4. Одной из составляющих информационной безопасности эксплуатируемой АИС ДОУ является протоколирование всех действий пользователей. Это полезно тем, что позволяет отследить всю историю работы с документом (кто и когда его создал, редактировал, просматривал, печатал и так далее). Ведение протокола работы дает возможность избежать или разрешать конфликтные ситуации при совместной работе пользователей над документами.

5. АИС ДОУ должна иметь удобные средства администрирования, позволяющие назначать и изменять ролевые функции пользователей по отношению к документам и функциям системы, выполнять настройки системы в соответствии организационной структурой предприятия и изменять их при изменении его структуры. Для аналитической работы над документами система должна предусматривать отнесение документов к различным темам и другим классификационным признакам.

Выбираемая АИС ДОУ должна быть устойчивой к неизбежным сбоям и отказам, которые могут возникнуть по любым программно техническим причинам в период ее эксплуатации. Важнейшими свойствами являются:

- независимость функционирования рабочих мест друг от друга;

- время восстановления сеанса работы рабочего места при его аварийном завершении;

- способы обеспечения целостности данных;

- резервирования и копирования данных с целью минимизации возможных потерь при отказе системы в целом.

При внедрении любой информационной системы обычно встает вопрос: "Есть ли смысл тратить на это деньги и окупятся ли затраты когда-нибудь?". Существует целый ряд методик, которые позволяют оценить экономический эффект от внедрения электронного документооборота, однако насколько эти методики отражают действительность?

На стадии принятия решения о приобретении системы электронного документооборота встречается распространенная ошибка, когда считают объем капиталовложений по стоимости лицензий, хотя стоимость лицензий в проекте внедрения системы электронного документооборота обычно не превышает 30% от всей стоимости владения ПО.

Если лицензия на программное обеспечение для автоматизации документооборота стоит 120 у. е. на рабочее место, то исходя из практики 30% стоимости лицензии от стоимости всего проекта, полная стоимость каждого рабочего места будет около 400 у. е.

Многое зависит от выбранной системы, на базе которой будет производиться автоматизация документооборота. Полная стоимость рабочего места может быть от 100 у. е. за рабочее место до нескольких тысяч. Далее в расчетах мы будем придерживаться стоимости в 400 у. е. за рабочее место.

Кроме стоимости лицензии можно выделить следующие основные составляющие:

- приобретение дополнительного серверного оборудования (предполагается, что компьютеры пользователей не требуют модернизации, приобретается только отдельный сервер для системы документооборота);

- установка системы электронного документооборота;

- адаптация под специфику организации;

- интеграция с другими информационными системами;

- обучение сотрудников-пользователей.

Ранее мы уже выбрали систему электронного документооборота, полная стоимость рабочего места каждого сотрудника, в которой будет около 400 у. е. Теперь определим какие выгоды получит организация от автоматизации документооборота:

- уменьшение количества претензий, не обработанных в срок, приводящих к выплате неустоек контрагентам и штрафов государству;

- сокращение времени на рутинную работу с документами сотрудников подразделений, формирующих доход организации;

- повышение исполнительской дисциплины - своевременная реализация распоряжение руководителя.

Расчеты будут основываться на следующих сведениях, частично принятых условно:

- количество сотрудников - 50;

- годовой доход - 5 000 000 у.е.;

- прибыль от дохода - 20% (1 000 000 у.е.);

- штрафы от дохода 0,5% (25 000 у.е.);

- прибыль, полученная за счет новых услуг - 7% (350 000 у.е.);

- средние затраты на одного работника в год (заработная плата, налоги, накладные расходы) - 48 000 у.е.

В результате внедрения системы электронного документооборота ожидается уменьшение на 9% штрафов за счет исключения утраты важных документов и своевременности предоставления информации контрагентам и в государственные организации.

В результате этого за год штрафы сократятся на 2250 у. е. Сокращение времени на рутинную работу. Из указанных 50 сотрудников 7 человек заняты согласованием договоров (юристы, менеджеры проектов и т.д.).

Ежедневно около одного часа эти сотрудники тратят на согласование документов и поиск договорной документации (речь идет именно о рутинной работе по оформлению и розыску документов). Система автоматизации позволит в два раза сократить это время. При 8-часовом рабочем дне высвобождается 30 минут, что составляет 6% рабочего времени.

Шесть процентов от оплаты рабочего времени семи сотрудников при средних затрат на одного сотрудника в 48000 у.е. в год составляют экономию в 20160 у. е. (7х48000х6%=20160).

Один из основных факторов эффективности - освобождение работников от непродуктивного труда, связанного с поиском, оформлением и маршрутизацией документов. Любая информационная система - это инструмент, позволяющий повысить эффективность, а наличие или отсутствие этого эффекта зависит от способа его использования.

Современная система электронного документооборота предназначена, в первую очередь, для облегчения труда ключевых сотрудников и избавление их от непродуктивной работы по поиску и оформлению документов. В результате автоматизации документооборота возникает возможность переложить некоторые функции с высококвалифицированных сотрудников на менее опытных за счет регламентации маршрутов прохождения и способов оформления документов.

Заключение

При подведении итогов проделанной работы у автора сложилось мнение об информационно - документационной составляющей деятельности Управления ветеринарии Тюменской области. Если рассматривать процесс документирования в узком смысле, то под ним понимается "запись информации на различных носителях по установленным правилам". ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело термины и определения. М.: Госстандарт, Изд-во стандартов, 1998.

В случае рассмотрения документирования в широком смысле, с позиции менеджмента и юриспруденции, то оно выполняет функцию обеспечения принятых управленческих решений юридической силой.

Выявленная на основе анализа нормативно-правовых и методических актов, исследований по теме совокупность правил документирования деятельности Управления ветеринарии как раз и выполняет функцию придания юридической силы решений стратегического и оперативного управления.

В работе были рассмотрены и охарактеризованы особенности подготовки документов и оформления, описаны основные этапы подготовки документов. Рассмотрены нормативно-правовые акты, регулирующие данную проблему, где законодательно закреплены не только те этапы подготовки и создания, которые проходят документы, но и основы работы с документами, закрепленные в Инструкции по делопроизводству Управлении ветеринарии.

Рассмотрев вопросы документационного обеспечения деятельности Управления ветеринарии Тюменской области, можно сделать несколько выводов.

Во-первых, конкретизация и законодательно оформленные правила ведения дел в значительно "облегчили" жизнь руководителям. Соблюдение требований законодательства и юридических норм при оформлении и создании документов, а также наличие предусмотренных законом и грамотно составленных документов позволяет избежать возникновения многих конфликтных ситуаций в деятельности Управления.

Во-вторых, нормативно-методическая и организационно-правовая база документирования деятельности Управления значительно расширилась и дает возможность Управлению регламентировать практически все аспекты своей деятельности.

В-третьих, анализ организационно-правовой документации показал, что наличие в организации этих документов и их оформление в соответствии с законодательством и стандартами является важным фактором организационно - правовой и экономической стабильности. Организационно-правовое регулирование документационного обеспечения деятельности в настоящее время отражает все значимые аспекты создания и оформления необходимой документации.

Однако, несмотря на все плюсы, продолжает существовать опасность дублирования отдельных видов документов на различных уровнях управления, что влечет за собой нецелесообразность создания некоторых документов, точнее сказать даже целых массивов. Бороться с этим излишеством можно только с помощью уменьшения масштабов бюрократизации и "переписывания" документов.

В-четвертых, следует отметить, что все требования и правила по ведению документации, образующейся в деятельности Управления, соблюдены, все процедуры по обработке документов (входящая, исходящая и внутренняя документация), основаны на положениях соответствующих нормативно-методических документов, организация документооборота в обществе поставлена надлежащим образом.

В целом документирование деятельности Управления ветеринарии Тюменской области полностью соответствует, требованиям предъявляемым законодательными и нормативно-методическими документами к данной организационно-правовой форме, что полностью соответствует положениям закрепленным в организационных документах.

Для оптимизации процессов создания и движения документов, автор исследования предложил несколько вариантов решения.

В настоящее время наличие успешно действующей системы автоматизации делопроизводства и документооборота говорит о благополучии учреждения и его руководства. Это означает полную управляемость подчинённых руководству аппарата, их компетентность, солидарность, дисциплинированность и заинтересованность в максимально успешном выполнении порученного дела.

Автоматизированная система представляет возможность производить оперативный и эффективный обмен информацией между всеми участками производственного процесса, позволяет сократить время, требуемое на подготовку конкретных задач, исключить возможных появлений ошибок подготовки отчётной документации.

Внедрении автоматизированной системы обеспечит удобство в работе, рациональную организацию производства и снижение психологических нагрузок. Также снизятся физиологические нагрузки, т.к. с внедрением соответствующего программного обеспечения время, затраченное на эту же работу, существенно уменьшится. Это положительно повлияет на работоспособность работника, т.к. приведёт к уменьшению количества обрабатываемой информации, а также у персонала появится дополнительное время для анализа и принятия управленческих решений.

Список источников и литературы

Источники:

1. Конституция Российской Федерации: Принята всенародным голосованием 12 декабря 1993 г. Официальный текст по состоянию на 1 октября 1997 г. - М.: ИНФРА - М; НОРМА, 1997. - 94с.

2. Гражданский кодекс Российской Федерации. Части первая, вторая, третья. Официальный текст по состоянию на 1 января 2002 г. - М.: ИНФРА - М; НОРМА, 2002. - 424с.

3. Гражданский процессуальный кодекс Российской Федерации от 14 ноября 2002г. №138-ФЗ

4. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30 декабря 2001 г. №197-ФЗ (с изменениями от 24,25 июля 2002г.) // Российская газета. - 2001 г. №256.

5. Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22 октября 2004г. №125-ФЗ // Российская газета. - 2004. - 1 ноября.

6. ФЗ "Об обязательном экземпляре документов" №77-ФЗ от 23 ноября 1994 г. (с изменениями и дополнениями от 27 декабря 2000г., 11 февраля 2002г.) // Российская газета. - 2002. - 1 марта.

7. Федеральный закон "Об участии в международном информационном обмене” от 4 июля 1996 года № 85-Ф

8. Федеральный закон "Об информации, информатизации и защите информации" №24-ФЗ от 12 января 1995г. // СЗ РФ. - 1995. - №8. - Ст.609.

9. Закон РФ "О ветеринарии" № 4979-1 от 14.05.1993 г. // Собрание законодательства РФ. - 1993. - №25. - ст.4968.

10. Закон РФ "О стандартизации" от 10 июня 1993г. №5154-1 // Собрание законодательства. - 1993-Ст.256

11. Закон РФ "О государственной тайне" от 21 июля 1993 года № 5485

12. Указе Президента "Об основах государственной политики в сфере информатизации” №25 от 20 января 1994 г.

13. Постановление Правительства "Об улучшении информационного обеспечения населения РФ" №15 от 12 января 1996г.

14. Постановление Правительства "Об информационном обеспечении предпринимательства РФ" №145 от 1 декабря 1994г.

15. Закон Тюменской области "О ветеринарии в Тюменской области" от 23.12.2004 №1876.

16. Положение от 18 мая 2005 г. "Об управлении ветеринарии Тюменской области", утв. Постановлением Правительства Тюменской области от 18 мая 2005 г. №28-п.

17. Государственная система документационного обеспечения управления: Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М.: Главархив СССР 1991.

18. ГОСТ 6.10.5-87 УСД. Требования к построению формуляра образца. М.: Госстандарт, 1987. - 15с.

19. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: Госстандарт, Изд-во стандартов, 1998

20. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированные системы организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М.: Госстандарт, Изд-во стандартов, 2003.

21. Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации, 1993 г.

22. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения. М.: ВНИИДАД, 2000 23. Основные правила работы ведомственных архивов. М.: Главархив СССР 1986.

24. Инструкция по делопроизводству в Управлении ветеринарии Тюменской области, утв. Начальником Управления ветеринарии Тюменской области 01.12.2004 г.

Литература:

25. Альтшулер И. Системы документооборота копилка модулей, объектов, данных. PC Week/RE, Обзоры, № 20 (44), 2002г.

26. Артемьев В. Методы и средства автоматизации учрежденческой деятельности. ЦБ РФ. Сервер Информационных Технологий. Материалы конференции "Офисные информационные системы '96".

27. Баласанян В. Концепция системы автоматизации отечественного документооборота. Компания "Электронные офисные системы", Открытые системы № 1 (21) 2004г.

28. Бобылева М.П. Вопросы анализа документооборота организации в условиях использования автоматизированных систем // Делопроизводство. - 2001. - №1. - С.68

29. Гавердовский А. Концепция построения систем автоматизации документооборота, АО ВЕСТЬ, Открытые системы, № 1 (21) 2003г.

30. Гавердовский А. Что СУД грядущий нам готовит? Основные тенденции развития систем управления документами. Электронный офис. Концепции. Январь-февраль 2004г.

31. Голенцова Е. "Кроха сын к отцу пришел". Три основных вопроса систем управления документами. Электронный офис. Концепции. Январь-февраль 2003г.

32. Ефимова О. Приключения документов в России. Отечественный документооборот: прошлое и настоящее. Электронный офис, Май-июнь 2002г.

33. Ефимова О.А. Современные системы автоматизации делопроизводства. Попытка анализа и классификации. // Секретарское дело. - 2000. - №4. - С.37-42.

34. Захаров О. Что такое электронный документооборот. КомпьютерПресс. Апрель 2005г.

35. Золотых И. Обзор компьютерных систем автоматизации делопроизводства и документооборота. Информационные технологии №2 2004г.

36. Козлов М. Автоматизация делопроизводства как новая программная индустрия. КомпьютерПресс. Апрель 2003г.

37. Кондратенков А. Дело-96 версия V новый релиз системы-лидера. Информ-Ревю. №4 (24) апрель2003г.

38. Красилов Н., Косякин И., Черных Д. Об одной модели документооборота. Корпорация Галактика, АО "Новый Атлант", Открытые системы № 1 (21) 1997г.

39. Кузнецов С.Л. Проблемы автоматизации офиса на ежегодных конференциях // Секретарское дело. - 2000. - №1. - С.38-41.

40. Максимович Г.Ю. Новые возможности автоматизации делопроизводства // Секретарское дело. - 1999. - №4. - С.49

41. Нескоромный В. Электронный документооборот набирает обороты.computerworld Россия. Новости. № 15, 2004г.

42. Lotus Notes как основа построения корпоративных коммуникационных систем и среды для групповой работы. Рекламные материалы фирмы "ИнТорКон". г. Челябинск. 2005г.

43. Наумов А. LinkWorks: от автоматизации офиса до управления производством. "Анкей. Информационные системы", Открытые системы, № 1 (21) 2004г.

44. Предложения по созданию корпоративной информационной системы на платформе Lotus Notes. Рекламные материалы фирмы "ИнТорКон". г. Челябинск. 2005г.

45. Пестрецов А.А. Сравнительный анализ программных систем делопроизводства и документооборота для автоматизации российских органов государственной власти, предприятий и учреждений. Метод. пособие. - М.: ОЦНТИ ВНИИДАД, 2003. - С.41.

46. Синюшин К. DOCFLOW'97 как зеркало российского рынка систем автоматизации делопроизводства. Электронный офис. Концепции. Май-июнь 2002г.

47. Составление и оформление служебных документов. Практическое пособие для коммерческих фирм, общественных организаций и государственных структур /Под ред. Т.В. Кузнецовой. М.: ЗАО "Бизнес-Школа "Интел-Синтез", 2003. - 225 с.

48. Стретович Я., Г. Филиппова. Об одном подходе к автоматизации документооборота. Открытые системы, № 4, 2003г

49. Чубуков А. Программы электронного документооборота: новые разработки российских фирм. PC Week/RE, Обзоры, № 22 (46), 2004г.

50. Ян Д., Анисимович К. Электронный документооборот и русский язык. КомпьютерПресс. Июль 2005г

Размещено на Allbest.ru