работы с документами - ключевая технология управления в любом учреждении: от офиса небольшого предприятия до федерального ведомства или огромной корпорации. Естественно, эффективное управление требует некоторой системы работы с документами. Чем шире сфера и масштабы деятельности организации, тем более важную и самостоятельную роль играет собственно система делопроизводства. Она предполагает не только единые правила документирования - оформления документов, но и единый порядок документооборота.

Отсутствие действенной технологии управления документооборотом приводит, в конечном счете, к тому, что, как правило, в произвольный момент времени невозможно точно сказать, над какими документами работает учреждение, какова история и текущее состояние того или иного вопроса, чем конкретно заняты исполнители.

Общегосударственные нормы регламентируют только форму готовых - официальных документов, но не технологию их подготовки: работу с проектами и неофициальными рабочими документами. Поэтому на этапе подготовки документов могут быть применены произвольные информационные технологии - от текстовых процессоров до систем коллективной работы.

К объектам системы управления документооборотом относятся структуры данных, над которыми производятся операции. К ним относятся картотеки, регистрационно-контрольные карточки, файлы документов, сообщения и папки. Каждый документ должен быть зарегистрирован в системе.

Информационная модель предусматривает также возможность взаимосвязанного функционирования нескольких систем автоматизации документооборота. В этом случае обмен документами между системами осуществляется посредством любой системы электронной почты.

Создание и внедрение системы автоматизации делопроизводства и документооборота (САДД) преследует достижение следующих целей:

в области обработки документов:

- обеспечение повышения оперативности и качества работы с документами, упорядочение документооборота, обеспечение контроля исполнения;

- создание условий для перехода от традиционного бумажного документооборота к электронной безбумажной технологии;

- исключение дублирования работы по вводу информации о документе на различных участках работы с ним;

в области контроля за исполнительской дисциплиной:

- обеспечение автоматизированного контроля за прохождением документов в подразделениях организации с момента их получения или создания до завершения исполнения отправки или оформления в дело, своевременное информирование сотрудников и руководства о поступивших и создаваемых документах, исключение потерь документов;

- сокращение сроков прохождения и исполнения документов;

в области организации доступа к информации

- обеспечение централизованного хранения текстов документов, подготовленных в электронной форме, и их графических образов, а также всех сопутствующих материалов, с возможностью организации логического связывания документов, относящихся к одному вопросу, и оперативного поиска (подборки) документов по тематическому набору реквизитов.

Теперь определим круг задач автоматизации документационного обеспечения управления. Под системой автоматизации делопроизводства будем понимать любую автоматизированную систему, предназначенную для решения задач делопроизводства не зависимо от объекта автоматизации (органа государственной власти, торговой компании, коммерческого банка или др. организации).

В государственном стандарте термин "делопроизводство" приравнивается к термину "документационное обеспечение управления" и определяется как "отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами" См.: ГОСТ Р 51141 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М.: Изд-во стандартов, 1998. - 8с. . Таким образом, отметим, что задача делопроизводства подразделяется на задачи документирования и организации работы с документами.

Вплотную к задачам делопроизводства примыкает задача организации архивного хранения документов.

На основании вышесказанного выделяем следующий перечень задач, подлежащих автоматизации:

- документирование (создание документов, поддерживающих и регистрирующих управленческую деятельность, т.е. их подготовка, оформление, согласование и изготовление);

- организация документооборота (обеспечение движения, поиска, хранения и использования документов);

- систематизация архивного хранения документов (определение правил хранения создаваемой в организации информации, ее поиска и использования для поддержки принятия управленческих решений и деловых процедур).

Таким образом, при выборе АСДОУ необходимо учитывать то, что она должна, прежде всего, выполнять все задачи документационного обеспечения управления в полном объеме.

3.2 Подбор системы электронного документооборота для Управления ветеринарии Тюменской области

Как уже говорилось выше выбор и внедрение новой АСДОУ необходимы для оптимизации процессов документооборота. Данное исследование преследует своей целью выбор необходимой, и удовлетворяющей всем показателям, системы автоматизированного документооборота.

Введение крупных систем производится по следующей технологии: формируется небольшая проектная группа (4-8 человек), состоящая из сотрудников Заказчика и исполнителя. Эта группа в дальнейшем возьмет на себя обязанности по сопровождению и развитию системы.

Применение подобных технологий вызвано двумя факторами: во-первых, организация обычно заинтересована в том, чтобы специалисты, которые могут оперативно решить большинство вопросов, были всегда под рукой, а во-вторых, обучение и использование своих сотрудников всегда существенно дешевле, чем привлечение сторонних специалистов.

Процесс внедрения обычно состоит из нескольких этапов, некоторые из которых могут идти параллельно:

1. Обследование организационной структуры предприятия, выявление основных бизнес-процессов, формальное описание схемы движения документов.

2. Составление номенклатуры документов, формирование справочников и классификаторов, составление инструкций.

3. Адаптация системы на основе информации, полученной на этапе обследования.

4. Установка и настройка программного обеспечения.

5. Обучение персонала организации.

6. Опытная эксплуатация.

7. Окончательная настройка системы с учетом недочетов, выявленных во время опытной эксплуатации.

8. Сдача в промышленную эксплуатацию

Сравним системы (включив в описание несколько наиболее популярных на российском рынке систем):

Система "Дело-96" (ЗАО "Электронные офисные системы").

Система автоматизации делопроизводства и документооборота Дело-96 предназначена для автоматизации делопроизводственной деятельности (основанной на традиционных отечественных технологиях и закрепленных соответствующими стандартами) и документационного обеспечения управленческой деятельности государственных организаций.

Система Дело-96 обеспечивает выполнение следующих возможностей:

1. Отслеживание всех этапов делопроизводственных операций и результатов выполнения работ по основным функциональным процессам организаций и учреждений;

2. Единую регистрацию всей поступающей корреспонденции, путем создания регистрационной карточки, в которую заносятся сведения о документе, с последующим направлением корреспонденции на рассмотрение руководству и в структурные подразделения;

3. Ввод текстов резолюций, включая повторные, и назначение исполнителей по ним;

4. Направление резолюций и документов на рабочие места пользователей-исполнителей;

5. Пересылку отчетов исполнителей по документу ответственным исполнителям и/или авторам резолюций;

6. Регистрацию движения документов (документооборота) внутри организации, включая перемещения бумажных оригиналов и бумажных копий документов и соответствующих резолюций, отчеты об исполнении, согласование (визирование) документов;

7. Осуществление контроля за своевременным исполнением поручений, обращений учреждений, организаций, резолюций и указаний руководства; проверка правильности и своевременности исполнения документов;

8. Объединение и группирование документов, зарегистрированных в системе делопроизводства, по различным признакам;

9. Выполнение поиска по совокупности реквизитов регистрационных карточек и резолюций с целью осуществления функций контроля исполнения документов и резолюций и ведения справочно-аналитической работы;

10. Ввод сведений об отправке исходящих документов адресатам с созданием реестров рассылки документов;

11. Получение согласно действующим правилам и инструкциям информационных материалов, сводок, отчетов для предоставления руководству;

12. Получение и вывод на печать статистических справок и отчетов, а также регистрационных карточек для обеспечения совместимости с традиционной ("бумажной") технологией делопроизводства;

13. Хранение электронных образов документов;

14. Списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел и, при необходимости, извлечения их из дела;

15. Протоколирование работы пользователя с системой, включая работу с регистрационными карточками и резолюциями.

В последней версии системы поддерживается доступ к документам посредством Internet технологии.

Система "Office Media" ("Inter Trust").

Программный комплекс Office Media, предназначен для решения следующих основных задач:

1. Упорядочение системы регистрации и хранения исходящей и входящей корреспонденции;

2. Автоматизация, упорядочение и ускорение процесса документооборота в организации;

3. Внедрение автоматизированной системы контроля за выполнением приказов, распоряжений и поручений руководства и системы оперативного оповещения сотрудников о выданных распоряжениях руководства;

4. Информационная поддержка контактов организации с внешними партнерами;

5. Комплексное решение задачи информационного обеспечения деятельности подразделений с учетом специфики работы каждого из них;

6. Комплексное решение задач, связанных с организацией процесса заключения и оперативного контроля выполнения договоров;

7. Обеспечение возможностей по аналитическому контролю результатов деятельности организации.

8. Информационно-аналитическая работа;

9. Управление проектами;

10. Управление персоналом;

11. Информационное обеспечение руководителей высшего звена и т.д.

Система "ЭСКАДО" ("InterProCom LAN").

Система автоматизации документооборота ЭСКАДО ориентирована на предприятия, деятельность которых связана с обработкой большого количества документов. Система дает возможность стандартизовать документооборот, используя шаблоны, единые для всех сотрудников, поскольку изменения в формах документов становятся доступны всем.

Система обеспечивает следующие возможности:

1. Построение единой распределенной системы с региональными отделениями и удаленными пользователями;

2. Ведение списка фирм и клиентов и отслеживание истории взаимодействия с ними, удобный и быстрый поиск информации;

3. Создание, учет, хранение и обработку различных типов документов (входящие, исходящие, электронную почту и др.);

4. Автоматизированный ввод информации (сканирование, распознавание, преобразование в формат Lotus Notes), поддержку различных типов информации (текст, графика, файлы, звук, видео и т.д.);

5. Осуществление контроля за исполнением документов в соответствии с принятой в организации системой документооборота;

6. Организацию факсимильной / почтовой рассылки;

7. Поддержку электронной подписи и факсимиле.

Система "Optima Workflow" ("Оптима").

В состав системы Optima Workflow Enterprise Edition входят пять программных модулей, которые могут быть установлены на различные клиентские станции или серверное оборудование в корпоративной сети, в зависимости от методов организации процессов документооборота и создания рабочих мест пользователей.

Внедрение подобной системы в организации обеспечивает следующие возможности:

- централизованное хранение документов в электронном виде;

- формализацию процедур создания и обработки документов;

- единые управление и контроль за движением документов в рамках бизнес-процессов.

Система Optima Workflow содержит инструменты задания маршрутов прохождения документов, аудита, отслеживания их статуса в процессе обработки, а также дает возможность подключать лицензированные ФАПСИ средства криптографической защиты.

Система "Босс-Референт" (компания "Ай-Ти").

Система БОСС-Референт разработана на базе продукта Lotus Notes фирмы Lotus Development Corporation, который представляет собой средство проектирования систем поддержки групповой работы и может рассматриваться в качестве стандарта в этой области.

Среда Lotus Notes и приложения, созданные на ее основе, удовлетворяют основным требованиям к единой системе управления документооборотом крупных организаций и, в частности, следующим.

1. Учетная обработка всех видов документов.

2. Уникальность номера. В системе имеется возможность присваивания документам уникальных номеров, в том числе и в распределенной вычислительной сети.

3. Связность документов. Документ Notes может включать неограниченное число ссылок на другие документы Notes, в том числе и хранящиеся в других базах данных.

4. Распределенный документооборот.

При выборе системы, прежде всего, необходимо учитывать то, на сколько данный программный продукт соответствует основным задачам делопроизводства (Приложение 2).

Эффективная реализация делопроизводственных задач, предполагающих централизованное сведение данных о документах всей организации требует использования мощной СУБД масштаба предприятия и соответствующих средства проектирования. С учетом специфики и сложности таких задач можно сделать вывод о том, что применение каких-либо готовых популярных зарубежных прикладных пакетов типа document management, groupware или workflow возможно лишь в частных случаях или для решения частных задач используя их в качестве отдельных компонент. Опыт российских разработчиков программных систем автоматизации делопроизводства и документооборота для отечественных учреждений подтверждает полученный вывод. Пестрецов А.А. Сравнительный анализ программных систем делопроизводства и документооборота для автоматизации российских органов государственной власти, предприятий и учреждений. Метод. пособие. - М.: ОЦНТИ ВНИИДАД, 1998. - С. 41.

12. Таким образом, наибольшее предпочтение при автоматизации ДОУ отдано специализированным системам автоматизации делопроизводства и документооборота (Дело-96, Система "Office Media").

Данные программные продукты предоставляют наиболее широкий ассортимент функций, необходимых для эффективной работы Управления ветеринарии.

3.4 Техническое обоснование внедрения автоматизированных систем делопроизводства в Управлении ветеринарии Тюменской Области и расчет экономического эффекта от внедрения электронного документооборота

Предложенные для внедрения системы электронного документооборота практически полностью отвечают требованиям, которые предъявляются к ним для более эффективной реализации

Современная АИС ДОУ должна обеспечивать выполнение следующих основных функций:

регистрация входящей, исходящей и внутренней документации;

направление документов исполнителям вместе с поручениями по ним и контроль за ходом исполнения поручений;

списание документов в дело;

формирование и передачу дел в архив предприятия и ведение архива;

рассылка исходящей корреспонденции;

подготовка проектов документов и поручений и обеспечение процедур их согласования и утверждения;

поиск по любому сочетанию параметров и выдача разнообразных сводок и отчетов.

Состав функций и их реализация в каждой конкретной АИС ДОУ могут существенно различаться, и при выборе АИС ДОУ следует детально и тщательно рассматривать возможности каждой из них. Главным же фактором все-таки является функциональная полнота системы. То есть, если АИС ДОУ может реализовать все перечисленные функции, то с большой степенью вероятности можно утверждать, что она сможет решить все основные задачи делопроизводства и документооборота организации или предприятия. Конечно, это означает только то, что функциональная полнота необходима, но совсем не обязательно, что этого достаточно для каждой конкретной организации.

Следует отметить, что требования к свойствам системы при решении одних и тех же задач в различных подразделениях одной и той же организации могут существенно отличаться. Поэтому при расширении АИС ДОУ на все подразделения организации, как правило, необходимо искать компромисс между иногда противоречивыми требованиями потребителей к функциям системы.

При анализе этих требований надо отделить существенные потребности будущих пользователей системы от непринципиальных, не изменяющих работу подразделений. Последние обычно вызваны просто сложившейся практикой работы и психологическими причинами боязни ее изменения. Надо сказать, что внедрение любой АИС ДОУ, в той или иной мере, все равно что-то поменяет в работе будущих пользователей. Поэтому вряд ли следует всегда стремиться к минимизации этих изменений, выдвигая порой совершенно непринципиальные требования к ее свойствам. Практика внедрения и дальнейшей работы подобных систем показывает, что после периода привыкания к работе в новых условиях, пользователи обычно успешно адаптируются и далее уже рассматривают систему, как необходимый инструмент своей повседневной деятельности.

Эксплуатационные характеристики выбираемой АИС ДОУ являются одним из важнейших критериев выбора системы. Оценивать выбираемую систему с точки зрения эксплуатационных характеристик целесообразно со следующих позиций:

1. Ввод в действие;

2. Масштабируемость;

3. Разграничение доступа пользователей и защита от несанкционированного доступа к документам и функциям системы;

4. Протоколирование работы пользователей;

5. Администрирование и обеспечение надежной работы.

1. Ввод в действие является важнейшим этапом освоения системы. Понятно, что продолжительность ввода в действие АИС ДОУ от момента ее приобретения до начала ее эксплуатации следует по возможности минимизировать. Поэтому при выборе системы надо учесть статистические данные по ее вводу в действие у других потребителей и состав требуемых мероприятий по ее освоению. Одним из необходимых мероприятий помимо установки и настройки системы, обучения ИТ специалистов является обучение пользователей.

2. В процессе эксплуатации АИС ДОУ количество рабочих мест, как правило, увеличивается. Документооборот предприятия охватывает все его подразделения, но автоматизировать все их сразу даже при наличии на это возможностей, крайне сложно. Поэтому выбираемая АИС ДОУ должна обеспечивать возможность поэтапного подключения требуемого количества рабочих мест, обеспечивая тем самым постепенную автоматизацию различных подразделений и филиалов предприятия.

3. Современная АИС ДОУ должна поддерживать несколько механизмов контроля доступа, которые помимо аутентификации пользователей, включают несколько уровней доступа (например, просмотр, редактирование, создание, удаление, печать и прочие), определяемых в отношении каждого документа (и даже полей в регистрационной карточке), а также создавать ролевые группы пользователей с различными привилегиями (например, группа начальников отделов).