Исследование и совершенствование документооборота (на материалах ОАО "РЖД")

Понятие, виды, принципы организации и требования к документообороту на предприятии. Ознакомление с порядком обработки потоков документов на примере ОАО "РЖД". Разработка предложений по рационализации и совершенствованию работы с документами фирмы.

Рубрика Менеджмент и трудовые отношения
Вид дипломная работа
Язык русский
Дата добавления 02.10.2011
Размер файла 343,9 K

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Таким образом, в числе субъективных причин, влияющих на увеличение документооборота, мы видим как связанные с отдельной личностью (деятельность руководителя, специалиста), так и с нарушениями требований законодательства, с организацией документирования.

К субъективным причинам надо отнести и новые технологии подготовки документов, которые, сократив время на создание текста, его распечатку и копирование, увеличили их потоки и видовое разнообразие, но не решили проблему управления этими потоками. Этот вывод сделан и отечественными документоведами, и зарубежными специалистами в области управления документацией.

Подводя итог вышесказанному, можно сделать вывод, что документооборот, или движение, происхождение документа между его составителями и потребителями - неотъемлемая часть документационного обеспечение любой системы управления от отрасли до отдельного учреждения.

Документооборот можно рассматривать как функционирование", "деятельность" форм документов, перенос и доставку информации в нужный пункт в установленное время. Движение документов во всех случаях отражает, организационную структуру аппарата управления и распределение обязанностей между его составными частями. Поэтому совершенствование документооборота в значительной степени связано с совершенствованием самой структуры управления и не может рассматриваться изолированно.

Существуют объективные факторы, непосредственно влияющие на рост количества документов, - создание новых учреждений, расширение производственных и торговых связей, увеличение выпуска продукции. Проблема роста количества документов, создаваемых в различных сферах человеческой деятельности, в том числе и в сфере управления, необычайно актуальна в настоящее время. Взрыв "документационной активности" общества приходится на 1960-1970 гг.; именно в эти годы отмечается также рост информационных изданий, научных публикаций и других видов печатной продукции.

Рост документации связан с целым комплексом причин: рост научных кадров, рост народонаселения, повышение его политической и творческой активности, развитие народного хозяйства и другие объективные факторы, приводящие к увеличению документопотоков.

Другая доминирующая причина возрастания количества циркулирующей в аппарате управления документации - внедрение технологических средств в управленческий труд: в 60-х гг. - множительный, а с 70-х гг. - электронно-вычислительной техники. Соблазнительная возможность лёгкого тиражирования, а затем и создания документов дала свои плоды - объём документации (и соответственно расходование бумаги) резко увеличился.

Следующая объективная причина - свойство документационной информации при активном её использовании возрастать, а не сокращаться в отличие от материально-технических ресурсов. Чем больше общество развивается и нуждается в информации, тем больше оно её производит и использует, а это приводит к возникновению новой информации и т.п.

Имеется ещё ряд причин возрастания документопотоков в настоящее время: недостаточная разработанность законодательной базы; нарастание трудностей в экономике; подмена реального дела "бумаготворчества"; экстенсивное развитие документации, приводящее к вовлечению в "бумажную" бюрократическую деятельность всё большего числа работающих. Документы в аппарате управления нередко создаются в ритуальных целях, т.е. как дань своеобразной традиции или как единственное выражение реакции организации на решение вышестоящих органов; происходит дублирование документов в силу дублирования функций учреждений и их структурных подразделений; большой поток неоправданной документации возникает при издании некачественных документов, особенно нормативных актов, вызывающих лавину запросов и разъяснений. Увеличиваются документопотоки также из-за несвойственного выполнения поручений и заданий, введение новых форм отчетного характера без разрешений и даже вопреки запрещениям. И, наконец, документооборот является неуправляемым, т.к. в стране отсутствует орган, который нёс бы ответственность за состояние документации и её объёме.

Глава 2. Исследование документооборота на ОАО "РЖД"

2.1 Характеристика ОАО "РЖД"

Железнодорожный комплекс имеет особое стратегическое значение для России. Он является связующим звеном единой экономической системы, обеспечивает стабильную деятельность промышленных предприятий, своевременный подвоз жизненно важных грузов в самые отдаленные уголки страны, а также является самым доступным транспортом для миллионов граждан. В 2010 году железным дорогам в России исполнилось 173 года!

Открытое акционерное общество "Российские железные дороги" входит в мировую тройку лидеров железнодорожных компаний. Это определяют следующие факторы:

огромные объемы грузовых и пассажирских перевозок;

– высокие финансовые рейтинги;

– квалифицированные специалисты во всех областях железнодорожного транспорта;

– большая научно-техническая база;

– проектные и строительные мощности;

– значительный опыт международного сотрудничества.

ОАО "РЖД" было учреждено постановлением Правительства РФ от 18 сентября 2003 года № 585. Создание Компании стало итогом первого этапа реформирования железнодорожной отрасли в соответствии с постановлением Правительства РФ от 18 мая 2001 года № 384.

1 октября 2003 года - начало деятельности ОАО "РЖД".

Учредителем и единственным акционером ОАО "РЖД" является Российская Федерация. От имени Российской Федерации полномочия акционера осуществляет Правительство Российской Федерации.

Имущество компании было сформировано путем внесения в уставный капитал ОАО "РЖД" по балансовой стоимости активов 987 организаций федерального железнодорожного транспорта. По состоянию на 31.12.2009 г. в собственности компании находятся 385 тыс. объектов недвижимости (включая земельные участки).

Миссия компании состоит в удовлетворении рыночного спроса на перевозки, повышении эффективности деятельности, качества услуг и глубокой интеграции в Евроазиатскую транспортную систему.

Главные цели деятельности общества - обеспечение потребностей государства, юридических и физических лиц в железнодорожных перевозках, работах и услугах, оказываемых железнодорожным транспортом, а также извлечение прибыли.

Стратегические цели компании:

– увеличение масштаба транспортного бизнеса;

– повышение производственно-экономической эффективности;

– повышение качества работы и безопасности перевозок;

– глубокая интеграция в Евроазиатскую транспортную систему;

– повышение финансовой устойчивости и эффективности.

Виды деятельности:

– грузовые перевозки;

– пассажирские перевозки в дальнем сообщении;

– пассажирские перевозки в пригородном сообщении;

– предоставление услуг инфраструктуры;

– предоставление услуг локомотивной тяги;

– ремонт подвижного состава;

– строительство объектов инфраструктуры;

– научно-исследовательские и опытно-конструкторские работы;

– предоставление услуг социальной сферы

– прочие виды деятельности.

Крупнейшим филиалом ОАО "РЖД" является Южно-уральская железная дорога. Сегодня Южно-Уральская дорога, развернутая протяженность которой занимает около 8 тысяч километров, входит в число крупнейших железных дорог страны. Она включает 4 отделения: Челябинское, Курганское, Орское и Петропавловское и обслуживает территории 7 субъектов Российской Федерации: Челябинскую, Курганскую, Оренбургскую, частично Куйбышевскую, Саратовскую, Свердловскую области, республику Башкортостан и Северный Казахстан. В 2008 году перевезено 322 млн тонн грузов и 42010 тысяч пассажиров. С 1 октября 2003 году Южно-Уральская магистраль стала филиалом компании "Российские железные дороги".

Деятельность по документационному обеспечению управления осуществляет служба управления делами.

Составим SWOT-анализ деятельности ОАО "РЖД" (табл. 1)

Таблица 1 - SWOT-анализ деятельности ОАО "РЖД"

Сильные стороны

Слабые стороны

1. Профессиональный кадровый ресурс

1. Недостатки технического обучения

2. Стабильность финансового положения

2. Изношенность ОПФ и транспортной инфраструктуры

3. Применение прогрессивных технологий

3. Недостаток финансирования капитальных проектов в части улучшения состояния ОПФ и транспортной инфраструктуры

Возможности

Угрозы

1. Рост рынка транспортных услуг

1. Увеличение на транспортном рынке компаний, оказывающих транспортные услуги

2. Развитие технологий IT

2. Изменение структуры налоговых тарифов в отношении транспортных услуг

3. Развитие партнерских отношений с компаниями - перевозчиками грузов

3. Политическая нестабильность в обществе

4. Проекты Правительства РФ, связанные с реконструкцией транспортной отрасли РФ и финансирование таких проектов

4. Возрастание экономических рисков в условиях кризиса

Возможности

1. Рост рынка транспортных услуг

2. Развитие технологий IT

3. Развитие партнерских отношений с компаниями - перевозчиками грузов

4. Проекты Правительства РФ, связанные с реконструкцией транспортной отрасли РФ и финансирование таких проектов

Угрозы

1. Увеличение на транспортном рынке компаний, оказывающих транспортные услуги

2. Изменение структуры налоговых тарифов в отношении транспортных услуг

3. Политическая нестабильность в обществе

4. Возрастание экономических рисков в условиях кризиса

Сильные стороны

1. Профессиональный кадровый ресурс

2. Стабильность финансового положения

3. Применение прогрессивных технологий

1. Сохранение квалифицированного персонала

2. Укрепление имиджа ОАО "РЖД"

3. Получение дополнительных финансовых средств

4. Внедрение новых технологий обучения

Снижение затрат

Слабые стороны

1. Недостатки технического обучения

2. Изношенность ОПФ и транспортной инфраструктуры

3. Недостаток финансирования капитальных проектов в части улучшения состояния ОПФ и транспортной инфраструктуры

1. Выделение непрофильной деятельности

2. Направление финансовых ресурсов на финансирование проектов воспроизводства инфраструктуры

3. Направление финансовых ресурсов на финансирование проектов воспроизводства ОПФ

2.2 Порядок обработки потоков документов в ОАО "РЖД"

В ОАО "РЖД" функции по делопроизводству разделяются между несколькими подразделениями. (рис.5)

Рис.5 - Подразделения, осуществляющие функции по делопроизводству в ОАО "РЖД"

Департамент управления делами является основным структурным подразделением, осуществляющим функции по документационному обеспечению управления и осуществляет контроль за исполнением Инструкции по делопроизводству.

Департамент управления делами в своей структуре имеет два отдела: экспедицию и отдел документационного обеспечения. Функции между этими отделами распределены следующим образом.

Экспедиция осуществляет прием и регистрацию входящих документов; отправку исходящих документов средствами почтовой связи, а также передачу документов срочного и оперативного характера по каналам электрической связи.

Отдел документационного обеспечения выполняет функции по:

- контролю оформления документов и контроль исполнения;

- текущее хранение документов;

- внесение необходимых данных в автоматизированную систему "Документооборот".

Службы делопроизводства подразделений выполняют следующие основные функции:

– прием и учет поступивших документов;

– учет и регистрация отправляемых документов, проверка правильности их оформления и передача на отправку;

– контроль за прохождением документов в подразделении;

– ввод в базу данных подразделения информации о ходе и результатах исполнения документов;

– справочно-информационная работа по вопросам прохождения и исполнения документов;

– подготовка для руководства подразделения сводок об исполненных и о находящихся на исполнении документах;

– контроль за своевременным списанием в дело исполненных документов;

– разработка номенклатуры дел подразделения;

– формирование, оформление, учет, хранение и обеспечение использования дел, находящихся в делопроизводстве и законченных делопроизводством, подготовка и своевременная передача дел в архив;

– ознакомление работников подразделения с информационными и методическими документами по вопросам делопроизводства;

– инструктаж вновь принятых работников по вопросам делопроизводства.

Порядок работы с документами в ОАО "РЖД" установлен Инструкцией по делопроизводству, которая принята и действует с 2006 года.

Делопроизводство осуществляется с использованием автоматизированной системы учета, сопровождения и контроля исполнения документов "Документооборот" (далее - АС "Документооборот").

Прием и первичную обработку поступающих в общество документов осуществляют работники Департамента управления делами, на которых возложено выполнение этих работ (далее - экспедиция).

Документы, полученные работниками аппарата управления общества минуя экспедицию, должны быть переданы в экспедицию или отдел документационного обеспечения Департамента управления делами (далее - отдел документационного обеспечения) для учета и регистрации.

В практической деятельности, в зависимости от объема документооборота в ОАО "РЖД" используют три формы регистрации документов: журналы и карточки, и третья форма регистрации, использованием персонального компьютера - автоматизированная электронная (рис. 6).

Рис.6 - Формы регистрации документов ОАО "РЖД"

Организация контроля за исполнением документов в ОАО "РЖД" обеспечивает их своевременное и качественное исполнение (см. рис. 7).

Рис. 7 - Контроль исполнения документов

Контроль осуществляется за наиболее важными входящими, исходящими и внутренними документами. Департамент управления делами осуществляет также аналитическую деятельность путем составления отчетов о проделанной работе. В процессе работы составляются оперативные отчеты, которые выводятся или ежедневно или еженедельно. Основное их назначение - получить объективную картину информации для оперативного управления. А также аналитические. Они служат для анализа общей картины документооборота в ОАО "РЖД". Типичные периоды вывода отчетов данной группы - месяц, квартал, полугодие, год. Отчеты составляются на основе данных АС "Документооборот", а также форм сводки учета объема документооборота ОАО "РЖД". Форма сводки учета объема документооборота ОАО "РЖД" утверждена Приказом ОАО "РЖД" от 05.01.2006 № 1. В данной форме, которая заполняется каждым структурным подразделением, фиксируется количество входящих документов (в том числе обращений граждан), исходящих и внутренних документов.

Все документы, которые обращаются в системе документооборота, в ОАО "РЖД" разделяют следующим образом:

1. Входящие

2. Исходящие

3. Внутренние

Деятельность компании сопряжена с обработкой большого количества входящей и исходящей корреспонденции. Объем документооборота в ОАО "РЖД" представлен в таблице 2. Данные представлены по аппарату управления ОАО "РЖД".

Таблица 2 - Документооборот ОАО "РЖД"

Наименование документа

Количество документов

Абсол. изм, шт

Темп роста, %

2008

2009

Входящие

734

1140

406

55,3

Исходящие

1344

1729

385

28,6

Приказы

в том числе

- по основной деятельности

- по командировкам

- по личному составу

2045

842

650

553

2173

943

639

591

128

101

-11

38

6,3

12,0

-1,7

6,9

Внутренние

В том числе

- финансовые

- служебные

3444

1622

1822

3005

1680

1325

-439

58

-497

-17,7

3,6

-27,3

Итого

7567

8047

480

6,3

Графически данная таблица представлена на рис. 8

Рис. 8 - Изменение количества документов ОАО "РЖД" по годам

Таким образом, проведенный анализ свидетельствует о том, что наибольшая доля документов как в 2008 году, так и в 2009 году приходилась на внутренние документы. Кроме того, их количество сократилось в течение года на 439 штук или 12,7 %. Данное снижение вызвано расширяющимся доступом в получении необходимой информации за счет локальной сети.

Рост количества приказов в течение 2009 года (6,3 %) вызван повышением доли рутинных вопросов, что указывает на то, что основная задача руководства предприятия - это поддержание уже существующего организационного порядка.

Произведем анализ объема документооборота в течение одного года на примере 2009 года (табл. 3).

Таблица 3 - Анализ объема документооборота ОАО "РЖД" помесячно

Месяц

Виды документов

Входящие

Исходящие

Приказы

Внутренние

1

2

3

4

5

Январь

122

186

226

299

Февраль

118

192

209

274

Март

96

124

184

235

Апрель

107

149

211

219

Май

91

117

107

210

Июнь

94

163

192

308

Июль

102

195

168

312

Август

43

101

185

175

Сентябрь

90

109

132

243

Октябрь

99

136

191

257

Ноябрь

93

115

189

251

Декабрь

85

142

179

222

Итого

1140

1729

2173

3005

Наибольший поток входящих документов пришелся на январь, февраль, апрель и июль. Данный факт объясняется в основном следующими причинами. По итогам года Правительство РФ, налоговая инспекция, Комитеты государственной статистики, Комитет по государственному имуществу и многие другие учреждения и организации направляют заявки для предоставления им годовых результатов производственно-хозяйственной деятельности. Кроме того, январь и февраль характеризуются получением ежегодных заявок на участие предприятия в тендерах. В апреле предприятием сдаются годовые статистические отчеты и годовая бухгалтерская отчетность, что в свою очередь, вызывает увеличение входящих документов в соответствующие подразделения. В июле на предприятии, как правило, состоится годовое собрание акционеров, что также приводит к желанию акционеров со стороны получить интересующую их информацию. Снижение активности предприятия, а, следовательно, интенсивности документооборота в августе связано с периодом отпусков.

На увеличение потоков документов по исходящим, внутренним документам, а также приказам в основном повлияли вышеперечисленные факторы.

В табл. 4 представлена группировка видов документов по основным подразделениям, а также анализируется их динамика.

Таблица 4 - Группировка видов документов по подразделениям ОАО "РЖД"

Подразделение

2008 год

2009 год

Кол., шт.

%

Кол., шт.

%

1

2

3

4

5

Департамент управления делами

400

5,3

378

4,7

Департамент бухгалтерского учета

765

10,1

742

9,2

Департамент планирования и бюджетирования

685

9,1

693

8,6

Департамент по организации, оплате труда и мотивации

587

7,8

610

7,6

Управление планирования и нормирования материально-технических ресурсов

720

9,5

759

9,4

Департамент пассажирских сообщений

732

9,7

695

8,6

Департамент по организационно-штатным вопросам

145

1,9

159

2,0

Департамент вагонного хозяйства

411

5,4

418

5,2

Департамент безопасности

297

3,9

331

4,1

Департамент капитального строительства

193

2,6

198

2,5

Департамент электрификации и электроснабжения

102

1,3

92

1,1

Департамент пути и сооружений

124

1,6

161

2,0

Департамент управления имуществом

78

1,0

95

1,2

Департамент экономической конъюнктуры и экономического развития

118

1,6

174

2,2

Центральная заводская лаборатория

93

1,2

99

1,2

Департамент управления персоналом

399

5,3

442

5,5

Департамент корпоративных коммуникаций

270

3,6

220

5,4

Правовой департамент

105

1,4

128

1,6

Прочие отделы и службы

1343

17,7

1653

20,5

Итого

7567

100

8047

100

Наибольшая доля документов приходится на департамент бухгалтерского учета, департамент пассажирских сообщений, управления планирования и нормирования материально-технических ресурсов, а также департамент планирования и бюджетирования. Очевидна высокая доля документов в бухгалтерии, так как практически каждый внутренний документ, а финансовый - обязательно, должен быть заверен в бухгалтерии для отслеживания движения финансово-материальных потоков предприятия.

Количество документов департамента планирования и бюджетирования растет по нескольким причинам: во-первых, рост объемов пассажирских и грузоперевозок требует работы с большим количеством клиентов; во-вторых, ОАО "РЖД" входит в состав стратегически важных предприятий РФ, что влечет за собой предоставление подробных отчетов о производственно-хозяйственной деятельности предприятия перед органами государственной власти. Анализ основных положений инструкции по делопроизводству показал высокую степень регламентации данного процесса. В Инструкции кроме порядка обработки документопотоков подробно расписаны правила оформления основных видов документов. Все это, безусловно, создает условия для организации эффективного процесса документационного обеспечения управления. Документооборот в ОАО "РЖД" обрабатывается с помощью автоматизированной системы "Документооборот" которая заметно упрощает работу с документами.

2.3 Исследование движения документооборота в ОАО "РЖД"

Технологический документооборот составляет основу контроля, анализа, оперативного управления и планирования эксплуатационной деятельности ОАО "РЖД".

Развитие информационных технологий позволило перевести в практическую плоскость электронизацию документооборота и автоматизацию управления им. В частности, в железнодорожной отрасли уже давно действуют системы электронного документооборота, защищенной электронной почты, централизованное хранилище данных, различные автоматизированные системы учета и управления. И в отношении электронизации и автоматизации документооборота железнодорожники находятся на передовых рубежах.

Между тем 95% документооборота в компании осуществляется на бумажных носителях. И этому есть объяснение: характер деятельности отрасли требует четкого документального подтверждения всех шагов в реализации технологического процесса. Утвержденные формы первичной учетной документации ОАО "РЖД" формируются по всем хозяйствам и сопровождают практически все технологические операции на железнодорожном транспорте. Простой их перевод в электронную форму, т.е. замена бумажного носителя электронным без совершенствования самого технологического процесса, не решает задачи повышения эффективности бизнес-процесса. Ведь документооборот не является изолированной технологической цепочкой в бизнес-процессе компании. Документодвижение тесно интегрировано с другими задачами, решаемыми информационно-управляющими системами. Поэтому автоматизация документооборота должна обеспечивать прикладные интерфейсы, позволяющие встраивать функции передачи и сохранения документов в действующие на железнодорожном транспорте прикладные системы.

В условиях реформирования отрасли существует острая необходимость пересмотра технологии эксплуатационной работы хозяйств, участвующих в перевозочном процессе. Все это требует существенного повышения достоверности данных и увеличения скорости передачи информации о факте свершившихся технологических операций. Предстоит сократить затраты и издержки на регистрацию производственных операций, исключить дублирование документов и данных, централизовать отчетность, обеспечить оперативный доступ к производственным и финансовым результатам компании.

Образование операторских, дочерних компаний и филиалов определяет потребность в наличии структурированного информационного обмена не только между предприятиями холдинга, но и другими субъектами хозяйственной деятельности и органами государственной власти.

Для реализации этих задач в ОАО "РЖД" разработана автоматизированная система электронного технологического документооборота (АС ЭТД), которая предоставляет работникам массовых профессий средства для выполнения функциональных обязанностей в соответствии с должностной инструкцией и установленным регламентом. При этом каждый участник электронного технологического документооборота обеспечивается средствами электронной подписи. Система введена в опытную эксплуатацию на Юго-Восточной, Куйбышевской и Горьковской железных дорогах в объеме 28 первичных учетных документов по службам движения, вагонного, локомотивного, путевого хозяйств, а также хозяйства электрификации и электроснабжения.

Электронный документооборот осуществляется при помощи программы ЭТРАН, которая позволяет:

· Самостоятельный ввод заявок в электронном виде (за себя и своих клиентов).

· Сокращение времени согласования заявок и оформления перевозочных документов.

· Возможность мониторинга клиентами хода согласования заявок и оформления перевозочных документов.

· Возможность предварительного (справочного) расчета стоимости перевозки по подаваемой заявке.

· Получение информации об остатке средств на лицевом счете. При создании единого лицевого счета - о движении средств на лицевом счете.

· Возможность грузополучателю видеть отправки в свой адрес, а грузоотправителю - свои отправки до момента раскредитования (выдачи груза получателю).

· При наличии электронной цифровой подписи (ЭЦП) - исключение бумажного документооборота и необходимости доставки документов на станцию.

· Оформление электронных накладных на груженый рейс, используя ЭЦП.

На ЮУЖД такая система еще не внедрена.

Необходимость внедрения в филиале ОАО "РЖД" электронного документооборота обусловлена в первую очередь документом, принятым в аппарате ОАО "РЖД" - Положением об организации электронного документооборота при оформлении перевозочных и/или иных документов с использованием электронной цифровой подписи при организации перевозок грузов, порожних вагонов, не принадлежащих ОАО "РЖД". Кроме того, в трех филиалах ОАО "РЖД" такая система уже внедрена.

На сегодняшний день в филиале ОАО "РЖД" - ЮУЖД отсутствует электронный документооборот с предприятиями. Это приводит к возникновению следующих недостатков.

Все перевозочные и транспортные документы оформляются внутри ERP-системы предприятия, потом на бумажных носителях передаются в соответствующие структуры РЖД.

Результаты согласования заявок на перевозки приходится отслеживать работникам транспортного отдела, что не способствует оперативности. Ж/д накладные оформляются вручную в местах погрузки, что увеличивает вероятность ошибок.

Информация в бумажном виде передается в товарную контору станции. Там ее вручную вводят в систему "ЭТРАН". Полученная информация о номерах квитанций и провозных платежах передается на бумажных носителях для ввода в АСУ предприятия. Все делается достаточно долго, и существует значительная вероятность ошибок.

Эффекты от внедрения электронного документооборота в филиале ОАО "РЖД" - ЮУЖД при организации перевозок грузов, порожних вагонов:

– повышение оперативности взаимодействия с ОАО "РЖД" за счет электронного документооборота;

– сокращение транспортных издержек, простоев подвижного состава из-за ошибок в оформлении перевозочных документов;

– организация электронного архива собственных перевозочных документов;

– ускорение расчетов с клиентами за счет получения оперативной информации об исполнении перевозок;

– возможность планировать свою деятельность, исходя из оперативных данных о прибытии грузов в собственный адрес, по информации ОАО "РЖД";

– организация безбумажного документооборота с использованием электронной цифровой подписи (ЭЦП).

Таким образом, основными направлениями совершенствования является внедрение в ЮУЖД системы электронного документооборота при оформлении перевозочных и/или иных документов с использованием электронной цифровой подписи.

Глава 3. Совершенствование документооборота в ОАО "РЖД"

3.1 Методы совершенствования документооборота на предприятии

Основными направлениями совершенствования документооборота являются:

- сокращение объема документооборота,

- совершенствование технологии документооборота.

В качестве основных методов улучшения технологии документооборота выделяют:

- разработку моделей документооборота в и организациях;

- составление маршрутных карт технологического процесса;

- разработку рациональных схем документооборота: оперограмм и документограмм, схем движения документов и др.

Основные методы совершенствования документооборота рассмотрим подробно.

1. Унификация и стандартизация документов. Унификация документов - это установление единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых в процессе осуществления однотипных управленческих функций и задач.

При осуществлении работ по унификации в организации проводится унификация состава документов, создаваемых при решении управленческих задач и унификация форм документов. В результате унификации состава документов исключаются формы документов, не вызванные действительными потребностями управления, в результате чего состав документов организации может быть значительно сокращен.

В целях оптимизации состава применяемых в организации форм документов разрабатываются Табель и Альбом форм документов.

При унификации и стандартизации документов рекомендуется использовать Унифицированную систему организационно-распорядительной документации, утвержденную приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста РБ от 14.05.2007 № 25.

2. Повышение качества документируемых решений. Одним из методов сокращения неоправданных документопотоков является повышение качества самих принимаемых решений. Большой поток документов возникает при издании некачественных документов, особенно нормативных актов, вызывающих массу запросов и разъяснений.

Если в решении, отраженном в документе, нечетко определены задания (поручения), не указаны ответственные исполнители, возникает безответственность: затрудняется контроль исполнения, идут запросы на уточнение заданий, начинается рассылка поручений, многочисленные согласования, возникает поток новых документов. Если в решении какое-либо задание (поручение) не подкрепляется организационным и ресурсным обеспечением, вновь порождается переписка с просьбами о корректировке материально-технического снабжения, перенесении сроков исполнения и т.п.

Текст документа, отражающий управленческое действие, поручение, решение, должен содержать только необходимую информацию, четко излагать суть рассматриваемого вопроса, определять реальные и обоснованные сроки исполнения. С этой целью при подготовке документов необходимо максимально широко использовать унифицированные формы, текст которых содержит оптимальную структуру и конкретные формулировки.

3. Повышение качества подготовки и оформления документов. Одним из путей совершенствования документооборота является применение всеми государственными органами и организациями единых требований, предъявляемых к подготовке и оформлению документов и их составных информационных элементов - реквизитов. Например, соблюдение единых требований к оформлению и расположению в документе таких реквизитов, как гриф согласования, виза, гриф утверждения, адресат, отметка об исполнителе документа и др.

С целью экономии времени на подготовку документов и организацию работы с ними рекомендуется сокращать текст за счет уменьшения традиционных различного рода вводных частей и преамбул, исключения из служебной переписки немотивированных персональных обращений и выражений благодарности и т.п.

4. Бездокументное решение вопросов. Сокращению объема документооборота способствует замена бумажного документооборота на использование телефонной связи, личной договоренности. Бездокументное решение вопросов предполагает исключение бумажного документа на двух уровнях:

- при запросе информации (запрос и ответ передаются устно);

- при ответе на инициативный письменный документ (в этом случае на инициативном документе оформляется отметка о его исполнении и направлении в дело, в которой указывается, каким образом решен вопрос, поставленный в инициативном документе).

5. Уменьшение количества дублетных экземпляров документов при их размножении, копировании и рассылке. Важным фактором, позволяющим сократить документооборот, является определение оптимального перечня организаций и структурных подразделений организаций, до сведения которых действительно необходимо доведение заключенной в документе информации, поручения, решения. Необходимо исключить случаи, когда рассылка копий документа осуществляется без учета реальной производственной необходимости и вызвана желанием перестраховаться.

Резервы сокращения объемов документооборота имеются и при размножении и копировании документов. Множительная техника создает удобства для работы: ускоряет обработку информации и процесс исполнения решений. Для оптимального использования множительной техники рекомендуется: копировать документы с уменьшением формата и использовать обе стороны листа, применять выборочное копирование типа "выписок".

6. Использование современных информационных технологий для подготовки, передачи и обработки информации. Одним из путей совершенствования документооборота является применение системного электронного документооборота, в первую очередь использование электронной почты. Переход на электронную почту значительно улучшает возможности взаимодействия различных организаций, позволяет оперативно получать информацию, принимать решения и организовывать их исполнение.

Использование электронных технологий обеспечивает замену бумажного документа машинным носителем информации, что позволяет формировать локальные базы и банки данных, сокращая тем самым количество обращающейся бумажной документации.

7. Совершенствование технологии документооборота. Основным методом совершенствования технологии документооборота является метод моделирования. Этот метод позволяет на первом этапе моделировать организационную деятельность учреждения, дифференцируя в пределах одной иерархической системы уровни принятия решений, органы и звенья управления, наделенные этим правом, на втором этапе - функциональную деятельность учреждения, что позволит выявить круг типовых вопросов, решаемых в деятельности учреждения, и отсечь документопотоки, не входящие в компетенцию данного органа или должностного лица. На третьем этапе построение информационной модели документооборота дает возможность определить потоки документов, используемых и создаваемых в процессе принятия и контроля исполнения типовых решений, определить наиболее рациональные маршруты их движения и установить оптимальные сроки документооборота.

В маршрутной карте технологического процесса документооборота (далее - технологическая карта документооборота) отражается маршрут движения документа с момента его составления до сдачи в архив. По вертикали технологической карты располагаются операции в их технологической последовательности, по горизонтали - продолжительность процесса, трудовые затраты, применяемое оборудование и материалы. Технологическая карта документооборота дает возможность регулировать последовательность операций, производимых с основными видами документов.

На основании технологической карты документооборота определяется операционное время, затрачиваемое на определенные виды работ с документами.

В целях установления рациональных маршрутов движения документов и исключения лишних инстанций прохождения документов, определения видов работ по документированию управленческих действий проводится анализ сведений о видовом и количественном составе документопотоков. Эти сведения получают на основе составления оперограмм и схем направления движения потоков документов.

С помощью оперограмм фиксируются операции, выполняемые с определенным комплексом документов. Оперограммы показывают, из каких стадий и элементов складывается данный процесс работы, какова связь каждой операции с определенным рабочим местом, характеризуют функции соответствующих исполнителей. Кроме того, посредством оперограмм можно систематизировать содержание, рационализировать маршруты движения документов, определить виды работ по документированию управленческих процессов.

3.2 Разработка проектных мероприятий по совершенствованию документооборота ОАО "РЖД"

Итак, основным мероприятием по совершенствованию документооборота в ОАО "РЖД" является внедрение в филиале - ЮУЖД электронного документооборота при перевозке грузов. В данном случае необходимо внедрение системы ЭТРАН.

ЭТРАН (Электронная ТРАнспортная Накладная) - это автоматизированная система централизованной подготовки и оформления перевозочных документов. Система впервые включает клиента (грузоотправителя, грузополучателя, экспедитора) в технологический цикл приема заявок и оформления перевозок, обеспечивая ему возможность оформления заявки на перевозку, подготовки электронной накладной, получения итоговых документов, получения результатов расчетов провозной платы по перевозкам и отслеживания хода перевозок грузов со своего рабочего места. Также, клиенту предоставляется возможность получения информации обо всех грузах, отправленных в его адрес.

В основу системы положены требования, установленные Уставом железнодорожного транспорта Российской Федерации и Правилами приема заявок на перевозку грузов железнодорожным транспортом.

Представим подробный порядок работы данной системы.

Обмен электронными данными (далее - ЭД) между ЮУЖД и Клиентами реализуется на следующих принципах:

Сторона-отправитель ЭД вводит электронные данные документа на своем АРМ, запрашивает в системе ЭТРАН формирование ЭД в формализованном текстовом виде и подписывает сформированный системой ЭТРАН ЭД своей ЭЦП.

Система ЭТРАН производит проверку подлинности ЭЦП Стороны-отправителя ЭД.

Результаты проверки выводятся системой ЭТРАН на экран АРМ ППД Стороны-отправителя ЭД в виде информационного текстового сообщения (далее - ИТС).

При положительных результатах проверки ЭД, подписанный ЭЦП Стороны-отправителя ЭД, принимается системой ЭТРАН в качестве документа, оформленного Стороной-отправителем, и отправляется на хранение в архив ЮУЖД, находящийся на АРМ ЮУЖД, и в архив Клиента, находящийся на АРМ Клиента. Кроме того, система ЭТРАН открывает доступ АРМ Стороны-получателя ЭД к электронным данным ЭД Стороны-отправителя.

При отрицательных результатах проверки Сторона-отправитель ЭД на основе анализа полученного ИТС принимает решение о продолжении работы с применением ЭЦП, либо о переходе на бумажный документооборот. Продолжение работы с ЭЦП предполагает запрос Стороной-отправителем в систему ЭТРАН на повторное формирование ЭД в формализованном текстовом виде и подписание сформированного ЭД своей ЭЦП. При непоступлении в течение 24 (двадцати четырех) часов запроса в систему ЭТРАН на повторное формирование ЭД в формализованном текстовом виде система ЭТРАН автоматически фиксирует принятие Стороной-отправителем решения о переходе на бумажный документооборот. В этом случае система ЭТРАН направляет Стороне-отправителю ИТС с уведомлением о переходе на бумажный документооборот.

Используемые в системе ЭТРАН ЭД, подписанные ЭЦП, признаются Сторонами эквивалентными соответствующим бумажным документам и порождают аналогичные им права и обязанности Сторон.

ЭД порождает обязательства Сторон, если он надлежащим образом оформлен, заверен ЭЦП, составлен и передан с применением системы ЭТРАН Стороной-отправителем, а Стороной-получателем получен, проверен и принят по результатам этой проверки (допущен к обработке).

Передача или получение Сторонами другой информации электронным способом не является основанием возникновения обязательств в рамках Договора.

Отображение ЭД на бумажном носителе осуществляется путем его распечатки на печатающих устройствах исключительно через систему ЭТРАН.

Подлинником ЭД является файл в оговоренном формате, который содержит все необходимые реквизиты документа и ЭЦП уполномоченных лиц стороны, подписавшей этот документ, с положительным результатом проверки подлинности ЭЦП, произведенной программными средствами системы ЭТРАН, с использованием открытых ключей, зарегистрированных в установленном порядке.

В качестве даты и времени создания ЭЦП под ЭД Стороны принимают дату и время, указанные в штампе времени под ЭД с ЭЦП, проставленном УЦ.

Приостановление обмена ЭД производится:

При установлении несоблюдения одной из Сторон требований к обмену ЭД и обеспечению информационной безопасности при обмене ЭД, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

На основании письменного уведомления произвольной формы Стороной-инициатором другой Стороны не позднее 14 (четырнадцати) календарных дней до приостановления обмена ЭД. В уведомлении указываются причина, дата начала приостановления обмена ЭД и срок приостановления обмена ЭД.

На основании уведомления произвольной формы одной из Сторон о компрометации закрытого ключа ЭЦП этой Стороны, то есть о свершении или подозрении на свершение события, которое Сторона-инициатор определяет как ознакомление неуполномоченным лицом (лицами) и (или) процессами с его закрытым ключом ЭЦП. Уведомление передается с использованием любых средств связи, позволяющих достоверно установить, что уведомление передано и получено уполномоченными лицами Сторон (телефон, факс, и т.д.). В течение 2 (двух) календарных дней с момента установления факта компрометации закрытого ключа ЭЦП оригинал уведомления, составленный на бумажном носителе с физическими подписями уполномоченных лиц и оттиском печати, должен быть направлен Стороной-инициатором другой Стороне курьером или почтовым отправлением с уведомлением о вручении.

Автоматически, по истечении срока действия, приостановлении действия или аннулировании УЦ сертификата ключа подписи одной из Сторон, а также истечении срока действия закрытого ключа подписи одной из Сторон.

Возобновление обмена ЭД производится в согласованный Сторонами срок на основании письменного уведомления Стороны-инициатора приостановления обмена ЭД другой Стороны об устранении причин приостановления и готовности возобновить обмен ЭД с приложением необходимых документов, в том числе подтверждающих устранение причин приостановления обмена ЭД.

Сторона вправе в одностороннем порядке расторгнуть Договор (отказаться от исполнения Договора) письменно уведомив об этом другую Сторону не позднее, чем за 60 календарных дней до даты прекращения действия Договора.

Для установки системы ЭТРАН необходимо:

1. Заключить Договор об электронном обмене данными при подготовке документов для организации перевозок грузов с ДЦФТО;

2. Заключить Договор о поставке комплекса программ АРМ Клиента системы ЭТРАН с заполненной заявкой на подключение к СПД МПС ф.500у с ИВЦ;

3. Подготовить необходимые аппаратные, системные, сетевые и телекоммуникационные средства в соответствии с требованиями к системе;

4. Обучить персонал.

Для подключения к системе ЭТРАН и обеспечения функционирования АРМ ППД необходимо располагать следующими вычислительными ресурсами:

– Персональный компьютер с характеристиками не хуже чем:

– Процессор Intel Pentium III с частотой 700 Mhz

– Оперативная память 128 Мбайт

– 50 Мбайт свободного места на жестком диске

– Видеоподсистема с разрешением не менее 800х600

– Принтер формата А4

– Операционная система Windows 98 SE или Windows 2000

– Подключение к сети Интернет с эффективной скоростью работы с узлом доступа к системе ЭТРАН не менее 14 400 бит/сек

3.3 Оценка социальной и экономической значимости предложений

Предлагаемая система электронного документооборота позволит филиалу ОАО "РЖД" - ЮУЖД осуществлять следующие функции:

– Оперативный контроль над ходом согласования заявок.

– Планирование расходов Клиента за счет предварительного расчета стоимости перевозки по подаваемой заявке.

– Возможность оперативного уточнения заявки до начала перевозки груза (по каждой отправке).

– Возможность оформления перевозочных документов с использованием данных согласованной заявки.

– Исключение вероятных ошибок в расчете провозной платы, связанных с ручным вводом перевозочных документов работником железной дороги.

– Сокращение времени оформления перевозки за счет использования технологии обмена электронными данными.

– Подача заявок в электронном виде с указанием пограничных передаточных станций в соответствии с планом формирования

– Возможность получения оперативной информации о состоянии лицевого счета.

– Наличие средств защиты информации, сертифицированных соответствующими государственными органами;

– Наличие механизмов электронно-цифровой подписи, позволяющих после создания удостоверяющих центров перейти на полностью безбумажную технологию обмена документами;

– Полный технологический цикл формирования документов в соответствии с Правилами перевозок грузов (заявка, перевозочные документы по отправлению на основе заявки, раскредитованные документы по прибытию дополнением документов по отправлению и т.д.);

– Оформление всех видов железнодорожных документов, сопутствующих перевозке грузов.

Представление об экономическом эффекте от внедрения в ЮУЖД СЭД можно получить на некоторых расчетах, которые основаны на методике компании "Вест Концепт"

В соответствии с этой методикой для того, чтобы представить возможный экономический эффект от внедрения системы электронного документооборота, необходимо воспользоваться следующими расчетами на основе оценки труда сотрудника при работе с документами по традиционной бумажной технологии.

В качестве отправных цифр, которые могут быть использованы при расчете соответствующих возвратов, можно воспользоваться данными Siemens Business Services (были опубликованы в журнале iBusiness, N4, 2000):

- сотрудник ЮУЖД выполняет в день 10 операций по поиску различных документов

- Поиск одного документа занимает в среднем 2 минуты

- В 10% случаев сотрудник не находит нужный документ

- В случае, если документ не был найден сразу на его поиски тратится еще 2 минуты дополнительно

- Если документ все-таки не найден, сотрудник переключается на иную работу

- годовая зарплата 120 тыс.руб в год (10 тыс.руб в месяц)

- Накладные расходы на содержание сотрудника (налоги и пр.) 100%

Расчет экономии после внедрения СЭД:

(10 раз/день х 2 мин. + 10 раз/день х 10% х 2 минуты) х 1/(8 час. х 60 мин.) х 240 т.р.

Итог: если внедрить электронную систему управления документами, то получается 20 тыс. руб экономии в год в расчете на одного сотрудника.

Оценка эффективности и возврата инвестиций от внедрения системы документооборота - это, возможно, наиболее сложно формализуемый аспект внедрения системы электронного документооборота. В первую очередь потому, что эта система, с одной стороны, не является осознанной крайней необходимостью (как, например, торговая система для супермаркета или база данных для реестра населения), а с другой, -- требует определенных расходов на внедрение и сопровождение.

Как для любой автоматизированной системы, эффект от СЭД делится на две части: прямой эффект от внедрения системы, связанный с экономией средств на материалы, рабочее время сотрудников и т. д., и косвенный эффект, связанный с теми преимуществами для функционирования организации, которые дает СЭД (прозрачность управления, контроль исполнительской дисциплины, возможность накопления знаний и др.).

Социально-экономический эффект внедрения системы электронного документооборота может выражаться в следующем:

- увеличение скорости работы ОАО "РЖД" с документами, в том числе с обращениями граждан, что ликвидирует лишнюю волокиту;

- выстроенное межведомственное взаимодействие снижает административные барьеры;

- повышение прозрачности и управляемости транспортной системы;

- повышение качества индивидуального труда работников системы управления, оптимизация управленческих решений путем улучшения информационного обеспечения,

- и как следствие всего перечисленного - повышение качества обслуживания клиентов.

Эффект второго типа оценить в общем случае очень сложно. Сложность эта не в том, что его невозможно оценить, а в том, что, на мой взгляд, оценка всегда будет экспертной, а такую оценку можно очень легко поставить под сомнение. Парадокс состоит в том, что в действительности этот эффект существенно превышает непосредственную экономию от внедрения СЭД в виде неизрасходованной бумаги или уменьшения трудозатрат.

Оценка прямого эффекта

Начнем с оценки прямой экономии средств. Пусть она включает только стоимость бумаги, сэкономленной при внедрении такой системы, и стоимость сэкономленного рабочего времени сотрудников. Это постоянные расходы, поэтому посчитаем расходы в месяц, чтобы затем оценить сроки окупаемости. Эти расходы существенно варьируются в зависимости от вида деятельности организации, и расчеты будут носить существенно априорный характер усредненных оценок.

Максимальную стоимость расходуемой в месяц бумаги можно подсчитать, исходя из возможностей одного сотрудника прочитать и усвоить определенное количество страниц документов в месяц. На основе простого эксперимента можно выяснить, что в течение рабочего дня один средний сотрудник в состоянии прочесть не более 100 машинописных листов документов. С другой стороны, минимальный объем страниц, которые читает один сотрудник в течение рабочего дня, не может быть меньше одного полного документа, то есть 4-5 страниц, иначе этот сотрудник не работает с документами, а значит, не представляет интереса с точки зрения внедрения СЭД.

Путем опроса сотрудников ЮУЖД удалось выявить, что на одного сотрудника приходится 25 страниц в день.

Если P - стоимость одного листа бумаги с нанесенной информацией (ксерокс, печать), то месячные расходы на бумагу составят 21*25* P*N.

Стоимость сбереженного рабочего времени оценить еще сложнее. В первую очередь она складывается из следующих факторов.

Экономия усилий за счет повторного использования существующих документов.

Экономия времени на поиск нужных документов за счет систематизации в хранении документов и эффективных средств поиска информации.

Ускорение всех бизнес-процессов за счет их автоматизации, формализации и контроля исполнительской дисциплины.

Так как любая организация постоянно занимается решением достаточно похожих друг на друга задач, то очевидно, что возможность повторного использования существующих документов весьма реальна. Если для одних типов документов (договоры, письма, приглашения) такое повторное использование - устоявшаяся практика в большинстве мест, то для документов типа коммерческих предложений, аналитических обзоров, предварительных проектов или даже просто переписки, к сожалению, процент повторного использования в большинстве случаев равен нулю. Давайте исходить из того, что практически для любого документа в достаточно давно существующей организации всегда найдется прототип. Чаще всего от прототипа можно будет "взять" от 20 до 30% (не от объема текста, а по трудозатратам на создание), остальное - специфика отдельного случая, которая требует продумывания и принятия решений. Каждый сотрудник тратит на создание новых документов примерно 30% своего рабочего времени следовательно общая экономия времени сотрудников составит примерно 7,5% от их полного рабочего времени.

Экономия времени на поиск документа достаточно хорошо измерена адептами внедрения СЭД. В рекламных целях называют цифры, доходящие до 30% рабочего времени сотрудника. В реальности, конечно же, эта цифра меньше, и скорее всего находится в диапазоне 5-10%. Для определенности возьмем 5%. Таким образом, общая экономия рабочего времени по этим двум факторам составит примерно 12%.

Оценим стоимость внедрения.

Стоимость лицензии программного обеспечения в пересчете на рабочее место при данном объеме L= 9430 руб. Стоимость программного обеспечения составит 471 830 руб..

Для внедрения потребуется дооснащение техникой на 20%. Стоимость дополнительного оборудования в этом случае составит примерно

H=0,2*47 183 руб.*50= 471 830 руб.

У ЮУЖД есть собственный штат сотрудников, способных организовать внедрение системы, и ей нужно только привлечь консультанта для решения наиболее сложных проблем. Типовой объем работ по внедрению информационных систем такого класса, порядка пяти человеко-месяцев. Из них примерно два человеко-месяца - работа консультанта, которая стоит дороже. Добавим еще два человеко-месяца с учетом достаточно большого количества сотрудников в организации. Средняя стоимость собственного персонала - примерно 12 580 руб. в месяц. Стоимость консультанта равна 157 270 руб. Итого получаем оценку стоимости работ по внедрению: около 377 466 руб.


Подобные документы

  • Сущность и роль электронного документооборота в современных условиях. Виды компьютерных программ по электронному документообороту. Исследование электронного документооборота ООО "Галактика", его влияние на эффективность работы управленческого аппарата.

    дипломная работа [1,1 M], добавлен 19.05.2014

  • Требования к документообороту, обязательные для соблюдения во всех учреждениях. Этапы технологического процесса обработки и движения поступивших документов. Централизованная и децентрализованная регистрация корреспонденции, индексирование документов.

    контрольная работа [25,3 K], добавлен 29.06.2013

  • Описание системы работ внешних и внутренних документов в организации. Контроль за исполнением документов: виды, цель, этапы исполнения и уровни. Принципы организации внутреннего документооборота. Мониторинг использования системы управления документами.

    курсовая работа [45,0 K], добавлен 09.12.2012

  • Значение и организация контроля исполнения документов. Краткая характеристика и анализ работы менеджера с документами на примере ООО "Тропа". Основные принципы профессии офис-менеджера и топ-менеджера. Основы обработки входящих и исходящих документов.

    курсовая работа [159,1 K], добавлен 23.02.2011

  • Варианты расположения реквизитов заголовочной части: угловой и продольный. Общее понятие о бланках документов. Основные принципы организации документооборота. Схема прохождения документов, документопотоков, их значение. Учет объема документооборота.

    контрольная работа [25,8 K], добавлен 09.03.2016

  • Документирование управленческой деятельности в историческом аспекте. Совершенствование содержания и оформления документов. Использование систем для создания в организации электронного документооборота и автоматизирования работы с бумажными документами.

    дипломная работа [245,5 K], добавлен 13.02.2009

  • Документооборот и принципы его организации. Подготовка документов к архивному хранению. Принципы формирования дел. Учет документооборота на примере ООО "Примера", структура данной организации. Расчет численности службы ДОУ. Схема потока документов.

    курсовая работа [909,9 K], добавлен 25.01.2015

  • Социально-психологический климат в организации. Разработка предложений по совершенствованию межличностных отношений и групповой работы на примере ООО ТА "Синдбад". Анализ основных тенденций, проблем и путей повышения эффективности работы коллектива.

    курсовая работа [1,1 M], добавлен 19.05.2015

  • Основные виды документооборота. Безбумажный обмен неюридическими документами. Дублирование электронных документов бумажными. Организация бизнес-процессов на современном предприятии. Документопотоки компании с территориально-распределенной структурой.

    доклад [361,9 K], добавлен 18.11.2009

  • Место логистического менеджмента в фирме. Исследование логистической системы ЗАО "Рос&Нефть", ее влияния на финансовые результаты фирмы. Разработка предложений по оптимизации управления топливными запасами фирмы; расчет экономического эффекта мероприятий.

    дипломная работа [2,5 M], добавлен 10.03.2011

Работы в архивах красиво оформлены согласно требованиям ВУЗов и содержат рисунки, диаграммы, формулы и т.д.
PPT, PPTX и PDF-файлы представлены только в архивах.
Рекомендуем скачать работу.