Размещено на http://www.allbest.ru/

Дипломная работа

по дисциплине: "Документоведение"

на тему: "Информационные технологии в управлении"

Введение

1. Информация как предмет изучения

1.1 Понятие информации

1.2 Качество информации (свойства)

1.3.Классификация информации по разным признакам

1.4 Кодирование при передаче и хранении информации

2. Информация в управлении (на примере ведения делопроизводства организации)

2.1 Методика исследования информационного обеспечения существующей системы управления в структурном подразделении

2.2 Проверка достоверности информации о претендентах на вакантные рабочие места в отделе кадров

2.3 Информационное взаимодействие кадровой службы предприятия с внешним рынком труда

2.4 Особенности информационных технологий в организациях различного типа

3. Информация (на примере ведения менеджмента в организациях)

3.1 Понятие, значение и требования к информационным ресурсам менеджмента

3.2 Информационные процессы, проходящие в менеджменте организации

3.3 Информационные системы и технологии, их классификация в организационном менеджменте

3.4 Компьютерные технологии обработки документационной информации в задачах делопроизводства

3.5 Порядок проведения информационного обследования управленческой деятельности

Заключение

Список литературы

Введение

"Главным направлением перестройки менеджмента и его радикального усовершенствования, приспособления к современным условиям стало массовое использование новейшей компьютерной и телекоммуникационной техники, формирование на ее основе высокоэффективных информационно-управленческих технологий. Новые технологии, основанные на компьютерной технике, требуют радикальных изменений организационных структур менеджмента, его регламента, кадрового потенциала, системы документации, фиксирования и передачи информации. Особое значение имеет внедрение информационного менеджмента, значительно расширяющее возможности использования компаниями информационных ресурсов. Развитие информационного менеджмента связано с организацией системы обработки данных и знаний, последовательного их развития до уровня интегрированных автоматизированных систем управления, охватывающих по вертикали и горизонтали все уровни и звенья производства и сбыта".

Таким образом, актуальность темы заключается в анализе современного использования новых технологий исследования в обработке информации, применяемых в организациях и на предприятиях.

Цель работы:

ь дать определение информации, рассмотреть классификацию информации, ее свойствах и качествах;

ь выявить проблемы, возникающие при введении информационной системы и технологий в действие предприятий;

ь провести анализ информационных систем и технологий в управленческой деятельности предприятия;

ь осуществить обзор во взаимодействии информации и управления на предприятиях;

ь провести различие информационной среды в организациях различного типа.

Задачей исследования является рассмотрение проблем внутри организации при использовании информационных систем управления и выявлении стратегии внедрения информационных систем на предприятиях.

Объектом исследования является информация в управлении организациями.

Предметом исследования являются методы исследования управления организаций и движения информационных потоков.

Источниковедческую базу составляют Федеральный закон "Об информации, информатизации и защите информации";

Федеральный закон Российской Федерации от 27 июля 2006 г. N 149-фз "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" Справочно-правовая система КонсультантПлюс;

Федеральный закон "О защите персональных данных";

Федеральный закон № 139-ФЗ от 28 июля 2012 года "О защите детей от информации, причиняющей вред их здоровью и развитию";

Федеральный закон от 9 февраля 2009 года N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления"; Закон РФ от 27.12.1991 N 2124-1 (ред. от 05.04.2013) "О средствах массовой информации". Материал исследования - раскрытие темы информации в общих чертах и выявление взаимодействия информации и управления в организациях, ее методика и исследование.

"В монографии учебника "Информатики" автор дает представление о роли информации в развитии общества, об основах построения информационных систем, информационной безопасности и менеджменте информационной среды".

"В монографии учебника "Информационные технологии в управлении кадрами" автор рассматривает современные проблемы управления кадрами предприятия с позиций автоматизации, особенности информационного обеспечения деятельности кадровых служб в условиях современных информационных технологий, включая Интернет; автор приводит практические рекомендации относительно анализа системы управления".

"В монографии учебника "Компьютерные информационные технологии в документационном обеспечении управления" автор предполагает изучение автоматизации управления информационными системами, распространенных информационных систем в организации делопроизводства".

"В монографии учебника "Информационные технологии управления" автор уделяет особое внимание на особенности применения современных технологий в управленческой деятельности менеджеров; организационно-методические вопросы разработки и применения информационных технологий в управлении экономическими системами и автоматизацию информационной поддержки принятия управленческих решений; компьютерным технологиям подготовки текстовых документов".

Методы и приемы: сбор и изучение материала, анализ, обзор и исследование, сопоставление, обобщение материала.

1. Информация как предмет изучения

1.1 Понятие информации

"Информация - сведения об объектах и явлениях окружающей среды, их параметрах, свойствах и состоянии, которые уменьшают степень неопределенности и неполноты имеющихся о них знаний". С позиции материалистической философии информация есть отражение реального мира с помощью сведений (сообщений). "Сообщение - это форма представления информации в виде речи, текста, изображения, цифровых данных, графиков, таблиц и т.д. В широком смысле информация - это общенаучное понятие, включающее в себя обмен сведениями между людьми, обмен сигналами между живой и неживой природой, людьми и устройствами". В тоже время в современной технике получили широкое распространение методологические подходы, позволяющие применять понятие информации и предложенные инструменты для исследования процессов, происходящих в технических системах, экономике, социуме, в живой и неживой природе".

Таким образом, подведем итоги о том, что информация является важнейшим источником сведений об окружающей среде. С точки зрения различных наук информация есть отражение материального мира с помощью сообщений, являющимися формами представления информации. Информация является широким понятием в разных науках, включающее в себя обмен сведениями, сигналами между живой и неживой природой.

1.2 Качество информации (свойства)

"Под качеством информации понимается такая совокупность свойств, которая обусловливает ее способность удовлетворять определенные потребности людей". Основными потребительскими показателями качества информации являются: репрезентативность, содержательность, достаточность, доступность, актуальность, своевременность, точность, достоверность, устойчивость.

Репрезентативность информации связана с правильностью ее отбора и формирования в целях адекватного отражения свойств объекта. Важнейшее значение здесь имеют

v правильность концепции, на базе которой сформулировано исходное понятие;

v обоснованность отбора существенных признаков и связей отображаемого явления.

Нарушение репрезентативности информации приводит нередко к существенным ее погрешностям.

"Содержательность информации отражает семантическую емкость, равную отношению количества семантической информации в сообщении к объему обрабатываемых данных".

Достаточность (полнота) информации означает, что ее состав (набор показателей) минимален, но достаточен для принятия правильного решения. Понятие полноты информации связано с ее смысловым содержанием (семантикой) и прагматикой. Как неполная, то есть недостаточная для принятия правильного решения, так и избыточная информация снижает эффективность принимаемых пользователем решений.

Доступность информации восприятию пользователя обеспечивается выполнением соответствующих процедур ее получения и преобразования. Например, в информационной системе информация преобразуется к доступной и удобной для восприятия пользователем форме. Это достигается, в частности, и путем согласования ее семантической формы с тезаурусом пользователя.

"Актуальность информации определяется степенью сохранения ценности информации для управления на момент использования и зависит от динамики изменения ее характеристик, а также от интервала времени, прошедшего с момента возникновения данной информации".

Своевременность информации означает ее поступление не позже заранее назначенного момента времени, согласованного с временем решения поставленной задачи.

Точность информации определяется степенью близости получаемой информации к реальному состоянию объекта, процесса, явления и т. п. Для информации, отображаемой цифровым кодом, известны четыре классификационных понятия точности:

Ш формальная точность измеряется значением единицы младшего разряда числа;

Ш реальная точность определяется значением единицы последнего разряда числа, верность которого гарантируется;

Ш максимальная точность представляет собой точность, которую можно получить в конкретных условиях функционирования системы;

Ш необходимая точность определяется функциональным назначением показателя.

Достоверность информации определяется ее свойством отражать реально существующие объекты с необходимой точностью. Измеряется достоверность информации доверительной вероятностью необходимой точности, то есть вероятностью того, что отображаемое информацией значение параметра отличается от истинного значения этого параметра в пределах необходимой точности.

Устойчивость информации отражает ее способность реагировать на изменения исходных данных без нарушения необходимой точности. Устойчивость информации, как и репрезентативность, обусловлена выбранной методикой ее отбора и формирования".

Таким образом, подведем итоги параграфа и отметим, что качество информации, является совокупностью свойств, обуславливающих способности удовлетворять потребности людей. Качество содержит свои основные показатели, а именно: репрезентативность, связанная с правильностью отбора и формирования в целях адекватного отражения свойств объекта; содержательность информации, отражающую семантическую емкость; достаточность информации, означающий минимальным составом, но достаточным для принятия правильного решения; доступность информации, обеспечивающая выполнением процедур ее получения и преобразования; актуальность, определяющая степень сохранения ценности для управления на момент использования; своевременность информации, означающее ее поступление позже заранее назначенного момента времени; точность информации, определяющая степень близости получаемой информации к реальному состоянию объекта; достоверность информации, определяющая свойство отражать реально существующие объекты с необходимой точностью; устойчивость информации, отражающая способность реагировать на изменения исходных данных без нарушения необходимой точности.

1.3 Классификация информации по разным признакам

"По признаку места возникновения информацию можно разделить на входную, выходную, внутреннюю, внешнюю.

"Входная информация - это информация, поступающая в фирму или ее подразделения".

"Выходная информация - это информация, поступающая из фирмы в другую фирму, организацию (подразделение)".

По отношению к объекту управления может быть определена информация как внутренняя, так и внешняя.

Внутренняя информация возникает внутри объекта, внешняя - за пределами объекта.

По стадии обработки информация может быть первичной, вторичной, промежуточной, результативной.

"Первичная информация - это информация, которая возникает непосредственно в процессе деятельности объекта и регистрируется на начальной стадии".

"Вторичная информация - это информация, которая получается в результате обработки первичной информации, она может быть промежуточной и результатной".

Промежуточная информация используется в качестве исходных данных для последующих расчетов.

Результативная информация получается в процессе обработки первичной и промежуточной информации и служит для выработки управленческих решений.

По способу отражения информация подразделяется на текстовую и графическую.

"Текстовая информация - это совокупность алфавитных, цифровых и специальных символов, с помощью которых информация представляется на физическом носителе (бумага, изображение на экране дисплея)".

"Графическая информация - это различного рода графики, диаграммы, схемы, рисунки".

По стабильности информация может быть переменной (текущей) и постоянной (условно-постоянной).

Переменная информация отражается фактические количественные и качественные характеристики производственно-хозяйственной деятельности фирмы.

"Постоянная (условно-постоянная) информация - это неизменная или многократно-используемая в течение длительного периода времени информация". Постоянная информация может быть справочной, нормативной, плановой:

постоян

Размещено на http://www.allbest.ru/

ная справочная информация включает в себя описание постоянных свойств объекта в виде устойчивых длительное время признаков (например: табельный номер служащего, профессия работника, номер цеха и т. п.);

постоянная нормативная информация содержит местные, о

Размещено на http://www.allbest.ru/

траслевые и общегосударственные нормативы (например: размер налога на прибыль, стандарт на качество продуктов определенного вида, размер минимальной оплаты труда, тарифная сетка оплаты государственным служащим);

постоянная плановая информация

Размещено на http://www.allbest.ru/

содержит многократно используемые в фирме плановые показатели (например: план выпуска телевизоров, план подготовки специалистов определенной квалификации).

По функциям управления обычно классифицируют экономическую информацию, при этом выделяют следующие группы: плановая, нормативно-справочная, учетная и оперативная (текущая).

"Плановая информация -- информация о параметрах объекта управления на будущий период". На эту информацию идет ориентация всей деятельности фирмы.

Нормативно-справочная информация представляет собой различные нормативные и справочные данные. Ее обновление происходит достаточно редко.

"Учетная информация -- это информация, которая характеризует деятельность фирмы за определенный прошлый период времени". На основании этой информации могут быть проведены следующие действия: скорректирована плановая информация, сделан анализ хозяйственной деятельности фирмы, приняты решения по более эффективному управлению работами и пр. На практике в качестве учетной информации могут выступать информация бухгалтерского учета, статистическая информация и информация оперативного учета.

"Оперативная (текущая) информация -- это информация, используемая в оперативном управлении и характеризующая производственные процессы в текущий (данный) период времени". К оперативной информации предъявляются серьезные требования по скорости поступления и обработки, а также по степени ее достоверности. От того, насколько быстро и качественно проводится ее обработка, во многом зависит успех фирмы на рынке".

Итак, информация имеет свою классификацию, в которой включены такие разделы как по месту возникновения (входная и выходная), по отношению к объекту управления (внутренняя и внешняя), по стадии обработки (первичная и вторичная, промежуточная и результативная), по способу отражения (текстовая и графическая), по стабильности (переменная и постоянная), по функциям управления (плановая, нормативно-справочная, учетная, оперативная).

1.4 Кодирование при передаче и хранения информации

Путем кодирования производится отображение одного набора знаков в другой набор знаков. "Отображаемый набор знаков называется исходным алфавитом, а набор знаков, который используется для отображения, -- кодовым алфавитом". Для построения кода применяются как отдельные символы кодового алфавита, так и их комбинации.

"Совокупность символов кодового алфавита, применяемых для кодирования одного символа или одной комбинации символов исходного алфавита, называется кодом символа".

Взаимосвязь символов или комбинаций символов исходного алфавита с их кодовыми комбинациями составляет таблицу кодов (таблицу соответствия).

Для получения исходных символов по кодам символов применяют процедуру декодирования. При этом обязательно соблюдение условия: код должен быть однозначным, то есть одному исходному знаку должен соответствовать точно один код и наоборот. "Кодирование - это представление сигнала в определенной форме". "Декодирование - это получение исходных символов по кодам символов".

Виды кодирования зависят от поставленной цели:

1. Кодирование по образцу -- каждый знак дискретного сигнала представляется знаком или набором знаков того алфавита, в котором выполняется кодирование. Кодирование по образцу используется, например, для ввода информации в компьютер с целью ее внутреннего представления.

2. Криптографическое кодирование, или шифрование, используется тогда, когда нужно защитить информацию от несанкционированного доступа.

Существует два основных широко применяющихся сегодня способа криптографического кодирования:

симметричное кодирование с закрытым ключом и асимметричное кодирование с открытым ключом. При симметричном кодировании с закрытым ключом для кодирования и декодирования данных применяется один и тот же ключ. Этот ключ должен быть по безопасным каналам доставлен стороне, осуществляющей декодирование, что делает шифрование с симметричным ключом уязвимым. Напротив, при шифровании с асимметричным ключом сторона, осуществляющая декодирование, публикует так называемый открытый ключ (public key), который применяется для кодирования сообщений, а декодирование осуществляется другим -- закрытым ключом (private key), известным только принимающей стороне. Такая схема делает асимметричный способ кодирования высоконадежным. По этой причине в последнее время он приобрел массовую популярность.

1) "Оптимальное кодирование служит для устранения избыточности данных путем снижения среднего числа символов кодового алфавита", предназначенных для представления одного исходного символа. Оптимальное кодирование обычно используется в архиваторах. В большинстве современных программ, предназначенных для оптимального кодирования (сжатия) данных, применяются одни и те же базовые алгоритмы:

2) "Статистическое кодирование базируется на предварительном вычислении частоты повторения одних и тех же кодов в сообщении и составлении таблицы кодирования", позволяющей оптимальным образом расположить результирующий код. Таблица кодирования в этом случае должна стать неотъемлемой частью закодированных данных (методы Хаффмена, Шэннона--Фэно, арифметическое кодирование).

3) "Словарное кодирование основано на нахождении повторяющихся последовательностей символов в сообщении (слов) и замене каждого повторяющегося слова ссылкой на его первое вхождение. В этом случае вместе с закодированным сообщением необходимо хранить (передавать) словарь.

4) Помехозащищенное кодирование служит для передачи данных по каналам связи и учитывает возможность возникновения помех и связанного с этим искажения или утраты части данных. При помехозащищенном кодировании избыточность не снижается, а, наоборот, увеличивается, тем самым обеспечивается возможность определения факта потери или искажения информации.

Существует два основных типа помехозащищенного кодирования:

Кодирование с фиксацией ошибок обладает сравнительно небольшой избыточностью, позволяющей зафиксировать на приемной стороне факт появления в сообщении ошибки. В случае обнаружения ошибки сообщение передается повторно.

Кодирование с коррекцией ошибок еще более избыточно, что позволяет не только обнаружить возникшую при передаче по каналу связи ошибку, но и исправить ее. Недостатком этого вида кодирования является значительное (примерно в 3 раза) увеличение объема передаваемых данных. По этой причине оно используется гораздо реже, чем кодирование с фиксацией ошибок".

Таким образом, сделаем выводы о том, что "отображаемый набор знаков называется исходным алфавитом, а набор знаков, который используется для отображения, -- кодовым алфавитом". "Совокупность символов кодового алфавита, применяемых для кодирования одного символа или одной комбинации символов исходного алфавита, называется кодом символа". Кодирование имеет свои определенные виды: кодирование по образцу, криптографическое кодирование (шифрование), оптимальное кодирование, статистическое кодирование, словарное кодирование, помехозащищенное кодирование. Также существует два способа криптографического кодирования: симметричное кодирование с закрытым ключом и асимметричное кодирование с открытым ключом.

Итак, подведем итоги по главе I, что информация является важнейшим источником сведений об окружающей среде и включающее в себя обмен сведениями, сигналами между живой и неживой природой. Информация имеет свое качество, которое является совокупностью свойств, обусловливающих способности удовлетворять потребности людей, а также имеющая свойства, как репрезентативность, содержательность, достаточность, доступность, актуальность, своевременность, точность, достоверность, устойчивость. Информация содержит определенную классификацию, где присутствуют их виды: входная и выходная, первичная и вторичная, внутренняя и внешняя, постоянная и переменная и т.д. Чтобы информация была конфиденциально - защищенной, необходимо ее закодировать. Существуют несколько видов кодирования: кодирование по образцу и шифрование, оптимальное и статистическое, словарное и помехозащищенное.

2. Информация в управлении (на примере ведения делопроизводства организации)

2.1 Методика исследования информационного обеспечения существующей системы управления в структурном подразделении

"Основополагающим моментом, определяющим деятельность отдельного управленческого или производственного подразделения, в том числе и кадровой службы, является система управления, которая призвана отражать:

1. Принципиальную функциональную целесообразность существования подразделения;

2. Оптимизацию внутренних и внешних информационных и производственных связей;

3. Эффективность распределения обязанностей между сотрудниками;

4. Особенности деятельности подразделения в условиях НИТ".

"Существуют несколько причин, обусловливающих необходимость анализа системы управления:

1) ускоренная компьютеризация управленческой деятельности сопровождается поиском новых форм информационного взаимодействия как между управленческими и производственными подразделениями, так и внутри управленческих структур. И прежде, чем приступить к внедрению или модернизации средств вычислительной техники, полезно оценить принципиальную необходимость компьютеризации или ее модификации на каждом участке управления;

2) если предприятие договаривается со специализированной организацией о финансировании создания пакета прикладных программ, то должна обеспечиваться взаимосвязь между проектировщиками и пользователями будущего пакета прикладных программ;

3) многим специалистам приходится работать в условиях автоматизированного рабочего места, где пользователь помимо знаний в своей предметной области должен знать современные принципы автоматизированной обработки информации;

4) создание и внедрения систем распределенной обработки информации в условиях вычислительной сети предъявляет особые требования к соответствующим технологическим процедурам;

5) в последнее время тенденция проектирования автоматизированной системы управления для конкретных пользователей уступила место тенденции приобретения пользователями готовых пакетов прикладных программ и внедрения на этой основе соответствующих информационных технологий".

"К особенностям проектирования и совершенствования систем управления относятся, в частности, следующие:

A. интеллектуальный уровень решения, т.е. невозможность применения формализованных алгоритмов, а следовательно, и невозможность достичь оптимального значения;

B. поскольку любая, даже самая идеальная, организационная форма имеет тенденцию морального старения, она должна предусматривать возможность адаптации с учетом новых условий существования с наименьшими затратами;

C. расходы, связанные с анализом существующей системой управления и воплощением в жизнь рекомендаций относительно ее совершенствования, в конечном итоге всегда будут прибыльной сферой вложения финансовых средств".

"Методика состоит из двух частей: первая часть включает описание общих вопросов, связанных с обработкой информации и особенностями документооборота, а вторая часть позволяет проанализировать программное обеспечение для полностью автоматизированной системой управления".

"Содержание методики:

I. Название отдела.

II. Решаемые задачи.

Описание каждой задачи включает статус ее исполнителей, описание входной и выходной информации, в том числе с учетом особенностей автоматизированной обработки, использованные алгоритмы решения и их возможную оптимизацию.

III. Внешний и внутренний документооборот.

Оценка стандартных характеристик через подразделение документов с учетом типовых и нетиповых форм. Информационные потоки должны быть оптимизированными и не содержать дублирующие сведения и сопроводительную пояснительную информацию, если она не имеет принципиального значения для анализа существа документа.

IV. Контроль корректности содержащейся в документах информации.

Оценка результативности контроля на всех этапах обработки, учитывая технологические схемы решения задач. Очень важно выявить всю ошибочную информацию на самых ранних стадиях ее возникновения. Известно, что ряд ошибок обнаружить чрезвычайно трудно, и компьютер, не обладая логикой, при отсутствии специального алгоритма их отслеживания допускает проникновение ошибочной информации в базе данных. Это может привести к искажению результатов и принятию неверных управленческих решений, последствия которых для предприятия могут быть любыми, вплоть до катастрофических.

V. Справочники и классификаторы, используемые в повседневной деятельности. Анализ задействованных классификаторов, полноты информации, представленной в них, необходимости формирования новых классификаторов, а также удобства работы с ними".

VI. "Статистическая информация. Оценка цели сбора статистики или напротив, причины ее отсутствия. Если статистика в настоящий момент не ведется, но предполагается в будущем, необходимо предложить ее структуру и указать цели ее использования.

VII. Оценка эффективности работы сотрудников отдела. Анализ уровня равномерности распределения нагрузки между сотрудниками отдела и рациональности использования рабочего времени в различные временные интервалы.

VIII. Формы хранения и использования информации. По окончании работ данного раздела методики необходимо ответить на вопросы, касающиеся рационализации форм и технологии хранения, а также дальнейшего анализа документальных и прочих информационных материалов.

IX. Поиск информации. Оценка эффективности поисковых процедур информации по регламентированным и нерегламентированным запросам.

Анализ программного обеспечения системы управления. Характеристика используемых программных продуктов и их особенностей с технической и технологической стороны. Выводы касаются общей оценки применяемых пакета прикладных программ, условий их обновлений и замечаний по эксплуатации".

Таким образом, существует 5 причин, обусловливающих анализ системы управления. В методике существуют особенности проектирования и совершенствования систем. Методика состоит из двух частей: описание общих вопросов, связанных с обработкой информации и особенностями документооборота, а вторая часть позволяет проанализировать программное обеспечение для автоматизированной системой управления, а также имеет свое содержание.

2.2 Проверка достоверности информации о претендентах на вакантные рабочие места в отделе кадров

"Сохранность конфиденциальной информации в целях обеспечения экономической безопасности предприятия на 80% зависит от правильного подбора, расстановки и воспитания персонала фирмы. Помимо формализованных процедур при приеме на работу могут использоваться и неформальные аналитические процедуры, в частности проверка подлинности прилагаемых документов, особенно если речь идет о вакансиях, связанных с конфиденциальной информацией.

Востребованность определенной информации о гражданах находится в России еще в начальной стадии развития по следующим причинам:

1) закрытость подобного рода материалов;

2) отсутствие специализированных БД, открытых для определенного круга пользователей;

3) отсутствие технической оснащенности;

4) не информированность кадровых служб о возможности получения интересующих персональных сведений".

"Информация о конкретном человеке, позволяющая идентифицировать его личность, включает в себя:

a. данные, подтверждающие личность;

b. физические характеристики;

c. данные о состоянии здоровья;

d. характеристики образовательного уровня;

e. профессиональные характеристики (включая оценку трудового вклада, карьерные устремления, пожелания работника относительно изменения профессионального или должностного статуса);

f. данные о благосостоянии;

g. данные для налоговых служб;

h. данные о лицензиях и разрешениях;

i. сведения о взаимоотношениях с органами правопорядка;

j. сведения о частной собственности".

"Регистрация обширных сведений об отдельной личности может представлять опасность для ее неприкосновенности. Для защиты личности при использовании данных регистров существует закон, который определяет, когда и в каких целях разрешается пользоваться личностными данными". "При наличии особо конфиденциальной информации действуют более строгие правила. Данные, собранные для одной цели, не могут быть использованы для другой цели.

Кроме традиционной информации о работнике (биографические, профессиональные, психофизиологические и другие сведения) корпорация собирает данные по неформальным каналам и, таким образом, выясняет, например, каковы были отношения работника с коллегами и руководством на предыдущем месте работы (учебы). Подобная информация позволяет составить более полный "портрет" вновь прибывшего работника, так как использование анкет или даже тестирования или собеседования не дает возможности полностью раскрыть характер или степень профессионализма работника". "Мнения же о нем бывших сослуживцев могут, напротив, существенным образом повлиять на решение работодателей о приеме его на работу или о проведении повторного тестирования, которое подтвердит или опровергнет информацию, полученную по неформальным каналам".

Таким образом, можно сделать выводы о том, что использование неформальных источников информации о человеке позволяет свести к минимуму риск вхождения в коллектив работника, не соответствующего принятым в данной корпорации нормам и принципам, также есть службы, которые имеют индивидуальные и конфиденциальные сведения о каждом работнике и работодатели обращаются в эти службы за этими сведениями, чтобы принять правильное решение об отборе кандидатов, и в настоящее время в России уже имеются или создаются реальные информационные, технические и технологические возможности для решения обозначенных проблем.

2.3 Информационное взаимодействие кадровой службы предприятия с внешним рынком труда

"Оказываемые услуги на предприятии можно разделить на две категории -- типовые и оригинальные".

"Типовые услуги:

информирование о направлениях деятельности агентства;

1. формирование и ведение банка вакансий с различной дифференциацией должностей и профессий;

2. формирование и ведение банка кандидатов на вакансии с различной дифференциацией должностей и профессий;

3. подбор кандидатов по требованиям работодателя;

4. анализ резюме;

5. предварительное собеседование с претендентами на вакансии;

6. профессиональное и психологическое тестирование".

"Оригинальные услуги:

1) подписка через Интернет на резюме специалистов, что позволит всем заинтересованным организациям периодически (например, еженедельно) получать обновляющуюся информацию о кандидатах, разместивших свои резюме на сайте агентства;

2) предложение всем заинтересованным организациям разместить в Интернете через агентство свой логотип или ссылку на информационный ресурс организации. Таким образом, можно привлечь новых клиентов, сократив при этом затраты на рекламу;

3) маркетинговые исследования рынка труда и вопросов оплаты пруда для различных квалификаций персонала в российских и иностранных компаниях разных форм собственности;

4) полный набор всех без исключения категорий персонала для одного офиса;

5) помощь в проведении рекламных кампаний в разных регионах СНГ;

6) предоставление работодателю программы, с помощью которой он может самостоятельно, не выходя из своего офиса, отбирать кандидатов из БД агентства".

"Проведение кадровой диагностики компаний, которая позволяет:

1. оценить поведение человека и в контексте проигрывания, каких - либо деловых ситуаций;

2. выявить и оценить деловые качества работника, определить его индивидуальный стиль работы;

3. изучить систему ценностей и профессиональную мотивацию отдельных личностей;

4. выявить личностные резервы и возможности карьерного роста";

5. "выведение персонала за штат компании с последующим ведением всех трудовых отношений через агентство. Необычная для отечественных предприятий и организаций услуга. Смысл се заключается в том, что персонал какой-либо компании переводится в агентство, которое выступает в роли работодателя, а сама компания использует свой же персонал на контрактной основе. При этом агентство берет на себя все обязательства, связанные с расчетом и выплатой начислений заработной платы, а также ведением трудовых книжек. Компания же сохраняет за собой, возможность пользоваться знаниями и навыками специалистов, но уменьшает при этом риск возникновения проблемы сокращения персонала, устраняет процедуры по начислению заработной платы и ведению кадрового делопроизводства Агентство в такой ситуации пополняет свою БД специалистами определенного уровня и расширяет, таким образом, круг своих потенциальных клиентов;

6. заключение договоров на долговременное (абонементное) обслуживание, что при неизменно высоком качестве услуг значительно снижает цены на них (Русский персонал);

7. индивидуальное консультирование кандидатов по различным вопросам (составление и анализ резюме, конкретизация поиска работы, оценка сильных и слабых сторон претендента на вакансию, эффективное его поведение во время собеседования);

8. проведение семинаров (открытых, закрытых, выездных);

9. проведение групповых дискуссий в различных формах -- круглый стол, мозговые атаки и др.;

10. организация неформальных интервью с ведущими специалистами и руководителями;

11. финансовое и юридическое консультирование (BLM Consort)";

12. "восстановление, постановка и ведение кадрового делопроизводства;

13. кадровый аудит (проверка всей существующей в компании кадровой документации на предмет ее соответствия российскому законодательству, помощь в исправлении или создании новых документов);

14. организация и проведение мероприятий под названием "Ярмарка вакансий".

Таким образом, Услуги делятся на две категории: типовые и оригинальные. Можно выделить кадровую диагностику компаний, в которой рассматривается личностные резервы и карьерный рост, систему ценностей и профессиональную мотивацию, деловые качества и индивидуальный стиль работы. Чтобы привлечь потенциальных клиентов, агентство ищет разные способы, особенно: заключение договоров на долговременное обслуживание, проведение семинаров, финансового и юридического консультирования, групповых дискуссий.

2.4 Особенности информационных технологий в организациях различного типа

"Информационная технология является основной составляющей информационной системы организационного управления и непосредственно связана с особенностями функционирования предприятия или организации".

"Выбор стратегии организации информационной технологии определяется следующими факторами:

1) областью функционирования предприятия или организации;

2) типом предприятия или организации;

3) производственно-хозяйственной или иной деятельностью;

4) принятой моделью управления организацией или предприятием;

5) новыми задачами в управлении;

6) существующей информационной инфраструктурой.

Основополагающим фактором для построения информационной технологии с привязкой ее к принятой модели управления и существующей информационной инфраструктуре является область функционирования экономического объекта. При внедрении информационных систем организационного управления и технологии основными критериями, являются также величина организации и область ее функционирования и учетом этих критериев происходит выбор программно - аппаратного обеспечения информационной технологии решения конкретных функциональных задач, на основе которых принимаются соответствующие управленческие решения".

Таким образом, сделаем выводы о том, что информационная технология является основной составляющей информационной системы организационного управления и непосредственно связана с особенностями функционирования предприятия или организации. Выбор стратегии организации, информационные технологии обладают определенными факторами.

Итак, подведем итоги по главе II, что методика информационного обеспечения системы управления в структурном подразделении имеет свои особенности, также состоит из содержания и двух частей: первая часть, включающая описание общих вопросов, связанных с обработкой информации и особенностями документооборота, вторая часть позволяющая проанализировать программное обеспечение для автоматизированной системой управления. Имеется также неформальная информация, использование которой позволяет свести к минимуму риска вхождения в коллектив работника, причем в настоящее время уже имеются информационные, технические и технологические возможности для решения различных проблем. Можно отметить кадровую диагностику компаний, в которой рассматривается личностные резервы и карьерный рост, систему ценностей и профессиональную мотивацию, деловые качества и индивидуальный стиль работы. Для привлечения потенциальных клиентов, агентство ищет разные способы, особенно: заключение договоров на долговременное обслуживание, проведение семинаров, финансового и юридического консультирования, групповых дискуссий. Информационная технология является основной составляющей информационной системы организационного управления.

3. Информация (на примере ведения менеджмента в организациях)

3.1 Понятие, значение и требования к информационным ресурсам менеджмента

"Главная особенность современного этапа развития общества заключается в его информатизации, цель которой -- внедрение средств вычислительной и телекоммуникационной техники во все сферы человеческой деятельности. Информатизация -- это организационный социально-экономический и научно-технический процесс создания оптимальных условий для удовлетворения информационных потребностей и реализации прав граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций, общественных объединений на основе формирования и использования информационных ресурсов".

Таким образом, основой информатизации являются информационный ресурс, а также средства его обработки и доставки потребителю. "Законодательно информационные ресурсы -- это отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы в информационных системах (в библиотеках, архивах, фондах, банках данных и т.д.)".

"При использовании информационных ресурсов в бизнес - процессах предприятия к ним предъявляются определенные требования, к которым относятся:

Ш своевременность, т.е. получение информационных ресурсов в установленные сроки;

Ш достоверность, определяющая допустимый уровень искажения как поступающих, так и результатных информационных ресурсов, при котором сохраняется эффективность функционирования предприятия;

Ш достаточность, предполагающая полноту информационных ресурсов для решения управленческих задач предприятия;

Ш адресность, т.е. конкретную целевую направленность информационных ресурсов на специалиста по интересующим его вопросам для эффективной организации бизнес-процессов предприятия;

Ш правовая корректность, т.е. соответствие информационных ресурсов нормативно-правовым и регламентирующим документам;

Ш многократность использования;

Ш высокая скорость сбора, обработки, передачи

Ш оперативность, т.е. актуальность информации для необходимой обработки и принятия решений в изменившихся условиях".

"В этих условиях одной из важнейших задач современного менеджмента является определение реальной экономической оценки:

1. затраты, связанные с подготовкой информационных ресурсов для решения задач менеджмента предприятия;

2. эффективность использования информационных ресурсов в процессе управления предприятием".

"Следует также иметь виду и специфику информационного процесса, которую составляют следующие аспекты:

1) Затраты на сбор и подготовку информации отличаются от затрат на производство материальных ценностей существенно большей неопределенностью. И несмотря на то что информационный ресурс приобрел характер товара, тем не менее остается проблематичной правомерность поиска общественно необходимых затрат на подготовку информации, количественное выражение которой было бы сравнимо с общественно необходимыми затратами труда на производство материальных ценностей.

2) То обстоятельство, что однажды полученная информация по своей природе может использоваться произвольно и при этом не расходуется, еще не означает, что она действительно может быть использована любым заинтересованным лицом. Решающее значение всегда имеет реальная доступность информационного ресурса, которая на практике зачастую в большей или меньшей степени ограниченна. Возможность располагать необходимой информацией для решения задач менеджмента становится одним из важнейших требований в процессе функционирования предприятия.

3) Экономическая полезность информационных ресурсов менеджмента в большей мере, чем в отношении материальных ценностей, определяется фактором времени и качеством. Устаревшая или неполная информация может не только сама оказаться полностью обесцененной, но и привести к значительным потерям стоимости производимых на ее основе товаров, работ и услуг".

4) "Необходимо обеспечить эффективные условия взаимозаменяемости между информационными ресурсами и остальными элементами производственного процесса предприятия. Эта задача связана с довольно сложными проблемами разделения и максимально эффективного использования трудовых и материальных ресурсов, а также затрагивает вопросы использования капитальных вложений, к которым относятся прежде всего определение доли затрат на развитие информационно-технологической инфраструктуры, составляющей важное условие экономии других ресурсов в процессе производственной деятельности предприятия.

Внешние информационные ресурсы формируются внешней информационной средой фирмы и отражают отношения между предприятием и экономическими и политическими субъектами, действующими за его пределами. Полученная информация определяет взаимодействие между предприятием, его реальными и потенциальными клиентами, а также конкурентами. Предприятие должно постоянно следить за основными компонентами внешней информационной среды, к которым относятся финансово-экономическая, политико-правовая, социально-культурная, экологическая и другая информация.

Внутренние информационные ресурсы формируются внутренней информационной средой, т.е. совокупностью структурных подразделений предприятия и работающих там специалистов, технологическими, социальными, экономическими и другими отношениями между ними. Внутренняя информационная среда предприятия охватывает все внутренние бизнес-процессы, позволяет принимать оптимальные управленческие решения, управлять функционированием предприятия, анализировать возникшие проблемы, создавать новые изделия и услуги и т.д.".

Таким образом, информатизация -- это организационный социально-экономический и научно-технический процесс создания оптимальных условий для удовлетворения информационных потребностей и реализации прав граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций, общественных объединений на основе формирования и использования информационных ресурсов, а информационные ресурсы -- это отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы в информационных системах. Внешние информационные ресурсы формируются внешней информационной средой фирмы и отражают отношения между предприятием и экономическими и политическими субъектами, а внутренние информационные ресурсы формируются внутренней информационной средой, т.е. совокупностью структурных подразделений предприятия и работающих там специалистов, технологическими, социальными, экономическими и другими отношениями между ними.

3.2 Информационные процессы, проходящие в менеджменте организации

"Процессы, связанные с поиском, хранением, передачей, обработкой и использованием информации, называются информационными".

"Поиск информации - это процесс извлечения хранимой информации".

"Методы поиска информации:

ь непосредственное наблюдение,

ь общение со специалистами по интересующему вас вопросу;

ь чтение соответствующей литературы;

ь просмотр видео, телепрограмм;

ь прослушивание радиопередач, аудиокассет;

ь работа в библиотеках и архивах,

ь запрос к информационным системам, в том числе базам и банкам компьютерных данных;

ь поиск информации в Интернете,

ь другие методы".

"Сбор информации - это деятельность субъекта, в ходе которой он получает информацию об интересующем его объекте. Хранение информации - это процесс поддержания исходной информации в виде, обеспечивающем выдачу данных по запросам конечных пользователей в установленные сроки. Способ хранения информации зависит от ее носителя (книга -- библиотека, картина -- музей, фотография -- альбом). ЭВМ может рассматриваться как устройство для компактного хранения информации с возможностью быстрого доступа к ней. Передача (обмен) информацией - это процесс, в ходе которого передатчик (источник) передает информацию, а получатель (приемник) ее принимает. В процессе передачи информации обязательно участвуют источник и приемник информации. Между источником и приемником действует канал передачи информации -- канал связи. Канал связи -- совокупность технических устройств, обеспечивающих передачу сигнала от источника к получателю. Кодирующее устройство -- устройство, предназначенное для преобразования исходного сообщения источника к виду, удобному для передачи. Декодирующее устройство -- устройство для преобразования кодированного сообщения в исходное. Деятельность людей всегда связана с передачей информации. В процессе передачи информация может теряться и искажаться, в качестве примеров можно привести искажение звука в телефоне, атмосферные помехи в радио, искажение или затемнение изображения в телевидении, оба направления, например телефон, телеграф). По каналу могут одновременно передаваться несколько сообщений. Каждое из этих сообщений выделяется (отделяется от других) с помощью специальных фильтров. Например, возможна фильтрация по частоте передаваемых сообщений, как это делается в радиоканалах. Пропускная способность канала определяется максимальным количеством символов, передаваемых по нему в отсутствие помех. Эта характеристика зависит от физических свойств канала. Для повышения помехозащищенности канала используются специальные методы передачи сообщений, уменьшающие влияние шумов. Например, вводят лишние символы. Эти символы не имеют реального содержания, но используются для контроля правильности сообщения при получении. С точки зрения теории информации избыточно все то, что делает литературный язык красочным, гибким, богатым оттенками, многоплановым, многозначным".

"Обработка информации -- это упорядоченный процесс ее преобразования в соответствии с алгоритмом решения или другими формальными правилами.

Защита информации (в более узком смысле) понимается как предотвращение доступа к информации лицам, не имеющим соответствующего разрешения (несанкционированный, нелегальный доступ), непредумышленного или недозволенного использования, изменения или разрушения информации.

Защита информации (в широком смысле) я то комплекс организационные иравпиых и технических мер по предотвращению угроз информационной безопасности и устранению".

"Наиболее эффективным средством организации информационных процессов является информационная система, оснащенная средствами ввода, поиска, размещения, обработки и выдачи информации. Наличие таких средств -- главная особенность информационных систем, отличающих их от простых скоплений информационных материалов. Например, личная библиотека, в которой может ориентироваться только ее владелец, информационной системой не является. Итог по этому параграфу можно подвести такой, что процессы, связанные с поиском, хранением, передачей, обработкой и использованием информации, называются информационными. Поиск информации - это процесс извлечения хранимой информации. Сбор информации - это деятельность субъекта, в ходе которой он получает информацию об интересующем его объекте. Хранение информации - это процесс поддержания исходной информации в виде, обеспечивающем выдачу данных по запросам конечных пользователей в установленные сроки".