Таким образом, суммарные расходы по внедрению такой системы при разумной организации процесса могут составить 1 321 131 руб. Стоимость сопровождения составит еще около 503 288 долларов за два года. Получаем 1 824 419 руб расходов за два года.

Теперь оценим прямой экономический эффект от внедрения.

Для определения стоимости тиражирования документов положим, что один напечатанный в организации лист стоит примерно 0,629 руб. Тогда в месяц организация расходует примерно 16 514 руб. на бумагу.

Наиболее пессимистичная оценка экономии трудозатрат, по нашим предположениям, составила величину около 20%. Исходя из средних месячных расходов на одного сотрудника в 12 582 руб . можно считать, что внедрение СЭД позволяет сэкономить 50 чел.*12 582 руб. *0,2 = 125 820 руб. в месяц.

При общих расходах на внедрение и эксплуатацию за два года в размере 1 824 419 руб. срок окупаемости СЭД составит менее двух лет.

Это достаточно хороший показатель.

Заключение

Целью выпускной квалификационной работы являлось обобщение и систематизация опыта совершенствования документооборота в организации и использование его в управлении. Данная цель достигнута и предполагает следующие выводы.

Документооборот на предприятии представляет собой движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи на хранение. Организацией документооборота на предприятии занимается канцелярия, служба делопроизводства и др. Их название варьируется - это может быть отдел общего делопроизводства, общий отдел, управление делами и т.д., но самое главное - суть данного подразделения остается одинаковой на всех предприятиях независимо от названия и заключается она в организации потоков документов на данном предприятии

В каждой организации документооборот строится на основе нормативно-методической базы делопроизводства, состоящей из законов, нормативных правовых актов, методических документов, а также индивидуальной инструкции по делопроизводству, которая принимается руководством.

В целях оптимизации документооборота все документы распределяются на документопотоки: регистрируемые и нерегистрируемые документы, входящие, исходящие и внутренние документы, документы, направляемые или поступающие из подведомственных организаций и т.д.

Для полноты картины документооборота на предприятии система документооборот не должен заканчиваться на ответственных исполнителях, т.е. система автоматизации документооборота организации не должна замыкаться только на канцелярии, а должна иметь продолжение в системах управления документооборотом подразделений организации.

Документооборот организации включает прохождение водящих, исходящих и внутренних документов.

Опыт отечественных предприятий по совершенствованию документооборота показал, что эффективная система документооборота достигается за счет соблюдения следующих условий:

- Исключение или крайнее ограничение возвратного движения документов;

- Однократность пребывания документа в одном структурном подразделении или у одного исполнителя;

- Пребывание документа в той или иной инстанции должно быть обусловлено только необходимостью его обработки;

- Передача учетно-информационных сведений о ходе движения и исполнения документов, результатах контроля и других сведений в службу ДОУ с помощью регистрационных карточек, бездокументными способами, исключающими возвратное движение самих документов;

- Необходимость использования всех возможных вариантов движения документов, в том числе средств оргтехники.

В работе проведено исследование документооборота на примере ОАО "Российские железные дороги". На сегодняшний день ОАО "РЖД" включено в перечень открытых акционерных обществ, акции которых находятся в федеральной собственности и участие Российской Федерации в управлении которыми обеспечивает стратегические интересы, обороноспособность и безопасность государства, защиту нравственности, здоровья, прав и законных интересов граждан Российской Федерации.

ОАО "РЖД" имеет 17 филиалов, а также дочерние общества. Деятельность компании ведется на всей территории РФ и сопровождается большими объемами документов.

В ОАО "РЖД" ведется непрерывная работа по совершенствованию документооборота, что обусловлено наличием большого количества документов, а также развитой филиальной сетью организации.

Функции делопроизводства в ОАО "РЖД" осуществляет Департамент управления делами, в структуре которого создано два отдела: экспедиция и отдел документационного обеспечения. В компании существует как традиционный (бумажный) документооборот, так и создана автоматизированная система "Документооборот", позволяющая упростить обработку входящих, исходящих и внутренних документопотоков. Для регламентации бумажного документооборота в организации разработана и активно применяется инструкция по делопроизводству, в которой подробно описан порядок обработки документопотоков, а также правила оформления основных распорядительных и информационно-справочных документов.

В представленной работе проведен анализ объема документооборота аппарата ОАО "РЖД", который показал преобладание в структуре документооборота внутренних документов. Исследование документооборота по месяцам свидетельствует о некоторой сезонности, связанной с повышением количества документов в отчетные периоды.

На основе данных о документообороте отдельных подразделений аппарата ОАО "РЖД" сделан вывод о неравномерной документной загрузке отдельных подразделений. Число документов в основном зависит от специфики работы конкретного департамента.

В ОАО "РЖД" создана эффективная система электронного делопроизводства при оформлении перевозочных и/или иных документов с использованием электронной цифровой подписи. Во многих филиалах ОАО "РЖД" такая система уже внедрена и показала свою действенность.

Поэтому основной рекомендацией будет являться использование опыта ОАО "РЖД" и внедрение в филиале ОАО "РЖД" - ЮУЖД системы электронного документооборота при оформлении перевозочных и/или иных документов с использованием электронной цифровой подписи.

Список использованных источников

1. "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации, требования к оформлению документов": ГОСТ Р 6.30. 2003 г.

2. Андреева, В. И. Локальные нормативные акты как организационная основа делопроизводства. // Справочник секретаря и офис-менеджера. 2006. N 11. С. 22-28.

3. Андреева, В.И. Делопроизводство. Требования к документообороту фирмы (на основе ГОСТов РФ). 3-е изд., перераб. И доп.-М., 2002.

4. Андреянова В.В. Как правильно подготовить и оформить приказ. М., ИНФРА-М, 2002

5. Астахова Л. В. Документационное обеспечение управления как отрасль деятельности // Делопроизводство. 2006. № 2. С. 3-9.

6. Афанасьева Л. П. Электронные документы в документообороте и архиве организации / Л. П. Афанасьева. // Секретарское дело. 2008. N 1. С. 26-34.

7. Афанасьева Л. П. Электронные документы в документообороте и архиве организации // Секретарское дело. 2008. N 2. С. 40-44.

8. Басаков М. И. Делопроизводство : конспект лекций / М. И. Басаков. Ростов н/Д : Феникс, 2008. 192 с

9. Белов А. Н. Делопроизводство и документооборот : учеб. Пособие для вузов М. : Эксмо, 2008. 624 с.

10. Березина Н.М. Современное делопроизводство. Спб.: Питер, 2006. 272 с.

11. Бобылева М. П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному М. : Термика, 2007.

12. Быкова Т. А. Делопроизводство : учеб. Для вузов М. : МЦФЭР, 2006. - 558с.

13. Васильева И.Н. Организация делопроизводства. М.: Вузовский учебник, 2007. 272 с.

14. Гайдукова Л. Н. Проблемы традиционных технологий документационного обеспечения. // Секретарское дело. 2007. N 10. С. 17-22.

15. Гайфулина М. В. Автоматизированные системы регистрации документов компании : (опыт работы секретариата). // Секретарское дело. 2006. N 1. С. 16-18.

16. Герасименко В.А. Защита информации в автоматизированных системах обработки данных.М., Энергоатомиздат, 2006

17. Глик Д. И. Национальные стандарты в области электронного документооборота. // Секретарское дело. 2006. N 9. С. 45-74.

18. Гостев И. М. Защита традиционного документооборота нетрадиционными способами. // Защита информации. Инсайд. 2008. N 3. С. 22-27.

19. Гуккаев В. Документооборот на предприятиях торговли и общественного питания. // Современная торговля. 2006. N 9. С. 68-73.

20. Делопроизводство : образцы, документы, организация и технология работы : с учетом нового ГОСТ Р 6.30-2003 / Под ред. И. К. Корнеева, В. А. Кудряева. - 2-е изд., перераб. И доп. М. : Кодекс : Проспект, 2006. 455 с.

21. Демин Ю. М. Делопроизводство. Подготовка служебных документов. СПб.: Питер, 2006. 220 с.

22. Доронина Л. Регистрация и индексация документов. // Служба кадров и персонал. 2006. N 6. С. 81-83.

23. Живаева О. В. Управление информационными потоками промышленных предприятий на основе оптимизации документооборота Волгоград, 2006. 30 с.

24. Инструкция по делопроизводству. // Кадровик. 2007. N 12.

25. Информационные системы и технологии в экономике и управлении : учеб. Для студентов, обучающихся по экон. Специальностям / под ред. В. В. Трофимова; С- Петерб. Гос. Ун-т экономики и финансов. М. : Высшее образование, 2006. 480 с.

26. Каменева Е. М. "Делопроизводство" и "документационное обеспечение управления": есть ли разница значений? // Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2006. N 9. С. 34-36.

27. Каменева Е. М. Служба ДОУ: наименование, структура и определение численности. // Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2006. N 7. С. 48-62

28. Кирсанова М. В. Курс делопроизводства. Документационное обеспечение управления М.: Инфра-М; 2008 320 с.

29. Крестникова О. В. Организация работы службы экспедирования корреспонденции. // Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2007. N 11. С. 9-12.

30. Крестникова О. В. Разработка инструкции по общему делопроизводству. // Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2006. N 9. С. 8-17.

31. Кузнецов И. Н. Делопроизводство : учеб.-справ. Пособие М. : Дашков и К, 2006. 520 с.

32. Максимович Г. Ю. Комплексный подход к внедрению информационных технологий во все сферы документационного обеспечения управления. // Секретарское дело. 2008. N 11. С. 50-54.

33. Методические рекомендации по оформлению и ведению документации представительных органов муниципальных образований Ленинградской области. // Муниципальное право. 2008. N 2. С. 40-48.

34. Митина Т. Е. Использование новых технологий для сокращения документооборота в системе делопроизводства. // Адвокат. 2006. N 8. С. 16-22

35. Митченко О. Ю. О документационном обеспечении деятельности органов местного самоуправления // Делопроизводство. 2008. № 3. С. 25-32.

36. Николаев Н. Форум электронщиков. // Служба кадров и персонал. 2008. N 1. С. 92-93.

37. Парушина Н. В. Как организовать документооборот и хранение бухгалтерских документов. // Бухгалтерский учет. 2009. N 24. С. 32-35.

38. Романов Д. А. Правда об электронном документообороте М. : ДМК Пресс : АйТи, 2007. 224 с.

39. Савельев А. М. Особенности электронного документооборота в российских банках. // Банковские технологии. 2006. N 8. С. 72-73.

40. Самарина Е. Н. Техника составления инструкции по ведению кадрового делопроизводства. // Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2008. N 9. С. 18-28.

41. Система электронного документооборота для среднего и малого бизнеса. // КомпьютерПресс. 2008. N 1. С. 140-141.

42. Системы семейства UniPrint: быстрый ввод бумажных документов в информационную систему предприятия. // Банковские технологии. 2006. N 8. С. 70-71.

43. Скороход В. А. Преимущества и тенденции развития электронного документооборота на ОАО "НТЗ". // Теория и практика металлургии. 2007. N 3. С. 71-72.

44. Сокова А. Н. Документоведение и его роль в исторической науке и управленческой деятельности // Делопроизводство. 2004. № 4. С. 4-8.

45. Солошенко М. Организация системы документооборота. // Аудит и налогообложение. 2008. N 4. С. 30-36

46. Сотов П. В. Делопроизводство. М.: Проспект, 2009. 80 с.

47. Стенюков М. В. Документы. Делопроизводство. М.: ПРИОР, 2008. 144 с.

48. Сухачева Ю. В. Организация документационного обеспечения деятельности акционерного общества в условиях конкурсного производства : (на примере ОАО "Орентекс"). // Делопроизводство. 2008. N 3. С. 40-46.

49. Топчиева И. В. Особенности работы с документами в филиале банка внешней торговли в г. Воронеже: (опыт работы секретаря управляющего банком). // Секретарское дело. 2008. N 11. С. 30-35.

50. Трофимова Н. В. Регламентация деятельности компании при помощи внутренних документов. // Юрист. 2009. N 11. С. 34-37.

51. Химич Ю. В. Документооборот в территориально-распределенной компании. // Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2009. N 9. С. 24-33.

52. Химич Ю. В. Документооборот в территориально-распределенной компании. // Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2008. N 10. С. 28-35.

53. Храмцовская Н. А. Тенденции развития нормативной базы, регламентирующей управление электронными документами, в 2008-2009 гг.. // Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2010. - N 7. С. 35-46.

54. Черников Б. "Замороженный" документ. // Служба кадров и персонал. 2008. N 8. С. 85-89.

55. Шелухина Л. Ю. Компьютерные технологии в документообороте Централизованной системы детских библиотек. // Информационный бюллетень Российской библиотечной ассоциации. 2008. N 36. С. 76-78.

56. Электронные документы в корпоративных сетях: второе пришествие Гутенберга М.: Анкей : ЭКОТРЕНДЗ, 2009. 272 с.

57. Юсипова Е. Г. Документооборот договоров: теория и практика. // Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2008. N 3. С. 28-43.

58. Юсипова Е. Г. Доставка документов в сторонние организации. // Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2008. N 5. С. 14-28.

59. Янковая В. Ф. Организация движения внутренних документов : (на примере движения распорядительных документов). // Справочник секретаря и офис-менеджера. 2009. N 12. С. 18-25.

60. Янковая В. Ф. Организация движения отправляемых (исходящих) документов. // Справочник секретаря и офис-менеджера. 2009. N 11. С. 14-19.

Размещено на Allbest.ru