Технологии социально-культурного менеджмента корпоративных мероприятий (на примере агентства "Стар Концерт")

Фирмы, профессионально занимающиеся проведением мероприятий, как правило, имеют в своем штате специалистов по работе с персоналом, режиссеров, сценаристов, менеджеров. Кроме того, обычно у них есть набор стандартных праздничных программ, необходимый для конкурсов реквизит, звуко- и светотехника, наработанные связи с администрациями дворцов, ресторанами, декораторами, транспортными фирмами, специалистами по спецэффектам, артистами. Так, например, работая над шоу-программой, менеджер такой фирмы должен предложить вам на выбор большой список ведущих и артистов различных жанров, рассказать об особенностях их работы, предоставить их фотографии, видеоматериалы и дать свои рекомендации. Кроме того, организатор берет на себя гарантии выхода на праздник утвержденного вами исполнителя и всегда имеет запасной равноценный вариант на случай форс-мажорных обстоятельств.

Услуги компаний-организаторов обычно оцениваются в размере 10-15 % от общей сметы всего мероприятия или той его части, подготовка которой была им поручена. В некоторых случаях организатор может запросить фиксированную сумму - это зависит от масштабности мероприятия и амбиций специализированной компании.

Кстати, разработка концепции праздника, идеи и оригинального сценария практически всегда оплачивается отдельно, а если приглашать к разработке какого-нибудь известного шоумена, то сценарий может стоить намного больше.

Рекламные агентства, турфирмы, рекрутинговые и тренинговые компании и т.д. могут быть прекрасными организаторами в своей основной сфере деятельности, но в области проведения корпоративных мероприятий для собственных же сотрудников они, как правило, исполняют функцию посредников, передавая заказ стороннему организатору и контролируя его работу.

С одной стороны, это лишнее звено в цепи, что увеличивает и сроки исполнения работ, и затраты. Но, с другой стороны, бывают случаи, когда привлечение оправданно.

Арт - менеджеры работают в клубах и ресторанах. Их основная задача - создание тематических сезонных и вечерних (пятничных и субботних) программ. И хотя эти программы тоже развлекательные, они имеют свои особенности. В ресторан посетители приходят парами или небольшими группами и, что характерно, не имеют никакого стремления общаться с людьми за соседними столиками. Развлекательная программа проходит фоном, и, конечно же, в ней отсутствует какая-либо объединяющая идея. Клубные шоу-программы в основном рассчитаны на аудиторию определенного возраста, следовательно, и артисты, и развлечения, и ведущие, в ней задействованные, - соответствующие. Часто исполнители, предлагаемые арт-менеджерами, очень соблазнительны по цене, но это просто артисты, с которыми обычно работает этот ресторан или клуб, а это вовсе не означает, что они вам подходит.

Но если по каким-то причинам заказчику подходит клубная или ресторанная программа со всеми ее особенностями, вы вполне можно заказать ее организацию у арт-менеджера забронированного заведения.

Артисты и ведущие часто предлагают поручить им организацию всего мероприятия. Конечно, зная лично какого-то конкретного человека, вы можете испытывать к нему определенное доверие. Но, во-первых, вы ставите себя в зависимость от его основной профессиональной деятельности, которая может помешать ему работать на вас в полную силу. Во-вторых, случись что, с вашим доверителем, его некому будет заменить или подстраховать, в отличие от работы с компанией-организатором. В-третьих, и это самое главное, каким бы хорошим ни был, например, ведущий, он привык наблюдать за происходящим на празднике со сцены, и его опыт вряд ли сослужит вам хорошую службу, скажем, в случае проблем с арендой помещения или с заказом корпоративных подарков.

Для того чтобы праздник запомнился необходимо разработать концепцию. Чтобы праздник не был клоном других мероприятий, у него должна быть своя, неповторимая концепция, другим словом - идея. Идеи могут быть разные, так же, как и концепцию можно преподнести, исходя из различных соображений и возможностей, различными способами. Найдя удачную идею, старайтесь внимательно отнестись к выработке концепции для его воплощения. Люди, пришедшие на праздник, по достоинству оценят что-то неординарное, которое есть только сегодня ночью, и только на вашем празднике.

То есть концепция праздника - это то, как вы сможете наиболее ярко выразить заложенную идею, чтобы оставить посещение вашего мероприятия надолго в памяти у сотрудников компании.

После того как разработана концепция, и уже есть представление о том, что станет «изюминкой» праздника, следует составить очень подробный план всего праздника от начала до конца. План корпоративного мероприятия - это, фактически, бизнес - план, куда входит все: от описания концепции до предлагаемого количества людей, которые посетят мероприятие.

В плане обязательно должны присутствовать следующие статьи:

- Название праздника;

- Предлагаемая дата проведения;

- Полный состав участников;

- Почасовое расписание программы;

- Информационная поддержка;

- Бюджет праздника;

- Финансовые условия дохода.

Вообще, в практике некоторые из вышеперечисленных пунктов не указываются в планах, но с помощью хорошего организатора можно оговорить некоторые из условий на словах. Поэтому, если заказчик не имеет опыта проведения праздника или у организатора мероприятия нет хороших отношений с представителями заведения, в котором он хотел бы провести мероприятие, то лучше очень конструктивно подготовить план, чтобы при его прочтении было понятно, что вы полностью представляете себе картину того, по какой схеме будет идти работа по организации, какими возможностями вы располагаете, и каких результатов можно достичь.

Названию корпоративного мероприятия следует также уделить внимание. Название должно целиком отражать концепцию корпоративного мероприятия, привлекать к себе внимание, одним словом, название - это лицо мероприятия. Чем оригинальнее будет название, тем больше шансов, что люди захотят узнать, какое содержание за ним кроется. Также необходимо определить состав участников. Состав участников необходимо определять из следующих вопросов:

-На какую категорию публики рассчитывать?

-Какое потенциальное место (лучше, подобрать еще и запасные варианты , чтобы была возможность выбора) проведения корпоративного мероприятия?

-Какой формат музыки должен доминировать в течение всего праздника?

-Расписание программы проведения праздника лучше продумать так, чтобы наиболее яркие номера приходились на пик вечера.

На этом этапе происходит выбор лица, ответственного за организацию праздника. На следующем этапе происходит распределение работ. В случае необходимости поиск сторонних подрядчиков, которые будут осуществлять установку сцены или катка, создание шоу-программы, поиск и координацию артистов.

Затем для подрядчиков осуществляется составление технического задания с описанием всех требований, задач и условий проводимого праздника. Кроме оформления официальных документов, завершающих сделку с подрядчиками, рекомендуется собрать и неофициальные документы, подтверждающие, что подрядчики не имеют к организаторам претензий. Стоит уделить внимание еще одному аспекту в организации корпоративного мероприятия. Это роль самого руководителя организации на корпоративном празднике. Поведение руководителя на корпоративном празднике во многом обеспечивает его успех. Поэтому отметим некоторые типичные ошибки руководителя и дадим некоторые рекомендации.

Итак, типовые ошибки при проведении корпоративных вечеринок:

· руководитель, желая сделать подарок подчиненным, устраивает корпоративное мероприятие в ресторане, который в обычной жизни персоналу фирмы не по карману. Чем это плохо: на такое мероприятие может не явиться добрая половина сотрудников. Это отнюдь не пренебрежение к традициям компании. Просто это для них «неудобно», даже может быть нечего одеть в такое шикарное место. Они не знают этикета, принятого в таких местах. Они не знают, как себя вести с официантами. Чтобы не ставить себя в неловкое положение, сотрудники могут не прийти вообще. Безусловно, это будет обосновано какой- либо причиной, плохим самочувствием, например. Но настоящая причина в том, что руководитель выбрал неподходящее место.

· руководитель приходит на вечеринку в том же костюме, в котором ходит в офисе. Таким образом, он дает понять, что относится к мероприятию как к элементу своих служебных обязанностей. Он здесь на работе. Это на самом деле так, только работая на вечеринке, руководитель должен делать вид, что отдыхает. Это самая трудная работа, но именно это и является мерилом профессионализма.

· противоположный вариант. Руководитель приходит в пиджаке, расшитом золотом, на нем новые супермодные туфли. На его столе большая коробка с сигарами, например. Таким образом, он демонстрирует ту пропасть, которая пролегла между ним и его сотрудниками. Важно не забывать, наверное, корпоративное мероприятие вместе со своими сотрудниками - это место, где должна быть проявлена сдержанность в подборе туалета.

· руководитель перебирает с алкоголем

· обратный вариант - руководитель совсем не употребляет алкоголь - так он смущает этим и без того смущенных сотрудников.

· руководитель присутствует на вечеринке "до последнего клиента". По правилам делового этикета, с неформальных мероприятий никто не может уйти, пока присутствует шеф. Он сам должен почувствовать, когда его присутствие становится уже сдерживающим фактором для подчиненных. В это время он тихонько, не привлекая к себе внимания, уходит. Через 10-15 минут то же самое должны сделать его замы, затем - руководители отделов.

· руководитель ни в чем не участвует. Ни в пении под караоке, ни в конкурсах. Ни в чем. Вместо этого он притворяется элементом интерьера и с серьезным видом наблюдает за тем, как веселятся его сотрудники. На приглашение принять участие, он учтиво отвечает: "Спасибо, я здесь постою - посмотрю".

· руководитель привозит на вечеринку свою жену (своего мужа). Как вариант - не свою жену (не своего мужа). Чем невероятно смущает собравшихся. И особенно себя. Не секрет, что человек реализует себя в различных социальных ситуациях по-разному. Мы дома одни, на работе другие. Это нормально.

· руководитель ограничился выбором места проведения и меню, предоставив сценарий вечера случаю.

Всех этих ошибок стоит избегать. А что же стоит делать и как вести себя руководителю организации. Первое лицо компании должно произнести первый тост. В абсолютной тишине и при стопроцентном внимании всех собравшихся. В любом случае, первый тост должен быть направлен на собравшихся. Позднее руководитель произносит еще и четвертый, либо пятый тост. Это тост, выделяющий определенную категорию сотрудников. Он может предложить выпить за женщин, работающих в компании, за самых молодых сотрудников, за ветеранов фирмы, за тех, у кого в этом году родились дети и так далее. Больше тостов без особой нужды руководитель не произносит. Обязательно он обязан подойти с бокалом к каждому из ключевых сотрудников (их не бывает много) и выпить за него (не обязательно до дна). При этом уместно сказать несколько проникновенных слов. Это делается без привлечения внимания. И последнее. Руководитель должен помнить - мероприятие, о котором идет речь, делается для коллектива. И это должно быть заметно. Следует поощрять самовыражение и раскрепощенность сотрудников, поощрять веселье всех участников, но не стоит стараться возвыситься и явно управлять процессом.

День мероприятия - последнее напряжение. В этот день необходимо собрать итоги всей проделанной работы по организации корпоративного мероприятия. Для завершения этого этапа необходимо созвониться со всеми участниками и уточнить время их прибытия на мероприятие, особенно, если участвуют звездные гости.

Нужно проследить, чтобы гримерная комната для участников была в надлежащем состоянии и в ней было все необходимое. Во время проведения праздника обязательно нужно контролировать соблюдение расписания выступлений, за 10 минут до каждого проверяя готовность. Организаторам необходимо быть бдительными в отношении употребления алкоголя участниками даже после их выступления. Одним словом, можно отметить, что нужно стараться контролировать работу всех задействованных в празднике участников.

По окончанию праздника и решения последних сопутствующих вопросов, организатору мероприятия не стоит торопиться уезжать с праздника. Следует проследить все до мелочей, чтобы ни кем из участников не было ничего оставлено из личных вещей. Если вы в результате получили то, на что надеялись, - значит, праздник удался! Всегда стоит признавать были ли замеченные в течение проведения праздника минусы, чтобы постараться в дальнейшем, по возможности, не допустить их присутствия, а отмеченные плюсы взять на вооружение.

Важно помнить, что корпоративное мероприятие - это не просто развлечение для сотрудников. В его основе должна лежать конкретная концепция, отвечающая целям компании, объединяющая и вдохновляющая ее сотрудников, - это может быть, например, внедрение новой стратегии, преодоление разногласий между новыми и старыми сотрудниками, объединение главного и регионального офисов в единую команду и так далее.

Для того, чтобы реализовать этот замысел, агентству, занимающемуся организацией следует объяснить компании - заказчику насколько важна роль режиссера - постановщика для мероприятия.

Рассмотрим нюансы и детали работы постановщика. Чтобы создать действительно зрелищный и увлекательный для сотрудников корпоративный праздник, нам необходимо подробнейшим образом изучить специфические особенности в постановке, технологии, методике и организационных основах подготовки и проведении подобных мероприятий. Итак, основная особенность корпоративного праздника - массовость. Она и определяет адекватную для него сценическую площадку. Жанр театрализованных праздников является разновидностью праздников, поэтому творческую задачу написания сценария приходится решать самому режиссеру-постановщику. А здесь необходимо четко представлять себе возможность главного героя - массы участников, знать и владеть выразительными средствами жанра. Сложность подготовки праздника определяется его драматургией. Драматургия корпоративного праздника очень действенна, так как в основе лежит проявление креативных способностей участников. Но все-таки, для того, чтобы корпоративное мероприятие не превратилось в обычный штамп, а стал действительно необычным, зрелищным и запоминающимся, то работа режиссера должна быть поистине творческой. Таким образом, приступая к созданию театрализованного мероприятия, режиссер должен найти ответы на три вопроса, которые, в основном и определяют конечный результат творческого процесса:1) Что я буду ставить? 2) Как я буду ставить? 3) С кем я буду ставить?

Ответ на первый вопрос включает идейно-тематическую основу праздника. Второй вопрос раскрывает постановочное режиссерское решение представления в целом и отдельных эпизодов, художественное и музыкальное оформление. Третий касается участников праздника (количество, состав, возраст). Идейно-тематическая основа - это только одна из сторон творческой деятельности режиссера. Работа здесь направлена на то, что производится отбор содержания, расставляемые смысловые акценты в отдельных эпизодах и мероприятия в целом. Другая не менее важная часть замысла театрализованного праздника - его постановочная основа, которая в деятельности режиссера в конечном итоге завершается принятием постановочного решения. Постановочная основа сценарно-режиссерского замысла неразрывно связана с его идейно-тематической основой. Более того, тема «идеи» должны стоять над постановочным решением. Работая над ней для воплощения в действие той или иной темы, расставляя смысловые акценты в эпизодах или празднике в целом, режиссер каждый раз как бы пропускает все отобранное через призму постановочных возможностей. И здесь нередко бывает так, что оригинальная сценарная мысль не поддается воплощению в действие. Таким образом, чтобы избежать неудач, режиссер-постановщик должен чувствовать взаимную связь между идейно-тематической и постановочной основами замысла. Конечно же, экономический уровень постановки отражается и на творческой деятельности режиссера, для которого очень важно определить свои возможности от особенностей финансирования праздника. Также режиссер-постановщик должен изучить участников, необходимо определить возможность включения в мероприятие выступления профессиональных актеров или представителей отдельных видов искусства. И, конечно , режиссер должен знать, а в дальнейшем и детально изучить место проведения праздника - главную сценическую площадку. Необходимо выяснить расположение сцены и зала а также конструктивные возможности. Говоря о замысле массового корпоративного мероприятия необходимо отметить, что главная задача - найти режиссерский ход, способный увязать между собой все взятые для решения темы.

Мы рассмотрели ряд особенностей непосредственно творческого процесса рождения и воплощения сценарно-режиссерского замысла корпоративного праздника. Мысль постановщика - главная идея представления Вершковский Э. В. Режиссура массовых клубных представлений. Л., 2004 . Она должна быть образно выражена в каждом эпизоде, что обеспечивает целостный образ представления, логику развития действия. Если корпоративное мероприятие включает в себя короткое театрализованное представление, то необходимо составить план-сценарий - официальный документ в подготовке театрализованного праздника. Его разрабатывает автор сценарно-режиссерского замысла, утверждает агентство, занимающееся организацией мероприятия. В своем содержании он несет две основные функции: творческую и организаторскую. План - сценарий дает ответы на три главных вопроса: «Где будет?», «Что и как будет?», «Что для этого надо?». При разработке сценария режиссер должен четко определить идейно-тематическую основу сценария будущего праздника. Тематика праздника четко определена, она отражает конкретные жизненные явления, даты. А главная идея праздника - это мысль режиссера, которая отражена в каждом эпизоде. Эпизод - структурная единица театрализованного праздника, который строится также как праздник в целом : пролог, развитие действия, финал. Эпизоды компонуются в единое целое с помощью сценарно - режиссерского хода, выбранного режиссером и отражающим идейно - тематическую основу праздника Вершковский Э. В. Режиссура массовых клубных представлений. Л., 2004. Следующее условие - на начальном этапе сконцентрировать внимание зрителя, заинтриговать его, чтобы он все время ждал - а что же будет дальше? Умение предвидеть возможную реакцию, спроектировать определенный ее результат дает сценаристу в полной мере реализовать замысел праздника. Как же на стадии замысла определить ту или иную реакцию? Поставить себя на место участника праздника - это значит, избежать многих ошибок.

Неотъемлемой частью корпоративного праздника и следующим условием его успешности являются приемы, которые побуждают зрителей к активной позиции, объединяют их в проявлении чувств, создают атмосферу сопереживания и участия. В помощь приходят игровые приемы. При определенных обстоятельствах они послужат значительным акцентом. Главное в проектировании этих моментов - это логика, своевременность и легкость методов подачи.

Нельзя забывать, что в зале находятся зрители разного возраста, отсюда следует, что также важно построить общение ведущего и план мероприятия так, чтобы интересно было всем возрастным группам. Реализация всех этих условий предполагает неожиданные события в развитии действия, зрелищность. Эти приемы рождаются уже в момент проектирования и требуют от организаторов мероприятия творческой мысли и выдумки. Но внешние эффекты должны быть не только оправданы, но и согласованы со смысловой нагрузкой и должны подкреплять идею праздника. В целом, «цель культурно - досуговой программы - не только достичь определенного оптимального душевного состояния аудитории, но и восстановить определенный средний уровень этого состояния, сниженного различными отрицательными ситуациями» В.М. Чижиков, В.В. Чижиков//Теория и практика социокультурного менеджмента: Учебник.М.:МГУКИ,2008.608с..

Поэтому самой главной целью сценариста является объединение мыслей и чувств у присутствующих. Четкое и грамотное, а значит, и профессиональное композиционное построение поможет упорядочить материал и логично изложить события, расположить составные части сценария в последовательности. К сожалению, зачастую организаторы не уделяют этому должного внимания. Цельность праздника, его зрелищность достигаются не только соблюдением вышеизложенных условий, но и логически оправданным, органичным введением выразительных средств: декораций, светотехнических эффектов и музыкального оформления. Особое воздействие на зрителя оказывает «живая» музыка и голос. При выборе музыкальных фрагментов, песен, особенно популярных, следует учитывать ассоциации, которые они уже несут в себе.

Любой вид сценария требует написания предельно ясного и понятного текста для ведущего корпоративного мероприятия. Все связки между частями должны быть продуманными, записаны и отрепетированы. Тем более это относится к сценариям тематическим и сюжетным, где ведущий становится персонажем какого-то обозрения или спектакля. И лишь в одном случае процесс написания текста может быть упрощен: когда ведущий является автором или одним из соавторов сценария, что встречается довольно часто. Тогда, придумав и продумав все конкурсы, авторам достаточно наметить текст ведущего, обговорив, как рельефнее обозначить ход, обсудить подводки к определенному конкурсу, уточнить, какую мысль нужно использовать для обоснования следующего задания.

Из вышеперечисленных задач режиссера следует, что четко и до мельчайших подробностей сформулированный сценарный замысел корпоративного мероприятия и оригинальность сюжетного хода важнейшие аспекты его труда.

Каждый праздник имеет свое лицо, как пройдет корпоративное мероприятие, таким оно и запомнится сотрудникам организации.

Из этого следует, насколько важную роль в успехе программы играет фигура ведущего. К сожалению, часто приходится видеть в корпоративных мероприятиях в этой роли людей не интересных, более того мало опытных. Создается впечатление, что для ведения программы достаточно быть бойким молодым человеком, четко объявлять задания и результаты их выполнения. Однако этого мало. Ведущий, прежде всего, должен быть личностью. И это качество ведущего для корпоративного мероприятия представляется едва ли не самым важным. Всем нам известно, что очень популярная тенденция последних лет - приглашение в качестве ведущих популярных людей. Например, актеров, певцов, эстрадных артистов. Но рассмотрим, какими качествами должен обладать, скажем «обычный ведущий», чтобы корпоративное мероприятие удалось.

Во-первых, ведущий должен быть личностью. Что это значит с точки зрения игровой программы? Прежде всего, он должен быть по своим интеллектуальным возможностям не ниже уровня участников. Это очень важно, так как поддерживать разговор можно только на равных. Участвуя в процессе импровизации, нужно быть не менее находчивым и остроумным, чем участники конкурса, иначе трудно завоевать уважение.

Во-вторых, ведущий должен любить играть. Иначе легкая возможность показать себя, свои блестящие способности сбивает ведущего с пути истинного и превращает встречу в сольное выступление.

В-третьих, ведущий должен быть добрым человеком, который хорошо понимает, что такое атмосфера дружественности в корпоративном мероприятии и что относится к участникам конкурсов, нужно тепло и по-дружески.

Продолжая обсуждать черты ведущего, как личности, стоит подчеркнуть, что он не должен помогать тем, кому особенно симпатизирует в этот вечер. Но он может акцентировать внимание на успехе участников и не скрывать своей радости от того, что получилось хорошо, восхищаться открыто, вовлекая в этот процесс зал. Но, конечно, для того чтобы не ошибиться в оценке, хорошему ведущему нужны безупречный вкус и великолепное чувство юмора. Очень важно для идеального ведущего не быть слишком серьезным в корпоративных мероприятиях.

Вот профессиональные качества, которые отличают хорошего ведущего:

· Ясная, свободная, литературная речь, не переходящая, однако в болтливость. Хорошая дикция и громкий голос;

· Чувство темпа и ритма, умение все время ощущать настроение вечера, ускорять его, если зал «притомился», замедлять ход мероприятия;

· Чувство меры и такта;

· Ведущему надо включаться в подготовку программы праздника с самого начала, ему надо прожить с автором весь сценарий, хорошо понимать механизм, сюжет, чтобы в нужный момент выйти из трудного положения, которое всегда может возникнуть.

Поэтому решение вопроса о том, кто конкретно будет ведущим - приобретает первостепенное значение для непосредственного организатора мероприятия.

Кроме того следует отметить, что существует четкое разделение корпоративных мероприятий на внутренние и внешние. Во внутренних мероприятиях принимают участие только сами сотрудники предприятия. Иногда с собой разрешается приводить членов семьи или друзей. Цель проведения такого мероприятия - сплочение коллектива, поощрение сотрудников за успешно проведенную работу.

Что касается мероприятий, ориентированных на внешнюю среду, то здесь задачи определяются несколько иначе: оказать внимание партнерам, подчеркнуть не только материальную заинтересованность в совместной работе, но и получить возможность неформального общения с деловым партнером, поэтому, как правило, в таких мероприятиях от агентства или фирмы-организатора принимают участие только представители руководства.

Форма проведения корпоративного праздника ограничена только фантазией устроителей. Поэтому каждому агентству, занимающемуся организацией корпоративных мероприятий, следует тщательно следить за новыми сценариями, разрабатывать более интересные, чем у конкурентов сценарии. Наиболее распространенная практика - отдых в ресторане или клубе, когда накрыты столы и предусмотрена развлекательная программа. А в последнее время увеличится спрос на нетрадиционные сценарии. Причина - абсолютное отсутствие интереса к посещению стандартных посиделок.

Спланировать и провести корпоративный вечер, конечно, под силу и одному человеку, даже никогда ранее ничего подобного не делавшему. Только качество при этом никто не гарантирует. Принято считать корпоративным мероприятием, на которое приглашены не менее 50 человек. Чаще всего торжество устраивается на 150-200 человек. Его стоимость может составлять от 2 тыс. до 20 тыс. долларов (50-100 долларов на человека, плюс музыкальное сопровождение).

Агентства, специализирующиеся на организации корпоративных мероприятий, нужны именно для того, чтобы следить за мелочами: музыка должна звучать и смолкать в нужное время, свет подаваться в нужное место. Столы должны быть накрыты на необходимое число персон, ведущий должен уметь чувствовать настроение зала и мгновенно реагировать на малейшие его колебания. В общем, традиционные сценарии корпоративных мероприятий давно приелись, и хорошую отдачу может дать только творческий подход. Провести мероприятие так, чтобы не было неловких пауз, чтобы горячее не подали перед холодными закусками, чтобы звук не оглушал, а свет не слепил, чтобы хватило еды и выпивки, чтобы на одного официанта приходилось не больше двух столиков, чтобы все остались довольны: и исполнители, и приглашенные и организаторы - в этом и состоит задача профессионального агентства по организации корпоративных мероприятий Новиков В. Прибавка к премии. Праздники для сотрудников стали

неотъемлемым элементом корпоративной культуры. Эксперт Северо-Запад. 12.11.2001..

Критериями при выборе агентства по организации мероприятия должны стать опыт и наличие собственных ресурсов. Опыт позволяет избежать банальных ошибок. Наличие собственных ресурсов позволяет снизить стоимость мероприятия. Например, если у агентства есть свой «свет и звук», то звукорежиссер будет свободно чувствовать себя при составлении конфигурации оборудования, а его аренда - стоить значительно дешевле. Полиграфическая база важна при подготовке приглашений, внутреннего и наружного оформления помещения.

В ходе изучения специфики деятельности агентств по организации корпоративных мероприятий следует учитывать , что прежде чем разрабатывать сценарий, обязательно уточнить интересы заказчика, после разработки оригинального сценария , стоит заняться подбором помещения ресторана, банкетного зала подходящей величины или открытой площадки, теплохода, парка или усадьбы, уделить внимание составлению меню, подбору карты вин и безалкогольных напитков. Меню обязательно должно быть полноценным, включать в себя закуски, салаты, горячие блюда и напитки. Затем, продумать оформление места, где проходит корпоративное мероприятие, полностью организовывать развлекательную программу, подготовить при необходимости поздравления и тосты, изготовить сувениры с символикой компании, которые после корпоративного мероприятия можно будет забрать с собой на память.

Глава II. Оптимизация социально-культурных технологий в менеджменте корпоративных праздников

2.1 Анализ специфики социально-культурного менеджмента в деятельности агентства по организации корпоративных мероприятий (на примере агентства «Стар Концерт»)

Взгляд на корпоративное мероприятие, как на элемент социально - культурной деятельности открывает возможность по-новому взглянуть на культуру организации корпоративных мероприятий в целом. Оно может быть направлено на удовлетворение потребности в познании, художественно - эстетической деятельности, в творчестве, в общении, в отдыхе и развлечениях. В.М. Чижиков, В.В. Чижиков Теория и практика социокультурного менеджмента с 79 Корпоративное мероприятие соединяет людей узами общности, порождает чувство свободы и коллективности. На празднике люди ощущают, более чем когда-либо, свое материальное единство и общность, открыто демонстрируют себя и в таком же качестве видят других.

Перейдем к непосредственным технологиям социально-культурного менеджмента по подготовке и проведению корпоративного мероприятия:

Рассмотрим важнейшие этапы подготовки:

1.Постановка целей

Начать следует с четкого определения цели корпоративного события, согласования ее со всеми заинтересованными сторонами. Следует отметить, что цели корпоративного мероприятия могут быть рациональными и иррациональными.

К рациональным целям относятся:

-знакомство;

-формирование желаемого будущего;

-инициирование -- запуск процесса;

-отстранение от забот;

-следование традиции с утерянным первоначальным смыслом;

-времяпрепровождение.

Иррациональные цели праздника могут быть следующими:

-адаптация, когда организации нужно, чтобы люди к чему-либо привыкли;

-интеграция, когда необходимо, чтобы сотрудники объединились и работали, как слаженная машина, и организация в целом была интегрирована с внешней средой;

-целедостижение: чтобы работники все вместе достигали поставленных целей, и деятельность каждого способствовала продвижению общих идей;

-поддержание ценностного стандарта организации, чтобы все одинаково понимали, что хорошо и что плохо, что ценится, а что не ценится в данной фирме.

Достижение поставленных целей предполагает решение соответствующих задач:

-Определение организатора мероприятия: агентство по профессиональной организации корпоративных мероприятий ;

- Определения круга участников, их роли;

- Составление списка приглашенных;

- Выбор места проведения мероприятия;

- Программа праздника и подробный сценарий

-Разработка детальной программы и сценария, расписанного по минутам. Все возможные варианты отклонений от сценария необходимо предусмотреть заранее. События не должны выходить из-под контроля. Экспромтов и сюрпризов для организаторов корпоративного мероприятия вообще не должно существовать - их следует оставить только для сотрудников. По завершении праздничного корпоративного мероприятия всегда стоит проводить анализ результатов. Для этого необходимо:

-выяснить удалось ли достичь поставленных целей мероприятия;

-проанализировать ошибки и форс-мажоры;

-провести мониторинг СМИ (если мероприятие освещалось в СМИ) и опрос участников;

-проследить изменения в межличностных коммуникациях, поскольку они отражают психологический климат в организации и представляют собой субъект исследования и предмет работы.

Таким образом, оценка эффективности корпоративного праздника складывается из анализа очевидного факта достижения/не достижения поставленной цели. То есть, планируя праздничное мероприятие, ставя перед ним цели и задачи, нужно заранее продумать и систему оценки эффективности задуманного праздника. Это, пожалуй, наиболее сложная задача в организации корпоративных праздников. Ведь заказчик, грамотно оценив полученный результат и адекватно его интерпретировав, становится постоянным клиентом у агентства - организатора корпоративного мероприятия.

Очевидно, для нас, как для менеджеров агентства по организации корпоративных и не только мероприятий, это очень немаловажный факт. В противном случае, не заметив полученного эффекта, заказчик разочаровывается в корпоративном празднике, как в действенном способе достижения определенных целей, и перестает вкладывать возможные средства в развитие данного направления работы, что, в свою очередь, может повлечь за собой нежелательные изменения в общей организационной культуре компании.

Корпоративные праздники являются одними из самых заметных проявлений корпоративных традиций, ведь это - специальное мероприятие, инициированное и финансируемое компанией, организованное для персонала, партнеров, клиентов или иной целевой аудитории, посвященное знаменательному событию в жизни компании либо общества, и являющееся средством поддержания организационной культуры или достижения коммерческих целей организации. Добросовестная организация корпоративного мероприятия приведет к ощутимому успеху организации и самого агентства по организации праздничных и корпоративных мероприятий.

Грамотное и четкое составление алгоритма в процессе создания и организации корпоративного мероприятия приведет к поставленной цели. Итак, процесс создания корпоративного праздника состоит из взаимосвязанных и зависящих друг от друга этапов. Допустив ошибку на одном из этапов, это обязательно проявится на одном из последующих с большим количеством сложностей и проблем. Поэтому честный полноценный профессиональный труд заинтересованных в мероприятии людей должен стать основным правилом создания эффективного корпоративного праздника. Конечно, это правило не претендует на открытие и его можно применить к любому делу, но в создании праздничных мероприятий, оно имеет особенное значение потому, что без подобного подхода планируемое мероприятие рискует превратиться в простую процедуру расслабления и получения мнимого удовольствия без преследования каких-либо целей, что не вправе называться корпоративным праздником.

После подробного рассмотрения каждого из этапов работы, можно сформулировать определенные факторы, способствующие успеху на каждом из них. Так, на первом этапе принятия решения о проведении корпоративного праздника, этим фактором будет верная постановка целей и формулирование адекватных ожиданий инициатора от праздника. То есть самое главное на данном этапе - понять для чего нужен корпоративный праздник и, соответственно, на кого он будет направлен.

На этапе проведения корпоративного праздника самым главным является слаженная работа команды организаторов праздника, профессионализм и умение действовать в непредвиденных обстоятельствах. Поскольку такие обстоятельства в нашей действительности встречаются не редко. Самое главное, что нужно помнить на этом этапе - праздник проводится лишь однажды, его нельзя повторить, нельзя переделать и исправить, так что с первого раза все должно получиться наилучшим образом.

Последовательное выполнение следующих шагов приведет к созданию корпоративного праздника:

Постановка целей, задач корпоративного мероприятия, выбор целевой аудитории, продумывание системы анализа эффективности праздничного мероприятия, полноценное взаимодействие режиссера праздника и его инициатора строящиеся на взаимном доверии и обоюдном желании создать эффективный корпоративный праздник - выполнение этих условий необходимо для успешной организации корпоративного праздненства.

Стоит уделить внимание еще одной проблеме. Часто, по причине возникновения непредвиденных ситуаций проведение праздника становится «импровизацией на тему написанного сценария» . Помня также о том, что праздник нельзя отрепетировать или исправить, что он проводится только один раз, нужно при любых складывающихся обстоятельствах провести его ярко, незабываемо и эффектно.

Как было упомянуто в предыдущей главе, компании обычно проводят корпоративные мероприятия только два раза в год - на Новый год и в день рождения компании. Реже три раза: Новый год, День рождения компании и профессиональный праздник. При этом большинство работодателей заказывающих праздник у фирм и агентств по организации корпоративных мероприятий не знают, зачем им это нужно. Многие сотрудники считают, что компания могла бы наличностью отдать все то, что она потратила на подготовку праздника. В свою очередь многие руководители считают, что сотрудники не ценят того, что для них делает компания.

С временными рамками в организации корпоративных мероприятий также есть очень важные нюансы. Подготовку к Новому году, например, следует начинать уже в октябре. В противном случае вас могут подстерегать самые банальные неприятности: отсутствие подходящего помещения, либо из-за перегруженности в типографии не успеют напечатать пригласительные и т. п.

В сценарном плане мероприятия все должно быть расписано поминутно: от начала подготовительных работ до транспортировки гостей. Тщательное планирование позволит избежать пустых ниш во время праздника, когда присутствующим нечем заняться, и «передозировки», когда приглашенные артисты не успевают отработать программу, или ведущие провести конкурсы.

Основные ошибки, которые могут произойти во время подготовки и проведения корпоративных мероприятий:

-позднее начало подготовки;

-неправильно определено ответственное лицо;

-требование от всех сотрудников активного участия в мероприятии;

-неправильно подобрано место и стиль проведения мероприятия;

-неправильная постановка целей и задач мероприятия;

-неправильное поведение первого лица компании (это может значительно навредить успешному торжеству), что очень подробно описано в предыдущей главе.

Корпоративные мероприятия, задача которых сплотить коллектив компании, ставит уже на этапе подготовки перед агентством - организатором сформулированные цели и задачи, которые могут быть решены с помощью этого мероприятия и с учетом этого создадут его концепцию.

Корпоративные мероприятия с целью отметить лучших сотрудников ставят иную цель. Агентство - организатор должно продумать, когда удачнее всего стоит включить выступление руководителя. Здесь роль руководства заключается в том, чтобы в торжественной части четко подчеркнуть, что сотрудники -- это одна команда. И еще более необходимо на корпоративном празднике отмечать людей, наиболее ярко проявивших себя за прошедший год.

Если корпоративное мероприятие не было продумано и спроектировано для конкретной компании, стоит ожидать обратный, демотивационный эффект. Поэтому всегда следует учитывать следующие правила:

-Соответствует ли мероприятие пристрастиям всего коллектива?

Коллектив может быть разнороден, как по возрасту, так и по интересам. Поэтому следует провести анкетирование или устный опрос сотрудников. Работников можно заинтересовать мероприятием, предложив задания по подготовки сценки, розыгрыша или конкурса.

-Является ли посещение данного мероприятия добровольным или у сотрудников есть возможность отказаться от посещения?

В любом случае стоит уточнить причину отказа от участия в мероприятии. Возможно, сотрудник без всякой причины не желающий посещать корпоративное мероприятие, отдаляется от коллектива и не осознанно избегает совместных мероприятий, или у него есть скрытые конфликты с коллегами.

-Существует ли возможность покинуть мероприятие в любое удобное время? Хорошо бы заранее озвучить регламент вечера. Четко поставленная цель, подробно написанный и продуманный сценарий, а также искренняя вовлеченность сотрудников -- залог того, что такого рода мероприятия будут не просто интересными и желаемыми, а также эффективными для всего коллектива. Таким образом, следует подчеркнуть важность корпоративных мероприятий, которые можно отнести к инструментам управления. Корпоративные мероприятия действительно стали неотъемлемой частью системы управления в целом и инструментом построения и развития корпоративной культуры в частности.

Каждое корпоративное мероприятие должно готовиться тщательно и скрупулезно. Не должно быть мероприятий, которые носят просто развлекательный характер, вне зависимости от выделенного бюджета, чтобы не сводилось корпоративное мероприятие к попойке за счет работодателя.  Таким образом, организация корпоративного мероприятия - это непростой и достаточно длительный процесс, требующий значительных усилий, но в тоже время - процесс невероятно увлекательный, творческий и дающий в результате существенное повышение конкурентоспособности и эффективности как для заказчика, так и для агентства по организации праздников и корпоративных мероприятий. Четко выстроенная организационная сценарная программа корпоративного мероприятия свяжет подразделения и людей компании и сделает прочной и долгоживущей организацию. Специалисты-практики всего мира подчеркивают высокую значимость такого аспекта корпоративной культуры, как корпоративное мероприятие, отмечают устойчивую связь между успешностью компаний и степенью развитости их корпоративной культуры. В результате качественно проведенного корпоративного мероприятия, не исключено, что количество заказчиков на новое мероприятие определенно увеличится.

Концертное агентство «Стар Концерт» - это профессиональная организация праздников, корпоративного отдыха и шоу-программ. Компания осуществляет проведение праздников любого типа - это могут быть как частные: свадьба, дни рождения, торжества для выпускников, так и корпоративные: вечеринка, командообразующие тренинги и отдых на природе, проведение презентаций.

Стоимость услуг:

Организация корпоративного праздника (мероприятия): 10% от общего бюджета (от 15.000 руб.)

Составление сценария корпоративного праздника (мероприятия): 9.000 - 60.000 руб.

Для экономии бюджета заказать организацию праздника можно по классическому сценарию, где основу всей программы составляет ведущий и музыкальное оформление. При достаточном бюджете корпоративные мероприятия и семейные события проходят с оригинальным оформлением и развлекательной шоу-программой. Возможна организация торжества по эксклюзивным сценариям. Популярны тематические программы с подбором костюмов, тематическим оформлением и питанием в стилистике праздника.

Алгоритм работы с корпоративными клиентами

Для эффективной организации корпоративного мероприятия агентство предлагает следующую схему работы:

-В ходе личной встречи между представителем Заказчика и представителем креативной группы «Стар Концерта» проводится развернутое и обстоятельное обсуждение предстоящего мероприятия. По итогам формулируется сценарная идея мероприятия и черновой вариант сценарного плана.

- Затем, заказчику высылается для ознакомления предварительный сценарный план мероприятия. Причем, первые две услуги являются бесплатными.

- Далее, в случае положительного решения заказчика о продолжении сотрудничества, заключается Договор на организацию праздника (смотрите приложение «типовой договор»), после этого вносится предоплата. - Начинается работа по реализации проекта (сценарий корпоративного праздника или мероприятия, подсчет и согласование сметы проведения мероприятия, осуществление организации корпоративного праздника)

Непосредственная организация корпоративного мероприятия (праздника) состоит из выполнения следующих пунктов:

- Подбор места проведения мероприятия (зал для банкетов, ресторан, теплоход или катер, загородная площадка, дом отдыха, загородный особняк, конференц-холл, спортивный центр или пр.) ;

- Аренда места для проведения праздника (необходимые переговоры, технические требования сторон, оформление договора, контроль за выполнением) ;

- Организация выездного фуршетного и банкетного обслуживания (составление меню в зависимости от пожеланий заказчика, контроль исполнения) ;

- Закупка и доставка алкогольных напитков к месту проведения мероприятия;

- Оформление помещения воздушными шарами, цветочными композициями и различными декорациями на вкус заказчика дизайнером;

- Обеспечение световым и звуковым сопровождением: разработка и составление технического задания, контроль за его надлежащим исполнением ;

- Планирование и реализация развлекательной программы: подбор исполнителей переговоры с ними, на основе этого пройдет согласование технических райдеров ;

- Возможность пригласить звезд эстрады, проведение переговоров с которыми, организация «Стар Концерт» берет на себя, равно как и согласование технических райдеров, а также контроль за исполнением ;

- Приглашение ведущего, конферансье или тамады. В услугу входят подбор исполнителей, проведение переговоров и контроль за исполнением ;

- Организация фейерверка и пиротехнических представлений: сценарий, технические требования, согласование мероприятия с городскими службами, контроль за исполнением требований заказчика и норм безопасности ;

- В день праздника - оказание услуги организационного сопровождения: координация работы всех участников представления, встреча и размещение артистов.

2.2 Методические рекомендации по организации корпоративных мероприятий агентства «Стар Концерт»

К корпоративным праздникам в нашей стране сложилось несколько предвзятое отношение. Причина тому - плохая организация праздников, которая присутствует в большинстве случаев. Один раз попавшие на плохо организованное, скучное корпоративное мероприятие, сотрудники стараются всеми способами избежать посещения следующего такого «праздника», так как не хотят терять время. Поэтому, если руководитель компании задумывает корпоративный праздник, ему следует серьёзно подумать над его организацией. Возможно, все - таки не стоит экономить бюджет и обратиться агентство по организации таких мероприятий, а не заставлять, и без того загруженных работой и семейными проблемами сотрудников, взять на себя ответственность за проведения праздника организации. Самый простой с точки зрения организации вариант корпоративного праздника - это нацеленный только на отдых. Отдыхать всегда приятно, и при хорошем подборе артистов успех такому мероприятию гарантирован. Единственное, чего следует избегать - это традиционной схемы: концерт + банкет. Такой вариант развития событий уже набил оскомину.

Что касается корпоративных банкетов «Стар Концерт» предлагает два варианта организации :

1. Классический вариант - организация банкета с номерами развлекательной программы. Основу праздника будут составлять ведущий и музыкальное оформление. Возможны различные развлекательные номера и постановки. Проведение банкетов с классическим оформлением.

2. Тематический вариант - проведение банкетов по заранее согласованной тематике. Номера, оформление зала, костюм ведущего - все проводится в тематике вечера. Организация банкетов с включением в меню специальных блюд и напитков.

Условия организации корпоративных мероприятий агентства ООО «Стар Концерт» находится на высоком уровне, но есть и проблемные моменты. Стоит отметить следующие моменты: нет предложения в оказании режиссерско-постановочных работ, непосредственно во время осуществления корпоративного мероприятия. На мой взгляд, всё действие должно сопровождаться и координироваться режиссером до завершения праздника; неотъемлемая часть любого праздника - видеосъемка. Также не предлагается агентством. На мой взгляд, в корпоративных мероприятиях, с использованием фейерверков необходимо проводить инструктаж. Включать время на инструктаж в сценарный план мероприятия. А также, включать этот пункт , если известно, что в массовом праздничном мероприятии будут какие-либо еще экстремальные, но необходимые способы развлечения. Следующая рекомендация- организация корпоративных банкетов по сценариям заказчика. Написание сценариев по тематике заказчика. Некоторым клиентам не чуждо творчество - стоит предоставить заказчику такую возможность и подкорректировать получившийся результат. Включать номера оригинального жанра, номера с животными, бармен-шоу. Корпоративные праздники часто проходят при участии различных артистов, которые могут подвести в самый ответственный момент. Чтобы избежать траты времени сотрудников компании стоит всегда иметь запасной вариант. Также, стоит разработать сценарии для проведения мероприятий с детьми сотрудников компаний. Таким образом, можно изменить имидж самого понятия «корпоративное мероприятие». Продолжительностью в два часа детское тематическое мероприятие с веселыми конкурсами, клоунами, обязательным участием родителей (сотрудников), сладкими угощениями внесет изменения в понятие «корпоратив». Такой праздник обязательно будет эффективен, сплотит коллектив, изменит имидж «алкогольной вечеринки», ведь при собственных детях вряд ли родители захотят «расслабиться», а также это и менее затратное мероприятие для руководителя.

Заключение

В ходе выполнения дипломной работы были проведены исследования:

1. Анализ повышения корпоративной культуры посредствам проведения корпоративных праздников

2. Анализ повышения корпоративной культуры посредствам проведения тренингов и сделаны следующие выводы: 1. Корпоративные праздники являются одними из самых заметных проявлений корпоративных традиций. Корпоративный праздник - специальное мероприятие, инициированное и финансируемое компанией, организованное для персонала, партнеров, клиентов или иной целевой аудитории, посвященное знаменательному событию в жизни компании либо общества, и являющееся средством поддержания организационной культуры или достижения коммерческих целей организации. Это сильнодействующий инструмент PR, грамотное использование корпоративного праздника приводит к ощутимым изменениям и реально измеримым результатам.