Анализ функционирования системы менеджмента качества

Предсертификационный аудит

В данное время имеет место и актуальность проведение предсертификационного аудита.

При этом собственно сертификационный аудит сводится к проверке устранения несоответствий, выявленных при предсертификационном аудите.

Положительной стороной такого подхода является то, что предприятие получает определенные гарантии успешного проведения сертификационного аудита.

Вместе с тем следует отметить, что привлечение органа по сертификации связано со значительными затратами на оплату предоставляемых услуг.

Подход к подготовке к сертификации включает в себя проведение предаудита силами представителей консалтинговой фирмы совместно с сотрудниками службы качества предприятия. Проверка осуществляется по программе, используемой сертификационными органами, но имеет ряд особенностей.

Необходимый уровень объективности и компетентности достигается путем привлечения к проверке консультантов, не участвовавших в разработке и внедрения СМК данного предприятия и имеющих достаточный опыт общения с представителями аудитирующих организаций в ходе сопровождения сертификационных аудитов.

Также в состав группы, осуществляющей аудит, включаются сотрудники предприятия, участвовавшие в разработке данной СМК, которые впоследствии будут сопровождать внешних аудиторов.

Программа проверки составляется с учетом специфики СМК данного предприятия и позволяет предсертификационной группе сосредоточиться на проблемных областях деятельности и недавно введенных в действие документах.

Оценка готовности СМК к сертификации совмещается с консультированием руководителей и сотрудников предприятия по методам общения с аудиторами.

Подобный подход позволяет использовать предаудит также и как средство совершенствования СМК предприятия, так как обычно консультанты вносят некоторые предложения по совершенствованию отдельных ее процессов (элементов), в том числе и рекомендаций. Проведенный предаудит позволяет руководителям и специалистам предприятия устранить выявленные недостатки и получить уверенность в том, что созданная система функционирует и способна пройти сертификационный аудит.

Одновременно предаудит является инструментом постоянного улучшения деятельности самой консалтинговой фирмы (в том числе и в рамках внутрифирменной системы качества), так как руководство фирмы получает возможность объективно оценить деятельность и профессиональный уровень консультантов.

Анализ несоответствий, выявляемый при обычных аудитах и предаудитах, показывает совпадение наиболее типичных несоответствий, что подтверждает эффективность предаудита, соответствие используемых методов подходам, принятым авторитетными органами по сертификации СМК.

Чаще всего выявляются несоответствия связанные со следующими элементами МС ИСО 9000: управление документацией и данными, управление регистрацией данных о качестве, система качества и ответственность руководства.

Характерной особенностью предаудита является достаточно большое число выявляемых несоответствий, что объясняется лучшим знанием специфики конкретного предприятия консультантами и специалистами службы качества, разрабатывавшими систему «с нуля». При этом в форме «уведомлений» и в предложении к отчету о проведенном аудите фиксируются факты, которые в большинстве случаев обходятся сертификационным аудитом (они не могут быть квалифицированы как несоответствия), но в то же время могут являться принципиально важными с точки зрения дальнейшего совершенствования системы качества.

Сертификационный аудит после проведения предаудита выявляет в среднем, в полтора два раза меньше несоответствий и замечаний, чем в случае подготовки СМК к сертификации силами специалистов предприятия.

Таким образом, предаудит, проводимый представителями консалтинговой фирмы, позволяет гарантировать успешное проведение сертификационного аудита, провести наиболее полную подготовку разработанной системы менеджмента качества к сертификации и тем самым окупает затраты на свое проведение, которые значительно меньше, чем в случае привлечения внешних аудиторов [13].

 Внешний аудит

Внешний аудит проводится представителями органов по сертификации.

В полном цикле сертификации содержатся три вида аудита: первоначальная сертификационная проверка, ежегодная инспекционная проверка и повторная сертификация через три года.

Стандарт предусматривает два этапа процесса аудита при первоначальной сертификационной проверке. Первый ориентирован на выявление и осмысление подхода к документированию системы. Это даст возможность органу по сертификации повысить эффективность второго этапа, когда проводится оценка внедрения и функционирования системы в выбранной для аудита области деятельности [16].

Группа изучения практики аудита по стандарту ИСО 9001: 2000 (Auditing Practice Group - APG), действующая в рамках ИСО/ТК 176 в сотрудничестве с Международным форумом по аккредитации (IAF) ведет разработку руководящих указаний по аудиту систем менеджмента качества на соответствие требованиям этого стандарта. Группа ориентирована на разработку модулей, содержащих рекомендации по конкретным аспектам аудита СМК, которые может использовать в качестве практического пособия широкий круг специалистов.

Однако в основном руководящие указания предназначены для сотрудников органов по сертификации, проводящих аудиторские проверки СМК организаций с целью их сертификации на соответствие стандарту ИСО 9001:2000, обеспечивающей независимое подтверждение внедрения ими широко известного стандарта.

Документы, разработанные APG на настоящий момент, охватывают следующие аспекты практики аудита по ИСО 9001:2000 [17]:

двухэтапный подход к аудиту;

измерение эффективности СМК и проведение улучшений;

идентификация процессов;

освоение процессного подхода и определение необходимых процессов;

проверка выполнения требований в соответствие с необходимостью;

подтверждение соответствия стандарту;

проверка непрерывного совершенствования;

проверка минимальной документации СМК;

проверка процессов, связанных с высшим руководством;

роль и достоинства контрольных листов аудита;

область применения конкретных стандартов ИСО9001:2000, сфера действия СМК и определение области сертификации;

добавленная ценность аудитов;

проверка полноты и результативности предпринятых действий;

использование стандарта ИСО 19011:2002 «Руководящие указания по аудиту систем менеджмента качества и систем экологического менеджмента»;

проверка выполнения требований регламентов и законов;

проверка выполнения политики и целей в области качества;

проверка системы контроля средств мониторинга и измерений.

Компетентный аудитор должен уметь оценить соответствие системы изготовителя стандарту по ее внутренним показателям, даже, если при этом ему придется приложить много труда. Аудитор должен быть знаком с принципами проектирования, производства и обслуживания на столько, чтобы быть способным оценить выбранный изготовителем подход к обеспечению соответствия стандарту.

Аудиторы, которые должны пройти обучение и сдать экзамен, получают проверочный лист, используемый при проведении оценки в организации. В нем содержатся примеры того, на что следует обращать внимание, и описываются общие подходы к определению соответствия.

Если исходить из требований стандарта, то право выбора формы проверочных листов предоставляется изготовителю или аудитору.

Если изготовитель считает, что аудитор ошибся и система отвечает требованиям стандарта, компания вынуждена подать апелляцию. Чтобы избежать этого, изготовитель должен:

проверять данные, полученные в ходе аудита, в конце каждого рабочего дня. Не следует ждать окончательного заключения;

убедиться, что производитель и аудитор правильно понимают друг друга. Недопонимание может повлиять на результаты;

потребовать, чтобы аудитор повторно рассмотрел раздел стандарта, вызвавший разногласия с точки зрения языка изложения.

Для многих изготовителей является проблемой лежащей в основе и ИСО 9001: 2000, и ИСО/ТУ 16949:2002 принцип ориентации на процессы: у них нет ясности, какие процессы и как нужно документировать. Возникает вопрос, что именно потребуется при аудиторской проверке, поскольку она существенно отличается от прежней, более знакомой проверки, не требующей знаний процессов.

Проблемой также являются содержащиеся в стандарте требования относительно удовлетворенности потребителей и использования ресурсов. Идентификации и описанию должны быть подвергнуты все процессы, которые влияют на качество и удовлетворенность потребителей. И лишь затем на основе выявленных процессов изготовитель может определять программу аудиторской проверки.

Многие изготовители склонны считать, что опрос потребителей - лучший способ измерения их удовлетворенности.

При среднем уровне ответа в 6% нельзя получить достоверные данные о влиянии того или иного процесса на продукцию [18]. Анализ данных гарантийного и послепродажного обслуживания и сведений о возврате готовых изделий дает более надежные показатели удовлетворенности потребителя и важности отдельных процессов.

Каким должен быть аудитор? Опыт работы и профессиональные навыки аудиторов отличаются разнообразием, и изготовители должны отдавать себе в этом отчет при выборе аудитора и органа по сертификации. Последние, как и все, испытывают конкуренцию, и в борьбе за клиента стараются на допустить ухода от них наиболее квалифицированных специалистов. В конце 80-х годов было менее 20 органов по сертификации / регистрации, у которых был надежный костяк специалистов, прошедших обучение и имеющих опыт практической работы в качестве аудиторов [18]. Сегодня существует гораздо больше конкурирующих друг с другом органов, стремящихся привлечь квалифицированных аудиторов, которых стало меньше. Поэтому при выборе аудитора изготовитель должен запросить и изучить его анкетные данные. То же самое касается приглашения консультанта. Опытные бизнесмены, чтобы определить компетентность специалистов, всегда запрашивают анкетные данные и рекомендации, заранее требуют представить в письменном виде предложения относительно области, объема и сроков выполнения работ. Таких же принципов следует придерживаться при актуализации системы менеджмента качества.

Сомнения, возникающие до, во время и после визита аудитора следует обсуждать с представителями органа по сертификации. Нужно отстаивать соответствие своей системы стандарту, и если уместно, оспаривать данные полученные в ходе внешнего аудита [18].

Проведение внутреннего и предсертификационного аудита позволяет выявить и устранить несоответствия системы менеджмента качества стандарту и подготовить ее к проведению внешнего аудита для последующей сертификации.

В настоящее время аудиты приобретают большое значение не только при сертификации. Вовремя выявленные несоответствия позволяют организации устранить недостатки в системе еще до появления больших финансовых потерь (от брака, от неправильно организованной работы службы качества и т.п.) и максимально минимизировать риски производства.

Заключение

В настоящее время, в условиях жесткой рыночной конкуренции, предприятию очень важно иметь постоянных надежных поставщиков и не менее постоянных потребителей, которых можно приобрести и сохранить лишь при стабильном качестве продукции и услуг, и умении отвечать по своим обязательствам.

Проблему стабильности качества и его устойчивого улучшения позволяет решить внедрение системы менеджмента качества.

СМК позволит предприятию действовать не только на рынках своей страны, но и на зарубежных, что приведет к карьерному росту и увеличению сегмента рынка.

Целесообразно внедрять СМК поэтапно, что представляет наиболее «безболезненный» процесс для предприятия. Внедрение системы менеджмента качества подразумевает также рассмотрение ее процессов и определение функций.

Для того, чтобы система менеджмента качества нормально функционировала высшее руководство должно проводить периодичный анализ СМК, который позволяет вовремя выявить недостатки и недоработки системы, а также привести ее в соответствие с изменяющимися, с течением времени, целями организации.

Чтобы потребитель мог доверять данной системе качества именно этого предприятия, оно должно сертифицировать свою СМК. Для серификации (подтверждения соответствия или несоответствия стандарту) используют результаты внутренних и внешних аудитов.

Также проведение аудитов позволит организации максимально минимизировать риски производства и путем выявления несоответствий улучшить функционирование СМК.

В соответствии с целями курсовой работы проведен анализ функционирования системы менеджмента качества на предприятии путем рассмотрения функций, процессов системы, изучения наиболее эффективного внедрения СМК, а также путем изучения проведения анализа системы руководством, внутренних и внешних аудитов.

Список использованной литературы

Лифиц И.М. Теория и практика оценки конкурентоспособности товаров и услуг. - 2-е изд., доп. и испр. - М.: Юрайт - М, 2001. - 224 с.

Переход на ИСО 9001:2000 в Нидерландах // ИСО 9000 + 14000 +. - 2004. - №4. - с. 14 - 16.

Воробьев В.П. Как не напрасно тратить деньги // Методы менеджмента качества. - 2001. - №3. - с. 4 - 8.

Шадрин А. О концепции системы менеджмента предприятия на основе международных стандартов // Стандарты и качество. - 2004. - №11. - с. 34 - 43.

Первые шаги к системе менеджмента качества: рекомендации ИСО для малых предприятий // ИСО 9000 + 14000 +. - 2005. - №1. - с. 6 - 11.

ИСО 9001:2000 обеспечивает качество разработок для космических систем // ИСО 9000 + 14000 +. - 2004. - №4. - с. 36 - 38.

Мешкова С. СМК в министерстве // Стандарты и качество. - 2004. - №11. - с. 60.

Артер Д., Рассел Дж. Этика аудита // Европейское качество. Дайджест. - 2004. - №1. - с. 8 - 15.

Новицкий А.Л., Болотина Т.Э. Идентификация процессов СМК // Методы менеджмента качества. - 2005. - №4. - с. 7 - 11.

Воробьев В.П. Функции отдела качества // Методы менеджмента качества. - 2001. - №6. - с. 4 - 7.

ИСО/ТУ 29001 - единый стандарт качества для нефтяной и газовой промышленности // ИСО 9000 + 14000 +. - 2005. - №1. - с. 24, 29.

Давыдочкин Г.А., Дегтярев С.Г. Анализ СМК руководством // Методы менеджмента качества. - 2005. - №1. - с. 21 - 23.

Дворкин Л.С. Вопросник аудитора // Методы менеджмента качества. - 2002. - №1. - с. 19.

Матвеев А.В. Методы подготовки системы менеджмента качества к сертификации // Методы менеджмента качества. - 2000. - Декабрь. - с. 14 - 16.

Внутренний аудит: рекомендации // ИСО 9000 + 14000+. - 2004. - №2. - с. 15 - 18.

Проект стандарта ИСО/МЭК 17021 // ИСО 9000 + 14000+. - 2004. - №4. - с. 7.

Аудит по ИСО 9001:2000: Практическое пособие // ИСО 9000 + 14000+. - 2005. - №1. - с. 5.

Аудиторская проверка аудитора // ИСО 9000 + 14000+. - 2004. - №2. - с. 18 - 20.

Системы менеджмента и соответствие регламентам // ИСО 9000 + 14000 +. - 2004. - №4. - с. 1.

Размещено на Allbest.ru