Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

1. Система управления организаций

2. Информационный контур управления персоналом

Заключение

Список используемых источников



Введение

Научно-технический прогресс с каждым годом ускоряет шаг в своем триумфальном шествии по планете Земля. Информационные технологии проникают во все сферы современной жизни, в т.ч в управление. Менеджер любого уровня, принимая решения, основывается на информации о предмете управления, поэтому от качественных характеристик этой информации, таких, как адекватность, полнота, достоверность, своевременность, непротиворечивость и т.п., непосредственно зависит эффективность его работы. Информатизация в системе управления предприятием предполагает: Граничин О.Н. Информационные технологии в управлении информация / О.Н. Граничин, В.И. Кияев. - М.: БИНОМ, 2008. - С.128-135.

- создание правовых, экономических, технологических, социальных условий для того, чтобы необходимая для решения управленческих проблем информация была доступна в кратчайшие сроки, в любой точке, любому потенциальному пользователю;

- создание аппаратных и программных средств, телекоммуникационных систем, обеспечивающих формирование информационных ресурсов и доступ к ним, включая хранение, переработку, преобразование и передачу информации и знаний;

- обеспечение первоочередного развития структур производства и воспроизводства информации и знаний;

- разработку и реализацию организационно-методологических основ и программ последовательного, целенаправленного и эффективного внедрения информационных технологий в систему управления организацией.

Автоматизация работы по управлению персоналом в последние годы становится одной из самых популярных задач, решаемых российскими предприятиями. Она осуществляется как в рамках общей автоматизации компаний (ERP-систем), так и в ходе обособленных проектов внедрения функциональности HRM.

Цель данной работы: изучение и характеристика информационного контура управления персоналом.

Работа состоит из введения, двух глав основной части, заключения и списка используемых источников.



1. Система управления организаций

информатизация управление информационный технология

Осуществление управления - особая функция, на выполнении которой специализируются некоторые элементы (подразделения) организаций. В связи с этим в рамках организации можно выделить управляемый процесс (объект управления) и управляющую часть (орган управления или субъект управления). Их совокупность определяется как система управления.

Для управления органам управления требуется сопоставлять фактическое состояние управляемого процесса с требуемым состоянием, достижение которого является целью управления. Для этого необходимо получать информацию об управляемом процессе. При этом потребность в информации неявно присутствует в каждом действии субъекта управления, которые можно разбить на этапы:

- сбор информации;

- преобразование информации из одной формы в другую;

- перемещение информации;

- обработка информации;

- хранение и накопление информации;

- организация доступа для поиска информации;

- использование информации - формирование информации для пользователей.

Управляющая часть организации оказывает на управляемый объект или процесс определенное «управляющее воздействие», оформленные в виде решений. Чтобы управляющая часть могла осуществлять управление, ей требуется сопоставлять фактическое состояние управляемого процесса с целью управления, в связи с чем управляемый процесс воздействует на управляющую часть. Воздействие обеих частей друг на друга осуществляется в виде передачи информации.

В процессе деятельности предприятия происходит постоянное перераспределение и изменение информационного наполнения потоков, которые вызывают необходимость управления. Если предприятие имеет хорошо спланированную организационную структуру - уровни управления разделены, функции подразделений определены и четко очерчены, - то это дает возможность эффективно организовать управленческие информационные потоки и контур управления.

Контур управления Управление организацией: Энциклопедический словарь / Под ред.: А.Г.Поршнева, А.Я.Кибанова, В.Н.Гунина. - М.: Инфра-М, 2009. - 822 с. - это замкнутая цепь звеньев системы управления, в которой посредством прямой и обратной связи соединены субъект и объект управления. В контуре управления реализуется процесс управления как циклически повторяемая смена фаз:

а) получения субъектом управления информации (о внешней среде и о состоянии, в котором находится объект управления);

б) преобразования полученной информации в принимаемое решение, определяющее меры управляющего воздействия;

в) передачи решения на исполнение - оказание воздействия. Чем сложнее управляемый объект, тем из большего числа контуров управления состоит система управления. При этом число контуров устанавливается по числу обратных связей, а число и состав выполняемых функций управления строго можно установить по выделенным контурам.

Система управления деятельностью предприятия, реализованная на базе информационной системы, позволяет отслеживать изменения, адекватно на них реагировать, стабилизировать ситуацию, сохранять качественную определенность процессов, совершенствовать внутреннюю среду, поддерживать динамическое равновесие с внешней средой. Таким образом, в системе управления всегда присутствует замкнутый информационный контур (рис. 1), который складывается в сложную замкнутую конфигурацию управляющих потоков и потоков данных внутри предприятия.



Рисунок 1 - Информационный контур системы управления

Информационный контур вместе со средствами сбора, передачи, обработки и хранения информации, а также персоналом, осуществляющим эти действия с информацией, образует информа-ционную систему данной организации. Ее задача - информационное обеспечение управленческой деятельности.

Верхняя граница этой конфигурации, отделяющая внутреннюю среду от внешней, и образует информационный контур предприятия. Граничин О.Н. Информационные технологии в управлении информация / О.Н. Граничин, В.И. Кияев. - М.: INTUIT, 2008. - - С.128-135.

Совокупные объемы информации формируют внешнее и внутреннее информационные поля. Собственное информационное поле объединяет информацию, зарождающуюся внутри предприятия (рис.2).



Рисунок 2 - Информационный контур и информационное поле предприятия

Информационный контур можно задать как для организации в целом, так и для ее частей (подразделений, групп). В этом смысле организация рассматривается как множество информационных контуров, т.е. она обладает множеством информационных систем. Эти системы образуются там, где целенаправленно действует организация и вовлеченные во взаимодействие с ней структуры.

В современных компаниях имеются различные уровни управления, для каждого из которых необходимы конкретные виды информационной поддержки. В следующей главе мы рассмотрим информационный контур управления персоналом.

2. Информационный контур управления персоналом

Контур управления персоналом позволяет автоматизировать процессы управления и учета кадров (количественного и качественного состава работников на предприятии), использования рабочего времени каждым сотрудником и выполнять вычислительные процедуры, связанные с оплатой труда персонала.

Первоочередными задачами при этом являются организация кадрового учета и расчетных процедур в рамках единой информационной системы с централизованным хранением данных. После их решения предприятия часто переходят к реализации информационной поддержки управления по управлению компетенциями, мотивацией, й и т.п.).

Контур управления кадровыми процессами (HRM-системы) предназначены для управления персоналом, но их функциональность шире, чем у традиционных систем автоматизации кадровых операций. Кроме учетного (кадровый учет, штатное расписание, документооборот, учет рабочего времени и отпусков, пенсионный и военный учет и др.) и расчетного (зарплата, налоговые выплаты, надбавки и вычеты и т.п.) контуров, обрабатывающих количественные данные, они включают в себя HR-контур - предназначенный для работы с качественными показателями персонала. «Качественная» функциональность HR-контура - обеспечивать автоматизацию таких функций, как мотивация персонала, ведение «профилей компетенций сотрудников», «управление карьерой», оценка персонала, управление обучением (повышение квалификации), дистанционное обучение, анализ эффективности персонала, анализ соответствия сотрудника занимаемой должности, планирование потребности в персонале и движения персонала, формирование кадрового резерва. Кроме того, он обеспечивает удаленный доступ сотрудников, в т.ч. через Интернет, к учетным данным о них с возможностью корректировки части из них, а также поддержку HR-портала в Интернет, с публикацией и оперативным обновлением данных по вакансиям, новостей компании, регистрацией резюме, заполняемых в онлайновом режиме, автоматизированным анализом этих резюме и отбором потенциальных кандидатов на должность и т.п.

HRM-системы делят на «расчетные», «учетные» и системы управления трудовыми ресурсами по уровням автоматизации управления персоналом, которые соответствуют этапам развития прикладных программных решений для кадровых служб. В настоящее время, с точки зрения полноты функционального наполнения существующие HRM-системы можно классифицировать на: «учетно-расчетные» системы (которые также можно подразделить на «расчетные», «учетные» и собственно «учетно-расчетные» системы), HRM-системы с неполной функциональностью и полнофункциональные HRM-системы, которые как правило, включает в себя:

Учетный контур:

- ведение организационной структуры предприятия;

- составление и ведение штатного расписания;

- ведение учетных карточек сотрудников;

- кадровый документооборот;

- пенсионный учет;

- военный учет;

- табельный учет;

- учет больничных;

- учет командировок;

- учет отпусков и отсутствия;

- учет различных видов стажа.

Расчетный контур:

- расчет заработной платы;

- расчет командировочных расходов;

- расчет начислений и удержаний;

- оформление и расчет нарядов на выполнение работ;

HR-контур:

- управление кадровым бюджетом;

- ведение «профилей компетенций» сотрудников;

- управление мотивацией персонала;

- планирование использования персонала;

- управление данными кандидатов для найма;

- управление квалификационными требованиями и системой аттестации;

- управление обучением и переподготовкой;

- дистанционное обучение;

- анализ эффективности персонала;

- управление оценкой персонала;

- анализ соответствия сотрудников занимаемым должностям;

- моделирование и оптимизация штатного расписания;

- «информационное самообслуживание» сотрудников;

Отчетные функции (распределенные по системе):

- формирование регламентированной отчетной документации для контрольных органов (в т.ч. для ее сдачи в электронном виде);

- формирование регламентированной отчетности для управляющей компании холдинга;

- формирование регламентированной внутрифирменной отчетности;

- формирование различных статистических отчетов для менеджмента и HR-специалистов.

В настоящее время на российском рынке наблюдается многообразие предложений по разработке и поставке автоматизированных систем управления персоналом.

На российском рынке отечественных автоматизированных систем управления персоналом одной из наиболее распространенных является комплекс «БОСС-Кадровик», на примере которого более подробно рассмотрим информационный контур управления персоналом. БОСС-Кадровик - основа эффективного управления персоналом [Электронный ресурс] Режим доступа: http://www.boss-kadrovik.ru/ upload/boss_12p_v2-5.pdf

Система БОСС-Кадровик предоставляет всем пользователям единое информационное пространство, однако в зависимости от решаемых задач и служебных полномочий каждый из них имеет свои права санкционированного доступа к данным и справочникам. В каждом контуре заложено стандартное разграничение прав доступа для различных категорий пользователей: система поставляется с заранее настроенными рабочими местами специалистов соответствующих служб предприятий. Непосредственно при работе используются встроенные в «БОСС-Кадровик» справочники, которые предназначены для повышения достоверности вводимой информации: в них находятся часто используемые базовые данные, необходимые для работы, например: план счетов, список должностей, перечень видов оплаты и т.д. Кроме того, «БОСС-Кадровик» содержит множество стандартных нормативных справочников, определенных законодательством РФ.

Комплекс «БОСС-Кадровик» включает в себя три контура.

Рисунок 3 - Контуры системы «БОСС-Кадровик»

Учетно-вычислительный контур поддерживает оперативный уровень управления и включает в себя две составляющие (рис.4):

- штатно-кадровый контур (ШКК);

- табельно-зарплатный контур (ТЗК).

Основная задача контура - описание организационной структуры предприятия (корпорации, холдинга, объединения), формирование штатного расписания и управление штатной расстановкой персонала, а также ведение всей учетной работы по персоналу с помощью автоматизированного выполнения операций по приему, перемещению, увольнению сотрудников, кроме того, по подготовке и учету приказов, формированию разнообразных списков и отчетных документов, расчету заработной платы, формированию данных для передачи в государственные органы, в том числе ФСГС, ВУС, ФНС и ПФР.

Рисунок 4 - Структурно-функциональная схема: штатно-кадрового и табельно-зарплатного контуров

Контур управления кадровыми процессами (HRM) поддерживает тактический уровень управления. Контур управления кадровыми процессами системы «БОСС-Кадровик» является инструментом службы управления персоналом современного российского предприятия. Он позволяет обеспечить процессный уровень управления персоналом в соответствии с требованиями международных стандартов серии ИСО 9000:2000.

Структурно-функциональная схема представлена на рис. 5.



Рисунок 5 - Структурно-функциональная схема: Контур управления кадровыми процессами

Контур анализа кадровых процессов поддерживает стратегический (ресурсный) уровень управления:

- моделирование и анализ процессов,

- оценка состояния человеческих ресурсов,

- поддержка принятия управленческих решений.

Работа, проводимая в рамках контура управления кадровыми процессами, исключительно важна. По своей сути она нацелена на каждую должность в отдельности и на каждого отдельного работника. Поэтому даже после проведения всех необходимых мероприятий по управлению персоналом встает задача - оценить, в какой степени поставленные цели достигнуты в целом по всему предприятию, холдингу, объединению. Для этого необходим специальный аналитический инструмент, с одной стороны, опирающийся на учетные данные по персоналу и результаты проведения мероприятий по управлению кадровыми процессами, с другой - предоставляющий специальные механизмы анализа всего массива данных.

Таким инструментом, обеспечивающим стратегическое управление персоналом как ресурсом предприятия, и является Контур анализа кадровых процессов (рис. 6).

Рисунок 6 - Структурно-функциональная схема: Контур анализа кадровых процессов

Все перечисленные процессы объединены в едином информационном пространстве, что исключает повторный ввод данных, снижает возможности возникновения ошибок, повышает оперативность получения любых отчетов, в то же время позволяет в единой базе управлять информацией о десятках тысяч сотрудников и работать с неограниченным количеством юридических лиц.

Контур «БОСС-Кадровик» обладает высокой масштабируемостью и обеспечивает поддержку работы в крупных распределенных структурах - предприятиях со сложной, сетевой, холдинговой структурой - даже при отсутствии линий связи. Так, контур поддерживает технологии корпоративного управления персоналом:

- корпоративные методики анализа состояния человеческих ресурсов по ключевым показателям KPI (профилирование сотрудников, должностей, введение шкал оценок),

- управление кадровыми процессами «по отклонениям»,

- управление по целям,

- поддержку управленческих решений по нормализации процессов и др.

Как показывает практика, на каждом предприятии существуют свои особенности в области управления персоналом. Для учета этих особенностей в функционале «БОСС-Кадровик» есть все возможности для управления кадровыми процессами и массового использования процедур подбора персонала, обучения, аттестации, оценки, сравнения, мотивации, управления мероприятиями, формирования кадрового резерва, управления по целям и пр. С помощью готовых специализированных решений возможно: расчет нарядов и премий, перевод зарплаты на пластиковые карты, учет вкладов в инвестиционные фонды и расчет дивидендов, начисление по договорам подряда и т.д. А постоянно расширяющиеся возможности контура «БОСС-Кадровик», позволяют создать уникальное решение, которое максимально отвечает потребностям конкретного предприятия, которые призваны обеспечить оптимальное построение бизнес-процесса «Управление персоналом предприятия» (рис. 7).



Рисунок 7 - Бизнес-процесс «Управление персоналом»контура «БОСС-Кадровик»

Кроме того, на базе данного контура можно быстро реализовать стыковку практически с любой внешней системой.

Таким образом, внедрение информационной системы «Управление персоналом» для поддержки хорошо продуманной стратегии управления персоналом, является непростой задачей. Необходима четкая организационная структура управления, рациональное распределение функциональных обязанностей среди персонала, надежный и удобный учет на базе современных автоматизированных систем, продуманная схема документооборота, - все это способствуют улучшению и развитию информационного поля, что в свою очередь приводит к повышению качества принимаемых управленческих решений.



Заключение

Подводя итоги, отметим следующее.

В современных организациях имеются различные уровни управления, для каждого из которых необходимы конкретные виды информационной поддержки. Для этого необходимо получать информацию об управляемом процессе. Если предприятие имеет хорошо спланированную организационную структуру - уровни управления разделены, функции подразделений определены и четко очерчены, - то это дает возможность эффективно организовать управленческие информационные потоки и контур управления.

Понятие контура управления происходит из теории автоматического управления. Он определяет и описывает границы регулирования работы объекта управления. В рамках информационного контура имеется и передается информация о целях управления, информация о состоянии управляемого процесса, информация об управляющих воздействиях.

Контур управления персоналом позволяет автоматизировать процессы управления и учета кадров (количественного и качественного состава работников на предприятии), использования рабочего времени каждым сотрудником и выполнять вычислительные процедуры, связанные с оплатой труда персонала.

В работе мы рассмотрели наиболее распространенную автоматизированную систему управления персоналом «БОСС-Кадровик», которая позволяет оптимизировать процессы управления кадрами в организациях. «БОСС-Кадровик» автоматизирует следующие функции: подбор персонала - ведение картотеки кандидатов, обработка анкет, в т.ч. на Интернет-сайтах; трудоустройство - прием на работу, перемещение по службе (переводы, выдвижение и т.п.), увольнение; ведение документации по кадровым вопросам; учет молодых специалистов и пенсионеров; всевозможные анкеты, приложения и фотографические документы; учет размера зарплаты; учет рабочего времени; учет, планирование и контроль трудовых ресурсов предприятия); контроль тарифов и временных назначений; мотивация труда; присвоение званий; аттестация сотрудников; обучение и переквалификация; резерв на выдвижение и др.; персонифицированный учет; формирование статистики, форм и разнообразных отчетов для внешних и внутренних нужд.



Список используемых источников

1. Граничин О.Н. Информационные технологии в управлении информация / О.Н. Граничин, В.И. Кияев. - М.: INTUIT, 2008. - 249 с.

2. Першина А. П., Марухина О. В. Информационно-компьютерные технологии в управлении: Учеб. пособие. - Томск: Изд-во ТПУ, 2005. - 148 с.

3. Попов В.Н. Информационные технологии в управлении персоналом: учебное пособие / В.Н.Попов. - Томск: Изд-во ПУ, 2012. - 116 с.

4. Управление организацией: Энциклопедический словарь / Под ред.: А.Г.Поршнева, А.Я.Кибанова, В.Н.Гунина. - М.: Инфра-М, 2009. - 822 с.

5. Титоренко Г.А. Автоматизированные информационные технологии в экономике. - М.: Юнити, 2006. - 400 с.

6. БОСС-Кадровик - основа эффективного управления персоналом [Электронный ресурс] Режим доступа: http://www.boss-kadrovik.ru/ upload/boss_12p_v2-5.pdf

7. Официальный сайт компании «БОСС-Кадровик» [Электронный ресурс] Режим доступа: http://www.boss-kadrovik.ru

Размещено на Allbest.ru