Роль и обязанности офис-менеджера на примере компании ООО "Элит-строй"

Профессия офис-менеджера: требования к подготовке. Документы, регламентирующие деятельность офис-менеджера, квалификационные требования к профессии. Деятельность офис-менеджера на примере компании ООО "Элит-строй". Организация работы офис-менеджера.

Рубрика Менеджмент и трудовые отношения
Вид курсовая работа
Язык русский
Дата добавления 25.02.2014
Размер файла 1,4 M

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

д) оперативное организационное обеспечение сотрудников ООО "Элит-строй" в соответствии с содержанием поступающих от них заявок (на устранение неисправностей и сбоев в работе офисного оборудования, на получение паспортов, виз, командировочных и проездных документов, а также выписок и копий из прочих документов на транспортное, гостиничное и иное обслуживание, обусловленное спецификой содержания служебных обязанностей и т.д.).

К задачам второго направления, прежде всего, относят:

а) обеспечение физической безопасности сотрудников и материальных ценностей офиса путём установления и поддержания соответствующего режима охраны труда и техники безопасности, пожарной безопасности, информационной безопасности, а также надлежащей организации охраны офиса, включая особый (пропускной) порядок доступа на рабочие места;

б) обеспечение текущего и капитального ремонта помещения (здания), в котором располагается офис, регулярных инвентаризаций помещения (здания) и находящихся в нём материальных ценностей;

в) обеспечение эффективного управления офисной инфраструктурой.

В качестве самостоятельной функции следует рассматривать и управление персоналом офиса. В подчинении офис-менеджера ООО "Элит-строй" находятся специалисты и технические исполнители, поэтому ему необходимо иметь чёткое представление о системе управления человеческими ресурсами, существующими ООО "Элит-строй", и эффективно выполнять функции по управлению персоналом.

В рамках этой исключительно важной функции офис-менеджер ООО "Элит-строй", как правило, решает следующие основные задачи:

а) анализ потребности аппарата управления в персонале;

б) участие в поиске, отборе и найме офисного персонала;

в) определение пределов компетенции, делегирование полномочий офисному персоналу;

г) обучение и консультирование офисного персонала;

д) информирование офисного персонала по кадровым вопросам;

е) мотивация офисного персонала;

ж) контроль (оценка и учёт результатов) деятельности офисного персонала;

з) планирование деловой карьеры сотрудников офиса, инициация их перемещений для более целесообразного использования;

и) представление к увольнению сотрудников офиса по основаниям, предусмотренным трудовым законодательством;

к) ведение отчётности по офисному персоналу;

л) участие в документировании деятельности офисного персонала (трудовые договоры, приказы, должностные инструкции и т.п.)

Нами проведено исследование (Приложение Б) с целью определения, на какие именно детали в диалоге с офис-менеджером клиенты ООО "Элит-строй" обращают особое внимание. Для этого было проведено специальное анкетирование. После обработки полученных данных, были выделены важные для клиентов критерии общения с офис-менеджером. Приведем ряд этих критериев: (рис.6) .

Рисунок 6 - Критерии важности для клиента при общении с офис-менеджером ООО "Элит-строй"

В этом исследовании участвовали 100 клиентов.

Опрашивались мужчины и женщины, от 25 до 50 лет, служащие, домашние хозяйки, руководители, с ежемесячным доходом от 8000 руб. до 50000 руб. В таблице 6 представлена дифференциация респондентов по социальному статусу

Таблица 6 - Дифференциация респондентов по социальному статусу

Социальный статус

Количество респондентов

Руководители

25

Служащие

45

Домашние хозяйки

30

Итого

100

В таблице 7 представлена дифференциация респондентов по половому признаку

Таблица 7 - Дифференциация респондентов по половому признаку

Пол

Количество респондентов

Мужчин

70

Женщин

30

Итого

100

В таблице 8 представлена дифференциация респондентов по ежемесячному доходу

Таблица 8 - Дифференциация респондентов по ежемесячному доходу

Ежемесячный доход

Количество респондентов

От 8000 до 15000

20

От 15000 до 30000

45

От 30000 до 50000

35

Итого

100

Все респонденты имеют опыт обращения и получения услуг в ООО "Элит-строй".

По итогам анкетирования можно сделать следующие выводы.

Основное количество респондентов оценивают достаточно высоко уровень подготовленности офис-менеджера к работе. Во время приветствия ею используется алгоритм, в котором звучит название организации, в голосе слышится радость и желание помочь клиентам предприятия. Офис-менеджер владеет информацией об услугах, ценах, сроках выполнения работ. По итогам звонков и переговоров с клиентами она ведет краткие записи с указанием контактных телефонов. В целом клиенты ООО "Элит-строй" оценивают положительно деятельность офис-менеджера.

Доверие клиентов ООО "Элит-строй" к офис-менеджеру формируют следующие факторы: прежде всего стиль деятельности - интеллектуальной, эмоциональной, коммуникативной, нравственной и, конечно, знание обязанностей, четкое их исполнение. Для руководства ООО "Элит-строй" исключительно важным является тот факт, что офис-менеджер придерживается психологических и этических норм общения, является коммуникабельной личностью, т.е. обаятельной, располагающей к общению и доверительным контактам. Само собой разумеется, офис-менеджер ООО "Элит-строй" обладает аудиовизуальной культурой: у него приятное звучание голоса, умелое использование интонаций, приятная внешность, умение модно и со вкусом одеваться.

Потенциальный круг задач, возлагаемый на офис-менеджера ООО "Элит-строй", представляется почти неограниченным, а его роль в управлении офисным хозяйством предприятия огромна. Наделяя офис-менеджера соответствующими обязанностями, не следует забывать о необходимости придания ему необходимых прав, а также, что ещё более важно, обеспечения достаточным числом помощников. В противном случае офис-менеджер, как бы ни был он компетентен, энергичен и настойчив, рискует не справиться с обязанностями и "захлебнуться" в потоке дел.

Заключение

Масштабные социально-экономические изменения, происходящие в нашем обществе, обновление системы управления и составляющих её элементов, динамичное и повсеместное внедрение новейших информационных технологий - все эти факторы предъявляют повышенные требования к качеству современного управленческого персонала.

Расширение масштабов деятельности, усложнение выполняемых задач предполагают, что руководители в большей степени должны заниматься решением стратегических вопросов и делегировать выполнение многих тактических и оперативных функций своим подчинённым. Незаменимым помощником руководителя в структуре управления сейчас становится офис-менеджер.

Офис-менеджер - это сотрудник, управляющий офисом - его информационными, техническими, материальными и человеческими ресурсами. Можно без преувеличения сказать, что качество и эффективность работы аппарата управления во многом определяется уровнем профессиональных знаний офис-менеджера, его умение чётко выполнять свои обязанности, освобождая руководителя от нерациональной траты времени.

На сегодняшний день офис-менеджер входит в число остродефицитных профессий. Отечественное трудовое законодательство пока официально не признало и, как следствие, не закрепило юридически существование квалификационной должностной категории "офис-менеджер". В Квалификационном справочнике должностей служащих строка "офис-менеджер", увы, отсутствует. Однако этот документ содержит необходимые сведения о "смежных", родственных офис-менеджеру профессиях, в том числе о "просто" менеджере и об администраторе.

Представления о квалификационных требованиях к офис-менеджеру дают программы подготовки и повышения квалификации в различных образовательных организациях, оперативно отреагировавших на возникновение спроса на работников этой специальности.

Программы подобных курсов предусматривают обучение по следующим основным направлениям.

1) Область компетенции и должностные обязанности офис-менеджера.

2) Основы управления персоналом офиса.

3) Основы кадрового менеджмента.

4) Основы документационного обеспечения управления.

5) Административно-хозяйственная деятельность офис-менеджера.

6) Бухгалтерская и договорная деятельность офис-менеджера.

7) Деловой этикет в офисе.

8) Основные технологические средства обеспечения работы офиса (преимущественно - компьютеры, стандартные программные продукты, включая работу с Интернетом, и оргтехника).

Проведенное исследование деятельности офис-менеджера ООО "Элит-строй" показало, что офис-менеджер ООО "Элит-строй" - это один из руководящих работников предприятия, который подчиняется непосредственно руководителю. Его основной задачей является организация и обеспечение работы офиса.

Доверие клиентов ООО "Элит-строй" к офис-менеджеру формируют следующие факторы: прежде всего стиль деятельности - интеллектуальной, эмоциональной, коммуникативной, нравственной и, конечно, знание обязанностей, четкое их исполнение. Для руководства ООО "Элит-строй" исключительно важным является тот факт, что офис-менеджер придерживается психологических и этических норм общения, является коммуникабельной личностью, т.е. обаятельной, располагающей к общению и доверительным контактам.

Список используемых источников

Нормативно-правовая база

1. Конституция Российской Федерации. Принята Всенародным голосованием 12 декабря 1993 г. // Российская газета.25.12.1993 г.

2. Гражданский кодекс Российской Федерации (части первая, вторая и третья) (с изменениями и дополнениями). - М., 2006.

3. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30 декабря 2001 г. № 197-ФЗ (с изменениями и дополнениями от 30.06.06). - М., 2006.

4. ГОСТ Р6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов: Утв. Постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003г. №65-ст.: Введ. в действие 1 июля 2003г. - М., 2006. - 17с.

Учебники, учебные пособия, монографии, статьи

5. Андреева, В.Н. Делопроизводство: Практ. пособие / Андреева В.Н. - 9-е изд., испр. и доп. - М.: ЗАО "Бизнес-школа", 2009. - 184с.

6. Бондарева Т.Н. Секретарское дело. - М., Высшая школа, 2009. - 280 с.

7. Ботавина, Р.Н. Этика деловых отношений: Учеб. пособие для студентов, обучающихся по эконом. специальностям / Ботавина Р.Н. - М: Финансы и статистика, 2012. - 208 с.: ил.

8. Валинуров, И., Офис начинается с офис-менеджера / Валинуров И., Устименко М. // Молодость Сибири. - 2011. - № 52. - с.13-1.

9. Делопроизводство: более 120 документов: Образцы, док., орг. и технология работы / Галахов В.В., Корнев Н.К., Ксандопуло Г.И. и др. - М.: Проспект, 2009. - 448 с.

10. Дёмин, Ю.М. Эффективный офис-менеджер / Дёмин Ю.М. - СПб.: Питер, 2012. - 203 с.: ил.

11. Корнеев, И.К. Профессиональная подготовка офис - менеджера / Корнеев И.К. // Справочник секретаря и офис - менеджера. - 2010. - № 4. - с.17-25.

12. Кузнецова, Т. Новые квалификационные характеристики секретарей / Кузнецова Т. // Управление персоналом. - 2011. - № 2. - с.18 - 21.

13. Кузнецова, Т.А. Секретарское дело / Кузнецова Т.А. - 3-е изд., исп. - М.: ЗАО Бизнес - шк. Интел-Синтез, 2009. - 288 с.

14. Ладанов ИД. Мастерство делового взаимодействия. - М.: НТК "Менеджер", 2009. - 340 с.

15. Мартин Д. Манипулирование встречами: Как добиться чего вы хотите, когда вы этого хотите // Пер. с анг. - М: ИНФРА-М, 2011. - 328 с.

16. Менеджмент организации: Учеб. пособие / Под ред.З.М. Румянцевой, И.А. Саломатина. М.: ИНФРА-М, 2006. - 420 с.

17. Наумова, С.В. Офис-менеджер: задачи позиционирования / Наумова С.В. // Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2009. - №8. С.82.

18. Организация работы с документами: Учеб. для студентов высш. учеб. завед., обучающихся по специальностям "Документоведение и документационное обеспеч. упр. ” и "Менеджмент орг. ” / Кудряев В.А., Галахов В.В., Корнеев И.К. и др.; Под ред.В.А. Кудряева. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2010. - 592с.

19. Паничкина, С.Н. Организация офис-менеджером поездки для сотрудников компании / Паничкина С.Н., Дресвянская К.В. // Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2009. - №7. - с.56-62.

20. Подобед, М.А. Документооборот предприятия / Подобед М.А., Усманова Н.Р. - 3-е изд., доп. и перераб. - М.: Приор, 2010. - 384 с.

21. Рогожин, М.Ю. Организация делопроизводства предприятия (на основе ГОСТ Р6.30-2003): Учебно-практическое пособие / Рогожин М.Ю. - М.: РДЛ, 2009. - 208с.

22. Рогожин, М.Ю. Организация кадровой работы предприятия: Учеб. - практ. пособие / Рогожин М.Ю. - М.: РДЛ, 2009. - 240с.

23. Ришар, Каус. Офис-менеджер учреждения. Организация работы. - М., Экономика, 2011-220 с.

24. Санкина, Л. Должностной и численный состав службы делопроизводства / Санкина Л. // Управление персоналом. - 2010. - № 7. - с.58-59.

25. Справочник кадровика: должности руководителей и служащих, квалификационные характеристики, тарифные разряды. - 2-е изд., испр. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2009. - 700с.

26. Скриптунова Е. Как непросто быть хорошей хозяйкой офиса, или Обеспечение офиса всем необходимым // Секретарь-референт. №9, 2010.

27. Устименко М. Офис начинается с офис-менеджера // Молодость Сибири. № 52, 2011.

28. Харрисон Д. Организация работы офис-менеджера учреждения. - М.: Экономика, 2012. - 328 с.

29. Шепель В.М. Секреты личного обаяния. - М.: ЮНИТИ, 2011. - 286 с.

30. Щур, Д.Л., Офис-менеджер // Кадры предприятия. - 2010. - № 3. - с.15-20.

Приложения

Приложение А

Анкета

Добрый день, уважаемые клиенты ООО "Элит-строй"

Просим Вас принять участие в обсуждении работы офис-менеджера. Это поможет нашей совместной работе.

1. Если Вы звоните в ООО "Элит-строй", здоровается ли с Вами офис-менеджер и называет ли название предприятия

o да

o нет

o не всегда

2. Присутствует ли в голосе офис-менеджера радость, когда он Вас приветствует

o да

o нет

o не всегда

3. Сообщает ли офис-менеджер, что входит в стоимость цены за услуги по строительству, ремонту

o да

o нет

o не всегда

4. Способен ли офис-менеджер сориентировать Вас о стоимости услуг

o да

o нет

o не всегда

5. Чувствуете ли Вы в голосе офис-менеджера желание помочь Вам в решении проблемы

o да

o нет

o не всегда

6. Просит офис-менеджер у Вас разрешение перезвонить, если услуги или работы будут перенесены на другой срок?

o да

o нет

o не всегда

7. Нравится ли Вам внешний вид офис-менеджера

o да

o нет

o не всегда

Спасибо, Вы нам очень помогли! 7

Размещено на Allbest.ru


Подобные документы

  • Профессия офис-менеджер. Офис-менеджмент как специфическая разновидность управленческой деятельности. Квалификационные требования к офис-менеджеру и профессиональные качества. Анализ деятельности офис-менеджера. Управление персоналом офиса.

    дипломная работа [71,6 K], добавлен 27.10.2006

  • Способ организации и психологические аспекты работы офис-менеджера. Деловые и личностные требования работодателей к вакансиям офис-менеджеров и секретарей. Основные должностные обязанности. Организация рабочего места и помощь в работе руководителя.

    курсовая работа [39,7 K], добавлен 13.01.2011

  • Теоретические аспекты работы менеджера и его роль в организации. Разделение труда и профессиональная компетенция менеджера. Сведения о предприятии. Документы, которыми руководствуется офис-менеджер ООО "Прана-Плюс" при осуществлении своей деятельности.

    курсовая работа [97,6 K], добавлен 17.05.2016

  • Значение и организация контроля исполнения документов. Краткая характеристика и анализ работы менеджера с документами на примере ООО "Тропа". Основные принципы профессии офис-менеджера и топ-менеджера. Основы обработки входящих и исходящих документов.

    курсовая работа [159,1 K], добавлен 23.02.2011

  • Офис-менеджер как координирующий центр конкретного структурного подразделения, связующее звено между своим руководителем и подчиненными. Общая характеристика системы управления рабочим временем офис-менеджера организации, знакомство с особенностями.

    реферат [447,6 K], добавлен 06.12.2014

  • Основные принципы и инструменты управления временем персонала. Принципы диагностики тайм-менеджмента. Краткая характеристика деятельности организации ИП Будников А.В. Главные недостатки использования рабочего времени офис-менеджера в организации.

    дипломная работа [1,0 M], добавлен 23.08.2011

  • Теоретические основы и характеристика коммуникаций в деятельности современного менеджера. Анализ системы коммуникаций управления фирмы на примере ООО "Доктор Офис". Предложения и рекомендации по совершенствованию коммуникативной политики предприятия.

    отчет по практике [91,6 K], добавлен 18.05.2016

  • Офис как информационная система, его типы: электронный и виртуальный, оценка преимуществ и недостатков использования каждого из них. Роль интернет-технологий в современном маркетинге, особенности применения электронного офиса в данной деятельности.

    курсовая работа [404,0 K], добавлен 04.08.2013

  • Менеджмент как профессия. Требования, предъявляемые к менеджеру библиотеки. Деловое общение менеджера. Перспективы развития профессии менеджера библиотеки. Требования, предъявляемые к руководителю среди женщин и мужчин. Должностная инструкция менеджера.

    дипломная работа [113,0 K], добавлен 26.11.2012

  • Теоретические основы роли менеджера в организации. Профессиональные знания и механизм активизации менеджера в организации. Жизненный цикл менеджера. Роль менеджера в формировании современного управляющего на примере руководителя предприятия ООО "РОСНО".

    курсовая работа [1,8 M], добавлен 26.12.2011

Работы в архивах красиво оформлены согласно требованиям ВУЗов и содержат рисунки, диаграммы, формулы и т.д.
PPT, PPTX и PDF-файлы представлены только в архивах.
Рекомендуем скачать работу.