Роль и обязанности офис-менеджера на примере компании ООО "Элит-строй"
Профессия офис-менеджера: требования к подготовке. Документы, регламентирующие деятельность офис-менеджера, квалификационные требования к профессии. Деятельность офис-менеджера на примере компании ООО "Элит-строй". Организация работы офис-менеджера.
| Рубрика | Менеджмент и трудовые отношения |
| Вид | курсовая работа |
| Язык | русский |
| Дата добавления | 25.02.2014 |
| Размер файла | 1,4 M |
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
д) оперативное организационное обеспечение сотрудников ООО "Элит-строй" в соответствии с содержанием поступающих от них заявок (на устранение неисправностей и сбоев в работе офисного оборудования, на получение паспортов, виз, командировочных и проездных документов, а также выписок и копий из прочих документов на транспортное, гостиничное и иное обслуживание, обусловленное спецификой содержания служебных обязанностей и т.д.).
К задачам второго направления, прежде всего, относят:
а) обеспечение физической безопасности сотрудников и материальных ценностей офиса путём установления и поддержания соответствующего режима охраны труда и техники безопасности, пожарной безопасности, информационной безопасности, а также надлежащей организации охраны офиса, включая особый (пропускной) порядок доступа на рабочие места;
б) обеспечение текущего и капитального ремонта помещения (здания), в котором располагается офис, регулярных инвентаризаций помещения (здания) и находящихся в нём материальных ценностей;
в) обеспечение эффективного управления офисной инфраструктурой.
В качестве самостоятельной функции следует рассматривать и управление персоналом офиса. В подчинении офис-менеджера ООО "Элит-строй" находятся специалисты и технические исполнители, поэтому ему необходимо иметь чёткое представление о системе управления человеческими ресурсами, существующими ООО "Элит-строй", и эффективно выполнять функции по управлению персоналом.
В рамках этой исключительно важной функции офис-менеджер ООО "Элит-строй", как правило, решает следующие основные задачи:
а) анализ потребности аппарата управления в персонале;
б) участие в поиске, отборе и найме офисного персонала;
в) определение пределов компетенции, делегирование полномочий офисному персоналу;
г) обучение и консультирование офисного персонала;
д) информирование офисного персонала по кадровым вопросам;
е) мотивация офисного персонала;
ж) контроль (оценка и учёт результатов) деятельности офисного персонала;
з) планирование деловой карьеры сотрудников офиса, инициация их перемещений для более целесообразного использования;
и) представление к увольнению сотрудников офиса по основаниям, предусмотренным трудовым законодательством;
к) ведение отчётности по офисному персоналу;
л) участие в документировании деятельности офисного персонала (трудовые договоры, приказы, должностные инструкции и т.п.)
Нами проведено исследование (Приложение Б) с целью определения, на какие именно детали в диалоге с офис-менеджером клиенты ООО "Элит-строй" обращают особое внимание. Для этого было проведено специальное анкетирование. После обработки полученных данных, были выделены важные для клиентов критерии общения с офис-менеджером. Приведем ряд этих критериев: (рис.6) .
Рисунок 6 - Критерии важности для клиента при общении с офис-менеджером ООО "Элит-строй"
В этом исследовании участвовали 100 клиентов.
Опрашивались мужчины и женщины, от 25 до 50 лет, служащие, домашние хозяйки, руководители, с ежемесячным доходом от 8000 руб. до 50000 руб. В таблице 6 представлена дифференциация респондентов по социальному статусу
Таблица 6 - Дифференциация респондентов по социальному статусу
|
Социальный статус |
Количество респондентов |
|
|
Руководители |
25 |
|
|
Служащие |
45 |
|
|
Домашние хозяйки |
30 |
|
|
Итого |
100 |
В таблице 7 представлена дифференциация респондентов по половому признаку
Таблица 7 - Дифференциация респондентов по половому признаку
|
Пол |
Количество респондентов |
|
|
Мужчин |
70 |
|
|
Женщин |
30 |
|
|
Итого |
100 |
В таблице 8 представлена дифференциация респондентов по ежемесячному доходу
Таблица 8 - Дифференциация респондентов по ежемесячному доходу
|
Ежемесячный доход |
Количество респондентов |
|
|
От 8000 до 15000 |
20 |
|
|
От 15000 до 30000 |
45 |
|
|
От 30000 до 50000 |
35 |
|
|
Итого |
100 |
Все респонденты имеют опыт обращения и получения услуг в ООО "Элит-строй".
По итогам анкетирования можно сделать следующие выводы.
Основное количество респондентов оценивают достаточно высоко уровень подготовленности офис-менеджера к работе. Во время приветствия ею используется алгоритм, в котором звучит название организации, в голосе слышится радость и желание помочь клиентам предприятия. Офис-менеджер владеет информацией об услугах, ценах, сроках выполнения работ. По итогам звонков и переговоров с клиентами она ведет краткие записи с указанием контактных телефонов. В целом клиенты ООО "Элит-строй" оценивают положительно деятельность офис-менеджера.
Доверие клиентов ООО "Элит-строй" к офис-менеджеру формируют следующие факторы: прежде всего стиль деятельности - интеллектуальной, эмоциональной, коммуникативной, нравственной и, конечно, знание обязанностей, четкое их исполнение. Для руководства ООО "Элит-строй" исключительно важным является тот факт, что офис-менеджер придерживается психологических и этических норм общения, является коммуникабельной личностью, т.е. обаятельной, располагающей к общению и доверительным контактам. Само собой разумеется, офис-менеджер ООО "Элит-строй" обладает аудиовизуальной культурой: у него приятное звучание голоса, умелое использование интонаций, приятная внешность, умение модно и со вкусом одеваться.
Потенциальный круг задач, возлагаемый на офис-менеджера ООО "Элит-строй", представляется почти неограниченным, а его роль в управлении офисным хозяйством предприятия огромна. Наделяя офис-менеджера соответствующими обязанностями, не следует забывать о необходимости придания ему необходимых прав, а также, что ещё более важно, обеспечения достаточным числом помощников. В противном случае офис-менеджер, как бы ни был он компетентен, энергичен и настойчив, рискует не справиться с обязанностями и "захлебнуться" в потоке дел.
Заключение
Масштабные социально-экономические изменения, происходящие в нашем обществе, обновление системы управления и составляющих её элементов, динамичное и повсеместное внедрение новейших информационных технологий - все эти факторы предъявляют повышенные требования к качеству современного управленческого персонала.
Расширение масштабов деятельности, усложнение выполняемых задач предполагают, что руководители в большей степени должны заниматься решением стратегических вопросов и делегировать выполнение многих тактических и оперативных функций своим подчинённым. Незаменимым помощником руководителя в структуре управления сейчас становится офис-менеджер.
Офис-менеджер - это сотрудник, управляющий офисом - его информационными, техническими, материальными и человеческими ресурсами. Можно без преувеличения сказать, что качество и эффективность работы аппарата управления во многом определяется уровнем профессиональных знаний офис-менеджера, его умение чётко выполнять свои обязанности, освобождая руководителя от нерациональной траты времени.
На сегодняшний день офис-менеджер входит в число остродефицитных профессий. Отечественное трудовое законодательство пока официально не признало и, как следствие, не закрепило юридически существование квалификационной должностной категории "офис-менеджер". В Квалификационном справочнике должностей служащих строка "офис-менеджер", увы, отсутствует. Однако этот документ содержит необходимые сведения о "смежных", родственных офис-менеджеру профессиях, в том числе о "просто" менеджере и об администраторе.
Представления о квалификационных требованиях к офис-менеджеру дают программы подготовки и повышения квалификации в различных образовательных организациях, оперативно отреагировавших на возникновение спроса на работников этой специальности.
Программы подобных курсов предусматривают обучение по следующим основным направлениям.
1) Область компетенции и должностные обязанности офис-менеджера.
2) Основы управления персоналом офиса.
3) Основы кадрового менеджмента.
4) Основы документационного обеспечения управления.
5) Административно-хозяйственная деятельность офис-менеджера.
6) Бухгалтерская и договорная деятельность офис-менеджера.
7) Деловой этикет в офисе.
8) Основные технологические средства обеспечения работы офиса (преимущественно - компьютеры, стандартные программные продукты, включая работу с Интернетом, и оргтехника).
Проведенное исследование деятельности офис-менеджера ООО "Элит-строй" показало, что офис-менеджер ООО "Элит-строй" - это один из руководящих работников предприятия, который подчиняется непосредственно руководителю. Его основной задачей является организация и обеспечение работы офиса.
Доверие клиентов ООО "Элит-строй" к офис-менеджеру формируют следующие факторы: прежде всего стиль деятельности - интеллектуальной, эмоциональной, коммуникативной, нравственной и, конечно, знание обязанностей, четкое их исполнение. Для руководства ООО "Элит-строй" исключительно важным является тот факт, что офис-менеджер придерживается психологических и этических норм общения, является коммуникабельной личностью, т.е. обаятельной, располагающей к общению и доверительным контактам.
Список используемых источников
Нормативно-правовая база
1. Конституция Российской Федерации. Принята Всенародным голосованием 12 декабря 1993 г. // Российская газета.25.12.1993 г.
2. Гражданский кодекс Российской Федерации (части первая, вторая и третья) (с изменениями и дополнениями). - М., 2006.
3. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30 декабря 2001 г. № 197-ФЗ (с изменениями и дополнениями от 30.06.06). - М., 2006.
4. ГОСТ Р6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов: Утв. Постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003г. №65-ст.: Введ. в действие 1 июля 2003г. - М., 2006. - 17с.
Учебники, учебные пособия, монографии, статьи
5. Андреева, В.Н. Делопроизводство: Практ. пособие / Андреева В.Н. - 9-е изд., испр. и доп. - М.: ЗАО "Бизнес-школа", 2009. - 184с.
6. Бондарева Т.Н. Секретарское дело. - М., Высшая школа, 2009. - 280 с.
7. Ботавина, Р.Н. Этика деловых отношений: Учеб. пособие для студентов, обучающихся по эконом. специальностям / Ботавина Р.Н. - М: Финансы и статистика, 2012. - 208 с.: ил.
8. Валинуров, И., Офис начинается с офис-менеджера / Валинуров И., Устименко М. // Молодость Сибири. - 2011. - № 52. - с.13-1.
9. Делопроизводство: более 120 документов: Образцы, док., орг. и технология работы / Галахов В.В., Корнев Н.К., Ксандопуло Г.И. и др. - М.: Проспект, 2009. - 448 с.
10. Дёмин, Ю.М. Эффективный офис-менеджер / Дёмин Ю.М. - СПб.: Питер, 2012. - 203 с.: ил.
11. Корнеев, И.К. Профессиональная подготовка офис - менеджера / Корнеев И.К. // Справочник секретаря и офис - менеджера. - 2010. - № 4. - с.17-25.
12. Кузнецова, Т. Новые квалификационные характеристики секретарей / Кузнецова Т. // Управление персоналом. - 2011. - № 2. - с.18 - 21.
13. Кузнецова, Т.А. Секретарское дело / Кузнецова Т.А. - 3-е изд., исп. - М.: ЗАО Бизнес - шк. Интел-Синтез, 2009. - 288 с.
14. Ладанов ИД. Мастерство делового взаимодействия. - М.: НТК "Менеджер", 2009. - 340 с.
15. Мартин Д. Манипулирование встречами: Как добиться чего вы хотите, когда вы этого хотите // Пер. с анг. - М: ИНФРА-М, 2011. - 328 с.
16. Менеджмент организации: Учеб. пособие / Под ред.З.М. Румянцевой, И.А. Саломатина. М.: ИНФРА-М, 2006. - 420 с.
17. Наумова, С.В. Офис-менеджер: задачи позиционирования / Наумова С.В. // Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2009. - №8. С.82.
18. Организация работы с документами: Учеб. для студентов высш. учеб. завед., обучающихся по специальностям "Документоведение и документационное обеспеч. упр. ” и "Менеджмент орг. ” / Кудряев В.А., Галахов В.В., Корнеев И.К. и др.; Под ред.В.А. Кудряева. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2010. - 592с.
19. Паничкина, С.Н. Организация офис-менеджером поездки для сотрудников компании / Паничкина С.Н., Дресвянская К.В. // Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2009. - №7. - с.56-62.
20. Подобед, М.А. Документооборот предприятия / Подобед М.А., Усманова Н.Р. - 3-е изд., доп. и перераб. - М.: Приор, 2010. - 384 с.
21. Рогожин, М.Ю. Организация делопроизводства предприятия (на основе ГОСТ Р6.30-2003): Учебно-практическое пособие / Рогожин М.Ю. - М.: РДЛ, 2009. - 208с.
22. Рогожин, М.Ю. Организация кадровой работы предприятия: Учеб. - практ. пособие / Рогожин М.Ю. - М.: РДЛ, 2009. - 240с.
23. Ришар, Каус. Офис-менеджер учреждения. Организация работы. - М., Экономика, 2011-220 с.
24. Санкина, Л. Должностной и численный состав службы делопроизводства / Санкина Л. // Управление персоналом. - 2010. - № 7. - с.58-59.
25. Справочник кадровика: должности руководителей и служащих, квалификационные характеристики, тарифные разряды. - 2-е изд., испр. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2009. - 700с.
26. Скриптунова Е. Как непросто быть хорошей хозяйкой офиса, или Обеспечение офиса всем необходимым // Секретарь-референт. №9, 2010.
27. Устименко М. Офис начинается с офис-менеджера // Молодость Сибири. № 52, 2011.
28. Харрисон Д. Организация работы офис-менеджера учреждения. - М.: Экономика, 2012. - 328 с.
29. Шепель В.М. Секреты личного обаяния. - М.: ЮНИТИ, 2011. - 286 с.
30. Щур, Д.Л., Офис-менеджер // Кадры предприятия. - 2010. - № 3. - с.15-20.
Приложения
Приложение А
Анкета
Добрый день, уважаемые клиенты ООО "Элит-строй"
Просим Вас принять участие в обсуждении работы офис-менеджера. Это поможет нашей совместной работе.
1. Если Вы звоните в ООО "Элит-строй", здоровается ли с Вами офис-менеджер и называет ли название предприятия
o да
o нет
o не всегда
2. Присутствует ли в голосе офис-менеджера радость, когда он Вас приветствует
o да
o нет
o не всегда
3. Сообщает ли офис-менеджер, что входит в стоимость цены за услуги по строительству, ремонту
o да
o нет
o не всегда
4. Способен ли офис-менеджер сориентировать Вас о стоимости услуг
o да
o нет
o не всегда
5. Чувствуете ли Вы в голосе офис-менеджера желание помочь Вам в решении проблемы
o да
o нет
o не всегда
6. Просит офис-менеджер у Вас разрешение перезвонить, если услуги или работы будут перенесены на другой срок?
o да
o нет
o не всегда
7. Нравится ли Вам внешний вид офис-менеджера
o да
o нет
o не всегда
Спасибо, Вы нам очень помогли! 7
Размещено на Allbest.ru
Подобные документы
Профессия офис-менеджер. Офис-менеджмент как специфическая разновидность управленческой деятельности. Квалификационные требования к офис-менеджеру и профессиональные качества. Анализ деятельности офис-менеджера. Управление персоналом офиса.
дипломная работа [71,6 K], добавлен 27.10.2006Способ организации и психологические аспекты работы офис-менеджера. Деловые и личностные требования работодателей к вакансиям офис-менеджеров и секретарей. Основные должностные обязанности. Организация рабочего места и помощь в работе руководителя.
курсовая работа [39,7 K], добавлен 13.01.2011Теоретические аспекты работы менеджера и его роль в организации. Разделение труда и профессиональная компетенция менеджера. Сведения о предприятии. Документы, которыми руководствуется офис-менеджер ООО "Прана-Плюс" при осуществлении своей деятельности.
курсовая работа [97,6 K], добавлен 17.05.2016Значение и организация контроля исполнения документов. Краткая характеристика и анализ работы менеджера с документами на примере ООО "Тропа". Основные принципы профессии офис-менеджера и топ-менеджера. Основы обработки входящих и исходящих документов.
курсовая работа [159,1 K], добавлен 23.02.2011Офис-менеджер как координирующий центр конкретного структурного подразделения, связующее звено между своим руководителем и подчиненными. Общая характеристика системы управления рабочим временем офис-менеджера организации, знакомство с особенностями.
реферат [447,6 K], добавлен 06.12.2014Основные принципы и инструменты управления временем персонала. Принципы диагностики тайм-менеджмента. Краткая характеристика деятельности организации ИП Будников А.В. Главные недостатки использования рабочего времени офис-менеджера в организации.
дипломная работа [1,0 M], добавлен 23.08.2011Теоретические основы и характеристика коммуникаций в деятельности современного менеджера. Анализ системы коммуникаций управления фирмы на примере ООО "Доктор Офис". Предложения и рекомендации по совершенствованию коммуникативной политики предприятия.
отчет по практике [91,6 K], добавлен 18.05.2016Офис как информационная система, его типы: электронный и виртуальный, оценка преимуществ и недостатков использования каждого из них. Роль интернет-технологий в современном маркетинге, особенности применения электронного офиса в данной деятельности.
курсовая работа [404,0 K], добавлен 04.08.2013Менеджмент как профессия. Требования, предъявляемые к менеджеру библиотеки. Деловое общение менеджера. Перспективы развития профессии менеджера библиотеки. Требования, предъявляемые к руководителю среди женщин и мужчин. Должностная инструкция менеджера.
дипломная работа [113,0 K], добавлен 26.11.2012Теоретические основы роли менеджера в организации. Профессиональные знания и механизм активизации менеджера в организации. Жизненный цикл менеджера. Роль менеджера в формировании современного управляющего на примере руководителя предприятия ООО "РОСНО".
курсовая работа [1,8 M], добавлен 26.12.2011
