Анализ процесса принятия эффективных управленческих решений и разрешения проблем

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Анализ процесса принятия эффективных управленческих решений и разрешения проблем

Содержание

Введение

1. Теоретический аспект организации разработки и принятия управленческих решений

1.1 Организации процесса разработки и реализации управленческих решений

1.2 Формирование информационной базы

2. Процесс реализации управленческих решений

2.1 Планирование процесса реализации решений и создание условий для его эффективного выполнения

2.2 Классификация принятия решений в торговле

2.3 Организация контроля реализации решения

Заключение

Список литературы

Введение

Деятельность любого руководителя связана с выполнением управленческих функций, в том числе по планированию, организации, координации и контролю каких-либо процессов. Эта деятельность реализуется в форме распоряжения, деловой беседы, инструкции и др. Мы часто слышим о том, что директор принял решение, начальник отдела подписал инструкцию. В обобщенном виде эта деятельность связана с решениями. Разрабатывают решения специалисты, а тех, кто эти решения оценивает, называют экспертами.

Решение - это результат мыслительной деятельности человека, приводящий к какому-либо выводу или к необходимым действиям, например, полное бездействие, разработка какого-либо действия или выбор действия из набора альтернатив и его реализация.

Управленческое решение - это результат коллективного творческого труда, оно всегда носит социальный, общественный характер; даже когда руководитель один разрабатывает решения, то коллективный интеллект неявно влияет на этот процесс. Труд по разработке управленческих решений должен быть высоко профессиональным, использующим теоретические и методические наработки отечественных и зарубежных ученых, а также накопленный и систематизированный практический опыт.

Актуальность выбранной темы курсовой работы обуславливается тем, что в настоящее время независимо от должности, каждый человек должен принимать свои управленческие решения.

Задачей этой курсовой работы является выявление процесса формирования управленческих решений, формы их разработки и реализации.

Процесс разработки управленческих решений связывает основные функции управления: планирование, организацию, мотивацию и контроль. Функции принятия управленческих решений стали предметом самостоятельного исследования с возникновением современной науки об управлении, т.е. в начале XX века. В этот период завершилось формирование организаций современного типа.

На втором месте по популярности и частотой обращений руководителей предприятий за информацией, необходимой для принятия управленческих решений, знакомые предприниматели. К ним обращаются за советами 43,5% российских менеджеров Долятовский В.А., Долятовская В.Н. Исследование систем управления, М.: МарТ, 2008. -- 256 с.

Вывод очевиден: значительная часть руководителей предприятий недостаточно доверяет информации из открытых источников, больше полагаясь на опыт коллег и знакомых в ситуациях, похожих на те, в которые они сами попадают. Такую распространенность практики обращений предпринимателей за деловой информацией именно к знакомым можно объяснить двумя факторами. Во-первых, это нестабильность российского законодательства, когда об изменениях требований нормативных актов предприниматели не всегда имеют возможность узнавать своевременно.

Во-вторых, достаточно распространенная практика выборочного применения законодательства в России вынуждает руководителей предприятий обращаться к знакомым, которые уже прошли определенную процедуру, для того, чтобы проходя её уже самостоятельно, быт готовыми к определенным «неожиданностям», которые может приготовить для них чиновник именно в их городе. Учитывая это, не удивительно, что единственным, по мнению некоторых предпринимателей, источником информации является практический опыт коллег.

Эффективность управления зависит от того, насколько информационное обеспечение соответствует потребностям управляющей системы в информации, необходимой для выработки, принятия и организации исполнения решений Авдошина З.А. Исследования систем управления, М.: Эксмо, 2011. - 207 с.

2. Процесс реализации управленческих решений

2.1 Планирование процесса реализации решений и создание условий для его эффективного выполнения

Планирование управленческих решений -- это программа разрешения противоречия в коллективе. Оно всегда направлено либо на изменение ситуации, либо на перевод обычаи управлении желаемое состояние.

Необходимость принятия решения и процессе управления может быть вызнана развитием системы, переходом ее на более высокий качественный уровень, появлением на входе и выходе системы возмущений и отклонений, а также изменением планов и программ со стороны вышестоящих органов управления Железнов С.М. Менеджмент, 2010. - 387 с.

Важнейшими признаками управленческого решения является их организующий, стимулирующий и координирующий характер.

Организующий, направляющий характер решения связан с тем, что оно, определяя стратегию управления на определенный период, дает возможность, ориентируясь на перспективу, поставить перед коллективом конкретные задачи.

Стимулирующий характер управленческого решения проистекает из директивности большинства решений в торговле и предусмотренного в них порядка ответственности и организации исполнения. Определение конкретных материальных, трудовых и временных ресурсов обеспечивает реальное достижение целей.

Координирующий характер управленческого решения достигается применением системного подхода к разрешению проблемы, определением места каждого подразделения, участника процесса управления в выполнении конкретной задачи, их взаимосвязи во времени и пространстве, способов согласования действий и соединения с материальными и другими ресурсами.

Многообразию возникающих в торговле проблемных ситуаций соответствует и многообразие решений. Поэтому большое значение имеет классификация решений, которая позволяет сократить время на поиск путей разрешения проблем, способствует созданию эффективной системы контроля за исполнением решений. Рассмотрим ряд признаков классификации Мамонин П.Ю. Исследование систем управления, М.: Информатика, 2010. - 259 с.

2.2 Классификация принятия решений в торговле

В зависимости от уровня управления, на котором принято решение, различают отраслевые, внутриотраслевые и внутрипроизводственные решения.

Отраслевые решения принимаются на уровне Министерства торговли РФ и распространяются на всю отрасль независимо от ведомственной подчиненности торговых систем, предприятий. Как правило, такие решения принимаются во исполнение постановлений партии и правительства, а также межотраслевых органов управления. Такие решения намечают пути развития отрасли на длительную перспективу и имеют народнохозяйственное значение.

Внутриотраслевые решения по своему характеру близки к отраслевым и отличаются от последних масштабом. Их действие распространяется на подотрасль, территорию. Принимаются такие решения органами управления соответствующего уровня.

Внутрипроизводственные решения принимаются в масштабе торгового предприятия. Такие решения обычно рассчитаны на срок, не превышающий года. Однако и на этом уровне могут приниматься перспективные решения (например, направленные на социальное развитие коллектива).

Классификация управленческих решений в зависимости от направления воздействия

Перспективные решения определяют основные Пути развития отрасли, предприятия на срок пять лет и более. Основным примером таких решений могут быть пятилетние планы социально-экономического развития торгового предприятия, долгосрочные договоры с поставщиками, программа комплексной рационализации торговли и др., которые конкретизируются по подотраслям, территории Балдин К.В., Воробьев С.Н., Уткин В.Б. Управленческие решения, М.: Дашков и К., 2006. - 496 с.

Продолжительность действия текущих решении -- один-два года. Они могут выступать как форма детализации перспективных решений и как самостоятельные решения. Эти решения призваны обеспечить достижение сравнительно близких целей, разрешить, как правило, частные задачи (уточнение объема и ассортимента товаров, предусмотренных к поставке текущем году, в рамках пятилетнего договора к поставках товаров народного потребления).

Срок действия оперативного решения -- до одного года. Такие решения имеют характер прямых указаний руководителя и направлены на немедленное регулирование, корректировку какого-либо проноса. Чаще всего они являются ответной реакцией руководителя на нарушения в системе, вызванные и предвиденными обстоятельствами (конфликт продавца с покупателем, срыв поставки товаров, аварийные ситуации и т. п.). Такие решения носят внутрипроизводственный характер и принимаются руководителями торгового предприятия всех рангов.

Масштаб воздействия характеризует решение по тому, на всю ли систему или на определенный ее элемент оно распространяется. В первом случае решение будет общим, во втором -- локальным (частным). Как правило, частные решения, выражающие динамику управления, являются конкретизацией более их, стратегических. Правильно выработанные решения способствуют объединению деятельности различных подразделений, сокращению количества частных решений.

По форме подготовки и принятия различают управленческие решения единоличные, коллегиальные и коллективные. Такое разграничение обусловлено юридическими нормами, Положением о предприятии, должностными инструкциями. Единоличное решение принимает руководитель.

Коллегиальные решения готовятся и принимаются группой специалистов, что позволяет в процессе подготовки решения более эффективно использовать совокупные знания и опыт, учесть различные мнения по данному вопросу, а значит, тщательно обосновать решение.

Коллективные решения принимаются всем коллективом, чаще всего на общем собрании (причем подготовлено оно может быть единолично или коллегиально). Такие решения, как правило, затрагивают наиболее общие проблемы развития коллектива. Выработка и принятие коллективных решений способствуют более широкому привлечению трудящихся к управлению. Кроме того, процесс коллективной подготовки и принятия решения гарантирует его эффективную реализацию как следствие того, что многие члены коллектива сами готовили решение, так и в связи с тем, что в процессе подготовки они лучше усвоили суть проблемы, которую предстоит решать Фатхутдинов Р.А. Управленческие решения, М.: Эксмо, 2002. - 314 с.

Источник возникновения проблемы предопределяет разделение решений на программные (плановые) и проблемные (ситуационные).

Плановый характер управления торговлей, иерархия целей и задач определяют программный характер большей части решений, принимаемых в процессе правления торговлей. Программные решения могут быть заранее сформулированы, для них устанавливаемся определенные сроки (например, организация предпраздничной торговли, школьных, елочных базаров и т. п.). Чаще всего они выступают как стандартные, в них могут содержаться проблемы, решение которых требует творческого подхода Цыгичко В.Н. Руководителю - о принятии решений. - М.: ИНФРА-М, 2006. - 208 с.

Вместе с тем в управлении торговлей часто возникает необходимость принятия проблемных (ситуационных) решений. Они связаны обычно с реализацией программных решений, когда вследствие изменения ситуации возникает проблема (ситуация), без разрешения которой не будет выполнено программное решение. При работе над такими решениями изучаются предыстория вопроса, факторы, осложнившие ситуацию. Отличительная особенность проблемных решений состоит в том, что ситуации, требующие Ни принятия, трудно предвидеть заранее. Чаще всего мим связаны с нарушениями в состоянии объекта и влиянием внешней среды. Нередко решение таких проблем имеет жесткие временные ограничения. В этом случае руководителю необходимо суметь быстро оценить ситуацию, проанализировать имеющуюся информацию и оперативно принять решение.

Также необходимо отметить выбор путей решения проблемы.

Выделение первоочередной проблемы позволяет правильно определить стратегию ее решения. На этом этапе из множества целей, достижение которых предусматривается в ходе решения проблемы следует выбрать главную. Это можно сделать только с позиций системного подхода, ориентируясь на приоритет общегосударственных интересов. Формулируя цели и определяя их иерархию, целесообразно воспользоваться методами теории графов (построение дерева целей, матрицы взаимоподдерживающих целей) или прибегнуть к помощи специалистов, экспертов, консультантов. Это позволит согласовать цели, избежать их противоречивости, правильно увязать краткосрочные и долгосрочные.

Одновременно с формулировкой цели оценивается возможность ее выполнения Румянцева З.П. и др. Общее управление организацией: принципы и процессы. / Мод. программа для менеджеров №3. - М.: ИНФРА-М, 2009.-312 с:

- достаточность временных, материальных, финансовых, трудовых ресурсов;

- определяется возможное состояние, к которому должна прийти система в результате достижения цели;

- возможные побочные последствия и т. д.

Не все цели в управлении можно выразить количественно. Поэтому наряду с количественными широко используются качественные характеристики целей: повышение эффективности деятельности, улучшение социально-психологического климата в коллективе и др. Завершается этот этап формулировкой главной цели. Главная цель должна быть научно обоснована, достижима, конкретна, согласована с другими целями системы управления и целями системы более высокого уровня управления.

Постановка задач -- этап, в ходе которого намечают конкретные задачи, увязанные с конечной целью. Общие задачи на этом этапе трансформируются в частные; последние еще более детализируются по мере перехода к нижним уровням иерархии (секция, бригада, отдельные исполнители). Важную роль на этом этапе играют привлечение исполнителей и разработчиков решений (руководителей низовых подразделений), их инструктирование относительно объемов и сроков исполнения работы, определение ответственных за каждую цель и подцель в соответствии с их компетенцией.

На первых трех этапах подготовки решения широко используются данные оперативного, бухгалтерского и статистического учета и отчетности системы управления, а также объектов внешней среды. Эта информация дополняется данными специальных обследований. Результаты анализа полученной информации сопоставляются с данными методической и нормативно-технической документации. Как правило, итоговая информация каждого предыдущего этапа является исходной для последующего.

Одна из особенностей управленческих решений, реализуемых в сложных многоцелевых системах, к которым относится торговля, состоит в наличии вариантов. Разработка вариантов решения проблемы -- четвертый этап подготовки решения. Необходимость его обусловлена тем, что редко встречаются решения, для которых не существовало бы альтернатив: реализация любого решения требует затрат различных ресурсов (денежных, материальных, трудовых, временных), причем в зависимости от их сочетания можно получить различный эффект (например, сократить время, придется увеличить привлечение трудовых ресурсов).

Организация контроля за исполнением решения -- второй этап фазы реализации решения. Контроль позволяет обеспечивать своевременное выявление и предупреждение отклонений от принятой программы. В. И. Ленин выдвигал в качестве основной задачи управления требование сосредоточиться на контроле исполнения решений.

Очень важно, чтобы информация о выполнении решения была своевременной, достаточной, достоверной и представлялась в форме, удобной и понятной контролирующему органу Макарова Н.В., Андропова Н.Л., Андропова И.Ю. Менеджмент, уч. пособие, М.: Academia, 2009. - 264 с.

Практическая трудность в осуществлении контроля за исполнением решений состоит в том, что приходится контролировать исполнение сразу нескольких решений. Поэтому в больших системах управления целесообразно создание специальных систем контроля. Наиболее эффективная и доступная из них -- ведение картотеки. Карточки заводятся на каждое решение. И них указываются исполнители и сроки исполнения по каждой задаче, ответственный исполнитель и общий Срок выполнения решения; а также имеются графы, в которых проставляются отметки о проверках и их результатах, сроках переноса исполнения и т. д. Цвет карточки может говорить о срочности, важности решения. Возможна и такая система, когда карточка печатается на оборотной стороне решения (приказа, распоряжения), а решение подшивается в дело только после исполнения Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент. Учебник, 3-е изд. - М.: Гардарика, 2010. - 149 с..

Важную роль в организации контроля, предупреждения действий, препятствующих своевременному достижению цели, играют постоянная воспитательная работа в коллективе, принципиальность и последовательность оценки выявленных отклонений, применение санкций к нарушителям. В. И. Ленин говорил о большом значении правильного выбора форм ответственности за невыполнение решения, о недопустимости снисходительного отношения руководителя к недостаткам в работе, равно как и излишнего увлечения наказаниями.

Контроль эффективен тогда, когда он осуществляется высококвалифицированными специалистами при участии общественности; когда деятельность контрольных органов четко координируется и направляется из единого центра; когда умело выбираются сроки, объекты и методы контроля; когда обеспечиваются тщательность проверки, деловитость обсуждения, принципиальность оценки; когда информация в контролирующие органы поступает своевременно и в необходимом объеме.

Важным показателем качества управленческого решения является его непротиворечивость, означающая строгую согласованность между поставленными задачами и методами их реализации, между целями и ресурсной обеспеченностью их достижения, а также отсутствие противоречивости с ранее принятыми решениями Завалкевич Л.Э., Косик В.В. Гибкость. Как предпосылка эффективности менеджера.// Персонал // К.: МАУП. - №10, 2008. - С. 62-65.

Непротиворечивость решений предполагает использование руководителем своих прав, строгое соблюдение принципа иерархии целей, а также соответствие решений правовым и социальным нормам.

Качественное решение обязательно должно быть правомочным. Оценка показателя законности решения производится путем выявления доли решений, которые были отменены как не отвечающие установленным нормативным актам.

Заключение

Принятие решения -- система действий, связанных с выбором оптимального варианта, т.е. наилучшего данных условиях по заданному критерию формулирования решения, и созданием условий для его исполнения.

Сложность фазы выбора оптимального варианта решения заключается в том, что любой из вариантов может иметь не одну, а несколько целей, каждой из которых соответствует свой критерий оптимальности. Причем в торговле как сложной социально-экономической системе, помимо критериев, имеющих количественное выражение (прирост товарооборота, прибыли, сокращение времени движения товаров, оборачиваемость тары-оборудования, ее характеристики и т.п.), все чаще возникает необходимость использования качественных критериев, по которым оценивается достижение того или иного социального результата.

Важное значение для решений, принимаемых в процессе управления торговлей, имеют ограничения, определяющие область возможных решений, в которой находятся допустимые и оптимальные варианты. Помимо общих ограничений, оказывающих влияние на все системы (покупательные фонды населения, уровень производства товаров народного потребления, требования стандартов, технических условий и. т.п.), в процессе принятия управленческих решений в торговле большую роль играют частные ограничения.

Частные ограничения могут быть как внешними, т.е. исходить от вышестоящих организаций или от предприятий и организаций других отраслей народного хозяйства, так и внутренними, т.е. вытекающими из внутренних условий деятельности предприятия. Наиболее распространены такие частные ограничения, как ограничения по ресурсам, прежде всего товарным и финансовым. Особую группу составляют внешние частные ограничения, возникающие как проявления нерешенных проблем в отрасли (например, несовершенная система материального стимулирования работников оптовой торговли затрудняет создание ритмичной системы товароснабжения магазинов) или в смежных отраслях (отсутствие действенной системы поощрения предприятий тяжелой промышленности за выпуск товаров народного потребления).

Частные внутренние ограничения проявляются, например, в недостаточности торговой площади, несовершенстве планировки торговых залов и т.п.

Обязательной предпосылкой выбора варианта решения является учет его возможных последствий. Серьезную помощь в этом могут оказать таблицы решений, позволяющие систематизировать все допустимые варианты решений и осуществлять последовательный отбор вариантов по все более жестким критериям и ограничениям. Отобранный таким образом единственный вариант, имеющий преимущества по установленным критериям и не имеющим предсказуемых отрицательных последствий, и будет оптимальным, т.е. проектом решения.

1. Авдошина З.А. Исследования систем управления, М.: Эксмо, 2011. - 207 с.

2. Балдин К. В., Воробьев С. Н., Уткин В. Б. Управленческие решения, М.: Дашков и К°, 2006. - 496 с.

3. Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент. Учебник, 3-е изд. - М.: Гардарика, 2010. - 149 с.

4. Долятовский В.А., Долятовская В.Н. Исследование систем управления, М.: МарТ, 2008. -- 256 с.

5. Железнов С.М. Менеджмент, 2010. - 387 с.

6. Завалкевич Л.Э., Косик В.В. Гибкость. Как предпосылка эффективности менеджера.// Персонал // К.: МАУП. - №10, 2008. - С. 62-65.

7. Коротков Э.М. Исследование систем управления. -- 2-е изд. -- М.: Дека, 2009. - 336 с.

8. Литвак Б.Г. Разработка управленческого решения: учебник для студентов вузов. - М.: Дело, 2004.- 429 с.

9. Макарова Н.В., Андропова Н.Л., Андропова И.Ю. Менеджмент, уч. пособие, М.: Academia, 2009. - 264 с.

10. Мамонин П.Ю. Исследование систем управления, М.: Информатика, 2010. - 259 с.

11. Рапопорт В.С. Развитие организационных форм управления. - М.: Экономика, 2009. -232 с.

12. Румянцева З.П. и др. Общее управление организацией: принципы и процессы. / Мод. программа для менеджеров №3. - М.: ИНФРА-М, 2009.-312с.

13. Фатхутдинов Р.А. Управленческие решения, М.: Эксмо, 2002. - 314 с.

14. Цыгичко В.Н. Руководителю - о принятии решений. - М.: ИНФРА-М, 2006. - 208 с.

Размещено на Allbest.ru