Организации как открытые системы

Понятие и сущность организации - сознательно координируемого социального образования с определенными границами, функционирующего на относительно постоянной основе для достижения общей цели или целей. Организация как открытая система. Свойства систем.

Рубрика Менеджмент и трудовые отношения
Вид курсовая работа
Язык русский
Дата добавления 19.10.2012
Размер файла 47,4 K

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.allbest.ru/

План

Введение

1. Понятие и сущность организации

2. Организация как открытая система

3. Свойства систем

Заключение

Список используемой литературы

Введение

Сложный характер российских рыночных реформ изменил акценты в современном подходе к управлению организациями. Бюрократические, авторитарные и технократические инструменты руководства в условиях дефицита времени, информации и людей оказались по большей части неэффективными. Современные теории гуманного управления не что иное, как попытка вернуться к гармоническому способу существования, основанному, прежде всего, на развитии личности и определении ее места в мире.

Организация -- это одно из самых древних общественных образований на Земле. Так, по сведениям археологов, при раскопках древнего Шумера (существовавшего ок. 3 тыс. лет до н.э.) были найдены глиняные таблички, на которых записаны сведения о коммерческой деятельности организованных групп людей. Мардас А.Н., Мардас О.А. Организационный менеджмент - Спб: Питер. 2009. С.22.

Развитие организаций шло медленно, постепенно накапливался опыт их создания, появлялись известные в мире заводы, фабрики; талантливые руководители, фабриканты, заводчики и т.д. Постепенно расширялся состав общественных организаций. Первый научный подход к анализу организаций и процессу управления ими приписывают Фредерику Тейлору (США), который в 1911 г. опубликовал книгу «Принципы научного управления». С этого времени устойчивый общественный интерес к управлению социальными системами способствовал развитию всех направлений научных исследований в данной сфере, в том числе и организаций.

Основные возможности современной организации связаны с использованием внутренних резервов: изменением внутренних резервов, изменением структуры управления, построением модели организационного поведения, развитием персонала и активизацией его трудового сознания (мотивация на основе высших потребностей и составляющих личности).

1. Понятие и сущность организации

Современный мир базируется на существовании организаций разного рода: коммерческих и некоммерческих (к последним относятся, в частности, благотворительные фонды и религиозные организации), имеющих четкую или размытую структуру, управляемых тем или иным способом. Однако все они построены по определенным законам и принципам. Рассмотрим черты, принципы проектирования, развития и существования организаций и их свойства.

Организация представляет собой сознательно координируемое социальное образование с определенными границами, функционирующее на относительно постоянной основе для достижения общей цели или целей.

Под словосочетанием «сознательно координируемое» понимают управление, под «социальным образованием» -- то, что организация состоит из отдельных лиц или их групп, взаимодействующих между собой. Организационные процессы имеют социальную сущность. Модели взаимодействия, которым следуют лица, являются преднамеренными, причем взаимодействие членов групп должно быть сбалансировано, что предполагает его координацию.

Следующие черты организаций:

1. Организация отделена от внешней среды, и ее границы могут меняться со временем. Они могут быть физическими или психологическими, обусловленными существованием таких символов, как названия, форма одежды, ритуалы. Концепция границ требуется для более углубленного понимания систем и организаций.

Организация всегда имеет совокупность целей, иерархически связанных между собой, от ее миссии до оперативных целей на каждый день.

Члены организации, на которых возлагаются определенные обязанности, вносят свой вклад в достижение установленных общих (организационных) целей.

Для этого они создают систему норм корпоративного поведения, включающую общепризнанные ценности, установки и мотивы поведения персонала в рамках организации.

Определение организации предусматривает необходимость формального координирования взаимодействия работников.

Структура организации определяет способ распределения задач и ответственности (отчетности),формальные координирующие механизмы и модели взаимодействия работников и подразделений в процессе достижения организационных целей. Вершигора Е.Е. Управление персоналом. Учебное пособие. - М.: Инфра - М. 2010. С.43.

Для организации характерны следующие принципы проектирования, развития и существования: комплексность, формализация и определенное соотношение централизации и децентрализации.

Комплексность позволяет рассматривать организацию как совокупность ее элементов и взаимосвязей между ними.

Под формализацией понимают заранее разработанные и установленные правила и процедуры, регламентирующие поведение работников и внутрифирменные взаимоотношения.

Соотношение централизации и децентрализации определяется уровнями, на которых вырабатываются и принимаются управленческие решения в организации. Принятое соотношение определяет характер и тип устанавливаемой организационной структуры управления. Организации заранее проектируются для формирования структуры, подчиненной достижению установленных целей. Не существует универсальной организации, способной достигать различных целей без изменения структуры. При проектировании организации учитываются следующие ее свойства:

организация -- это скорее организм, чем механизм;

она действует рационально, органично и целенаправленно;

она имеет априори установленную цель -- миссию, во имя которой люди объединяются и осуществляют свою деятельность. Миссия оправдывает существование организации в глазах ее сотрудников и социума в целом на протяжении всего ее жизненного цикла. Миссии бывают только двух типов: получение прибыли и принесение бескорыстной пользы обществу. Миссией определяются стратегические цели организации: выживание, рост, стабилизация и изменение;

организация развивается, совершенствуя методы достижения целей.

Проектирование организаций в современных условиях вызвано к жизни возрастанием сложности управления, увеличением скорости выполнения функций управления, изменений во внешней и внутренней среде, а также специализацией управленческого труда. Этот подход качественно отличается от широко распространенных методов повышения эффективности деятельности организации (традиционное расчленение и объединение на опытной основе подразделений или сфер ответственности руководителей, их замена, совершенствование тех или иных организационных процедур) тем, что усматривает не количественные, а качественные преобразования (полное изменение модели).

Проектирование организации при ее создании или реформировании осуществляют с учетом следующих аспектов ее деятельности:

в предполагаемых продуктов или услуг сектора рынка и потребителей; в ее места и роли в системе рыночных отношений;

цели организации (выживание, рост, стабилизация, изменения);

технологии (процессы, инновации);

в философии (базовые взгляды руководителя, ценности, мотивация);

внутренней концепции (источники и степень конкурентоспособности, факторы выживания);

формирования внешнего образа, имиджа (ответственность перед партнерами, потребителями, обществом в целом, этика);

корпоративной культуры.

Все эти аспекты определяют не только особенности создания или реформирования конкретной организации, но и модель организационного поведения в ней.

2. Организация как открытая система

Система есть совокупность взаимосвязанных и взаимозависимых частей, составленных в таком порядке, который позволяет воспроизвести целое в любых условиях.

Уникальной характеристикой систем являются внутренние отношения между частями (элементами):

Для любой системы характерны как дифференциация, так и интеграция. Каждая ее часть выполняет индивидуальные функции. В то же время для поддерживания взаимосвязи отдельных частей системы и формирования единого целого осуществляется интеграция Управление организацией: Учебник / Под ред. А.Г. Поршнева, З.П. Румянцевой, Н.А. Саломатина. -- 2-е изд., перераб. и доп. -- М.: ИНФРА-М, 2011. С. 187..

Хотя организации состоят из частей, или элементов, они сами являются подсистемами в рамках более крупной системы. При этом целое не является простой суммой частей, поскольку систему следует рассматривать как единство не только элементов, но и взаимосвязей между ними, что может повышать эффективность их деятельности или уменьшать ее (мультиплексный, или синергетический, эффект). Различают системы закрытые и открытые. Понятие закрытой системы порождено естественными науками. Такая система, будучи самоподдерживающейся, почти не реагирует на внешние воздействия. Совершенная система этого типа вообще не воспринимала бы энергию от внешних источников и не отдавала бы свою энергию во внешнюю среду. Она не может быть подсистемой системы экономических и социальных отношений в обществе и соответственно не может выполнять значимую для общества миссию и осуществлять экономическую или иную деятельность.

Открытая система, напротив, взаимодействует с окружающей средой. Организации, представляющие собой системы данного типа, получают оттуда сырье и человеческие ресурсы и зависят от клиентов и заказчиков из внешнего мира, потребляющих их продукцию. Банки, активно взаимодействуя с окружающей средой, обращают депозиты в кредиты и инвестиции, используют полученную прибыль для поддержания и развития своей деятельности, выплаты дивидендов и уплаты налогов.

Степень открытости меняется в результате каких-либо изменений в рамках системы. Открытая система может приобрести черты закрытой, если со временем контакты с окружением становятся ограниченными. Возможна и обратная ситуация.

Для открытых систем характерна тенденция к усложнению и дифференциации.

Все системы (организации) имеют вход, трансформационный процесс и выход. Они получают сырье, энергию, информацию, другие ресурсы и преобразуют их в товары, услуги, прибыль, отходы и т. п. Олянич Д.Б. Теория организации. -- Ростов н/Д : Феникс, 2008. С. 187.

Открытые системы обладают, однако, некоторыми специфическими чертами. Первая из них -- это наличие взаимозависимости между системой и внешней средой. Существует граница, отделяющая систему от ее окружения.

Изменения во внешней среде влияют на один или несколько атрибутов системы, и наоборот, изменения в системе воздействуют на окружение. Внешняя среда организации схематично представлена на рис. 1. Организация должна отражать состояние внешней среды. В основе ее построения лежат предпосылки экономического, научно-технического, политического, социального или этического характера. Организация должна создаваться так, чтобы она нормально функционировала. Должен обеспечиваться вклад каждого ее члена в общую работу и эффективная помощь работникам в достижении поставленных целей. В этом смысле действенная организация не может быть статичной. Она должна оперативно отслеживать все изменения внешней среды, оценивать их и выбирать наилучшую ответную реакцию, способствующую достижению ее целей. Она должна эффективно реагировать на воздействия внешней среды.

Рис.1. Внешняя среда организации

Вторая черта -- адаптивность организации. Она отражает изменения внешней и внутренней среды. Поэтому в основе построения организации лежат предпосылки ее изменений не только экономического, научно-технического, политического, но и социального и этического характера. В этом смысле действенная организация не может быть статичной.

Третья черта -- обратная связь, имеющая принципиальное значение для функционирования организаций как открытых систем. Здесь под обратной связью понимают введение в систему информации или средств (после реализации части продукции) для модификации производства или налаживания выпуска новой продукции.

Внутренняя среда организации влияет на эффективность ее деятельности не меньше, а в определенные периоды жизненного цикла даже больше, чем внешняя среда. Один из самых важных параметров внутренней среды -- поведение групп и индивидуумов в организации. (Рис. 2.)

Рис.2. Внутренняя среда организации Организационное поведение / Под ред. Г.Р. Латфуллина, О.Н. Громовой - Спб: Питер.2011. С. 187.

Организации свойствен циклический характер функционирования. В случае нарушения или окончания цикла без возможности дальнейшего существования организационные системы предрасположены к сокращению (коллапсу) или распаду на части. Если система не получает энергии и новых вложений из внешней среды, то со временем возможно ее сокращение. Открытая система способна реконструировать сама себя, поддерживать свою структуру, избегать ликвидации и даже расширяться, потому что имеет возможность получать энергию извне в большем количестве, чем она отдает.

Постоянный приток ресурсов в систему и постоянный отток результатов обеспечивают ее определенную динамическую сбалансированность.

Исследования показывают, что большие и сложные организационные системы имеют тенденцию к дальнейшему росту и расширению. Они обладают определенным «запасом прочности», превышающим предел, необходимый для обеспечения только выживания. Под ресурсами организации (энергией) понимают не только финансы, но и идеи, технологии, перспективный персонал, новые возможности во внешней среде, принципы управления и организационные структуры.

По мере роста организации ее высшее руководство вынуждено передавать все больше своих обязанностей по выработке решений нижестоящим звеньям (делегировать полномочия).

Однако поскольку руководители высшего уровня отвечают за все решения, их роль в организации изменяется: от выработки решений они переходят к управлению процессом выработки решения. Таким образом, увеличение размеров организаций приводит к необходимости разделения труда в сфере управления. Одна группа -- руководители высшего уровня -- обладает первичными полномочиями и несет ответственность за определение методов управления организацией, с помощью которых должны разрешаться ее проблемы. Другая группа руководителей подчиняется руководству высшего уровня. Входящие в нее люди являются компонентами системы управления, их основная обязанность состоит в выработке решений. Такая гармоничная организационная структура очень устойчива, так как воплощает в жизнь принцип иерархии, который гласит: в мире не существует систем, в которых все элементы, были бы полностью равноправны и несли бы одинаковую ответственность за конечный результат. Всем управляет иерархия.

Другой базовый принцип формирования организационной структуры -- обеспечение возможности для системы вернуться в исходное состояние после изменений, а также способности к воспроизведению самой себя в различных условиях. Действия руководства по поддержанию ее стабильности, являющиеся одной из основных функций управления, должны отвечать конкретным условиям внешней среды, что предотвращает очень быстрые изменения в системе, которые могут разбалансировать ее. Хохлова Т.П. Организационное поведение - М.: Экономист. 2010. С. 176.

Важным также является принцип повышения приспособляемости (адаптивности) системы к различным изменениям во внутренней и внешней среде.

И то и другое необходимо для выживания и развития организации. Стабильные и хорошо оснащенные организации, но неприспособленные к изменению условий, не смогут долго просуществовать в режиме открытой системы. В то же время адаптивные, но нестабильные организации будут неэффективными, и также маловероятно, что они смогут долго функционировать. Поэтому необходимо рассматривать разнообразные формы и способы решения проблем проектирования и существования организации, а не искать какой-либо один «оптимальный» выход, приводящий к быстрым результатам.

Организационная система может достичь своих целей, используя различные комбинации ресурсов и стратегий. Вот почему необходимо рассматривать разнообразные формы и способы решения возникающих проблем, а не искать какой-либо один «оптимальный» выход, приводящий к быстрым результатам.

Таблица 1. Принципы существования организаций как систем

Наименование принципа

Краткая характеристика

1

Принцип внутреннего единства системы, ее внутренней логики, целесообразности ее существования

Четкое целеполагание при создании организации, ее ограничение от внешней среды и идентификация по сравнению с другими организациями; наличие сильной личности при создании организации и бизнеса

2

Принцип уникальности

Определение уникальности организации, нахождение ее места во внешней среде на основе конкретных существенных отличий. Является основой позиционирования товара и услуг в дальнейшем

3

Принцип парности (поляризации процессов)

Парность протекающих в организации процессов: зарождения -- разрушения; количественных -- качественных изменений (которые противоположны); баланс процессов; их гармонии (принцип динамического баланса). При соблюдении этого принципа возможны развитие и трансформация систем. Фиксация системы в крайнем состоянии остановит ее развитие и приведет к быстрому разрушению

4

Принцип результативности соединения противоположных начал (антагонистических и неантагонистических)

Наличие положительного результата от каждой операции, проводимой в рамках организации; осмысленность проводимых действий и исключение нерезультативных. Внимание на результат, а не на процесс

5

Принцип динамической устойчивости и воспроизводимости в микрочастях (фрактальный принцип)

Каждая самая маленькая подсистема организации должна быть адаптивна и устойчива и, кроме того, при необходимости иметь возможность развиться в самостоятельную систему. Это обеспечит .динамическую устойчивость материнской системы. Подсистемы должны быть взаимозаменяемы, функции -- пульсирующие (разворачивающиеся и сворачивающиеся в зависимости от стратегических задач организации)

6

Принцип ограничений развития в системе: развитие не может быть без разумных ограничений, и система обязана оставаться сама собой, изменяясь в соответствии с изменениями внешней среды

Наличие в структурах организации определенных неизменяемых параметров, которые позволяют без сбоев воссоздать систему в предыдущем состоянии; ограничения для творчества и нестандартных решений, которые угрожают существованию организации "перманентным ремонтом"; определенный темп изменений, введение контрольных индикаторов и корректирующих систем; баланс всех внутренних подсистем организации

7

Принцип движения и развития

Постоянные изменения и подстройка к внешней среде и внутренним целям; понимание цикличности изменений, их постоянный характер; исключение застоя в любой точке развития; движение процессов

8

Принцип завершения действий и процессов

Предвидение результатов (как позитивных, так и негативных) процессов в организации; готовность к этим результатам; проявление воли и решительности руководителей, умение взять на себя ответственность за неудачу. При нарушении принципа возможно затухание организационных процессов

9

Принцип подобия

Логическая или интуитивная взаимосвязь процессов, протекающих во внешней и внутренней средах организации, их взаимообусловленность

10

Принцип креативности

Наличие творческих идей в процессе развития (а не расширения); создание принципиально новых для данной организации элементов и подсистем; требуются инвестиции в такое развитие; сохранение ранее достигнутого: баланс между развитием и стабильным производством; коммерциализация изобретений

11

Принцип сочетания материального и нематериального начал

Наличие видения (образа), миссии и других нематериальных составляющих бизнеса наряду с материальными целями и показателями. Бизнес без идей -- мертв, только идея способна приносить действительно большие деньги. Внимание! Не путать с двумя миссиями: зарабатывание денег на удовлетворении человеческих потребностей бизнес) и принесение добра людям (не бизнес). Их смешение возможно, но разрушительно для бизнеса, так как духовные идеи сильнее материальных

12

Принцип динамического усложнения

Учет постоянного усложнения элементов и взаидмосвязей подсистем в современной организации в связи с когнитивными (познавательными) процессами цивилизации и научно-техническим прогрессом. С усложнением внешней среды и осознанием этого человеком усложняется и системность внутренней среды организации. У управленческого блока современных систем должен быть высокий системный уровень принятия решений. Усложнение системности и решений увеличивает риск негативных последствий неправильно принятых решений. Ответственность людей в организации требует развития их способностей к принятию решений в условиях повышенной сложности и нестабильности, а также растущей непредсказуемости внешних процессов

13

Принцип детерминизма

Нет процессов случайных. Есть процессы, закономерности в которых люди еще не могут познать. Необходимы настойчивый поиск, изучение причин событий, сбор статистической информации и всестороннее развитие аналитической функции в организации, внимание к построению информационных сетей и качеству информации

14

Принцип гармоничности

Выбор управленческих решений, не нарушающих внутренние организационные и внешние (в социуме) естественно протекающие процессы; разумный подход к силовой составляющей решений, не порождающей неразумное насилие как внутри, так и вне организации. Решение как инструмент не должно быть сложнее и мощнее задачи

15

Принцип своевременности действий

Понимание естественного хода процессов во избежание ненужного ускорения и губительного промедления, которые приведут к расходованию капитала организации впустую; ощущение нужного момента и развитие продуктивного мышления у современных управляющих организациями

16

Принцип поля

Влияние отдельных элементов в организации как системе распространяется на другие элементы. Также распространяется и влияние организации на внешнюю среду, и влияние среды на организацию. Нет ни одного изолированного объекта, все взаимно влияют друг на друга, это двусторонний в каждом случае процесс. Учет влияния людей в организации и влияния самой организации на социум

17

Принцип постоянного инвестирования (вложения, жертвы)

Понимание необходимости обмена энергией как внутри организации, так и в инфраструктуре бизнеса и социуме; постоянное вложение усилий, энергии, средств, знаний и проявление творчества и других видов энергии в развитие процессов внутренней и внешней среды; постоянная готовность отдать многое ради успеха

18

Принцип ритма

Учет определенной амплитуды (ритма) колебаний различных процессов: от жизненного цикла организации до цикла человеческих взаимоотношений внутри нее. Длительность различных циклов дает понимание ритма и момента готовности организации к целенаправленному воздействию. Ритм способствует и максимальному использованию капиталов организации: отказу от накопления и внедрению во все процессы системы "точно во время". Ритм также является мерой колебаний: период процветания или развития будет примерно равен периоду бедствий и разрушений. Это дает возможность сохранить концентрацию усилий на нужном уровне. Нахождение ритма необходимо для каждой системы

19

Принцип возврата воздействия

Правильнее было бы назвать его принципом неотвратимого возмездия за любое (хорошее или иное) деяние. Нет решений и поступков, не имеющих в организации определенных последствий, которые л сами по себе уже являются возмездием, но могут привести и к более значимым, выделенным результатам. Все возвращается. Желательно помнить об этом

20

Принцип инструментализма

Организация есть только инструмент для достижения поставленных целей. Люди -- ее душа. По достижении целей организация может перестать существовать, но человеческий капитал является зерном новой бизнес-идеи. Пока он есть, бизнес может длиться долго. Необходимо понимание того, что для каждой цели нужно создавать новую организацию или трансформировать старую

Внутренние переменные -- это ситуационные факторы внутри организаций. Поскольку организации представляют собой созданные людьми системы, внутренние переменные в. основном являются результатом управленческих решений. Это, однако, вовсе не означает, что все внутренние переменные полностью контролируются руководством. Часто внутренний фактор есть нечто «данное», что руководство должно преодолеть. Так. монотонность и усталость, связанные с работой на конвейере, нельзя преодолеть, отказавшись от сборочных конвейерных линий, потому что. Поступив так организация поставит под угрозу свое существование. Вместо этого руководство признает неблагоприятное воздействие конвейера на работников и производительность и принимает меры, снижающие его,,

Основные переменные в самой организации, которые требуют внимания руководства. -- это цели, структура, задачи, технология и люди.

1.Цели. Организация -- это группа людей с осознанными общими целями. Ее можно рассматривать как средство достижения целей, которое позволяет людям выполнить коллективно то, чего они не могли бы выполнить индивидуально. В ходе процесса планирования руководство разрабатывает цели и сообщает их членам организации.

Цели могут быть разнообразными, особенно это касается организаций различных типов. Организации, которые занимаются бизнесом, сосредоточены главным образом на производстве определенных товаров пли услуг в рамках специфических ограничений -- затрат и получаемой прибыли. Эта задача отражена в таких целях, как рентабельность и производительность. Государственные органы, учебные институты и некоммерческие организации не стремятся получать прибыль, но их волнуют затраты. И это находит отражение в наборе целей, сформулированных как предоставление конкретных услуг в рамках определенных бюджетных ограничений.

Это разнообразие направленности деятельности простирается дальше, поскольку крупные организации имеют много целей. Для того чтобы получить, например, прибыль, бизнес должен сформулировать пели в таких областях, как доля рынка, разработка новой продукции, качество услуг, подготовка и отбор руководителей и даже социальная ответственность. Ориентация, определяемая целями, пронизывает все последующие цели руководства. Вершигора Е.Е. Менеджмент : учеб. пособие. М.: ИНФРА-М, 2008. С. 103.

2.Структура. Структура организации -- это логические взаимоотношения уровней управления и функциональных областей, пост роенные в такой форме, которая позволяет наиболее эффективно достигать целей организации. Понятие «функциональная область» относится к работе, которую выполняет то или иное подразделение для организации в целом, например, маркетинг, производствообучение персонала, планирование. Структурные переменные будут подробно рассмотрены ниже. Здесь же мы сосредоточим внимание на двух основных концепциях, имеющих отношение к структуре: специализированном разделении труда и сфере контроля Дафт Р. Менеджмент. СПб.: Питер, 2011. С.76..

В большинстве организаций разделение труда не означает случайного распределения процессов между работниками. Характерной особенностью является специализированное разделение груда -- закрепление данной работы за специалистами, то есть теми, кто способен выполнить ее лучше с точки зрения организации как единого целого. В данный момент во всех организациях, за исключением самых мелких, имеет место горизонтальное разделение труда по специализированным линиям. Если организация достаточно велика по размеру, специалистов обычно группируют вместе в пределах функциональной области. Как конкретно осуществить разделение труда в организации -- вопрос, который относится к самым существенным управленческим решениям. Выбор функциональных областей определяет основную структуру и в значительной степени--возможности успешной деятельности. Эффективность и целесообразность способов разделения работы между людьми -- сверху вниз, до самого первого уровня организации -- во многих случаях определяют, насколько производительна может быть организация по сравнению с конкурентами.

Не менее важно и то, как осуществляется вертикальное разделение труда. Преднамеренное вертикальное разделение труда в организации дает иерархию управленческих уровней. Центральной характеристикой этой иерархии является формальная подчиненность лиц на каждом уровне. Число лиц, подчиненных одному руководителю, представляет собой сферу контроля. Сфера контроля -- важный аспект организационной структуры. Если одному руководителю подчиняется большое число людей, мы говорим о широкой сфере контроля, которая дает в результате плоскую структуру управления. Если сфера контроля узкая, то есть каждому руководителю подчиняется небольшое число людей, можно говорить о многоуровневой структуре.

Не существует идеальной сферы контроля. Многие переменные внутри самой организации и во внешней среде могут влиять на нее. Более того, ни сфера контроля, ни относительная «высота» структуры организации не являются показателем ее размера Иванов АЛ. Менеджмент: учебник. СПб.: Изд-во Михайлова, 2012. С. 153..

3. Задачи. Еще одним направлением разделения труда в организации является формулирование задач. Задача -- это предписанная работа, серия работ или часть работы, которые должны быть выполнены заранее установленным способом в заранее оговоренные сроки. С технической точки зрения задачи предписываются не работнику, а его должности. На основе решения руководства о структуре каждая должность включает ряд задач, которые рассматриваются как необходимый вклад в достижение целей организации считается, что если задача выполнена таким способом и в такие сроки, как это предписано, организация будет действовать успешно.

Задачи организации традиционно делят на три категории: работа с людьми, предметами (машинами, инструментами, сырьем), информацией.

Два других важных момента в работе -- это частота повторения данной залами и время, необходимое для ее выполнения. В общем можно сказать, что управленческая работа носит менее монотонный, повторяющийся характер и время выполнения каждого вида работы увеличивается по мере перехода от низшего уровня к высшему.

С исторической точки зрения изменения в характере и содержание задач были тесно связаны с эволюцией специализации. Специализация задач быстро нашла применение во многих простых операциях. С давних пор существовала тенденция расширения специализации и тем самым дробления всей работы на более мелкие операции: В нашем веке технологические нововведения и системное сочетание техники и специализации труда сделали специализацию задач углубленной и сложной.

4. Технология имеет гораздо более широкое значение, чем традиционно считается. Большинство людей рассматривают технологию как нечто, связанное с изобретениями и машинами. Однако ряд специалистов под технологией понимают сочетание квалификационных навыков, оборудования, инфраструктуры, инструментов и соответствующих технических знаний, необходимых для осуществления желаемых преобразований в материалах, информации или людях Управление организацией: учебник / под ред. AT. Поршнева, З.П. Румянцевой, Н.А. Соломатина. М.: ИНФРА-М, 2011. С. 167..

Задачи и технология тесно связаны между собой. Выполнение задач включает использование конкретной технологии как средства преобразования материала, поступающего на входе, в форму, получаемую на, выходе.

Влияние этой переменной на управление в значительной мере определялось тремя крупными переворотами, в технологии: промышленной революцией; стандартизацией и механизацией; применением конвейерных сборочных линий. В результате этих и более поздних инноваций технология и задачи стали сильно влиять на эффективность.

5. Люди. Руководство достигает целей организации через других людей. Следовательно, люди являются центральным фактором в любой модели управления.

Под факторами внешней среды понимается сила, с которой изменения одного фактора воздействуют на другие факторы. При организации управления необходимо максимально учитывать факторы внешнего воздействия и рассматривать конкретную организацию как целостную систему, состоящую из взаимно связанных частей Мельников В.П. Управление организацией. М.: КНОРУС, 2011. С. 198..

Факторами внешней окружающей среды в системе управления в нашей управленческой науке как на более раннем периоде, так и в настоящее время не уделялось достаточно внимания. Следовательно, проблема остается малоисследованной и особенно такие ее факторы, как: значение внешней среды для управления; определение внешней среды; взаимосвязь факторов внешней среды; сложность, подвижность и неопределенность внешней среды; среда прямого и косвенного воздействия; международное окружение. Под сложностью внешней среды понимается число факторов, на которые организация обязана реагировать, а также уровень вариативности каждого фактора. Если брать во внимание число внешних факторов, на которые организация вынуждена реагировать, то если на нее давят государственные постановления, частое перезаключение договоров с профсоюзами, несколько заинтересованных групп влияния, многочисленные конкуренты и ускоренные технологические изменения, можно утверждать, что эта организация находится в более сложном окружении, чем, например, организация, озабоченная действиями всего нескольких поставщиков, при отсутствии профсоюзов и замедленном изменении технологии. Подобным образом, когда речь идет о разнообразии факторов, организация, использующая всего несколько исходных материалов, нескольких специалистов и ведущая дела всего с несколькими фирмами своей страны, должен считать условия обеспечения менее сложными, чем организация, у которой эти параметры иные. По показателю разнообразия факторов в более сложных условиях будет находиться организация, использующая многообразные и разные технологии, претерпевшие более быстрое развитие, чем организация, которой все это касается.

Подвижность среды - это скорость, с которой происходят изменения в окружении организации. Многие исследователи указывают, что окружение современных организаций изменяется с нарастающей скоростью. Однако притом, что эта тенденция является общей, есть организации, вокруг которых внешняя среда особенно подвижна. Считается, что наиболее быстрые изменения во внешней среде затрагивают, прежде всего, такие отрасли, как фармацевтическая, химическая, электронная, авиационно-космическая, производство компьютеров, биотехнологии, а также телекоммуникации. Здесь оказывают воздействие, прежде всего такие факторы, как изменение технологии и методов конкурентной борьбы. Менее заметные изменения во внешней среде происходят в машиностроении, производстве запасных частей к автомобилям, в кондитерской, мебельной промышленности, производстве тары и упаковочных материалов, пищевых консервов. Кроме того, подвижность внешнего окружения может быть выше для одних подразделений организации и ниже для других. К примеру, во многих фирмах отдел исследований и разработок сталкивается с высокой подвижностью среды, поскольку он должен отслеживать все технологические нововведениями. С другой стороны, производственный отдел может быть погружен в относительно медленно изменяющуюся среду, характеризующуюся стабильным движением материалов и трудовых ресурсов. В тоже время, если производственные мощности разбросаны по разным странам мира или исходные ресурсы поступают из-за границы, то производственный процесс может оказаться в условиях высокоподвижной среды. Учитывая способность функционирования в условиях высокоподвижной среды, организация или ее подразделения должны опираться на более разнообразную информацию, чтобы принимать эффективные решения относительно своих внутренних переменных. Это делает принятие решений более трудным процессом.

Неопределенность внешней среды является функцией количества информации, которой располагает организация (или лицо) по поводу конкретного фактора, а также функцией уверенности в этой информации. Если информации мало или есть сомнения в ее точности, среда становится более неопределенной, чем в ситуации, когда имеется адекватная информация и есть основания считать ее высоконадежной. Поскольку бизнес все более становится глобальным занятием, требуется больше и больше информации, но уверенность в ее точности снижается. Таким образом, чем неопределеннее внешнее окружение, тем труднее принимать эффективные решения. В связи с этими характеристиками можно выделить следующие основные типы внешней среды Михайлова Е. А. Внешняя и внутренняя среда предприятия // Маркетинг. - 2010. - №1. - С. 89.:

1. Изменяющаяся среда, которая характеризуется быстрыми переменами. Это могут быть технические инновации, экономические перемены, изменение законодательства, новшества в политике конкурентов. Такая нестабильная среда, которая создает большие трудности для управления, присуща российскому рынку.

Враждебное окружение, создаваемое жесткой конкуренцией, борьбой за потребителей и рынки сбыта. Такая среда присуща, например, автомобильной промышленности США и стран Западной Европы и Японии.

Разнообразное окружение свойственно глобальному бизнесу. Типичным примером глобального бизнеса является фирма McDonalds, работающая во многих странах. С разнообразными культурами и гастрономическими вкусами потребителей. Это разнообразное окружение влияет на деятельность фирмы, на ее политику воздействия на потребителя.

Технически сложная среда. В такой среде развивается электроника, вычислительная техника, телекоммуникации, которые требуют сложной информации и высококвалифицированного обслуживающего персонала.

Внешняя среда в стратегическом управлении рассматривается как совокупность двух относительно самостоятельных подсистем: макросреды (отраслевое или ближнее окружение) и микросреды (отдаленное окружение). Считается, что микросреда включает все заинтересованные группы, которые прямо влияют или находятся под непосредственным влиянием основной деятельности предприятия. Это акционеры, поставщики, местные организации, конкуренты, покупатели, кредиторы, профсоюзы, торговые и иные организации. Макросреда включает общие факторы, которые не касаются прямо краткосрочной деятельности предприятия, но могут влиять на его долгосрочные решения. Это правительство, экономика, природные факторы, научно-технический прогресс, социально-демографическая среда. Изменения макросреды влияют на стратегические позиции предприятия на рынке, воздействуют на элементы микросреды.

Политическая составляющая макроокружения должна изучаться в первую очередь для того, чтобы иметь ясное представление о намерениях органов государственной власти в отношении развития общества и о средствах, с помощью которых государство намерено проводить в жизнь свою политику. Изучение политической компоненты должно концентрироваться на выяснении того, какие программы пытаются провести в жизнь различные партийные структуры, какие группы лоббирования существуют в органах государственной власти, какое отношение у правительства существует по отношению к различным отраслям экономики и регионам страны, какие изменения в законодательстве и правовом регулировании возможны в результате принятия новых законов и новых норм, регулирующих экономические процессы. При этом важно уяснить такие базовые характеристики политической подсистемы, как-то: какая политическая идеология определяет политику правительства, насколько стабильно правительство, насколько оно в состоянии проводить свою политику, какова степень общественного недовольства и насколько сильны оппозиционные политические структуры, чтобы, используя это недовольство, захватить власть.

Изучение социальной компоненты макроокружения направлено на то, чтобы уяснить влияние на бизнес таких социальных явлений и процессов, как: отношение людей к работе и качеству жизни; существующие в обществе обычаи и верования; разделяемые людьми ценности; демографические структуры общества, рост населения, уровень образования, мобильность людей или готовность к перемене места жительства и т.п. Значение социальной компоненты очень важно, так как она является всепроникающей, влияющей как на другие компоненты макроокружения, так и на внутреннюю среду организации. Социальные процессы изменяются относительно медленно. Однако если происходят определенные социальные изменения, то они приводят ко многим очень существенным изменениям в окружении организации. Поэтому организация должна серьезно отслеживать возможные социальные изменения.

Анализ технологической компоненты позволяет своевременно увидеть те возможности, которые развитие науки и техники открывает для производства новой продукции, для усовершенствования производимой продукции и для модернизации технологии изготовления и сбыта продукции. Прогресс науки и техники несет в себе огромные возможности и не менее огромные угрозы для фирм. Многие организации не в состоянии увидеть открывающиеся новые перспективы, так как технические возможности для осуществления коренных изменений преимущественно создаются за пределами отрасли, в которой они функционируют. Опоздав с модернизацией, они теряют свою долю рынка, что может привести к крайне негативным последствиям для них.

Проводя изучение различных компонент макроокружения, очень важно иметь в виду два следующих момента.

Во-первых, это то, что все компоненты макроокружения находятся в состоянии сильного взаимовлияния. Изменения в одной из компонент обязательно приводят к тому, что происходят изменения в других компонентах макроокружения. Поэтому их изучение и анализ должны вестись не по отдельности, а системно с отслеживанием не только собственно изменений в отдельной компоненте, но и с уяснением того, как эти изменения скажутся на других компонентах макроокружения.

Во-вторых, это то, что степень воздействия отдельных компонент макроокружения на различные организации различна. В частности, степень влияния проявляется по-разному в зависимости от размера организации, ее отраслевой принадлежности, территориального расположения и т.п.

Изучение непосредственного окружения организации направлено на анализ состояния тех составляющих внешней среды, с которыми организация находится в непосредственном взаимодействии. При этом важно подчеркнуть, что организация может оказывать существенное влияние на характер и содержание этого взаимодействия, тем самым она может активно участвовать в формировании дополнительных возможностей и в предотвращении появления угроз ее дальнейшему существованию.

Анализ покупателей как компоненты непосредственого окружения организации в первую очередь имеет своей задачей составление профиля тех, кто покупает продукт, реализуемый организацией. Изучение покупателей позволяет организации лучше уяснить то, какой продукт в наибольшей мере будет приниматься покупателями, на какой объем продаж может рассчитывать организация, в какой мере покупатели привержены продукту именно данной организации, насколько можно расширить круг потенциальных покупателей, что ожидает продукт в будущем и многое другое.

Анализ поставщиков направлен на выявление тех аспектов в деятельности субъектов, снабжающих организацию различным сырьем, полуфабрикатами, энергетическими и информационными ресурсами, финансами и т.п., от которых зависят эффективность работы организации, себестоимость и качество производимого организацией продукта.

Изучение конкурентов, т.е. тех, с кем организации приходится бороться за ресурсы, которые она стремится получить из внешней среды, чтобы обеспечить свое существование, занимает особое и очень важное место в стратегическом управлении. Данное изучение направлено на то, чтобы выявить слабые и сильные стороны конкурентов и на базе этого строить свою стратегию конкурентной борьбы.

Анализ рынка рабочей силы направлен на то, чтобы выявить его потенциальные возможности в обеспечении организации необходимыми для решения ею своих задач кадрами. Организация должна изучать рынок рабочей силы как с точки зрения наличия на нем кадров необходимой специальности и квалификации, необходимого уровня образования, необходимого возраста, пола и т.п., так и с точки зрения стоимости рабочей силы. Важным направлением изучения рынка рабочей силы является анализ политики профсоюзов, имеющих влияние на этом рынке, так как в ряде случаев они могут сильно ограничивать доступ к необходимой для организации рабочей силе.

3. Свойства систем

организация социальный система

Для организации характерны следующие принципы проектирования, развития и существования: комплексность, формализация и определенное соотношение централизации децентрализации. Комплексность позволяет рассматривать организацию как совокупность ее элементов и взаимосвязей между ними. Под формализацией понимают заранее разработанные и установленные правила и процедуры, регламентирующие поведение работников и внутрифирменные взаимоотношения. Соотношение централизации и децентрализации определяется уровнями, на которых вырабатываются и принимаются управленческие решения в организации. Принятое соотношение определяет характер и тип устанавливаемой организационной структуры управления. Организации заранее проектируются для формирования структуры, подчиненной достижению установленных целей. Не существует универсальной организации, способной достигать различных целей без изменения структуры. При проектировании организации учитываются следующие ее свойства:

организация -- это скорее организм, чем механизм;

она действует рационально, органично и целенаправленно;

она имеет установленную цель (миссию), во имя которой люди объединяются и осуществляют свою деятельность. Миссии бывают только двух типов: получение прибыли и принесение бескорыстной пользы обществу. Миссией определяются стратегические цели организации: выживание, рост, стабилизация и изменения.

Открытые системы обладают, однако, некоторыми специфическими чертами. Первая из них -- это наличие взаимозависимости между системой и внешней средой. Вторая черта -- адаптивность организации. Она отражает изменения внешней и внутренней среды. Поэтому в основе построения организации лежат предпосылки ее изменений не только экономического, научно-технического, политического, но и социального и этического характера. В этом смысле действенная организация не может быть статичной. Третья черта -- обратная связь, имеющая принципиальное значение для функционирования организаций как открытых систем. Здесь под обратной связью понимают введение в систему информации или средств (после реализации части продукции) для модификации производства или налаживания выпуска новой продукции. Внутренняя среда организации влияет на эффективность ее деятельности не меньше, а в определенные периоды жизненного цикла даже больше, чем внешняя среда. Один из самых важных параметров внутренней среды -- поведение групп и индивидуумов в организации (что является содержанием дисциплины «Организационное поведение»). Организации свойствен циклический характер функционирования. Если система не получает энергии и новых вложений из внешней среды, то со временем возможно ее сокращение. Открытая система способна реконструировать сама себя, поддерживать свою структуру, избегать ликвидации и даже расширяться, потому что имеет возможность получать энергию извне в большем количестве, чем она отдает. Постоянный приток ресурсов в систему и постоянный отток результатов обеспечивают ее определенную динамическую сбалансированность.

Заключение

Организация - сознательно координируемое (управляемое) социальное образование (т.е. состоит из людей и их групп, взаимодействующих между собой) с определенным границами, функционирующее на относительно постоянной основе для достижения общей цели. Структура организации определяет, каким образом должны быть распределены задачи, какой должна быть субординация, каковы формальные координирующие механизмы и модели взаимодействия работников. С помощью системного подхода обеспечивается всесторонний анализ строения организации. Система - набор взаимосвязанных и взаимозависимых частей, составленных в таком порядке, который позволяет воспроизвести целое. Внутренние отношения частей являются особенной характеристикой при рассмотрении систем. В каждой системе существует интеграция (чтобы поддерживать отдельные части в одном организме и формировать завершенное целое) и дифференциация. Организации распадаются на отдельные части (составные элементы) и при этом сами являются подсистемами в рамках более крупной системы.

Различают открытые и закрытые системы. Второе понятие - закрытые системы - появилось в физике; оно обозначает систему, являющуюся самосдерживаемой, а основной чертой является существенное игнорирование внешнего воздействия. Идеальной системой закрытого типа была бы такая система, которая не принимает энергии от внешних источников и не дает энергию внешней среде. Закрытая организационная система применяется мало.

Открытая система вступает в динамическое взаимодействие с миром, ее окружающим. Организации получают сырье и человеческие ресурсы из окружающего мира, зависят от клиентов и заказчиков, потребляющих их продукцию. Финансовые учреждения, рабочая сила, поставщики, заказчики - все является частью внешней среды.

Список используемой литературы

1. Вершигора Е.Е. Управление персоналом. Учебное пособие. - М.: Инфра - М. 2010.

2. Вершигора Е.Е. Менеджмент : учеб. пособие. М.: ИНФРА-М, 2008.

3. Дафт Р. Менеджмент. СПб.: Питер, 2011.

4. Иванов АЛ. Менеджмент: учебник. СПб.: Изд-во Михайлова, 2012.

5. Мардас А.Н., Мардас О.А. Организационный менеджмент - Спб: Питер. 2009.

6. Мельников В.П. Управление организацией. М.: КНОРУС, 2011.

7. Михайлова Е. А. Внешняя и внутренняя среда предприятия // Маркетинг. - 2010. - №1.

8. Олянич Д.Б. Теория организации. -- Ростов н/Д : Феникс, 2008.

9. Организационное поведение / Под ред. Г.Р. Латфуллина, О.Н. Громовой - Спб: Питер.2011

10. Управление организацией: Учебник / Под ред. А.Г. Поршнева, З.П. Румянцевой, Н.А. Саломатина. -- 2-е изд., перераб. и доп. -- М.: ИНФРА-М, 2011.

11. Хохлова Т.П. Организационное поведение - М.: Экономист. 2010

Размещено на Allbest.ru


Подобные документы

  • Понятие организации, ее сущность и разновидности. Система целей организации. Миссии и цели организации, их характеристика и описание особенностей. Классификация целей организации и методы их достижения. Постановка целей и сущность. Значение организации.

    контрольная работа [281,0 K], добавлен 30.01.2009

  • Организация как элемент общественной системы, самая распространенная форма человеческой общности и первичная ячейка социума. Черты, свойства и основные модели организации. Организация как открытая система. Внешняя и внутренняя среда организации.

    курсовая работа [1,4 M], добавлен 25.05.2010

  • Сущность системного подхода, открытые и закрытые социальные системы, их структура и изменчивость. Организация как сложная и открытая система, преобразующая входные ресурсы в конечные результаты. Характеристика основных элементы общественной организации.

    курсовая работа [1,0 M], добавлен 13.07.2009

  • Организация как открытая система. Характеристики внешней среды организации. Факторы прямого и косвенного воздействия. Структура организации как взаимоотношения уровней управления с функциональными областями организации для эффективного достижения целей.

    презентация [604,2 K], добавлен 06.09.2014

  • Сущность и понятие организационных систем, их классификация и основные свойства, структура и иерархичность. Преобразование ресурсов для достижения целей организации. Анализ организационной системы на примере ОАО "ТатСтрой". Зависимость от внешней среды.

    курсовая работа [33,3 K], добавлен 25.05.2014

  • Организация как группа людей, деятельность которых сознательно координируется для достижения общей цели или целей, ее разновидности и направления развития. Сущность и содержание внутренней среды предприятия, его структура и элементы, этапы анализа.

    курсовая работа [1,7 M], добавлен 04.12.2013

  • Сущность понятия "организация". Аспекты целевого начала организации. Узкое понимание миссии. Иерархия целей в организации. Анализ системы целей войсковой части 36324 п. Славянка. Связь между целями, уровнями управления. Формулировка целей войсковой части.

    курсовая работа [418,9 K], добавлен 30.08.2010

  • Организация как объединение людей, преследующих определенные цели. Формирование миссии организации на примере работы ресторана быстрого питания "Кафемаркт". Основные пути создания дерева целей организации на основе характеристики и финансовых показателей.

    курсовая работа [103,9 K], добавлен 17.12.2013

  • Определение миссии корпорации, цели организации, свойства и требования к целям, анализ целей и организационных систем, методы формирования целей. Метод "дерево целей". Конструктор процедур оценки. Проекция дерева целей в дерево показателей.

    курсовая работа [55,0 K], добавлен 06.11.2003

  • Теория организации и ее место в системе научных знаний. Развитие организаторской мысли. Тектология А.А. Богданова. Организация как открытая система. Компоненты и уровни социальной системы. Хозяйственные организации. Сущность управленческой деятельности.

    курс лекций [262,8 K], добавлен 03.01.2011

Работы в архивах красиво оформлены согласно требованиям ВУЗов и содержат рисунки, диаграммы, формулы и т.д.
PPT, PPTX и PDF-файлы представлены только в архивах.
Рекомендуем скачать работу.