Основной целью создания АС «УКИД-2» является создание высокоэффективной информационной системы автоматизации учета и контроля прохождения и исполнения документов в подразделениях предприятия, повышение эффективности контроля исполнения документов вышестоящих органов, приказов, распоряжений и поручений руководства, писем и другое.

АС «УКИД-2» обеспечивает выполнение следующих функций:

ввод информации;

просмотр и модификация информации, хранящейся в БД;

поиск необходимой информации;

передача документов подразделениям-исполнителям.

Для успешной работоспособности программного комплекса необходимо выполнение минимальных требований к составу серверной и клиентских составляющих.

ПЭВМ для сервера базы данных и автоматизированных рабочих мест пользователей должны обеспечивать:

высокую скорость обработки данных;

высокую скорость операций ввода-вывода;

хранение на магнитных носителях больших объемов информации;

вывод на экран графических изображений с большим разрешением;

выдачу на печатающие устройства больших объемов информации;

возможность подключения аппаратуры передачи данных по выделенным или телефонным каналам связи;

возможность модернизации структуры клиентских приложений без понижения работоспособности системы.

ПЭВМ сервера базы данных должна удовлетворять требованиям, предъявляемым к техническим средствам для сетевой операционной системы Windows NT/2000 и СУБД Oracle.

ПЭВМ рабочих мест пользователей должны удовлетворять требованиям, предъявляемым к техническим средствам для операционной системы Windows XP и клиентской части СУБД Oracle.

Сервер базы данных функционирует на базе программно-аппаратных комплексов на основе ПЭВМ на базе процессора Intel Pentium III XEON:

· ОЗУ не менее 1 Гб;

· объем памяти на жестком диске не менее 50 Гб;

· устройство записи и чтения компакт-дисков (CD-RW);

· устройство ввода-вывода информации на магнито-оптические носители;

· монитор SVGA разрешением 800 х 640 точек;

· 32-разрядная сетевая карта Ethernet или Token Ring;

· клавиатура (101/102 клавиши);

· Microsoft-совместимая мышь.

РМ всех типов функционируют на базе программно-аппаратных комплексов на основе ПЭВМ на базе процессора Intel Pentium II (или выше):

· ОЗУ не менее 256 Мб;

· объем памяти на жестком диске не менее 3 Гб;

· монитор SVGA разрешением 1024 х 768 или 800 х 640 точек;

· клавиатура (101/102 клавиши);

· Microsoft-совместимая мышь.

· принтер (позволяющий работать с форматами А6 - А3);

· сетевой адаптер.

Пользователь АС «УКИД-2» должен:

· обладать навыками работы в среде MS Windows;

· иметь представление об основах технологии обработки данных "клиент-сервер";

· знать перечень задач АС «УКИД-2», автоматизирующих процесс его повседневной деятельности, и способы их запуска;

· знать свои полномочия по работе с данными, правила соединения с БД;

· знать правила заполнения входных форм и смысловое содержание вводимой информации;

· знать правила использования и модификации нормативно-справочной информации в рамках предоставленных полномочий;

· знать способы поиска данных по одному или нескольким критериям в рамках предоставленных полномочий;

· обладать навыками корректировки данных в рамках предоставленных полномочий;

· обладать навыками работы с выходными формами (отчетами), уметь распечатать их на принтере и записать в текстовый файл для дальнейшего редактирования;

· знать действия пользователя на стандартные сообщения задач АС «УКИД-2».

Запуск программы

Запуск программы «УКИД-2» осуществляется выбором на "рабочем столе" (Desk Top) значка программы (рис. 1)

Рис. 1 Значок программы

и нажатием левой клавиши «мыши» два раза. После запуска программы на экране появляется окно на ввод имени пользователя и пароля (рис.2).

Рис. 2. Приглашение на ввод пароля

Для входа в систему вводят имя пользователя и пароль, зарегистрированные в АС «УКИД-2». В случае неверного ввода имени или пароля появится сообщение об ошибке (рис.3).

Рис. 3 Сообщение о неверном вводе имени и/или пароле

Для закрытия сообщения необходимо нажать левой кнопкой мыши кнопку «ОК» на экране (или клавишу Enter) и повторить попытку ввода еще раз. При вводе символов важен выбранный на компьютере язык ввода, необходим английский. Если пользователь ввел имя неправильно три раза, то осуществляется выход из программы.

При успешном вводе имени и пароля открывается главное меню программы.

Описание некоторых операций

информационный автоматизация учет документ

Автоматизированная система учета и контроля исполнения документов позволяет выполнять большой перечень операций с электронным документооборотом. Такие как: поиск необходимого документа в базе данных, обработка входящих документов (учет переписки между подразделениями предприятия), учет и контроль приказов и распоряжений, учет и контроль протоколов и докладных записок, позволяет просмотреть и внести документы, которые поступили на рассмотрение или на подпись руководителю подразделения и многое другое. Для более наглядного представление подробней рассмотрим возможность контроля документа.

Постановка документа на контроль осуществляется кнопкой «Поставить на контроль», после чего в закладке «Основной» в верхней части экрана появляется надпись: «Документ поставлен на контроль ДД.ММ.ГГГГ» (рис. 4). При этом информация, которая находится в группе полей «Текст резолюции» в закладке «Резолюция» автоматически перенесется в поле «Что исполнить» закладки «Контроль». При постановке на контроль документов законодательных и правительственных органов, в поле «Поручение вышестоящей организации» закладки «Контроль» информация переносится из поля «Текст резолюции» закладки «Резолюция», где в группе полей, отмечен признак «В.Орг.». В поле «Поручение руководства» закладки «Контроль» переносится вся оставшееся информация из поля «Текст резолюции» закладки «Резолюция» без признака «В.Орг.».

Рис.4. Экранная форма закладки «Основной» (документ поставлен на контроль)

Поля экранной формы «Контроль» заполняются с клавиатуры, движение по полям осуществляется клавишей «TAB» (назад Shift-TAB) либо установкой курсора в поле с помощью «мыши». Выбор подразделения в поле «Подразделение-исполнитель» производится из справочника подразделений. В поля «ВНУТРЕННИЙ СРОК ИСПОЛЕНИЯ», «ВНЕШНИЙ СРОК ИСПОЛНЕНИЯ» и «ДАТА СНЯТИЯ С КОНТРОЛЯ», а также во всех полях типа «Дата» текущая дата устанавливается нажатием клавиши «Space» либо двойным нажатием левой кнопки «мыши». Экранная форма закладки «Контроль» представлена на рис. 5. При открытии закладки «Контроль», если контрольных поручений два и более внешняя форма закладки будет иметь вид списка (рис. 6). Переход в редактирование поручения осуществляется нажатием кнопки «Переход в поручение», а обратно «Переход в список». Количество поручений в закладке, и выбор текущего поручения отображается в нижней части экрана. Заполнение группы полей «Перенос», «Исполнение» и «Межведомственное исполнение» производится выбором требуемой закладки с помощью мыши и вводом информации. Для работы с группой полей каждой закладки предназначены управляющие кнопки, расположенные справа от закладок (рис. 5).

Отрицательных сторон мной не обнаружено. Система регулярно обновляется, дорабатывается. В предыдущих версиях нельзя было прикреплять отсканированный документ, что затрудняло поиск исходного документа в системе документооборота предприятия. В новых версиях это исправлено и теперь можно распечатать исходный документ в pdf формате с подписями и печатями, что значительно сокращает время на поиски нужных документов.

13 февраля 2013 года № 22-39/10 на 2013 год