Совершенствование документационного обеспечения управленческой деятельности в туристической фирме (на примере ООО "Парадайз-Тур")

Анализ ликвидности активов и платежеспособности позволяет оценить возможность предприятия в процессе текущей деятельности отвечать по своим обязательствам. Однако время от времени в соответствии со стратегическими планами предприятия осуществляют крупномасштабные планы развития, требующие привлечения крупных финансовых средств на значительное время. В связи с этим, очень важно убедиться в возможности поддерживать соответствующее состояние в течение длительного периода, т. е. финансовой устойчивости.

Финансовая устойчивость характеризуется рядом коэффициентов, устанавливающих определенные структурные соотношения между отдельными статьями активов и пассивов предприятия.

Коэффициент концентрации привлеченного капитала. Данный коэффициент рассчитывается как отношение привлеченного капитала к общему объему используемого капитала (равному стоимостной оценке всех используемых хозяйственных средств). Величина привлеченного капитала находится как сумма долгосрочных и краткосрочных пассивов. Для того, чтобы предприятие считалось финансово устойчивым по этому показателю, доля привлеченного капитала не должна превышать 50 %. Для ООО "Парадайз-Тур" данный показатель в динамике за три года растет, то есть доля привлеченного капитала растет, в 2012 году набирая 44%. В настоящий момент этот показатель находится около верхнего предела нормы, то есть его не рекомендуется увеличивать, как это происходило в течение предыдущих периодов.

Коэффициент концентрации собственного капитала показывает, какая доля в общем объеме хозяйственных средств приходится на собственный капитал. Данный коэффициент складывается из уставного капитала; добавочного капитала, отражающего, как правило, сумму переоценок основных средств; из резервных фондов и фондов накопления и социальной сферы; сумм целевого финансирования и поступления; а также из нераспределенной прибыли прошлых лет и отчетного периода. В некотором роде данный коэффициент является дополнением предыдущего, в сумме они дают единицу. Для финансово устойчивого предприятия значение этого показателя должно быть не ниже 0,5-0,6, т. е. на 50-60% имущество предприятия должно быть сформировано за счет собственного капитала. Состояние ООО "Парадайз-Тур" по этому показателю характеризуется аналогично предыдущему. Рекомендуется в следующем периоде наращивать долю собственных средств в капитале предприятия, чтобы предприятие было финансово устойчивым.

Коэффициент финансовой зависимости (отношение всего объема хозяйственных средств к величине собственного капитала), чем больше значение этого показателя, тем выше зависимость предприятия от привлеченных финансовых средств. Коэффициент финансовой зависимости показывает, сколько рублей стоимостной оценки всего имущества предприятия приходится на один рубль собственного капитала. Чем больше значение этого показателя, тем выше зависимость предприятия от привлеченных финансовых средств. Когда его значение начинает превышать 1,9-2, то это означает, что объем заимствования дополнительных финансовых средств достиг критической величины. Данный показатель для ООО "Парадайз-Тур" близок к критическому положению, это означает, что для того, чтобы предприятие оставалось финансово устойчивым, необходимо остановить рост доли заимствованных финансовых средств в структуре капитала.

Коэффициент маневренности собственного капитала показывает, каков удельный вес собственных оборотных средств в объеме собственного капитала, то есть какая часть собственного капитала используется для финансирования текущей деятельности. Коэффициент маневренности собственных средств зависит от структуры капитала и специфики отрасли, рекомендован в пределах от 0.2-0.5, но универсальные рекомендации по его величине и тенденции изменения вряд ли возможны. Значение данного показателя для ООО "Парадайз-Тур" стабильно около 0,25, что говорит о низкой маневренности собственного капитала на протяжении долгого периода.

Коэффициент структуры долгосрочных вложений отражает долю долгосрочных обязательств в объеме внеоборотных активов предприятия. Он рассчитывается как отношение долгосрочных обязательств (сумма кредитов и займов со сроком погашения, превышающим 12 месяцев, и прочих долгосрочных пассивов) к стоимости внеоборотных активов предприятия. Для коэффициента структуры долгосрочных вложений также трудно указать рекомендуемое значение: низкое его значение может свидетельствовать о невозможности привлечения долгосрочных кредитов и займов, а слишком высокое либо о возможности предоставления надежных залогов или финансовых поручительств, либо о сильной зависимости от сторонних инвесторов. Для изучаемой турфирмы показатель в норме или ниже среднего, фирма не имеет большой доли долгосрочных обязательств, но динамика их растет.

Коэффициент долгосрочного привлечения заемных средств. Численно данный коэффициент равен отношению долгосрочных обязательств к сумме долгосрочных обязательств и собственного капитала и показывает, какая часть в источниках формирования внеоборотных активов в данный момент приходится на собственный капитал, а какая на долгосрочные заемные средства. Соответственно, чем больше часть внеоборотных активов приходится на собственный капитал, тем устойчивее считается предприятие.

Коэффициент структуры привлеченного капитала расчитывается как отношение имеющихся у предприятия долгосрочных обязательств к общей величине привлеченного капитала. Данный коэффициент выражает долю долгосрочных пассивов в общей сумме привлеченных источников средств: долгосрочные обязательства делить на привлеченный капитал [11]. У ООО "Парадайз-Тур" этот показатель в динамике уменьшается, что означает из всех заемных средств, доля которых в целом увеличивается, в их структуре именно пассивов становится меньше.

Данные расчетов показателей финансовой устойчивости приводятся в таблице 2.4.

Таблица 2.4 Показатели финансовой устойчивости ООО "Парадайз-Тур" за 2010-2012 гг.

Результаты проведенного анализа говорят о том, что уровень платежеспособности ООО "Парадайз-Тур" находится в норме, предприятие способно покрывать свои обязательства. У предприятия нет абсолютной ликвидности активов, однако, показатели ликвидности тоже находятся в норме, чего нельзя сказать о показателях финансовой устойчивости предприятия. Многие показатели финансовой устойчивости выходят за пределы нормы, либо находятся в критических состояниях, что говорит о том, что у предприятия на данный момент нет возможности поддерживать текущее состояние в течение длительного периода. Финансовая устойчивость не является абсолютной, но также и не находится в критическом состоянии. Уровень финансовой устойчивости также свидетельствует о том, что крупномасштабные планы развития, требующие привлечения крупных финансовых средств на значительное время для ООО "Парадайз-Тур" нежелательны.

ООО "Парадайз-Тур" большинство показателей в норме, в динамике за последние три года уровень предприятия растет, однако медленными темпами. В целом увеличивается доля заемных активов, и следовательно, финансовая зависимость, в следствие этого падает финансовая устойчивость предприятия, однако, уровень платежеспособности ООО "Парадайз-Тур" в норме.

2.3 Анализ структуры документационного обеспечения управления ООО "Парадайз-Тур"

Документационное обеспечение управления ООО "Парадайз-Тур", как и любого предприятия, имеет довольно сложную структуру, так как документационные потоки имеют множество направлений и определенную специфику. Все предприятия туризма используют определенный набор специфичных документов, также, безусловно, и стандартные типы документов, которыми пользуется каждое предприятие.

Основными направлениями документопотоков являются: внутренний, поток с туристами (клиентами), с туроператорами (в отношениях "Агент-Принципал" агент - туроператор, принципал - турагентство). Такая структура является типовой для туристического агентства, состоит из документов различных видов, представлена в виде таблицы 2.5.

Таблица 2.5 Структура документационного обеспечения управления ООО "Парадайз-Тур" в 2012г.

В таблице представлена лишь часть документационного обеспечения ООО "Парадайз-Тур", однако, она дает понять основные принципы документационного обеспечения управления предприятием.

В настоящее время большое количество документации и потоков информации переходит из бумажного носителя в электронный. Активно применяется работа на компьютере, и в особенности в интернете, так как это удобно, быстро, не связано с расстояниями между объектами коммуникации, и тем самым сокращает множество издержек.

В туризме, и в частности турагентством ООО "Парадайз-Тур", применяются системы он-лайн бронирования - бронирование в интерактивном режиме. Системы, в которых отражены все действительные предложения туроператора (средства размещения, транспорта и т.д.) доступны для большого количества пользователей одновременно. Работая в данной системе, пользователь может задать неоходимые ему параметры, увидеть доступные (с наличием мест, стоимостью и подробным описанием) предложения, выбрать необходимое ему предложение, забронировать предложение. Запрос на бронирование моментально отправляется туроператорам, а отчеты о бронировании приходят на электронный почтовый ящик пользователя [20, 34].

Также через интернет осуществляется основная часть деловой переписки турагнтства, оплата некоторых услуг и др.

В настоящий момент наблюдается такая тенденция: чем большая часть документооборота происходит в электронном виде, тем эффективнее документационное обеспечение управления на предприятии. Электронный документооборот эффективен по нескольким причинам: доступ к документу не ограничен пространстом, доступ моментальный, большие возможности сортировки фильтрации документов, быстрого поиска, деловая переписка также осуществляется мгновенно, экономия оборотных средств (бумага, канцелярские товары).

В документационном обеспечении управления ООО "Парадайз-Тур" есть и такая документация, которая обязательно должна существовать на бумажном носителе, с учетом всех необходимых реквизитов, обусловленных законодательством. Такими документами являются: устав предприятия, учредительные документы, бухгалтерский баланс, коммерческие договоры с туроператорами, туристами и другими физическими и юридическими лицами, туристическая путечка (бланк строгой отчетности) и т.д [1, 3, 4].

За исключением документации, описанной выше, остальной документопоток необходимо переводить в электронный вид. Большая часть документов ООО "Парадайз-Тур" уже разрабатывается и хранится на компьютере, однако, анализ деятельности работников предприятия выявил такие моменты работы с документами, которые не только являются неэффективными, но и эффективность которых повысить несложно. Сотрудники ООО "Парадайз-Тур" работают с документами на бумажном носителе, и даже составленными письменно "от руки", ведут личные базы данных, заказы на заявки (лист с условиями бронирования и оплаты услуг, передаваемый от менеджера к бухгалтеру) и некоторые другие документы. Очевидно, что данные виды документационного обеспечения управления можно вести и в электронном виде, то есть эта часть системы ДОУ ООО "Парадайз-Тур" в данный момент является нерациональной, добавляет определенные издержки, в первую очередь затраты времени, в работе персонала. Для того, чтобы определись насколько эффективно менеджеры ООО "Парадайз-Тур" работают с документами было проведено специальное исследование. Ежедневно производились замеры времени, которое менеджеры тратят на различные действия в течение рабочего дня. Исследование длилось в течение одного месяца, объектами которого стали менеджеры, имеющие различный опыт работы в туризме, а также различный объем "личной клиентской базы". В проведенном исследовании затрат рабочего времени менеджером образовалась следующая структура затрат времени, представленная в таблице 10.

Таблица 2.6 Затраты рабочего времени менеджера по туризму (рабочий день 8 часов, в среднем 3 клиента в день)

Данные таблицы 10 говорят о том, что немалую часть в структуре затрат рабочего времени занимает работа с документами. Часть из этих документов - обязательна к исполнению, такая как оформление туристической путевки, однако, это не занимает много времени. Остальная же часть документационного обеспечения может быть рационализирована, что сократит затраты времени менеджеров, и это в среднем два часа рабочего времени, 25% от всего времени работы.

У ООО "Парадайз-Тур" есть обширная клиентская база, однако, нет единой базы данных по поиску уже оформлявшегося ранее клиента, что приводит к тому, что каждый раз, когда лояльный постоянный клиент приходит в агентство, менеджеру необходимо заново вносить все его данные. Современный уровень развития компьютерных технологий позволяет автоматизировать множество процессов. При автоматизации хотя бы части системы документационного обечпечения управления, внутрифирменных потоков документов, существенно "разгрузится" рабочее время парсонала, что позволит им потратить это время на другую работу, повышая эффективность деятельности предприятия.

Из вышесказанного можно сделать вывод, что предприятие столкнулось с определенной проблемой в документационном обеспечении управления: на данный момент на предприятии нет эффективного документопотока, реализуемого в электронном виде. В особенности следует обратить внимание на "провальную" работу менеджеров с бумажными базами данных.

Также следует заметить, что нет никакой взаимосвязанной базы по документированию финансовых потоков на предприятии, то есть такой программы, в которой, например, бухгалтер мог бы видеть информацию о наличных средствах, которые менеджер только что получил от клиента. И наоборот, менеджер не может узнать о том, прошла ли оплата по его бронированию, пока он не позвонит бухгалтеру и не спросит об этом лично.

Если представить, что 25% затрат рабочего времени менеджера расходуется на подобные неэффективные занятия, можно просчитать, что это время сократить с 25% до 5%, с двух часов до 24 минут трудозатрат на работу с внутренними доументами.

Ранее был проведен анализ финансового состояния ООО "Парадайз-Тур", который показал, что предприятие не находится в в нормальном состоянии, платежеспособно, но имеет немалую долю заемных средств, и не может позволить себе крупных затрат в привлечением заемных средств на повышение эффективности документационного обеспечения управления, поэтому при планировании путей повышений эффективности работы с документами необходимо учитывать острую органиченность финансовых ресурсов. Подводя итог, можно сказать, что ООО "Парадайз-Тур" - небольшое предприятие, занимающееся туристическими услугами, "туристическое агентство". ООО "Парадайз-Тур" реализует свою деятельность в нескольких офисах, используя дивизиональную организационную структуру. Предприятие в целом развивается, приносит прибыль, но не так эффективно, как могло бы. Об этом можно судить по бухглатерской отчетности, технико-экономическим и финансовым показателям за 2010-2012 годы деятельности предприятия, которые свидетельствуют о плетжеспособности предприятия, о средней ликвидности его активов, а также о финансовой устойчивости, находящейся на довольно-таки невысоком, но не критическом уровне. Из этого следует, что предприятию не рекомендуется дополнительное финансирование из заемных средств. ООО "Парадайз-Тур", используя современные системы документационного обеспечения управления, повышает эффективность деятельности предприятия, однако, существуют определенные документопотоки, которые реализуются предприятием нерационально. Существуют и могут быть разработаны новые методы и инструменты, которые помогут автоматизировать нуждающиеся в этом части системы документационного обеспечения управления, что повысит эффективность деятельности предприятия в целом. Их разработка и применение должны быть согласованы с ограниченностью бюджета организации.

Глава 3. Пути совершенствования документационного обеспечения ООО "Парадайз-Тур" на основе анализа документации управленческой деятельности ООО "Парадайз-Тур"

3.1 Перспективы развития документационного обеспечения управления в отрасли туризма России

Анализ финансово-хозяйственной деятельности ООО "Парадайз-Тур", а также анализ документационного обеспечения управления данного преддприятия выявил, что в целом предприятия имеет положительное развитие, однако, темпы этого развития могут быть выше и, соответственно, эффективность деятельности предприятия может быть выше.

Для того, что документационное обеспечение управления развивалось на предприятии, сначала он должно начать развиваться в отрасли туризма.

Документационное обеспечение управления в туризме нуждается в дополнительных правовых, законодательных основах. Есть документы, которые описываются законом, ГОСТом, такие как устав предприятия, туристическая путевка и другие. И есть документы, которые не имеют строго регламента, следовательно, необходимо убирать данные недоработки, например, в листе бронирования и др. Многие данные должны быть конкретизированы законом, а затем и стандартизированы.

Стандартизированные документы требуют меньших затрат времени и усилий для их создания и обработки. Стандартизация является одним из шагов на пути к автоматизации документационного обеспечения управления предприятием.

В связи с развитием научно-технического прогресса, многие крупные туристические компании (в основном, туроператоры), практически полностью ведут свою работу, в том числе организуют документопотоки, в интернете. Предприятия поменьше, туристические агентства, работают в интернете частично, однако, это наиболее эффективная часть работы фирмы. Развитие НТП в целом в России существенно повлияет на туристический бизнес в стране. Физическая и ценовая доступность интернета по всей стране станет сильным толчком к развитию туризма, в особенности въездного и внутреннего. При создании описанных условий каждое средство размещения, транспорта, питания, развлечения и других туристских услуг может внести информацию о себе в глобальную сеть, и тем самым станет доступным для клиентов. Если же создать глобальную сеть он-лайн бронирования, например, в пределах одной страны, то любой пользователь, затрачивая считанные минуты возле компьютера, сможет оценить все или практически все имеющиеся предложения рынка [28, 35]. Такое программное обеспечение требует очень больших затрат, поэтому в данный момент является нереализуемым на российском рынке туруслуг.

Также с развитием интернета, развиваются и увеличиваются электронные документопотоки. В настоящий момент, через интернет активно ведется деловая переписка между поставщиками услуг - туроператорами, посредниками - турагентствами и покупателями - туристами. Существуют неограниченные возможности по количеству передаваемой и получаемой информации (в виде документов и их копий) в интернете.

Регистрация документов с применением компьютерных технологий обеспечивает сбор и хранение необходимых данных обо всех документах, циркулирующих в организации, позволяет внедрить автоматизированный контроль исполнения документов, подготовить внутреннюю опись документов, дать любую справку о состоянии движения документов.

Основные тенденции развития современных интернет-технологий: - создание независимых сетей турагентств;

- предоставление турагентствам новых технологических сервисов;

- укрупнение независимых турагентств и их автоматизация;

- разработка единого стандарта по обмену информацией между участниками туристического рынка [29].

Некоторые важные задачи, решаемые путем автоматизации деятельности туристской фирмы:

1. Мониторинг состояния рынка. Начинающие агентства отдают предпочтение системам поиска и бронирования туров, позволяющим понять, кто из туроператоров по какому направлению работает, с кем выгоднее всего сотрудничать.

2. Автоматизация внутреннего документооборота туристической фирмы включает в себя выписку необходимых туристу документов (путевка, приходный/расходный кассовый ордер, договор, ваучер и др.), отслеживание жизненного цикла заявки клиента. Для этого используют системы поиска и бронирования туров или специально разработанные программные комплексы.

3. Автоматизация взаимоотношений с туроператорами заключается в создании и печати бланка заявки, в автоматическом отслеживании прохождения заявки от момента ее формирования до момента отправки в архив. Для этого используются режимы on-line бронирования туроператоров, внутриофисные системы, системы поиска и бронирования туров и др.

4. Автоматизация бухгалтерии предполагает использование специализированных бухгалтерских программ.

5. Автоматизация анализа данных и получение статистики. Для принятия правильных стратегических решений программное обеспечение, используемое турфирмой, должно формировать исчерпывающее количество статистических отчетов, показывающих рентабельность работы компании за промежуток времени, и среднюю доходность заявок по направлениям и туроператорам и т.д. [16].

Это позволяет агентству правильно ориентироваться на рынке и разрабатывать нужные направления деятельности, выстраивая взаимоотношения с туроператорами, в нужное время давать нужную рекламу и оценивать, как она работает. Следующим важным шагом в документационном обеспечении управления туризма в России должен стать упрощенный режим въезда в страну. В настоящий момент, гражданам других государств, чтобы получить визу на въезд в Россию, необходимо предпринять много усилий, собрать внушительный пакет документов, в некоторых случаях он даже должен содержать медицинскую справку с подтверждением здорового состояния лица, пожелавшего въехать в страну. Данная ситуация является одним из факторов, отрицательно влияющих на развитие въездного туризма в России. Необходимо упростить пакет документов, а лучше - совсем отменив визы для граждан большинства стран, поток туристов увеличится. В сочетании с другими, не связанными с документационным обеспечением, факторами туризма, такими как создание системы чартерных рейсов в Россию из стран-лидеров по въезду в Россию (Германия и страны европы, Китай и др.), и, следовательно, появлением "горящих туров" в Россию, может случиться туристический "бум". Разрабатываются программы развития въездного туризма на государственном уровне, однако, практических результатов, кроме подготовки г.Сочи к олимпиаде-2014, не наблюдается. Развитие туризма в России безусловно влияет на каждое отдельное предприятие страны. Делопроизводство в туризме на государственном уровне развивается, но необходимы существенные доработки и конкретные шаги, которые обязательны к исполнению: более активное развитие законодательства в области туризма, конкретизация и стандартизация документов в отрасли туризма, равномерное и доступное развитие интернет-технологий по всей стране, в перспективе - создание глобальной системы он-лайн бронирования и документооборота в туризме России, а также упрощение делопроизводства в отношении въезжающих в страну иностранцев с целью туризма, то есть упрощение или отмена визы в Россию. Все это осуществляется в рамках целого государства, однако, будет иметь значительное влияние на каждый субъект, на каждое конкретное предприятие, осуществляющее деятельность в отрасли туризма.

3.2 Пути повышения эффективности документационного обеспечения управления ООО "Парадайз-Тур"

Повышение эффективности деятельности ООО "Парадайз-Тур" зависит от внешних и внутренних факторов. Внешними факторами является положение отрасли туризма в России в настоящий момент, а также тенденции и перспективы его развития, такие как: существенные доработки и конкретные шаги, которые обязательны к исполнению: более активное развитие законодательства в области туризма, конкретизация и стандартизация документов в отрасли туризма, равномерное и доступное развитие интернет-технологий по всей стране, в перспективе - создание глобальной системы он-лайн бронирования и документооборота в туризме России.

На делопроизводство ООО "Парадайз-Тур" помимо внешних, влияют и внутренние факторы развития. Основные пробелы и проблемы документационного обеспечения управленческой деятельности были выявлены во второй главе (2.3 Анализ структуры документационного обеспечения управления ООО "Парадайз-Тур").

У ООО "Парадайз-Тур" есть обширная клиентская база, однако, нет единой базы данных по поиску уже оформлявшегося ранее клиента, что приводит к тому, что каждый раз, когда лояльный постоянный клиент приходит в агентство, менеджеру необходимо заново вносить все его данные. Современный уровень развития компьютерных технологий позволяет автоматизировать множество процессов.

В документационном обеспечении управления ООО "Парадайз-Тур" есть документация, которая обязательно должна существовать на бумажном носителе (устав предприятия, учредительные документы, бухгалтерский баланс и др.). Также в ООО "Парадайз-Тур" документами на бумажном носителе, и даже составленными письменно, являются личные базы данных менеджеров, заказы на заявки (лист с условиями бронированияи оплаты услуг, передаваемый от менеджера к бухгалтеру) и некоторые другие документы. Очевидно, что данные виды документационного обеспечения управления можно вести и в электронном виде, то есть эта часть системы ДОУ ООО "Парадайз-Тур" в данный момент является нерациональной, добавляет определенные издержки в работы персонала.

Из структуры завтрат времени менеджера на оформление письменных документов, становится видно, что более двух часов рабочего времени, а это 25% рабочего дня, уходит на оформление бумажных документов (это уже с вычетом времени, затрачиваемого на заполнение бланков строгой отчетности). Структура затрат рабочего времени представлена в рис.100 (составлено на основе таблицы 10)

Рисунок 3 Структура затрат рабочего времени менеджера