Использование архивных документов (на примере Государственного архива научно-технической и специальной документации Свердловской области)

Порядок выполнения заказов на копирование, в том числе объемы копирования архивных документов, неопубликованных описей дел, документов, других архивных справочно-поисковых средств и баз данных, стоимость изготовления копий и порядок расчетов за их изготовление определяются руководством архива.

На копии архивного документа, изготовленной по заказу пользователя, архив указывает архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа. При оформлении копии рассекреченного архивного документа на лицевой стороне в правом верхнем углу первого и последнего листа копии проставляется штамп "Рассекречено". При необходимости данный штамп проставляется на лицевой стороне всех листов копии рассекреченного архивного документа.Правила работы пользователей в читальном зале… С.7.

Пользователи допускаются в читальный зал на основании личных заявлений. (Приложение 3) Пользователи, ведущие научную работу в соответствии с планом научных учреждений или выполняющие служебные задания, могут представлять письма направивших их организаций.

Разрешение на работу в читальном зале дается руководством архива на необходимый пользователям срок. При необходимости продления срока вопрос согласовывается с руководством архива или сотрудником читального зала. Все пользователи знакомятся с Правилами работы пользователей в читальном зале под роспись в журнале учета посещений пользователей.

Журнал учета приема посетителей ГКУСО «ГАНТСДСО»

№№	ФИО	Дата	Паспортные данные	Цель посещения	Роспись
1	2	3	4	5	6

Пропуск пользователей в читальный зал осуществляется при предъявлении документов, удостоверяющих личность на вахте.

Пользователям предоставляется имеющиеся в архиве справочники (описи), дела и документы. Пользователи, работающие в читальном зале архива, имеют право получать информацию о распорядке работы читального зала, услугах, оказываемых архивом через зал, порядке и условиях их предоставления, получать консультации специалистов архива о составе и содержании документов в соответствии с темой исследований, имеющиеся в архиве справочники, получать информацию о причине отказа (отсрочки) в выдаче дел (документов), существующих ограничениях на выдачу и копирование документов по теме исследования, а также о сроках, в течение которых они будут действовать, обжаловать отказ в выдаче архивных документов или справочников по теме исследования в соответствии с действующим законодательством.

Пользователи читального зала имеют право пользоваться печатными изданиями и рукописными материалами из фонда научно-справочной библиотеки и справочно-информационного фонда, заказывать или самостоятельно изготавливать копии архивных документов по теме исследования, делать выписки из предоставленных им дел, документов. При наличии технических возможностей по специальному разрешению руководства архива использовать собственные технические средства (персональный компьютер, магнитофон, диктофон). Использование технических средств допускается, если это не мешает работе других пользователей архива, проносить в читальный зал по согласованию с его сотрудником машинописный и печатный текст, гранки научной работы. Внос и вынос этих материалов согласовывается с работником читального зала. Рукописные материалы пользователей выносятся без пропуска. Пользователей могут сопровождать переводчики или помощники.

Пользователи могут предоставить архиву библиографическую справку или экземпляр издания, подготовленного на основе архивных документов, который заносится в состав справочно-информационного фонда архива и используется в дальнейшем как работниками архива, так и посетителями архива.

Дела и другие материалы выдаются пользователям под расписку в бланке заказа за каждую единицу предоставленного материала и в книге выдаче архивных документов, копий фонда пользования из читального зала пользователям.

Единовременно для пользования может быть выдано 5 описей, 15 дел. Дела, документы и другие материалы выдаются через 2 часа после оформления заказа. Справочно-информационные и другие печатные издания, экземпляры описей, хранящиеся в читальном зале, выдаются пользователям сразу после оформления заказа. Описи, другие архивные справочники предоставляются на срок до 5 дней, особо ценные документы - до 5 дней, уникальные документы по разрешению руководства архива - на один день, дела и печатные издания - на один месяц. Продление сроков хранения и использования в читальном зале описей, дел документов, других материалов согласуется с сотрудником читального зала (кроме уникальных документов), продление сроков использования уникальных и особо ценных документов согласуется с руководством архива, при необходимости оформляется новый заказ. Правила работы пользователей в читальном зале. С.6.

При наличии фонда пользования подлинные документы в читальный зал, как правило, не выдаются. Подлинные документы могут выдаваться пользователям в исключительных случаях с разрешения руководства архива с учетом конкретных обстоятельств (например, необходимость изучения внешних особенностей документов, некачественные копии, иные обстоятельства).

Так как в архиве отсутствуют технические возможности, допускается копирование документов техническими средствами пользователей. Копирование техническими средствами пользователей, в том числе сканерами, фотоаппаратами, видеокамерами и др., производится только с разрешения руководства архива в помещении архива и под контролем сотрудника читального зала. Ответственность за качество копирования документов, проведенное техническими средствами пользователей, архив не несет.

По согласованию с руководством архива пользователи могут самостоятельно копировать изобразительные и графические материалы, карты, планы и чертежи или приглашать для этой работы специалистов (чертежника, фотографа, художника). В этих случаях копирование производится в помещении архива под контролем его сотрудников с соблюдением правил обеспечения сохранности документов. Вынос копий документов за пределы архива оформляется специальным пропуском, подписанным руководством архива.

Сотрудник, отвечающий за работу читального зала не имеет права оставлять посетителя без присмотра.

Самыми востребованными фондами архива на данный момент являются фонд Р-1 «Производственное объединение «Уральский завод тяжелого машиностроения» (Уралмаш) Министерство тяжелого и транспортного машиностроения СССР», фонд Р-6 «Уральский филиал Всесоюзного научно-исследовательского института технической эстетики Государственный комитет Совета Министров СССР по науке и технике», фонд Р-14 «Восточный комплексный научно-исследовательский институт сооружений (ВОСТКИС) Объединение "Востоксоюзстрой"», фонд Р-16 «Уральский научно-исследовательский химический институт с опытным заводом (УНИИХИМ с ОЗ) Всесоюзное объединение основной химической промышленности», фонд Р-20 «Свердловский научно-исследовательский институт травматологии и ортопедии Министерство здравоохранения РСФСР», фонд Р-23 «Объединенный архивный фонд Проектный институт гражданского строительства, планировки и застройки городов и поселков "Свердловскгражданпроект" Исполнительный комитет Свердловского областного совета депутатов трудящихся», документы фонда Р-27 «Акционерное общество закрытого типа институт «Облагропромпроект» (АОЗТ «Облагропромпроект»).

По документам вышеперечисленных фондов посетители архива пишут диссертации, дипломные проекты, научные труды, так же по документам фондов создается огромное количество электронных и стационарных выставок.

4. Порядок выполнения запросов граждан и организаций

Запрос - это письмо организации или заявление гражданина, в котором сформулирована тема, географические и хронологические рамки необходимой заявителю информации.

Исполнение запроса - поиск и предоставление потребителю информации, содержащейся в архивной информации.

Существуют следующие виды запросов:

Тематические (выявление информации по конкретной теме или документальное подтверждение какого-либо факта);

Персональные, в том числе биографические и генеалогические;

Социально-правовые. Наиболее часто запрашиваются сведения о трудовом стаже и заработной плате, об образовании, о службе в Советской Армии, о пребывании в плену, фашистских концлагерях, исправительно-трудовых учреждениях, о ранениях в годы ВОВ и других войн, об участии в партизанских движениях, о награждении медалями, орденами и другими знаками отличия, о гражданском состоянии, об имущественных правах, о государственной и общественной деятельности. Организация использования документов ГАФ СССР. Пособие для архивистов. М., 1990, - с. 48-49

Консульские (направлены на защиту законных прав и интересов граждан, постоянно проживающих за рубежом, в том числе российских граждан, граждан СНГ, иностранных граждан и лиц без гражданства). Эти запросы являются разновидностью социально-правовых запросов, но отличаются от них тем, что поступают через Министерство иностранных дел РФ, посольства зарубежных стран в РФ, зарубежные организации, Центр розыска и информации ЦК общества Красного Креста РФ и др. Архивоведение…/Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова; Под ред. В.П. Козлова. - 3-е изд., доп. - М.: Издательский центр «Академия», 2005. - с.181-182

ГАНТСДСО занимается исполнением лишь тематических запросов граждан и организаций, в связи с отсутствием документальной базы для исполнения других видов запросов.

Исполнение запросов осуществляется в три этапа:

1. Прием запроса и работа с заявителем.

2. Поиск запрашиваемой информации.

3. Составление и выдача заявителю ответов на запросы.

При приеме запроса необходимо уделить внимание составлению запроса. Надо проследить, чтобы заявитель изложил в нем все сведения, которые удалось почерпнуть из семейного архива, рассказов родственников, из других архивов.

Если запрос относится к категории платных, следует известить об этом заявителя.

Государственный архив не может взимать плату за исполнение социально-правовых и консульских запросов, запросов органов государственной власти и органов местного самоуправления для использования в служебных целях, а также за научно-техническое информирование организаций системы Росархива и др.

Архив организации обязан предоставить информацию бесплатно по требованию тех организаций и лиц, которых она касается. Ограничения возможны лишь в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации. Архив может исполнять тематические запросы юридических лиц, а также запросы физических лиц имущественного и финансового характера на платной основе. Перечень таких услуг и размер оплаты утверждаются руководителем организации. Основные правила работы архивов организаций…2002 г.(п.8.1. пп.8.2.5.)

Наиболее важной формой использования документов архива является исполнение запросов граждан и организаций. Прием запросов о предоставлении архивной информации от физических и юридических лиц, поступающих в архив, осуществляется отделом использования архивных документов и научно-справочного аппарата. Все полученные запросы регистрируются архивом в Журнале регистрации и контроля выполнения обращений заявителей (граждан, организаций, правоохранительных органов) по фондам архива.

К запросам социально-правового характера относятся запросы о подтверждении трудового стажа и размера заработной платы, службы в воинских частях и формированиях, о состоянии здоровья, награждении, присвоении званий, получении образования, применении репрессий, об актах гражданского состояния и т.п.

При подготовке ответов на запросы социально-правового характера сотрудниками учитывается, что выдача информации, подтверждающей трудовой стаж и размеры заработной платы, осуществляется только собственнику информации (лицу, о котором данная информация), или другому лицу с согласия собственника по доверенности, оформленной в установленном порядке, если не истек 75 летний срок с момента ее создания, или наследнику согласно существующий на это право документов (ст. 11 Федерального закона от 20.02.1995 г. № 24-ф3 «Об информации, информатизации и защите информации»).

По запросам адвокатов (адвокатских) контор выдается информация при наличии доверенности, оформленной в установленном порядке от лица, которое они защищают.

Предоставление информации социально-правового характера, предназначенной для направления за рубеж, осуществляется в соответствии с порядком, установленным МИД РФ и Федеральным архивным агентством.

Основным документом, подтверждающим трудовой стаж, является трудовая книжка. При отсутствии трудовой книжки, а также в тех случаях, когда в трудовой книжке отсутствуют необходимые записи или содержится неправильная или неточный записи о периодах работы заявитель обращается в архив.

В архивную справку о подтверждении трудового стажа включаются данные только за то время, за которое имеются сведения в документах архива. При этом приводится название должности, которую занимал гражданин структурного подразделения и период его работы.

Имеющиеся в личных делах листки по учету кадров, анкеты, автобиографии, собственноручно составленные гражданином, на которых отсутствуют отметки проверке имеющихся в них сведений, на основании представленных подлинных документов или справок, не могут служить основанием для выдачи справок о трудовом стаже. При необходимости содержащиеся в них сведения письменно сообщаются гражданину. В качестве документов подтверждающих трудовой стаж, для составления справки при отсутствии приказов по личному составу используются приказы по основной деятельности, лицевые счета, расчетно-платежные или расчетный ведомости, расчетные книжки, письменные трудовые договоры и соглашения с отметками об их выполнении и произведенных отчислениях страховых взносов; акты о приемке работ, выполненных по трудовому договору (контракту); личные карточки формы Т-2; табели учета рабочего времени и расчета оплаты труда и др. документы, членские билеты профсоюзов, учетные и отчетные карточки о выплате членских взносов с заработной платы или стипендии.

В справку для назначения или пересчета пенсии включаются сведения в порядке, определяемом органом, осуществляющим пенсионное обеспечение граждан.

При отсутствии документов о заработной плате должностной оклад может быть установлен на основании штатного расписания организации за соответствующий период, другие выплаты на основании приказов по личному составу или основной деятельности.

В справку об образовании при отсутствии в документах сведений об окончании гражданином учебного заведения указывается на каком курсе или в каком классе учился.

В справку о награждении, полученном в соответствии с решениями местных органов исполнительной власти, включаются сведения, содержащиеся в списках награжденных, подписанных руководством организации и официально утвержденных местным органом исполнительной власти, а также сведения о соответствующем приказе вышестоящей организации.

В справку о подтверждении фактов получения травмы, несчастном случае на производстве, нахождении на излечении включаются сведения, содержащиеся в актах о несчастных случаях, книгах учета и регистрации аварий, катастроф, делах по расследованию причин аварий или катастроф, а также в документах обкомов, горкомов профсоюзов и профсоюзных организаций соответствующих организаций.

При исполнении повторных запросов или составлении справки по просьбе гражданина архив проверяет соответствующие сведения, включенных в эту справку, тем, которые имеются в документах и в случае обнаружения дополнительных сведений, включает их в повторно выдаваемую архивную справку.

Срок исполнения запросов социально-правового характера, требующего обращения к документам архива не превышает 30 рабочих дней. Срок исполнения запросов на основании научно-справочного аппарата составляет 15 дней со дня регистрации. Также запросы выполняются на основании просмотренных описей, каталогов без обращения к документам архива. Срок пересылки непрофильного запроса заявителя в другие архивные учреждения с информированием об этом заявителя или предоставления ему письменных рекомендаций о месте хранения документов составляет 5 дней со дня регистрации запроса.

При исполнении запросов социально-правового характера отдел ИАД и НСА готовит следующие виды информационных документов:

- архивная справка - официально заверенная справка, имеющая юридическую силу и содержащая подтверждение об имеющихся в документах архива сведениях, относящихся к предмету запроса с указанием поисковых данных;

- архивная копия - дословное воспроизведение машинописным, фотоэлектрографическим или другим способом всего текста документа, заверенная архивом. После текста архивной копии указываются поисковые данные, сами копии заверяются подписью исполнителя и гербовой печатью архива.

- архивная выписка - дословное воспроизведение части текста документа, относящееся к определенному вопросу, официально заверенное архивом. После текста архивной выписки указываются поисковые данные. Текст заверяется подписью исполнителя и печатью;

Архивные справки, архивные выписки, архивные копии составляются на бланк архива с обозначением названия документа «Архивная справка» (Приложение 4), «Архивная выписка» (Приложение 5), «Архивная копия». Изложение текста в справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов документов и их дат. В справке допускается цитирование документов. Не совпадение отдельных данных документов архива со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в справку при условии, если совпадение всех остальных данных не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, изложенных в документе. В этом случае эти данные оговариваются в тексте понятием «так в документе». Следует особо обратить внимание, что фразой «так в документе» оговариваются расхождения, несовпадения и неточные названия, сокращение слов, аббревиатуры, отсутствие имен, отчеств, инициалов или наличие одного из них и т.д., а не цитаты из архивных документов причем данная фраза пишется непосредственно за тем словом (словами, буквой и т.д.), которое поясняется.

В архивной справке не допускаются комментарии и собственные выводы исполнителя. В конце справки указывается номер фонда, описи, дела и листа, но и вид НСА. Следует различать понятия «сведений не имеется» и «документов не имеется». Первое означает, что в просмотренных документах за запрашиваемый период информация о конкретном человеке не обнаружена, но документы за данный период находятся на хранении в архиве. Второе означает, что интересующих документов в архиве на хранении нет.

При подготовке ответа на запрос о подтверждении работы в особых (вредных) условиях просматриваются не только приказы и карточки формы Т-2, но и лицевые счета, расчетно-платежные ведомости. В случае отсутствия каких-либо документов (а не сведений), подтверждающих факт вредных условий труда, информация дается в конце архивной справки.

В случае небрежного оформления документов, поступающих в архив, неоднозначного прочтения текста архивных документов, сложностей в текстовом изложении архивного документа, а также в спорных случаях или по просьбе заявителя архив готовит ответ на запрос в виде копий архивных документов.

В архивной выписке название документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Из текста документов передаются все имеющиеся данные по запросу, прием, связность содержания и точный смысл, а также пропуски в тексте документа отдельных слов обозначаются многоточием.

В случае выдачи копий архивных документов составляется сопроводительное письмо за подписью директора архива. В нем указывается ссылка на постановление Министерства труда и социального развития Российской Федерации № 6 и Пенсионного фонда Российской федерации № 19 от 27 февраля 2002 г. Об утверждении перечня документов необходимых для установления трудовой пенсии и пенсии по государственному пенсионному обеспечению в соответствии с федеральными законами «О трудовых пенсиях в Российской Федерации» и «О государственном пенсионном обеспечении в Российской Федерации», которыми допускаются к рассмотрению для исчисления пенсии лицевых счетов, выдаваемые архивными организациями.

Копии документов, выдаваемых архивом, оформляются в соответствии с «Основными правилами» (п. 8.4.6.5.); на обороте каждого листа проставляются поисковые данные документа, на обороте последнего листа проставляются заверительные надписи, все листы копии документов скрепляются и на месте скрепления заверяются печатью архива и подписью исполнителей.

При отсутствии в архиве документов, необходимых для исполнения запроса, на бланке структурного подразделения архива составляется ответ с изложением причин отсутствия документов, содержащих запрашиваемые сведения, и даются необходимые рекомендации. Готовый ответ подписывается директором архива на информационном (сопроводительном) письме печать не ставится.

Копия ответа (архивная справка, выписка и т.д.) остается в деле и заверяется исполнителем. При заверении соответствия копии документа ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «Верно», должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату заверения. На документе проставляется дата подписания документа директором архива, а не дата его исполнения и печати.

В архивной справке о заработной плате для предоставления в Пенсионный Фонд РФ, сведения даются только за пять лет (60 месяцев). Если необходимы сведения за больший период, то сведения предоставляются в хронологическом порядке, но не более пяти лет на каждом бланке. Сведения о заработной плате включаются в архивную справку, т.к. они приложены в архивных документах: суммирование начислений не допускается.

В случае отсутствия начислений в лицевых счетах, составленных отдельно на каждый месяц, так и на год в архивной справке ставиться прочерк, а в примечании пишется «в лицевых счетах по заработной плате за месяц(ы) начислений нет».

В случае отсутствия лицевых счетов, составленных отдельно на каждый месяц в примечании пишется «лицевые счета по заработной плате за месяц(ы) отсутствуют».

В случае несоответствия отчислений в Пенсионный фонд 1% от итоговой суммы начислений, такие отчисления следует указывать в тексте справки после итоговой суммы начислений в скобках. При этом в примечании дается ссылка на данный факт: отчисления в Пенсионный фонд за год(ы), месяц(ы) указаны в скобках. В остальных случаях отчисления в Пенсионный фонд не указываются.

При исполнении тематических запросов организаций и граждан в государственном архиве могут создаваться такие информационные документы, как тематические перечни документов, тематические подборки документов, тематические обзоры документов.

Тематический перечень документов - систематизированный перечень заголовков дел или документов с указанием дат и поисковых данных.

Тематическая подборка документов - комплект копий документов или цитат из документов на данную тему.

Тематический обзор документов - информационно-поисковый справочник, содержащий подробную характеристику документов нескольких архивов, нескольких фондов одного архива или части фонда по определенной теме. Архивоведение…/Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова; Под ред. В.П. Козлова. - 3-е изд., доп. - М.: Издательский центр «Академия», 2005. - с.184

Допускается изъятие из архивных дел и выдача владельцам или их родственникам подлинных личных документов о гражданском состоянии, об образовании, трудовых книжек и других не полученных в свое время владельцем документов.

Подлинные личные документы выдаются с разрешения руководителя организации заявителям по предъявлении паспорта, иного документа, удостоверяющего личность, их родственникам или доверенным лицам нотариально заверенной доверенности. Подлинные личные документы могут быть высланы заявителю ценным письмом.

Органами правопорядка из архива могут быть изъяты документы в соответствии с законодательством Российской Федерации.

На место изъятого документа в дело вкладывается справка о выдаче, снятая с него копия или в учетных архивных документах делается отметка об изъятии, указываются номер, дата и название документа - основания для изъятия, а также расписка получателя документа (при личной передаче).

При отсутствии в архиве запрашиваемых сведений отрицательный ответ составляется на бланке письма организации. В нем указывается факт отсутствия в документах архива интересующих заявителя сведений и даются рекомендации, куда следует обратиться за необходимой информацией. В случаях отрицательного ответа, содержащего сведения об отсутствии в архиве необходимых документов вследствие их гибели или утраты, текст письма должен быть заверен печатью организации.

В качестве примера по исполнению тематических запросов можно рассмотреть ГАНТСДСО, в котором использование архивных документов является одним из приоритетных направлений деятельности.

Государственный архив научно-технической и специальной документации Свердловской области предоставляет государственную услугу по информационному обеспечению граждан, органов государственной власти, местного самоуправления, предприятий, учреждений, организаций и общественных объединений на основе документов Архивного фонда Российской Федерации. Заявления от организаций и граждан принимаются письмом по почте, по телефону/факсу, по электронной почте или on-line путем заполнения формы на официальном сайте архива ГКУСО «ГАНТСДСО»: [электронный ресурс]. URL: http://gantsdso.ru/index.php?option=com_content&view=article&id=30&Itemid=47.

Информационное обеспечение пользователей на основе документов Архивного фонда Российской Федерации осуществляется «ГАНТСДСО» при наличии в его фондах соответствующих документов, необходимых для исполнения запросов пользователей, в форме информационных писем, архивных справок, архивных копий, тематических перечней, подборок документов (подлинников и копий) по запросам пользователей читального зала, тематических подборок документов для экспонирования, тематических обзоров архивных документов.

Информирование по процедуре исполнения государственной услуги производится:

- по телефону;

- по письменным обращениям;

- по электронной почте;

- посредством личного обращения пользователя.

При консультировании пользователей по телефону и при личном обращении должностные лица и сотрудники «ГАНТСДСО», на которых возложена обязанность по исполнению запросов, дают исчерпывающую информацию по вопросам организации рассмотрения запросов, связанных с информационным обеспечением пользователей.

При информировании по письменным обращениям пользователей, в том числе направленным по электронной почте, по процедуре предоставления государственной услуги, ответ на обращение направляется электронной почтой; почтой или по факсу в адрес заявителя в срок, не превышающий 10 дней со дня регистрации обращения.

Основанием для предоставления государственной услуги является письменный запрос пользователя, а также запрос, поступивший по электронной почте в адрес «ГАНТСДСО». (Приложение 6)

В запросе пользователя указываются:

- Наименование юридического лица на бланке организации; для граждан - фамилия, имя и отчество;

- Почтовый и/или электронный адрес пользователя;

- Интересующие пользователя тема, вопрос, событие, факт, сведения и хронологические рамки запрашиваемой информации;

- Форма получения пользователем информации (информационное письмо, архивная справка, архивная выписка, архивные копии, тематический перечень, тематический обзор документов, исполненные в письменном или электронном виде);

- Запросы (обращения) органов государственной власти Свердловской области, иных субъектов Российской Федерации, местного самоуправления, граждан, предприятий, учреждений, организаций и общественных объединений о предоставлении информации рассматриваются в «ГАНТСДСО» в течение 30 дней со дня их регистрации.

При рассмотрении запросов (обращений) органов государственной власти и местного самоуправления, связанных с исполнением ими своих непосредственных полномочий и функций, «ГАНТСДСО» дает ответы на эти запросы и предоставляет запрашиваемую информацию в течение 30 дней со дня их регистрации на безвозмездной основе. В случае, если запрашиваемая органом государственной власти и местного самоуправления информация не может быть предоставлена в этот срок или в срок, указанный в запросе, из-за необходимости проведения масштабной поисковой работы по комплексу архивных документов, «ГАНТСДСО» уведомляет орган государственной власти и согласовывает с ним продление на определенный срок рассмотрения запроса.

При поступлении в «ГАНТСДСО» запросов (обращений) пользователей, которые не могут быть исполнены без предоставления уточненных или дополнительных сведений, «ГАНТСДСО» в 10-дневный срок запрашивает автора запроса об уточнении и дополнении запроса (обращения) необходимыми для его исполнения сведениями.

Запрос, не относящийся к составу хранящихся в архиве архивных документов, в течение 5 дней с момента его регистрации направляется в другой архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом пользователя, или пользователю дается соответствующая рекомендация.

Сведения, содержащие о сведения о личной жизни гражданина, представляются уполномоченному лицу в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

«ГАНТСДСО» осуществляет исполнение запросов (обращений) органов государственной власти Свердловской области, иных субъектов Российской Федерации, местного самоуправления, связанных с исполнением ими своих непосредственных полномочий и функций, бесплатно.

Тематические запросы других категорий пользователей исполняются «ГАНТСДСО» в порядке предоставления платных услуг (в том числе на основе договора) или бесплатно (для школьников; студентов-учащихся очных отделений; инвалидов; для категорий граждан, внесённых в Постановление Правительства Свердловской области № 1053 - ПП от 29.10.2007 «О предоставлении мер социальной поддержки пользователям архивными документами, находящимися в государственной собственности Свердловской области»).

Организация предоставления государственной услуги включает в себя следующие административные процедуры «ГАНТСДСО»:

Регистрация запросов (обращений) пользователей, рассмотрение их руководством «ГАНТСДСО» и передача на исполнение;

Анализ тематики запросов (обращений) пользователей;

Выявление необходимой информации в документах Архивного фонда Российской Федерации, имеющихся на хранении в «ГАНТСДСО»;

Подготовка и направление ответов пользователям.

Регистрация запроса является основанием для начала действий по предоставлению государственной услуги.

Поступившие в «ГАНТСДСО» письменные запросы пользователей регистрируются в структурном подразделении, обеспечивающем прием и регистрацию почтовой корреспонденции.

Зарегистрированные запросы докладываются руководству «ГАНТСДСО» и передаются в структурное подразделение, занимающееся исполнением запросов.

Судебные запросы и запросы исполнительных органов государственной власти Свердловской области о предоставлении информации рассматриваются руководством «ГАНТСДСО» в день поступления.

После регистрации и рассмотрения директором «ГАНТСДСО» запросы (обращения) пользователей с резолюцией директора передаются в структурное подразделение, занимающееся исполнением запросов, на позднее, чем на следующий день после регистрации.

При поступлении в «ГАНТСДСО» запроса (обращения) пользователя по электронной почте запрос распечатывается на бумажном носителе и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке.

Руководитель структурного подразделения, занимающегося исполнением запросов, обеспечивает оперативное рассмотрение запросов (обращений) пользователей, доведение их до исполнителей.

Специалисты структурного подразделения, занимающегося исполнением запросов, осуществляют анализ тематики поступивших запросов (обращений) с использованием имеющихся в «ГАНТСДСО» архивных справочников в традиционной и электронной форме, содержащих сведения о фондах, где находятся документы, необходимые для исполнения запросов (обращений) пользователей. При этом определяется:

Правомочность получения пользователем запрашиваемой информации с учетом ограничений на предоставление сведений, содержащих государственную тайну и сведения конфиденциального характера;

Степень полноты сведений, содержащихся в запросе (обращении) (пользователя, необходимых для проведения поисковой работы;

Местонахождение архивных документов, необходимых для исполнения запроса (обращения) пользователя.

Срок исполнения данной административной процедуры - 10 дней.

«ГАНТСДСО» письменно запрашивает автора запроса (обращения) об уточнении и дополнении необходимых для его исполнения сведений в случае отсутствия в запросе (обращении) пользователя достаточных данных для организации выявления нужных документов в фондах архива.

«ГАНТСДСО» письменно уведомляет автора запроса (обращения) о результатах рассмотрения.

По итогам анализа запроса (обращения) пользователя «ГАНТСДСО»:

Дает мотивированный отказ автору запроса в получении запрашиваемых сведений при отсутствии у него права на их получение и разъясняет его дальнейшие действия, предусмотренные законодательством Российской Федерации;

При отсутствии запрашиваемых сведений в государственных архивах информирует об этом автора запроса и, при возможности, дает рекомендации по их дальнейшему поиску;

Направляет непрофильный запрос по месту хранения требуемых сведений.

Рассмотрение запроса (обращения) пользователя считается законченным, если дан ответ по существу запроса (обращения), по нему приняты необходимые меры, автор запроса проинформирован о результатах рассмотрения.

При ответе на запрос (обращение), полученный через Управление архивами Свердловской области, «ГАНТСДСО» уведомляет Управление о результатах рассмотрения запроса.Порядок предоставления государственной услуги по информационному обеспечению граждан…С.7.

На сегодняшний день архивом не исполняются социально-правовые запросы граждан из-за отсутствия информационной базы, все запросы, поступившие в архив, регистрируются и перенаправляются в другие архивы посредством единого окна.

5. Выставки архивных документов

Интересной формой использования архивных документов (предоставления архивом безвозмездно или возмездно пользователю информационных услуг и информационных продуктов для удовлетворения его информационных потребностей) является экспонирование архивных документов на выставках. Выставка - художественно оформленная подборка документов, предназначенная для их публичной демонстрации.

Многообразие ценных и интереснейших документальных источников, хранящихся в архивах, позволяют создать экспозиции, которые интересны и доступны всем.

В ГКУСО «ГАНТСДСО» регулярно проходят выставки архивных документов.

Многообразие ценных и интереснейших документальных источников, хранящихся в архивах, позволяют создать экспозиции, которые интересны и доступны всем.

Подготовка выставок архивных документов является одним из традиционных направлений работы государственных архивных учреждений по использованию и популяризации документального наследия. Интерес к архивным выставкам всегда был достаточно высок и сегодня они по-прежнему востребованы.

Архив организует подготовку и проведение выставок архивных документов самостоятельно или совместно с другими архивами и организациями.

Сотрудники отдела использования архивных документов и научно-справочного аппарата являются ответственными за сохранность архивных документов и обеспечивают контроль за соблюдением требований обеспечения сохранности документов при экспонировании.

В 2011 году специалистами архива начали создаваться электронные выставки. Данный продукт позволяет донести информацию до более широкого круга пользователей. Электронные выставки размещены на сайте архива и сайте Управления архивами Свердловской области. Записанные на электронные носители, выставки используются в качестве презентационного материала в организациях и учебных заведениях.ГКУСО «ГАНТСДСО»: [электронный ресурс]. URL: http://gantsdso.ru/index.php?option=com_content&view=article&id=66&Itemid=65

Многообразие ценных и интереснейших документальных источников, хранящихся в архивах, позволяют создать экспозиции, которые интересны и доступны всем.

Подготовка выставок архивных документов является одним из традиционных направлений работы государственных архивных учреждений по использованию и популяризации документального наследия. Интерес к архивным выставкам всегда был достаточно высок и сегодня они по-прежнему востребованы.

Архив организует подготовку и проведение выставок архивных документов самостоятельно или совместно с другими архивами и организациями.

Сотрудники отдела использования архивных документов и научно-справочного аппарата являются ответственными за сохранность архивных документов и обеспечивают контроль за соблюдением требований обеспечения сохранности документов при экспонировании.

ГАНСДСО активно проводит выставки архивных документов, в соответствии со спецификой состава своих фондов. Для подготовки выставки архивных документов разрабатываются тематический план (концепция) и тематико-экспозиционный план. На основе тематического плана проводится выявление и отбор архивных документов, иллюстративных и иных материалов. В тематико-экспозиционный план включается аннотированный перечень отобранных для экспонирования архивных документов, иллюстративных и иных материалов, систематизированных в соответствии с разделами выставки с указанием их размеров и порядка размещения на стендах или в витринах. Все отобранные для экспонирования архивные документы и другие материалы аннотируются.

Тема выставки обсуждается на дирекции, согласовывается с заинтересованными учреждениями и утверждается руководством. При выборе темы должны учитываться состав, содержание и характер имеющихся документов. Основными этапами выставки являются следующие: изучение литературы и опубликованных источников (СИФ архива, библиотеки, интернет, подготовка библиографического списка); разработка концепции (ее логическая структура и тематический план) (Приложение 7); выявление и отбор документов, для чего необходим творческий подход, научная ценность, яркость и наглядность их как экспонатов; выделение основных разделов выставки (хронология или тематика); аннотация и систематизация документов (систематизация проводится в соответствии с разделами выставки); создание тематико-экспозиционного плана (аннотированный перечень отобранных для экспонирования материалов, систематизированных в соответствии с разделами выставки и с указанием их размеров и порядка размещения на стендах и витринах) (Приложение 8); размещение экспонатов настенды (щит), витрины (стекло); создание программы мероприятий; PR-компания (подготовка и распространение афиш, пресс-релизы, программы выставки - 3-4 дня, пригласительные билеты на открытие выставки. В мероприятия выставки входят открытие выставки, посещения и экскурсии. Также возможны лекции, просмотры кинофильмов, конференции, семинары, «круглые столы». Все основные документы по организации и проведению выставок формируются в специальное дело, которое вносится в номенклатуру дел отдела с постоянным сроком хранения ГАНТСДСО. Делопроизводство. Д.05-23..

Например, к 310-летию Каменска-Уральского и 50-летию полета Ю.А. Гагарина в космос архивом была подготовлена выставка, рассказывающая о работе промышленных предприятий города в советский период. Тематико-экспозиционный план этой выставки достаточно полно освящает освещает основные этапы ее проведения и организации. В план входят следующие разделы: концепция выставки, перечень архивных фондов и перечень архивных дел, использованных в качестве экспонатов выставки, тематические разделы выставки и программа проведения мероприятий. В концепции выставки указывается и обосновывается ее название, указываются цели и задачи выставки, а также приводятся данные о том, для кого предназначена выставка. В программе подготовки и проведения выставки называются основные ее этапы: подбор и изучения материалов для экспонирования, PR - компания, открытие выставки, экскурсии, подведение итогов выставки ГАНТСДСО. Делопроизводство. Д.05-23..

В 2011 году специалистами архива начали создаваться электронные выставки. Данный продукт позволяет донести информацию до более широкого круга пользователей. Электронные выставки размещены на сайте архива и сайте Управления архивами Свердловской области. Записанные на электронные носители, выставки используются в качестве презентационного материала в организациях и учебных заведениях ГКУСО «ГАНТСДСО»: [электронный ресурс]. URL: http://gantsdso.ru/index.php?option=com_content&view=article&id=66&Itemid=65. К 70-летию начала Великой отечественной войны была создана электронная выставка о предприятиях Урала, которые, работая в очень тяжелых условиях, внесли свой вклад в дело Победы. Материалы этой выставки архив представляет на уроках патриотического воспитания в школах.

Другой электронной выставкой архив принимал участие в работе Всероссийской научно-практической конференции с международным участием «Илизаровские чтения». Конференция проводилась Российским научным центром «Восстановительная травматология и ортопедия» им. акад. Г.А, Илизарова и была приурочена к 90-летию выдающегося ученого, 60-летию его метода и 40-летию центра. К конференции была подготовлена электронная выставка архивных документов «Г.А. Илизаров и Свердловский научно-исследовательский институт травматологии и ортопедии», на которой были представлены документы, которые ярко отражают тесную связь выдающегося ученого с институтом с начала 1950-х гг. до сегодняшних дней Торопов А.Н. Зачем нужны архивы // Удача. 2011. 28 июня.. Концепция этой электронной выставки приводится в приложении 5 к дипломной работе.

За последнее десятилетие появились новые возможности и формы экспонирования архивных документов, обусловленные развитием информационных технологий и совершенствованием техники. Например, электронные выставки архивных документов. Они представляют собой новый вид использования документов и обслуживания пользователей, синтез традиционного (бумажного) и нового (электронного) способов предоставления информации.

Электронные выставки являются реакцией архивных учреждений на выход в открытое информационное пространство, базируются на использовании мультимедийных и телекоммуникационных технологий.

На сегодняшний день нет четкого определения, что такое электронная выставка. Хотя применяются они в различных сферах и стали очень популярны (библиотеки, музеи, архивы и т.д.) Применительно к архивам, понятие электронная выставка можно сформулировать так: это публичная демонстрация электронных копий архивных документов, систематизированных по определенному принципу, предназначенная для размещения в сети Интернет, а также на общедоступных электронных ресурсах, с целью расширения доступа к архивным информационным ресурсам.

В сравнении с традиционными выставками, электронные выставки архивных документов обладают рядом достоинств. Так, при создании электронной выставки предоставляется возможность для показа большего количества архивных документов, не занимая реального пространства архива. Выставка не ограничена временными рамками и экспозиционными площадями. Немаловажным моментом является просмотр документов, представленных на выставке, неограниченным количеством пользователей, без угрозы сохранности архивным делам. Особенно важным является свободный доступ для просмотра электронной выставки людьми с ограниченными физическими возможностями.

Работы по подготовке электронных выставок: выбор темы, разработка концепции, выявление и отбор документов аналогичны работе по подготовке традиционных выставок. Создаются электронные выставки на основе программы в области создания компьютерных презентаций - Microsoft Office PowerPoint 2007. Данная программа одна из самых известных и доступных, входит в программный пакет Microsoft Office и позволяет без программирования в короткий срок создавать, и при необходимости изменять, компьютерные презентации.

Планирование работы по созданию электронных выставок осуществляется также как и традиционных, на основе графика общественно-значимых мероприятий, календаря знаменательных и памятных дат. Очень часто создание электронных выставок является следующим этапом работы после проведения стационарных выставок архивных документов. Это позволяет на основе ранее отобранных документов и разработанной концепции в короткие сроки создать выставку в электронном варианте и предоставить возможность ознакомиться с ней неограниченному числу пользователей.

Организация работы по подготовке электронной выставки архивных документов включает следующие этапы:

- выбор темы выставки;

- определение круга фондов, документы которых раскрывают содержание темы выставки;

- изучение литературы по теме выставки, научно-справочного аппарата архива; изданий справочно-информационного и библиотечного фондов;

- разработку концепции выставки;

- выявление и отбор архивных документов;

- структурирование электронной выставки;

- информирование пользователей;

- учет работ по подготовке выставки.

Подготовленная выставка размещается на сайте архива в соответствующем разделе. Если выставка подготовлена к юбилейной дате фондообразователя, ее можно разместить на сайте этой организации. В зависимости от тематики, ее можно использовать в проведении культурно-просветительских и информационных мероприятий - экскурсиях, уроков истории и патриотического воспитания и т.п. Методические рекомендации «Создание электронных выставок архивных документов»// Зорина Л.А., Лагунова Е.В.//С.8.

На данный момент архивом подготовлено 5 стационарных и 9 электронных выставок архивных документов,

Стационарные выставки архивных документов:

«Создание и развитие архива НТД в Свердловской области»

«Медицинские достижения в военное и послевоенное время»

«Развитие промышленного дизайна на Урале»

«От магниевых сплавов до космических технологий»

«Аршином общим не измерить…»

«Химическая наука в годы Великой отечественной войны»

Электронные выставки архивных документов:

Электронная выставка архивных документов «Уральская промышленность в годы ВОВ»

Электронная выставка архивных документов к 90-летию Илизарова Г.А.

Электронная выставка архивных документов «Строительство Большого Свердловска»

Электронная выставка к юбилею УНИИТО им. В.Д. Чаклина

Электронная выставка архивных документов «Оказание медицинской помощи участникам Великой Отечественной войны учеными Урала»

Электронная выставка архивных документов «История метрологии на Урале»

Электронная выставка архивных документов «Промышленный дизайн»

Электронная выставка архивных документов «Вклад ученых химиков в Победу»

Так же ко Дню памяти и скорби в России архивом подготовлена Электронная выставка «Истории той войны...» В выставке «Истории той войны» использованы материалы из личных семейных архивов сотрудников ГАНТСДСО о родных и близких, которые воевали на фронте, о тружениках тыла.

К юбилею Государственного архива Научно-технической и специальной документации Свердловской области сотрудниками отдела использования была подготовлена презентация об архиве. ГКУСО «ГАНТСДСО»: [электронный ресурс]. URL: http://gantsdso.ru/

архивный документ справочный информационный



Заключение

Использование документов - одна из важнейших функций архивов всех уровней.

Все формы использования документов в совокупности позволяют обеспечить права граждан на владение, распоряжение архивными документами государственной и негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации; реализовать комплекс мер, исключающих несанкционированный доступ и использование носителей сведений, содержащих государственную тайну, тайну личной жизни, коммерческую и иную охраняемую законом тайну. Необходимо дальнейшее расширение доступа к архивным фондам, развитие системы научно-справочного аппарата архивов; организация публикаций документальных источников по актуальным проблемам отечественной истории, использование архивных документов в культурно-просветительских целях; создание системы непрерывного повышения квалификации работников архивных учреждений, расширение практики стажировок и обмена опытом между отечественными и зарубежными архивами, учреждениями науки и культуры. Федеральная Целевая Программа «Культура России (2001-2005 гг) подпрограмма «Архивы России»»

ВНИИДАД в настоящее время завершает разработку нормативного акта "Порядок доступа пользователей к документам, хранящимся в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации, и организация пользования ими".

В подготовленном проекте сделана попытка урегулировать следующие вопросы:

1. Обязанности государственных и муниципальных архивов при организации доступа пользователей к архивным документам и пользования ими;

2. Ответственность государственных архивов при организации доступа к архивным документам;

3. Права государственных архивов при организации доступа пользователей к архивным документам;

4. Порядок доступа к документам, хранящимся в государственных архивах, и организация пользования ими по категориям доступа - открытые документы, документы, содержащие государственную тайну или конфиденциальную информацию, а также документы, хранящиеся в архивах на особых условиях - имеются ввиду документы, собственники которых, передавая их на хранение в государственные архивы, оговорили условия доступа к ним в договорах с архивами; подлинники или копии документов, поступившие в Госархивы из-за рубежа на особых условиях их использования; документы, подпадающие под действие законодательства об авторских и смежных правах);

5. Права и ответственность пользователя при работе архивными документами;

6. Организацию копирования архивных документов и поисковых архивных средств.

В целях оптимизации использования архивных документов ВНИИДАД с участием Рекомендаций Министров стран - членов Совета Европы по европейской политике в области доступа к архивам (одобрены Комитетом Министров 13.07.2000 г.) разработал проект нормативного документа, а также вариант методических рекомендаций по их внедрению. После принятия этих документов должен появиться инструментарий, который поможет как архивисту, так и пользователю найти правовые пути решения возникающих вопросов, прежде всего в части доступа к документам, содержащим персонифицированную информацию. Павлова Т.Ф. Пользователи в читальных залах федеральных архивов: проблемы доступа и обеспечения информационных потребностей//Вестник архивиста.2007. № 1.с. 15