Важнейшим из всех периодов планирования для руководителя является день. Планирование дня включает в себя определение конкретного действия в заданный момент времени, а не ограничивается только выявлением цели, желания или намерений, как это может быть применительно к прочим периодам планирования. Планирование на день создает предпосылки для того, чтобы жить в настоящем. План на день должен создать обзор всех дел дня и помочь руководителю наиболее эффективно использовать рабочее время. План на день определяет конечные цели работы в порядке их значимости. Формируется план преимущественно в конце предыдущего дня или в начале планируемого дняСм.: Кабаков B.С. Менеджмент: проблемы - программа - решение / B.С. Кабаков, Ю.М. Порховник, И.П. Зубов. - СПб., 2006.- С. 398..

Для разработки плана рабочего дня руководитель «Флинт-КСИ» пользовался методом «Альпы», который предполагает реализацию следующих пяти стадий, базирующихся на использовании основных принципов и правил планирования рабочего времени (данный метод может быть использован и для разработки плана рабочей недели):

- Составление полного перечня планируемых работ на текущий день. Этот перечень должен быть составлен с учетом предварительного распределения работ по приоритетности их выполнения.

- Определение планируемой продолжительности каждой из намеченных к выполнению работ и общего бюджета рабочего времени.

- Резервирование рабочего времени с учетом соотношения 60 : 40.

- Принятие решений по делегированию работ, намеченных руководителем к исполнению.

- Контроль и перенос несделанного. Контроль выполнения заданий и использования рабочего времени является последним пунктом в системе индивидуального планирования. Осуществление контрольных мероприятий позволяет руководителю получить необходимую информацию для проведения анализа структуры фактических затрат рабочего времени и приступить к поиску возможных путей совершенствования своей работы.

Важной составляющей эффективной деятельности руководителя является его умение принять решение о том, каким из задач, стоящих перед ним, следует придавать первостепенное, второстепенное и т. д. значение в практике повседневной работы. Каждый день руководителю приходится принимать решение об установлении приоритетов решаемых задач и проблем. В этой связи актуальным для любого руководителя является умение сознательно устанавливать однозначные приоритеты, последовательно и системно выполнять задачи, включенные в план, с соответствующей очередностью выполнения.

Выводы по главе 3

Когда человек начинает организовываться сам, то более бережно относиться к своему времени. Это обязательно выходит на уровень окружения, потому что он приходит к пониманию, где и как окружающие неэффективно тратят его время. Каковы основные источники дефицита времени в компании? Первый источник - то, что мы называем навязанной рабочей паникой. Вторая причина - это отсутствие умения выделять главное. Третья причина - нехватка банальных навыков самоорганизации. Они элементарны: умение планировать рабочий день, мотивировать себя на выполнение неприятных задач, грамотно ставить цели и распределять рабочую нагрузку. Эффективный менеджер - какой он?

Совершенно очевидно, что он никуда не торопится, у него есть четко прописанные формализованные цели - как свои личные, так и цели его подразделения; 80% своего времени он тратит на важную, но не срочную работу по достижению этих целей, и только 20% времени - на то, что называется текучкой, авралом, хаосом - то, что возникает неожиданно, непредсказуемо и из чего зачастую на 90% состоит работа менеджеров российских компаний.

Заключение

Планирование означает подготовку к реализации целей и упорядочение времени. Главное преимущество, достигаемое путём планирования работы состоит в том, что планирование времени приносит выигрыш во времени. практический опыт говорит, что время затраченное на планирование приводит к сокращению времени на использование и в конечном счёте приводит к экономии времени в целом. Но при этом нельзя считать то, что чем больше времени мы тратим на планирование, тем больше времени мы сэкономим. У времени, как у многих других процессов, когда-то наступает оптимум, после которого дальнейшее планирование не имеет смысла. Но всё же, если уделять хотя бы 10 минут в день, то можно сэкономить до 2-х часов. Чтобы правильно выполнять свои функции и достигать целей мы, прежде всего должны чётко представить себе свой бюджет времени и совокупность своих задач. Тогда мы будем готовы перепоручать менее важные дела и уменьшать их число.

Когда человек начинает организовываться сам, то более бережно относиться к своему времени. Это обязательно выходит на уровень окружения, потому что он приходит к пониманию, где и как окружающие неэффективно тратят его время. Каковы основные источники дефицита времени в компании? Первый источник - то, что мы называем навязанной рабочей паникой. Вторая причина - это отсутствие умения выделять главное. Третья причина - нехватка банальных навыков самоорганизации. Они элементарны: умение планировать рабочий день, мотивировать себя на выполнение неприятных задач, грамотно ставить цели и распределять рабочую нагрузку. Эффективный менеджер - какой он?

Совершенно очевидно, что он никуда не торопится, у него есть четко прописанные формализованные цели - как свои личные, так и цели его подразделения; 80% своего времени он тратит на важную, но не срочную работу по достижению этих целей, и только 20% времени - на то, что называется текучкой, авралом, хаосом - то, что возникает неожиданно, непредсказуемо и из чего зачастую на 90% состоит работа менеджеров российских компаний.

От каждого сотрудника требуется серьёзно и добросовестно подходить к организации своего рабочего дня, распределению времени, иначе человек рискует угодить в ловушку, которую готовят ему время и сам же человек, если не серьёзно относится к распределению времени. Таким образом, очевидно, что распределять дела и время потраченное на них следует так, чтобы этого самого времени хватало на все дела, и, конечно же, не следует забывать об отдыхе. Следующее на что следует обратить внимание это классификация дел по степени важности, а также распределению и расчленению каждого серьёзного мероприятия. Не следует обходить внимание различные вспомогательные средства, помогающие организации своего времени, такие например как: различного рода органайзеры, электронные записные книжки, карманные компьютеры, и секретарь. Несмотря на то, что на эту тему написано много книг и опубликовано множество статей каждый человек должен сам сказать себе: «Я не хочу больше тратить время впустую и я не хочу не успевать», тогда человек сделает самый трудный первый шаг по дороге к организованной жизни.

Библиографический список