Совершенствование системы контроля в организации ООО "Комсомольская правда в Калининграде – газеты в розницу"

Помимо всего прочего, ООО «КПК - Газеты в розницу» имеет во владении собственную типографию, где печатаются некоторые калининградская пресса, например: «Комсомольская правда», «Страна Калининград», «Новый янтарный караван» и другие. Также к собственность организации относится склад возврата товара, у которого по каким-либо причинам закончился срок реализации, и склад для сопутствующего товара, который затем рассылается по павильонам и киоскам.

В ООО «КПК - Газеты в розницу» весь аппарат управления, как и в любом другом предприятии, поделён на отделы: коммерческий отдел, отдел по розничным продажам, отдел кадров, бухгалтерия, отдел технического обслуживания, отдел по разработке коллекций. Высшее звено управления состоит из следующих должностей: генеральный директор калининградского холдинга, генеральный директор ООО «КПК - Газеты в розницу» и директора каждого отдела. Среднее звено состоит из начальников отделов, которым подчиняются менеджеры. В коммерческом отделе - менеджер по сопутствующему товару, менеджер по газетно-журнальной продукции, менеджер по продажам, они занимаются поиском поставщиков своего продукта, корректировкой и распределением продукции, рассылаемой по торговым точкам. В отделе розничных продаж - линейные менеджеры, которые работают напрямую с продавцами, их задача производить регулярные проверки с целью обнаружения нарушений и их быстрого исправления, а также донесение указов и распоряжений от высшего руководства. Низшие ступени должностной лестницы занимают рядовые служащие: менчендайзеры, распространяющие продукцию по супермаркетам и торговым центрам, экспедитор по сопутствующему товару, инкассатор, водитель развозящий почту, бухгалтера, технический и обслуживающий персонал, и конечно же продавцы. В каждом павильоне или киоске так же есть своя небольшая служебная лестница: старший продавец, продавец - кассир. Каждый продавец имеет право на получение категории, а затем на её повышение. Категорий всего три, при получении категории к заработной плате прибавляется соответствующая сумма денег. Также доплачивают и старшему продавцу за дополнительную ответственность. К низшему звену также относится сотрудники охраны офисных помещений ООО «КПК - Газеты в розницу», взаимодействующих с отделом вневедомственной охраны. От продавца-кассира до линейного менеджера перспектива роста возможна без какого-либо специального образования, затем же для дальнейшего роста требуется специальные знания и навыки.

И напоследок следует отметить, что главным и основным конкурентом ООО «КПК - Газеты в розницу» является организация, содержащая торговые точки под общим названием «Пресса».

3.2 Анализ существующего контроля в организации ООО «КПК - Газеты в розницу»

Безусловно, в любой организации должна существовать система контроля, иначе организация не смогла бы функционировать. Вопрос лишь состоит в том, насколько она хороша. После проведения анализа были установлены особенности, недостатки и преимущества системы контроля в организации ООО «КПК - Газеты в розницу».

Начнём с того, что деятельность ООО «КПК - Газеты в розницу» контролируется некоторыми местными правительственными организациями, например: налоговой службой и Администрацией города Калининграда, в частности она требует содержания всех торговых точек в надлежащем санитарном виде. Также ООО «КПК - Газеты в розницу, собственно как и все организации подчиняются всероссийским законам и правовым актам.

Внутри же данной организации контроль имеет так называемый лестничный характер, что означает: каждая последующая ступень управления контролирует предыдущую (продавцов контролируют менеджеры, менеджеров начальники отделов и т.д.). Это касается контроля деятельности сотрудников организации, выполнения ими их служебных обязанностей и соблюдения производственных процедур и процессов. Управленческий персонал контролируется посредством письменных и устных отчётов, которые они должны регулярно предоставлять вышестоящему руководителю и где они подводят итоги своей деятельности и деятельности сотрудников, находящихся под их управлением, выявляют отклонения и предлагают пути их устранения.

Продавцы торговых точек контролируются иным способом. Из офиса ООО «КПК - Газеты в розницу» по четвергам и субботам приходит папка с накладными и иными документами, среди которых при необходимости посылаются прямые указания, приказы или распоряжения по разным вопросам, связанным, например, с выкладкой продукции, с замечаниями по внешнему виду киоска или павильона, или информация о новом поставщике и т.п. Данные инструкции и указания довольно часто остаются непонятыми рядовыми работниками из-за неграмотного составления или остаются не принятыми ими, потому что менеджеры не считают нужным разъяснять их значимость и ожидаемый от них результат. Тут управленческий персонал делает грубейшую ошибку, связанную с поведенческим аспектом системы контроля. Устанавливают неосмысленные стандарты, которые сотрудники отказываются принимать без объяснений или принимают и выполняют недобросовестно. Также в любой момент может быть проведена специальная проверка, которая осуществляется комиссией, состоящей из менеджеров от разных отделов или директоров. Данный вид контроля весьма успешен, так как имеет эффект неожиданности, и проверяемые служащие или торговые точки предстают в реально существующем виде со всеми недостатками и достоинствами.

Финансовый контроль в организации ООО «КПК - Газеты в розницу» осуществляется через бухгалтерию. Она же, в свою очередь, контролируется посредством финансовых отчетов, предоставляемых руководству организации, а также посредством сводных отчётов за месяц, квартал, год. Финансы торговых точек контролируются через еженедельные товарные отчёты, в которых содержится информация по приходам нового товара и сделанного возврата за данную неделю, снимающегося с баланса торговой точки, т.е. другими словами выявляются остатки товара на конец недели; через ежемесячные сводные отчёты, которые составляются по товарным отчётам и выявляют остатки товара на конец месяца; и наконец, через ежемесячные ревизии, которые выявляют недостачи либо излишки, сопоставляя фактическое количество товара, посчитанного в ходе ревизии, с количеством, указанным в сводном отчёте на конец месяца. Также каждый день, кроме выходных, инкассатор забирает выручку торговой точки для передачи её в соответствующий отдел бухгалтерии, в момент передачи продавец снимает себя ответственность за сохранность денежных средств. Описанный выше вид финансового контроля существует уже довольно долгое время и на данный момент требует усовершенствования. Он весьма громоздок из-за множества заполняемых документов, ведь лишь только для составления товарного отчёта необходимо сначала обсчитать все накладные от поставщиков и только затем записать их в отчёт. Вся эта работа лежит на плечах рядового продавца, который погрязает в бумагах, вместо того, чтобы заниматься прямыми своими обязанностями.

Кроме того, распределение средств на оплату заказываемого продавцами товаров у местных поставщиков плохо организованно. Парой счета не оплачиваются по несколько недель, из-за чего поставщики отказываются принимать заказ и полки с ходовым товаром пустеют, вследствие чего снижается выручка торговой точки, что в свою очередь на прямую влияет на доходы организации ООО « КПК - Газеты в розницу».

Контроль над продаваемой продукцией самая слабая сторона системы контроля ООО «КПК - Газеты в розницу». В данной области большое количество несовершенств. Начнём с того, что торговые точки ООО «КПК - Газеты в розницу» располагают широким ассортиментом реализуемых товаров, но его количество зачастую превышает норму, вмещаемую павильоном, что приводит к его загруженности. Это не только не привлекает покупателей, но и мешает свободно работать продавцам. Та же ситуация и на складе сопутствующего товара, плюс ко всему там встречается товар, лежащий на полках месяцами, а то и годами. Это ещё одна проблема системы контроля над продаваемой продукцией. Часто менеджерами заказывается и отправляется на реализацию торговым точкам товар заведомо непопулярный и неходовой, который также месяцами лежит на полках павильона, занимая место, которое могло бы быть занято действительно важными для прибыли товарами.

И наконец, технический контроль. Техническое обслуживание торговых точек ООО «КПК - Газеты в розницу» оставляет желать лучшего, да их состояние в большинстве случаев тоже. Программа считывания штрих-кода, используемая в кассовых аппаратах, далеко не идеальна. Она, конечно же, во многом облегчает работу продавца-кассира, но зачастую может принести массу проблем, например: при отключении света. Данная программа считывает не все штрих-кода, потому что в офисе забивается не весь товар или не весь его ассортимент. Следовательно, управляющий персонал в офисе организации отслеживать всю полноту продаж не может, даже получая каждый вечер отчёт, отправляемый программой в главный компьютер. Это тоже является отрицательной чертой системы контроля в ООО «КПК - Газеты в розницу».

Проведя анализ существующей системы контроля, можно утверждать, что в ООО «КПК - Газеты в розницу» безусловно, существует контроль, но он требует серьёзных перемен, что может дать организации возможность более успешно функционировать в дальнейшем.

3.3 Рекомендации по совершенствованию систем контроля в ООО «КПК - Газеты в розницу»

Прогресс не стоит на месте, а движется вперёд. Всё вокруг упрощается, становится легче в использовании и потреблении. Контроль тоже должен упрощаться и облегчать рабочую деятельность и управленческому персоналу, и рядовым служащим. Организация ООО «КПК - Газеты в розницу» нуждается в переменах, особенно в области системы контроля. Даже просто слегка подкорректировав некоторые несовершенства контроля, организация могла бы подняться на более высокий уровень осуществления своей деятельности.

Самое главное, чему надо научиться управленческому персоналу ООО «КПК - Газеты в розницу», это учитывать поведенческий аспект контроля, осуществляя любую свою деятельность. Ведь люди в данной организации - это всё, так как по специфике деятельности её автоматизация невозможна. Поэтому отсылая или раздавая приказы, необходимо тщательно убедиться, что они корректны, принимаются сотрудниками адекватно, в противном же случае попытаться донести перспективы, ожидаемые результаты от данного приказа либо пересмотреть приказ, распоряжение, возможно в нём действительно что-то не так. И как крайняя мера, проявить жёсткость и заставить выполнять приказ, но только лишь в том случае, если его польза подтвердится в самое ближайшее время и всех противящихся переубедит.

Так же важно поднять у каждого сотрудника уровень ответственности за выполняемую им работу. Всё в организации взаимосвязано, один выполнил недобросовестно свою работу - пострадал другой и т.д. по цепочке.

В области технического контроля организации следовало бы отнестись более серьёзно к условиям работы на торговых точках. Никто не станет долго терпеть тяжёлые условия труда (жуткий холод зимой, невыносимую жару летом, отсутствие воды или хотя бы её ближайшего «источника» и т.д.). Повысится текучка кадров, что означает отсутствие проверенных продавцов-кассиров и постоянный риск нанять недобросовестного человека, с недобрыми намереньями осуществления деятельности с выгодой для себя.

Наверное, самое существенное изменение является в том, что следовало бы произвести замену либо усовершенствование программы считывания штрих-кода на реализационных товарах. В первом случае замена может произвестись на подобную программу считывания штрих-кода, но с незаменимой функцией постановки товара на приход прямо с кассового аппарата. Стоит лишь вбить количество товара, полученного от поставщика, и она выдаст автоматически посчитанную накладную, которая сразу же ставится павильону или киоску на баланс. Данная программа существенно облегчила бы работу продавцам-кассирам, бухгалтерам, которым бы теперь не надо было проверять каждую присылаемую накладную от киосков и павильонов. К тому же модернизированная функция считывания штрих-кода позволила бы управленческому персоналу, будучи на своём рабочем месте в офисе получать полную и достоверную информацию по всем продажам всех торговых точек. Во втором случае усовершенствования уже существующей программы вся работа ляжет на человека или группу людей, которые занимаются внесением всего товара в общую базу штрих-кодов. Им придётся осуществлять деятельность с двойной ответственностью, их объём работы увеличится, но всё это пойдёт на улучшение системы контроля, ведь усовершенствованная система даст более полную информацию управленческому персоналу, отмечаемому за продажи. Следует отметить, что первый способ во много раз эффективней и целесообразней.

После замены программы на кассовых аппаратах будет легче наладить ситуацию с переполненностью склада с товаром. Так как получаемые данные будет легко проанализировать и составить списки ходовых и неходовых товаров. Конечно же, не обойтись без маркетинговых исследований, которые будут направлены на выяснение предпочтений покупателей и будут обходиться дешевле, чем купленный товар, бесполезно лежащий на полках склада. Также по полученным данным менеджеры могут присылать в павильоны и киоски накладные с рекомендуемыми заказами у поставщиков, основанных на официальных исследованиях, а не на интуиции менеджера.

Кроме того, следовало бы разработать более чёткую структуру, точно определяющую должностные обязанности и компетенцию каждого сотрудника, чтобы каждый сотрудник знал, к кому обращаться по тому или иному вопросу или проблеме. Так же сотрудник должен быть уверен, что его воспримут в серьёз и действительно помогут справиться с ситуацией, и что данное обращение не повлияет на его личную характеристику.

Выполнение данных рекомендаций даст возможность существенно повысить уровень системы контроля в организации ООО «КПК - Газеты в розницу», что приведёт к более успешному её функционированию в дальнейшем.

Заключение

Контроль был, есть и будет всегда. Это неотъемлемая часть любой деятельности. Фундаментальная функция в системе управления, без которой невозможно осуществление остальных: планирования, организации и мотивации. Контроль необходим для предупреждения возникновения кризисных ситуаций и различных проблем, путём оценки изменений внутренней и внешней среды организации; для преодоления фактора неопределённости и для поддержания успеха организации.

Первая глава данной курсовой работы посвящена теоретическим аспектам контроля как функции управления. В трёх её разделах раскрыты теоретические знания, связанные с этим вопросом. Начиная от природы и сущности системы контроля, где производился анализ объектов, субъектов, предметов контроля, а также его необходимость и главный смысл.

Затем во втором разделе первой главы описаны различные классификации контроля. Контроль очень сложный процесс, имеющий различные интерпретации в различных ситуациях, как в деловой, так и в обычной жизни. Поэтому следующий раздел было логично посвятить этапам контроля. Они более полно показали всю подноготную системы контроля. Источниками информации для данной главы служили словари, учебники, научные статьи в печатном и электронном виде.

Вторая глава раскрывает механизм осуществления контроля в организации. То есть сначала были рассмотрены методы осуществления контроля в первом разделе, затем критерии эффективности, по которым оценивается степень его полезности для функционирования организации и напоследок в третьем разделе были рассмотрены поведенческие аспекты системы контроля в организации. В третьем разделе также указывалось, как может повлиять на человека контроль: негативно или позитивно. Очень часто менеджеры допускают ошибки, связанные с поведенческими аспектами, что приводит к недопониманию между руководством и подчиненными.

И наконец, третья глава была посвящена рассмотрению системы контроля на примере конкретной организации ООО «КПК - Газеты в розницу».

В первом разделе изложены общие сведенья об организации ООО «КПК - Газеты в розницу», во втором рассматривается уже существующая система контроля. Данный анализ вывел на то, что контроль в данной организации весьма несовершенен и требует серьёзных доработок. Поэтому следом в третьем разделе третьей главы изложены некоторые рекомендации по совершенствованию системы контроля, которые должны помочь компании.

В самом начале работы над данной курсовой работой была поставлена цель: совершенствование систем контроля в организации ООО «КПК - Газеты в розницу». Путём поэтапного достижения всех поставленных в начале задач, цель работы достигнута.

Список использованных источников

1. Друкер, Питер Ф. Менеджмент: задачи, обязанности, практика, М.: ООО "И.Д. Вильямс", 2010.

2. Маленко Ю.А. Современный менеджмент: Учебник / Ю.А. Маленков; СПбГУ, экон. факультет. - М.: ЗАО "Издательство "Экономика", 2008.

3. Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента: Пер. с англ. - М.: Дело, 2007.

4. Стивин Робинс, Мэри Колтер. Менеджмент, 6-е издание.: Пер. с англ.- М.: Издательский дом «Вильямс», 2012.

Размещено на Allbest.ru